BIRO ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN

BAGIAN TU, RT, HTL

Nomor UN27.16.1.RM01
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
RENCANA MUTU
Revisi 00
Halaman 1/18

No. Proses Kriteria Standar Keberterimaan PJ Dokumen Rekaman Mutu

1. Penataan Berkas 1. Pemeriksaan 1. Pemeriksaan Sub Bagian Tata UU No.43/2009 Daftar Arsip
Arsip Aktif (Inspecting) (Inspecting) Usaha
2. Penentuan Indeks a. pemeriksaan tanda PP No.28/2012
(Indexing) pelepas (tanda
3. Pengkodean perintah file atau Permendiknas
(Coding) simpan) No. 37/2006
4. Tunjuk Silang b. pemeriksaan
(Cross-Reference) kelengkapan berkas
5. Penyortiran (Sorting) 2. Penentuan Indeks
6. Pelabelan Berkas (Indexing)
7. Penyimpanan a. pemahaman dahulu
berkas (Filling) isi informasi yang
terkandung dalam
berkas yang akan
disimpan.
b. Singkat, jelas dan
mudah diingat
c. Berupa kata benda
atau kata yang
memberi pengertian
kebendaan
d. penentuan
berorientasi pada
kebutuhan pemakai
e. harus dapat
dikelompokkan
 BIRO ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN
BAGIAN TU, RT, HTL

Nomor UN27.16.1.RM01
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
RENCANA MUTU
Revisi 00
Halaman 2/18

No. Proses Kriteria Standar Keberterimaan PJ Dokumen Rekaman Mutu

dalam pola
klasifikasi sehingga
diketahui tempat
penyimpanannya
3. Pengkodean (Coding)
a. pemberian tanda
pada berkas surat
b. ditulis pada atas
atau sudut kanan
berkas dengan
menggunakan pensil
4. Tunjuk Silang (Cross-
Reference)
a. diperlukan apabila
ditemukan informasi
yang terkandung
dalam suatu berkas
surat lebih dari satu
subyek atau sub
subyek atau memiliki
lebih dari satu
peristilahan dan
mempunyai arti yang
sama
5. Penyortiran (Sorting)
a. berdasarkan subyek
 BIRO ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN
BAGIAN TU, RT, HTL

Nomor UN27.16.1.RM01
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
RENCANA MUTU
Revisi 00
Halaman 3/18

No. Proses Kriteria Standar Keberterimaan PJ Dokumen Rekaman Mutu

utama, sub subyek

serta rinciannya
atau melalui kode-
kode yang
ditetapkan dalam
pola klasifikasi arsip
b. dilakukan pada saat
berkas surat
dimasukkan dalam
folder untuk
memudahkan
labelisasi dan
penataan berkas di
tempat
penyimpanan nya.
6. Pelabelan Berkas
a. Ukuran label sesuai
tab folder dan guide
yaitu 2,5 cm x 8 cm
7. Penyimpanan Berkas
(Filing)
a. Filing cabinet
b. Guide/sekat
c. Folder/map gantung
 BIRO ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN
BAGIAN TU, RT, HTL

Nomor UN27.16.1.RM01
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
RENCANA MUTU
Revisi 00
Halaman 4/18

No. Proses Kriteria Standar Keberterimaan PJ Dokumen Rekaman Mutu

2. Penyusutan Arsip 1. Pemindahan arsip 1. Pemindahan arsip inaktif Sub Bagian Tata Arsip Daftar Arsip, Berita Acara
inaktif dari unit dari unit pengolah ke unit Usaha
pengolah ke unit kearsipan
kearsipan a. Memenuhi
2. Pemusnahan arsip kebutuhan dalam
yang telah habis efisiensi ruangan,
retensinya dan tenaga, biaya dan
tidak memiliki nilai waktu untuk
guna dilaksanakan penemuan kembali
sesuai dengan b. Berdasarkan Jadwal
ketentuan yang Retensi Arsip (JRA)
berlaku c. Sistem pemindahan
3. Penyerahan arsip dari unit
statis oleh pencipta pencipta/pengolah
arsip kepada ke unit kearsipan
lembaga kearsipan d. Persyaratan formulir
berita acara
pemindahan dan
daftar arsip yang
dipindahkan

2. Pemusnahan arsip yang

telah habis retensinya
dan tidak memiliki nilai
guna dilaksanakan
sesuai dengan ketentuan
 BIRO ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN
BAGIAN TU, RT, HTL

Nomor UN27.16.1.RM01
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
RENCANA MUTU
Revisi 00
Halaman 5/18

No. Proses Kriteria Standar Keberterimaan PJ Dokumen Rekaman Mutu

yang berlaku
a. Berdasarkan Jadwal
Retensi Arsip (JRA)
b. Syarat :
- Tidak memiliki nilai
guna
- Telah habis
retensinya dan
berketerangan
dimusnahkan
berdasarkan JRA
- Tidak ada
peraturan
perundang-
undangan yang
melarang
- Tidak berkaitan
dengan
penyelesaian
proses suatu
perkara
c. Persyaratan formulir
berita acara
pemusnahan dan
daftar arsip yang
dimusnahkan
 BIRO ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN
BAGIAN TU, RT, HTL

Nomor UN27.16.1.RM01
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
RENCANA MUTU
Revisi 00
Halaman 6/18

No. Proses Kriteria Standar Keberterimaan PJ Dokumen Rekaman Mutu

d. Sistem :
- Unit
pengolah/pencipta
dapat
memusnahkan
duplikasi arsip
- Unit kearsipan
(bagian) dapat
memusnahkan arsip
yang retensinya 5
tahun atau kurang
- Unit Kearsipan
Universitas dapat
memusnahkan
seluruh arsip
berdasarkan JRA
e. Pengesahan
- Pemusnahan arsip
yang memiliki
retensi 5 tahun atau
kurang disyahkan
oleh Kepala Biro
setelah
mendapatkan
rekomendasi dari
Kepala Bagian
 BIRO ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN
BAGIAN TU, RT, HTL

Nomor UN27.16.1.RM01
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
RENCANA MUTU
Revisi 00
Halaman 7/18

No. Proses Kriteria Standar Keberterimaan PJ Dokumen Rekaman Mutu

- Pemusnahan arsip
yang memiliki
retensi lebih dari 10
tahun disyahkan
oleh Rektor setelah
mendapat
rekomendasi dari
Pembantu Rektor
- Rektor membentuk
panitia penilaian
arsip dalam rangka
pemusnahan arsip
yang retensinya 10
tahun lebih
f. Pelaksanaan
pemusnahan
- Disaksikan minimal
2 orang pejabat dari
Bidang Hukum atau
Perundang-
Undangan dan
Pengawasan
-
3. Penyerahan arsip statis
oleh pencipta arsip
kepada lembaga
 BIRO ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN
BAGIAN TU, RT, HTL

Nomor UN27.16.1.RM01
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
RENCANA MUTU
Revisi 00
Halaman 8/18

No. Proses Kriteria Standar Keberterimaan PJ Dokumen Rekaman Mutu

kearsipan
a. Berdasarkan JRA
b. Persyaratan formulir
berita acara
penyerahan dan
daftar arsip yang
diserahkan
3. Pengolahan Arsip 1. Penelitian 1. Penelitian Sub Bagian Tata Arsip Daftar Arsip
Tekstual 2. Pendiskripsian a. Penelitian terhadap Usaha
3. Pembuatan Skema asal usul arsip atau
4. Manuver Fisis pencipta arsip
5. Manuver Fisik (principle of
6. Penataan dalam provenance)
boks, labelisasi b. Penelitian terhadap
7. Penataan boks system penataan
dalam rak arsip/roll arsip saat dinamis
opact (principle of original
8. Pembuatan Daftar order)
Arsip 2. Pendiskripsian
a. Perekaman terhadap
aspek teknis
b. Perekaman terhadap
aspek intelektual
arsip ( pencatat an
berupa informasi
yang terkandung
 BIRO ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN
BAGIAN TU, RT, HTL

Nomor UN27.16.1.RM01
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
RENCANA MUTU
Revisi 00
Halaman 9/18

No. Proses Kriteria Standar Keberterimaan PJ Dokumen Rekaman Mutu

dalam arsip)
3. Pembuatan skema
a. berdasarkan
klasifikasi informasi
arsip
4. Manufer Fisis
a. pengelompokan
kartu deskripsi
b. sesuai dengan
klasifikasi arsip
5. Penataan dalam boks,
labelisasi
Ketentuan :
A. Bahan :
Boks Arsip terbuat
dari Karton
gelombang, yaitu
karton yang dibuat
dari
beberapa lapisan
kertas medium
bergelombang
dengan kertas lainer
sebagai
penyekat dan
pelapisnya, sesuai
 BIRO ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN
BAGIAN TU, RT, HTL

Nomor UN27.16.1.RM01
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
RENCANA MUTU
Revisi 00
Halaman 10/18

No. Proses Kriteria Standar Keberterimaan PJ Dokumen Rekaman Mutu

dengan (SNI 14-

0094-
1996,Spesifikasi
B. Keadaan lembaran :
Rata, tidak kotor,
tidak berlubang dan
tidak kisut
C. Ukuran :
c.1. Boks Arsip
Kecil Panjang
37 cm. Lebar 9
cm, Tinggi 27
cm
c.2. Boks Arsip
Besar Panjang
37 cm, Lebar
19 cm, Tinggi
27 cm
6. Pembuatan daftar Arsip
a. berupa senerai atau
inventaris
b. berdasarkan hasil
deskripsi arsip dan
skema pengaturan
arsip.
 BIRO ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN
BAGIAN TU, RT, HTL

Nomor UN27.16.1.RM01
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
RENCANA MUTU
Revisi 00
Halaman 11/18

No. Proses Kriteria Standar Keberterimaan PJ Dokumen Rekaman Mutu

4. Pengolahan Arsip 1. Identifikasi arsip 1. Identifikasi arsip Sub Bagian Tata Arsip Daftar Arsip
Non Tekstual 2. Pendiskripsian a. Penelitian terhadap Usaha
3. Penentuan indeks asal usul arsip atau
dan pelabelan pencipta arsip
4. Pembuatan tunjuk (principle of
silang provenance)
5. Pembuatan Daftar b. Penelitian terhadap
arsip system penataan
arsip saat dinamis
(principle of original
order)
2. Pendiskripsian
a. Perekaman terhadap
aspek teknis
b. Perekaman terhadap
aspek intelektual
arsip ( pencatat an
berupa informasi
yang terkandung
dalam arsip
3. Penentuan indeks dan
pelabelan
a. Jelas, ringkas
4. Pembuatan tunjuk silang
a. pembuatan kode
atau tanda
 BIRO ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN
BAGIAN TU, RT, HTL

Nomor UN27.16.1.RM01
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
RENCANA MUTU
Revisi 00
Halaman 12/18

No. Proses Kriteria Standar Keberterimaan PJ Dokumen Rekaman Mutu

b. ada keterkaitan
antara arsip yang
satu dengan arsip
yang lain
5. Pembuatan Daftar arsip
a. memuat tentang isi
atau data teknis
5. Pemeliharaan & 1. Pemeliharaan fisik 1. Pemeliharaan fisik arsip Sub Bagian Tata Arsip Check List
Perawatan Arsip arsip a. membersihkan debu Usaha
2. Pemeliharaan dan kotoran (spon,
lingkungan penghapus karet, dan
3. Pemeliharaan vacum cleaner)
peralatan b. Jamur dan lumut
dibersihkan dengan
etanol
c. Pemutaran ulang
kaset
d. Mereproduksi
informasi arsip dari
format yang lama ke
format yang baru
(arsip video)
e. Cleaning film,
rewashing,
unblocking, molecular
sieve
 BIRO ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN
BAGIAN TU, RT, HTL

Nomor UN27.16.1.RM01
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
RENCANA MUTU
Revisi 00
Halaman 13/18

No. Proses Kriteria Standar Keberterimaan PJ Dokumen Rekaman Mutu

2. Pemeliharaan
lingkungan
a. Gedung Ruang
Penyimpanan Arsip
- Penyediaan fire
extinguiser,
dehumidier
- Pemeriksaan
harian
(Pengaturan suhu
dan kelembaban)

- Peningkatan
kebersihan
dilakukan setiap
hari (Memonitor
hama)
b. Rak/Peralatan
Penyimpanan Arsip
(berbahan stainless),
terdapat lorong
antara rak satu
dengan rak yang lain
c. Penggunaan Sistem
Pendingin Udara
d. Ruang simpan arsip
 BIRO ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN
BAGIAN TU, RT, HTL

Nomor UN27.16.1.RM01
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
RENCANA MUTU
Revisi 00
Halaman 14/18

No. Proses Kriteria Standar Keberterimaan PJ Dokumen Rekaman Mutu

diberi Tymol vapor /

kapur barus untuk
mengusir serangga
e. Fumigasi
3. Pemeliharaan peralatan
a. Merawat & memonitor
peralatan playback
(arsip video)
6. Penggunaan Arsip 1. Pelayanan 1. Pelayanan peminjaman Sub Bagian Tata Arsip Daftar Arsip
peminjaman a. Pengisian formulir Usaha
2. Pelayanan b. Kartu identitas
pengembalian peminjam
3. Pengendalian c. Pencarian arsip
2. Pelayanan
Pengembalian
a. Pengecekan arsip
yang dipinjam
b. Pengembalian kartu
identitas
c. Pengembalian fisik
arsip ke tempat
semula
3. Pengendalian
a. Memonitor batas
waktu peminjaman
 BIRO ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN
BAGIAN TU, RT, HTL

Nomor UN27.16.1.RM01
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
RENCANA MUTU
Revisi 00
Halaman 15/18

No. Proses Kriteria Standar Keberterimaan PJ Dokumen Rekaman Mutu

7. Permohonan 1. Informasi 1) Memenuhi syarat: Bagian Draft Usulan Surat Usulan

pemeliharaan Pemeliharaan a) periode TU,RT,HTL Servis/Pemeliha
kendaraan dinas 2. Sistem pemeliharaan raan
i) harian
ii) bulanan
b) jenis pemeliharaan
i) rutin
ii) insidental (tiap
kejadian)
2) Sistem :
a) Kelengkapan
agenda
pemeliharaan
b) Uji fungsi kendaraan

8. Penanganan 1. Surat Tugas 1. Surat Tugas yang Biro AUKU Surat Tugas Surat Tugas
Administrasi ditandatangani oleh
(pengajuan surat Biro AUKU
tugas kepada
Pimpinan)

9. Penanganan Fisik 1. Kerusakan 1. Perbaikan oleh Bagian Data Data Pemeliharaan

(Perbaikan Ringan tenaga teknis intern TU,RT,HTL Pemeliharaan
kendaraan dinas) 2. Kerusakan (min 1 hari)
Sedang 2. Perbaikan oleh
3. Kerusakan pihak ketiga
 BIRO ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN
BAGIAN TU, RT, HTL

Nomor UN27.16.1.RM01
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
RENCANA MUTU
Revisi 00
Halaman 16/18

No. Proses Kriteria Standar Keberterimaan PJ Dokumen Rekaman Mutu

Berat (rekanan)
3. Pemberitahuan
tertulis kepada
pengguna (maks 2
hari)

10. Evaluasi 1. Jenis dan Spesifikasi pemeliharaan Bagian Check List Check List
Penanganan TU,RT,HTL
Kerusakan

11. Penerimaan Draft keputusan Memenuhi syarat : Bagian TU, RT, Draft Keputusan Disposisi
pengusulan - tentang keputusan dan HTL
Keputusan Rektor - isi keputusan
- dasar hukum
diterbitkannya keputusan
- masa berlaku dan
berakhirnya keputusan
- yang mengesahkan

12 Penyempurnaan Substansi dan penulisan - Substansi sesuai dengan Bagian TU, RT, Rancangan Rancangan Keputusan
rancangan keputusan hasil pembahasan dan HTL Keputusan
keputusan - Penulisan sesuai dengan
pedoman pembuatan
keputusan yang memuat :
konsideran menimbang,
mengingat, memutuskan
 BIRO ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN
BAGIAN TU, RT, HTL

Nomor UN27.16.1.RM01
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
RENCANA MUTU
Revisi 00
Halaman 17/18

No. Proses Kriteria Standar Keberterimaan PJ Dokumen Rekaman Mutu

dan mencantumkan masa

berlakunya keputusan

Pengesahan atau Rancangan Keputusan - Rancangan Keputusan Bagian TU, RT, Keputusan Keputusan
13 penandatanganan dan kewenangan yang yang sudah dan HTL
keputusan mengesahkan disempurnakan dan sudah
final
- Penulisan nama dan
jabatan yang
mengesahkan sudah
sesuai dan benar
- Penandatangan
keputusan oleh orang
yang nama dan
jabatannya tertulis di
keputusan (Rektor atau
a.n. Rektor)

14 Pemberian nomor Keabsahan dan - Penomoran diberikan Bagian TU, RT, Keputusan Arsip Keputusan dan Agenda
Keputusan masalah/bidang setelah keputusan dan HTL
disahkan/ ditandatangani
oleh pejabat yang
berwenang (Rektor atau
 BIRO ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN
BAGIAN TU, RT, HTL

Nomor UN27.16.1.RM01
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
RENCANA MUTU
Revisi 00
Halaman 18/18

No. Proses Kriteria Standar Keberterimaan PJ Dokumen Rekaman Mutu

a.n. Rektor)
- Penomoran disesuaikan
dengan masalah atau isi
keputusan (kode KP :
kepegawaian, KU :
keuangan dll)