Anda di halaman 1dari 19

The Personnel Management Plan

Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah MAnajemen Sumber Belajar
Dosen Pengampu: Prof. Dr. Abdul Gafur D. M.Sc.

Oleh:

Abdul Azis Ngadu 167 07 251 030


Anang Safiuddin 167 07 251 031

TEKNOLOGI PEMBELAJARAN
PROGRAM PASCASARJANA
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
2017
KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb.


Syukur Alhamdulillah kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan
hidayah-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah mata kuliah Manajemen Sumber
Belajar ini. Sholawat serta Salam, semoga selalu tercurahkan kepada baginda Nabi
Muhammad SAW., beserta keluarga, shahabat, dan pengikutnya.
Penulisan makalah ini tidak akan terwujud tanpa adanya bantuan, bimbingan, dukungan,
dan dorongan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, kami ucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Abdul Gafur D. M.Sc. selaku dosen pengampu mata kuliah Manajemen
Sumber Belajar.
2. Teman-teman kelas Teknologi Pembelajaran yang telah banyak membantu hingga
terselesaikannya makalah ini
Semoga makalah yang sederhana ini dapat menambah wawasan mengenai Desain
Pembelajaran, khususnya pada kajian The Personnel Managemen Plan dan bermanfaat bagi
kita semua, serta bagi perjalanan mata kuliah Manajemen Sumber Belajar.
Aamiin.
Wassalamualaikum Wr. Wb.

Yogyakarta, Nopember 2017

Penyusun

ii
DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ........................................................................................................... i


KATA PENGANTAR ........................................................................................................ ii
DAFTAR ISI ....................................................................................................................... iii
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................. 1
A. Latar Belakang .................................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah ............................................................................................... 1
C. Tujuan Penulisan ................................................................................................ 1

BAB II PEMBAHASAN .................................................................................................... 2


A. Prinsip-prinsip Manajemen Personil .................................................................. 2
B. Pengembangan Rencana ..................................................................................... 3
C. Merancang Struktur Manajemen Personalia ....................................................... 6
D. Manajemen Perencanaan .................................................................................... 9
E. Pengendalian Perencanaan ................................................................................. 11

BAB III PENUTUP ............................................................................................................ 15


DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................................... 16

iii
BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar belakang
Perpustakaan multimedia merupakan sebuah inovasi mutakhir dalam pemanfaatan
teknologi dalam dunia pendidikan. Bagaimana tidak, sebuah perpustakaan multimedia
memiliki banyak keunggulan dibandingkan perpustakaan konvensional, meskipun banyak
prasyarat berupa sarana dan prasarana yang harus disiapkan untuk mengembangkan
sebuah perpustakaan multimedia.
Rencana manajemen personil merupakan salah satu bagian dari struktur
perpustakaan multimedia. Adapun komponen-komponen penting yang harus diperhatikan
dalam merencanakan sebuah manajemen personil perpustakaan multimedia, akan
dipaparkan lebih jelas dalam pembahasan.
B. Rumusan masalah
Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka penyaji menarik rumusan masalah,
yaitu;
1. Apa saja prinsip-prinsip dalam manajemen personalia?
2. Bagaimana mengembangkan rencana manajemen?
3. Bagaimana menyusun struktur manajemen?
4. Bagaimana mengkontrol rencana manajemen?
C. Tujuan
Setelah membaca dan mendengarkan paparan penyaji mengenai perencanaan
manajemen personil, pembaca diharapkan dapat;
1. Mengetahui prinsip-prinsip dalam perencanaan manajemen personalia,
2. Mengembangkan sebuah rencana manajemen yang baik
3. Menyusun struktur manajemen yang baik
4. Mengkontrol rencana manajemen personalia dengan baik

1
BAB II
PEMBAHASAN

Manajemen personalia merupakan sebuah sub-sistem dalam pengambilan


keputusan yang saling tergantung dari organisasi perpustakaan multimedia yang lebih
besar. Hal ini berkaitan dengan peningkatan efektivitas individu pegawai perpustakaan.
Ini merupakan alat manajemen, sarana untuk mengendalikan praktik perpustakaan, sistem
terorganisir dan menyeluruh, yang direncanakan untuk menciptakan, memelihara, dan
mengevaluasi orang-orang dalam hubungan kerja di dalam perpustakaan multimedia.
A. Prinsip-prinsip Manajemen Personil
Langkah penting dalam mengembangkan program personalia adalah penyusunan
rencana manajemen personalia. Ada sejumlah prinsip yang mendasari rencana tersebut,
antara lain:
1. Asas penghargaan, artinya bahwa produktivitas dan efisiensi cenderung meningkat
ketika hasil kerja seseorang (staf) dihargai;
2. Prinsip klarifikasi, yang menekankan kepada pentingnya membuat tugas kerja yang
jelas, mendelegasikan wewenang dan pengambilan keputusan dengan sangat hati-hati,
dan memberikan pertanggungjawaban tunggal dalam setiap tugas;
3. Prinsip keadilan, terciptanya garis kepercayaan dan pengertian yang menjamin bahwa
pegawai ditangani dengan adil;
4. Asas informasi, yang mendukung hubungan dan motivasi staf dengan menjaga arus
informasi yang positif;
5. Prinsip inisiatif, yang mendorong anggota staf untuk menggunakan pengetahuan dan
pengalaman mereka sendiri untuk mengambil tanggung jawab dan penilaian di dalam
batasan tugas pekerjaan mereka;
6. Prinsip pertimbangan, yang mengingatkan manajer akan kebutuhan untuk memberikan
pertimbangan bijaksana terhadap kemungkinan dampak pada sikap karyawan terhadap
peraturan, arahan, atau praktik apa pun yang berlaku;
7. Prinsip partisipasi yang menekankan nilai keterlibatan staf pada tahap awal
pengembangan kebijakan dan pengambilan keputusan;
8. Prinsip pujian, alat motivasi sekaligus ungkapan kesadaran manusia yang tulus akan
kebutuhan untuk mengenali pekerjaan dengan baik;

2
9. Prinsip kebanggaan, merupakan sebuah prinsip kerja yang penting dari hubungan antar
manusia; dan
10. Prinsip keamanan, yang menjamin kebebasan karyawan dari ancaman dan
ketidakpastian dalam pekerjaan.
11. Prinsip lainnya meliputi:
a. Prinsip seleksi, yang memerintahkan media manajer untuk memastikan, dalam
proses perekrutan itu sendiri, anggota staf yang dipekerjakan memenuhi syarat
untuk pekerjaan yang harus dilakukan;
b. Prinsip keramahan, yang menyediakan aspek sosial lingkungan kerja dan
mendukung kesempatan interaksi yang diperlukan bagi karyawan;
c. Prinsip kerja tim, yang menyediakan kerangka kerja dalam filosofi manajemen dan
perilaku untuk mengembangkan rasa aman dan tujuan melalui kerja sama;
d. Prinsip sambutan, yang menjadi bagian penting dari cara pengelolaan berkaitan
dengan karyawan baru;
e. Prinsip kondisi, yang memusatkan perhatian pada perhatian manajemen yang
penting terkait dengan kualitas peralatan, fasilitas fisik, dan aspek terkait
lingkungan kerja yang mempengaruhi efisiensi, produktivitas, dan realisasi diri di
tempat kerja.
B. Pengembangan Rencana
Untuk menjamin keefektifan program manajemen personalia, tidak cukup hanya
dengan memahami prinsip-prinsipnya saja, namun harus diselaraskan dan dipadukan
dengan faktor manajemen lainnya. Bagian berikut akan membahas bagaimana rencana
program ini dapat dikembangkan, baik untuk sebuah organisasi besar di mana fungsi
manajemen di departementalisasi atau di unit yang lebih kecil di mana manajemen
personalia hanyalah salah satu tanggung jawab manajer multimedia.
1. Persiapan
Dalam menyusun rencana pengelolaan personalia, manajer harus
mempertimbangkan secara matang setiap detail yang diperlukan dalam pengembangan
program agar berhasil dan memadai. Manajer harus memahami bahwa semua aspek
kerja personil, berinteraksi dan memiliki hubungan sebab-akibat satu sama lain.
Khususnya dengan pemilihan personil, manajer perlu menyadari pengaruh keputusan
yang dibuat pada tahap ini, dan prosedur orientasi dan pelatihan in-service nantinya
akan dibutuhkan. Jika orang-orang yang terlibat dalam seleksi personil terlatih dengan
3
baik, maka akan ada sedikit pelatihan lanjutan yang diperlukan untuk karyawan baru.
Ini adalah salah satu nilai program teknisi paraprofesional atau perpustakaan yang
sekarang muncul di community-college.
Rencana pengelolaan personalia yang dirancang dalam konsep manajemen
oleh tujuan (Management-by-object) dimulai dengan penentuan tujuan. Tujuan
pengelolaan personalia telah didefinisikan secara jelas pada bahasan sebelumnya,
namun pentingnya tujuan dalam rencana manajemen personalia tidak dapat terlalu
ditekankan. Pengembangan rencana personalia yang efektif mutlak mensyaratkan
tujuan tersebut dapat dipastikan dan dipahami dengan baik sehingga kebijakan dan
keputusan membuat dapat berhubungan dengan tujuan tersebut.
2. Proses Manajemen Personalia
Selanjutnya sangat penting untuk dikembangkan proses manajemen personel
sehingga tujuan yang telah ditentukan dapat tercapai. Ada tiga fungsi yang sangat
penting dalam proses ini: perolehan personil, peningkatan personil, dan pemeliharaan
personil.
Pertama, melibatkan pemilihan personil, telah dibahas sebelumnya. Kedua,
dengan asumsi bahwa manajer memiliki tanggung jawab untuk menerapkan ketiga
fungsi kepada staf.
Manajer multimedia memiliki tanggung jawab untuk seleksi, tugas, pelatihan,
dan pengembangan staf profesional. Manajer umumnya mendelegasikan kepada
anggota staf profesional lainnya untuk bertanggung jawab menangani petugas
paraprofesional, orang-orang klerus, pembantu, asisten mahasiswa, dan relawan,
mengingat, manajemen dapat mendelegasikan bagian pengawasan ini, namun tidak
dapat mendelegasikan tanggung jawab terakhirnya untuk pemenuhan tujuan yang
efektif dan ekonomis. Dalam proses manajemen personalia, sebuah sistem
pengawasan dan pengendalian harus dibentuk untuk menentukan keputusan akhir dan
tanggung jawab untuk kinerja keseluruhan oleh semua karyawan.
Ketiga, dalam program manajemen personalia yang harus diperhatikan oleh
manajer multimedia adalah pengembangan kebijakan yang akan menjadi pedoman
kinerja di semua tingkat di dalam sistem. Kebijakan semacam itu perlu dikembangkan
oleh manajer dalam hubungannya dengan profesional lainnya di staf yang akan
dilibatkan dalam menerapkan kebijakan ini. Manajer multimedia perlu disertakan
dalam penyusunan rencana masalah anggaran yang terkait dalam pemenuhan rencana
4
manajemen personalia yang akan sesuai dengan kebijakan dan prosedur operasi
standar di pusat.
3. Program Dua Jalur
Dalam menyusun rencana pengelolaan personalia, perlu dipahami bahwa ini
akan menjadi program dua jalur. Satu jalur akan terdiri dari proses manajemen
personalia itu sendiri; pelaksanaan aktual fungsi perolehan personil, peningkatan
personil, dan pemeliharaan personil. Jalur lainnya adalah tanggung jawab manajemen;
kegiatan yang terlibat dalam mengawasi dan mengarahkan total operasional.
Manajemen memiliki tanggung jawab dasar untuk menyusun rencana, merancang
sistem untuk melaksanakannya, dan kemudian mengawasi dan mengendalikan sistem
tersebut. Delegasi tanggung jawab sama sekali tidak membebaskan manajer dari
kekhawatiran terhadap setiap pekerjaan yang harus dilakukan di perpustakaan. Ini
hanya menjelaskan peran dan tanggung jawab di atas dan memungkinkan manajer
untuk menetapkan tugas dan pengambilan keputusan di dalam staf. Kualitas dan
ketelitian pemenuhan tugas ini masih merupakan tanggung jawab akhir manajemen.
Oleh karena itu, manajer media harus menetapkan kebijakan untuk
membimbing semua anggota staf menuju pencapaian tujuan yang diinginkan.
Kebijakan memberikan pedoman bagi mereka yang bertanggung jawab telah
didelegasikan, dan membantu mereka menghindari keputusan dan penyalahgunaan
wewenang yang tidak diinginkan. Kebijakan memberikan standar untuk tindakan dan
pengambilan keputusan, standar yang dikembangkan berdasarkan keputusan
sebelumnya.
Perhatian utama manajer media dalam mempersiapkan rencana manajemen
personalia adalah merencanakannya sendiri. Setiap manajer yang baik harus melalui
proses kreatif yang melibatkan perencanaan untuk membantu menentukan apa yang
harus dilakukan sebelum tindakan yang lain. Pendekatan MBO dibangun berdasarkan
perencanaan sebagai langkah awal dalam pengembangan manajemen. Sarana
perencanaan yang baik harus memperhatikan metode yang efisien, tanggung jawab
yang jelas, dan delegasi otoritas yang hati-hati dan didukung oleh pernyataan
kebijakan yang disusun dengan matang.
4. Rasionalisasi Proses
Langkah pertama dalam setiap prosedur perencanaan untuk rencana
manajemen personalia adalah menentukan tujuannya. Salah satu tujuan dasar dari
5
setiap rencana manajemen personalia adalah untuk menciptakan staf yang memiliki
keterampilan dan motivasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Seperti dalam
bisnis, perpustakaan multimedia memiliki layanan atau tujuan produk. Dalam kasus
perpustakaan multimedia, pembuatan dan distribusi bahan dan layanannya untuk
digunakan oleh pelanggan, serta dalam konsep pusat pembelajaran yang baru, untuk
menciptakan produk akhir. Tidak hanya tujuan departemen atau divisi operasional
tertentu harus dipertimbangkan, namun tujuan personil staf juga harus
dipertimbangkan. Ini termasuk faktor-faktor seperti prestise, pengakuan, keamanan,
dan aspek lain yang mempengaruhi konsep diri manusia dan individu.
Pastinya pustakawan saat ini juga sangat terlibat dalam masalah sosial-
masyarakat, dimana perpustakaan multimedia, orang-orang yang bekerja dan belajar di
sana, merupakan bagiannya. Masalah tersebut merupakan faktor penting yang harus
dipertimbangkan dalam menentukan kebijakan personalia dan dalam menata prosedur
manajemen personalia.
C. Merancang Struktur Manajemen Personalia
Langkah selanjutnya dalam pengembangan sistem manajemen personalia adalah
perancangan struktur kerja untuk melaksanakan rencana. Singkatnya, langkah selanjutnya
adalah mengatur, menjelaskan, mendelegasikan, sehingga dapat dipahami secara jelas dari
tugas masing-masing anggota staf.
Adapun komponen yang harus diatur dalam merancang struktur ini adalah: (1)
Fungsi keseluruhan manajemen personalia, dan (2) pendelegasian tanggung jawab,
wewenang, dan akuntabilitas untuk pemenuhan fungsi-fungsi ini. Tugas utama dan paling
sulit dalam langkah ini adalah pengembangan rencana konseptual yang dapat
menghubungkan masing-masing fungsi ini sehingga semua dari banyak pekerjaan yang
dilakukan dalam skema manajemen personel berkontribusi pada efisiensi kerja total
sistem.
Tiga fungsi penting dalam proses manajemen personalia: perolehan personil,
peningkatan personil, dan pemeliharaan personil. Masing-masing dianggap sebagai fungsi
karena merupakan tugas yang dapat dilihat secara sederhana. Prinsip dasar dan premis
yang terlibat dalam pengaturan sistem manajemen personalia telah dibahas (Bab 2).

6
Salah satu prinsip dasar yang harus selalu diperhatikan dalam mengorganisir suatu
kegiatan dalam bentuk apapun adalah prinsip yang dapat dikatakan mempengaruhi
rentang kendali. Terutama apakah ini benar dalam pengembangan rencana manajemen
personalia karena manajer media harus mendelegasikan fungsi manajemen personalia
sesuai batasan yang ditentukan dari rentang kendali yang dirasakan paling efektif untuk
setiap tugas yang diberikan.

Gambar 1. Flowchart Prosedur Perencanaan Rencana Manajemen Personil


(sumber: Managing Multimedia Libraries)

7
Rentang kontrol tergantung pada ukuran perpustakaan multimedia, dan sejauh
mana fungsi manajemen personalia didelegasikan atau ditugaskan. Bekerja dalam sistem
yang sangat besar, cara termudah untuk menentukan dan mendelegasikan rentang kontrol
adalah dengan menetapkan fungsi manajemen personalia ke divisi atau departemen yang
terpisah. Inilah jenis masalah yang ditemui di sini, karena di kebanyakan perpustakaan,
manajemen personalia merupakan salah satu tanggung jawab utama pengelola
perpustakaan multimedia.
Bergantung pada ukuran perpustakaan, manajer media mungkin ingin
mendelegasikan pekerjaan personil ke tingkat manajemen lebih rendah. Banyak faktor
yang dapat mempengaruhi jenis tugas yang dibuat saat manajer mendelegasikan
wewenang dan tanggung jawab. Misalnya, manajer dapat memegang tanggung jawab
untuk menangani semua masalah personil yang berkaitan dengan profesionalisme staf, dan
memberikan tanggung jawab kepada orang lain di antara orang-orang yang terlatih secara
profesional. Ini akan menjadi sistem dua level.
Manajer dapat menetapkan fungsi manajemen personalia lebih jauh lagi. Misalnya,
dalam struktur organisasi tingkat tiga, untuk manajemen personalia, manajer media akan
memegang tanggung jawab dan wewenang untuk mengelola personil profesional,
mendelegasikan tanggung jawab kepada profesional untuk karyawan tingkat lanjut, teknisi
atau petugas paraprofesional, dan memberi paraprofesional tanggung jawab untuk
pengelolaan klerus. Tingkat lebih lanjut dalam sistem semacam itu, atau bisa, memberi
tanggung jawab untuk mengelola asisten siswa atau ajudan anggota staf tingkat klerikal.
Dalam sebuah organisasi, perlu diingat bahwa untuk menciptakan struktur yang
dapat dikelola secara efektif, perlu dibuat saluran untuk menyediakan tiga fungsi dasar
dari perilaku manajemen: tanggung jawab, otoritas, dan akuntabilitas. Manajer media
harus secara jelas mendelegasikan kepada semua tingkatan tanggung jawab dalam proses
manajemen personel sehingga individu yang melakukan fungsi ini akan mengetahui
pekerjaan mereka, memiliki wewenang yang jelas untuk melakukan pekerjaan itu, dan
bertanggung jawab atas beberapa cara untuk menyelesaikan pekerjaan.
Prinsip otoritas, merupakan dasar untuk setiap penugasan yang efektif dalam
manajemen bahwa tanggung jawab untuk melakukan suatu pekerjaan harus mencakup
wewenang untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. Otoritas dan tanggung jawab berjalan
beriringan. Manajer media masih memegang tanggung jawab terakhir atas semua tugas
yang ditugaskan di dalam organisasi. Setiap orang yang terlibat harus memahami garis
8
wewenang dan tanggung jawab yang telah diberikan untuk keseluruhan sistem, dari yang
terendah sampai staf tertinggi yang terlibat. Terakhir setiap anggota staf harus
bertanggung jawab kepada hanya satu atasan.
Delegasi wewenang dan tanggung jawab harus terstruktur sehingga setiap individu
melapor kepada atasan tunggal dan bertanggung jawab hanya kepada orang tersebut atas
kinerja suatu pekerjaan, inilah yang dimaksud dengan pertanggungjawaban. Akuntabilitas
yang baik juga merupakan proses dua arah. Manajer media bertanggung jawab kepada
atasan atas keberhasilan proses personel. Manajer bertanggung jawab atas kinerja semua
personil di dalam unit organisasi dan untuk mencapai tujuan yang telah ditugaskan ke
pusat media.
D. Manajemen Perencanaan
Dalam menyiapkan rencana dan merancang struktur organisasi, ada faktor penting
yang harus diperhatikan yaitu; motivasi dan pengawasan terhadap manajer untuk
memastikan bahwa sistem akan berjalan dengan baik. Beberapa pendekatan yang harus
diperhatikan, antara lain;
1. Pengelolaan Partisipatif
Di semua jenis perpustakaan, ada tekanan dari staf untuk berpartisipasi dalam
perencanaan dan keputusan kebijakan serta urusan manajemen lainnya yang sangat
mempengaruhi mereka. Pendekatan MBO mensyaratkan bahwa gaya manajemen
seperti itu akan meningkatkan semangat kerja di antara anggota staf secara umum, dan
mendorong dedikasi mereka terhadap keseluruhan tujuan organisasi. Manajemen
partisipatif didasarkan pada keyakinan bahwa anggota staf akan lebih siap
menjalankan pengarahan dan pengendalian diri sendiri dalam melayani rencana
tindakan yang berisi tujuan yang harus mereka lakukan secara pribadi. Ada komitmen
pribadi terhadap tujuan sebagai hasil partisipasi dalam perkembangan mereka, akan
ada juga tingkat motivasi yang lebih tinggi terhadap pencapaian mereka.
Prinsip partisipasi sangat penting dalam menciptakan motivasi. Dengan
menggunakan prinsip ini, manajer media menciptakan hubungan pribadi yang lebih
baik dengan staf. Dengan mengizinkan dan mendorong partisipasi yang lebih besar
dalam pengambilan keputusan dan pembentukan kebijakan, manajer menciptakan
penerimaan dan kebijakan yang lebih mudah untuk mendapatkan kebijakan dan
pengawasan karena anggota staf yang melaksanakan kebijakan tersebut telah
berkontribusi dalam pembentukannya. Kerjasama dan antusiasme didorong, dan rasa
9
aman dan kepentingan dikembangkan. Anggota staf didorong untuk merasa bahwa
masukan mereka diinginkan dan penting bagi sistem. Hal ini pada gilirannya
mengarah pada perasaan tanggung jawab, keterlibatan, dan motivasi yang lebih besar.
2. Motivasi Positif
Dalam memanfaatkan gaya manajemen partisipatif, perlu dilakukan motivasi
positif untuk bertindak. Manajer harus mendekati setiap anggota staf sebagai individu
yang akan menanggapi berbagai teknik dan pertimbangan dengan cara yang berbeda.
Artinya, manajer harus mempertimbangkan berbagai sifat dan atribut terpisah dari
anggota staf, misalnya; latar belakang individu, pendidikan, rasa, nilai, dan
kepercayaan. Kemudian menentukan jenis hubungan apa yang akan merangsang
individu itu dengan cara yang positif. Prinsip pengelolaan personalia yang telah
dibahas merupakan pedoman untuk menciptakan sebuah motivasi positif. Namun,
yang mendasari penggunaan prinsip-prinsip tersebut adalah minat tulus manajer media
pada masing-masing anggota staf sebagai individu.
Minat pada karyawan secara individual harus menjadi alat bantu kerja manajer
media. Minat seperti itu tidak akan menghilangkan wewenang atau tanggung jawab
manajer, namun pada kenyataannya, akan memperkuat kualitas ini. Manajer media
harus cukup terampil dalam menggunakan pendekatan ini, bagaimanapun, untuk
menjaga keseimbangan antara disiplin staf dan inisiatif pribadi dalam hal apapun,
untuk memotivasi karyawan dalam memenuhi tujuan pekerjaan mereka tanpa
menciptakan kesan bahwa dia hanya dimanfaatkan. Dalam memanfaatkan pendekatan
motivasi positif, penting untuk menghilangkan penggunaan rasa takut sebagai teknik
pengawas. Keadilan, keramahan, dan ketegasan dalam berurusan dengan bawahan
akan bekerja lebih efektif dalam mengembangkan anggota staf yang lebih baik yang
masing-masing manajer pekerjakan.
3. Komunikasi
Berkomunikasi yang baik kepada staf merupakan bagian yang sangat penting
dalam mengelola rencana manajemen personalia. Manajer media harus berkomunikasi
dengan anggota staf, dan pada gilirannya menyediakan jalur komunikasi di antara
mereka. Efektivitas total organisasi akan sangat bergantung pada jalan komunikasinya.
Dalam pendekatan MBO, komunikasi cenderung berbentuk saran daripada perintah.
Dengan gaya manajemen yang demokratis, lebih baik bertanya atau menyarankan,
bukan perintah. Namun, ini adalah tanggung jawab manajer media, bahkan saat
10
mempertahankan marwah dan penghargaan individu untuk semua anggota staf, untuk
memastikan bahwa saran atau pendekatan ditafsirkan dengan benar, dan dipahami
sebagai teknik yang menggunakan keadilan dan penghargaan, bukan kelemahan,
keragu-raguan, atau kurangnya tujuan yang jelas. Pemahaman ini dapat didorong
dengan menjelaskan kepada bawahan terhadap sebuah perintah. Bila anggota staf telah
memahami, maka jauh lebih mudah bagi manajer media untuk mendapatkan
kerjasama. MBO memerlukan pendekatan seperti ini, petunjuk harus diberikan dengan
cara yang ramah. Otoritas yang mengikat menciptakan perlawanan dan mengganggu
pengawasan yang efektif. Merupakan sebuah tanggung jawab manajer media untuk
memastikan bahwa komunikasi dengan staf dijaga sesederhana mungkin. Pernyataan
informatif dan direktif harus jelas, ringkas, mudah dimengerti, serta masuk akal.
Mereka harus berhubungan dengan masalah dan tugas yang membuat anggota staf
merasa nyaman. Jika direktif itu tidak biasa atau memerlukan pengecualian atau
perubahan kebijakan, maka penting dikomunikasikan secara tertulis. Dimana ketika
komunikasi verbal atau memberikan arahan secara lisan, mereka harus ditindaklanjuti
dengan konfirmasi secara tertulis.
E. Pengendalian Perencanaan
Langkah terakhir dalam pengembangan rencana manajemen personalia yang
sistematis adalah mengendalikan rencana. Tiga langkah pertama telah selesai; rencana
telah disiapkan, struktur pelaksanakan telah dirancang, dan tanggung jawab pengawasan
atau manajemen atas rencana tersebut telah didelegasikan. Sekarang perlu dirancang
sarana untuk pengendalian rencana yang konsisten dan terus berlanjut dalam operasi
sebenarnya. Agar lebih memahami arti pengontrolan rencana, penting untuk melihat
fungsinya sebagai tiga langkah berturutan dari tanggung jawab manajemen: panduan,
evaluasi, dan rekonstruksi. Bimbingan harus diberikan kepada personil pada semua level
yang akan bekerja dan evaluasi kinerja anggota staf harus dilakukan.
Dan akhirnya, dari umpan balik yang diperoleh dalam proses evaluasi ini, manajer
harus membuat penilaian tentang keefektifannya, dan merekonstruksi sistem sesuai
kebutuhan, atau jika diperlukan, untuk memperkuatnya dan membuatnya berjalan sesuai
perencanaan. Dengan demikian rencananya sudah lengkap, dan dalam kondisi yang
dinamis serta responsif terhadap perubahan iklim kerja perpustakaan.

11
1. Standar Kinerja
Dengan menetapkan standar kinerja, manajer memberikan dasar untuk
mendapatkan jenis umpan balik yang diperlukan untuk mengevaluasi rencana
tindakan. Standar kinerja memberikan pengukuran definitif manajemen untuk
mengukur efisiensi, mengevaluasi serta mengendalikan perkiraan kinerja saat ini, dan
untuk merencanakan serta merekonstruksi untuk masa depan. Ini adalah prinsip yang
harus diterapkan pada proses manajemen personel sebagai dasar untuk menilai
efektifitas kinerja dan mengarah pada penyelesaian siklus teknik pendekatan MBO.
Standar kinerja dapat dibangun untuk diterapkan pada banyak variabel
termasuk faktor kuantitas, waktu, biaya, dan kualitas. Dalam banyak tugas yang
dilakukan di perpustakaan multimedia, keempat variabel ini penting bagi manajemen
dalam mengevaluasi kinerja individu dan keberhasilan rencana tindakan dalam
membuat tujuan yang dapat diperoleh. Dalam layanan teknis, misalnya, standar kinerja
dapat dikaitkan dengan sejumlah bahan yang akan di katalogkan atau diolah; dalam
sirkulasi, dengan jumlah item yang beredar; Dalam referensi, jumlah pertanyaan
dijawab per hari atau jam. Kriteria kualitas dapat diartikulasikan untuk memberikan
standar evaluasi produksi media, seperti rekaman video dan presentasi slide-tape.
Faktor waktu dan biaya memiliki peran yang cukup signifikan dalam proses evaluasi.
Standar kinerja adalah kriteria yang dapat digunakan dalam mengevaluasi
kecukupan rencana tindakan, dan efisiensi kinerja staf dalam melaksanakannya. Ini
memungkinkan manajemen untuk menghasilkan dan mempertahankan tingkat harapan
kinerja yang dapat diterima dan realistis dalam hal kuantitas atau kualitas output staf.
Manajemen mendorong lingkungan kerja di mana ada harapan yang diterima,
keseragaman kinerja, dan dasar yang masuk akal untuk memprediksi hasil yang akan
dicapai. Standar kinerja merupakan sarana pengendalian yang berguna, dan sebuah
kepastian bahwa pemenuhan tujuan dapat diharapkan jika dilakukan dengan baik di
perpustakaan multimedia dengan pengelolaan dengan baik pula.
Standar kinerja juga dapat digunakan sebagai prinsip dalam penyusunan
pedoman dan prosedur operasi standar. Pedoman atau spesifikasi semacam itu dapat
diatur baik untuk personil dan peralatan. Mereka harus menyertakan kecepatan
mengetik, misalnya, atau spesifikasi mengenai kualitas dan kuantitas produksi yang
akan dikirimkan oleh peralatan. Spesifikasi pekerjaan dan uraian tugas dapat
memberikan tingkat harapan standar untuk implementasi di dalam staf. Hal ini sangat
12
penting dalam manajemen personalia untuk memberikan standar kinerja yang
dipahami dan diterima oleh semua orang yang terlibat dalam penyusunan rencana
pengelolaan.
2. Bimbingan
Fungsi bimbingan dalam manajemen personalia merupakan tanggung jawab
manajemen untuk memberikan arahan, sehingga rencananya akan dilaksanakan
dengan sukses dan tujuan tercapai. Bimbingan dilakukan dengan menetapkan standar
kinerja yang diharapkan, prosedur operasi standar untuk mendapatkan kinerja yang
dilakukan, dan pernyataan kebijakan yang diperlukan untuk memberikan panduan
untuk kinerja tersebut. Pengamatan dan komunikasi secara langsung oleh manajemen
yang bertanggung jawab kemudian dapat dipandu oleh kebijakan tersebut.
Sebagaimana diuraikan dalam paragraf sebelumnya, dalam pengelolaan,
dengan tujuan penggunaan teknik pengelolaan partisipatif, didukung oleh standar
harapan kinerja dan kebijakan panduan, membantu menjaga pengawasan seminimal
mungkin. Ketika tujuan telah ditentukan, sebuah rencana tindakan berhasil, dan
standar kinerja yang ditetapkan, manajemen mengikuti secara rutin untuk memastikan
standar tersebut dipatuhi. Pemeriksaan spot tambahan seperlunya akan membuat
manajemen dapat mengendalikan tugas yang relatif efektif.
3. Evaluasi
Fungsi evaluasi melibatkan dua tahap: perbandingan hasil dengan standar
kinerja, dan pengumpulan data dalam bentuk laporan dan penilaian kualitatif yang
akan memperkirakan keberhasilan kinerja keseluruhan staf. Ini melibatkan
perbandingan hasil pada beberapa titik dengan rencana tindakan yang disiapkan
sebagai langkah pertama dalam sistem. Jika ditemukan bahwa hasil tidak sesuai,
mungkin diperlukan rekonstruksi rencana dan memulai tujuan baru.
Sejumlah aktivitas atau titik kontrol dapat dimanfaatkan untuk mendapatkan
informasi yang dibutuhkan untuk melakukan evaluasi semacam ini. Kegiatan
semacam itu bisa terstruktur atau tidak terstruktur. Laporan mingguan atau bulanan,
misalnya lisan atau tulisan, merupakan cara terstruktur untuk mencapai hal tersebut.
Laporan semacam itu bisa diberikan kepada manajemen dalam seminar atau diskusi.
Contoh lain dari metode terstruktur adalah laporan tertulis yang terdiri dari narasi atau
informasi statistik yang dilihat secara komparatif. Jika laporan semacam itu disertakan
saat tujuan ditulis, evaluasi benar-benar menjadi bagian dari prosedur operasi standar.
13
4. Rekonstruksi
Langkah selanjutnya dalam proses ini adalah rekonstruksi. Umpan balik tidak
baik jika tidak diterapkan. Kebijakan atau prosedur baru mungkin diperlukan agar
rencana tindakan dapat dilaksanakan. Rekonstruksi melengkapi siklus tersebut, yang
memungkinkan manajer untuk kembali dan mengembangkan atau merekonstruksi
aspek rencana untuk memperbaiki kesalahan yang mungkin terungkap dalam evaluasi.
Perbaikan ini mungkin hanya memerlukan sedikit penyesuaian atau mungkin
memerlukan perubahan besar dalam sistem. Yang penting adalah sistem harus
responsif terhadap setiap perubahan yang diperlukan agar kinerjanya berjalan dengan
baik, dan tetap bekerja dengan baik seiring dengan berjalannya waktu. Sangat
disayangkan jika sebuah sistem bekerja secara kaku atau tidak responsif terhadap
perubahan.
Tindakan korektif dalam menghilangkan masalah dan sumber masalah yang
secara serius dapat mempengaruhi standar kinerja merupakan kebutuhan dalam setiap
proses manajemen pekerjaan. Manajemen harus siap setiap saat untuk membuat
keputusan yang akan menghasilkan perubahan segera dalam tujuan dan rencana
tindakan, perubahan semacam itu diperlukan untuk menjaga agar sistem tetap dinamis,
atau untuk merencanakan perbaikan yang mungkin dilakukan pada akhir masa fiskal
atau masa kerja.
Singkatnya, manajer harus siap untuk menetapkan harapan kinerja, mengamati
dan mengevaluasinya, dan kemudian membuat perubahan yang diperlukan agar sistem
tetap bekerja dengan baik dalam pencapaian tujuan yang diinginkan. Ini adalah
aplikasi teknik MBO yang dinamis dalam manajemen perpustakaan multimedia.

14
BAB III
PENUTUP

Manajemen personalia merupakan sebuah sub-sistem dalam pengambilan


keputusan yang saling tergantung dari organisasi perpustakaan multimedia yang lebih
besar. Hal ini berkaitan dengan peningkatan efektivitas individu pegawai perpustakaan.
Ini merupakan alat manajemen, sarana untuk mengendalikan praktik perpustakaan, sistem
terorganisir dan menyeluruh, yang direncanakan untuk menciptakan, memelihara, dan
mengevaluasi orang-orang dalam hubungan kerja di dalam perpustakaan multimedia.
Dalam pengembangan sebuah perpustakaan digital, perlu diperhatikan hal-hal
sebagai berikut;
1. Prinsip-prinsip manajemen personil
2. Pengembangan Rencana
3. Merancang Struktur Manajemen Personalia
4. Manajemen Perencanaan
5. Pengendalian Perencanaan

15
DAFTAR PUSTAKA

Hicks, Warren B. & Tillin, Alma M. (1977). Managing Multimedia Libraries.


R.R. Bowker Company, New York & London

16