2.

5 FASES DE CONTROL DE GESTION

Fase 1 Diagnostico de planificacin preliminar.

La planificacin preliminar tiene el propsito de obtener o actualizar la informacin general

sobre la entidad y las principales actividades sustantivas y adjetivas, a fin de identificar
globalmente las condiciones existentes para ejecutar la auditora, cumpliendo los estndares
definidos para el efecto.

La planificacin preliminar es un proceso que se inicia con la emisin de la orden de trabajo,

se elabora una gua para la visita previa para obtener informacin sobre la entidad a ser
examinada, contina con la aplicacin de un programa general de auditora y culmina con la
emisin de un reporte para conocimiento de la Direccin o Jefatura de la unidad de auditora,
en el que se validan los estndares definidos en la orden de trabajo y se determinan los
componentes a ser evaluados en la siguiente fase de la auditora.

Se inicia con el compromiso formal de la Alta Direccin y la constitucin de un Comit

responsable de conducir el proceso. Comprende adems las acciones orientadas a la
formulacin de un diagnstico de la situacin en que se encuentra el sistema de control
interno de la entidad con respecto a las normas de control interno establecidas por la CGR,
que servir de base para la elaboracin de un plan de trabajo que asegure su implementacin
y garantice la eficacia de su funcionamiento.
Fase 2: Planificacin Especfica

En esta fase se define la estrategia a seguir en el trabajo de campo. Tiene incidencia en la

eficiente utilizacin de los recursos y en el logro de las metas y objetivos definidos para la
auditora. Se fundamenta en la informacin obtenida inicialmente durante la planificacin
preliminar.

La planificacin especfica tiene como propsito principal evaluar el control interno, para
obtener informacin adicional, evaluar y calificar los riesgos de la auditora y seleccionar los
procedimientos de auditora a ser aplicados a cada componente en la fase de ejecucin,
mediante los programas respectivos. Estos aspectos se analizan con mayor detalle en los
manuales especializados de auditora, emitidos para el efecto por la Contralora General del
Estado.

Fase 3: Ejecucin

En esa etapa, es donde se ejecuta propiamente la auditora, pues en esta instancia se desarrolla
los hallazgos y se obtienen toda la evidencia necesaria en cantidad y calidad apropiada
(suficiente, competente y relevante), basada en los criterios de auditora y procedimientos
definidos en cada programa, para sustentan las conclusiones y recomendaciones de los
informes.

Comprende el desarrollo de las acciones previstas en el plan de trabajo. Se da en dos niveles

secuenciales: a nivel de entidad y a nivel de procesos. En el primer nivel se establecen las
polticas y normativa de control necesarias para la salvaguarda de los objetivos
institucionales bajo el marco de las normas de control interno y componentes que stas
establecen; mientras que en el segundo, sobre la base de los procesos crticos de la entidad,
previa identificacin de los objetivos y de los riesgos que amenazan su cumplimiento, se
procede a evaluar los controles existentes a efectos de que stos aseguren la obtencin de la
respuesta a los riesgos que la administracin ha adoptado.

Aplicacin de los programas detallados y especficos para cada componente

significativo y escogido para examinarse, que comprende la aplicacin de las tcnicas
de auditora tradicionales, tales como: inspeccin fsica, observacin, clculo,
indagacin, anlisis
Preparacin de los papeles de trabajo, que junto a la documentacin relativa a la
planificacin y aplicacin de los programas, contienen la evidencia suficiente,
competente y relevante.
Elaboracin de hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente
examinado, expresados en los comentarios.
Definir la estructura del informe de auditora, con la necesaria referencia a los papeles
de trabajo y a la hoja resumen de comentarios, conclusiones y recomendaciones.
Fase 4: Comunicacin De Resultados

Adems de los informes parciales que puedan emitirse, como aquel relativo al control interno,
se preparar un informe final, el mismo que en la auditora de gestin difiere, pues no slo
que revelar las deficiencias existentes como se lo haca en las otras auditoras, sino que
tambin, contendr los hallazgos positivos; pero tambin se diferencia porque en el informe
de auditora de gestin, en la parte correspondiente a las conclusiones se expondr en forma
resumida, el precio del incumplimiento con su efecto econmico, y las causas y condiciones
para el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y economa en la gestin y uso de recursos de
la entidad auditada.

o Redaccin del informe de auditora, en forma conjunta entre los auditores con
funciones de jefe de grupo y supervisor, con la participacin de los especialistas no
auditores en la parte que se considere necesario.
o Comunicacin de resultados; si bien esta se cumple durante todo el proceso de la
auditora de gestin para promover la toma de acciones correctivas de inmediato, es
menester que el borrador del informe antes de su emisin, deba ser discutido en una
Conferencia Final con los responsables de la Gestin y los funcionarios de ms alto
nivel relacionados con el examen; esto le permitir por una parte reforzar y
 perfeccionar sus comentarios, conclusiones y recomendaciones; pero por otra parte,
permitir que expresen sus puntos de vista y ejerzan su legtima defensa.

Fase 5: Seguimiento

Con posterioridad y como consecuencia de la auditora de gestin realizada, los auditores

internos y en su ausencia los auditores internos que ejecutaron la auditora debern realizar
el seguimiento correspondiente:

Los Auditores efectuarn el seguimiento en la entidad, en la Contralora, Ministerio Pblico

y Funcin Judicial, con el siguiente propsito:

Para comprobar hasta qu punto la administracin fue receptiva sobre los comentarios
(hallazgos), conclusiones y las recomendaciones presentadas en el informe, efecta
el seguimiento de inmediato a la terminacin de la auditora.
De acuerdo al grado de deterioro de las y de la importancia de los resultados
presentados en el informe de auditora, debe realizar una Re comprobacin de cursado
entre uno y dos aos de haberse concluido la auditora
Determinacin de responsabilidades por los daos materiales y perjuicio econmico
causado, y comprobacin de su resarcimiento, reparacin o recuperacin de los
activos.
El sistema de control est a cargo de la propia entidad pblica. Su implementacin y
funcionamiento es responsabilidad de sus autoridades, funcionarios y servidores. Cul es el
rol de la Contralora? La CGR es responsable de la evaluacin del sistema de control interno
de las entidades del Estado. Sus resultados contribuyen a fortalecer la institucin, a travs de
las recomendaciones que hace de conocimiento de la administracin para las acciones
conducentes a superar las debilidades e ineficiencias encontradas.

EJEMPLOS:

FASE 1

En el Proceso de Capacitacin se pueden identificar variables como:

Nmero de Cursos Ejecutados

Nmero de Participantes aprobados
Recursos invertidos

FASE 2

El auditor visita las instalaciones de la empresa,

Observa el desarrollo de las actividades y operaciones,

Visualiza el funcionamiento en conjunto de la organizacin.
Revisa el archivo corriente y permanente de la informacin de auditoras anteriores.

FASE 3

De la evaluacin al proceso de adquisiciones, se determin que el Directorio de la empresa

no ha aprobado el proyecto de normativa, para el proceso de adquisiciones, por lo que la
empresa no dispone de esta normativa, requisito que se encuentra exigido en el Reglamento
Orgnico Funcional de la Empresa.

Este se lo realiza informalmente lo que limita la aplicacin de herramientas de monitoreo,

evaluacin de los resultados y la asignacin definida de responsabilidades.
FASE 4

Supervisor y jefe de equipo elaboran borrador del informe y sisntesis y memorandum de

antecedentes.
Subdiritor revisa el borrador del informe.
Director revisa informe y autoriza la conferencia final.
Jefe de equipo convoca a involucrados a lectura del borador del informe.

FASE 5

La solucin a problemas encontrados es uno de los objetivos principales de las auditoras,

por lo tanto posteriormente y seguidamente a la presentacin del informe es necesario
mantener seguimiento a los cambios que se han realizado en base a las recomendaciones del
informe.

PALABRAS CLAVES

Planificacin, observacin, sntesis.

BIBLIOGRAFA
http://www.contraloria.gob.ec/documentos/normatividad/MANUAL%20AUD-
GESTION%202.pdf

http://www.oas.org/juridico/pdfs/mesicic4_ven_pres_aud_ges_2014.pdf