Estudio de factibilidad para la implementacin del Sistema de

Gestin Documental Quipux en la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE

SITUACIN ACTUAL
La secretara de cada una de las reas de la Universidad de las Fuerzas Armadas tanto a
nivel de matriz como de sus extensiones maneja gran volumen de documentacin, al ser
un proceso no automatizado influye en la gestin administrativa dando como resultado
un alto consumo de consumibles de oficina, retrasos en tiempos de respuesta, falta de
precisin en la informacin, subutilizacin del personal, uso mnimo de recursos
disponibles, flujo inadecuado de documentos. Con la implementacin del Sistema de
Gestin Documental Quipux en primera fase en la matriz de la Universidad de las
Fuerzas Armadas Sangolqui y posteriormente en cada una de sus extensiones se plantea
la reduccin del uso de consumibles de oficina, evitar el flujo inadecuado de
documentos, mejorar los tiempos de respuesta y contribuir en el desempeo laboral de
cada una de las reas de la Universidad de las Fuerzas Armadas.

EL SISTEMA QUIPUX
Sistema de Gestin Documental (Secretara Nacional de Administracin Pblica,
Ecuador). QUIPUX es un servicio web que la Subsecretara de Tecnologas de
Informacin de la Secretara Nacional de la Administracin Pblica, pone a disposicin
de entidades o instituciones pblicas. Permite el registro, control, circulacin y
organizacin de los documentos digitales y/o fsicos que se envan y reciben en una
Institucin.
QUIPUX es un sistema de gestin documental. El sistema fue modificado a partir del
sistema de gestin documental ORFEO el cual utiliza tecnologas y estndares abiertos.
La Subsecretara de Gobierno Electrnico efectu modificaciones a la versin original
adaptndolas a las necesidades de gestin documental de las entidades de la
Administracin Pblica Central. (SGDQ Sistema de Gestin Documental Quipux)
El sistema permite realizar:
- Creacin compartida de documentos.
- Flujo de documentos.
- Acceso al sistema de usuarios internos y externos (ciudadanos) a los documentos
de una institucin.
- Reportes estadsticos.
- Seguridad y auditora a travs de usuarios, perfiles y archivos de auditora.
- Firma Digital de documentos generados.
- Recepcin en lnea de documentos generados en el sistema y de documentos
impresos.
- Las principales prestaciones del sistema son:
- Acceso Web desde cualquier parte a cualquier hora.
- Firma Digital (seguridad) inviolabilidad de la informacin.
- Tiempo de entrega y recepcin inmediata
 - Ahorro de espacio fsico, costos operativos, costo de recursos
- Agiliza la gestin de documentos en la institucin.

Los requerimientos tcnicos para la implementacin de este sistema son:

Hardware
Enlace de acceso a la red Internet de 128kbps mnimo
Dispositivo Token USB de firma electrnica (para funcionarios autorizados)
Scaner de alta velocidad A4 (para digitalizacin documentos entrada)
Software
Instalacin programa navegador Mozilla Firefox.
Instalacin y funcionamiento apropiado del programa Mquina Virtual de Java
(JVM) versin 1.5 (para funcionarios con firma electrnica)
Instalacin del programa manejador (driver) del token USB para el sistema
operativo.
Segn estudios de la Secretara de Administracin Pblica de Ecuador, el uso de este
sistema es prctica de numerosas instituciones.

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
Tomando en cuenta la situacin actual en la Universidad de las Fuerzas Armadas,
enfocndonos en los procesos de mejora institucional y contribuyendo a los Objetivos
Institucionales principalmente con:

OBJETIVO DEL ESTUDIO

Mediante el presente estudio se pretende determinar la viabilidad operativa, tcnica y
financiera para la implementacin del Sistema de Gestin Documental Quipux,
propendiendo a la gestin electrnica de documentos en la Universidad de las Fuerzas
Armadas, contribuyendo de esta manera a los objetivos organizacionales, potenciando el
mejor uso de sus recursos institucionales. Como resultado de la implementacin del
sistema Quipux se pretende lograr:
Integracin de las reas, sub-reas y extensiones institucionales.
Automatizacin de procedimientos manuales.
Reduccin del tiempo de procesamiento documental.
Disminucin de errores y mejora del flujo documental.
Optimizacin de costos al realizar la gestin electrnica de documentos.
Mejoramiento de los servicios institucionales.
Garantizar la fluidez y la agilidad en los trmites que deben atenderse

FACTIBILIDAD OPERATIVA
La Universidad de las Fuerzas Armadas en su constante evolucin y mejoramiento
continuo, quiere generar un cambio en su modelo actual de gestin documental
aprovechando las innovaciones tecnolgicas y fortaleciendo el trabajo institucional, por
lo cual hemos analizado las ventajas que nos ofrece el Sistema de Gestin Documental
Quipux y su positiva implementacin.
Entre las caractersticas ms destacadas del sistema Quipux que podemos usar se
pueden mencionar:
Ingreso al sistema desde cualquier lugar
Interconexin de dependencia tanto en matriz como en extensiones
Despacho y entrega inmediata de documentos
No se requiere la impresin de documentos
Disminucin de costos
Agilidad en la gestin de documentos
Uso racional de los recursos
Mejora en la productividad del personal

FACTIBILIDAD TCNICA
Actualmente la Universidad de las Fuerzas Armadas est fortaleciendo su
infraestructura tecnolgica para dar servicios de calidad tanto a nuestra Matriz como a
cada una de nuestras extensiones las mismas que se encuentran distribuidas por todo el
pas, para lo cual entre muchas otras mejoras ha adquirido un servidor HP Proliant
DL380e el mismo que alojar el Sistema de Gestin Documental Quipux.
Tambin se dispone de estaciones de trabajo para el personal administrativo y docentes
desde los cuales se podrn conectar al Sistema de Gestin Documental; adicionalmente
contamos con canal de datos para comunicacin interinstitucional con nuestras
extensiones y conexin de internet banda ancha. En cuanto al software, se utilizar en
todo momento Software Libre para la implementacin del Sistema de Gestin
Documental, se trabajar principalmente con Ubuntu Server como Sistema Operativo,
Apache como Servidor Web, Postgresql como Base de Datos.

FACTIBILIDAD FINANCIERA
En los puntos anteriores tanto de Factibilidad Operativa y Factibilidad Tcnica, se
tomaros en cuenta los elementos que intervienen en la implementacin del Sistema de
Gestin Documental Quipux para la Universidad de las Fuerzas Armadas, los mismos
que forman parte actualmente de nuestra institucin es decir fueron adquiridos con
anterioridad o son servicios con los que en este momento cuenta la Universidad de las
Fuerzas Armadas, por lo cual no se requiere de una inversin inicial para la
implementacin del sistema, pero si hay que considerar los costos de capacitacin al
personal docente y administrativo de todas nuestras extensiones; tambin los rubros del
personal a cargo de la puesta en marcha, mantenimiento y administracin de sistema el
cual asciende a $3000 dlares presupuestados.