TUGAS

PERILAKU DAN PERANCANGAN ORGANISASI

ROULY GEMAWARITA RATNA, ST, MM

DISUSUN OLEH :
1. ANDREY SULISTYO OJI (201510215023)
2. RESTU ISTICHOMAH (201510215033)
3. YANNUS (201510215061)
TUGAS : VIII/KELOMPOK IV
PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI
UNIVERSITAS BHAYANGKARA JAKARTA RAYA
20 NOVEMBER 2017
 Pengertian Komunikasi
Organisasi tidak mungkin ada tanpa komunikasi. Seperti yang dinyatakan Newstroom
(2011), komunikasi diperlukan untuk memelihara sehatnya organisasi. Komunikasi
merupakan bagian penting dari pekerjaan manajer. Komunikasi yang efektif memiliki
dampak yang positif terhadap kinerja, kepuasan kerja dan komitmen, seperti yang
diungkapkan Newstroom (2011) bahwa ketika komunikasi efektif, komunikasi itu
cenderung mendorong kinerja dan kepuasan kerja yang lebih aik dan merasa lebih
terlibat dalam pekerjaan.
Menurut Hill dan McShane (2008:48) mendefinisikan komunikasi adalah proses
dimana informasi diberi dan diterima, serta dipahami diantara orang/pihak.
Dan satu lagi menurut Dressler dan Phillip (2008:436) komunikasi adalah
penyampaian informasi dari satu orang ke orang lainnya untuk menciptakan
pemahaman dan perasaan yang sama.
Dari dua definisi diatas, kita dapat menarik beberapa karakteristik mengenai
komunikasi :
1. Komunikasi merupakan proses bisa satu arah (transmisi) maupun dua arah
(exchange).
2. Komunikasi mensyaratkan sekurang-kurangnya dua orang/pihal (pengirim
dan penerima).
3. Tujuan akhir komunikasi adalah pemahaman dan / perasaan yang sama
(antara pengirim dan penerima).
Karakteristik Komunikasi
1. Komunikasi itu dinamis, karena komunikasi itu suatu aktivitas yang terus
berlangsung dan berubah.
2. Komunikasi itu interaktif, karena komunikasi itu terjadi antara sumber dan
penerima. Ini mengimplikasikan dua orang atau lebih yang membawa
pengalaman latarbelakang mereka masing-masing yang unik ke peristiwa
komunikasi.
3. Komunikasi itu tidak dapat dibeli (irreversible), dalam pengertian bahwa
sekali kita mengatakan sesuatu dan orang telah menerima dan menyandinya,
kita tidak dapat menarik kembali pesan itu dan sama sekali meniadakan
pengaruhnya.
 4. Komunikasi berlangsung dalam fisik dan konteks sosial, banyak aspek
lingkungan fisik dapat mempengaruhi komunikasi-kenyamanan atau
ketidaknyamanan, kursi, warna dinding, atau suasana ruangan adalah
beberapa contoh konteks fisik. Dan dalam konteks sosial yaitu budaya
Tahap-Tahap dalam Komunikasi
1. Mengembangkan gagasan, mengembangkan gagasan yang ingin disampaikan
oleh pengirim.
2. Menyandi (decode), pengirim menentukan metode penyampaian sehingga
kata dan simbol mungkin disusun dengan cara yang sesuai dengan jenis
penyampaiannya.
3. Penyampaian, menyampaikan dengan metode yang dipilih seperti memo,
panggilan telepon atau kunjungan pribadi.
4. Menerima, penyampaian memungkinkan orang lain menerima pesan. Dalam
tahapan ini penggagas menyampaikannya kepada penerima yang siap
menerima pesan.
5. Memahami (decode), mengubah pesan yang disampaikan oleh komunikator
kepada penerima sehingga dapat dipahami.
6. Menyetujui, setelah penerima pesan dari komunikator, orang tersebut
memiliki kesempatan menyetujui atau menolaknya.
7. Menggunakan, pengguna mungkin membuangnya, melaksanakan tugas yang
diperintahkan, menyimpan informasi tersebut untuk masa yang akan datang,
atau melakukan hal yang lain.
8. Memberi umpan balik, ketika penerima mengakui pesan dan merespon
pengirim, umpan balik terjadi.
Pengertian Efektifitas Organisasi
Ahli ekonomi mengartikan efektifitas sebagai kemampuan organisasi menghasilkan
laba sebesar-besarnya, ahli politik mengartikan sebagai kemampuan organisasi
memperoleh posisi yang lebih kuat diantara organisasi-organisasi lain, Sedangkan
karyawan mengartikan sebagai kemampuan organisasi memberikan tingkat
kesejahteraan setinggi-tingginya kepada anggota dan lain-lain. Menurut Etzioni,
efektifitas sebagai kemampuan organisasi dalam mencari sumber dan
memanfaatkannya secara efisien dalam mencapai tujuan tertentu.
 Pengukuran efektifitas organisasi
1. Kriteria efektifitas
Kriteria efektifitas dapat dilihat dari berbagai segi, yaitu:
a. Dari segi lingkup pengukurannya dikenal adanya efektifitas mikro dan
makro.
Kriteria makro ialah pengukuran efektifitas dari sudut yang luas,
contohnya keutungan organisasi atau pencapaian tujuan akhir organisasi.
Kriteria mikro ialah pengukuran efektifitas dengan menitikberatkan pada
salah satu aspek yang sempit, contohnya penampilan anggota atau
tingkat ketidak hadiran karyawan.
b. Dari segi jumlah variable yang digunakan dalam pengukuran dikenal adanya
efektifitas modal variable tunggal dan jamak.
Pengukuran dengan criteria tunggal ialah cara melihat efektifitas
organisasi dengan hanya menggunakan satu variable saja. Banyak pilihan
variable yang digunakan dalam teknik ini, contohnya produktifitas diukur
dengan data tentang output(produk akhir yang dihasilkan), kepuasan
kerja diukur dengan daftar pertanyaan yang diisi oleh para karyawan,
keuntungan organisasi dapat dilihat dari data berupa angka-angka yang
diperoleh dari bagian pembukuan.
Pengukuran dengan criteria jamak adalah cara melihat efektifitas
organisasi dengan menggunakan sebuah model yang mencakup beberapa
variable, dimana hubungan antara berbagai variable ikut diperhitungkan.
c. Dari segi waktu pengukurannya dikenal adanya efektifitas statis dan
dinamis.
Pengukuran statis adalah melihat efektifitas dorganisasi dengan
mendasarkan diri pada aktivitas yang telah dilakukan.
Dari karakteristik dinamika organisasi orang berusaha mengukur
efektifitas organisasi di waktu yang akan datang.
d. Dari segi tingkat generalisasinya dikenal adanya efektifitas terbatas dan
umum.
Teknik umum dimana efektifitas diukur dengan criteria yang dapat
diterapkan pada semua jenis organisasi.
Teknik kedua adalah pengukuran efektifitas yang menggunakan criteria
lebih khusus sesuai dengan karakteristik organisasi yang bersangkutan.
Gibson dan kawan-kawan mengemukakan 5 aspek yang dapat digunakan
sebagai kritera, yaitu:
1) Produksi
Produksi ialah kemampuan organisasi menghasilkan produk (output) yang
dibutuhkan oleh lingkungan. Dalam hal ini mencakup jumlah(kuantitas) dan
mutu (kualitas).
2) Efisiensi
Efisiensi menunjuk pada pengukuran yang berkenaan dengan penggunaan
sumber yang langka oleh organisasi. Efisiensi merupakan perbandingan
anatara output dan input. Efisiensi dapat dilihat dari besarnya biaya dan
waktu yang diperlukan untuk proses produksi per unit produk, besarnya biaya
dan waktu yang diperlukan seiap siswa sampai dengan lulus, dsb.
3) Kepuasan
Kepuasan menunjuk pada keberhasilan organisasi memenuhi kebutuhan
yang dirasakan oleh para anggota dan juga kepuasan bagi para pemakai
barang dan jasa yang dihasilkan.Kepuasan dapat diukur dari besar kecilnya
tingkat kemangkiran, tingkat ketidakhadiran, tingkat keluar masuk organisasi,
dan semangat kerja yang ditunjukkan anggota.
4) Kemampuan adaptasi
Kemampuan adaptasi adalah kesanggupan organisasi melakukan
perubahan sesuai dengan tuntutan keadaan.Semakin tinggi frekuensi tingkat
ketidakpastian situasi yang menuntut tindakan penyesuaian, semakin mudah
melihat kemampuan organisasi dalam melakukan adaptasi.
5) Pengembangan organisasi.
Pengembangan organisasi adalah criteria efektifitas yang menunjuk
kepada kemampuan organisasi untuk memandang jauh kedepan dan
 melakuakan investasi dalam rangka mempertahankan hidup dan
mengembangkan usaha organisasi.Criteria pengembangan lebih menekankan
pada upaya organisasi dalam jangka panjang.
2. Berbagai pendekatan dalam melihat efektifitas organisasi
Ada dua pendekatan yang digunakan dalam melihat efektifitas organisasi, yaitu:
a. Pendekatan tujuan
Pendekatan tujuan adalah pendekatan yang paling lazim digunakan
unutuk menilai dan melihat efektifitas sebuah organisasi.Hampir senua
definisi tentang organisasi yang dapat dijumpai dalam kepustakaan
mengemukakan bahwa pembentukan organisasi adalah dalam rangka
mencapai tujuan tertentu. Meskipun pendekatan tujuan merupakan teknik
yang sederhana, mudah, dan masuk akal tetapi kenyataannya sering
dihadapkan pada berbagai problem, diantaranya:
1) Tujuan sebuah organisasi tidak selamanya menghasilkan sesuatu yang
tampak, sehingga mudah diatur.
2) Sebuah organisasi kadang-kadang memiliki tujuan yang berdimensi
ganda.
3) Menentukan tujuan khusus sebuah organisasi itu sendiri sering sulit
dilakukan.
b. Pendekatan teori system
Teori system memandang organisasi dari dua sudut, yaitu intern dan
ekstern.Secara intern organisasi dipandang sebagai kesatuan yang terdiri dari
sejumlah bagian. Bagian-bagian tersebut satu dengan yang lainnya saling
mempengaruhi dan bergantung. Sebagai kelompok kerjasama, mekanisme
kerja organisasi mengikuti siklus: input-proses-output. Sedangakan secara
ekstern organisasi dipandanag sebagai bagian darai lingkungan, inputnya
diambil dari lingkungan, dan outputnya diserap oleh lingkungan. Pendekatan
teori system, memandang organisasi dengan dua penekanan, yaitu:
1) Bahwa organisasi mutlak perlu menyesuaikan diri dengan kebutuhan
lingkungan.
2) Bahwa secara intern organisasi harus memberikan perhatian cukup pada
siklus: input-proses-output.
 Dengan jalan pikiran seperti itu, maka sebuah organisasi dapat dikatakan
efektif apabila memenuhi dua criteria berikut:
1) Mampu menyesuaikan diri dengan kebutuhan lingkungan.
2) Mampu mengelola siklus input-proses-output dengan efisien.
3. Efektifitas organisasi dengan ukuran variable tunggal
Efektifitas organisasi yang paling banyak digunakan ialah dengan model variable
tunggal.Efektifitas ini dianggap palig relevan dengan tujuan pengukuran. Tetapi,
efektifitas ini memilki tiga kelemahan, yaitu :
a. Sebuah variable tidak akan sanggupmenggambarkan keseluruhan aspek
yang menunjukkan tingkat efektifitas sebuah organisasi. Contohnya,
variable produktivitas hanya mampu menunjukkan seberapa besar
volume produk yang dihasilkan oleh sebuah organisasi pada satu
kesatuan waktu tertentu.
b. Beberapa variable yang dijadikan criteria untuk melihat efektifitas sebuah
organanisasi sering menggambarkan pertimbangan nilai yang bersifat
normative dari pada kemampuan organisasi untuk mencapai tujuan
secara objektif.
c. Penggunaan satu variable saja sebagai criteria untuk menentukan
efektifitas tidak memberikan informasi tentang porsi yang sesungguhnya
yang diberikan dalam menyumbang efektifitas organisasi.

Berbagai kriteria Yang digunakan dalam Pengukuran Efektifitas Organisasi sebagai berikut :
No Jenis Kriteria Keterangan
1. Prestasi Umum Sejauh mana organisasi melakukan seluruh tugas
pokok atau mencapai seluruh sasarannya.
2. Kualitas Kualitas produk yang dihasilkan organisasi
3. Produktifitas Volume produk yang dihasilkan organisasi. Produk
dapat diukur menurut tiga tingkatan: individual,
kelompok, organisasi
4. Kesiagaan Kemampuan menyelesaikan suatu tugas khusus yang
mungkin dihadapi organisasi
5. Efisiensi Rasio antara input dan output atau biaya dan
keuntungan
6. Laba atau Penghasilan Keuntungan atas modal yang ditanamkan dalam
organisasi dilihat dari pemiliknya atau jumlah
keuntungan yang masih tersisa setelah dikurangi
semua biaya operasi
7. Pertumbuhan Kemampuan organisasi mengembangkan diri.
Perbandingan antara keadaan organisasi masa lalu dan
sekarang
8. Pemanfaatan Keberhasilan organisasi berinteraksi dengan
Lingkungan lingkungan dan mendapatkan sumber daya yang
langka untuk kepentingan operasi organisasi, terutama
untuk tujuan jangka panjang
9. Stabilitas Kemampuan organisasi memelihara struktur, fungsi,
dan berbagai sumber daya, khususnya pada saat-saat
yang sulit.
10. Tingkat Keluar-masuk Frekuensi keluar masuknya pekerja atas permintaan
Pekerja sendiri.
11. Kemangkiran Frekuensi kasus kepergian pekerja meninggalkan
pekerjaan sebelum waktunya.
12. Kecelakaan Frekuensi terjadinya peristiwa yang merugikan
organisasi, baik menyangkut pekerja maupun factor
organisasi yang lain.
13. Semangat Kerja Gairah yang dimiliki anggota untuk berusaha lebih
keras dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
14. Motivasi Dorongan yang ada pada anggota untuk melibatkan
diri dalam kegiatan yang bertujuan mencapai sasaran
organisasi
15. Kepuasan Tingat kesenangan yang diperoleh anggota dari
keterlibatannya dalam organisasi.
16. Penerimaan Tujuan Kesediaan individu atau bagian organisasi menerima
Organisasi tujuan organisasi karena percaya bahwa tujuan
organisasi adalah benar dan layak dicapai.
17. Kekompakan Variabel yang berkutub dua: konflik dan keterpaduan.
Kutub keterpaduan diwarnai oleh adanya hubungan
yng harmonis antar anggota, komunikasi lancer dan
terbuka, koordinasi mudah dan rapi. Sedangkan
konflik diwarnai oleh pertengkaran, komuniksi macet,
dan koordinasi buruk.
18. Keluwesan Kemampuan organisasi mengubah prosedur standard
operasi untuk menyesuaikan diri terhadap lingkungan
yang berubah.
19. Penilaian Pihak Luar Reputasi yang diberikan public terhadap organisasi.
Publik ialah pihak-pihak yang berkepentingan dengan
organisasi, baik secara langsung maupun tidak
langsung.
 4. Efektifitas Organisasi dengan ukuran variable jamak

Karena penggunaan variabel tunggal sebagai kriteria untuk melihat efektivitas

organisasi banyak menimbulkan bias, maka orang berusaha menggunakan sejumlah
variabel sekaligus untuk mengukur efektivitas sebuah organisasi. Variabel-variabel
itu (berkududukan sebagai variabel bebas) dilihat kaitannya dengan efektivitas
(sebagai variabel terikat) dalam sebuah model analisis.

Sebagai contoh, variabel-variabel: produktivitas, kepuasan kerja, dan

pertumbuhan, sekaligus digunakan untuk melihat keberhasilan sebuah organisasi.
Sudah barang tentu model analisis tersebut tidak harus melibatkan seluruh variabel
yang ada. Disamping tidak mungkin mengenali seluruh variabel yang berpengaruh
terhadap efektifitas organisasi, penggunaan terlalu banyak variable juga menyulitkan
analisis.

Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas

Berikut ini adalah faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas baik yang bersifat
intern ataupun ekstern. Faktor-faktor itu meliputi antara lain :

1. Karakteristik Organisasi
Yang dimaksud dengan karakteristik organisasi terutama berkenaan dengan
struktur dan teknologi yang digunakan didalamnya. Efektivitas ini dipengaruhi oleh
tingkat kompleksitas dan formalitas struktur serta sistem kewenangan dalam
pengambilan keputusan (sentralisasi versus desentralisasi). Namun demikian, secara
umum dapat dikemukakan bahwa kondisi yang memberikan peluang lebih besar
daripada tercapainya tingkat efektivitas yang tinggi ialah apabila sebuah organisasi
menggunakan struktur yang memiliki tingkat kompleksitas rendah, formalitas
rendah, dan sistem desentralisasi.
2. Karakteristik Lingkungan
Keberhasilan sebuah organisasi dalam mencapai tujuannya dipengaruhi oleh
kemampuannya berinteraksi dengan lingkungan. Dimensi-dimensi lingkungan yang
mempengaruhi efektifitas sebuah organisasi meliputi:
a. Tingkat keterpaduan keadaan lingkungan.
 b. Ketepatan persepsi atas keadaan lingkungan.
c. Tingkat rasionalitas organisasi.

Atas dasar ketepatan tanggapan terhadap rangsangan lingkungan tersebut

diperoleh tingkat efektivitas tertentu bagi organisasi yang bersangkutan. Dengan
kata lain, efektivitas sebuah organisasi dipengaruhi oleh tingkat ketepatannya dalam
menanggapi lingkungan. Oleh karena itu organisasi (dalam hal ini pimpinan) dituntut
untuk melakukan pemantauan terhadap perubahan lingkungan secara terus
menerus dan berusaha menanggapinya secara tepat dengan melakukan berbagai
penyesuaian, baik menyangkut struktur, teknologi, proses, maupun tingkah laku
anggota.

3. Faktor Pekerja
Tingkah laku anggota dapat merupakan hubungan yang sangat berarti bagi
pencapaian efektivitas organisasi, tetapi dapat pula merupakan penghambat yang
sanggup mengurangai bahkan menggagalkan efektivitas. Masing-masing anggota
memiliki karakteristik tertentu yang tidak selalu sama dengan karakteristik anggota
lain. Secara langsung ataupun tidak, setiap anggota tentu berupaya mencapai tujuan
pribadinya. Konsekuensinya, tingkah laku yang mereka tunjukkan dapat berbeda-
beda satu sama lain.
4. Kebijakan manajemen
Kebijakan yang ditempuh seorang pimpinan dalam mengelola organisasi
berpengaruh langsung terhadap efektivitas organisasi. Secara garis besar segi-segi
yang berkaitan dengan kebijakan pimpinan mencangkup penentuan tujuan,
pencarian dan pemanfatan sumber daya, penciptaan lingkungan yang merangsang
anggota untuk berprestasi, proses komunikasi, pengambilan keputusan, dan
kebijakan yang menyangkut kemampuan organisasi dalam merespon lingkungan.
Meningkatkan Efektifitas Komunikasi
Menurut Robbins 70% kegiatan aktivitas orang-orang dalam organisasi digunakan
untuk berkomunikasi. Oleh karena itu begitu pentingnya menciptakan komunikasi
yang efektif dalam organisasi. Berikut ada beberapa hal yang perlu diperhatikan
dalam meningkatkan efektivitas komunikasi organisasi yaitu :
1. Saling percaya
Komunikasi yang efektif akan terjadi jika orang-orang yang terlibat dalam
komunikasi saling percaya satu dengan yang lain.
2. Penentuan waktu yang tepat
Komunikasi yang dilakukan dengan atasan, bawahan, rekan kerja, pelanggan
dan lain-lain harus dipertimbangkan waktu dengan tepat.
3. Penentuan cara yang tepat
Dalam banyak hal komunikasi dilakukan dengan maksud baik, tetapi hasilnya
belum tentu dengan sesuai harapan. Maksud baik harus disertai dengan cara
yang tepat dalam komunikasi.
4. Menyimak secara efektif
Kecenderungan orang akan lebih mengabaikan apa yang dikatakan orang lain,
apalagi kalau lawan bicara kita memiliki kedudukan lebih rendah dan
sebagainya. Dengan menyimak dengan baik maka informasi yang
disampaikan oleh komunikator dapat ditangkap, dimengerti, dimaknai dan
direspon sesuai dengan isinya.
5. Penggunaan umpan balik
Hal ini bertujuan agar dapat terjadi kesamaan pandang (persepsi) dalam
komunikasi maka tanggapan atau umpan balik dari komunikan sangat
diperlukan sebagai masukan, sekaligus kontrol bahwa informasi sudah dapat
berjalan dengan baik.
6. Pengembangan manajemen sistem informasi
Menciptakan manajemen sistem informasi yang tepat perlu dilakukan untuk
mempermudah kerja manajer dalam melakukan komunikasi dengan
karyawan seluruh lini.
 DAFTAR PUSTAKA

Suharsono, Pengetahuan Dasar Organisasi, Penerbit Universitas Atma Jaya (PUAJ),

Yogyakarta, 2012.

M.M Kaswan. (2017). Psikologi Industri dan Organisasi. Jakarta: Alfabeta, Bandung.

http://peppyku.blogspot.co.id/2012/05/efektivitas-organisasi.html (diakses pada tanggal 14

November 2017).