Anda di halaman 1dari 32

Diagnsticos, objetivos y planes organizacionales 2017

Ao del Servicio al buen Ciudadano

DIAGNOSTICOS, OBJETIVOS Y
PLANES ORGANIZACIONALES
Facultad: Ciencias Econmicas, Contables y
Financieras
Escuela: Ciencias Contables
Docente: Ceferino Trebejo, Roque
Ciclo: II B
Integrantes:
Paisig Cerdan, Diana
Panana Quiones, Alisson
Reyna Jesus, Leidy
Ruiz Olivas, Yerson
Valverde Ramrez, Emily

Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin Pgina 1


Diagnsticos, objetivos y planes organizacionales 2017

DEDICATORIA
El presente trabajo va dirigido con una
expresin de gratitud a nuestros padres,
por ser nuestra motivacin y apoyo da a
da. En segundo lugar a nuestros
maestros, por brindarnos todos sus
enseanzas y conocimiento. A todos
ustedes les dedicamos este trabajo.

Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin Pgina 2


Diagnsticos, objetivos y planes organizacionales 2017

INDICE

1. INTRODUCCION4
2. DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL..5
2.1. REQUISITOS.5
2.2. ELEMENTOS.6
2.3. PERSPECTIVAS...7
2.4. OBJETIVOS...7
2.5. METODOS Y TECNICAS........8
3. OBJETIVOS
ORGANIZACIONALES.........................9
3.1. FUNCIONES.10
3.2. CARACTERISTICAS..10
3.3. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS........11
3.4. TIPOS....12
3.5. IMPORTANCIA........13
3.6. AREAS...................................14
4. PLANEACION ORGANIZACIONAL.16
4.1. METAS.................17
4.2. PROCESO DE PLANEACION......................................18
4.3. ESTRATEGIAS...........19
4.4. CONTROL.22
4.5. SISTEMA ORGANIZACIONAL..................................25

Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin Pgina 3


Diagnsticos, objetivos y planes organizacionales 2017

INTRODUCCION
Las empresas son sistemas complejos, cuyo principal objetivo
es lograr que todos los departamentos que la conforman
puedan trabajar coordinadamente y dirigirse hacia el mismo
objetivo: El crecimiento continuo, esta tarea le corresponde a
los directivos, quienes no deben dejar de lado, que el xito o
fracaso de las organizaciones depende de las decisiones que
tomamos da a da.

Entonces, para lograr tomar las mejores decisiones, es


necesario que exista la planeacin en todos los departamentos
de la organizacin, esto nos permitir saber cundo nos
estamos desviando del camino y nos ayudara a evitar errores
que pudieran afectar el bienestar de la empresa.

Por otro lado, el control, resulta fundamental para corregir


aquellas inconformidades con los planes establecidos, por lo
tanto, tambin juega un papel muy importante para el
desarrollo organizacional.

Debido al gran impacto que tiene la planeacin y el control para


todas las empresas, es indispensable que las personas
interesadas en mejorar el funcionamiento organizacional,
cuenten con el conocimiento suficiente acerca de este tema;
por este motivo, el presente artculo est destinado a
proporcionar a los lectores un conocimiento claro y concreto
acerca de la planeacin y control de sistemas.

Este tema es muy extenso, por lo que la informacin que se


presenta a continuacin es una seleccin de los puntos que
considere ms importantes para comprender el contexto de
esta temtica; tambin se encontraran una serie de
definiciones que nos apoyaran a manejar la informacin de
forma adecuada.

Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin Pgina 4


Diagnsticos, objetivos y planes organizacionales 2017

DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL

Se puede definir al diagnstico como un proceso analtico que permite conocer


la situacin real de la organizacin en un momento dado para descubrir
problemas y reas de oportunidad, con el fin de corregir los primeros y
aprovechar las segundas.

En el diagnstico se examinan y mejoran los sistemas y prcticas de la


comunicacin interna y externa de una organizacin en todos sus niveles y
tambin las producciones comunicacionales de una organizacin tales como
historietas, metforas, smbolos, artefactos y los comentarios que la gente de la
organizacin hace en sus conversaciones diarias. Para tal efecto se utiliza una
gran diversidad de herramientas, dependiendo de la profundidad deseada, de
las variables que se quieran investigar, de los recursos disponibles y de los
grupos o niveles especficos entre los que se van a aplicar.

El diagnstico no es un fin en s mismo, sino que es el primer paso esencial


para perfeccionar el funcionamiento comunicacional de la organizacin.

Condiciones para llevar a cabo el diagnstico organizacional

Para poder llevar a cabo con xito un diagnstico organizacional se


deben cumplir algunos requisitos bsicos:

1. Antes de iniciar el proceso de diagnstico es indispensable contar con la


intencin de cambio y el compromiso de respaldo por parte del cliente (trmino
usado en Desarrollo Organizacional para designar a la persona o grupo
directamente interesado en que se lleve a cabo una transformacin en el
sistema y con la suficiente autoridad para promoverla). Es decir, que est
dispuesto a realizar los cambios resultantes del diagnstico.

2. El "cliente" debe dar amplias facilidades al consultor (interno o externo) para


la obtencin de informacin y no entorpecer el proceso de diagnstico.

3. El consultor manejar la informacin que se obtenga del proceso en forma


absolutamente confidencial, entregando los resultados generales sin mencionar
a las personas que proporcionaron la informacin.

4. Tambin debe proporcionar retroalimentacin acerca de los resultados del


diagnstico a las fuentes de las que se obtuvo la informacin.

Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin Pgina 5


Diagnsticos, objetivos y planes organizacionales 2017

5. El xito o fracaso del diagnstico depende en gran medida del cliente y del
cumplimiento de los acuerdos que haga con el consultor

Elementos del diagnstico organizacional

Podemos dividir al diagnstico organizacional en tres etapas principales:

Generacin de informacin, la cual abarca a su vez tres aspectos:

1. La forma en que se recolecta la informacin, las herramientas y los procesos


utilizados.

2. La metodologa utilizada para recopilar la informacin, la cual sigue dos


corrientes, los mtodos usados para obtener informacin desde el cliente
(entrevistas, cuestionarios) y los usados para obtenerla desde el consultor
(observacin).

3. La frecuencia con que se recolecta la informacin, la cual depende de la


estabilidad del sistema.

Organizacin de la informacin, en donde es necesario considerar tres


aspectos claves:

A. El diseo de procedimientos para el proceso de la informacin.


B. El almacenamiento apropiado de los datos.
C. El ordenamiento de la informacin, de modo que sea fcil de consultar.

1. Anlisis e interpretacin de la informacin, que consiste en separar los


elementos bsicos de la informacin y examinarlos con el propsito de
responder a las cuestiones planteadas al inicio de la investigacin.

Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin Pgina 6


Diagnsticos, objetivos y planes organizacionales 2017

Perspectivas del diagnstico organizacional

El diagnstico organizacional se divide en dos perspectivas principales, una


funcional y otra cultural, cada una con sus propios objetivos, mtodos y
tcnicas. Son complementarias entre s y dan origen a dos tipos de diagnstico:

A. Diagnstico funcional
B. Diagnstico cultural
C. Diagnstico funcional

El diagnstico funcional (su nombre debido a una perspectiva funcionalista)


examina principalmente las estructuras formales e informales de la
comunicacin, las prcticas de la comunicacin que tienen que ver con la
produccin, la satisfaccin del personal, el mantenimiento de la organizacin, y
la innovacin.

Usa un proceso de diagnstico en el cual el auditor asume la responsabilidad


casi total del diseo y la conduccin del mismo (objetivos, mtodos y la
interpretacin de los resultados).

OBJETIVOS DEL DIAGNSTICO FUNCIONAL

Evaluar la estructura interna formal e informal del sistema de comunicacin y


los diferentes canales de comunicacin.

Evaluar los sistemas y procesos de comunicacin a nivel interpersonal, grupal,


departamental, e interdepartamental.

Evaluar los sistemas y procesos de la comunicacin externa de la organizacin,


entidades pblicas y privadas con las cuales existe interdependencia.

Evaluar el papel, la eficiencia y la necesidad de la tecnologa de la


comunicacin organizacional.

Evaluar el impacto que tienen los procesos de comunicacin en la satisfaccin


en el trabajo, en la productividad, en el compromiso y el trabajo en equipo.

Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin Pgina 7


Diagnsticos, objetivos y planes organizacionales 2017

MTODOS Y TCNICAS

Dentro de la perspectiva funcionalista los mtodos ms usados son la


entrevista, el cuestionario, el anlisis de las redes de comunicacin, la
entrevista grupal, el anlisis de experiencias crticas de comunicacin, y el
anlisis de la difusin de mensajes.

LAS TCNICAS APLICABLES SON:

Entrevista. Esta tcnica se complementa con el cuestionario y permite recoger


informacin que puede ser investigada hasta en sus mnimos detalles en una
conversacin personal con los miembros de una organizacin.

Cuestionario. Permite recoger mayor cantidad de informacin de mayor


cantidad de gente y de una manera ms rpida y ms econmica que otros
mtodos; y facilita el anlisis estadstico.

Anlisis de transmisin de mensajes. Consiste en un cuestionario


especializado que descubre el proceso de difusin de un mensaje en la
organizacin, desde su punto de origen hasta que logra alcanzar a los
diferentes miembros de la misma. Este mtodo revela el tiempo que toma la
difusin de un mensaje, su proceso comunicativo, quienes bloquean la
comunicacin, las redes de comunicacin informal y la manera como se
procesa la informacin.

El anlisis de experiencias crticas de comunicacin. Sirve para conocer las


experiencias positivas y negativas que existen dentro de la organizacin y la
efectividad o inefectividad de las mismas.

Anlisis de redes de comunicacin. Analiza la estructura de comunicacin


de una organizacin y su efectividad. Se evala quien se comunica con quin,
que grupos existen en la organizacin, qu miembros actan como puente
entre los grupos, los bloqueos que sufre la informacin, el contenido de la
comunicacin y la cantidad de informacin difundida.

La entrevista grupal. Esta tcnica selecciona un cierto nmero de miembros


representativos de la organizacin para ser entrevistados como grupo. La
entrevista se suele centrar en aspectos crticos de la comunicacin
organizacional.

Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin Pgina 8


Diagnsticos, objetivos y planes organizacionales 2017

OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

Toda organizacin pretende alcanzar objetivos. Un objetivo organizacional es


una situacin deseada que la empresa intenta lograr, es una imagen que la
organizacin pretende para el futuro. Al alcanzar el objetivo, la imagen deja de
ser ideal y se convierte en real y actual, por lo tanto, el objetivo deja de ser
deseado y se busca otro para ser alcanzado.

A continuacin mencionaremos algunas definiciones de la palabra


objetivos.

1. La palabra objetivo proviene de ob-jactum, que significa "a donde se


dirigen nuestras acciones."
2. Los objetivos son enunciados escritos sobre resultados a ser alcanzados
en un periodo determinado.
3. Los objetivos son los fines hacia los cuales est encaminada la actividad
de una empresa, los puntos finales de la planeacin, y aun cuando no
pueden aceptarse tal cual son, el establecerlos requiere de una
considerable planeacin.
4. Un objetivo se concibe algunas veces como el punto final de un
programa administrativo, bien sea que se establezca en trminos
generales o especficos.
5. Los objetivos tienen jerarquas, y tambin forman una red de resultados
y eventos deseados. Una compaa u otra empresa es un sistema. Si las
metas no estn interconectadas y se sustentan mutuamente, la gente
seguir caminos que pueden parecer buenos para su propia funcin
pero que pueden ser dainos para la compaa como un todo.
6. Estos objetivos deben ser racionalmente alcanzables y deben estar en
funcin de la estrategia que se elija.
7. Los objetivos son una obligacin que se impone una empresa porque es
necesaria, esencial para su existencia.

Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin Pgina 9


Diagnsticos, objetivos y planes organizacionales 2017

FUNCIONES DE LOS OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

a. Presentacin de una situacin futura: se establecen objetivos que sirven


como una gua para la etapa de ejecucin de las acciones.

b. Fuente de legitimidad: los objetivos justifica las actividades de una


empresa.

c. Sirven como estndares: sirven para evaluar las acciones y la eficacia de


la organizacin.

d. Unidad de medida: para verificar la eficiencia y comparar la productividad


de la organizacin.

La estructura de los objetivos establece la base de relacin entre la


organizacin y su Medio ambiente. Es preferible establecer varios objetivos
para satisfacer la totalidad de necesidades de la empresa.

Los objetivos no son estticos, pues estn n continua evolucin, modificando la


relacin de la empresa con su medio ambiente. Por ello, es necesario revisar
continuamente la estructura de los objetivos frente a las alteraciones del medio
ambiente y de la organizacin.

CARACTERSTICAS DE LOS OBJETIVOS

Los objetivos deben servir a la empresa; por lo tanto deben reunir ciertas
caractersticas que reflejan su utilidad.

Los objetivos incluyen fechas especficas del objetivo o su terminacin


implcita en el ao fiscal; resultados financieros proyectados (pero lo estn
limitados a ello); presentan objetivos hacia los cuales disparar la empresa o
institucin conforme progrese el plan; logrando llevar a cabo su misin y
cumplir con los compromisos de la empresas.

Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin Pgina 10


Diagnsticos, objetivos y planes organizacionales 2017

Los objetivos deben reunir alguna de estas caractersticas:

a. Claridad: un objetivo debe estar claramente definido, de tal forma que no


revista ninguna duda en aquellos que son responsables de participaren su
logro.

b. Flexibilidad: los objetivos deben ser lo suficientemente flexibles para ser


modificados cuando las circunstancias lo requieran. Dicho de otro modo, deben
ser flexibles par aprovechar las condiciones del entorno.

c. Medible o mesurable: los objetivos deben ser medibles en un horizonte de


tiempo para poder determinar con precisin y objetividad su cumplimiento.

d. Realista: los objetivos deben ser factibles de lograrse.

e. Coherente: un objetivo debe definirse teniendo en cuenta que ste debe


servir a la empresa. Los objetivos por reas funcionales deben ser coherentes
entre s, es decir no deben contradecirse.

f. Motivador: los objetivos deben definirse de tal forma que se constituyan en


elemento motivador, en un reto para las personas responsables de su
cumplimiento.

Deben ser deseables y confiables por los miembros de la organizacin.

Deben elaborarse con la participacin del personal de la empresa


(administracin por objetivos).

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

Implica seguir una metodologa lgica que contemple algunos aspectos


importantes para que los objetivos renan algunas de las caractersticas
sealadas.

Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin Pgina 11


Diagnsticos, objetivos y planes organizacionales 2017

Para establecer objetivos tenemos que tener en cuenta:

Escala de prioridades para definir objetivos: es necesario establecer


escalas de prioridad para ubicar a los objetivos en un orden de cumplimientote
acuerdo a su importancia o urgencia.

Identificacin de estndares: es necesario establecer estndares de medida


que permitan definir en forma detallada lo que el objetivo desea lograr, en qu
tiempo y si es posible, a que costo. Los estndares constituirn medidas de
control para determinar si los objetivos se han cumplido o vienen
cumplindose, y si es necesario modificarlos o no.

TIPOS DE OBJETIVOS

De acuerdo con la naturaleza de la organizacin podemos identificar objetivos


con o sin nimo de lucro.

Segn el alcance en el tiempo podemos definir los objetivos en generales o


largo plazo, el tctico o mediano plazo, y el operacional o corto plazo

Largo Plazo: estn basados en las especificaciones de los objetivos, son


notablemente ms especulativos para los aos distantes que para el futuro
inmediato. Los objetivos de largo plazo son llamados tambin los objetivos
estratgicos en una empresa. Estos objetivos se hacen en un periodo de 5
aos y mnimo tres aos. Los objetivos estratgicos sirven para definir el futuro
del negocio.

Sobre los objetivos generales de una empresa:

1. Consolidacin del patrimonio.


2. Mejoramiento de la tecnologa de punta.
3. Crecimiento sostenido.
4. Reduccin de la cartera en mora.
5. Integracin con los socios y la sociedad
6. Capacitacin y mejoramiento del personal
7. Claridad en los conceptos de cules son las reas que componen la
empresa.
8. Una solucin integral que habr as el camino hacia la excelencia.
9. La fcil accesibilidad en la compra del producto para la ampliacin de

Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin Pgina 12


Diagnsticos, objetivos y planes organizacionales 2017

10. Mediano plazo: son los objetivos tcticos de la empresa y se basan en


funcin al objetivo general de la organizacin. Tambin son llamados los
objetivos tcticos ya que son los objetivos formales de la empresa y se
fijan por reas para ayudar a sta a lograr su propsito.
11. Corto plazo: son los objetivos que se van a realizar en menos un periodo
menor a un ao, tambin son llamados los objetivos individuales o los
objetivos operacionales de la empresa ya que son los objetivos que cada
empleado quisiera alcanzar con su actividad dentro de la empresa. As,
para que los objetivos a corto plazo puedan contribuir al logro de los
objetivos a plazos intermedios y largo, es necesario establecer un plan
para cumplir con cada objetivo y para combinarlos dentro de un plan
maestro que deber ser revisado en trminos de lgica, consistencia.

IMPORTANCIA DE LOS OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

Los objetivos organizacionales dan a los gerentes y a los dems miembros de


la organizacin importantes parmetros para la accin en reas como:

1.Gua para la toma de decisiones: una parte importante en la responsabilidad


de los gerentes es tomar decisiones que influyen en la operacin diaria y en la
existencia de la organizacin y del personal de la misma. Una vez que los
gerentes formulan los objetivos organizacionales, saben en qu direccin
deben apuntar. Su responsabilidad se convierte, pues, en tomar las decisiones
que lleven a la empresa hacia el logro de sus objetivos.

2. Gua para la eficiencia de la organizacin: dado que la ineficiencia se


convierte en un costoso desperdicio del esfuerzo humano y de los recursos, los
gerentes luchan por aumentar la eficiencia de la organizacin cuando sea
posible. La eficiencia se define en trminos de la calidad total del esfuerzo
humano y de recursos que una empresa invierte para alcanzar sus objetivos.
Por lo tanto, antes de que pueda mejorar la eficiencia de una empresa, los
gerentes deben lograr una clara comprensin de los objetivos organizacionales.
Slo entonces los gerentes podrn utilizar los recursos limitados a su
disposicin tan eficientemente como les es posible.

3.Gua para la coherencia de una organizacin: el personal de una


organizacin necesita una orientacin relacionada con su trabajo. Si los
objetivos de la empresa se usan como actividad productiva, la toma de
decisiones de calidad y la planeacin efectiva.

4. Gua para la evaluacin de desempeo: el desempeo de todo el personal


de una empresa debe ser evaluado par medir la productividad individual y
determinar lo que se puede hacer para aumentar. Los objetivos
organizacionales son los parmetros o criterios que deben utilizar como base

Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin Pgina 13


Diagnsticos, objetivos y planes organizacionales 2017

de estas evaluaciones. Los individuos que aportan ms al cumplimiento de los


objetivos organizacionales deben ser considerados como los miembros ms
productivos de ella. Las recomendaciones especficas para aumentar la
productividad deben incluir sugerencias sobre lo que los individuos pueden
hacer para contribuir a que la empresa se dirija hacia el alcance de sus
objetivos.

REAS PARA LOS OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

Peter F. Drucker, uno de los escritores sobre administracin ms influyentes de


esta poca, afirma que los gerentes deben luchar por desarrollar y alcanzar
una gama de objetivos en todas las reas en donde la actividad es crtica para
la operacin y el xito del sistema administrativo. A continuacin se
presentaran las 8 reas clave identificadas por Drucker para formular los
objetivos de un sistema administrativo:

a. Posicin en el mercado: la gerencia debe fijar objetivos indicando donde


quisiera estar en relacin con sus competidores.

b. Innovacin: la gerencia debe fijar objetivos esbozando su compromiso con


el desarrollo de nuevos mtodos de operacin.

c. Productividad: la gerencia debe fijar objetivos esbozando los niveles de


produccin que deben alcanzarse.

d. Recursos fsicos y financieros: la gerencia debe fijar objetivos para el uso,


la adquisicin y el mantenimiento del capital y de los recursos monetarios.

e. Ganancias: la gerencia debe fijar objetivos que especifiquen la ganancia


que la empresa quisiera generar.

f. Desempeo global y desarrollo: la gerencia debe fijar objetivos para


especificar las tasas y los niveles de productividad y de crecimiento global.

g. Responsabilidad pblica: la gerencia debe fijar objetivos para indicar las


responsabilidades de la empresa con sus clientes y con la sociedad, y la
medida en la cual la empresa intenta comprometerse con esas
responsabilidades.

Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin Pgina 14


Diagnsticos, objetivos y planes organizacionales 2017

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

A los gerentes de hoy se les pide comnmente fijar objetivos para s mismos,
para sus departamentos y para sus empleados. Los 3 pasos principales que un
gerente debe seguir para desarrollar una serie de objetivos de la organizacin
se presentan a continuacin:

1.Determinar la existencia de cualquier tendencia del entorno que pueda


significativamente influir en la operacin de la organizacin.

2. Realizar una serie de objetivos para la empresa como un todo.

3. Realizar una jerarqua de objetivos de la organizacin.

Estos 3 pasos estn interrelacionados y por lo general requieren informacin de


diferentes personas, de diferentes niveles y de diferentes secciones operativas
de la empresa.

Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin Pgina 15


Diagnsticos, objetivos y planes organizacionales 2017

PLANES ORGANIZACIONALES
El tema que se abordara en el siguiente artculo es Planeacin y control de
sistemas, pero antes de adentrarnos totalmente a l, es necesario empezar a
definir algunas palabras importantes, que nos permitirn comprenderlo
adecuadamente.

2.1. Qu es planeacin?

Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin Pgina 16


Diagnsticos, objetivos y planes organizacionales 2017

Existen una gran variedad de definiciones de Planeacin, sin embargo, como


nos podemos dar cuenta en las tres citadas anteriormente, todas estas
coinciden en que la planeacin est enfocada al logro de los objetivos
organizacionales utilizando los medios adecuados para alcanzarlos.

Al leer cada una de estas definiciones, encontramos que la planeacin resulta


sumamente importante para las empresas, ya que a partir de ella se puede
organizar los a las personas y a los recursos, y dirigirlos hacia las metas
deseadas.

Estas metas deben ser especficas, medibles y planeadas a fechas realmente


alcanzables, existen al menos cuatro razones por lo cual las metas resultan
muy importantes para una organizacin: (Barthelmess Vargas)

1. Las metas proporcionan un sentido de direccin:

Cuando un ser humano no tiene claro lo que quiere alcanzar en el transcurso


de su vida, tiende a reaccionar impulsivamente ante las situaciones que se le
presenten, muchas veces estas reacciones nos dirigen hacia caminos en los
que no desebamos transitar; lo mismo ocurre con las organizaciones, cuando
no tienen un rumbo definido, se encuentran con una serie de obstculos que
impiden su crecimiento; en contraparte, al tener bien establecidas las metas,
nos resultara ms fcil la toma de decisiones, ya que tenemos presente en
donde queremos estar dentro de un tiempo determinado, adems de que son
un factor de motivacin.

2. Las metas permiten enfocar nuestros esfuerzos:

Cuando nos encontramos con una serie de actividades a realizar y contamos


con muy poco tiempo para desarrollarlas, lo primero que hacemos es decidir
cual o cuales actividades resultan ms importantes, y en base a esto
empezamos a resolver; esto tambin ocurre cuando tenemos varias metas, el

Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin Pgina 17


Diagnsticos, objetivos y planes organizacionales 2017

seleccionar una sola o un conjunto de ellas que se encuentren


interrelacionadas, nos ayuda a comprometernos y a utilizar todos nuestros
recursos para alcanzarla/as; esta priorizacin en las metas es muy importante
para las empresas.

3. Las metas guan nuestros planes y decisiones.

Le gustara contar con una empresa exitosa y reconocida a nivel mundial?


Le gustara ser el mejor asesor empresarial del mundo?; una vez que hayas
formulado tus preguntas, la respuesta a ellas formara tus planes a corto y largo
plazo y te ayudara a tomar muchas decisiones claves en tu vida. En cuanto a
las organizaciones, la pregunta ms importante que se hacen es Cul es
nuestra meta?, cuando resuelven esto, analizan si los planes considerados los
acercan o alejan de la meta deseada, y aqu es cuando empieza la toma de
decisiones.

4. Las metas nos ayudan a evaluar nuestro progreso:

Es importante recordar que las metas deben ser claras, medibles y


programadas a un tiempo razonable, si se tomaron en cuenta estos tres
aspectos, las metas nos ayudaran a evaluar el desempeo de los
colaboradores de la organizacin, para de este modo determinar si nos
encontramos en el curso correcto, o si por lo contrario es necesario realizar
acciones correctivas o una re-planeacin.

2.1.1. Proceso de planeacin. (Stoner & Freeman, 1992)

Ya que se ha explicado la importancia que tienen las metas en la planeacin,


ahora resulta importante cuestionarnos, Existe alguna metodologa de
planeacin?, es cierto que existen diferentes modelos de planeacin, cada uno
de ellos enfocado a atender diferentes cuestiones, sin embargo, todos deben
cumplir con tres pasos fundamentales:

Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin Pgina 18


Diagnsticos, objetivos y planes organizacionales 2017

Formulacin de la estrategia.

Implementacin de la estrategia.

Evaluacin de la estrategia.

a) Formulacin de la estrategia:

En este primer punto es importante definir cul es la misin de la organizacin


y establecer los objetivos que nos ayudaran a concretarla, para esto es de gran
ayuda preguntarnos Qu es lo que esperamos de la empresa?, la respuesta
definir el rumbo a seguir.

Ya que se ha definido la misin y desglosado en pequeos objetivos, el


siguiente paso es realizar un estudio del ambiente interno y externo de la
organizacin, para detectar aquellas posibles amenazas o debilidades a las
que debemos prestar atencin para ser competitivos, as como tambin
identificar cules son nuestras fortalezas y oportunidades disponibles; todo esto
es importante ya que influir en la bsqueda de nuestros objetivos. Una
herramienta que nos ser de mucha ayuda en este punto es la matriz FODA .

INTERNO FORTALEZAS DEBILIDADES

EXTERNO
OPORTUNIDADES AMENAZAS

Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin Pgina 19


Diagnsticos, objetivos y planes organizacionales 2017

Posteriormente se deben generar estrategias que nos permitan reforzar


nuestras oportunidades y fortalezas y contrarrestar aquellas debilidades y
amenazas encontramos al hacer el anlisis; al tener el listado de estas
estrategias, se debe evaluar cada una de ellas y seleccionar aquellas que
mejor se adecuen a las capacidades de la organizacin.

b) Implementacin de la estrategia:

Para implementar una estrategia se deben establecer polticas, definir tiempos,


asignar recursos y un punto muy importante convencer y motivar a los
colaboradores. Entonces, el establecerla requerir del cumplimiento de los
siguientes pasos:

1. Diseo de una estructura organizacional.

2. Diseo de sistemas de control.

3. Adecuacin de la estrategia, la estructura y los controles.

4. Manejo del conflicto, las polticas y el cambio.

El primer punto hace referencia a la creacin de una estructura correcta, en la


que se asignen de la mejor manera las tareas a desarrollar y las autoridades
dentro de un grupo de trabajo; esto permitir crear grupos que trabajen
coordinadamente en busca de un mismo fin.

El segundo paso indica que despus de crear una estructura de trabajo, es


necesario disear e implementar sistemas que nos permitan evaluar y controlar
el desempeo en dicha estructura.

Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin Pgina 20


Diagnsticos, objetivos y planes organizacionales 2017

El paso nmero tres exige que se logre un ajuste entre la estrategia, la


estructura y los controles, es muy importante que exista esta coordinacin para
crear una empresa exitosa.

El ltimo punto se enfoca a la solucin de problemas conductuales generados


por la existencia de una nueva estrategia, es necesario evitar estos conflictos
debido a que intervienen negativamente en el alcance de las metas.

c) Evaluacin de la estrategia:

Es el ltimo paso en el proceso de planeacin, ya que se ha implementado la


estrategia, se debe realizar un anlisis minucioso para verificar que est
funcionando de la manera que se esperaba, o de lo contrario sugerir cambios
para mejorar, o bien, puede ser que nos demos cuenta que los objetivos que
planteamos al principio resultan demasiado optimistas y por lo tanto ser
necesario replantearlos.

Para realizar una correcta evaluacin se sugiere revisar los factores internos y
externos que son la base de la estrategia, medir el desempeo y aplicar
acciones correctivas.

Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin Pgina 21


Diagnsticos, objetivos y planes organizacionales 2017

2.2. Qu es control?

En el apartado anterior cuando hablamos de planeacin necesariamente nos


encontrbamos con la palabra control, esto se debe a que todo aquello que
es planeado dentro de una organizacin, indudablemente necesita ser tambin
controlado, pero para entender mejor este punto, empecemos con su
definicin.

El concepto de control vara dependiendo del enfoque que se le d, en esta


ocasin nos referiremos al control en el contexto organizacional para evaluar el
desempeo frente a un plan estratgico.

Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin Pgina 22


Diagnsticos, objetivos y planes organizacionales 2017

2.2.1. Etapas del control. (De Castro & Garcia del Junco, 2001)

El control no es un proceso esttico, es un proceso que se repite


constantemente, ya que un plan solo funcionara adecuadamente por un
periodo de tiempo, despus, ser necesario hacer cambios que nos permitan
seguir siendo competentes y las etapas de control debern empezar
nuevamente para este plan. Estas etapas son las siguientes:

I. Establecimiento de estndares:

En esta primera etapa se establecen los criterios de evaluacin, estos van a


depender de lo que se desea controlar, para esto, encontramos diferentes
tipos de estndares:

Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin Pgina 23


Diagnsticos, objetivos y planes organizacionales 2017

II.Evaluacin del desempeo:

En esta segunda etapa se recopila informacin acerca de cmo se estn


comportando todos aquellos factores que resultan de inters para el plan
establecido.

III. Comparacin del desempeo con el estndar establecido:

Aqu se utilizan los estndares definidos anteriormente para compararlos con el


resultado de la evaluacin de desempeo realizada, en esta etapa se verifica si
existe alguna desviacin o variacin en relacin con el desempeo esperado.

IV. Accin correctiva:

La accin correctiva es la ltima etapa en el proceso de control, busca corregir


aquellas fallas o desviaciones encontradas en el punto anterior para lograr
obtener el desempeo esperado, en relacin al estndar establecido.

PRINCIPIOS DEL CONTROL

Para que se pueda decir que un control es realmente efectivo, debe cumplir
con los siguientes principios:

De oportunidad: El control debe aplicarse oportunamente, es decir, antes de


que ocurra alguna falla en el sistema, para de este modo tomar medidas
correctivas con anticipacin.

De los objetivos: El control debe existir en relacin a los objetivos definidos,


por esto, debemos recordar que el control no es un fin, sino un medio para
alcanzarlos, de este modo, para que el control sea vlido, debe estar
fundamentado en los objetivos.

De las desviaciones: Todas aquellas desviaciones que se presenten en los


planes establecidos deben ser fcilmente identificadas y analizadas por los
controles, de tal manera que se identifique el motivo de su origen para evitar
que aparezcan en un futuro; algo importante de mencionar, es que resulta

Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin Pgina 24


Diagnsticos, objetivos y planes organizacionales 2017

completamente intil identificar las desviaciones si no se realiza un anlisis de


las mismas.

De la costeabilidad: El sistema de control debe justificar por medio de los


resultados que origine y las ventajas que reporte, los costos generados por su
implementacin; es decir, si se utiliza un sistema de control que genera
beneficios financieros menores al costo de su implantacin, no es
recomendable su utilizacin.

De excepcin: Los controles deben aplicarse a aquellas actividades que son


prioritarias o ms representativas, esto a fin de reducir costos y tiempo.

De la funcin controladora: Hace mencin a que la persona encargada de


realizar el control no debe estar involucrada en la actividad controlada

Qu es un sistema?

Un sistema es un grupo de elementos que trabajan o apoyan de manera


conjunta para alcanzar un objetivo o fin comn; cabe mencionar que en este
artculo se est haciendo referencia a la organizacin como sistema.

Chiavenato define a la organizacin como un sistema de actividades, que estn


coordinadas y tienen la finalidad de lograr un objetivo en comn: as mismo,
afirma que existe una organizacin a partir de la interaccin de dos o ms
personas, pero para que este sistema resulte realmente efectivo debe existir:

1. Personas capaces de comunicarse,


2. Dispuestas a trabajar conjuntamente, y
3. Deseosas de alcanzar un objetivo comn.
4. Contando con los tres aspectos anteriores, resultara ms sencillo
alcanzar las metas propuestas y encaminarse hacia el xito.

Componentes de un sistema organizacional

Ya se mencion anteriormente aquellos factores que segn Chiavenato son


indispensables para un sistema efectivo, y como nos pudimos dar cuenta,
todos ellos recaen en el factor humano; sin embargo, aun hacen falta otros
factores que son importantes para concretar un sistema completo, estos

Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin Pgina 25


Diagnsticos, objetivos y planes organizacionales 2017

factores pueden ser dinero, materiales, equipo, las personas y todo aquello que
est relacionado con el logro de objetivos.

Siendo ms especficos podemos encontrar que los componentes bsicos de


una organizacin como sistema son los que muestra la figura siguiente:

El ncleo de las operaciones:

Es la base de toda la organizacin, aqu se encuentran las personas


encargadas de realizar el proceso de transformacin de insumos a productos
terminados.

Lnea intermedia:

Aqu encontramos al recurso humano relacionado tanto con el nivel operativo


como con el pice estratgico, ejerce autoridad sobre el nivel operativo y est
encargado de encaminarlo hacia el buen desarrollo de sus actividades.

pice estratgico:

Son todos aquellos administradores y lderes encargados de vigilar el buen


funcionamiento del sistema, sobre ellos recae una gran responsabilidad, ya que
cualquier movimiento en falso podra significar la desaparicin de la
organizacin.

Tecno estructura:

Son aquellos recursos materiales que sirven de apoyo para cumplir con las
metas deseadas, podemos mencionar a los equipos, instalaciones, tecnologa,
etc.

Personal de apoyo:

Unidades de diversos tipos para proveer servicios especializados a la


organizacin, estos servicios pueden ser: asesora legal, relaciones pblicas,
etc.; no se encuentran formalmente establecidos en el organigrama debido a
que no participan en la funcin principal de la empresa, sin embargo, son de
gran importancia para el crecimiento organizacional.

Ideologa:

La ideologa es un factor intangible pero de gran importancia para las


empresas, ya que esta representa la cultura organizacional, y se encuentra
conformada por todas las creencias y tradiciones de las personas que laboran
dentro de una empresa; es algo a lo que se le debe prestar mucha atencin, los
Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin Pgina 26
Diagnsticos, objetivos y planes organizacionales 2017

lideres y todo el personal al que se ha delegado autoridad deben saber cmo


manejarla para poder recibir lo que esperan del factor humano.

Planeacin y control dentro de una organizacin.

Dentro de la organizacin la planificacin juega un papel muy importante, ya


que esta constituye el punto de partida en la accin directiva y definir el
porvenir de la empresa, para poder trazar un buen camino y ser competentes
en el mercado, debemos ser capaces de manejar adecuadamente todas las
variables o factores que conforman nuestro sistema (organizacin).

No existe un plan especfico a seguir para alcanzar el xito empresarial, esto


porque cada empresa es diferente y por ende, cada una de ellas tiene
diferentes intereses, por tal motivo, el plan debe ser acorde a las metas
establecidas. Por todo esto, las organizaciones utilizan principalmente dos tipos
de planes:

1. Los planes estratgicos.


2. Los planes operacionales.

Los planes estratgicos son los diseados por niveles gerenciales y por
mandos medios para lograr alcanzar las metas de la organizacin, mientras
que los planes operacionales son aquellos que estn enfocados a lograr las
metas de los diferentes departamentos de la empresa. Algunas diferencias que
existen entre los planes estratgicos y los operacionales son:

Los horizontes temporales: Los planes estratgicos implican una gran


cantidad de tiempo para ser consolidados, pueden llevarse aos e inclusive
dcadas, para los planes operacionales la cantidad de tiempo en
implementarse es mucho menor.

El alma: Los planes estratgicos afectan un gran nmero de actividades dentro


de la organizacin, ya que su obertura es total, por lo contrario, los planes
operacionales son limitados y tienen un alcance ms estrecho. Por tal motivo,
se concluye que debe hacerse referencia a metas estratgicas y a objetivos
operacionales; ya que el logro de estos objetivos operacionales permitirn
cumplir nuestra meta estratgica.

Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin Pgina 27


Diagnsticos, objetivos y planes organizacionales 2017

Complejidad e impacto: Los planes estratgicos definen el camino a seguir,


por tanto los planes operacionales son los pasos para llegar a ese camino, esto
hace que alcanzar cada uno de estos objetivos operacionales resulte ms
complejo, sin embargo, resulta de gran apoyo las bases establecidas por las
metas estratgicas.

Independencia: Para que la organizacin avance de manera efectiva, las


metas y los planes operativos deben reflejar las metas y los planes
estratgicos, as como la misin general de la organizacin.

Como ya se haba mencionado en pginas anteriores no solo basta con


generar un excelente plan, es necesario controlar para asegurarse de que este
no se desvi; el control debe estar presente en toda la organizacin, de hecho,
al ejercer liderazgo se est utilizando un medio de control hacia los
subordinados, esto porque cada uno de ellos tiene diferentes intereses, tareas,
perspectivas, mtodos de trabajo, pensamiento etc., lo que hace necesario la
existencia de un regulador.

Haciendo referencia solo al factor humano del sistema u organizacin, el


control debe generar lo siguiente:

Motivacin: Se debe buscar una congruencia con los objetivos, por lo que el
control debe lograr que las personas acten de la forma en que se espera.

Integracin: Los sistemas de control deben buscar que exista una integracin
en los esfuerzos de las diferentes reas, para evitar resultados opuestos a los
esperados.

Informacin: Los informacin que presenten los sistemas de control debe ser
tanto de las reas controladas como del desempeo de las personas que
laboran en estas, la informacin debe presentarse de forma clara y debe
permitir analizar el estado actual del sistema.

Facilitacin: Los sistemas de control deben facilitar la implementacin de los


planes estratgicos, estos dos elementos siempre se debern trabajar
coordinadamente.

Una de las herramientas ms utilizadas en los sistemas de control son los


Cuadros de Mando, estos te permiten clasificar la informacin obtenida en el
proceso de control y monitorear los avances obtenidos; esta herramienta puede
ser aplicada en todos los departamentos y niveles organizacionales.

Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin Pgina 28


Diagnsticos, objetivos y planes organizacionales 2017

En el primer apartado se encuentran datos generales como el rea


monitoreada, objetivos, estrategia utilizada y nombre de la persona
responsable.

En la parte inferior, en la seccin de factor de xito se colocan los procesos o


elementos crticos, es decir, aquellos factores que son vitales para un buen
funcionamiento del rea, estos son definidos grupalmente.

Enseguida se encuentra la seccin de indicadores; aqu se enlistan aquellos


indicadores que sern tiles para medir el avance de cada factor de xito.

La ltima seccin es para indicar el status del factor de xito, esto permitir
apreciar cul de ellos se encuentra fuera del nivel requerido y por tanto se le
debe prestar atencin y buscar la manera de mejorar su condicin.

Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin Pgina 29


Diagnsticos, objetivos y planes organizacionales 2017

CONCLUSIN

La organizacin es un sistema complejo, conformado por un conjunto de


subsistemas duros y blandos que trabajan en coordinacin para alcanzar las
metas establecidas, dichas metas son las que determinaran el rumbo de las
organizaciones.

Resulta una tarea laboriosa el alcanzar los objetivos y metas organizacionales,


sin embargo, existen mtodos como la planeacin y el control que son
fundamentales en toda empresa existente, ya que estos permiten encaminarse
con seguridad hacia el destino soado.

No debemos olvidar que estos dos mtodos son totalmente inseparables, no


podemos asegurar que nuestro plan va a funcionar siempre con total eficiencia,
existen factores tanto internos como externos que podran tener algn efecto
negativo sobre el plan determinado, por tal motivo, resulta necesario aplicar un
sistema de control, que nos permita monitorear el desempeo obtenido y
detectar cuando es necesario realizar correcciones o mejoras; de este modo
podremos ser competentes y por ende, mantenernos vigentes en el mercado.

Tambin es necesario recalcar que todo este proceso se basa en las


decisiones que tomen los administradores o dueos de la organizacin,
entonces, ellos deben de mantener una mentalidad abierta, que les permita
contemplar el todo, esto les facilitara el anlisis de la informacin y por lo tanto
la toma de decisiones.

Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin Pgina 30


Diagnsticos, objetivos y planes organizacionales 2017

ANEXOS

Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin Pgina 31


Diagnsticos, objetivos y planes organizacionales 2017

Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin Pgina 32

Anda mungkin juga menyukai