Cesag

1 1 1
C
ES
AG
-B

If( DTomolion
IB

Mmoire de Fin d'Etudes

LI
O
TH

Analyse critique du cycle de gestion

EQ

des stocks des Industries Chimiques

du Sngal
U
E

Prsent par Directeur de mmoire

Khalifa FA YE Monsieur Jean B. DIENE
Auditeur Interne aux l CS.

M0115AUDITOO Fvrier 2000

2

11111111
Je ddie ce travail :
- Ma mre Feue Wor MBODJ. Que Dieu vous accueille au
Paradis;
C
ES

- Mon pre Feu El Hadji Mamadou FAYE pour tous les sacrifices
consentis mon gard. Repose en paix au Paradis ;
AG

- Ma mre adoptive Adja Rokhaya BA ;

-B
IB

- Mon grand frre Issa FAYE qui a bien voulu financer mes
tudes. Que Dieu t'accorde longvit, bonheur, prosprit et
LI

succs dans toutes les entreprises ;

O
TH

- Mon fils Papa Mouhamadou FAYE. Je te prie de combattre toute

EQ

ta vie la mchancet, la malhonntet et le mensonge ;

U

Tous mes frres, surs et amIS aussI bien de la dixime

E

promotion que d'ailleurs ;

- La gnreuse Ndioro DIAGNE qui n'a mnag aucun effort pour

peaufiner ce travail.
- A Jean Baptiste DIENE Chef du Dpartement d'Audit Interne des LC.S.
Votre disponibilit lgendaire et votre rigueur intellectuelle resteront
graves dans ma mmoire. Que Dieu vous accorde succs dans votre
C

mission aux LC.S.

ES

- A Mamadou NDIAYE Auditeur Interne aux LC.S. Votre courtoisie, votre

srieux et votre collaboration ne m'ont jamais fait dfaut.
AG

- A Moussa YAZY Chef du Dpartement d'Audit International et Contrle

au C.E.S.A.G. La politesse et le respect de l'individu, la probit morale et
-B

intellectuelle me feront dire que l'Afrique du Sud du Sahara compte sur

vous au seuil de ce troisime millnaire.
IB

- A Monsieur Gilbert BOSSA, qui nous a toujours rassur dans les moments
LI

difficiles.
O

- A Monsieur Ahmadou TRAO RE, professeur Chef de Dpartement au

TH

C.E.S.A.G. d'avoir accept de sanctionner ce travaiL

- Au corps professoral du C.E.S.A.G.
EQ

- A tout le personnel des LC.S. du Directeur Gnral l'ouvrier plus

particulirement Doudou SARR Gestionnaire du Magasin de Mbao,
U

Macoumba MBODJ Inventoriste, Rawane DIOP, Astou DIAGNE, Seydou

E

KANE.

- B.S.M. : Bon de Sortie Magasin

- B.R.I.: Bon de Rgularisation d'Inventaire

C

- S.M.C.: Section Mthode et Contrle

ES
AG

- LA.S.C.: International Accounting Standard Committee

- S.Y.S.C.O.A.: Systme Comptable Ouest Africain

-B
IB

- D.C.A.: Direction Centrale des Achats

LI

- D .A.M. : Demande d'Achat Magasin

O
TH

- B.E.M.: Bon d'Entre Magasin

EQ

- B.C.M.: Bon de Commande Magasin

U

- LLA: Institute of InternaI Auditors

E

ili
 SOM PAGE

INTRODUCTION 1

PARTIE THEORIQUE
C
ES

CHAPITRE 1 LE CYCLE DE GESTION DES STOCKS

1 INTRODUCTION 4
AG

fi PRINCIPES DE GESTION DES STOCKS 4

ID LES DIVERS lYPES DE STOCKS 5
3.1 Les stocks par fonction 5
-B

3.2 Les stocks par but conomique 6

3.3 Les stocks par nature physique 6
IB

3.4 Les stocks par mode de stockage 6

LI

3.5 Les stocks par mode de gestion 7

O

CHAPITRE 2 POLmQUE DI APPROVISIONNEMENT ET

TH

CONTROLE INTERNE
1 POLITIQUE D' APPROVISIONNEMENT 8
EQ

fi LE CONTROLE INTERNE 9
2.1 Objectifs 10
U

2.2 Moyens 11
E

2.3 Systme d'information 11

2.4 Organisation 11
2.5 Procdures 12
2.6 Supervision 13
2.7 Audit Interne 13
2.7.1 Dfinition 13
2.7.2 Objectifs 14

iv
 PARTIE PRATIQUE

CHAPITRE 1 PRESENTATION
1. 1 Historique et volution 16
1.2 Principales activits 17
1.3 Principaux: dbouchs 17
1.4 Organisation gnrale 18
C

1. 5 Cadre juridique et fiscal 18

ES

CHAPITRE 2 CYCLE DE GESTION DES STOCKS DES I.C.S.

AG

I GENERALITES 19
II PRINCIPES DE GESTION 20
-B

2.1 Valorisation 20
2.1.1 Objectifs 21
2.1.2 Les tapes de la valorisation
IB

21
2.2 Dprciation 22
LI

2.3 Ecritures comptables 23

O

2.4 Incidences comptables 25

TH

CHAPITRE 3 ANALYSE DU CYCLE DE GESTION DES STOCKS

I POLmQUE D'APPROVISIONNEMENT 27
EQ

llEDmONS 29
2.1 Procdures 29
U

2.1.1 Etat de rapprovisionnement des pices de rechange 29

E

2.1.2 Compte 47 30
2.1.3 Compte 38 31
2.1.4 Clture des bons d'entre ou sortie magasin 31

2.2 Analyse 32

2.2.1 Etat de rapprovisionnement des pices de rechange 32

2.2.2 Compte 47 33

v
 2.2.3 Compte 38 33
2.2.4 Clture des bons d'entre ou sortie magasin 34
ID AUTRES CONTROLES 35
3.1 Procdures 36
3.1.1 Inventaire tournant 36
3.1.2 Inventaires physiques trimestriels 37
3.1.3 Exploitations des divers passages zro 37
3.1. 4 Vrification de la cohrence des flux matires 38
C

3 .1.5 Vrification des consommations spcifiques/rendements 38

3.2 Analyse
ES

3.2.1 Inventaire tournant 39

3.2.2 Inventaires physiques trimestriels 40
AG

3.2.3 Exploitations des divers passages zro 40

3.2.4 Vrification de la cohrence des flux matires 41
-B

3.2. 5 Vrification des consommations spcifiques rendements 42

IB

CHAPITRE 4 ANALYSE DU CONTROLE INTERNE

1 Objectifs 45
LI

2 Moyens 47
O

3 Systme d'Information 48
TH

4 Organisation 50
5 Procdures 51
EQ

6 Supervision 52
7 Audit Interne 53
U

CHAPITRE 5 RECOMMANDATIONS
E

1 Recommandations sur le Contrle Interne 55

2 Recommandation sur le mode de stockage, les mthodes
et moyens de mesure 58

CONCLUSION GENERALE 61

vi
BIBLIOGRAPHIE 63

ANNEXES 65

Organigramme
B.R.!.
B.S.M.
C

Fiche de stock
ES

Compte de stock
Attributions S.M.C.
AG

Rapport de production
-B
IB
LI
O
TH
EQ
U
E

vii
 INTRODUCTION

De plus en plus les entreprises sont assujetties un environnement conomique exigeant,

une utilisation accrue de technologies et une comptitivit relle. C'est dans cet ordre
d'ides que la gestion des stocks dont le double but stratgique pour assurer la vitalit de
l'entreprise et conomique dans un souci spculatif peut soulever des problmes trs
complexes rsoudre. Or la vocation de toute entreprise est d'tre rentable et donc de
raliser des bnfices susceptibles d'assurer son autofinancement et sa prennit. La gestion
C

rigoureuse de toutes ses ressources, l'instauration des rgles, des normes ou des procdures
ES

dans toutes les fonctions qui la composent participent de ce souci de rentabilit.

AG

S'agissant d'entreprise industrielle, la fonction production et stocks revt une

importance primordiale puisqu'elle couvre le processus de fabrication et la gestion des
matires premires, matires consommables, pices de rechange, produits semi,finis et finis.
-B

C'est ainsi que les stocks du point de vue de leur volume, de leur diversit, et de leurs
mouvements mobilisent des moyens humains, financiers et matriels considrables.
IB
LI

Aux Industries Chimiques du Sngal, le cycle de gestion des stocks occupe une position
capitale de par :
O
TH

., Son volume: 13 000 articles diffrentis au site de Mbao, 41 OOO,au site de T aba et
celui de Darou 14 000 articles .
EQ

., Le ratio stocks/Actif total est gal 20% .

.,. La masse montaire lie la politique d'approvisionnement du fait des cots que
reprsentent l'achat et le stockage des biens.
U
E

C'est la raison pour laquelle il serait intressant de mettre en lumire les interactions entre
les ressources de la production et ses effets sur la politique d'approvi..,ionnement qui
minimise les risques de rupture et le cot des stocks.

1
Pour rpondre cet objectif, il convient de faire une analyse critique qui tourne autour de :

., Identification rationnelle de la nature physique des stocks;

., Fluctuation de la demande;
., Rangement et codification appropris ;
., Niveau optimum et taux de rotation;
..,. Dure de vie et obsolescence ;
., Protection ;
C

c> Logistique: conditionnement, expdition, gestion physique et conomique des produits

ES

finis ou semi~fini'), transport, manutention, etc ... ;

c> Exhaustivit et ralit des mouvements de stocks enregistrs ;
AG

c> Suivi des retours de stocks et enregistrement correct ;

c> Efficacit et fiabilit des inventaires ;
c> Lois et rglementations en matires d'hygine et de scurit;
-B

c> Moyens humains et qualification de gestionnaires ;

c> Analyse des carts d'inventaire, etc ..
IB

Toute ngligence d'un des facteurs ci~dessus se rpercute par des excdents, des ruptures ou
LI

par une obsolescence qui sont source de surcots financiers ou de pertes. La consquence
O

pourrait se traduire aussi par une vente manque ou une perte de confiance des clients
TH

entachant l'image de marque de l'entreprise.

EQ

Cependant, quels que soient ces facteurs, un contrle interne efficace devrait tre articul
autour d'objectifs, de moyens, de systme d'informations, de procdures et de supervision.
Le respect scrupuleux des normes de contrle interne et de contrle de gestion des stocks
U

aiderait atteindre l'objectif principal de la gestion des stocks: le stock optimum. Ainsi la
E

gestion de la production serait entirement consacre aux normes qualit ~ dlai.

TI va de soi que cela ncessite une bonne analyse et un bon contrle de tout le cycle de
gestion des stocks des Industries Chimiques du SENEGAL.
L'objectif de ce mmoire est de srier tous les problmes relatifs au cycle de gestion des
stocks des industries chimiques du Sngal depuis l'expression du besoin, de son traitement
!
jusqu' la livraison du produit fini.Mais galement,il faudrait entrevoir travers des
recommandations l'optimisation de cette gestion avec le moindre cot.

2
La perfonnanced'une entreprise se mesure par sa capacit bnficiaire car toute rduction
de cot entraine un effet de levier.n s'agit donc d'examiner les diffrents aspects du cycle de
gestion des stocks pour se rapprocher de la solution idale du zro stock avec une efficience
reconnue travers :
la politique d'approvisionnement en quantit suffisante suivant la qualit requise
le contrle interne
les mthodes et les modes de stockage dans les meilleures conditions conomiques
les moyens de mesure.
C

Nous tenterons d'laborer le plan suivant:

ES

a> Une partie thorique relative au cycle de gestion des stocks;

a> Une partie pratique lie au cycle de gestion des stocks des industries chimiques du
AG

Sngal en examinant:

Les tats de rapprovisionnement des pices de rechange ;

-B

La clture du bon d'entre ou de sortie magasin;

IB

Certains comptes de stocks.

LI

en analysant:
O

a> Les stocks de pices de rechange (inventaire tournant, inventaire physique),

TH

a> L'exploitation des divers passages zro,

a> La cohrence des flux matires et les consommations spcifiques.
EQ

Nanmoins l'opportunit d'apporter notre modeste contribution l'amlioration

U

qualitative du cycle de gestion des stocks de cette grande entreprise industrielle ne signifie
E

pas une tude exhaustive de tout le processus.

f,

3
 PARTIE THEORIQUE

CHAPITRE 1 LE CYCLE DE GESTION DES STOCKS

1 .. INTRODUCI'ION

L'utilit des stocks dans toute entreprise industrielle est de satisfaire la demande des clients
n urge
C

avec une efficacit et une efficience sans faille dans tout le systme de production.
ainsi d'viter toute rupture de stocks et d'assurer sa disponibilit tout instant. L'essentiel
ES

des difficults relve de la grande diversit des quantits stocker. C'est cause de cela
que des thoriciens ont toujours essay de proposer des modles de gestion qui reposent
AG

sur des principes de base mettant en exergue les diffrents types de stocks, une politique
d'approvisionnement et un contrle interne global.
-B

II .. PRINCIPES DE GESTION DES STOCKS

IB

En science exacte comme en gestion, un principe est une loi caractre gnral qui rgit un
LI

ensemble de phnomnes vrifis par l'exactitude de ses consquences. n advient donc d'en
O

srier un certain nombre qui met en relation les stocks et les autres cycles de l'entreprise:
TH

&> U ne efficacit dans la gestion des capitaux car les stocks sont en mme temps une source
de frais et une source de gains. fis jouent un rle d'quilibre financier.
Un aspect humain qui allie une rigueur, une rceptivit et une facilit de contacts.
EQ

&>

L'importance de la structure dcisionnelle et un bon quilibre de responsabilits

contribuent la logique de fonctionnement de toute entreprise.
U

&> Un quilibre entre l'aspect fonctionnel et l'aspect oprationnel.

E

&> Un rle charnire entre une demande et une livraison. La demande tient compte de la
cohrence qui doit exister au niveau de la comptabilit analytique, des prix de revient,
du calcul des marges commerciales, de l'approvisionnement et du contrle budgtaire.
La livraison prolonge l'ajustement du dbit de la production au rythme des ventes d'o
une adaptation permanente.

4
.,. Une gestion de nature conomique qui motive une qualit meilleure avec un moindre
cot, une gamme de produits avec des prix comptitifS, une adaptation de nouvelles
techniques lies l'conomie gnrale mondiale.
A la lumire de ces diffrents principes, il convient de faire une esquisse sur les divers types
de stocks.

III .. LES DIVERS TYPES DE STOCKS

C

Nous emprutons MICHEL CROLAIS et AHMADOU TRAORE (voir bibliographie) la

ES

typologie suivante
AG

3.1 Les stocks par fonction

Ce sont:
-B

.,. Le stock de scurit qui pallie les risques alatoires entre l'approvisionnement et la
consommation. fi intresse les quantits et les dlais .
IB

.,. Le stock d'alerte qui est par dfinition la quantit en stock au moment du
dclenchement d'une commande Cette quantit reprsente la consommation pendant
LI

le dlai de livraison majore du stock de scurit. TI permet de contrler l'coulement

O

du stock en dcelant une volution qui ne correspond pas aux prvisions .

TH

.,. Le stock d'en cours qui dpend du rythme de production voire du temps du cycle de
transformation d'un produit donn .
EQ

.,. Le stock normal qui comprend le stock actif qui est tournant et le stock de protection.
.,. Le stock cyclique qui reprsente la moiti du stock actrt.
.,. Le stock moyen qui est gal la somme des quantits stockes durant chaque priode
U

divises par le nombre de priodes .

E

.,. Le stock mort dont les flux d'entre et de sortie sontnuls .

.,. Le stock disponible qui existe concrtement .
.,. Le stock de surplus constitu d'articles inutiles et des excdents .
.,. Le stock de transit qui ne sjourne pas dans les magasins.

5
 3.2 Les stocks par but conomique

Ce sont le stocks qui entrent dans le systme de rgulation qui ajuste les flux d'entre et de
sortie. lis jouent un rle de rgulateur entre fournisseurs et fabrication de pices, entre
usinage et montage, entre montage et client, entre fournisseurs et service entretien etc.
lis englobent les stocks appels stratgiques : exemple des pices et ensembles rparables
pour le service entretien.

3.3 Les stocks par nature physique

C
ES

Ce sont:
Les matires premires classes en catgories, les stocks d'outillage, les stocks de
AG

marchandise, de produits semi ,finis, qui sont les stocks de fabrication entrant dans la
composition de produits finis.
Les stocks de produits finis qui sont en attent d'tre livrs.
-B

Les stocks des produits en cours que l'on retrouve dans les diffrentes tapes du
processus de fabrication.
IB

Les stocks de rserve ou de fournitures qui interviennent indirectement dans le

LI

processus de production.
Les stocks obsolescents qui sont dpasss du point de vue technologique.
O

Les stocks de rebuts constitus par les pices comportant des dfauts de fabrication et
TH

ne rpondant pas aux spcifications dsires.

Les stocks de dchets constitus par les rsidus de fabrication.
EQ

3.4 Les stocks par mode de stockage

U

Il s'agit de distinguer les matires dangereuses, les articles lourds, les articles volumineux,
E

les articles fragiles, etc.

6
 3.5 Les stocks par mode de gestion

Ces stocks correspondent le plus souvent des cas d'utilisation pour couvrir un besoin
spcifique une commande donne ou un stock de magasin de service ou un stock de
matire consommable.
C
ES
AG
-B
IB
LI
O
TH
EQ
U
E

7
CHAPITRE 2 POLITIQUE D'APPROVISIONNEMENT
ET CONTROLE INTERNE

1 .. POLITIQUE D'APPROVISIONNEMENT

La politique d'approvisionnement dpend de la demande prvisible ou variable, des cots

de stockage, des cots de commande et des cots de rupture.
C

Les cots de stockage correspondent aux charges fixes lies l'existence et la gestion des
stocks. Ds comprennent les intrts des financements des besoins en fond de roulement dus
ES

aux stocks, les charges lies la marchandise, la surveillance, les loyers, les amortissements,
les transports, l'assurance. les pertes, etc.
AG

Les cots de stockage reposent souvent sur des modles dterministes et des modles
probabilistes .
-B

.." Les modles dterministes sont caractriss par une priode constante et non fixe, par
une demande constante et rgulire." Leurs objectifs sont de: minimiser le cout de
IB

getsion des stocks qui comprend le cot d'obtention des commandes et le cot de

possession des stocks"l, La formule la plus connue est celle inspire du modle de
LI

Wilson dont les hypothses sont :

O

Des ventes ou des consommations rgulires.

TH

La docilit du fournisseur.
L'unicit de tarif du fournisseur .
EQ

.." Les modles probabilistes sont caractriss par une dure de la priode fixe ou variable
et la demande totale pendant la priode est une variable alatoire.
Les cots de commande sont lis la gestion administrative des achats, au cot de
U

rception et de mise en place des produits, au cot d'installation pour le lancement d'une
E

srie de production, le cot de rglage et d'entretien des machines.

Nanmoins, il existe des mthodes de commande qui peuvent tre fixes ou variables.

1 Cf YASY MOUSSA Cours de con1Ile de gestion C.E.S.AG. (1999)

8
Parmi celles-ci, on peut citer:

a> Le rapprovisionnement date et quantit fixes qui tient compte de la prvision et de la

rgularit de la consommation des produits, de sorte que les cots de sous stockage ou
de rupture des stocks soient faibles.
a> Le rapprovisionnement date fixe et quantit variable qui permet de prvoir la
consommation donc d'valuer un niveau de stock maximum et suffisant pour viter les
ruptures.
C

a> Le rapprovisionnement date variable et quantit fixe : il dtermine le niveau de stock

ES

qui dclenche l'ordre d'achat qui permet de faire face au dlai de livraison. TI suppose
un suivi permanent.
AG

a> Le rapprovisionnement date et quantit variable. TI s'agit de produits dont la

demande et le prix varient fortement.
Les cots de rupture correspondent un cot d'opportunit (vente manque) ou un
-B

cot commercial (perte de confiance des clients, image de l'entreprise).

IB

Cependant chaque entreprise prsentant des caractristiques particulires, il reste entendu

qu'une adaptation ou une stratgie ou une tactique participe sa propre dynamique
LI

industrielle.
O
TH

II .. LE CONTROLE INTERNE
EQ

Pour dfinir le concept nous nous rfrons la dfinition qu'en a donn l'ordre des experts,
comptables franais en 1977 :
Le Contrle Interne est l'ensemble des scurits contribuant la matrise de l'entreprise.
U

TI a pour but d'un ct d'assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualit de

E

l'information, de l'autre l'application des instructions de la Direction et de favoriser

l'amlioration des performances. TI se manifeste par l'organisation, les mthodes et les
procdures de chacune des activits de l'entreprise, pour maintenir la prennit de celle,
ci 1).

9
De par cette dfinition, nous retiendrons le lien qui pourrait exister entre: la culture
d'entreprise, les fonctions de l'entreprise, le management. Si chacune des composantes de
l'entreprise est bien matrise, les principaux effets induits sont : l'optimisation des
ressources et l'accroissement des performances.

Dans le cycle de gestion des stocks, les aspects du Contrle Interne intressent:

ta> la politique de rapprovisionnement ;

C

ta> le traitement comptable;

les inventaires ;
ES

ta>

ta> la dprciation ;
ta> les consommations ...
AG

Cela appelle des objectifs, des moyens, un systme d'information, une organisation, des
-B

procdures, une supervision et l'Audit Interne.

2.1 Objectifs
IB
LI

Les objectifs spcifiques du Contrle Interne sont en gnral :

O

ta> titre prventif :

le Contrle Interne empche ou minimise les risques d'erreurs ou d'irrgularits.
TH

ta> titre curatif :

il peut permettre de dtecter rapidement l'erreur ou la fraude de faon ce que des actions
EQ

correctives soient promptement menes.

tI> titre promotionnel: pour l'optimisation des performances.
U
E

Les rgles, les procdures et les contrles n'ont d'intrt que dans leur apprciation, leur
coordination et leur application effective.

10
 2.2 Moyens

li s'agit d'adapter les moyens aux objectifs fixs. Cela passe par :
a> Un recrutement en qualit et en quantit de ressources humaines.
a> Un budget d'exploitation en parfaite harmonie avec la stratgie globale de l'entreprise
a> Une technique de gestion des stocks convenable.

2.3 Systme d'information

C
ES

li concerne toutes les activits du cycle de gestion des stocks: l'approvisionnement, la

fabrication et la vente. Ces trois activits ont une relation directe et permanente. Comme
l'a si bien rappel Michel CROLAIS2
AG

: " La fabrication consomme des matires et articles

achets mais approvisionne le stock de l'entreprise de produits labors entrant en
composition ou constituant les matriels proposs aux clients .
-B

Le systme d'information dans une entreprise industrielle doit tre performant dans tous les
domaines :
IB

informations techniques et financires

LI

comptabilit et statistiques
O

formation
TH

arrts et maintenance

.' carts d'inventaire

EQ

2.4 Organisation
U

Selon Fayol On ne contrle que ce qui est organis . Cela signifie aisment qu'une des
E

stratgies du management de l'entreprise exige une mthodologie et un suivi rigoureux

dans l'laboration du tableau de bord de l'entreprise en particulier pour ce qui concerne le
cycle de gestion des stocks.

2 Michel CROLAIS (1968) : Gestion intgre des stocks et approvisionnements. Editions Hommes et
Techniques.

Il
Et Jacques RENARD d'ajouter "une organisation de qualit doit respecter trois
principes " :
c> L'adaptation! taille, nature d'activits, objectifs, environnement structure juridique,
c> l'objectif: une organisation qui n'est pas construite en fonction des hommes,
c> la scurit ou sparation des tches: autorisation, enregistrement, encaissement
(fonction financire), dtention et contrle.

La ngligence de l'un de ses facteurs conduit inexorablement un pril de l'entreprise.

C

Dans le cycle de gestion des stocks, il apparat donc une ncessit d'organiser: les hommes,
ES

le matriel de scurit, le service d'audit interne.

2.5 Procdures
AG

Pour Alain HENRY et Ignace Monkam DAVERAT: L'homme et la machine sont relis
-B

entre eux par des procdures. L'objectif de la rdaction de procdures consiste expliciter
dans un langage directement accessible, qui fait quoi, o, quand, comment et pour quelle
IB

fin. L'crit favorise l'analyse rationnelle et le dveloppement de l'esprit critique3 .

LI

A la lumire de cette assertion, il faut reconnatre que dans une entreprise, tout doit tre
O

formalis dans des manuels ou des notes internes. Cela permet de rappeler aux acteurs :
TH

clients, fournisseurs, tats, bailleurs, management, et employs que la transparence dans les
diffrentes transactions exige un certain nombre de critres qu'il convient d'analyser et de
perfectionner tout moment.
EQ

Parmi ces critres, nous ne saurons ignorer l'importance d'un manuel de procdures qui
U

est l'ensemble des procdures regroupes pour la consultation, la rfrence pour tout
E

oprationnel.

3 Alain HENRY et Ignace MONKAN DAVERAT (1998). Rdiger les procdures de l'entrep:ise. Guide Pratique
Editions d'Organisation.

12
Nous citerons juste titre le c-vcle PDCA ou Roue de deming d'Edwards DEMING qui
a introduit le contrle qualit au Japon en 1950 .
.,. Ecrire ce que l'on fait (plan) ;
.,. Faire ce que l'on crit (Do) ;
.,. Vrifier la conformit des rsultats (Check) ;
.,. Amliorer le systme en retour (Act).

2.6 Supervision
C

L'objectif de la supervision est de s'assurer qu'une tche excute l'a t dans les normes et
ES

rgles de l'art. Quand on supervise un travail, cela signifie qu'on matrise l'outil de travail,
la complexit, les points forts et les points faibles malgr la bonne disponibilit des
AG

collaborateurs. La supervision doit susciter l'engouement et la volont de bien faire.

-B

Dans le cycle de gestion des stocks, la supervision est le rgulateur qui sert peut tre
d'quilibre aux principaux intervenants dans l'entreprise.
IB

2.7 Audit Interne

LI
O

2. 7.1 Dfinition
TH

li est indniable que le cercle dans lequel s'inscrit la dfinition de l'Audit met en relief la
fonction d'assistance aux responsables de l'entreprise sans les juger et ceci en toute
EQ

indpendance. Nanmoins nous retiendrons les deux dfinitions qui tiennent compte de la
nature volutive de la fonction par rapport aux dfinitions classiques :
U
E

.,. L'Audit Interne est une fonction d'investigation et d'apprciation du Contrle Interne,
exerce de faon priodique au sein de l'organisation pour aider les responsables de tous
niveaux mieux matriser leurs activitsi .

4 Cf. P.Bar PDG d'mM France j'attends de l'Audit Interne qu'il me donne une assurance raisonnable qu'il

existe un bon niveau de contrle , RFAI NI02.

13
C> Selon l'U.A. l'Audit Interne est l'intrieur d'une organisation une fonction
indpendante d'valuation pour le compte de l'organisation.

A la lumire de ces deux dfinitions, nous dirons que l'audit interne est une garantie de
bonne fin 5 De nos jours, l'audit est devenu un outil du management participatif car il
clarifie des choses, confirme ce qui est pressenti, mesure l'incidence des dviations avec des
objectifs bien prcis.
C

2.7 .2 Objectifs
ES

Un dpartement d'Audit Interne a des objectifs que lui assigne la direction gnrale. Il joue
un grand rle dans le processus organisationnel.
AG

Selon l'I.LA, les objectifs d'un service d'Audit Interne consistent assister les membres de
-B

l'entreprise dans l'exercice efficace de leurs responsabilits. Dans ce but, l'Audit Interne leur
fournit des analyses, des apprciations, des recommandations, des avis et des informations
IB

concernant les activits examines. Ceci suppose la promotion du contrle efficace un

cot raisonnable.
LI

Le champ de l'Audit Interne comprend l'valuation de la suffisance et de la ralit du

O

systme du contrle interne de l'entreprise (ou de l'organisme), ainsi que la finalit dans la
TH

mise excution des responsabilits assignes l'auditeur.

Le contrle interne aide les responsables concerns matriser leurs activits, scuriser les
EQ

actifs dans un environnement de contrle favorable, avec un systme d'valuation des

risques. Tout en prtant attention aux prescriptions du contrle interne, il n'en demeure
U

pas moins que devant tre le manager des performances, il existe une charte conue par la
E

Direction Gnrale. Cette charte rappelle les concepts qui cimentent l'activit de l'audit
dans un cadre rglementaire et les rles respectifs des auditeurs.

5 Cf. Michel COHEN dans la Tnbune de r conomie du 31 Mai 1985.

14
Ainsi l'action de l'Auditeur se traduit chaque jour par une apprciation efficace du
fonctionnement de l'entreprise dam; ces principaux cycles. n intervient:

&> Avant les missiom; : pour dfinir et faire adopter les objectifs de la Direction Gnrale.
&> Pendant les missions: pour donner une opinion globale sur l'objectif de la mission.
&> Aprs les missions: pour la ralisation des objectifs et pour une bonne intgration dam;
la culture de l'entreprise.
C
ES
AG
-B
IB
LI
O
TH
EQ
U
E

15
 PARTIE PRATIQUE

CHAPITRE 1 PRESENTATION DES ICS

1 .. HISTORIQUE ET EVOLUTION

A l'heure de la mondialisation, la mise en uvre d'un grand groupe industriel exige une
C

volont soutenue pour mieux aborder une concurrence rude. En effet, en plus du
MAROC qui est un pays africain producteur de phosphate et les Etats Unis d'Amrique
ES

qui occupent le premier rang mondial, les industries chimiques du SENEGAL ont le devoir
imprieux de se hisser au niveau de ces puissances phosphatiques. Cela engendre
AG

ncessairement un capital consquent pour atteindre un chiffre d'affaires la mesure de

ses ambitions. S'il faut magnifier la coopration SUD,SUD, l'exemple des industries
-B

chimiques du SENEGAL est fort apprciable. En effet, le capital est de 115.000.000.000 et

est rparti entre :
IB

l'ETATduSENEGALpour47,42%;
les pays africains dont la COTE D'IVOIRE (04,37%), le NIGERIA (04,04%), le
LI

CAMEROUN (03,42%) ;
O

la France travers la Socit Commerciale des Potasses et de l'Azote (SC PA)

TH

pour 04 ,87% ;
le GOUVERt"\lEMENT DE L'INDE (09,97%) et l'Indian Farmer Fertilisers
Cooprative IFFCo (14,32%) ;
EQ

le reste du capital appartient un certain nombre de banques locales et

trangres.
U
E

C'est ainsi que Les ICS sont administrs par un Conseil d'Administration compose de 12
membres dont trois nomms par le Gouvernement du Sngal.

16
II .. PRINCIPALES ACI1VITES

Les activits de la socit sont rparties sur deux sites :

tE> le site de Mbao, spcialis dans la production d'engrais, abrite le sige des ICS o se
trouvent les services centraux de la socit (Direction gnrale, Achats, Finances,
Informatique et Personnel) ;
tE> le site de Taba, dont l'activit est l'extraction du minerai de phosphate destin la
fabrication de l'acide phosphorique et l'exportation sans transformation;
C

tE> le site de Darou pour la fabrication d'acide sulfurique et d'acide phosphorique.

ES

La commercialisation de la production industrielle est assure par la socit SENCHIM qui

est une filiale 100% des lCS.
AG

Les transports ferroviaires utiliss dans le cadre des activits de la socit sont assurs par la
-B

SEFICS, galement filiale 98,2% des lCS. Ses wagons de la SEFICS transportent de
l'acide phosphorique, des hydrocarbures, du phosphate et du soufre.
IB

Des services portuaires dtachs au Port Autonome de Dakar grent les rceptions de
LI

matires premires et les expditions de produits l'tranger.

O
TH

III .. PRINCIPAUX DEBOUCHES

EQ

L'essentiel du chiffre d'affaires des lCS, qui s'est lev au montant total de 111 milliards de
francs FCFA au 31 dcembre 1997, est ralis l'exportation (environ 95%).
L'acide phosphorique, qui a reprsent prs de 50% du chiffre d'affaires de 1997 et 37% du
U

tonnage vendu, est destin quasiment au march de l'Inde et ce, principalement par
E

l'intermdiaire du groupe IFFCO. Une partie de la production d'acide phosphorique est

toutefois rserve la production d'engrais.

L'engrais est distribu dans les pays de la sOUlYrgion (Mali, Bnin, Burkina Fasso) pour une
bonne part. Le reste de la production est coul sur le march local.

17
Le phosphate est export vers l'Inde, l'Iran et le Japon, et reprsente environ 20% du chiffre
d'affaires totaL

Les produits drivs du phosphate (phosphogypse + tricalcique) sont vendus l'Etat du

Sngal, par le canal du Ministre de l'agriculture.

Les ICS commercialisent accessoirement des produits chimiques (ammoniac, boracine,

etc ...), de l'eau dminralise, de l'lectricit. Ces produits sont destins au march local.
C

IV .. ORGANISATION GENERALE
ES

L'organisation des ICS est rsume par son organigramme gnral (voir annexe). L'effectif
AG

des ICS est d'environ 2 000 personnes rparties dans les trois sites. Avec le doublement du
site de Darou, les ICS prvoiraient d'ici peu de recruter environ 250 permanents.
-B

V .. CADRE JURIDIQUE ET FISCAL

IB

Les ICS sont agrs en tant qu'entreprise conventionne par dcret garantissant certains
LI

privilges. Cependant, elles sont soumises au rgime de droit commun concernant l'impt
O

sur les socits aux conditions dcrites ci~aprs :

~ Les sommes rinvesties sous forme d'immobilisations corporelles ou incorporelles ou
TH

sous forme de participation au capital de socits sngalaises sont dductibles des

bnfices imposables de l'exercice en cours et des exercices futurs sans restriction ni
EQ

limitation de dure moyennant la justification de la ralit de l'investissement.

~ Les dficits fiscaux peuvent faire l'objet de report pour une dure de 7 ans au lieu de
U

trois ans.
E

18
CHAPITRE 2 CYCLE DE GESTION DES STOCKS DES
I.C.S.

Un programme d'approvisionnement des stocks devrait rsulter d'un examen de leur

rotation ou de leur disponibilit pour viter toute rupture et garantir la satisfaction de la
clientle grce une efficacit permanente dans la production. C'est dans cette optique que
nous situerons la gestion des stocks.
C

1 .. GENERALITES
ES

Dans le cycle de gestion des lCS, nous distinguons : les matires premires qui entrent dans
AG

le processus de production, les riblons, les produits finis, les stocks de maintenance (pices
de rechange) ou l'outillage, les fournitures de bureau, les carburants, les lubrifiants et
-B

consommables de fabrication. Les principaux intervenants dans le cycle de gestion des

stocks sont :
IB

&> Le gestionnaire magasin pour la saisie et la valorisation des mouvements stocks, le suivi
LI

priodique, les transferts inter usines.

O

&> La section mthode charge de l'extraction des mouvements de stocks valoriss sur les
TH

trois sites et de leur contrle. Elle ralise la codification des articles.

&> Le Dpartement Informatique pour la gnration des critures comptables.
La Section Comptabilit Analytique pour la valorisation.
EQ

&>

&> Les ateliers de production et les sites de stockage pour le suivi journalier des
mouvements.
U

&> La cellule de gestion technique de l'exploitation.

E

&> Le dpartement Contrle de gestion et Etudes Economiques (CGEE) pour le contrle de .

cohrence des calculs et des diffrents paramtres.

19
II .. PRINCIPES DE GESTION

La gestion des stocks magasin est effectue l'aide de l'application SIRLOG suivant une
procdure applicable aux trois sites des I.C.S. Elle relve de la responsabilit des Directions
de l'exploitation des plate formes. L'application SIRLOG est galement utilise pour la
gestion de la maintenance.

Les stocks des consommables de fabrication sont grs par le magasin au plan oprationnel
C

et sur Valo au plan comptable. Les pices immobilises et les pices rparables sont rgies
ES

par des procdures ad hoc . La gestion des stocks magasins est assure, au niveau de
chaque site, par le magasin en tant que structure oprationnelle, en relation avec le service
AG

Mthodes et Contrle (SMC) et les utilisateurs.

Nous tenterons travers certains principes de gestion de mettre en relief les modes de
-B

valorisation, de dprciation, de comptabilisation et leurs incidences selon les normes de

l'IASC et du SYSCOA.
IB
LI

2.1 Valorisation
O

Les stocks sont valus leur cot direct d'acquisition ou de production (article 37 Syscoa).
TH

lis sont tenus temps rel et sont valoriss la fin de chaque mois selon la mthode du
cot unitaire moyen pondr partir de l'application " V ALO ".
EQ

Le calcul est bas sur :

la prise en compte des cots rels ;
U

IR>

IR> la classification des dpenses en rubriques analytiques, consistant en un regroupement

E

des charges par nature selon un critre de fonction dans la structure des cots et selon
leur caractre fixe ou variable;
IR> L'imputation rationnelle des amortissements et des frais de personnel.

. 20
 2.1.1 Objectifs

Les objectifs de la valorisation sont les suivants:

.,. Assurer le calcul de la valeur des mouvements de stocks,
.,. Assurer la centralisation mensuelle des mouvements de stocks par :
le calcul de la somme algbrique (en valeur et en quantit) des mouvements de
stocks du mois ;
le calcul de la quantit relle et de la valeur relle du stock final du mois aussi
C

bien pour les stocks de matires premires consommables et emballages que les
ES

stocks de produits semi~finis et produits finis;

le calcul de la variation (en quantit et en valeur) des stocks du mois;
AG

le calcul du Cot Unitaire Moyen Pondr (CUMP) du mois.

CUMP = Valeur relle du stock initial + somme des valeurs des mouvements d' entres
-B

Quantit relle du stock initial + somme des quantits des mouvements d' entres
IB

.,. Assurer la gnration automatique des critures comptables relatives toutes les
variations de stocks du mois (pr~comptabisation) par le dversement de ces critures
LI

dans la comptabilit.
O
TH

2.1.2 Les tapes de la valorisation

EQ

La valorisation des stocks de production se fait en trois tapes :

.,. Les cots unitaires par matire sont d'abord calculs d'aprs les quantits saisies et les
valeurs des entres au niveau du journal des achats .
U

.,. Les cots de production sont valus en fonction :

E

des consommations d'intrants valorises aux cots dtermins prcdemment ;

des cots fixes de production gnrs partir de la comptabilit analytique par le
module" REPART";
l'imputation comptable des valeurs calcules dans les comptes correspondants.

21
 2.2 Dprciation

La dprciation est la diffrence entre la valeur d'entre du bien dans le patrimoine et sa

valeur actuelle. Elle est constate, selon le cas, par des provisions ou des amortissements
pour dprciation. Elle doit tre certaine quant sa nature et l'lment d'actif en cause doit
tre individualis.

La dprciation traduit une baisse non dfinitive et non irrversible de l'valuation des
C

lments d'actif par rapport leur valeur comptable.

ES

Les procdures de dprciation ne sont pas les mmes selon la nature des stocks.
AG

Pour les pices de rechanges: il existe une procdure de dfaillance automatise en fonction
du dlai de rotation, qui fixe le taux de dprciation et le montant de la provision. Il faut
-B

noter que les pices de scurit ne sont pas dprcies.

IB

Les stocks de produits finis: lorsque le cours mondial devient infrieur au cot des stocks,
une provision pour dprciation est comptabilise pour la diffrence. Cela est valable pour
LI

les en cours de fabrication.

O
TH

Les stocks de matires premires et consommables incorporables aux produits dprcis: ils
subissent une dotation aux provisions pour dprciation dans les mmes proportions que
EQ

celle passe sur les produits.

Les pices de rechange immobilises : l'immobilisation des pices de rechange obit un

U

certain nombre de critres dont l'apprciation relve de la Direction Gnrale au moment

E

de l'tablissement du budget d'investissement.

Lorsqu'une pice est frappe d'obsolescence, le code nature de la pice change (07) et le
mode de gestion en X et la dprciation 100% est constate automatiquement.

22
Les stocks qui sont caractriss par une rotation lente ou stocks dormants sont dprcis
par la formule suivante :
Stocks, (somme des consommations de 1 ' n)
Stocks

o n=4 si code dfaillance = 2

n=3 si code dfaillance = 3
C

Un stock n'ayant pas fait l'objet de mouvement pendant la priode est dprde 100%.
ES

2.3 Ecritures comptables

AG

Les comptes de variations des stocks peuvent tre de solde dbiteur ou crditeur. il faut
s'assurer de la conformit de l'tat de valorisation avant de lancer l'imputation comptable.
-B

Aux Industries Chimiques du Sngal, cause du verrouillage automatique du mois trait,

il est impossible de reprendre la valorisation de ce mois.
IB
LI
O
TH
EQ
U
E

23
 La technique de comptabilisation est variable selon:

tE> Inventaire intermittent: c'est une organisation comptable de stocks o seul un

recollement priodique, au moins une fois par exercice, des existants chiffrs en valeur
et en quantit est effectu. Conformment au S.Y.S.C.O.A. Nous prsentons le tableau
suivant:
C

N Compte INTITULE D C
ES

6031- 6033 Variation de stocks de bien achets X

734 ,737 Variation des stocks de produits en cours et inventaires X
AG

31- 33 Stocks de marchandises et fournitures X

Stocks de produits fabriqus X
-B

Annulation stock initial

IB

31 33 Stocks de marchandises et fournitures X

LI

34 - 37 Stocks de produits fabriqus X

O
TH

6031 6033 Variation de stocks de bien achets X

734 - 737 Variation des stocks de produits en cours et X
EQ

Inventaires
U

Constatation du stock final

E

24
La technique de comptabilisation est variable selon:

W> Inventaire intermittent : c'est une organisation comptable de stocks o seul un

recollement priodique, au moins une fois par exercice, des existants chiffrs en valeur
et en quantit est effectu. Conformment au S.Y.S.C.O.A. Nous prsentons le tableau
suivant:
C

N Compte lNTIruLE D C
ES

6031- 6033 Variation de stocks de bien achets X

734 ,737 Variation des stocks de produits en cours et inventaires X
AG

31- 33 Stocks de marchandises et fournitures X

Stocks de produits fabriqus X
-B

Annulation stock initial

IB

31- 33 Stocks de marchandises et fournitures X

LI

34 - 37 Stocks de produits fabriqus X

O
TH

6031- 6033 Variation de stocks de bien achets X

734 - 737 Variation des stocks de produits en cours et X
EQ

Inventaires
U

Constatation du stock final

E

24
ta> Inventaire permanent: TI permet l'entreprise de connatre chaque instant :

Le montant de ses stocks ;

Le cot d'achat des produits vendus ;
Le cot d'achat des matires et fournitures engags dans le processus de
fabrication.
C

N Compte INTITULE D C
ES

31- 33 Stocks de marchandises et fournitures X

34 ~ 37 Stocks de produits fabriqUS X
AG

6031- 6033 Variation de stocks X

734 - 737 Variation des stocks X
-B

Entre en Magasin
IB

6031 Variation de stocks X

LI

6033 Variation des stocks X

O

734 - 737 Stocks de produits fabriqus X

TH

31- 33 Stocks de marchandises et fournitures X

34 - 37
EQ

Sorties de stocks
U

2.4 Incidences Comptables

E

Des divergences ont toujours exist dans la comptabilisation et l'valuation des stocks.
Depuis janvier 1976, l'LASC a tabli une normale internationale LAS 2 relative
l'valuation et la prsentation des stocks selon le cot historique.

25
Pour l'IASC, les stocks sont des actifs corporels :

c> dtenus pour tre vendus dans le cours normal de l'exploitation;

C> en cours de production pour telle vente ; ou
C> sous forme de matires premires ou d'autres approvisionnements, destins tre utiliss
dans la production de biens ou services devant tre vendus.

Le cot des stocks est gal au total des cots d'achats, des cots de transformation et des
C

autres cots encourus pour amener les stocks l'endroit et dans l'tat o ils se trouvent.
ES

Les cots d'achat comprennent: le prix d'achat, les droits d'importation et autres taxes
d'achat, les cots de transport et de manutention et tout autre cot d'acquisition
AG

directement imputable, moins les escomptes, rabais et subventions.

-B

Les cots de transformation sont les cots supplmentaires aux cots d'achat, qui sont
engags pour amener les stocks l'endroit et dans l'tat o ils se trouvent.
La valeur ralisable nette est gale au prix de vente estim dans le cycle normal de
IB

l'exploitation diminu des cots d'achvement et des cots ncessaires encourus pour
LI

raliser la vente. La valeur ralisable nette s'entend article par article ou catgorie par
O

catgorie d'article.
TH

Cette norme internationale rejoint parfaitement la proccupation du Systme Comptable

Ouest Africain en matires de stocks et le rpertoire des mthodes des cots est le mme.
EQ

Ce qui est fondamental demeure le r~"Pect du principe de la permanence des mthodes.

Aux ICS, le Cot Moyen Pondr (CMP) calcul sur une priode n'excdant pas priori la
U

dure moyenne de stockage est utilis. Toutefois, la mthode du dernier entr - premier
E

sorti (LIFO) est autorise pour le soufre cause des aires de stockage limites.

26
CHAPITRE 3 ANALYSE DU CYCLE DE GESTION
DES STOCKS

1 .. POLITIQUE D'APPROVISIONNEMENT

Une politique d'approvisionnement de stocks ncessite un suivi et une analyse rigoureuse

car ce processus incombe des hommes qui ne mesurent pas souvent le poids de leurs
C

responsabilits.
ES

AuX Industries Chimiques du Sngal, les achats se rpartissent en quatre (04) grandes
familles :
AG

tE> Les achats stratgiques

-B

Est considr comme stratgique, tout achat portant sur des produits, matires premires,
IB

consommables de fabrication, ractifs, carburants, lubrifiants, gaz, emballages, fournitures

et quipements, prestations de services, etc, dont les enjeux financiers et/ou l'impact
LI

conomiques, techniques, sociaux et scuritaires, sont jugs importants par la Direction

O

Gnrale. L'importance accorde ces achats est motive par :

TH

Les conditions de financement,

La situation du march international,
EQ

La stratgie commerciale etc. ..

tE> Les achats de pices de rechange

U
E

Pour les pices non nomenclatures, les besoins sont exprims avec des Demandes d'Achat
Utilisateur (DAU).

Pour les pices nomenclatures, l'expression est fait au moyen de Demande d'Achat
Magasin (DAM).
.
L'une comme l'autre formule est soumise la DCA qui peut faire des consultations simples,
des appels d'offres ou contrat cadre.

27
 .,. Les prestations de service

Ce principe est subordonn l'une au moins des trois conditions suivantes :

les comptences techniques et moyens internes ne peuvent pas satisfaire aux

normes de qualits requises j

la charge de travail des services ne permet pas d'assurer ces travaux en temps
utile;
C

la rentabilit de la sous--traitance dans certains conditions .

ES

.,. Achats de matriel d'occasion

AG

Pour mettre en uvre ce processus dment autoris par la Direction Gnrale, il faut suivre
une dmarche:
-B

expertise ou analyse technique du matriel par le demandeur pour connatre

IB

l'tat rel des principaux organes et orienter la DCA j

appel la concurrence largie du matriel neuf et occasion

LI

expertise technique contradictoire et valuation financire par un organisme

O

officiel ou une structure spcialise.

TH

Nous constatons aisment que cela ncessite une gestion efficace et cela implique toutes les
EQ

composantes de l'entreprise: les magasins, la comptabilit, l'infonnatique, les auditeurs etc.

Ces derniers doivent faire montre d'une vigilance plus soutenue que dans le cas d'achat de
matriel neuf. Cette politique est en adquation avec celle reconnue dans la thorie. A
U

partir de cette politique,nous tenterons d'examiner les diffrentes ditions du cycle.

E

28
II .. EDITIONS

Les ditions concernent les tats de rapprovisionnement des pices de rechange, le compte
47, le compte 38 et la clture des bons d'entre ou sortie magasin. Les diffrents services
impliqus sont: le service du magasin, la section Mthodes et Contrle de la DCA et la
Direction Financire par le truchement des services comptables des contrles .

2.1 Procdures
C

2.1.1 Etat de rapprovisionnement des pices de rechange

ES

Le gestionnaire du magasin excute les demandes de mise en stock, dclenche les

AG

rapprovisionnements, assure la rception des commandes et la garde des stocks en tat de

rangement, saisit les mouvements, procde la distribution des articles sur demande des
utilisateurs, la valorisation des stocks et la collecte des mouvements valids en fin de
-B

mois.
IB

Les utilisateurs des articles grs en magasins font dclencher le rapprovisionnement de

LI

certains articles.
O

A Mbao, le gestionnaire des stocks lance en gnral deux fois par semaine le programme
TH

GESTPER pour uniquement les articles grs sur point de commande ayant eu un
mouvement au cours de la priode et dont les stocks augments des attentes sont gaux ou
EQ

infrieurs au point de commande. GESTPER fait un calcul et fixe des paramtres. Le mode
de calcul est le suivant:
U
E

Quantit en stock + Quantit en commande + Quantit en rparation :::;

Point de commande + Quantit en DAM .. Quantit en rservation

29
Le gestionnaire tire une dition, fait une analyse et regarde si les paramtres fixs en dbut
d'exercice voluent sur la tendance des sorties sinon il reprend les calculs qui tiendront
compte:

a> des tendances lors de la consommation en baisse ou en hausse j

a> de la couverture de la priode restante j

a> des caractristiques de l'article;

a> des avis des techniciens car l'acheteur doit avoir toutes les informations relatives
C

l'article.
ES

Si tout ce pralable est fait, le gestionnaire des magasins procde ensuite la saisie de
DAM.
AG

Un cahier de transmission ou un bordereau d'envoi des originaux de DAM est adress

SMC qui peut vrifier la disponibilit de la pice dans les autres sites. Si un achat s'impose,
-B

le service des Achats dite un bon de commande qui doit tre priodiquement revers dans
SIRLOG sous forme de bon de Commande Magasin (BCM) en vue des traitements
IB

ultrieurs.
LI

2.1.2 Compte 47
O

TI concerne les frais d'approche sur les pices de rechange et d'autres approvisionnements
TH

spcifiques. Le service Transit relevant de la DCA fixe un pourcentage par rapport la

valeur totale du stock. En gnral, celui,ci est fix 13%. Par ailleurs les frais d'approche ne
EQ

concernent que les fournisseurs extrieurs et n'intgrent pas les cots d'achat. Le
diffrentiel calcul en fin d'anne peut tre en Boni ou en Mali Une rgularisation est faite
U

ds rception de la facture ou chaque fin d'exercice. C'est un compte d'attente qui peut
E

tre dbiteur ou crditeur.

30
 l.l.3 Compte 38

Le manuel de procdure prvoit que:

Les pices rparables non immobilises dnommes sous ensembles rparables, font l'objet
d'une attention particulire du fait de leur importance du point de vue de la gestion de la
maintenance.
Ces sous,ensembles rparables sont identifis physiquement et les mouvements entre les
quipements, les ateliers de rparation et le magasin, valoriss en cot unitaire, sont suivis
C

en comptabilit l'aide de comptes d'attente 38 .

ES

l.1.4 Clture de bons d'entre ou sortie magasin

AG

A la fin du mois, le responsable du magasin de chaque plate-forme (Mbao, Darou, T aba)

procde l'arrt des mouvements rels par les oprations suivantes sur le logiciel
-B

SIRLOG :
ta> clture des Bons de Sortie Magasin (BSM)
IB

ta> mission des Bons d'Entre Magasin (BRM)

ta> clture des bons de rgularisation d'inventaires (BRI)
LI
O

Aprs avoir satisfait un BSM dj ouvert dans SIRLOG, le gestionnaire des stocks se met
TH

sur l'option clture , appelle le numro du BSM, vrifie une dernire fois que toute la
saisie est correcte et procde la validation.
EQ

A vant validation des rintgrations peuvent tre saisies en reversement, tout rendu se
faisant selon la procdure suivante: l'utilisateur tablit un BSM avec des critures rouges et
U

portant la mention RENDU en zro caractres et, la place du numro de la DI, le

E

numro du BSM ayant servi la sortie initiale. li le remet aux magasiniers en mme temps
que le matriel rintgrer qui est alors remis son emplacement.

Pour les bons de sorties gnrs mais non satisfaits, dits ils serviront de supports au
gestionnaire de stock qui procde une relance auprs des achats ou l'tablissement en
toute urgence d'une DAM.

31
Une rgularisation d'inventaire consiste rflchir sur un cart entre un solde physique et
un solde thorique. S'il s'avre qu'un bon de rgularisation soit ouvert au cours d'un
mois m, il doit tre annul ou cltur au cours du mois m + 1 au plus tard, le Chef de la
Section Mthode de SMC assure le suivi des B.R.I en instance de clture et procde, le cas
chant, des relances en direction des responsables de magasin.

2.2 Analyse
C

2.2.1 Etat de rapprovisionnement des pices de rechange

ES

SIRLOG ne donne pas de squence comptable. Un autre logiciel ACHETEUR AS 400

AG

s'en charge. C'est le reversement entre SIRLOG et AS 400 qui est sous l'autorit de SMC
qui se fait tardivement ou qui ne se fait pas du tout. En ce moment une correction
manuelle s'impose. Cette saisie manuelle peut tre source d'erreurs dus :
-B

&> Au magasinier : son attention est particulirement souhaite car un changement de prix
a des consquences nfastes long terme,
IB

&> Au changement de fournisseur alors que le BCM a t dj ouvert,

Au mme fournisseur qui change la commande,
LI

&>

&> A la consultation directe d'un fournisseur qui livre un matriel inadquat et inadapt
O

ou qui fait une livraison partielle.

TH

&> A des commandes dont la date de livraison prvue est dpasse. Dans ce cas une
nouvelle DAM s'impose.
EQ

L'auditeur a donc l'obligation de s'assurer que les corrections manuelles ont t saisies dans
les rgles pour la meilleure gestion de la politique d'approvisionnement. TI faut mentionner
U

qu'ici Acheteur, SMC, Magasiniers et Informaticiens se rejettent la responsabilit d'une

E

telle dfaillance. De mme personne ne porte la responsabilit du manque d'organisation

propre scuriser les actifs de la socit. 11 en rsulte la ncessit d'une analyse approfondie
de la rotation de la pice commande.

32
 2.2.2 Compte 47

Le Dpartement d'Audit avant la fusion avait pour mission d'avoir un il sur ce compte.
Actuellement, il est difficile de l'apurer bien qu'il y ait une volont tacite de le mettre jour
entre les services comptables, informatiques et la SMC.
Cela signifierait que ce compte pourrait subir un tripatouillage au niveau du service de la
comptabilit. Et tout compte qui n'est ni analys, ni justifi de manire priodique est
source d'erreur, d'omission, de fraudes avec des tats financiers falsifis ..
C

Compte tenu de ce risque l'auditeur devrait effectuer un contrle posteriori qui pourrait
ES

s'articuler autour :
c> des factures de ventes ;
AG

c> des factures d'avoir;

c> d'un inventaire extra~comptable ;
c> de l'apprciation de la comptabilit analytique;
-B

c> des dclarations de douane, factures de transit et de transport.

IB

Il est indispensable d'analyser en permanence le solde de ce compte d'attente. Cela peut

LI

entacher par del le compte des stocks celui du compte d'exploitation puisqu'une
estimation des frais d'approche doit se faire sur une logique rigoureuse avec une
O

surveillance et une possibilit de rvision tout moment et pour toute fluctuation.

TH

2.2.3 Compte 38
EQ

En ralit, ce compte n'est pas suivi rgulirement. Les services de la comptabilit, de SMC
U

et de l'informatique ne s'accordent pas sur la dmarche adopter.

E

Pour le SMC, la procdure en cours d'laboration ne dcrit que les aspects lis au cot
(Entre - Sorties). D'autres aspects doivent tre matriss et cela d'autant plus que le Service
Comptable n'dite pas systmatiquement de journaux priodiques. Mme dits ces
journaux ne parviennent toujours pas SMC.

33
Pour le Service Comptable, SIRLOG fait une extraction au mois le mois. TI y a donc
ncessairement des problmes du fait de l'galit dbit, crdit entre l'entre ou la sortie de
la pice. Ce qui fait que l'ajustement a lieu chaque fin d'exercice aprs rapprochement.

Pour le service informatique, un manque de temps et d'homme fait que les ditions sont en
retard par rapport aux traitements comptables. Ce dphasage pourrait tre source de
manipulations frauduleuse".
C

Seul le service Maintenance en relation avec les gestionnaires du magasin a initi un projet
ES

de remise en tat de ce fameux compte qui concerne les rparables.

AG

L'audit dans cet imbroglio ne peut en aucun cas faire un contrle priori encore moins un
contrle posteriori puisque rien n'est enregistr du point de vue comptable. Ce qu'il peut
faire son corps dfendant est l'inventaire physique et le rapprochement Bon de Sortie
-B

Magasin/Factures. La consquence de tout cela demeure des pertes considrables et trs

anciennes et qui, si aucune mesure n'est prise, peuvent s'aggraver.
IB
LI

2.2.4 Clture des bons d'entre ou sortie magasin

O

Une analyse de l'auditeur consiste bien apprhender la grille de sparations des taches.
TH

En effet, c'est le gestionnaire du magasin qui clt les BSM (voir en annexe un exemplaire de
B.S.M. et un exemplaire de B.R.I.) mais l'inventoriste relevant de SMC clt les BRI. Au
EQ

del d'une proximit qui peut crer des relations troites, dans le principe un contrle
posteriori est toujours utile.
U

On constate souvent une sortie sans BSM en arrt annuel. Le seul moyen de rgulariser ce
E

bon, c'est de faire recours au bon de travail de l'utilisateur.

Par ailleurs certains bons provisoires :lubrifiants, matires premires ou pices font souvent
l'objet de rception sans bon de commande et entrent dans la production aussitt aprs
rception.

34
Une rgularisation s'impose de fait mais dans quels dlais. TI peut arriver de surcrot que le
bon de commande ne soit pas rattach un bon de livraison ou qu'une erreur humaine se
produise au moment de l'opration de saisie.
Les saisies gres par les magasiniers devraient faire l'objet de contrles systmatiques.
L'incidence d'une saisie errone peut tre trs significative par exemple: saisie de devises
la place de C.F.A. ou erreurs sur les units d'uvre.
Quant aux transferts inter usines, ils doivent tre matrialiss par des bons d'entre ou des
bons de sorties magasins. Il s'y ajoute ds fois une non matrise des quantits stocker
C

entranant des surcots. La rgularisation des bons intervient quelque fois avec un retard
ES

qui se rpercute jusqu'aux autres services concerns.

Ainsi l'examen de ces diffrentes ditions ncessite une attention soutenue, une cohrence
AG

globale et une volont manifeste de coordonner l'ensemble des ditions pour ensuite faire
les autres contrles.
-B

III .. AUTRES CONTROLES

IB

Le contrle est un lment du fonctionnement de l'organisation dont la responsabilit

LI

dpend en fait et exclusivement des responsables oprationnels eux-mmes, l'audit interne

n'intervient qu'au second degr pour contrler l'existence et l'efficacit des contrles6
O

TI apparat dans la logique de fonctionnement et d'organisation d'une entreprise, la

TH

ncessit pour les acteurs de protger le patrimoine. Cette protection passe par
l'autocontrle, le respect des normes et procdures. Cependant, est - ce toujours la ralit?
EQ

En gnral, les hommes n'aiment pas tre contrls et cette aversion ouvre souvent des
portes sur la fraude, la falsification, la collusion et l'abus d'autorit.
U
E

me
6Cf. Olivier LEMANT (1995) Conduite d'une mission d' Audit Interne DUNOD 2 dition.

35
Dans cette partie, nous tenterons d'tudier :
.,. les inventaires tournants;
.,. les inventaires physiques semestriels;
.,. l'exploitation des divers passages zro j

.,. la vrification de la cohrence des flux matires.

3.1 Procdures
C

3.1.1 Inventaire roumant

ES

Les articles grs en magasin, sur les aires de stockage, au port font l'objet d'un inventaire
AG

tournant annuel programm et excut par la sous-section Contrle Stocks. Celle-ci relve
de la Section Mthode de SMC et comprend un inventoriste sur le site de Mbao et
supervis par le chef de la sous-section.
-B

L'inventoriste avant chaque opration d'inventaire physique saisit un tat d'inventaire qui
IB

indique:
.,. le code article ;
LI

.,. la dsignation ;
O

.,. la valeur totale ;

TH

.,. l'unit d'emploi;

.,. l'emplacement.
EQ

li faut noter que l'tat ne fournit aucune indication sur la quantit en stocks. L'inventoriste
procde au comptage physique, le mentionne et le compare au stock thorique pour ensuite
U

ouvrir un bon de rgularisation d'inventaire. Ce bon est dit en trois exemplaires dont il
E

adresse un au chef magasin, un l'Audit Interne et conserve le dernier.

La clture du BRI ne se fera qu'aprs vrification et justification des carts par le chef
magasin.

36
 3.1.2 Inventaires physiques trimestriels

C'est un inventaire unique pour l'ensemble des stocks en fin de priode: Mars, Juin,
Septembre, Dcembre. Cet inventaire porte essentiellement sur les matires premires et les
produits consommables.

La socit procde un inventaire physique et exhaustif de ses stocks de matires,

consommables, produits en cours de fabrication constitus de :
C

.:> Produits finis: Acide Phosphorique 54%, Engrais (DAP, NPK, ... ) en vrac ou en sac;
ES

.:> Semi~finis : Acide Phosphorique 54%, Acide Sulfurique, Super simple, riblons;
.:> Matires premires et consommables: Chlorure de potassium, Sulfate, Ammoniac,
AG

Boracine, fuel lourd, diesel, gas~oil, super, sacherie, autres produits;

.:> Ractifs, consommables et divers produits de laboratoire;
.:> Fournitures de bureau, scurit, produits pharmaceutiques, super (services gnraux) ;
-B

.:> Fuel, eau, autres, (utilits).

IB

Ces stocks sont inventoris et font l'objet d'un tat de synthse faisant ressortir les carts.
LI

3.1.3 Exploitation des diffrents passage zro

O
TH

Le passage zro constate le zro stock en matires premires, en produits semi~finis ou en

produits finis. Donc physiquement, il n'y a plus rien. La procdure consiste remonter
EQ

tous les rapports pour voir toutes les consommations et toutes les formules utilises pour un
type d'engrais donn.
Le passage zro appelle de facto un bilan qui part d'une priode l'autre selon la nature
U

du mouvement. li concerne la production, la consommation et l'expdition. Le rapport de

E

production est l'lment indispensable qui permet de dcrire, d'analyser et de conclure sur
les intrants et les produits finis. li constitue le meilleur moyen de mesurer les stocks
entreposs en vrac, la cubature par un gomtre et la mesure de la densit de la matire
tant alatoire.

37
 3.1.4 Vrification de la cohrence des flux matires

L'objectif de cette vrification est d'attester de la plus ou moins bonne rception ou

expdition des matires premires, de l'engrais, de l'acide phosphorique (H3P04) et de
l'acide sulfurique (H2S04). Les dclarations journalire et mensuelle des flux matires sont
obligatoires du fait de nombreux transferts interusine. La procdure exige galement une
pese lors de la sortie et de l'entre au moyen de bascules intgratrices, l'utilisation de
compteurs totalisateurs ou le systme alatoire du Draft Survey .
C
ES

3.1.5 Vrification des consommations spcifiques rendements

AG

Le rapport de production et l'inventaire physique sont essentiels pour s'assurer de

l'utilisation efficiente des intrants dans la fabrication d'un produit donn. Le rapport
d'analyse de laboratoire sur les titres renseigne sur la nature des produits et sur leur
-B

formule.
En effet, l'utilisation d'un intrant est diffrente d'une formule d'engrais l'autre (voir en
IB

annexe un exemplaire de rapport de production). Le client demandant le produit fini qu'il

LI

veut, les leS en tiennent compte pour valuer leur prix de revient et leur prix de vente.
O

Une formule d'engrais est ncessairement lie aux besoins d'une plante donne et les
TH

consommations spcifiques ncessitent des calculs pointus pour ne pas faire supporter la
socit des surcots financiers. Le rendement par dfinition est le rapport entre la
EQ

production relle et la production thorique.

L'imperfection des hommes et des machines entrane toujours des pertes mais une gestion
U

efficace est mesure de les limiter. Les carts de rendement sont invitables et l'audit de par
E

sa mission permanente de contrle doit insister sur les bilans matires car tout le processus
de production est impliqu depuis la rception des matires premires jusqu' l'expdition
de produits finis.

38
 3.2 Analyse

3.2.1 Inventaire tournant

L'Audit Interne doit ici s'assurer:

.,. du taux de couverture fin juin et fin dcembre. li s'agit entre autres de vrifier par des
tests que tout article se trouvant dans les diffrents tats, dans un emplacement bien
prcis et un rangement appropri a t inventori physiquement;
C

.,. de la vrification du bien fond des bons de rgularisation d'inventaire;

ES

En effet, la constatation d'cart entre inventaire physique et inventaire thorique peut

rsulter de :
AG

l'arrt des machines pour un besoin de travail urgent sur bon de sortie magasin
n'a pas t rgularis lors d'une sortie de pices ;
-B

bon provisoire rceptionn sans bon de commande;

l'utilisation d'une pice qui a t rendue mais un emplacement erron du fait de
IB

ngligence des magasiniers ;

le bon de ventilation qui change l'emplacement d'une pice;
LI

le bon de transfert inter usines non matrialis;

O

l'imprudence sur la saisie ou un dpotage mal fait ;

TH

le vol, la fraude .
EQ

.,. de l'approbation des bons de rgularisation d'inventaire par le responsable du magasin.

En clair, il s'agit de justifier un boni ou un mali d'inventaire.
U

li faut souligner qu'un boni d'inventaire participe de la non matrise du niveau permanent
E

des stocks. Ce qui implique des surcots financiers. Un mali mane d'une mauvaise gestion
des stocks source de gaspillage, de vol et d'une probable perte financire.

39
 3.2.2 Inventaires physiques trimestriels

Pour un inventaire physique, l'Auditeur Interne a le devoir de vrifier les sorties relles
par rapport aux entres. L'inventaire est rendu difficile par le fait que la production reste
feu continu. TI se pose trs souvent un problme de " cut off ". Cela est aussi valable pour
certaines pices de maintenance utilisables tout moment ..

Dans le mme ordre d'ides, le jaugeage quotidien des combustibles qui permet
C

d'apprhender la consommation pourrait tre perplexe. Par exemple pour le gaz,oil :

ES

suivant la cadence des sorties, l'vaporation et la dilatation, quelques fois des bonis peuvent
apparatre Gusqu' l'ordre de 5001), il faut une bonne foi des inventoristes pour que cela soit
AG

mentionn dans l'tat de rgularisation.

Ainsi pour un type de contrle bien adapt, le seul moyen dont dispose l'Audit Interne
demeure le bon de commande, le bon de livraison ou de rception, le bon de sortie
-B

magasin.
IB

3.2.3 Exploitations des divers passages zro

LI

Il s'agit donc de voir si la somme des consommations recoupe le connaissement original :

O

Poids, tonnage au moment du dbarquement du produit.

TH

L'heure laquelle le produit a t livr avec un systme de livreur compteur.

Les bascules.
EQ

L'Audit Interne une fois le rapport de production entre ses mains, se demande :
~ Comment ont t affectes les consommations?
U

~ Comment se sont droules les expditions ?

E

~ Quels types de bascules, de compteurs taient utiliss ?

~ Y a t'il du sur titrage ou du sOllS'titrage ? Surdosage?
~ Les analyses au laboratoire taient' ils conformes aux normes ou dsirs des clients?
~ Y a t'il une diffrence entre les rapports mensuels et le rapport final de production?
~ L'cart est ' il important? Si oui quelle en est l'origine.
~ L'ensachage a - t,il t bien excut ?
~ La production a ' t,elle t surestime ?

40
Beaucoup d'lments de rponse existent dont :
Le titre de la bouillie (mlange eau ~ acide phosphorique et autres intrants) ;
Les riblons qui sont recycler;

Une perte due l'eau qui absorbe une part du chlorure de potassium (KCL) par
exemple;

L'envolement de matires telle que le KCL ou le sulfate, etc.

Nanmoins, le passage zro est de loin prfrable l'inventaire physique. Non seulement
C

il n'y a plus de stock mais galement la qualit du rapport de production permet de

ES

comprendre la cohrence des flux matires et la pertinence des ratios de consommations

spcifiq ues/rendements.
AG

3.2.4 Vrification de la cohrence des flux matires

-B

La premire vrification a trait au passage zro d'un produit fini. Ce passage zro
dtermine exactement le mouvement de toutes les matires premires utilises lors de la
IB

fabrication d'un produit donn. Le rapport de production permettra l'auditeur de

LI

connatre de manire thorique la quantit de produit fabriqu.

Le deuxime facteur concerne le pesage qui est trs pratique. Ce pesage prsente
O

malheureusement des dfaillances considrables lors des transferts inter~usines.

TH

Ces dfaillances tournent autour de :

EQ

a> expdition non dclare dont les consquences donnent un rapport de production
faux ;
dfaillance ou mme obsolescence de certains pon~bascules dont la cause est l'absence
U

a>

d'investissement;
E

a> dtournement d'engrais lors d'un transfert dont la consquence est une perte financire
avec tout son corollaire ;
a> perte de soufre entre les rails lors de l'acheminement du Terminal Portuaire Darou
dont la consquence est un rapport de livraison incorrect ;
a> production dclare sur ou sous estime ;
a> compteur faillible cause de la vtust;
a> apprciation du gomtre faite avec une marge d'erreur ;

41
.,. dfaut d'entretien des machines ;
.,. la variation de la densit de l'acide lors du transfert inter~usine ;
.,. ensachage d'engrais humide ou de riblon ne traduisant pas un rapport de production
rel;
.,. tonnage des wagons mconnus cause d'un manque de bascule ferroviaire ; analyse des
laboratoires donnant des titres divergents ;
.,. le mouvement de tangage des bateaux peut tre source d'un boni ou d'un mali. Le boni
est un gain octroy gratuitement au client et le mali une perte qui peut profiter au
C

transporteur car le retour sur site aprs un passage zro d'un produit n'est pas vident
ES

sauf si le livreur est honnte.

AG

En somme toutes ces dfaillances ne peuvent pas militer en faveur d'un contrle de
cohrence des flux matires pour limiter les pertes et raliser des bnfices rels.
-B

3.2.5 Vrification des consommations spcifiques/rendements

IB

Lorsqu'un produit est fini, le premier rflexe de l'auditeur est de vrifier sa composition
exacte. L'analyse par le laboratoire renseigne toujours sur les proportions de chaque
LI

matire premire utilise lors de la fabrication. Les rsultats obtenus doivent tre confronts
O

aux normes afin de dceler un sur titrage ou un sous~titrage. L'un ou l'autre constitue un
TH

indice d'un disfonctionnement dans le processus ou d'une mauvaise apprciation des pr~
mlanges. Ce qui peut attirer l'attention sur un gaspillage ou une rupture de stocks ou sur
EQ

la politique des approvisionnements de manire gnrale.

Au del de cette conformit aux normes de fabrication, il y a lieu d'insister sur la
problmatique:
U

commandes (ventes) ;
E

production;
approvisionnement.

Les entreprises industrielles comme les I.C.S. devant importer des matires premires et
des outillages ont identifier certains dysfonctionnements lis au march mondial.

42
La vrification des consommations spcifiques exige de la part de l'auditeur diffrents types
de contrle lis :
a> au retour d'un produit dj fabriqu ...
a> aux rebuts;
a> aux dfauts d'entretien et de la non prise en compte des normes du constructeur
d'une machine donne;
a> aux carts de spcifications;
a> un passage zro plus tt que prvu ;
C

a> une analyse des laboratoires ;

ES

a> aux utilisations excessives de riblons ou engrais recycls ;

a> des fuites;
AG

a> aux rendements au niveau de l'atelier;

a> une insuffisance des mthodes d'inspection ou un conflit de personnalit qui
pourrait exister entre le responsable du contrle de qualit et le Directeur de Production
-B

pour le respect du planning de la production sans tenir compte de certains alas;

a> la rduction du prix de revient travers les commandes ;
IB

a> l'utilisation excessive d'un produit.

LI

Tout cela dmontre qu'un rendement doit tre qualitatif. n renseigne sur la nature du
O

produit, sa viabilit. n a un impact conomique certain. Dans les standards de rfrence, il

TH

est toujours intgr un taux de sur consommation qui bien des gards s'il est identifiable,
amliore la comptitivit de l'entreprise. Cependant, les conditions idales tant rarement
EQ

runies face aux alas production/vente, le principe du moindre cot de fabrication passe
irrmdiablement par la matrise des intrants pour la satisfaction du client qui sait
exactement ce qu'il veut.
U
E

Les consommations spcifiques/rendements jouent un rle important dans la dmarche de

certification de l'International standard organisation base Genve (l.S.O) dont nous
rappelons le champ d'activit :
a> ISO 9000 et 9004 plutt thorique prsentent les lignes directrices de dmarche de
certification ;
a> ISO 9001: couvre la conception, le dveloppement des produits, production
installation, service aprs vente ;

43
.-:> ISO 9002 concerne les oprations de production et/ou d'installation;
.-:> ISO 9003 plus rarement demande, ne porte que sur les produits en sortie usine.

TI va s'en dire que les leS s'inscrivent dans cette logique et de plus en plus la concurrence
mondiale exige un produit de qualit, avec des moyens de production moderne pour un
moindre cot.

L'Audit est donc mieux plac pour jouer son rle de conseil qui passe ncessairement par
C

une analyse systmatique de tout un processus.

ES

Nous abordons ainsi les chapitres 3 et 4 qui traiteront du contrle interne du cycle de
AG

gestion des stocks avec :

.-:> les points forts;
.-:> les points faibles et les recommandations .
-B
IB
LI
O
TH
EQ
U
E

44
CHAPITRE 4 ANALYSE DU CONTRLE INTERNE

Une analyse mane d'abord d'une observation du systme suivi d'une rflexion
correctement agence et clairement dfinie. Faire une analyse critique du cycle de gestion
des stocks c'est :
.::> mesurer la fiabilit de l'information financire et comptable ;
.::> identifier l'adquation de l'approvisionnement;
.::> valuer le cot de lancement et de stockage d'un article bien dtermin;
C

.::> prserver la scurit physique des stocks de matires premires et de produits finis.
ES

Pour chacun des dispositifs du contrle interne, nous tenterons de dfinir les points forts et
AG

les points faibles dans l'entreprise.

1 Objectifs
-B

Ainsi nous reconnaissons :

IB

.::> La comptence des hommes: magasiniers, gestionnaires de magasin, inventoristes,

LI

maintenanders, gestionnaires de production ont hiss les lCS au rang de 4me

O

producteur mondial. L'affectation des meilleurs lments aux diffrents postes est un
facteur d'accroissement de la valeur ajoute;
TH

.::> Le nombre d'articles stocks au magasin de Mbao est facilement identifiable du fait
d'une bonne codification et d'un bon emplacement quelques exceptions prs ;
EQ

.::> Chaque semaine GESTPER est lanc deux fois pour l'atteinte d'un stock de scurit
aussi bien en pices de rechange, qu'en fournitures de bureau, lubrifiants et certains
U

consommables ;
E

.::> Les niveaux de consommation de certaines matires sont conformes au volume des
activits de l'entreprise;
.::> Les prises d'inventaire sont effectivement effectues conformment aux instructions de
la Direction Gnrale ;
.::> La valorisation et la dprdation sont dtermines de manire exhaustive ;
.::> Elimination des rats de la production 85% ;
.::> Accroissement des ventes moindre cot, meilleure qualit dans un dlai raisonnable;

45
tI> Obtention des lments de dtermination des valeurs nettes de ralisation partir de la
cohrence rendements spcifiques/consommations, des analyses du laboratoire et de
l'inspection du matriel de production;
tI> Les ratios et indicateurs d'activit sont rgulirement suivis par BTE.

Nanmoins, quelques remarques s'imposent :

tI> Autant les ICS disposent d'hommes comptents autant il existe des lenteurs ou des
goulots d'tranglement. En effet, entre une Demande d'Achat Magasin et une
C

ouverture d'un Bon de Commande Magasin (BCM), il se passe un (1) mois voire deux
ES

(2) mois entre des services contigus. Un dlai de rapprovisionnement se situe entre
quatre (04) et cinq (05) mois. Ce qui influe notoirement sur la production et peut
AG

entraner un arrt momentan de 20 jours parfois; exemple de l'arrt d au manque de

souffre durant le mois d'aot 99.
tI> Le nombre d'arrts pour ruptures de stocks et de pannes normales n'est pas
-B

statistiquement valu d'une anne l'autre pour corriger les disfonctionnements.

L'entretien systmatique rduit les dpenses d'entretien et d'exploitation.
IB

tI> L'adaptation objectifs- missions n'est pas clairement dfini au niveau des entits qui
LI

s'occupent des commandes, de l'approvisionnement, du stockage et l'coulement des

produits finis. La cration d'un centre de formation ou la tenue de sminaires
O

scientifiques aideraient le planton, l'ingnieur, les Secrtaires, les acheteurs, les chefs
TH

service, en somme toutes les ressources humaines acqurir certains principes du

management propres viter les disfonctionnements. La formation est l'investissement
EQ

conomique par excellence et la ressource humaine est stratgique.

Cette symbiose crerait des synergies capables de propulser la socit.
Il y a une inadquation dans la dprciation de certaines pices classes ad hoc , dans
U

tI>

la matrise du dlai de rparation de certaines pices et leur influence sur les rsultats
E

d'exploitation de l'entreprise.
tI> Une absence de pouvoir de dcision des magasiniers et gestionnaires de magasin fait
qu'il existe des stocks dormants ou obsoltes de l'ordre de Cent Cinquante Millions
(150000 OOOF C.F.A.).Ces stocks sont un hritage de la S.LE.S. La Direction, ou n'a
pas une stratgie claire quant ces stocks, ou n'a pas une apprciation chiffre en terme
de surcot.

46
2 Moyens

Us permettent d'atteindre les objectifs assigns par la Direction Gnrale. U faut saluer:
lE> La polyvalence des hommes et leur comptence favorisent une efficience dans la
gestion des stocks. Comme c'est une usine feu continu, la prsence d'hommes de
terrain trs dvous garantirait la prennit ou la rgularit de la production.
lE> La formation permanente de tout agent des lCS qui le dsire. L'entreprise prend en
charge toute la formation qui doit rentrer dans le cadre de son dveloppement. Avec
C

l'volution technologique et les alas du terrain, le recrutement doit toujours tre

ES

complt par une formation adapte aux objectifs de l'entreprise.

lE> Les moyens techniques ne font pas dfaut. Des ingnieurs qualifis, une formation en
AG

scurit en pleine vitalit, des maintenanciers chargs de radiographier les appareils en

marche permettent aux Industries Chimiques de limiter les arrts un seul par an sauf
s'il manque des matires premires entrant dans le processus de fabrication ou de pices
-B

de rechange.
lE> Les investissements importants, notamment l'acquisition de groupes diesel ont dot la
IB

plate-forme d'une autonomie nergtique.. Les lCS de MBAO ne dpendent plus de la

LI

SENELEC.
lE> Les budgets sont prvus: pour des achats directs en urgence(pices de rechange,
O

lubrifiants, des matires premires, etc.), pour des travaux prventifs identifis
TH

annuellement pour la mise en place de ressources humaines charges de la production.

EQ

Mais des zones d'ombre subsistent notamment en ce qui concerne:

e> Les magasins ne sont pas suffisamment dots en personnel. Ce qui influe sur la rapidit
dans le traitement des demandes d'achat.
U

lE> L'absence de pont bascule empche la pese des camions vide.

E

e> n n'existe pas de livre rclamations pour valuer statistiquement les rebuts sur les
quantits approvisionnes ou consommes, les pertes ou les disparitions d'articles
stocks, d'articles inutilisables par obsolescence, de produits prissables. Ce livre doit
tre annuellement remis la Direction Gnrale pour juger du srieux des fournisseurs
ou pour l'tablissement d'un cycle d'approvisionnement conformment aux objectifs du
Contrle de Gestion. Ce livre renseignerait galement sur la prsence ou non de toutes
les pices de rechange vitales pour l'entreprise.

47
a> Les moyens mis en uvre pour stocker les fts de lubrifiant laissent dsirer car tant
expos l'rosion ;
a> Les piscines d'acide tant ciel ouvert, la teneur en P205 exige par le client peut
varier la baisse en cas de trs fortes pluies. Ce qui entranerait un manque gagner
non ngligeable.

3 Systme d'information
C

Nous notons avec satisfaction:

ES

a> que les procdures crites couvrent aussi bien les services de la comptabilit que les
services de la production. Elles concernent:
AG

les modalits de circulation des documents, leur traitement, leur classement,

les mthodes de valorisation, de dprciation,
-B

la priode d'inventaire et de contrle pour analyser les carts,

des imprims bien conus tels que les fiches de stocks, les bons de sortie et les
IB

bons de rgularisation d'inventaire,

LI

des imprims qui renseignent sur l'emplacement de chaque article et son tat
O

d'utilisation,
une permanence dans le rapprochement des stocks physiques et des stocks
TH

thoriques
a> qu'il existe un arrt programm chaque semaine en gnral qui correspond au jeudi. Ce
EQ

qui prsage d'un bon systme d'entretien et de maintenance des machines pour
accrotre la productivit. Cela traduit galement la volont de scuriser tout le systme
U

de process car la gestion d'une entreprise demande des indicateurs fiables ;

E

a> qu'une formation est dispense aux diffrents acteurs de la production: maintenanciers,
gestionnaires des magasins, ingnieurs. Cette formation a pour but de les informer sur
les nouvelles technologies, les mesures prendre en cas d'arrt de production, incendie
disfonctionnement dans le process etc. ..
a> que mensuellement, l'Audit Interne reoit des bons de rgularisation d'inventaire des
trois sites. Cela participe de la volont de la Direction Gnrale de suivre les carts en
boni ou en mali pour corriger ou redresser.

48
C'est l un systme d'information extrmement utile car comme indiqu plus haut un boni
d'inventaire peut dnoter une mauvaise gestion et un mali implique des pertes financires.

Cependant, nous devons signaler que:

~ Les mthodes d'enregistrement comptable du cycle de gestion des stocks surtout en ce
qui concerne les comptes 38 et 47 ne sont pas dcrites de manire claire dans les
procdures. Il faut recourir un des comptables pour qu'il explique le mcanisme de cet
enregistrement.
C

~ Il n'existe pas de contrle qui permette d'viter les dviations dues une ngligence et
ES

de remonter tout moment l'origine d'une information. Cela pourrait signifier

l'absence d'un suivi comptable journalier des matires di.<;tinctes du suivi effectu par les
AG

magasiniers.
~ Il n'existe pas de statistiques, de dlais fournisseurs, nI de statistiques de produits
prissables.
-B

Connatre leur nombre renseignerait sur l'utilisation efficiente des matires premires, sur
IB

la qualit de la production et sur la politique d'entretien des machines.

LI

~ S'il faut saluer les bons de rgularisation d'inventaire dans l'apprciation des carts de
pices de rechange, fournitures de bureau, il faut dplorer l'absence d'information fiable
O

et vrifiable en ce qui concerne les carts constats sur les rendements consquence
TH

d'une mauvaise apprciation de l'utilisation des matires premires.

~ Il y a une relle absence de statistiques sur l'obsolescence et les rebuts. Nous constatons
EQ

fort aisment du matriel obsolte rsultant de la Socit Industrielle des Engrais du

Sngal (SIES) qui a une valeur d'au moins 150 millions dans les comptes de stocks.
U

Ainsi cette partie du patrimoine de l'entreprise serait sans valeur et devrait rduire
E

d'autant le rsultat d'exploitation si l'on veut respecter le concept d'image fidle.

~ Il y a une carence notoire quant aux informations techniques permanentes qui sont
relatives l'volution des usures progressives des matriels. Seule une estimation des
maintenanders permet de juger de l'tat de leur dfectuosit.

49
4 Organisation

Dans le cycle de gestion des stocks, il apparat une ncessit d'organiser les hommes,
d'organiser le matriel de scurit et d'organiser le service d'Audit Interne.

C'est ainsi que:

&> Les magasiniers sont organiss en quart: 6h ~ 14h, 14h ~ 22h, 22h ' 6h. Ils assurent ainsi
la continuit du service et la protection permanente des stocks. Un registre de livraison
C

Mbao permet chaque magasinier de voir les rceptions et les sorties prcdentes. Le
ES

gestionnaire des magasins est habilit valoriser chaque matin.

&> Le matriel de scurit est constitu : casques, gangs, masques et autres sont distribus
AG

tout agent: magasinier, inventoriste,utilisateurs de l'atelier de production.

&> Les tches concernant la gestion des stocks sont bien rparties au niveau des magasins
des trois sites et au niveau des ateliers de production.
-B

&> L'Audit Interne exerce son droit de regard sur toute entre ou sortie de matires
premires ou produits finis.
IB

&> Il existe une procdure qui prvoit la liste des personnes pouvant engager l'entreprise
LI

pour un type donn d'achat, une liste pour une sortie de matriels et un spcimen de
signature permet d'identifier les responsabilits.
O
TH

Mais, nous constatons :

&> Le manque de magasiniers pour la gestion de 13000 articles Mbao par exemple
EQ

favorise des confusions lors de la saisie et de la sortie de pices. Cela peut entraner des
fraudes ou crer des carts lors des sorties de stocks. Le recrutement adquat et
suffisant de magasiniers devrait assurer une bonne rception, un bon enregistrement et
U

un meilleur traitement des stocks.

E

&> Bien que la grille de sparation des tches ait t bien dfinie, il y a lieu de relever
qu'une collusion serait possible entre l'inventoriste, les magasiniers et les gestionnaires
de magasins. Tant il est vrai que des relations quotidiennes de travail peuvent natre
des affinits. L'organisation de SMC, des services comptables, de l'Audit Interne, du
magasin, de l'informatique .cre des redondances.
&> Seul le gestionnaire du magasin de MBAO peut, par ses propres moyens de calcul,
identifier certains commandes. La faiblesse lie cette observation est d'ordre moral.

50
 Au cas o son systme dfaillirait ou qu'il tomberait dans une limite d'inaccessibilit, la
socit pourrait tre confronte un arrt momentan de production.
&> Les services impliqus dans le circuit d'approvisionnement posent un norme prjudice
la socit du fait de l'examen d'une demande d'achat qui dure trente (30) jours voire
45 jours.

5 Procdures
C

Nous avons constat:

ES

&> qu'un manuel de procdures comptable existe et implique: le gestionnaire magasin, la

section mthode, le dpartement informatique, la section comptabilit analytique pour
AG

la comptabilisation des stocks en magasin. et des stocks de production ;

&> q' un manuel de procdures dcrit la mise en catalogue et la cration de fiches de stocks,
le rapprovisionnement, la rception des commandes, le stockage des articles, les sorties
-B

magasin, les autres mouvement de stocks dont les transferts entre sites, les
changements de prix, les rgularisations sur quantits, les changements de code article,
IB

les changements d'unit d'emploi, les changements de socit, l'intgration en stocks, la

LI

rintgration en stock, la mise au rebut, la rgularisation d'inventaire mais galement la

gestion des carburants, ractifs et lubrifiants (huiles et graisses), l'inventaire des stocks,
O

la valorisation des stocks et le classement des documents ;

TH

&> qu'une unit spciale compose d'hommes et de chiens assurent la surveillance des
magasins de stockage, de matires premires et de produits finis. Nous pouvons prciser
EQ

que cette unit est extemalise. Un manuel permet de dfinir les heures d'entres, les
heures de sorties, le port de badges pour l'accs au magasin. Mieux tout mouvement de
U

vhicule est mentionn dans un registre l'entre (heure, numro d'immatriculation,

E

motit). Les gardiens sont galement tenus de visiter les vhicules avant leur sortie.

Nanmoins, nous devons signaler les faiblesses suivantes:

&> L'application des procdures dcrites plus haut n'est pas toujours intgrale.
L'improvisation, le contrle gnral de fonctionnement dficient, un suivi magasin
tatillon pourraient entraner des erreurs de calcul ou de saisie compromettant toute la
gestion des stocks.

51
." Une classification adquate dans les procdures selon la nature et l'importance des
stocks stratgiques .
." Un mode de gestion adquat, car selon le taux de rotation, le rapprovisionnement
prioritaire devait tre formalis. Cela permettant d'viter des ruptures .
." Un suivi permanent engendrant une analyse pertinente. li advient d'examiner les
consquences d'un manquement aussi bien au niveau des gestionnaires de stocks, du
chef de service consommateur, des magasiniers .
." La procdure d'approvisionnement comporte certains disfonctionnements cause des
C

lenteurs ou lourdeurs qui entranent un gaspillage de temps et de fournitures de bureau.

ES

Cela peut dcourager des fournisseurs dont le dlai, la qualit et le prix demeurent la
rgle pour stimuler la concurrence.
AG

6 Supervision
-B

Nous avons relev ce sujet les points forts suivants:

." L'organigramme hirarchique tous les niveaux de l'entreprise pose de manire
IB

formelle une coordination des services. Ce qui prsage une supervision permanente.
Chaque matin il y a un briefing avec le chef d'quipe au niveau des services de la
LI

maintenance, de la production et du magasin. Ces runions laissent toujours des traces

O

par le biais de notes internes, visas ou autres .

TH

." Un rapport de production est tabli chaque jour et envoy la Direction Gnrale, au
Contrle de Gestion, au Secrtariat Gnral. Ce rapport renseigne sur les quantits de
EQ

matires utilises et constitue un support pour les comptes rendus quotidiens avec le
Chef de Service Production et celui du laboratoire. Cela permet de mesurer les progrs
raliss ou de faire des retouches en cas de rendement dfavorable. La proccupation
U

des techniciens serait ainsi lie au procd plutt qu'au rsultat: ide force de la pense
E

prospecti ve .
." L'existence d'un service d'Audit Interne atteste que la Direction Gnrale a apprhend
les risques potentiels. Par consquent sa mission de supervision favorise les synergies,
modernise les comportements, incite l'amlioration continue. Entres autres exemples
nous pouvons citer la rgularisation des bons d'inventaire qui permet de faire le
rapprochement entre le stock comptable et le stock rel. Ce service doit s'assurer
chaque fois que les procdures de contrle interne sont efficaces et appliques.

52
a> Le service de contrle de gestion s'assure de l'atteinte des objectifs dfinis par la
Direction Gnrale :
optimisation des stocks minimum, maximum et rotation des pices ;
collection des informations permettant de mesurer les carts prvision/
ralisations et d'laborer de nouvelles estimations;

veiller la compatibilit entre les niveaux des stocks et le processus amont

(achat/trsorerie) et aval (entretien/budgets).
C

Nous avons nanmoins relev quelques faiblesses:

ES

a> La performance globale d'une entreprise est lie la nature des hommes qui la
composent. Cela implique un devoir imprieux pour tout acteur de "s'auto superviser".
AG

Or une chose est de formaliser une procdure hirarchique, une autre en est d'valuer
son efficacit. Nous proposons dans les recommandations d'tudier un autre
organigramme car, tous les niveaux, le fait de dplorer le volume du travail influe
-B

ncessairement sur la productivit.

a> Certes le souci de polyvalence peut tre compris mais il ne faudrait pas que cela soit
IB

excessif. Une supervision correcte impose une bonne stratgie dans l'utilisation des
ressources humaines. Une bonne supervision double d'une bonne communication
LI

doivent prsenter des consignes de travail d'une faon claire chaque employ de
O

manire qu'il comprenne ce que l'on attend de lui.

TH

7 Audit interne
EQ

Le dpartement d'audit des lCS est compos de deux auditeurs et d'une secrtaire qui
U

jouent un rle prpondrant dans la stratgie globale de l'entreprise. Un rle est une
partition que doit jouer un individu dans une entreprise pour une harmonisation et une
E

coordination des systmes de fonctionnement. Aux industries chimiques du Sngal, les

auditeurs ont un rle plus prventif que rpressif.
Ils assurent le Secrtariat du Comit de suivi du contrle interne. Ils mettent jour les
procdures des diffrents cycles : vente, achats, immobilisations, gestion des stocks,
trsorerie, paie.
Ils ont aussi une mission d'assistance en aidant amliorer la matrise que chaque
responsable a de ses activits pour l'atteinte des objectifs du contrle interne.

53
Les contrles rcurrents tels que les contrles de caisse font partie intgrante de leur rle de
superviseur pour une amlioration des dispositifS du Contrle Interne.
Au total, le contrle interne du cycle de gestion des stocks des Industries Chimiques du
Sngal rpond aux attentes de la Direction Gnrale conformment aux instructions
qu'elle donne au Service d'Audit Interne. Le Contrle Interne a limit de manire
considrable le nombre et l'importance des malversations.

De par ses dispositifS de pilotage qui sont les objectifs, moyens, systmes d'informations et
C

ses dispositifS de contrle tels que l'organisation, les procdures, la supervision: le Contrle
ES

Interne prsente une cohrence somme toute acceptable.

AG

li y a bien une connaissance et un respect de la dontologie du mtier de la part des acteurs

du cycle de gestion des stocks. Cela est surtout matrialis par la qualit des informations
d'ordre stratgique, le respect des directives et l'optimisation du niveau des stocks.
-B

Nanmoins le contrle interne prsente des faiblesses surtout au niveau de la coordination

des relations de travail entre Services Achat et Magasins. Cela peut crer des conflits
IB

d'intrt, des jugements de valeur et ternir coup sr la productivit. TI est indniable que
LI

toute uvre humaine n'est pas parfaite mais bien des gards il faut enlever le manteau de
l'intrt personnel pour prendre celui du groupe.
O
TH

Le management moderne requiert une participation de tous les acteurs pour le

dveloppement du gouvernement d'entreprise li une exigence croissante de la gestion des
EQ

entreprises: comptitivit, qualit, performance entre autres constituent ses facteurs cls de
succs.
U

Ainsi l'Audit Interne dont la finalit est d'valuer les dispositifs du Contrle Interne, en
E

s'assurant de sa cohrence doit proposer des recommandations pour mieux scuriser

l'entreprise dans ce cycle important de gestion des stocks. C'est l'objet de la dernire partie
de ce mmoire.

54
CHAPITRE 5 RECOfMANDATIONS

Une recommandation exhorte en gnral les audits mieux percevoir certains faiblesses
en vue de les corriger. Cette correction ne peut tre que profitable car elle vient d'un il
neuf . Toute recommandation qui ne chasse pas le superflus, qui ne change ni innove, qui
ne joue pas sur la concurrence, qui n'anticipe ni planifie est voue l'chec.

Cependant, force est de constater que les Services d'Audit font des recommandations qui
C

devraient tre appliques mais une centralisation excessive des dcisions les rend souvent
ES

peu enclines tre exploites . Ces recommandations permettent d'anticiper sur :

-=> les erreurs: d'criture ou de calcul, oubli, omission, mauvaise application des principes
AG

comptables, prsentation errone des tats financiers.

-=> les irrgularits: survaluation ou sous valuation des stocks, omission volontaire de
comptabilisation des transactions, comptabilisation de ventes fictives, falsifications de
-B

pices justificatives, mauvaise application volontaire des rgles comptables.

IB

Au regard de tout cela, l'objectif de ces recommandations dans ce mmoire englobe les
LI

faiblesses du contrle interne du cycle de gestion des stocks et les observations sur les
mthodes et moyens de mesures appliqus aux Industries Chimiques du Sngal.
O
TH

1 Recommandations sur le Contrle Interne

EQ

-=> TI faudrait inculquer les rflexes de Contrle Interne tout le personnel des ICS avec la
volont soutenue des dirigeants de l'entreprise. Le comit de suivi du Contrle Interne
U

oit incessamment reprendre ses activits trimestrielles d'autant plus que les ICS ont
E

pour objectif principal de doubler leur production d'ici l'an 2001. Le doublement
implique une nouvelle stratgie, une amlioration quantitative et qualitative de la
productivit, un recrutement d'hommes comptents qui participent de manire
efficiente la mise en uvre de ce Contrle Interne.

55
 a> TI faudrait crer un centre de fonnation quip d'une bibliothque fournie en livres et
supports de gestion lis aux techniques de stockage et de management. Ce centre doit
tre quip en micro ordinateurs branchs sur Internet et intra net.
Qui perd la bataille de la communication dans ce troisime millnaire creuse sa propre
tombe. Ce centre modernisera coup sr le comportement des hommes.

s> Le mode de dprciation des pices de scurit devrait tre fonnalis davantage et
mieux compris par les magasiniers et les gestionnaires de magasins. Le fait qu'ils en
soient infonns renforcerait leurs responsabilits dans la gestion slective de ces pices,
C

et par consquent, leur protection.

ES

a> L'organigramme de la Direction Centrale des Achats devrait tre revu. li est une
AG

seule personne d'assurer en mme temps la fonction de Directeur Gnral Adjoint et

celle de Directeur central des approvisionnements, quelque soit par ailleurs ses
comptences. La fonction approvisionnement prsente des caractristiques
-B

commerciale, industrielle, technique qu'il convient de ~'tructurer de manire efficace et

efficiente. Nous proposons une structure emprunte Michel CROLAIS.
IB
LI
O

Foncon Approvisionnement
TH

1
EQ

Utilisateur ..- Fonction Gestion des stocks 1 +--------.---.

;>
Fonction Achats f-+ Extrieur
U
E

La fonction de gestion des stocks serait charge de la coordination avec l'utilisateur alors
que la fonction Achats assurerait les relations avec l'extrieur.

s> La Section Mthode pourrait tre supprime car si le contrle interne fonctionne
nonnalement, toutes ses prrogatives disparatraient (voir en annexe ses futures
attributions).

56
.r> De mme la Section Contrle pourrait tre rattache au Service d'Audit Interne. Une
entreprise comme les Industries Chimiques devrait disposer d'un Service d'Audit
conforme sa taille, sa stratgie et ses objectifs gnraux .

.r> Le systme d'information doit tre amlior car de sa pertinence dpend la performance
des ICS : ergonomie, rapidit, scurit. Les documents d'entre et de sortie doivent tre
rapidement transmis aux services concerns : comptabilit, informatiq ue.
C

Ces derniers en retour doivent viter les dcalages entre la constatation des entres et les
ES

enregistrements pour annihiler les carts .

AG

.r> L'entreprise doit possder des statistiques de qualit par produit et par commande, par
unit de temps, par quantit en stocks, par quantit entrant en stocks etc. Des
statistiques sur les valeurs stockes ou consommes sur les dlais d'approvisionnement
-B

seraient galement trs utiles .

IB

.r> La lourdeur administrative dplore par les gestionnaires de magasin devrait tre revue
notamment au niveau de la demande d'achat. Tous les services impliqus ont intrt
LI

mieux coordonner pour une bonne organisation et une bonne cohsion .

O
TH

.r> Une valuation des procdures d'approvisionnement fournirait une meilleure lecture
sur la qualit des fournisseurs. Elle limiterait considrablement les demandes d'achat
EQ

d'urgence qui peuvent tre sources de fraudes du fait de retard dans leur rgularisation .

.r> Le Service Transit doit tre extemalis. La sous-traitance permet une entreprise de
U

raliser quelques conomies. Le Service Transit peut tre remplac par un cabinet
E

spcialis qui vend ses prestations aux ICS. Cela ne menacerait pas les transitaires
internes qui peuvent tre redploys dans d'autres services demandeurs de ressources
humaines. Au contraire, il y aurait beaucoup plus d'espace (norme ergonomique) et
beaucoup plus de rapidit de traitement des rceptions de stocks ou d'expditions des
produits.

57
lE> Une ingnierie de rduction de cots devrait tre mise en place en ce qui concerne les
cots de commande, de possession des stocks, cots de sortie des rparables, cots de
production et cots de revient, les surfacturations et autres cots non salariaux. Le
management moderne exige une gestion rigoureuse et efficiente.

2 Recommandations sur le mode de stockage, les mthodes et moyens de

mesure
C

.,. Les fts d'huiles entreposs l'air libre subissent l'rosion. Les ICS doivent commander
ES

des fts en plastique plus aptes rsister la brise marine.

AG

lE> Le magasin de stockage de Mbao prsente par endroits des coins qui mritent d'tre
refaits. Le ruissellement des eaux contribue pour une large part des pertes financires.
li urge de rhabiliter le btiment ou d'en construire un autre pour une protection
-B

efficace.
IB

lE> Des carts d'inventaire sont toujours constats lors de la rception d'acide
LI

phosphorique entre Darou et Mbao. Cela est d un problme technique de

l'apprciation des quantits de gypse contenues dans les piscines d'acide. L'acide
O

sulfurique produit avec le calcium un sel appel gypse, insoluble dans l'acide
TH

phosphorique. On le spare de l'acide obtenu par filtration. li faut ncessairement une

centrifugeuse pour la rsolution de ce problme. Le gypse est un produit qui s'accumule
EQ

sur les parois des wagons et dans les piscines.

U

lE> Les analyses des laboratoires de Darou et de Mbao ne donnent pas les mmes titres. Il
faudrait revoir le mode de la prise d'chantillon car le liquide arriv Mbao devient
E

htrogne. Ce qui fausse de surcrot les consommations spcifiques.

lE> Le jaugeage quotidien de rservoirs d'essence ne tient pas compte des conditions
normales de tempratures et de pression. Une pompe essence similaire celle des
stations serait plus utile pour une bonne apprciation des quantits verses.

58
..., Le jaugeage des piscines d'acide doit tre revu compte tenu des asprits dues au gypse
et au recollement du ciment .

..., Les engrais diffrent d'une formule l'autre. Or la mme case de stockage est utilise
pour tous les types d'engrais. Ce qui laisse prsager un mlange de produits mme s'il
est recycl. il faut donc ncessairement un coefficient d'abattement sur la production .

..., Les mthodes d'inspection doivent tre frquentes pour viter d'enregistrer un nombre
C

excessif de riblons. Aussi bien le Directeur de la fabrication que le responsable du

ES

contrle qualit sont interpells. D'une part le premier se proccupe du respect de son
planning de fabrication et la rduction de son prix de revient tandis que le second doit
AG

imprativement satisfaire le client.

..., L'talonnage des bascules doit tre priodique puisqu'elles mesurent toutes les
-B

quantits consommes. il en est de mme des compteurs pour les utilits dont
l'importance n'est plus dmontrer dans une entreprise industrielle. La Section
IB

({ Utilit li est le soutien logistique de toute production (eau' vapeur' lectricit - air

etc) .
LI
O

..., La bascule ferroviaire mrite d'tre modernise. Sa non fonctionnalit entrane une
TH

incohrence du mouvement des matires .

EQ

..., A l'atelier de DAP, l'achat d'un compteur s'impose car l'actuel est dtrior.
L'apprciation de la consommation du fuel en dbut et fin de journe est dplorable et
cela se rpercute toujours sur les consommations.
U
E

Ces recommandations sont loin d'tre exhaustives car nous n'avons pas tenu compte des
certaines sections qui sont propres Darou et T aba. Ces deux usines ravitaillent la plate'
forme de Mbao qui se charge de la fabrication de la granulation de divers types d'engrais.
Nanmoins, le service d'Audit Interne a maintes fois tir la sonnette d'alarme travers des
notes internes. La Direction Gnrale devrait faire appliquer ces recommandations en
librant les investissements nessaires.

59
L'application et le suivi des recommandations au niveau des ICS contribueraient
pleinement corriger les dysfonctionnements. L'identification des causes superficielles
n'assure pas en gnral un solution dfinitive. TI faut toujours analyser les fonctions et les
principes de management de l'entreprise. C'est en ce moment que les recommandations
seront suivies d'effet. Cela demande bien entendu la comprhension et la maturit des
audits mais aussi de la Direction Gnrale qui ayant constat et reconnu les dficiences
essaie elle,mme d'y remdier.
C

Les recommandations permettent d'amliorer les performances de l'entit audite pour la

ES

matrise des risques inhrents. Nous emprunterons Henry Pierre MADERS cette boutade
Le risque est la situation qui prsente une diffrence avec une situation normale (norme)
AG

ou idale (objectif) et qui peut avoir des consquences relles ou potentielles .

Mais la finalit de l'audit est de dmontrer en permanence sa valeur ajoute dans

l'entreprise pour aider le management amliorer son efficacit en identifiant les risques.
-B
IB
LI
O
TH
EQ
U
E

? HENRI PIERRE MADERS (1994) : Audit oprationnel dans les banques. Edionsd'Organisation.

60
 CONCLUSION GENERALE

Le cycle de gestion des stocks comme toute fonction ou activit dans l'entreprise ncessite:

.-:> Une planification: pour atteindre les objectifs de production, il faut tablir un planning
qui permet d'utiliser de manire efficace et efficiente les moyens de production. Il sied
donc de tenir compte des matires premires reues, du cot de traitement des
C

commandes, du cot de possessions des stocks et du cot de stockage. Bien sr, cela
dpendra, en amont de la politique d'approvisionnement de l'entreprise et en aval, des
ES

besoins de la clientle dont les rfrences sont : cot, qualit, dlai .

AG

.-:> Une organisation: l'orientation stratgique de l'entreprise doit guider une rpartition
des tches entre les diffrents acteurs. Ces derniers se retrouvent dans tout le processus
de gestion des stocks: Direction Centrale des Achats, Direction Comptable et
-B

Financire, Dpartement de l'Informatique, Dpartement de la Production et de la

Maintenance, Audit Interne. La coordination est requise pour l'atteinte du niveau
IB

optimum des stocks .

LI
O

.-:> Une impulsion : elle passe par la formation continue des acheteurs, des gestionnaires de
magasin, des ingnieurs de production. Des instructions de la Direction Gnrale
TH

doivent guider le personnel vers la recherche l'amlioration constante. Ces acteurs

grce leur crativit et leur imagination participent de manire fconde la rentabilit
EQ

de l'entreprise. Les conditions de travail dans les magasins et salles de maintenance

modernes inciteront utilisateurs et magasiniers faire de leur mieux .
U
E

.-:> Un contrle: quelque soit l'objectif poursuivi, la Direction Gnrale en laborant un

plan de travail, en rpartissant les diffrentes tches et en impulsant tous les employs,
sera toujours en face de dysfonctionnements. Ceux~ci peuvent tre prvisibles ou
inattendus.

61
 TI importe de faire des contrles. C'est ce moment que l'Audit travers le Contrle
Interne tentera de :

vrifier si les instructions de la Direction Gnrale sont conformes au mode de

gestion des stocks ;
comparer les rsultats obtenus dans la production par rapport aux exercices
passs ;
apprcier les mthodes, moyens de mesure et d'analyse de tout produit fini:
C

engrais, acide sulfurique, acide phosphorique;

ES

suggrer des actions correctrices sur les consommations spcifiques/rendements ;

adapter le traitement comptable et le traitement informatique aux spcificits des
AG

inventaires et certains comptes relatifs aux stocks.

TI va de soi qu'un processus de gestion des stocks implique tous les niveaux un savoir
-B

faire: des agents chargs de la scurit l'eI'l;tre de l'usine aux managers. Les mthodes de
gestion des stocks ont extrmement volu au cours de cette dcennie.
IB
LI

Sans prtendre explorer tous les cas d'analyse de ce cycle, nous nous sommes efforcs
O

d'apporter une pierre l'difice de cette activit qui demeure un pivot essentiel du
management de l'entreprise.
TH
EQ
U
E

62
1 ATH CLET (1991) : Guide pour LA.udit de l'information

financire des entreprises.

C

2 BARBIER ETIENNE (1989, 1995, 1996) : "l'Audit Interne

ES

. permanence et actualit Editions dl Organisation.

Il
AG

3 BARRY MAMADOU (1994) Audit et Contrle Interne.

Procdures oprationnelles, comptables et de contrle.

-B
IB

4 BOYER ANDRE et autres (1997) Panorama de la gestion.

LI

5 COHEN 'MICHEL (31 1,,1ai 1985) dans la tribune de l'conomie.

O
TH

6 CROLAIS MICHEL (1968): Gestion intgre des stocks et

approvisionnement. Editions Hommes et T echniq ues.

EQ

,'DRUCKER"PETER F. (1957) Pratique de la direction des

U
E

entreprises. Editions d'Organisation.

8 DIDIER LECLERE (1994) : Gestion budgtaire EYROLES

Universit collection Gestion.

63
9 HENRY l\Ll\.IN et MONK.~N .. DAVERAT IGNACE (1998)
Rdiger les procdures de l'entreprise. Guide Pratique. Editions
d'Organisatior..

10 L.~ URENT PHILIPPE et TCHERKA.VSK y PIERRE (1992)

C

Pratique de : 1 ~"\udit oprationnelles Editions d'Organisation.

ES

11 LElvL~~T-:J~I\TIER (1995) Co_nduite d'une mission d'Audit

AG

,. -
interne -OD 2me dition.
-B

12 11...~DERS HENRI PIERRE (1994) :.Audit oprationnel dans les

IB

banques Editions d'Organisation.

LI
O

13 RENARD JACQUES (1998) Thorie et pratique de l'Audit

TH

Interne les Editions d'Orga~satioL

EQ

14 OBERT ROBERT (1995): Pratique Internationale de la

... omptabilit et de l'Audit DUNOD.
U

15 TRAORE AHMADOU: Codex Gestion des

E

approvisionnements C .E.S.A.G.(1991)

16 YAZY MOUSSA: Cours de contrle de gestion C.E.S.A.G.

1999

64
~ Organigramme

~ B.R.L
C
ES

~ B.S.M.
AG

~ Fiche de stock
-B

~ Compte de stock
IB
LI

-
~ Attributions S.M.C.
O
TH

~ Rapport de production
EQ
U
E

65
 o ...
ORGANIGRAMME SIMPLIFIE DES LC.S MARS 1998

Prsident Directeur Gnral

Directeur Gnral Dlgu
Directeur Gnral Adjoint
: : : : : : : : : : : : ~=: : ~ : : ~ :1
SENCIIIM
SEFICS
1
1
,
1
,
('
1 Direcllo.) Commerciale P205 1r

C
Dept Contrle de Gestion & E. !

ES
Depart. Infornlali'lue
Service Audit Interne
;
Service Eludes-Rech.-Dvpt

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S.cr,";.. 1 Dilecon
1
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Minics

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Gnral
1 1 1 1 1

-B
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IB
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1 SECTION METHODE:

Contrle des DAM (quantits demandes, dsignations, demandes ventuelles de

transferts inter-sites, imputations stocks, visas responsables, etc ... )

Contrle des DAU (dsignations, vrification de l'absence des articles

nomenclaturs prlever du stock, vrification de l'existence sur DAU des
rubrique telles que imputation, code rubrique, etc ... )

Dispatching de toutes les DA entre S.M.C., SAMF, SAML et STL ou Cellule.

C
ES

,JI Edition de tous les tats informatiques lis aux stocks.

" . Analyse et suivi des stocks (stocks morts, flux entres 1 sorties, ruptures de stock,
AG

hausses des stocks, etc ... )

Extractions et transferts des donnes de sirlog vers le systme central, du

systme central vers. sirlog.
-B

Codification des articles et suivi du catalogue (assainissement et mise jour du

catalogue, standardisation, banalisation, etc ... )
IB

Interface entre Services Achats et Plates-formes sur les besoins de ces dernires.
LI

Interface informatique 1 Plate-forme.

O

Interface informatique 1 DCA.

TH

Interface Comptabilit 1 DCA.

EQ

_. Contrle des stocks par inventaires tournants et mise jour par BR! Mali et Boni.

" . Contrle du respect des procdures de gestion des stocks et approvisionnements.

U

Valorisation des stocks.

E

Confection et diffusion tableau de bord des approvisionnements et des magasins.

Prparation des commandes annuelles des articles grs en magasins .

. Participation l'laboration des procdures de stocks et approvisionnements.

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/

II CHARGE DE TRAVAIL DE LA SECTION CONTROLE :

C
ES

Vrification des cahiers des charges confonnment aux procdures.

Lancement et suivi des Appels d'Offres et consultations.

AG

Elaboration des tableaux comparatifs des offres aussi bien techniques que
commerciales aprs ouverture des plis.

Interface fournisseurs demandeurs pour toute modification ou prcision.

-B

Analyse des variations de prix des articles en stock.

IB

Analyse du compte d'carts entre commandes et factures.

LI
O
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C

III . CHARGE DE TRAVAIL DE LA SECTION ADMINISTRATIVE

ES
AG

Elaboration et suivi des contrats de prestations et de fournitures de la socit.

Rgularisation des commandes de prestations.

-B

Suivi du fichier des fournisseurs :

- Agrment,
- Etat des prestataires en rgle,
IB

- Attestations diverses,
- etc ...
LI

Transports et de locations de matriels divers.

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 OCTORRE/99

RAPPORT DE PRODUCTION
jOUHNEEDU: 7/10/99

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1 (=> Consommation de OSP) _ TOTAL
1 1
1 ARRiVEE tl'ttRNS AI'_
'~S.-~l Tra!~:-V~~~J2:I~~r,:-et~i~tt~2ft:t .il STOCKS TP EXPEDITIONS H3PO~ 1 MOIS

1 H3P04 ( ;Z %)
NH3 7265 PHOSP_ sm 21962 Du 02. lZ:35 au .. Il.&ARDINI\l
408 142 17:20 28 17:40 23:00 23:35 H!S04 ~ SOUFRE JI 652 JI ZZS
FUEL >KO ( e"" 54() ) 322 DSP 9699
FUEL 9;0 11 13A6_0 v"", 9020
C

PHOSPHATE LW!
BORACINE ~
il!.!!
ES

10641
28 313 10302 28 J 55" 920
Tas Z - (actif) 167'-836
T.... 3- 208UOO
T.... 4- Jr/oo
AG
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ENERGIE
(ENI(WHI
IB

NO~S ETA / LYCN

ERATO 18.46.0 vrac 09 octobre 99

MIKB.II1L KUTUZOV KCL vers le :0 octobre
LI

BOWEllGLE Il3P04 :0 octobre 99

BOWSATURN Il3P04 06 novembre 99
BOW FORTflNE Il3P04 11 novembre 99
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RU8RIQUES
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'Commande globale
Stock initial 1 mois 1 vrac 400 Q !!
0 'Slock initial 1 mois 1 sac Q 1192 il Q 15
_0 ."Productinn cumule 0 811 0
'Cumul Rceptions du TI'
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'Cumul Ensachage !! 2521 !! 0.00 !!

'Expditions Jour 1 Sacs
Cumul Expditions 1 Sacs
'Expditions Jour 1 Vrac 42.81
'Cumul Expedirions / Vrac Q
Transfcn =.> TP / Jour (Vrac)
U

'Cumul Transfert =>TP (Vrac)

'Transfell =>TP 1Jour (Sacs)
CumuIITransf=>TP(S.cs)
E

Consommations ou riblons
'Vrac ( + ) Transfen
'v.rac (_) Transfen- o
Q8SERVATIO;-lS IIMT = 09:40 'St~k';- Vrac J57 !! !! 538
GRANUlATION: HAT= 14:20 !! IS

DIVERS flK: 15 M3rlqu< H3PO.

MEC 02:05 4 disjonctions dl: DnS (01"05) '+ +
rAB 04 00 Disjohction nus (U l'j () + Bouch<:1g1.; cdutt: transt.:"rt (O IAU) +
BOUl1":lgf; Fluidiscur (H l' 10).

16:53 14.22.12 Production

07:07 Heures totales 2~ 168 6144
AZOTE 9Z'A! Heures de marche totares 9_67 13_6& 3992.02 H
EloEC <JO iii D.:[;>. 1 AU TII"l' A P205 87% Heures d'arrts lorales IU3 154.32 2751,98 H
REG rHll~ l:f:1Ut / Couseuses K20 T/H
Cadence moyenne - 15 5 li
EX !lt\1~ T/H
Autres :lt'T'ts Cadence effective: 36 ~ ~
% Marche: Il! l! ~ %
~/o Arrt 60 92 41 %
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Ill:!>!llli,VnEX(;JS(;/S{WAIMK IlIOUF/i,-H,V 0 N' 1liA YE/IlIAltR;VAI.K\R H1TIIIA~1 /SFSl/l\' MS{;\\'iNl')()~;~i(;N ING Il 1':IS~)r il Il:/1.1 AI. YINIlAOI !I/NI'KIE NS_\CI t \,;E/;:&k/UTll.ITESlllELE( a IlS