1. Introduo:
Uma Instituio de Ensino Superior (IES) tem como principal funo convencer e
cativar os seus discentes e atrair novos. A escolha do aluno em manter ou no sua matricula
passa pela anlise de diversos fatores e, pelo menos um, pode estar relacionado com o servio
prestado pela instituio.
O nvel de bem estar dos clientes em relao aos servios prestados gera a fidelizao
por parte deles. Sendo assim, essencial identificar os pontos positivos e negativos da IES
para que seja possvel determinar um plano de melhorias.
Como ponto positivo, a IES que ser estudada, conta com portal acadmico (sistema
online utilizado pela Instituio), ajudando a simplificar e aproximar os processos que
envolvem professor e aluno, porm nem sempre os docentes tem o conhecimento em todas as
funes dessa ferramenta.
1. Referencial Terico:
1.1. Sistema Toyota
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O Sistema Toyota de Produo surgiu logo aps a Segunda Guerra Mundial, poca em
que as indstrias japonesas apresentavam baixa produtividade. Segundo Ghinato (2000), o
Sistema Toyota uma filosofia de gerenciamento que busca reduzir os desperdcios da
empresa para a atender as necessidades do cliente no prazo, com qualidade e com baixo custo,
envolvendo e integrando todas as partes da organizao.
Mais conhecido como Sistema de Produo Enxuta (em ingls Lean Production
System ou Lean Manufacturing). O termo enxuta (do ingls, Lean) foi usado no final dos anos
80 para definir um sistema produtivo que fosse eficiente, flexvel, gil e inovador; todas essas
caractersticas ajudariam as empresas a enfrentarem os desafios do mercado (GHINATO,
1996).
Para Riani (2006), a Produo Enxuta surgiu com os seguintes objetivos fundamentais:
a otimizao e integrao do sistema de manufatura, qualidade, flexibilidade do processo,
produo de acordo com a demanda. Manter o compromisso com clientes e fornecedores e a
reduo dos custos de produo.
Com a disseminao desse conceito e a necessidade crescente das empresas em se
tornarem cada vez mais enxutas, eliminando elementos que no agregam valor a seus
processos, nasce o Lean Office (escritrio enxuto), que se baseia, ento, na aplicao de
princpios e ferramentas oriundos do Lean Manufacturing s atividades administrativas das
organizaes.
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Harrington (1993, apud DATZ e MELO e FERNANDES, 2004) explica que processo
nada mais do que um grupo de tarefas interligadas logicamente, que utilizam os recursos da
organizao para gerar os resultados definidos, de forma a apoiar os seus objetivos. Para
Davenport (1994, apud DE OLIVEIRA, 2006):
Segundo Slack et al. (2009) O mapeamento do processo no seu nvel mais bsico
envolve descrever os processos em termos de como as atividades dentro do processo se
relacionam uma com a outra. Para auxiliar a anlise do processo so utilizadas tcnicas de
registro, como fluxograma e mapofluxograma.
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empresas (TERRA, 2001). Wiig (2006) afirma que com a aplicao das ferramentas de
sistema de informao o processo de gerenciamento do capital intelectual se torna slido e
integrado com toda a organizao.
2. Metodologia:
3. Estudo de caso
3.1. A Instituio:
A empresa objeto de estudo uma das mais antiga Instituio de Ensino Superior do
Estado de Alagoas. Atualmente, conta com cerca de 12.000 alunos nos cursos de graduao e
2.000 alunos de ps-graduao, 700 professores e, tambm, 700 colaboradores distribudos
nos departamentos administrativos. Hoje ofertado 27 cursos de graduao distribudos em 4
Campus Universitrios no estado com infraestrutura que conta com modernos laboratrios
para seus alunos e clnicas que proporcionam atendimento gratuito populao carente de
Alagoas.
3.2 O processo de contratao
O processo seletivo de professores ocorre a cada semestre ou em carter de urgncia
devido demisso, licena ou alguma coisa que impea o professor atual de ministrar sua
disciplina.
Por meio de entrevistas feitas em setores da Instituio e com os professores recm-
contratados, foram coletadas informaes que possibilitaram um melhor entendimento sobre o
processo de contratao dos professores na Instituio e a gerao de seu login do Portal
online.
Com essas informaes, foi possvel desenvolver um fluxograma (Figura 3a e 3b) do
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Analisando a Figura 5 pode-se notar que 70% dos professores demoram mais de um
dia para realizar seu exame mdico. A segunda pergunta foi referente ao tempo decorrido
entre a realizao do exame e a assinatura do contrato de trabalho (Figura 6).
Analisando a Figura 6, pode-se notar que quase 90% dos professores no assinam seu
contrato de trabalho assim que realizam o exame mdico.
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Por fim, a terceira pergunta envolvia o tempo decorrido entre a assinatura do contrato
e o recebimento do login para acesso ao portal online (Figura 7).
Pela Figura 7, pode-se afirmar que quase 80% dos professores receberam seu login
com mais de um dia aps assinar seu contrato de trabalho.
Foram elaboradas duas propostas na tentativa de aperfeioar o processo de contratao
e professores. Visto que um dos maiores problemas a gerao e entrega do login e senha de
acesso ao Portal online, as propostas tem como foco a melhoria dessas atividades.
A primeira proposta a de no ato de inscrio o candidato deve preencher uma ficha
(Figura 8) contendo todos os dados necessrios para a gerao do login. Essa ficha ficaria
com os responsveis pelo processo seletivo e ao fim de todo o processo a ficha do candidato
escolhido enviada por e-mail para o Setor do Portal online onde ser gerado seu login aps o
Setor de Gesto com pessoas comunicar a concluso da assinatura do contrato.
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4. Concluso:
Verificou-se por meio da reviso bibliogrfica, que a aplicao da definio Lean Office
interessante para melhoria contnua dos processos e reduo dos desperdcios. Com os
resultados apresentados, pode-se comprovar que os conceitos e prtica no processo de
contratao de docentes em uma IES produziram excelentes alternativas quando adotados.
O estudo de caso evidenciou que foi possvel aplicar as ferramentas da qualidade para
reduzir o tempo de entrega do login e permitiu identificar mtodos, os quais devem ser
corrigidos/melhorados, como proposta, demostrando a possibilidade de aumento na
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efetividade do processo. Alm disso, foi elaborado um manual do Portal Acadmico Online, o
qual proporciona integrao dos usurios.
Por fim, essa pesquisa visa trabalhos futuros na ampliao do estudo de caso e ganhos
com a implementao da metodologia, pois permitir que as pessoas envolvidas nos processos
os captem e sejam responsveis pela manuteno desse sistema cclico.
Agradecimentos
5. Referncias:
OHNO, T. O Sistema Toyota de Produo: alm da produo em larga escala. Porto Alegre:
Bookman, 1997.
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SVEIBY, K. A nova riqueza das naes. Rio de Janeiro: Editora Campus, 1998.
TAPPING, D.; SHUKER, T. Lean Office: Gerenciamento do fluxo de valor para reas
administrativas - 8 passos para planejar, mapear e sustentar melhorias Lean nas reas
administrativas. So Paulo: Leopardo Ed., 2010.
WOMACK, J. P.; JONES, D. T.; ROOS, D. A mquina que mudou o mundo. Rio de
Janeiro: Elsevier, 2004.
YIN, R. K. Estudo de caso: planejamento e mtodos. 2. ed. Porto Alegre: Bookman, 2001.
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