Kurva-S Jasa Konsultansi Ir, Nugroho Satrio S, MMSI 1 PENDAHULUAN Dalam manajemen proyek banyak dijumpai alat yang dapat dipakai dalam evaluasi pelaksanaan proyek. Keberhasilan suatu proyek yakni mencapai tujuan akhir dilakukan dengan menyelaraskan 3 (tiga) sasaran utama proyek, yaitu : (i) biaya yang optimal, (ii) mutu yang bagus dan (iii) waktu yang tepat, semua itu sangat dipengaruhi oleh kecermatan dari perencana proyek (project planner) dalam menjadwal pelaksanaan suatu proyek. Proyek adalah sebuah bisnis yang memiliki batasan, diantaranya adalah : © Adanya batasan waktu pelaksanaan; * Adanya batasan pemakaian sejumlah sumber daya manus * Adanya batasan nilai dari sebuah proyek; © dsb. Berbeda dengan bisnis lainnya, seperti industri, manufacture, assembling, garment, dsb. Pada berbagai industri tersebut tidak ada batasan waktu pelaksanaan, karena proses produksi (secara normal) berlangsung sepanjang tahun dan terus menerus. Tidak ada batasan penggunaan sumber daya manusia, karena kebutuhan sumber daya manusia bisa bertambah seiring dengan pertambahan barang atau produk yang akan dihasilkan. Juga tidak ada batasan nilai proyek, karena nilai sebuah proyek bisa ditambah atau dikurangi sesuai dengan banyaknya produk atau barang yang ingin dihasilkan, misalnya pesawat telepon, pakaian, mie instant, kendaraan bermotor, barang dalam kemasan, dsb. Bandingkan dengan proyek, dalam kondisi normal sebuah proyek tidak bisa menambah waktu pelaksanaan proyek, karena proyek punya batasan waktu yakni dimulainya suatu proyek dan diakhirinya suatu proyek. Konsultan juga tidak bisa menambah penggunaan sumber daya manusia, karena jumlah sumber daya manusia telah disesuaikan dengan besarnya volume sesuai dengan keahlian yang diperlukan dalam sebuah proyek. Proyek juga tidak bisa menambah nilai dari sebuah proyek, karena nilai proyek ditentukan oleh pemilik (owner) proyek, bisa pemerintah atau mungkin juga pihak swasta. Dari berbagai keterbatasan itu, maka proyek membutuhkan adanya perencanaan, penjadwalan dan pengendalian proyek. Tujuannya adalah menyelaraskan antara biaya proyek yang optimal, mutu pekerjaan yang berkualitas, dan waktu pelaksanaan yang tepat. Karena ketiganya adalah unsur yang saling mempengaruhi satu dengan lainnya. Kurva 5-2013 Hal-4llustrasi dari 3 (tiga) circles diagram diatas adalah : * Jika biaya proyek berkurang (atau dikurangi) sementara waktu pelaksanaan direncanakan tetap, maka secara otomatis anggaran belanja akan dikurangi dan mutu pekerjaan akan berkurang-> Secara umum proyek Rugi! © Jika waktu pelaksanaan mundur/terlambat, sementara tidak ada rencana penambahan anggaran, maka mutu pekerjaan juga akan berkurang -> Secara umum proyek Rugi! © Jika mutu ingin dijaga, sementara waktu pelaksanaan mundur/terlambat, maka akan terjadi peningkatan anggaran belanja—> Secara umum proyek juga Rugi! Inti dari 3 (tiga) unsur proyek tersebut adalah upaya dalam menjadwal dan mengendalikan pelaksanaan proyek agar berjalan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan, selesai tepat pada wektunya, sehingga tidak terjadi pengurangan mutu pekerjaan atau penambahan anggaran belanja. Untuk maksud tersebut diatas, maka dalam evaluasi proyek, khususnya dalam perencanaan dan pengendalian proyek dibutuhkan adanya suatu alat manajemen agar dapat mengontrol dan memonitor, alat manajemen yang umum dikenal salah satunya adalah Kurva-S M DEFINISI KURVA-S. Kurva $ merupakan suatu grafik yang menggambarkan kemajuan proyek yang diplot pada koordinat sumbu absis (X) yang menyatakan satuan waktu sepanjang masa proyek, dan sumbu ordinat (Y) yang menyatakan prosentase kumulatif biaya selama masa proyek tersebut. Kurva 5-2013 Hal-2Pada diagram Kurva-S dapat diketahui biaya yang dibutuhkan dalam satuan waktu, kemajuan pekerjaan yang didasarkan pada volume yang dihasilkan. Pengendalian terhadap pelaksanaan proyek dilakukan dengan membandingkan posisi Kurva-S aktual terhadap Kurva-S rencana. ll FUNGSI KURVA-S Secara umum Kurva-S mempunyai 2 (dua) fungsi utama, yaitu; 1. Kurva-S sebagai alat manajemen dalam mengevaluasi dan mengendalikan waktu dan biaya untuk menyelesaikan proyek; 2. Kurva-S sebagai alat manajemen untuk menilai prestasi pembayaran sesuai dengan kemajuan pelaksanaan pekerjaan. IV. MANFAAT KURVA-S Manfaat dari Kurva-S ini cukup banyak disamping sebagai alat indikasi dan memantau kemajuan pelaksanaan proyek, ada beberapa manfaat lain dari Kurva-S yang dapat diaplikasikan dalam proyek, yaitu: * Sebagai alat yang dapat membuat prediksi atau forecast penyelesaian proyek; + Sebagai alat untuk mengkaji dan membuat program kerja pelaksanaan proyek dalam satuan waktu mingguan atau bulanan; + Sebagai dasar perhitungan eskalasi proyek; Kurva 5-2013 Hal-3v. + Sebagai alat bantu dalam menghitung cash flow; + Sebagai alat untuk percepatan penyelesaian proyek; + Sebagai dasar evaluasi kebijakan manajerial secara makro. PERSEPSI PENGGUNAAN KURVA-S Kendati Kurva-S mudah dan praktis dalam penggunaannya, namun tetap saja masih ada pelaku proyek yang salah persepsi dan salah menggunakan fitur sederhana ini. Berdasarkan pengalaman, ada beberapa hal yang keliru dan belum lengkap dalam aplikasi Kurva-S ini, yait 1. 2 4. Anggapan bahwa kemajuan 50% adalah tepat pada 50% waktu pelaksanaan. Asumsi ini mengesampingkan kenyataan variasi jenis proyek atau keunikan proyek. Kenyataan bahwa kemajuan 50% belum tentu tepat pada 50% waktu pelaksanaan. Ini karena komposisi biaya dan waktu pelaksanaan tiap jenis proyek berbeda-beds. Pada suatu jenis proyek cukup variatif terkait lingkup pekerjaan. Bentuk kurva harus mendekati huruf S, banyak pelaku prayek mempersepsikan nama Kurva- S berarti grafiknya juga harus berbentuk S. Bentuk $ pada kurva adalah pendekatan, variasi bentuk S pada Kurva-S akan sesuai kondisi proyek yang dilaksanakan yaitu distribusi bobot, urutan pelaksanaan, durasi, lingkup, dan yang lainnya. Sehingga tidak perlu memaksakan bentuk kurva atau grafik menyerupai huruf S pada Kurva-S, walaupun pada kebanyakan kasus kurva yang terbentuk memang mendekati huruf S. Distribusi bobot pekerjaan berdasarkan waktu untuk suatu item pekerjean sering diasumsikan terdistribusi merata Pada dasamya perhitungan yang dimaksud adalah menentukan bobot yang diperoleh, pengalokasian struktur biaya masing-masing item pekerjaan dan urutan pelaksanaan dan durasinya. Distribusi bobot haruslah memperhitungkan rencana volume yang akan dikerjakan dalam satuan waktu dan nilai biayanya. Jika dihubungkan dengan Kurva-S hasil realisasi pelaksanaan, hanya menghasilkan selisih akumulatif realisasi terhadap rencana yaitu Ahead (lebih cepat) atau Behind (terlambat). Sangat jarang memanfaatkannya untuk estimasi atau forecast penyelesaian proyek. Sangat disayangkan apabila pada suatu proyek jadwal Kurva-S dibuat namun tidak pernah diperbarui (update) realisasi pelaksanaannya. Proyek seakan berjalan tanpa diketahui akan mengalami keterlambatan atau sebaliknya. Produk turunan dari Kurva-S yang paling gampang adalah estimasi waktu penyelesaian proyek. Keterlambatan proyek biasanya sering dikaitkan dengan parameter waktu perkiraan penyelesaian proyek. Kurva 5-2013 Hal-4Untuk mendapatkan parameter ini perlu mempelajari mengenai Earned Value Method (evm). 5. Ahead atau Behind adalah satu-satunya alat untuk menyatakan kondisi realisasi pelaksanaan tanpa memperhatikan aspek lain. Perlu diketahui bahwa Kurva-S menyatakan realisasi pekerjaan dalam bentuk bobot atau nilai biaya yang telah dikerjakan. Dasar tersebut berarti tingkat akurasi dalam hal deviasi ‘tidaklah benar-benar akurat. Untuk menyatakan apakah proyek benar-benar sedang mengalami keterlambatan, diperlukan alat yang lain misalnya Critical Path Method (CPM) atau Earned Value Method (EVM). Akan tetapi untuk deviasi jadwal dan realisasi yang cukup besar, indikasi dari Kurva-S sudah cukup. Pada deviasi yang kecil, perlu instrumen lain untuk menyatakan keterlambatan proyek. 6. Cara menilai kemajuan pekerjaan persiapan adalah berdasarkan proporsional terhadap pekerjaan fisik. Sebagai contoh, jika realisasi pekerjaan fisik mencapai 40% maka kemajuan pekerjaan persiapan juga harus 40%. Pekerjaan persiapan merupakan salah satu item pekerjaan yang selalu ada dalam BQ (Bill Quantity) dan Kurva-S. Pekerjaan persiapan memiliki karakteristik yaitu tergantung dengan waktu. Artinya pekerjaan ini tidak terkait dengan kemajuan pelaksanaan Seringpula pada aktualnya pekerjaan persiapan dilakukan lebih dulu seperti kantor direksi, jalan akses, papan nama, dan lain-lain. Cakupan pekerjaan persiapan tersebut tidak terkait dengan seberapa besar kemajuan pelaksanaan pada item pekerjaan fisik yang lain. Pekerjaan persiapan haruslah direncanakan sesuai dengan realisasi aktual di lapangan. Hal ini karena merencanakan pelaksanaan dengan Kurva-S adalah suatu tindakan yang mengakui biaya yang dikeluarkan oleh Penyedia Jasa. Merencanakan adalah sama dengan mengakui biaya yang dikeluarkan. Perlu kesepakatan awal mengenai bobot kemajuan pada item pekerjaan ini 7. Cara menilai kemajuan realisasi berbeda dengan asumsi atau cara membuat distribusi bobot masing-masing pekerjaan pada rencana jadwal Kurva-S. Perbedaan yang akhirnya akan membuat deviasi dalam pelaksanaannya. Asumsi-asumsi terhadap menetapkan distribusi bobot item pekerjaan pada saat perencanaan jadwal dalam Kurva-S haruslah sama dengan asumsi-asumsi yang diterapkan dalam melakukan kemajuan realisasi pekerjaan. Agar tidak terjadi perbedaan pendapat, maka haruslah dilakukan kesepakatan di awal. Perlu diingat bahwa distribusi bobot item pekerjaan dan ketentuan kemajuan pekerjaan adalah fokus pada biaya yang dikeluarkan berdasarkan kontrak yang telah disepakati baik ditinjau terhadap BQ maupun jenis kontrak. Kurva 5-2013 Hal-58. Percepatan dilakukan dengan mempercepat item pekerjaan yang memiliki bobot yang besar, sehingga realisasi jadwal dalam waktu singkat dapat menjadi Ahead tanpa melihat aspek pekerjaan kritis. Dalam usaha percepatan atas keterlambatan pekerjaan, parameter yang paling penting adalah perkiraan waktu penyelesaian proyek. Percepatan hanya dapat berhasil apabila menggunakan fitur Critical Path Method yang merupakan turunan dari Bar Chart. Dengan menggunakan fitur Critical Path Method, rencana percepatan akan jauh lebih akurat. Kesalahan dan kurang optimalnya penggunaan Kurva-S pada beberapa kasus di atas harusnya dihindari dalam rangka mencapai target waktu yang benar. Walaupun sederhana, Kurva-S cukup bermanfaat sebagai alat kendali waktu pelaksanaan di proyek. Pemahaman filosofis mengenai Kurva-S akan sangat membantu proyek untuk mencapai target waktu. Kurva-S pada dasarnya adalah perbandingan antara rencana dan realisasi pengeluaran biaya atau lebih pada kebutuhan cash flow. Namun dapat bermanfaat dalam menyatakan apakah proyek terlambat maupun tidak. Keterlambatan yang dinyatakan dalam Kurva-S tersebut sebenarnya hanyalah merupakan pendekatan sehingga memiliki akurasi yang tidak tinggi dalam menyatakan keterlambatan proyek. Alat yang lebih baik dalam menyatakan keterlambatan proyek adalah Bar Chart dan produk turunannya yaitu Critical Path Method. Pada berbagai proyek, umumnya menggunakan 3 (tiga) alat kendali sekaligus yaitu Kurva-S, Bar Chart, dan Critical Path Method. Ketiganya digunakan dalam mencapai akurasi penilaian dan membuat program pelaksanaan proyek agar target waktu dapat tercapai. Bila perlu dapat meniru dan mencoba mengaplikasikannya. VI. PEIMBUATAN KURVA-S 6.1. Prosedur Pembuatan Kurva-S 1. Buat bar chart dari setiap aktivitas sesuai dengan waktu penyelesaiannya. 2. Melakukan pembobotan pada setiap aktivitas, biasanya aktivitas diawal dan diakhir berlangsung lambat, sehingga bobot yang diplot juga rendah. 3. Bobot setiap aktivitas dihitung berdasarkan biaya setiap aktivitas dibagi dengan biaya total aktivitas dikalikan 100. 4, Setelah bobot masing-masing setiap aktivitas dihitung, selanjutnya didistribusikan bobot aktivitas sesuai dengan waktu yang diperlukan untuk penyelesaian aktivitas tersebut. 5. Jumlah bobot dari aktivitas tiap periode waktu dijumlahkan secara kumulatif, Kurva 5-2013 Hal-66. Angka kumulatif pada setiap periode diplot pada sumbu ordinat (Y) dalam grafik dan waktu pada sumbu absis (X). 7. Dengan menghubungkan semua titik-titik antara ordinat (Y) dan absis (xX) akan diperoleh Kurva-S 6.2. Pembobotan Pada umumnya setiap proyek Jasa Konsultansi menghasilkan produk akhir berupa pelaporan, dalam pelaksanaan pekerjaan paling tidak meliputi tahapan sebagai berikut; (i) Tahap Persiapan; (ii) Tahap Pelaksanaan; dan (iii) Tahap Pelaporan. Pembobotan setiap tahap pekerjaan biasanya identik dengan nilai biaya yang dikeluarkan untuk dapat menyelesaikan perkerjaan pada tahap yang bersangkutan. Pada proyek jasa konsultansi, bobot terbesar adalah pada tahap pelaksanaan, hal ini karena dalam pelaksanaan menyangkut pada tanggung jawab, pengetahuan, kompleksitas dan ketrampilan yang mencukupi dari sumber daya manusia yang disertakan dalam pelaksanaan proyek. Kurva 5-2013 Hal-7PUSTAKA 1. Annonim, 2008. Perencanaan, Penjadwalan dan Pengendalian Proyek dengan Bar Chart dan S-Curve, http://architectaria.com. 2. Annonim, 2011. Mana yang Terbaik : S-Curve, CPM, atau EVM?. http://www.miazawa.com, 20 Agustus 2011. 3. Budisuanda, 2011. Kesalahan Persepsi dan Aplika: indonesia.com/?p=764, 18 March 2011. Kurva-S. http://manajemenproyek 4, Cioffi., Denis F., 2003. New Tools for Project Managers: Evolution of $-Curve and Earned Value Formalism. Contribution Paper at the Third Caribbean and Latin American Conference on Project management, 21-23 may 2003. 5. Microsof Corporation, 2007. Mircrosoft Excell in Microsof Office System 2007. 6. Midori Media, 2012. The Mysterious S-Curve. 3 Edition. 7. Project Management Training and Resources, 2011. What http://www.visitask.com the S-Curve in a project ? Kurva 5-2013 Hal-8KURVA-S PEKERJAAN JASA KONSULTANS! Perwumoulan Dat lobe [arate baa dan Dean Alaa Set Pereembangan phe Stor [nts (Debus Stem ncaa /Peneraran emecahan Maslak don Fenetpan Sols leperan sles Peerian e oxr CONTOH Te] wa] aa] — wa] voas| 5 7 UMUATIF BOBOT 55] ans] ass] 770) was| wa iw [bora Peront co0000] somo] toa0m | isaneo | soec00 | aoec00 | “soon0| somo [esa nonPesont Paya Operasienat 347.500 ‘70 | 20000 | 50000 fs. elyatanoran| soo] 500 1500 2500] [x nyaPresertei orto 42500] 200] aco 2om00 Tora 2000000] $3300] z#80%0| szacco| asos00| so0s00| sosoo] 73000 Kurva 5-2013 Hal-9