Teora de la

Administracin

Unidad I
Perspectivas y enfoques de
la administracin

Ortega Melgarejo Marcos Eduardo

Noviembre de 2016
Perspectivas y enfoques de la
administracin

Contenido

Introduccin.3

1.1 Pensamiento administrativo.3

1.2. El proceso administrativo ......................................................................................................... 8

1.3. Las funciones administrativas ................................................................................................ 13
1.4. Conceptualizacin de planeacin........................................................................................... 13
1.5. Principios de la planeacin ..................................................................................................... 16
1.6. Etapas de la planeacin .......................................................................................................... 17
1.6.1. Anlisis situacional .......................................................................................................... 17
1.6.2. Establecimiento de objetivos .......................................................................................... 19
1.6.3. Toma de decisiones ......................................................................................................... 20
1.6.4. Determinacin de los planes ........................................................................................... 21
Conclusiones ..................................................................................................................................... 23
Referencias..24

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Introduccin

Al hablar de la administracin como ciencia, nos referimos al conjunto de estudios

realizados por autores precursores y contemporneos que han sido sometidos al
escrutinio cientfico y hoy en da, dichos estudios y autores, forman parte de los
postulados bsicos y especficos de la llamada teora general de la administracin. Dicha
ciencia nace como un reflejo de una actividad humana imprescindible para el trabajo, la
produccin y por consecuencia, la economa de mercado.

Esta ciencia, la administrativa, que hasta antes de la revolucin industrial no haba sido
analizada ni sustentada en principios ni estudios formales detallados, ha sido una de las de
mayor crecimiento desde finales del siglo XIX y es una de las que tiene mayores relaciones
con otras disciplinas como la economa, las matemticas, las ciencias naturales, las
ciencias del comportamiento y por supuesto, las tecnologas de la informacin y la
comunicacin.

El objetivo del material de lectura de esta unidad es presentar los elementos ms

importantes del pensamiento administrativo, pero sobre todo, los elementos bsicos del
proceso administrativo, poniendo especial nfasis en la fase fundamental del mismo: la
planeacin.

Todo lo anterior, permitir identificar a la administracin como elemento indispensable

para cualquier actividad de la vida humana, en lo que obviamente se incluyen las
actividades relacionadas con los Servicios de Salud.

1.1 Pensamiento administrativo

Una de las actividades humanas ms relevantes es la administracin. Desde que se

empezaron a formar grupos para alcanzar objetivos que no podan conseguir las personas
de manera individual, la administracin ha sido esencial para cumplir la coordinacin de
los esfuerzos particulares.

De tal manera que el desempeo de los administradores ha cobrado relevancia conforme

la sociedad depende cada vez ms de los esfuerzos colectivos y los diversos grupos
organizados van incrementando.

La administracin es conocida como una ciencia social y una tcnica encargada de la

planificacin, organizacin, direccin y control de los recursos (humanos, financieros,

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materiales, tecnolgicos, del conocimiento, etctera) de una organizacin, con el fin de

obtener el mximo beneficio posible; este beneficio puede ser econmico o social,
dependiendo de los fines perseguidos por la organizacin.

En trminos de Mnch y Garca (2015), comnmente se dice que administracin es hacer

algo a travs de otros. Sin embargo, es conveniente abordar diversos enfoques de la
administracin como disciplina, para tener un concepto ms formal.

En ese sentido, inicialmente se analizarn las definiciones de los tratadistas ms

prestigiados, as como de los ms recientes, a fin de establecer una definicin ms clara y
concreta.

Cuadro 1. Definiciones de administracin por enfoque o teora.

Definicin Autor Enfoque o teora

(objeto de estudio)
Del latn ad que significa direccin para y minister
que significa subordinacin u obediencia, por Por origen del concepto Etimolgica (races)
tanto, administracin es realizar una funcin bajo
el mando de otro.

Analizar el trabajo mediante mtodos cientficos Frederick W. Taylor Cientfico

para determinar la mejor manera de realizar las
tareas de produccin. (trabajo-produccin)

Conjunto de todas las operaciones que se Cientfico

desarrollan en la empresa y que se distribuyen en
seis grupos: tcnicas, comerciales, financieras, Henri Fayol (trabajo-produccin)
registro (contabilidad), seguridad y elementos
administrativos.

Capacidad para lograr la cooperacin del grupo y Relaciones humanas

promover la satisfaccin en el trabajo y la
creacin de normas de grupo congruentes con las Elton Mayo (grupo, satisfaccin en el
metas de la organizacin. Las necesidades trabajo, normas, necesidades
sociales tienen precedencia sobre las sociales)
econmicas.

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Interaccin con al ambiente para recopilar De sistemas (entornos interno y

elementos de entrada y transformarlos en externo)
elementos de salida de su produccin (bienes o Robert L. Kahn
servicios).

Realizar las funciones y alcanzar los objetivos bajo Paul R. Lawrence De contingencia (condiciones
condiciones inciertas o eventuales, que pueden cambiantes)
suceder o no, dependiendo de las circunstancias. Jay W. Lorsh

(Fuente: Torres Hernndez, 2014:31)

Cuadro 2. Definiciones de administracin realizadas por autores contemporneos

Definicin Autor (es) Contenido con nfasis en

Un proceso mediante el cual recursos Mario Martnez Silva Recursos humanos, materiales,
humanos, materiales, econmicos, de (1974) econmicos, de espacio y de
espacio y tiempo- no relacionados entre tiempo.
s, se integran en un sistema para el logro
de uno o ms objetivos.
La coordinacin de hombres y recursos Fremont E. Kast (1980) Hombres y recursos materiales
materiales para el logro de objetivos
administrativos mediante cuatro
elementos: 1. Direccin de los objetivos;
2. A travs de la gente; 3. Con tcnicas; 4.
Dentro de una organizacin.
Una ciencia compuesta de principios, Wilburg Jimnez Castro Conjuntos humanos
tcnicas y prcticas, cuya aplicacin a (1980)
conjuntos humanos permite establecer
sistemas racionales de esfuerzo
cooperativo, a travs de los cuales se
pueden alcanzar propsitos comunes que
individualmente no se pueden lograr en
los organismos sociales.
Proceso de trabajar con las personas y T. S. Bateman y S.A. Snell Personas y recursos
con los recursos para alcanzar las metas (1990)
de la organizacin.
La actividad humana encargada de Sergio Hernndez (2000) Trabajo individual y colectivo
organizar y dirigir el trabajo individual y
colectivo efectivo en trminos de
objetivos predeterminados.
(Fuente: Torres Hernndez, 2014:31).

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Como se puede observar en las acepciones anteriores, el concepto de la ciencia

administrativa no siempre ha sido el mismo, ya que ste depende en gran medida de la
percepcin que la sociedad tiene sobre ella, as como, de los distintos beneficios que
buscan las organizaciones que las integran.

En la actualidad, la administracin de una organizacin moderna se centra en la

perspectiva, la visin y la estrategia de un modelo de negocios o servicios que
normalmente se encuentra enfocado a la satisfaccin de las necesidades de los clientes o
usuarios.

Para facilitar la concepcin de la administracin, es conveniente identificar los elementos

que normalmente componen a su definicin. Segn lo exponen Mnch y Garca (2015), el
concepto de administracin est integrado por los siguientes elementos:

Proceso. La administracin sigue una serie de etapas: planeacin, organizacin, direccin y

control.

Coordinacin de recursos. Para administrar, se requiere combinar, sistematizar y analizar

los diferentes recursos que intervienen en el logro de un fin comn.

Eficacia. Consiste en lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto o
servicio en trminos de cantidad y tiempo.

Organizacin formal. Para que la administracin exista, es necesario que se d siempre

dentro de un grupo social.

Objetivo. Es decir, que la administracin siempre est enfocada a lograr fines y resultados.

A travs de otros. La administracin se realiza con la colaboracin y el esfuerzo de las

personas. La administracin est dirigida a las personas para que sus actividades sean
eficientes con el menor esfuerzo.

Con los anteriores elementos es posible emitir una definicin integral de administracin:
Proceso cuyo objetivo es la coordinacin eficaz de los recursos de una organizacin
formal para lograr sus objetivos a travs de otros (Mnch y Garca, 2015:29). Es
imprescindible distinguir que el concepto de administracin es solo una parte de la ciencia
administrativa. Dicha ciencia se dedica al estudio e investigacin de los distintos
elementos de la administracin de organizaciones.

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En este sentido, se conoce como Teora General de la Administracin (TGA) al conjunto de

estudios cientficos de la administracin como una ciencia social. La TGA es la base para el
desarrollo del trabajo administrativo en las organizaciones; con su evolucin, muchos de
sus conceptos han pasado a ser obsoletos, pero tambin ha reafirmado muchos ms.

La TGA es el campo de conocimiento humano que se ocupa del estudio de la

administracin en general, sin preocuparse de distinguir si su aplicacin se lleva a cabo en
las organizaciones lucrativas (empresas) o en las no lucrativas.

Como es de esperarse, el conjunto de estudios que se han desarrollado a travs de la

evolucin de la TGA es muy extenso, por ello es comn analizarlo de acuerdo con el
nfasis, enfoque o los distintos tipos de estudios que la integran.

Tareas. Se refiere al estudio de toda actividad humana que se realiza dentro de las
organizaciones y como resultado de un proceso sistemtico.

Estructuras. Son las formas o maneras en que un grupo humano colabora para la
realizacin de tareas, la ejecucin de proceso, el logro de objetivos, etc.

Personas. Se refiere a las caractersticas fsicas, intelectuales y emocionales del elemento

humano de las organizaciones.

Ambiente. Es el resultado de la interaccin entre los diversos elementos que integran a las
organizaciones: personas, estructuras, recursos, tecnologa, etctera, as como la
influencia de los fenmenos externos.

Tecnologa. Es el conjunto de aplicaciones tecnolgicas de las organizaciones para la

consecucin de sus objetivos.

Organizacin. Se refiere a las mltiples relaciones que surgen de los distintos elementos
de la TGA, es decir, son las combinaciones de las cinco variables de estudio anteriores.

Gracias a esta forma de organizar a los elementos de estudio de la administracin,

tambin se puede organizar al desarrollo histrico de la misma. Es muy comn que su
estudio se realice a travs de enfoques, escuelas y nfasis que las mismas hacen respecto
a los diversos elementos de estudio de la TGA.

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1.2. El proceso administrativo

Al analizar los elementos de la administracin se indic que sta comprende varias fases,
etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es imprescindible para la aplicacin
adecuada del mtodo, los principios y las tcnicas de esta disciplina.

En su concepcin ms sencilla, se puede definir al proceso administrativo como la

administracin en accin, o tambin como el conjunto de fases o etapas a travs de las
cuales se efecta la administracin, las cuales se interrelacionan y forman un proceso
integral (Mnch y Garca, 2015:38).

Es necesario reconocer que existen diversas posiciones en cuanto al nmero de etapas

que constituyen el proceso administrativo, aunque, de hecho, para la mayora de autores
los elementos esenciales sean los mismos.

A continuacin, se analiza el criterio de las cuatro etapas (planeacin, organizacin,

direccin y control), porque es uno de los ms difundidos y aceptados en el mundo de la
administracin y porque, adems es uno de los que ofrecen mayor claridad para fines
didcticos.

Figura 1. Cuestionamientos bsicos de la administracin.

Direccin
Organizacin
Hacer que se
Quin? quiera, en forma
Con qu? correcta y por
conviccin

Planeacin Control
Qu? Dnde? Cmo se ha
Cundo?Cmo? realizado?
ADMINISTRACIN

(Fuente: Luna Gonzlez, 2014:37).

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Planeacin

Segn Luna Gonzlez (2014), la planeacin representa el inicio y la base del proceso
administrativo. Sin sta lo que se realice en la organizacin, direccin y control no tiene
razn de ser, dado que funcionara sin haber determinado los resultados que persigue
todo organismo social y esto sera poner en peligro su futuro.

En ese orden de ideas, la planeacin determina qu quiere ser la empresa, dnde se va a

establecer, cundo va a iniciar operaciones y cmo lo va a lograr. Estas palabras
representan y deben tener las respuestas correctas para no poner en riesgo al grupo social
en el futuro.

Por lo tanto, se puede definir a la planeacin como la fijacin de los objetivos,

estrategias, polticas, programas, procedimientos y presupuestos; partiendo de una
previsin, para que el organismo social cuente con las bases que se requieren para
encauzar correctamente las otras fases del proceso administrativo (Luna, 2014:58).

En concordancia, se pueden resaltar los siguientes elementos esenciales de la planeacin.

1. Investigacin. La planeacin implica la fijacin de objetivos que persigue un organismo

social; pero antes de determinar esos objetivos es necesario conocer el medio ambiente
en donde opera la institucin, as como la influencia o trayectoria que este medio pudiera
seguir.

2. Los objetivos. Son los fines hacia los cuales se dirigen las actividades de las
organizaciones y de los individuos. Son considerados como planes que tienen que ver con
actividades futuras, requieren de visin e imaginacin en su determinacin y forman parte
integral de la fase de planeacin. La planeacin se refiere a objetivos y stos son el
resultado de la planeacin, por lo que los objetivos constituyen el plan bsico de la
empresa.

3. Los pronsticos. Son los que predicen el futuro con base en determinados supuestos
adoptados por el pronosticador, llamados expectativas, dentro de un periodo futuro
especfico, ajustado por el entorno econmico y social que lo rodea.

4. Las estrategias. Son la determinacin o propsito fundamentales a mediano y largo

plazo de una empresa, en otras palabras son los cursos de accin o alternativas y la
asignacin de recursos necesarios para lograrlas.

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5. Las polticas. Son los conceptos que guan y orientan el pensamiento y accin de los
ejecutivos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos.

6. Los procedimientos. Son aquellos que indican cronolgicamente la forma bajo la cual se
debe realizar el trabajo con los pasos de inicio, desarrollo y fin, de acuerdo a las polticas
establecidas.

7. Los programas. Son aquellos planes calendarizados para lograrse en tiempo y con los
recursos necesarios para alcanzarlos correctamente.

Organizacin

Al respecto, Snchez Delgado (2014), indica que el significado de este concepto viene del
uso que en nuestra lengua se da a la palabra organismo. ste implica necesariamente:

a) Partes y funciones diversas: ningn organismo tiene partes idnticas, ni de igual

funcionamiento.

b) Unidad funcional: estas funciones diversas tienen un fin comn o idntico.

c) Coordinacin: para lograr ese fin, cada una pone una accin distinta, pero
complementaria de las dems; obran para lograr el fin comn.

En consecuencia, se define como organizacin a la estructuracin tcnica de las

relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos
materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia
dentro de los planes y objetivos sealados (Snchez, 2014:87).

De lo anterior, se desprende que organizar implica el proceso de ordenar y distribuir el

trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organizacin, de tal manera
que stos pueden alcanzar las metas de la organizacin. Diferentes metas demandan
variadas estructuras para poder realizarlas. Se pueden distinguir dos formas bsicas para
organizarse (Snchez, 2014):

Organizacin formal: es la estructura intencional de papeles en una empresa organizada

formalmente. Cuando se dice que una organizacin es formal, no hay en ello nada
inherentemente inflexible o demasiado limitante. Para que el gerente organice de manera
adecuada, la estructura debe proporcionar un ambiente en el cual el desempeo
individual, tanto presente como futuro, se logre con ms eficiencia a las metas del grupo.

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Organizacin informal. La organizacin informal es cualquier actividad personal conjunta

sin un propsito consciente, aun cuando contribuya a resultados. El ejemplo de una
organizacin informal son las personas que juegan ajedrez.

Se puede decir que aunque la ciencia de la organizacin no se ha desarrollado todava

hasta un punto donde los principios sean leyes infalibles, hay un gran consenso entre los
estudiosos de la administracin respecto a cierto nmero de ellos (Snchez, 2014).

Se trata ms bien de criterios esenciales para la organizacin eficaz:

Unidad de mando. Un subordinado slo deber recibir rdenes de un solo jefe, cuando no
se respeta este principio se generan fugas de responsabilidad, se da la confusin y se
produce una serie de conflictos entre las personas.

Especializacin. Consiste en agrupar las actividades de acuerdo con su naturaleza, de

manera que se pueda crear la especializacin en la ejecucin de las mismas.

Paridad de autoridad y responsabilidad. La autoridad se delega y la responsabilidad se

comparte, y por ello se debe mantener un equilibrio entre la autoridad y la
responsabilidad.

Equilibrio de direccin-control. Consiste en disear una estructura de tal forma que

permita coordinar las acciones, y al mismo tiempo evaluar los resultados de la misma.

Definicin de puestos. Se debe definir con claridad el contenido de los puestos en relacin
con los objetivos de los mismos.

Direccin

Direccin es ejercer el liderazgo mediante una adecuada comunicacin, motivacin,

supervisin y toma de decisiones para alcanzar en forma efectiva lo planeado, organizado,
y de esta forma lograr los propsitos del organismo social (Luna, 2014:106).

Al dirigir se aplica realmente la administracin. A esta fase del proceso administrativo,

algunos autores relevantes la identifican tambin como liderazgo, guiar, comando,
ejecucin o como parte de la implementacin. Se puede afirmar que direccin es el
corazn de la administracin, dado que se realizan todos los movimientos para que lo
dems funcione sinrgicamente.

Por su parte, Luna Gonzlez (2014), expresa que la direccin es relevante por que:

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Por medio de sta se logra motivar a los recursos humanos de la empresa y al

propio ejecutivo.

Se logra el movimiento de forma sinrgica, aplicando el proceso de comunicacin.

Lo establecido en la planeacin y organizacin, se pone en movimiento como un

proceso continuo.

Se fundamenta un buen clima en la empresa entre colaboradores y directivos.

Se toman las decisiones para lograr lo que la empresa quiere en el futuro.

Es una de las bases para que se aplique el control.

En el fenmeno directivo se han desarrollado importantes estudios acerca de las

relaciones de poder, la jerarqua, la motivacin e integracin de grupos, as como, las
teoras de liderazgo, entre muchos otros.

Control

Se puede definir como el proceso de vigilar que las actividades se estn cumpliendo
como fueron planificadas, corrigiendo cualquier desviacin significativa (Snchez,
2014:101).

Un sistema de control efectivo asegura que las actividades se terminen de manera que
conduzcan a la consecucin de las metas de la organizacin. El criterio que determina la
efectividad de un sistema de control es qu tan bien facilita el logro de las metas.

El control tambin consiste en la funcin administrativa, que implica medir y corregir el

desempeo individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los
planes y objetivos de las empresas. Esto exige medir el desempeo contra las metas y los
planes, muestra dnde existen desviaciones de los estndares y ayuda a corregirlas.

El control facilita el logro de los planes, aunque la planeacin debe preceder del control.
Los planes no se logran por s solos, orientan a los gerentes en el uso de los recursos para

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cumplir con metas especficas, despus se verifican las actividades para determinar si se
ajustan a los planes (Snchez, 2014).

1.3. Las funciones administrativas

Henry Fayol, quien es considerado uno de los principales precursores de la ciencia

administrativa (junto con Frederick Taylor), en adhesin a sus aportaciones relacionadas
con el proceso administrativo, logr visualizar que existen una serie de funciones
genricas que se ejecutan en cualquier tipo de organizacin sin importar en gran medida,
sus objetivos particulares o los beneficios que buscan alcanzar (Luna, 2014).

Funciones tcnicas, relacionadas con la produccin de bienes o servicios de la empresa.

Funciones comerciales, relacionadas con la compra-venta e intercambio.

Funciones financieras, relacionadas con la bsqueda y coordinacin de capitales.

Funciones de seguridad, relacionadas con la proteccin y preservacin de los bienes y de

las personas.

Funciones de contabilidad, relacionadas con los inventarios, registro, balances, costos y

estadsticas.

Funciones administrativas, relacionadas con la integracin de las otras cinco funciones

anteriormente mencionadas, las funciones administrativas coordinan y sincronizan las
dems funciones de la empresa.

Aunque ha pasado mucho tiempo desde esta clasificacin, en lo general las empresas
modernas siguen organizando, especializando y coordinando el trabajo para la ejecucin
de dichas funciones.

1.4. Conceptualizacin de planeacin

Antes de iniciar cualquier accin administrativa, es imprescindible determinar los

resultados que pretende alcanzar el grupo social, as como las condiciones futuras y los
elementos necesarios para que ste funcione eficazmente.

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La planeacin precede a las dems etapas del proceso administrativo, ya que planear
implica hacer la eleccin de las decisiones ms adecuadas acerca de lo que se habr de
realizar en el futuro.

Por lo tanto, la planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de

seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de
operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de nmeros, necesarias
para la realizacin (Reyes, 2011:165).

Analizando el concepto anterior, se puede considerar que la planeacin comprende los

siguientes elementos:

Objetivos. Se refiere al factor fundamental al planear, se trata de determinar los

resultados esperados. Un objetivo siempre responde a la pregunta: qu es lo que
se quiere?
Cursos alternos de accin. Al planear es necesario determinar diversos caminos,
formas de accin o estrategias, para conseguir los objetivos.
Eleccin. La planeacin incluye la determinacin, el anlisis y la seleccin, de la
decisin ms adecuada.
Futuro. La planeacin trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos
inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.

Tomando en cuenta los elementos descritos, es posible definir a la planeacin como: La

determinacin de los objetivos y eleccin de los cursos de accin para lograrlos, con base
en la investigacin y elaboracin de un esquema detallado que habr de realizarse en un
futuro (Mnch y Garca, 2015:72).

La planeacin es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya

que a travs de ella se prevn las contingencias y los cambios que puede deparar el futuro
y se establecen las medidas necesarias para afrontarlos. De esta forma, es importante
analizar sus principales impactos positivos.

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Ventajas:

Propicia el desarrollo de la institucin al establecer mtodos de utilizacin racional

de los recursos.
Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, mas no
los elimina.
Prepara al organismo social para hacer frente a las contingencias que se presenten,
con las mayores garantas de xito.
Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir, y un afn de
lograr y mejorar las cosas.
Condiciona a la empresa al ambiente que le rodea.
Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las
corazonadas o empirismos.
Reduce al mnimo los riesgos, y aprovecha al mximo las oportunidades.
Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.
Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a travs
de las cuales operar la empresa.
Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin.
Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
Disminuye al mnimo los problemas potenciales, y proporciona al administrador
magnficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
Permite a los ejecutivos evaluar alternativas antes de tomar una decisin.
La moral se eleva sustancialmente, al conocer todos los miembros de la empresa
hacia dnde se dirigen sus esfuerzos.
Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la
empresa.

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1.5. Principios de la planeacin

La planeacin al igual que cualquier otra actividad administrativa se rige por unos
principios, los cuales son verdades fundamentales de aplicacin general que sirven como
guas de conducta a observarse en la accin administrativa (Rojas y Medina, 2011).+

Figura 2. Principios de la planeacin.

Principios de la Planeacin

Objetividad y Del cambio de

Factibilidad Flexibilidad Unidad
Cuantificacin estrategias

(Fuente: Rojas y Medina, 2011:22).

1. Factibilidad. Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes

demasiado ambiciosos y optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeacin debe
adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actan en el medio.

2. Objetividad y cuantificacin. Cuando se planea es necesario basarse en datos reales,

razonamientos precisos y exactos y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o
clculos arbitrarios. Este principio establece la necesidad de utilizar datos objetivos, tales
como estadsticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, clculos probabilsticos,
modelos matemticos y datos numricos, al elaborar planes para reducir al mnimo los
riesgos. La planeacin ser ms confiable en tanto que pueda ser cuantificada, o sea,
expresada en tiempo, dinero, cantidades, y especificaciones (porcentajes, unidades,
volmenes, etc.). La cuantificacin facilita la ejecucin y evaluacin del progreso de los
planes.

3. Flexibilidad. Al elaborar un plan, es conveniente establecer mrgenes de holgura que

permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos de accin
que se ajusten fcilmente a las condiciones. El no establecer colchones de seguridad
puede ocasionar resultados desastrosos.

4. Unidad. Todos los planes especficos de la empresa deben integrarse a un plan general y
dirigirse al logro de los propsitos y objetivos generales, de tal manera que sean

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consistentes en cuanto a su enfoque y armnicos en cuanto al equilibrio e interrelacin

que debe existir entre stos.

5. Cambio de estrategias. Cuando un plan se extiende en relacin con el tiempo (largo

plazo), ser necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen
los propsitos, sino que la empresa tendr que modificar los cursos de accin
(estrategias), y consecuentemente las polticas, programas, procedimientos y
presupuestos, para lograrlos. No hay que confundir este principio con el de flexibilidad, ya
que este ltimo implica el establecimiento de mrgenes para ciertos ajustes, mientras que
el del cambio de estrategias comprende la modificacin completa del plan por causa de
factores de fuerza mayor que originan la necesidad de cambios definitivos.

1.6. Etapas de la planeacin

Para entender mejor cmo se ejecuta la planeacin, es conveniente descomponerla en

cuatro fases secuenciales: anlisis situacional, determinacin de objetivos, toma de
decisiones y elaboracin de planes.

1.6.1. Anlisis situacional

La etapa fundamental de la planeacin es el llamado anlisis situacional. En esta fase la

organizacin debe hacer una evaluacin objetiva y honesta del estado que guarda
actualmente y a su vez compararlo con el estado al que desea transformarse.

Para Torres Hernndez y Torres Martnez (2014), se trata de reunir la informacin

importante de la organizacin presente e histrica para pensar en un pronstico,
considerando las tendencias futuras. Se hace hicapi en las condiciones internas como su
personal, sus recursos, sus tecnologas. Tambin se analiza si las ventas han mejorado o si
los inventarios tienen existencias ptimas; pero sobre todo, si el retorno de la inversin
satisface las expectativas del o de los dueos.

El anlisis de la situacin ofrece informacin para decidir qu decisiones se tomarn para

el futuro.

Existen distintas tcnicas para el anlisis de la situacin, siendo una de las ms comunes la
que se describe a continuacin:

Anlisis foda

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La matriz FODA se refiere a un marco conceptual para un anlisis sistemtico que facilita
la articulacin de las Amenazas y las Oportunidades externas, con las Debilidades y las
Fortalezas internas de la organizacin (Koontz y Weihrich, 2013).

En trminos de Ramrez Rojas (2012), de manera general se puede hablar de dos grandes
entornos que inciden en una organizacin: un entorno externo y un entorno interno.

El primero se integra por componentes sumamente amplios que se asocian tambin con
variables de influencia global, como la economa, poltica, cultura, tecnologa, el

marco y regulaciones legales, etc., por mencionar algunas. A este entorno pertenecen
tanto las oportunidades como las amenazas.

El entorno interno se refiere a aquellos elementos que se relacionan directamente con la

estructura y operacin de la entidad, incluye tanto los recursos disponibles, cmo las
reas funcionales, en este mbito se ubican las fortalezas y debilidades de la organizacin.

Entonces, se deben definir cada una de estas categoras:

a) Fortalezas. Elementos que se encuentran bajo control de la institucin, son aquellos en

los que tiene un alto nivel de desempeo, generan beneficios evidentes, con posibilidades
atractivas en el futuro. Pueden asumir diversas formas: recursos humanos maduros,
capaces y experimentados; habilidades y destrezas importantes para hacer algo; activos
fsicos valiosos; finanzas sanas; sistemas de trabajo eficientes; costos bajos; productos y
servicios competitivos; imagen institucional reconocida; convenios y asociaciones
estratgicas con otras instituciones, entre otros.

b) Debilidades. Deficiencias o carencias, factores en los cuales la organizacin demuestra

bajos niveles de desempeo y por tanto, es vulnerable, denota desventaja ante la
competencia, con posibilidades pesimistas o poco atractivas para el futuro. Constituyen
un obstculo para la consecucin de los objetivos, aun cuando estn bajo el control de la
organizacin. Al igual que las fortalezas, pueden manifestarse a travs de sus recursos,
habilidades, tecnologa, organizacin, productos e imagen, entre otras.

c) Oportunidades. Son aquellas circunstancias del entorno potencialmente favorables para

la organizacin y pueden ser cambios o tendencias que se detectan y que es posible
utilizar de manera ventajosa para alcanzar o superar los objetivos. Las oportunidades

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pueden presentarse en cualquier mbito, como el poltico, econmico, social o

tecnolgico, dependiendo de la naturaleza de la organizacin.

d) Amenazas. Son factores del entorno que resultan en circunstancias adversas que ponen
en riesgo el alcanzar los objetivos establecidos, constituyen cambios o tendencias que se
presentan repentinamente o de manera paulatina, las cuales crean una condicin de
incertidumbre e inestabilidad en donde la institucin tiene muy poca o nula influencia.
Pueden aparecer en cualquier sector: la tecnologa, competencia agresiva, productos
nuevos ms baratos, restricciones gubernamentales, impuestos e inflacin, entre otras.

Uno de los grandes beneficios del anlisis FODA es que permite un establecimiento
objetivo de los propsitos fundamentales de la existencia de una organizacin. Dichos
propsitos son conocidos normalmente como misin y visin.

1.6.2. Establecimiento de objetivos

La planeacin es un proceso que comienza por un anlisis situacional, prosigue los

objetivos y luego determina los planes necesarios para conseguirlos.

Esta secuencia obliga a que los objetivos que se pretenden sean el punto de partida de la
planeacin. La fijacin de objetivos es la primera actividad que debe realizarse: saber a
dnde se pretende llegar para poder llegar hasta all.

Los objetivos son los resultados especficos que pretende alcanzar una organizacin en el
futuro. Son pretensiones que una vez alcanzadas dejan de ser objetivos y se convierten en
realidad. Describen una conducta que se espera observar ya que reflejan la manera de
pensar de una organizacin, orientan del desempeo empresarial y permiten evaluar la
continuidad del negocio. Deben estar integrados y equilibrados, por lo que cada objetivo
parcial debe contribuir a la consecucin de los objetivos generales.

En general, los objetivos son muy importantes en las organizaciones porque establecen los
cursos generales y especficos de accin, ayudan a la evaluacin de resultados, producen
sinergia entre los participantes de la organizacin, revelan las prioridades y permiten el
trabajo colaborativo. Por otra parte los objetivos sientan las bases de todo el proceso
administrativo.

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Respecto al tiempo establecido para lograr los objetivos, stos puede ser clasificados
como: inmediatos, mediatos o remotos. Tambin son conocidos como objetivos a largo,
mediano y corto plazo.

Jerarqua de objetivos

Segn Koontz y Weihrich (2013), los objetivos de la empresa dan direccin a los planes
mayores, los cuales, como son expresin de estos objetivos, definen los que corresponden
a cada departamento principal. Los objetivos de los departamentos principales, a su vez,
controlan los objetivos de los departamentos subordinados, y as sucesivamente por la
organizacin. En otras palabras, los objetivos forman una jerarqua. Los de los
departamentos menores sern ms exactos si los administradores de la subdivisin
entienden los objetivos generales de la empresa y las metas a que dan lugar.

Normalmente las empresas buscan alcanzar varios objetivos al mismo tiempo. Por tanto,
al existir una jerarqua, algunos son ms importantes y predominantes que otros. Por lo
tanto, existen objetivos de la empresa como un todo (misin y visin), de cada una de sus
divisiones o departamentos y de cada especialista. Los objetivos de la empresa prevalecen
sobre todos los dems y los de cada divisin estn por encima de los de cada especialista.

1.6.3. Toma de decisiones

Despus de fijar los objetivos de la organizacin, la tarea de la planeacin consiste en

establecer las acciones racionales necesarias para el logro satisfactorio de tales objetivos.
La racionalidad se refiere a la seleccin de los medios ms adecuados para alcanzar los
objetivos.

En un proceso de planeacin, una decisin es la definicin de una alternativa dentro de

un conjunto, a partir de la cual se realizan las diferentes actividades de la organizacin
para lograr un determinado fin.

En este sentido, una decisin es un proceso de seleccin de alternativas frente a un

problema o situacin que demanda una accin (Bernal y Sierra, 2013:61).

El proceso decisorio es la consecuencia directa de la existencia de varios caminos o cursos

de accin alternativos, de los cuales solo debe escogerse uno. La toma de decisiones
implica algunas caractersticas como:

Toma de decisiones anticipada. La decisin de qu hacer y cmo hacerlo, antes de

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administracin

ejecutar la accin requerida.

Interconexin de decisiones. Busca conjugar las diversas decisiones tomadas en los
diversos niveles y reas de la organizacin.
Creacin de un estado futuro deseable. Busca alcanzar la situacin futura deseada por la
organizacin, que puede referirse a objetivos organizacionales globales o a objetivos
departamentales o sectoriales.

El proceso decisorio requiere que la informacin sea organizada de manera racional y est
libre de influencias. En consecuencia, el proceso decisorio debe seguir uno o ms de los
mtodos siguientes:

Experiencia pasada. Es el mtodo ms comnmente empleado. Lo que fue

apropiado en el pasado, quiz sea completamente inapropiado en una situacin
futura. Si la situacin actual presenta alguna relacin directa con la experiencia
pasada, no se puede ignorar la perspectiva histrica.
Experimentacin. Analiza las implicaciones y consecuencias de la implementacin
previa de estrategias, es muy comn encontrarla en los estudios de mercado
donde se estudian las ventas y la aceptacin de un nuevo producto.
Investigacin operacional (IO). Utiliza varios mtodos analticos o matemticos
para verificar las relaciones entre varios factores y alternativas mediante
ecuaciones, matrices y modelos matemticos.
rboles de decisiones. Su finalidad es proyectar los posibles efectos de una
decisin durante un determinado periodo.

1.6.4. Determinacin de los planes

Los planes son el resultado del proceso de la planeacin y pueden definirse como diseos
o esquemas detallados de lo que habr de hacerse en el futuro y las especificaciones
necesarias para realizarlos (Mnch y Garca, 2015:77).

Los planes, en cuanto al periodo establecido para su ejecucin, se pueden clasificar en:

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a) Corto plazo. Cuando se determinan para realizarse en un trmino menor o igual a un

ao. stos a su vez, pueden ser:

Inmediatos. Aquellos que se establecen hasta seis meses.

Mediatos. Se fijan para realizarse en un periodo mayor de seis o menor de 12

meses.
b) Mediano plazo. Su delimitacin es por un periodo de uno a tres aos.

c) Largo plazo. Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres aos.

Como lo sustentan Mnch y Garca (2015), algunos autores se refieren a la planeacin

como integral o como planeacin total, en los casos en que dicha planeacin abarca la
empresa en su totalidad, integrando todos los planes de la organizacin. sta a su vez,
puede ser:

1. Estratgica. Establece los lineamientos generales de la planeacin, sirviendo de base a

los dems planes (tcticos y operativos). Est diseada por los miembros de mayor
jerarqua de la institucin y su funcin consiste en regir la obtencin, uso y disposicin de
los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organizacin. Es a largo
plazo y comprende toda la empresa.

2. Tctica o funcional. Determina planes ms espeficos que se refieren a cada uno de los
departamentos del organismo social y que se subordinan a los planes estratgicos. Es
establecida y coordinada por los directivos de nivel medio (gerentes funcionales) con el fin
de poner en prctica los recursos de la empresa. Los planes tcticos, por su
establecimiento y su ejecucin se dan a mediano y corto plazo y abarcan un rea de
actividad especfica.

3. Operativa. Se rige de acuerdo con los lineamientos establecidos por la planeacin

tctica y su funcin consiste en la formulacin y asignacin de actividades ms detalladas
que deben ejecutar los ltimos niveles jerrquicos de la empresa. Por lo general,
determina las actividades que debe desarrollar el elemento humano. Los planes
operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un
rea de actividad.

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Figura 3. Tipos de planeacin.

Planeacin
Estratgica

Planeacin Tctica

Planeacin Operativa

(Fuente: Luna Gonzlez, 2014:60).

Conclusiones

La informacin contenida en esta unidad temtica nos ha permitido conceptualizar de

manera global los elementos principales de la administracin como ciencia, pero tambin
nos ha abierto la puerta a un mundo de posibilidades de la ciencia administrativa y su
profunda relacin con muchas otras.

Hemos podido identificar el grado de especializacin y profesionalizacin que implica el

proceso administrativo, comenzando especficamente con la etapa de planeacin, la cual
contempla un importante anlisis de las bases fundamentales del trabajo del
administrador y su probable xito o fracaso en la consecucin de objetivos.

Estamos conscientes de que la ciencia administrativa implica la puesta en marcha de

muchos estudios tericos, pero sin dejar de lado la habilidad y el buen juicio de quienes
trabajamos en el mundo de la administracin.

Ahora nos encontramos con un conocimiento mayor de lo que implica ser un buen
administrador y especficamente un buen planeador. En este sentido, esperemos que con
el conocimiento adquirido nos encontremos en posibilidades de sustentar nuestro trabajo
en tcnicas cientficas que nos acerquen al buen desempeo, pero sobre todo, a la
consecucin de los objetivos de nuestras organizaciones.

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administracin

Referencias bibliogrficas

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organizaciones del siglo XXI. Colombia: Pearson.
Hitt, M. A., Black, J. S., y Porter, L. W. (2006). Administracin. Mxico: Pearson
Educacin.
Koontz, H., y Weihrich, H. (2013). Elementos de administracin. Un enfoque
internacional y de innovacin. Mxico: Mc Graw Hill.
Luna Gonzlez, A. C. (2014). Proceso administrativo. Mxico: Grupo editorial Patria.
Mnch, L., y Garca Martnez, J. G. (2015). Fundamentos de administracin.
Mxico: Trillas.
Reyes Ponce, A. (2011). Administracin de empresas. Teora y prctica. Mxico:
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Rojas Lpez, M. D., y Medina Marn, L. J. (2011). Planeacin estratgica:
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