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REGIONAL DISTRITO CAPITAL

CENTRO DE GESTIN ADMINISTRATIVA

PROGRAMA DE FORMACIN

Gestin Administrativa

Libian Escobar
Marcela Umbarila

Yineth Prieto

Sorany Capera

Ficha: 1368073

INSTRUCTORA: Mirtha Moreno

COMPETENCIA

Intervenir en el desarrollo de los programas fase II

BOGOT D.C, 2017


Contenido.

1. Introduccin.
2. Diagrama de flujo.
3. Plan operativo.
4. Manual de funciones.
4.1 Cargo 1
4.2 Cargo 2
4.3 Cargo 3
5. Organigrama
6. Plan de contingencia
7. Conclusiones
INTODUCCIN

En el siguiente trabajo, se mostraran unos procesos organizados para la


empresa Copservir LTDA, que fue elegida por los integrantes que se
encuentran relacionados con este escrito. Teniendo como fin, desarrollar
habilidades como aprendices administrativos, para que de esta manera nos
destaquemos laboralmente por ser personas con emprendimiento, por un buen
futuro.
Se hablara acerca del organigrama, plan de contingencia, diagrama de flujo,
plan operativo y manual de funciones para tres cargos en la organizacin, que
fueron planteados por las aprendices del grupo Copservir LTDA, finalizando
con una breve conclusin, especificando la enseanza que dejo dicho trabajo.
DIAGRAMA DE FLUJO.

Inicio

Ingresan a
ms de una NoQu se Si Todos los
especifica proveedores
pgina ? ingresan a
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exclusiva

Acceder
personal Qu Procesos de la
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diferente o
cambiar la puede productos que
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informacin
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Frente a las
necesidades de los Hay
clientes, saber y Si
proponer
satisfaccin?
estrategias

No

Incomodar u
Los almacenes orecer productos
ofrecen alternativas de mala calidad
de compras en
descuentos para el
agrado del cliente

Productos como:
Descuentos y acetaminofn,
beneficios sulfato de
especiales magnesio, yodara

Realizando
rdenes y
pedidos en
todos los Fin
puntos
PLAN OPERATIVO

La principal fortaleza de la cooperativa es el recurso humano que conforma esta


institucin, personas con un gran alto profesional, calidad humana innegable y el
excelente servicio que se le brinda al cliente, es por ello, por lo que se posesiona
como una empresa lder a nivel nacional entre el gremio de los expendedores de
medicamentos de alta calidad.
Cuenta con diferentes sucursales en cuatro ciudades principales del pas; como
lo son Bogot, Cali, Barranquilla y Bucaramanga.
Para mayor aumento y mejor reconocimiento en nuestros productos decidimos
expandir nuestros puntos de venta por todo el pas y tambin hacerlo a nivel
internacional.
Para tener la realizacin de esta expansin por el mercado internacional,
tendremos que tener una buena y mejor calidad en nuestros productos, con
mayor cantidad en medicamentos y un buen precio en lo ofrecido.
Ya con nuestras sucursales podremos expandirnos primero a nivel nacional y
municipal para tener un buen reconocimiento para nuestros clientes y ser vistos
como la mejor institucin de medicamentos en Colombia.
MANUAL DE FUNCIONES
Misin
Mantener y generar relaciones comerciales con la comunidad a travs de un
servicio diferenciado e innovador, soportado en un modelo cooperativo
sostenible que contribuye al bienestar de los asociados y sus familias.
Descripcin del puesto de trabajo
Vendedor farmacutico
Misin
Contribuir y brindar un bienestar a la comunidad ofreciendo acertadamente el
servicio farmacutico con la ms alta calidad y teniendo en cuenta el cuidado
de la salud de los usuarios es necesario la amabilidad y pronta atencin al
cliente.
Identificacin y referencia del puesto de trabajo
Departamento: ventas
Dependencia directa: farmacuticas
Funciones bsica
Brindar una excelente imagen al cliente con una buena atencin y cordialidad.
Asesorar y conocer los productos para ofrecer un buen servicio teniendo en
cuenta las necesidades del cliente.
Responsabilidades y ocupaciones:
-Recibe y atiende al cliente.
-Atiende y diagnostica al cliente, utilizando los medios tcnicos pertinentes y los
protocolos necesarios para cada caso.
-Informa, asesora y promueve los productos que al usuario le interesan.
-Envuelve el producto comprado por el cliente y recibe el dinero.
-Controla el suministro de productos, (inventarios, recepcin, mantenimiento de
existencias).
-Estar pendiente de la caducidad de los productos.
-Emite y transmite los pedidos a los proveedores.
-Realiza la recoleccin de los productos ya vencidos.
-Suministra medicamentos bajo prescripcin mdica, (aplica inyecciones).
-Llevar acabo el seguimiento de las ventas mes a mes.
-Estudiar y proponer acciones para promover las promociones del mes.
-cumplir con las normativas de la compaa.
Marco de relacin
Interno
Jefe de administracin de ventas, supervisin del establecimiento y
bodega.
-Crear ingeniosa formula de remuneracin.
-Darle solucin a los problemas laborales, se involucra sutilmente en los
problemas familiares para que los vendedores Externo
Dispensar medicamentos y productos de parafarmacia, es decir todo lo que
tiene que ver con la salud, higiene corporal, la esttica, cosmetologa o la dieta.
Descripcin del puesto de trabajo:
Supervisor de ventas
Misin
Velar para que en cada punto de venta se cumpla con las metas establecidas y
se lleven a cabo las normas de la empresa.
Identificacin y referencia en el puesto de trabajo
Identificacin: supervisor de ventas
Dependencia directa: motivador laboral
Subordinados: vendedores farmacuticos
Funciones bsica
Hacer vender a los vendedores
Facilitador para que las metas y objetivos se cumplan.
Promueve las necesidades de higiene y la jerarqua de las necesidades.
Responsabilidades y ocupaciones
-Supervisar los puntos de venta
-Atencin al cliente
-Planeacin de estrategias
-Capacitacin del personal
-Administrar activos
-Investigar y sugerir las promociones y ganchos de venta.
--Preparar el perfil idneo del vendedor idneo.
-Crear un sistema de reclutamiento.
Tengan una mente centrada en las ventas y en la atencin al cliente.
-Felicitar y en lo posible premiar los logros de cada vendedor.
-Realiza seguimiento al cumplimiento de objetivos y metas de la semana, mes
o ao.
-Realizar o asistir a reuniones con un jefe o jefes.
-Redactar informes sobre las ventas semanales, mensuales o anuales sobre
las actividades realizadas.
Marco de relacin
Interno
Motivar, incentivar, brindar el material de trabajo disponible (vitrinas,
muestrario), dirigente calificado.
Externo
La buena atencin al cliente por parte de los vendedores, que se cubran las
necesidades del usuario.
Director de recursos humanos
Misin
Definir a la empresa, estudiar el clima laboral, elegir al personal capacitado
para cada cargo en la empresa, planifica, controla las polticas, promociona el
crecimiento personal, presta un servicio con un criterio acertado y confiable con
principios de una valoracin humana, para que los principales clientes que son
el personal de la empresa se sienta dispensable.
Identificacin y referencia de puesto de trabajo
Departamento o rea: Director de recursos humanos
Dependencia: Administrar los recursos humanos
Subordinados:
Departamento de Contratacin de Recursos Humanos
Departamento de provisin y reclutamiento
Departamento de Capacitacin de Recursos Humanos
Departamento de Relaciones y Servicios a Empleados
Seccin de Asistencia Social
Seccin Higiene Salud y Seguridad Ocupacional
Seccin Relaciones Laborales
Funcin bsica
Garantizar una buena comunicacin entre el personal de cada departamento, lo
cual permite tener una excelente relacin y ambiente laboral adecuado.
Elaborar y controlar el proceso de reclutamiento para que el personal que se
elija sea el idneo para cada cargo brindando la induccin adecuada y facilitar
al nuevo empleado la estructura organizacional, funciones, objetivos de la
empresa, polticas y objetivos de su cargo.
Proyectar y promover las capacitaciones para que el empleado se encuentre a
la vanguardia de cada cargo para as mismo aprovechar el talento humano.
Responsabilidades y ocupaciones
Anticipar las necesidades de la organizacin contratando el personal adecuado
para cada cargo.
Identificar los perfiles (conocimiento, habilidades, actitudes, aptitudes y valores)
que debe tener un empleado.
Verifica datos del postulado al empleo estipulado.
Elaborar las diferentes polticas de personal para que el que se requiere sea el
adecuado.
Se encarga de que los datos personales sean confidenciales.
Supervisar que las prestaciones de ley sean pagas.
Redacta el contrato para cada empleado.
Desarrollar sus habilidades para que sean mejores profesionales
Cumplir con las normas de seguridad y salud del trabajo.
Marco de relacin
Interno
Experiencia de direccin, preparacin tiempo en el cargo, poder de toma de
decisiones.
Externo
Anlisis del entorno competitivo, proveedores, clientes, competidores y el
entorno pblico.
ORGANIGRAMA

Presidencia - Gerencia

Director comercial Director financiero Director de produccin

Coordinador Coordinador Coordinador de Coordinador de Coordinador


Coordinador Coordinador
entrega de productos mantenimiento de
punto de venta de cargos talento humano financiero personal
rea de producto

Asistente de Personal Personal de Asistente de


Asistente de
puntos de de entrega mantenimient personal
personal y
venta o
financiero
PLAN DE CONTINGENCIA

Objetivos:
Realizando el siguiente trabajo implementamos planes estratgicos para
minimizar los riesgos en cualquier mbito que se presente en la empresa.
Procesos generales:
Para realizar nuestro plan de contingencia debemos tener en cuenta los riesgos
que se podran presentar en cualquier rea de nuestra empresa unos de los
procesos es:
*Identificar el problema
*analizar los riesgos que se podran presentar en la organizacin
*aportar ideas, propuestas, estrategias
* Tratamientos para mejorar el riesgo
Que hacer para evitar los riesgos
*tener seales de emergencia la sealizacin en la empresa
*Capacitaciones para utilizar los elementos de seguridad
* No fumar
* Evitar las sustancias mescladas solo con guantes
*Utilizando cada producto en sus envases originales
* informar cualquier situacin peligrosa a los empleados.
CONCLUSIONES

Se puede concluir que el manual de funciones planteado para la empresa


Copservir LTDA, logro un mejor y profundo conocimiento hacia la organizacin
y los temas expuestos, generando en nosotras un amplio acercamiento sobre
la realizacin de funciones estratgicas para la empresa.
De esta manera se deduce que cada una de las integrantes que est
trabajando el proyecto con esta empresa, se encuentra en un nivel medio de
capacitacin, para realizar funciones estratgicas en una organizacin.

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