Tecnologa de la Informacin y la Comunicacin 2016

Creacin de Presentaciones Multimedia

Universidad de La Laguna Carina S. Gonzlez

Introduccin

Utilizaremos el trmino presentacin para definir no slo el medio de proyectar imgenes con apoyo de computadora
y can, sino todo tipo de medios y tcnicas que actan para soportar una exposicin cualquiera, excepcin hecha del
pizarrn.

Una de las partes ms difciles a la hora de crear una presentacin es definir que queremos presentar y cmo lo
queremos presentar, es decir, como vamos a organizar nuestra presentacin.

Podemos decir que para elaborar una presentacin multimedia se deben considerar ciertos elementos tanto de
contenido como de forma.

Con respecto a este tema existen varios estudios previos. Citaremos como ejemplo a un documento electrnico
elaborado por la Universidad de Stanford, denominado "Presentation Guidelines" que a su vez se basa, en los cursos de
la Dale Carnegie Training. Para este tutorial, tomaremos como base el documento electrnico Forma y Fondo.
Elementos para la elaboracin de presentaciones electrnicas del Dr. Rodolfo Garza Garza de la Universidad Autnoma
de Coahuila, Mxico.

Planificacin

Cuando preparamos una presentacin, la enumeracin de los temas y subtemas nos ayuda a visualizar el contenido
general de la presentacin.

La esquematizacin transforma el conocimiento profundo y ordenado del expositor en un conocimiento accesible a la

audiencia.

Para esquematizar podemos utilizar varios mtodos, vlidos todos. Adaptaremos el mtodo al conjunto de temas y
subtemas a exponer, as como al tipo de audiencia con que contamos:

De lo general a lo particular.

De lo particular a lo general.

Las partes del todo.

Cronolgicamente.

Ruta crtica.

Mapas mentales. 1

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La esquematizacin, normalmente, se acaba mediante la aplicacin de nmeros o de una combinacin de nmeros y
letras a los temas y subtemas elegidos, de forma tal que se presenten claramente las relaciones de orden lgico de
exposicin y de dependencia o pertenencia. Este tipo de esquemas adoptan, pues, sistemas numricos o alfanumricos.

Sin embargo, para efectos de la puesta en pgina del contenido comunicable mediante una presentacin, la
esquematizacin resultara muy difcil de seguir. Una diapositiva o un acetato tienen una presencia til muy breve; por
esta razn, es por ello ms conveniente hacer una adecuada utilizacin de encabezamientos suficientemente
ordenados, que faciliten a la audiencia el seguimiento de los temas.

En temas muy complejos, lo recomendable es entregar documentos esquematizados a la audiencia, durante o al fin de la
presentacin.

Vale la pena retener que no es aconsejable preparar presentaciones muy largas: el pblico difcilmente las tolera y, en
todo caso, la posibilidad de retener su atencin disminuye a cada minuto que pasa. Por ende, consideramos que la
esquematizacin debe reducirse al nmero mnimo de elementos indispensables para transmitir el mensaje.

En resumen:

La esquematizacin debe reducirse al nmero mnimo de elementos

indispensables para transmitir el mensaje.

Una vez que hemos podido definir el propsito de la charla y el esquema de exposicin, y que en consecuencia
poseemos un plan general de accin, debemos preparar la presentacin en todos sus detalles.

Formato

La comunicacin humana est hecha de mltiples seales y smbolos. Mientras las palabras envan un mensaje, el
cuerpo emite mensajes adicionales que pueden ser complementarios, afirmativos o, incluso, contradictorios del
primero; y si, al tiempo de proyectar dichos mensajes al mundo exterior, apuntalamos nuestros dichos y nuestra
comunicacin no verbal con medios idneos para la exposicin de imgenes grficas y textos, podremos estar ms cerca
de que nuestro mensaje llegue, por alguna de las vas de percepcin del ser humano, a la audiencia que nos observa.

Los elementos de la eleccin primaria del formato van, pues, desde la divisin de las partes de la presentacin hasta la
seleccin de la llamada "puesta en pgina" y la eleccin del tipo de ilustracin. Pasaremos a revisar cada uno de ellos.

Partes de la presentacin

Las partes de toda presentacin pueden resumirse en tres, principalmente:

1- La Apertura, primeras lminas o diapositivas de la presentacin. Normalmente la primera diapositiva contiene el ttulo
de la charla y el nombre del expositor, elementos que se mantendrn a la vista del pblico mientras se instala en el lugar
de la presentacin y que cumple con la funcin de anticipar lo que el auditorio encontrar en breve.
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Adems del ttulo, suele presentarse una diapositiva que contiene una especie de tabla de materias o de temas
generales que sern abordados en la charla.

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2- El Cuerpo, que contiene lo que quiere decirse. El Cuerpo contendr partes que se derivarn de la esquematizacin del
mensaje, lo que veremos ms adelante.

3- Las Conclusiones o Cierre, ltima lmina o diapositiva de la presentacin. Suele formularse mediante un resumen de
lo que ha sido presentado, expresado de manera sucinta y directa.

Uso de colores

Uno de los aspectos relevantes en el diseo de las diapositivas est constituido por el uso de los colores. El manejo del
color va mucho ms all que la mera esttica. En general, los colores, las texturas y los objetos que se incluyen en una
diapositiva mejoran el "llamado" visual. Si bien, efectivamente, el coloreado de las diapositivas persigue transformarlas,
partiendo de un sencillo blanco y negro hacia nomenclaturas cromticas adaptadas para ser atractivas, su utilizacin
incluye la consideracin de otro tipo de factores.

Primero que nada, debemos tener en cuenta que una diapositiva excesivamente coloreada, lejos de atraer a la audiencia
produce su rechazo.

Orden de Visualizacin

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Los paquetes o software comerciales incluyen ya patrones de diapositivas que comprenden combinaciones y diseos de
las diapositivas, de acuerdo a los distintos gustos y preferencias del usuario. Al usuario corresponder aplicar su buen
gusto en la eleccin del patrn que ms le convenga, o bien en el diseo del patrn que prefiera para la ocasin. Sin
embargo podemos destacar algunas recomendaciones generales. No se utiliza el mismo fondo en todos los casos; la
eleccin reposa en varias premisas:

-Las caractersticas del equipo de proyeccin: Existen equipos tipo can, cuya nitidez depende de su
capacidad en ansilmenes: a mayor nmero de ansilmenes, mayor nitidez y mayor posibilidad de proyectar
adecuadamente los colores en ambientes iluminados.

-El ambiente de la presentacin: La iluminacin del lugar en que deber llevarse a cabo la presentacin incide en
la calidad de la proyeccin. Normalmente deben elegirse fondos claros en un ambiente iluminado y fondos de
colores oscuros para ambientes sumergidos en la penumbra o en la ausencia de iluminacin, a menos que se
cuente con equipos de proyeccin de alta capacidad en ansilmenes.

Por otro lado, la combinacin de colores debe permitir una lectura reposada del texto. No se trata de establecer slo la
atraccin visual que produce el color, sino de que, una vez que la audiencia es atrapada, pueda tener acceso a lo que la
diapositiva "dice". Para fondos claros, se imponen textos coloreados en tonos obscuros y a la inversa.

Simplicidad e inteligibilidad

Si de lo que se trata a lo largo de una presentacin es de hacer pasar un mensaje, sea cual fuere, lo ms importante es
encontrar frmulas directas, sencillas, que no dejen un margen amplio de dudas. Nuestras frases no deben ser
rebuscadas, ni oscuras.

Nuestros ejemplos deben estar al alcance del entendimiento de quien las escuche. El lenguaje ambiguo constituye una
amenaza a la credibilidad y, en consecuencia, la sencillez aumenta la claridad.

Tan es as que es recomendable, el uso de terminologa especializada se limite a lo estrictamente necesario: la definicin
exacta de conceptos y fenmenos.

Es necesario, adems, evitar vicios del lenguaje, como los barbarismos (el uso de trminos importados de otro idioma,
cuando existen palabras en el nuestro que son igualmente aplicables.

Tipografa

El tamao de la fuente deber elegirse en funcin del lugar en donde voy a llevar a cabo mi pltica. Si se trata de un
pequeo saln a donde asistir un nmero limitado de personas, podr elegir fuentes ms pequeas que en el caso de
realizar mi presentacin en un aula de clases.

Pueden utilizarse varios tipos de fuente como cdigos distintivos de las distintas partes de la diapositiva, por ejemplo:
encabezados, elementos principales, elementos secundarios o ejemplos. Sin embargo, debemos limitar a tres tipos de
fuente por acetato o diapositiva, a efecto de evitar que la multiplicidad de fuentes se convierta en un motivo de 4
cansancio y, por ende, en un pretexto para que el pblico evite la lectura del material.

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Por ltimo, deberemos evitar la proyeccin de textos escritos slo en maysculas, o en formatos "versales" o "cursivas",
puesto que ello suele producir mayores dificultades de lectura y mayor cansancio en el pblico.

Cantidad de informacin

Una presentacin intenta exponer un tema determinado, generalmente sin llegar a agotar todo lo que puede decirse del
mismo ya que para eso estn los tratados, los libros especializados, las referencias que dan sustento a lo que a travs de
la presentacin se afirma. Es por ello que el contenido de la presentacin debe abarcar lo esencial.

Ahora bien, en cuntas diapositivas debo proyectar lo esencial de mi charla? No existe un nmero determinado. Esto
depender de lo complejo del tema y del tiempo disponible. Sin embargo podemos advertir lo siguiente:

Como una presentacin no es una copia de otros documentos, debemos evitar la tentacin de transcribir. Es
generalizada la prctica, particularmente en el ambiente escolar, de preparar acetatos efectuando una simple copia de
una pgina de un libro.

El efecto de un acetato como se es el rechazo por parte de la audiencia: las fuentes son demasiado pequeas, el
atiborramiento de informacin invita a no atenderla, se dificulta la toma de notas, no es atractivo. La audiencia que
extrava la atencin y seguimiento de la presentacin por esta causa, es una audiencia que se ha perdido y su
recuperacin depender de la habilidad personal del expositor para recuperarla.

En consecuencia, una diapositiva debe contener una idea principal y, en su caso, algunas ideas dependientes de la
anterior, que la describen, que la ejemplifican, que la analizan; sin embargo, podr incluirse mayor nmero de ideas (4 o
5), cuidando siempre de no sobrecargar la diapositiva. Todo aquello no incluido voluntariamente en la diapositiva es
objeto de las "notas del orador".

Como punto de referencia, podemos adelantar que una diapositiva bien lograda incluir entre 30 y 40 palabras como
mximo. Aunque pudiera parecer un contrasentido, una diapositiva debe contener ms "aire" que palabras,
entendiendo por aire no slo los espacios vacos de letras, sino las ilustraciones y colores utilizados. Es el "aire" aqul
que hace una lectura ms sencilla y una visin ms atractiva para la audiencia.

En resumen:

Cuntas diapositivas debo usar?

No existe un nmero determinado
Depende de lo complejo del tema
Evitar transcribir
Una diapositiva debe contener ms aire que palabra
Sintetizar al mximo
Una diapositiva NO es un texto de consulta".

"Puesta en pgina"
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Entendemos por "puesta en pgina" el diseo de organizacin del contenido escrito.

En este esfuerzo por ordenar en el espacio nuestro texto, podremos recurrir a una serie de consideraciones:

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Alineacin: El tipo de alineacin del texto nos indica orden. El tipo de alineacin (izquierda, centrada, derecha) es
tambin un auxiliar para remarcar y distinguir tipos de mensajes. Puedo, por ejemplo, mantener una alineacin
izquierda para los conceptos bsicos que quiero expresar, mientras utilizo una alineacin centrada para conceptos
fundamentales o insoslayables y la alineacin derecha para incluir citas o ejemplos.

Sangras: La sangra es el espacio que desplaza un prrafo o un grupo de prrafos respecto de uno anterior alineado
"normalmente".

En materia de presentaciones, la sangra permite identificar los textos dependientes de los textos principales,
proyectando una idea de subordinacin.

Vietas: Las vietas nos permitirn establecer separaciones y distinciones entre ideas, conceptos, argumentos,
organizando y puntualizando aquello que debe retener el pblico.

Uso de separadores: Los separadores son diapositivas cuya funcin es indicar el inicio de un nuevo subtema dentro de la
presentacin. Si se quiere, se trata de diapositivas similares a las de ttulo.

Espacio interlineal: Como su nombre lo indica, el espacio interlineal es la distancia que existe entre una lnea y otra de
un prrafo y entre un prrafo y otro. El cuidado del espacio interlineal se dirige a distribuir adecuadamente el texto en la
diapositiva, de manera que aparezca relativamente equilibrado.

Uso del espacio

Ms all de la simple esttica de un diseo cualquiera, trtese de anuncios publicitarios o de presentaciones, lo ms

importante es que el mensaje llegue a su destinatario; una de las formas de lograr lo anterior es usar adecuadamente el
espacio disponible. Algunas de las conclusiones a que han llegado los estudiosos del uso del espacio para efectos
publicitarios, pueden resumirse en las llamadas Ley de Brandt y Ley de Starch.

Hermann Brandt asegura que el cuadrante superior izquierdo de todo cartel publicitario es el ms idneo para colocar el
mensaje que quiere transmitirse con mayor fuerza, debido a que nuestra dinmica de lectura (de izquierda a derecha,
en las culturas occidentales) motiva que veamos repetidamente ese espacio en particular; segn sus estudios, el
porcentaje de recordacin de un cartel se distribuye como sigue: 45% cuadrante superior izquierdo, 25% cuadrante
inferior izquierdo, 20% cuadrante superior derecho y 10% cuadrante inferior derecho.

Daniel Starch, por su parte, se ocup de determinar cientficamente cul es el lugar del cartel que propicia una mayor
atraccin de la atencin del lector, concluyendo: cuadrante superior derecho 33%, cuadrante superior izquierdo, 28%,
cuadrante inferior derecho 23% y cuadrante inferior izquierdo 16%.

La accin combinada de la Ley de Starch y de la Ley de Brandt aseguraran, as, una mayor atraccin y memorizacin del
mensaje, siempre que la ilustracin se coloque en la parte superior derecha y que el mensaje principal se ubique en el
extremo superior derecho. La mirada buscar primero la atraccin de la ilustracin, para continuar su viaje hacia el texto
principal y, al tiempo de continuar la lectura, la mirada hacia el mensaje principal se repetir constantemente.
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Las anteriores conclusiones son aplicables a las presentaciones, con algunas precisiones. Normalmente, una diapositiva
elaborada con base en algn paquete comercial contiene en su parte superior un espacio de ttulo, el cual aconsejamos

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que se utilice para apoyar la esquematizacin de la presentacin; en consecuencia, para la aplicacin de las leyes de
Brandt y Starch no deber tomarse en cuenta este espacio.

En resumen:

Ilustraciones

La funcin de la ilustracin es respaldar nuestros puntos clave de exposicin. Dotarla de pruebas (documentos,
estadsticas, demostraciones), de testimonios de autoridad o historias de vida (citas, incidentes) que jueguen a nuestro
favor o de imgenes mentales (analogas) o fsicas (grficos, dibujos, fotografas) que intentan comunicar en un simple
"flash" lo que pretendemos transmitir. La ilustracin debe relacionarse con las necesidades del auditorio para resultar
ms fcilmente convincentes.

Por otro lado, las ilustraciones de carcter grfico son un poderoso medio para que quienes tienen problemas auditivos
entiendan y aprovechen la presentacin.
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En los casos de pruebas, testimonios y analogas ser siempre deseable cumplir con las recomendaciones hechas en
relacin con la cantidad de informacin que podemos incluir en cada diapositiva, como fue mencionado antes. Por lo

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que toca particularmente a las estadsticas, debemos intentar resumir al mximo la informacin, para evitar que
aparezca como una enorme serie de nmeros que sea rechazada de inmediato por la audiencia.

Por otro lado, las imgenes cumplen una funcin mnemotcnica; en efecto, las imgenes son ms atractivas y
seductoras que las palabras y los nmeros, por lo que son ms fcilmente recordadas por quienes las observan

Ahora bien, las imgenes que se presentan bajo la forma de grficos o diagramas tienen, adems, una funcin cognitiva.
Representan una forma de simplificar los datos que se exponen, para ponerlos ms al alcance del auditorio.

Entonces podemos decir que el objeto de los grficos es evidenciar a simple vista los elementos principales de lo que se
expone y las relaciones que pueden existir entre ellos, aportando adems un valor atractivo a la informacin.

En resumen:

Testimonios, citas, incidentes, analogas, estadsticas. Imgenes, grficas, dibujos, fotografas, ...

Funcin: respaldar los puntos clave de exposicin

Poner elementos emotivos (enfoques poco comunes, grficos raros, graciosos, coloreados,...)

En pruebas estadsticas resumir al mximo.

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