Anda di halaman 1dari 7

BUKTI PENYIMPANAN DAN

PENGENDALIAN ARSIP
No. Dokumen : 445/058/SOP/V/P
KM-SPRS/2017
No. Revisi : 00
SOP
Tgl. Terbitan : 08/04/2017
Halaman : 1/5

UPT PUSKESMAS SIS ISKANDAR, SKM


SIMPANG RUSA NIP. 197602281997031002
1. Pengertian Kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem
manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan,
perubahan dengan mengikuti ketentuan/ metode yang diatur dalam
prosedur ini.
2. Tujuan 1. Agar dokumen dapat dikendalikan dengan baik, tertata dan
rapi.sesuai prosedur.
2. Memperlancar tugas khususnya berkaitan dengan dokumen
3. Kebijakan Keputusan Kepala UPT Puskesmas Simpang Rusa Nomor:
445/021/SK/II/PKM-SPRS/2017 Tentang Pengendalian dokumen dan
rekaman
4. Referensi Panduan Manual Mutu UPT Puskesmas Simpang Rusa
5. Prosedur Persiapan:
1. Alat-alat
ATK, stempel, map kertas,
2. Form pengendalian dokumen
6. Langkah- 1. Identifikasi penyusunan dokumen
langkah Identifikasi kebutuhan dilakukan pada tahap self assesment yang
Prosedur digunakan sebagai acuan untuk mengidentifikasi dokumen sesuai
standar.
2. Penyusunan dokumem.
Penanggung jawab Admin/UKM dan penanggung jawab UKP
bertanggung jawab terhadap pelaksanaan identifikasi perubahan
serta penyusunan dokumen. Penyusunan dokumen secara
keseluruhan di koordinir oleh tim mutu dengan mekanisme sbb:
a. Semua dokumen seperti SOP, KAK dan lain-lain yang telah
disusun oleh pelaksana disampaikan ke ketua Pokja dan
kumpulkan ke tim mutu.
b. Tim mutu mengoreksi dan memperbaiki dokumen yang telah
disusun oleh pelaksana dari segi bahasa maupun penulisan.
c. Tim mutu mengkoodinir proses pembuatan dokumen agar tidak
terjadi duplikasi/tumpang tindih.
d. Tim mutu mengecek ulang terhadap dokumen yang akan
ditandatangani oleh kepala Puskesmas.
3. Pengesahan Dokumen.
a. WMM bertanggung jawab atas penyusunan dan penerbitan
dokumen mutu sebelum diterbitkan asli dan semua salinan
dokumen harus diperiksa oleh ketua tim mutu dan disahkan oleh
Kepala UPT Puskesmas. Perubahan pada dokumen Mutu harus
disetujui oleh Kepala UPT Puskesmas setelah ditinjau oleh ketua
tim mutu.
b. WMM mengkoordinasi penyusunan Prosedur dan mengesahkan
asli dan salinan terkendali. Perubahan Prosedur diusulkan oleh
staf atau personal lainnya kepada Tim mutu dan disahkan oleh
Kepala Puskesmas.
4. Sosialisasi Dokumen
Agar dokumen dapat dikenali oleh seluruh pelaksana maka dokumen
harus disosialisasikan.
5. Pencatatan Dokumen, Distribusi dan Penarikan Dokumen
a. Kepala Puskesmas menunjuk salah satu anggota Tim Mutu /
sebagai petugas pengendali dokumen
b. Penomoran Dokumen.
Semua Dokumen harus diberikan penomoran sesuai dengan tata
naskah yang dijadikan pedoman yang diatur dalam Pedoman
Mutu
c. Pendistribusian Dokumen.
Salinan dokumen yang akan didistribukan harus diberi tanda
TERKENDALI dengan stempel, dengan huruf berwarna
selain hitam, atau pengesahan aslinya dengan tanda-tangan asli.
Dokumen induk/asli tidak distempel, tetapi dengan tanda-tangan
asli. Distribusi dokumen memakai ekspedisi atau formulir tanda
terima.
Contoh Cap / Stempel Pengendalian Dokumen

TERKENDALI
d. Penarikan Dokumen
Penarikan dokumen lama apabila dokumen ini adalah dokumen
pengganti
6. Penyimpanan Dokumen
a. Dokumen asli (master dokumen yang sudah dinomori dan sudah
ditandatangani agar disimpan sekretariat Tim Akreditasi
Puskesmas.
b. Dokumen fotocopy disimpan di masing-masing unit dimana
dokumen tersebut digunakan. Bila dokumen tidak berlaku lagi
atau tidak dipergunakan lagi maka unit kerja wajib
mengembalikan dokumen tersebut ke sekretariat Tim Mutu, dan
Tim Mutu dapat memusnahkan fotocopy dokumen yang tidak
berlaku tersebut. Dokumen asli tetap disimpan dengan lama
penyimpanan sesuai ketentuan berlaku.
Dokumen yang tidak berlaku lagi, tetapi perlu disimpan sebagai
referensi, harus distempel KADALUWARSA dari warna
yang bukan hitam.
Contoh Cap/ Stempel dokumen kadaluarsa

Kadaluwarsa

7. Penataan Dokumen
Untuk memudahkan didalam pencarian dokumen akreditasi
Puskesmas, dokumen dikelompokkan masing-masing
bab/kelompok admin, UKP dan UKM dengan diurutkan setiap
urutan kriteria dan elemen penilaian dan diberikan daftar secara
berurutan.
8. Revisi atau perubahan dokumen
Dilakukan setelah proses pengkajian serta mendapat pengesahan
dari kepala Puskesmas. Setiap kali revisi seluruh halaman akan
mengalami perubahan. Isi revisi atau perbahan harus tercatat pada
riwayat perubahan dokumen. Setiap halaman Pedoman Mutu,
Prosedur yang direvisi harus diidentifikasi dengan nomor, revisi,
tanggal revisi, nomor dan jumlah halamannya.
9. Pemusnahan Dokumen
Pemusnahan dokumen kadaluwarsa diusulkan oleh unit terkait ke
Tim Mutu dan Tim Mutu melakukan pengecekan terhadap
dokumen yang diusulkan untuk pemusnahan. Proses pemusnahan
dokumen kadaluwarsa disaksikan oleh unit terkait, Ketua Tim
Mutu dan Kepala Puskesmas, kemudian dibuatkan Berita Acara
Pemusnahan Dokumen Kadaluwarsa.
7. Bagan Alir
Identifikasi Dokumen

Penyusunan Dokumen

Pengesahan Dokumen

Sosialisasi Dokumen

Pencatatan, Distribusi dan Penarikan Dokumen

Penyimpanan Dokumen

Penataan Dokumen

Revisi dan Perubahan Dokumen

Pemusnahan Dokumen

8. Hal yang harus


diperhatikan
9. Unit Terkait Seluruh Unit
10. Dokumen Form Pengendalian Dokumen
Terkait
11. Rekaman No. Yang Dirubah Isi Perubahan Tgl. Mulai
historis Diberlakukan
perubahan 1 Hubungan
dengan staf
2 Perencanaan
dan perubahan
3 Penyampaian
informasi

DAFTAR INDUK DOKUMEN


BAGIAN :
Nomor dan Judul Tanggal
No Tempat Dokumen No. Revisi
Dokumen Berlaku

FORMULIR RINCIAN REVISI

Revisi tanggal:
Tempat yang direvisi: .......

Sekarang berbunyi:

Semula: .........

Pengendali dokumen:

()