Cmo monitorear el progreso del proyecto

por Carl Carabelli

1. Escriba sus objetivos para el proyecto y cundo deben cumplirse. Por ejemplo, si dirige un equipo
que est auditando los retornos financieros de un cliente, establezca puntos de referencia para
cundo el equipo debe obtener todos los documentos relevantes del cliente, cundo debe contactar
al cliente para los documentos faltantes, cundo debe reunirse con el cliente para discutir el
material, y cuando la auditora debe completarse.

2. Haga una lista del personal y las responsabilidades asignadas a cada individuo que participe en el
proyecto.

3. Divida el proyecto en segmentos. Ser ms fcil seguir el progreso de esta manera.

4. Celebrar reuniones regulares. Elija un intervalo que funcione para usted. Idealmente, debe
seleccionar una hora que corresponda con la finalizacin de cada segmento. Evale el progreso del
proyecto. Si un miembro del equipo o miembros se han rezagado o se han topado con obstculos,
formule un plan para identificar y resolver el problema.

5. Actualice sus registros a medida que completa los segmentos y cumple los objetivos. Si llegas a
tiempo o temprano, ests en buena forma. Si ests muy retrasado, debers hacer ajustes.

6. Realice los ajustes necesarios para mantener su proyecto en buen camino. Reasigne las tareas,
modifique los horarios o reevale sus objetivos. Esto te ayudar a seguir avanzando hacia la lnea
de meta.

Cules son los debe y los que no debe hacer en la gestin de

proyectos?
por Helen Akers

Puede obtener un ttulo avanzado o un certificado profesional en gestin de proyectos. Es una

disciplina profesional que se centra en el liderazgo y la ejecucin de la planificacin estratgica. Las
industrias como la tecnologa de la informacin y la externalizacin de procesos comerciales utilizan
la gestin de proyectos. Los gerentes de proyecto organizan y supervisan todos los aspectos de una
iniciativa estratgica. Un distrito escolar puede desear implementar una iniciativa para construir
una escuela adicional. En este escenario, un gerente de proyecto planificara y monitoreara el
proceso de construccin. El trabajo del gerente es coordinar los esfuerzos de todos y garantizar que
el proyecto avance de acuerdo con el plan.

Planifique

La gestin exitosa del proyecto se deriva de una planificacin cuidadosa, detallada y objetiva. El
alcance del proyecto debe ser claro y especfico. El alcance de un proyecto incluye sus objetivos, lo
que se har, quin lo har y cundo estar completo. En un plan integral, los gerentes de proyecto
toman en cuenta los riesgos, los recursos, las limitaciones financieras y el apoyo de expertos. Los
proyectos que implican la entrega de un producto o servicio a clientes externos deben incluir los
comentarios de los clientes en el proceso de planificacin.

Comunique

Los gerentes de proyectos efectivos se dan cuenta de que todos los que participan en una iniciativa
deben comunicarse. Cada individuo debe conocer sus responsabilidades adems del objetivo
general del proyecto. Un gerente de proyecto supervisa la finalizacin de ciertas tareas de cada
individuo o grupo. Si una tarea no est terminada antes de su fecha lmite, el administrador del
proyecto podra necesitar juntar individuos por separado. Una comunicacin clara conduce a la
cooperacin y la resolucin de problemas.

No establezca metas poco realistas

Las expectativas poco realistas pueden hacer que los proyectos fallen o se enfrenten a desafos.
Algunos de los "no hacer" que contribuyen a las expectativas poco realistas incluyen
apresuramiento y planificacin financiera inadecuada. La implementacin del plan ms completo y
mejor es poco probable que permanezca libre de desafos. Los gerentes de proyectos que apresuran
la finalizacin pueden sacrificar la calidad y los recursos financieros. Una iniciativa para trasladarse
a un lugar ms econmico ser ineficaz si los costos de mejora del edificio superan cualquier ahorro
derivado de la construccin desde cero. Los gerentes de proyecto necesitan tener un plan de
respaldo y estimar sus costos adicionales.
No usar apoyo suficiente

Los gerentes de proyectos ineficaces no buscan el apoyo de expertos. Intentan hacerlo por su cuenta.
No ignore los problemas y la opinin de sus clientes. Los gerentes de proyectos efectivos miran
problemas existentes y potenciales. Intentan descubrir qu podra causarles y cmo podran ser
superados. Superar obstculos implica buscar el consejo de profesionales calificados y
experimentados. Una sola empresa u organizacin rara vez tiene todos los conocimientos y
experiencia que necesita para implementar un proyecto por s misma