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EJERCICIO OPININ 1 Ltda

Recomendaciones de control interno y otros asuntos

Al 31 de diciembre de 2012
Seor
XXXo
Gerente Financiero
EJERCICIO OPININ 1 Ltda
Bogot

Septiembre 3 de 2012

Referencia: Recomendaciones de control interno

Apreciado seor Palacio:

En mi carcter de revisor fiscal de EJERCICIO OPININ 1 Ltda., me permito acompaar a la


presente, un memorando con algunas recomendaciones para contribuir al mejoramiento
continuo del control interno y de los procedimientos contables y asistir a la administracin para
proteger en forma ms efectiva los activos y los intereses de la Compaa.

Dichas recomendaciones fueron identificadas como consecuencia de mi permanente evaluacin


sobre la estructura y funcionamiento del control interno de la Compaa durante el proceso de
entendimiento y evaluacin de los principales ciclos de negocio que se reflejan en los estados
financieros, no con el fin de expresar un concepto o dar seguridad sobre el mismo, sino para
contribuir a mejorar los actuales procedimientos de seguridad y control establecidos por la
Compaa.

Los hallazgos efectuados como producto de las actividades ejecutadas fueron clasificados tal
como lo definen las normas de auditora generalmente aceptadas, as:

Debilidad Material (DM) - Es una condicin reportable en la cual el diseo y operacin


del componente de control interno especfico no reduce, a un bajo nivel, el riesgo de que
errores o fraudes en montos que seran materiales en relacin con los estados financieros,
puedan ocurrir y no ser detectados en un perodo de tiempo por los empleados en el curso
normal de ejecucin de sus labores de control asignadas.

Condicin reportable / debilidades significativas (CR/DS) - Son temas que


representan deficiencias en el diseo y operacin del control interno que podran afectar
adversamente la habilidad de la Compaa para registrar, procesar, resumir y reportar
informacin financiera consistente con las aserciones de la gerencia implcitas en los estados
financieros.
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3 de Septiembre 2013

Posibles incumplimientos en normas legales (PINL) - Incorrecta aplicacin de las


normas legales a que est sometida la Compaa de acuerdo con la legislacin vigente.

Otras observaciones de control interno / situaciones de negocio (OO/SN) -


Oportunidades de mejora que estn destinadas a ayudar a la Compaa a mejorar su control
interno y lograr eficiencias operacionales.

Como las pruebas de auditora se desarrollaron con base en muestreos, adems de evaluar los
casos especficos que se citan a ttulo de ejemplo, se sugiere que la administracin se asegure de
que estos casos no sean los nicos y que no sucedan en otras reas de la Compaa.

Esta carta es emitida solo para informacin y uso de EJERCICIO OPININ 1 Ltda, y no debe ser
usada por ninguna otra persona.

Agradezco la colaboracin recibida por parte del personal de la Compaa en relacin con la
labor desarrollada por la revisora fiscal, y si considera necesaria informacin adicional al
respecto, con gusto se la suministrar.

Cordialmente,

xxxxx
Revisor Fiscal
Tarjeta Profesional No.11-T

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Recomendaciones sobre control interno y otros asuntos

Anexo A

Para su consideracin, detallo a continuacin por rea y tema evaluado, recomendaciones al control interno y otras observaciones
diseadas para fortalecer los controles y la eficiencia operativa.
(Cifras en miles de pesos)
No. Observacin Recomendacin Comentarios de la administracin Tipo
Proceso contable

1 Durante la revisin del proceso contable al 31 La Compaa debe implementar DM


de diciembre de 2012 observ que la mecanismos de control que le permitan
causacin de los documentos contables no se asegurar que las operaciones se registren
registra oportunamente de acuerdo con los cronolgicamente en la fecha en que se
principios de contabilidad generalmente hubieren realizado como los siguientes:
aceptados. Algunos ejemplos:
Conciliacin peridica de la totalidad de
Causacin de facturas. las cuentas contables.

Causacin de proveedores Creacin de plan de cierre mensual que


le permita identificar que todas las
Causacin de transacciones con operaciones se registren totalmente y
vinculados oportunamente.

Por esta razn se presentaron por parte de la Lo anterior en cumplimiento con los
administracin varias versiones del balance principios de contabilidad generalmente
aceptados y con el objetivo de mitigar
posibles sanciones fiscales (Retencin en la
fuente).

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No. Observacin Recomendacin Comentarios de la administracin Tipo


Costos laborales

2 Durante la revisin de los costos laborales al La Compaa debe implementar Seor Sr. Gmez, contador DS
31 de diciembre de 2011 observ que no mecanismos de revisin en el proceso de
existe un procedimiento de revisin y liquidacin y pago de nmina que le Se implementar la aprobacin de las
aprobacin de las novedades. Algunos permitan garantizar la integridad y exactitud transacciones por el seor Ronal Vlieg,
ejemplos: y actualizacin de las operaciones. gerente y el seor Jos Camacho,
subgerente.
Tipo de novedad Fecha
Pago en cheque de 1 quincena de
Nadia Skiner y Lina octubre
Orjuela.
Vacaciones de Mara 1 quincena de
Borbn y Rosalba octubre
Chiguazaque.
Deduccin por 1 quincena de
libranzas de Carolina octubre
Benavides, Castaeda
Sonia, Luz Stella
Hernndez y Tatiana
Suarez.

Adicionalmente observ que no existe un


proceso formal de revisin, aprobacin y pago
de la liquidacin de nmina.

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Caja y bancos

3 Durante la revisin del corte de caja y bancos La Compaa debe asegurar que las Seor Sr. Gmez, contador DM
observ que la compaa no ha contabilizado operaciones se registren cronolgicamente
los comprobantes que afecten las cuentas en la fecha en que se hubieren realizado, lo Se tomarn medidas a partir de la
bancarias para el ao 2012 por lo anterior no anterior en cumplimiento con los principios emisin final del ao 2011.
existe un consecutivo cronolgico de las de contabilidad generalmente aceptados.
operaciones. Algunos ejemplos:

Fecha s/n Concepto Monto


extracto
2 de enero Suministro de $4,194
2012 combustible para
vehculos en B/quilla
3 de enero Pago planilla de $16,499
2012 proteccin social
12 de Pago de nmina $23,811
enero 2012 primera quincena

Control interno

4 Durante el proceso de auditora del ambiente Crear mecanismos de control que le Seor Sr. Gomez, contador
de control interno observ que: permitan robustecer el control interno en
cada uno de sus componentes: a. La Compaa se encuentra
a. No se deja evidencia de la revisin y aprobando los Estados Financieros
anlisis mensual que realiza la gerencia a a. Dejar evidencia del anlisis y las de 2010, por el seor Roi Joun,
las variaciones de las cuentas reflejadas en correcciones producto de las revisiones asistente del vicepresidente
los estados financieros. realizadas por la gerencia con el objetivo financiero corporativo. Este informe
de que las cifras tomen el curso fue enviado el primero de mayo de
respectivo dentro del proceso contable. 2012.

No. Observacin Recomendacin Comentarios de la administracin Tipo

b. No existe un procedimiento de revisin de b. Implementar mecanismos de revisin b. Se tomarn las medidas para DM
los comprobantes manuales que permitan peridicos que permitan ejercer control implementar polticas que
garantizar la integridad y razonabilidad del sobre sus operaciones incluyendo los documenten los niveles de
ajuste. Algunos ejemplos de comprobantes siguientes criterios de revisin sobre los atribuciones y aprobaciones en las

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manuales que no cuentan con revisin ni ajustes manuales: transacciones y en los usuarios de la
aprobacin por un funcionario de nivel contabilidad local.
adecuado son: Existencia y ocurrencia de las
operaciones. c. Debido al poco personal del rea,
Nmero del para los temas locales solo estn
comprobante Monto Concepto Que todas las operaciones realizadas dos personas. A nivel corporativo se
se hayan revisado. maneja unos niveles de
CC -00000009 $1,018,261 Diferencia en aprobaciones interno, por lo tanto a
CC- 00000023 $456,815 cambio Casa
Matriz Que las operaciones representen nivel local no se manejan.
adecuadamente su naturaleza,
clasificacin. Sin embargo, al final de ao, cuando
c. No existe adecuada segregacin de la contabilidad est adelantada se
funciones ni de perfiles de usuario
parametrizados en el sistema. Ejemplo: Que los comprobantes manuales tomarn las medidas e
cuenten con un consecutivo implementaran niveles de
Existe un solo perfil para causacin y aprobaciones y usuarios
aprobacin de registros contables el cual cronolgico.
respectivamente para los usuarios
es utilizado por el analista de contabilidad y contables.
el contador. Que la totalidad de las cuentas
incluidas en los estados financieros
estn adecuadamente conciliadas y
se deje evidencia desde la realizacin
hasta la aprobacin por niveles
adecuados.

c. Evaluar las actividades y definir los


accesos en el sistema que incluyan el
principio de segregacin de funciones en
el rea de contabilidad.
d. El libro de junta directiva se encuentra a
lpiz permitiendo de esta manera posibles d. Que los libros de actas de junta directiva
modificaciones no detectables. sean llevados de manera cronolgica,
oportuna usando un medio que evite su
fcil alteracin.

e. No se convoc oportunamente la Junta


de socios como lo estipula el cdigo de
comercio y los estatutos de la compaa

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No. Observacin Recomendacin Comentarios de la Administracin Tipo

5 Durante la revisin detallada de los rubros Asegurar que la contabilidad se lleve de Seor Sr. Gmez, contador. DM
incluidos en los estados financieros de la conformidad con las normas legales y la
compaa al 31 de diciembre de 2011, tcnica contable que permitan garantizar que La contabilidad fue ajustada al 31 de
identifiqu los siguientes errores los cuales todos los hechos econmicos se reconocen diciembre de 2011.
fueron ajustados en los estados financieros: y transmiten de forma correcta a los usuarios
de la informacin la cual debe ser
a. Reintegros de provisiones por $1,221,926 comprensible, til, pertinente, confiable y
las cuales no correspondan al movimiento comparable.
real de la cartera.
Producto de los ajustes realizados en la
b. Subestimacin en el gasto por diferencia contabilidad al 31 de diciembre de 2011, es
en cambio por $1,769,459. necesario actualizar el formulario de
declaracin en la renta.
c. Provisin de cartera subestimada en
$580,460.

Intercompaas

6 Durante la revisin detallada de las cuentas Dejar evidencia del seguimiento a las Existe una conciliacin a nivel DM
por cobrar con intercompaas y casa matriz operaciones realizadas con intercompaas corporativo, la compaa en Estados
observ que no se lleva un proceso de y casa matriz mediante la realizacin de Unidos. El corporativo no se preocupa
conciliacin de las cuentas donde se pueda conciliaciones mensuales que permitan por los Estados Financieros locales, por
evidenciar el seguimiento y anlisis a las garantizar: tal razn no se ve necesario realizar
partidas conciliatorias. As mismo en nuestro estas conciliaciones.
proceso de circularizacin no fue recibida la Existencia y ocurrencia de las Es valida la recomendacin, se
respuesta por parte del vinculado econmico operaciones. implementaran medidas de llevar la
Integridad de las operaciones. contabilidad conforme en las
recomendaciones de la revisora fiscal,
Anlisis a las partidas conciliatorias y una vez se finalice la auditora 2012..
antigedad de las mismas.

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COSTOS Y GASTOS

7 Durante la revisin detallada de las cuentas Reversar los registros realizados a cuentas DM
por cobrar con intercompaas y casa matriz en pesos colombianos
observ el registro inadecuado de diferencia
en cambio a transacciones que no se realizan
en moneda extranjera a las cuentas pagadas
en nombre de su vinculado econmico

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