Como fazer um ofcio

16 de outubro de 2015

4Deixar um comentrio

Oficio uma carta formal destinada a alguma autoridade pblica, empresa ou

mesmo pessoa fsica, para solicitar, reivindicar ou comunicar algo. Seu texto
deve ser escrito de maneira formal e conter argumentos coerentes e
consistentes, de forma a justificar o pedido. Tambm importante se atentar
para o vocabulrio (evitando repeties de palavras) e para a correo
gramatical. Como fazer um ofcio uma atividade pouco habitual para a
maioria das pessoas, comum surgirem dvidas sobre como elaborar esse
tipo de documento. Em alguns contextos, um ofcio pode tambm ser chamado
de memorando, embora esse tipo de comunicado possa ter outros significados.
Para pequenas empresas, elaborar um ofcio envolve momentos relacionados
a impostos, licenas diversas, recursos em multas e processos junto
prefeitura ou ao governo estadual, ou outros tipos de demanda. Modelos desse
tipo de documento podem ajudar.

mo masculina segura caneta para escrever sobre papel

Principal regra de como fazer um ofcio elaborar um texto claro, direto e

formal. Foto: iStock

O mais comum, ser usado como um instrumento de comunicao formal

entre autoridades de rgos ou instituies diferentes, inclusive de inferiores a
superiores hierrquicos. O termo oficial, com sentido de real ou definitivo
tem justamente origem nesse tipo de documento. Ao escrever um ofcio, uma
pessoa formalmente manifesta sua viso ou opinio, fixando assim uma
posio oficial. Por extenso, comum encontrar em veculos de mdia essa
designao para qualquer deciso apresentada definitiva por empresa, rgos
de governo ou at de uma celebridade. Mas o importante aqui responder
como fazer um ofcio.

Em alguns rgos, ofcio o termo usado para correspondncias externas,

enquanto memorandos so internos. Em outros casos, memorandos de
entendimento, assinados conjuntamente, podem cumprir a funo de
contratos. Esses exemplos sugerem que, mais importante do que o nome
usado para designar os documentos, levar em conta as demandas e
necessidades colocadas para conseguir alcanar o objetivo que fez voc
precisar escrever um ofcio, certo?
Entender para elaborar um ofcio:

Um ofcio pode ser simples, destinado a uma s pessoa ou instituio, ou

mltiplo, voltado a diferentes destinatrios. O formato no precisa ser
engessado, porque bastante frequente que cada rgo ou corporao tenha
suas peculiaridades e normas prprias. Em geral, a formalidade uma regra.
Ento, ao escrever uma correspondncia assim, aposte em frmulas de
tratamento (sr., sra., srta., ilmo. etc.), evite grias e jarges, fuja de palavres e
vocabulrio chulo e prefira a norma formal da lngua (em oposio ao
coloquialismo; quer dizer, evite escrever da maneira costumamos falar no dia a
dia).

comum incluir nome e endereo do destinatrio em um nico bloco, no topo

ou no final do documento, indicando aos cuidados de quem (A/C) se destina o
pedido ou comunicado. Assim como memorandos ou avisos, essa prtica
especialmente til para ofcio destinado a uma instituio, onde h muitas
pessoas trabalhando e um grande volume de cartas sendo recebidas. A rea
de protocolo de uma organizao assim precisa saber, da forma mais clara e
direta possvel, como direcionar cada um dos documentos.

Ento, para evitar extravios, certifique-se de que o nome do destinatrio,

departamento ou setor estejam corretamente descritos antes de enviar o
documento.

Os tipos de ofcio mais comuns so:

Oficio de solicitao: Documento com demandas de providncias, de

informaes, de materiais ou proposta de acordo, entre outros fins sobre temas
diversos. Pode servir para renegociao de dbitos tributrios a mudanas
cadastrais. O foco o pedido que voc ou sua empresa vai apresentar ao
rgo pblico em questo.

Ofcio de comunicao: Correspondncia de carter meramente informativo,

como informar a quitao de um dbito, a soluo de um problema
previamente notificado ou formalizar algum tipo de medida adotada.
Oficio de pedido ou requerimento: Semelhante ao de solicitao, segue
modelos mais padronizados conforme o caso. O requerimento costuma
envolver temas e formatos especficos.

Ofcio jurdico: Documento destinado ao poder Judicirio, como tribunais de

Justia, Ministrio Pblico ou mesmo advogados ou representantes legais de
outra partes (o advogado de outra pessoa). Neste ltimo caso, trata-se de uma
correspondncia extra-judicial.

Ofcio para pedir patrocnio: Correspondncia dedicada a solicitar aporte de

recursos a um projeto, evento ou ao.

Como fazer um ofcio: modelos

Se voc precisa fazer um ofcio, provavelmente est reagindo a um pedido ou

exigncia formal. Se possvel, busque informaes sobre requisitos e
necessidades especficas. Para determinados tipos de solicitao, voc vai
precisar informar os dados cadastrais da empresa (como razo social, CNPJ,
endereo etc.). Em outros casos, importante constar dados pessoais (como
RG, CPF, profisso, nacionalidade e naturalidade, endereo etc.). Por vezes,
ainda necessrio usar termos especficos, para identificar mais claramente o
tipo de demanda, j que os documentos recebidos oficialmente costumam ser
anexados a processos internos, que ficam arquivados e seguem normas pr-
definicas.

No modelo apresentado a seguir, usamos uma frmula genrica, com alguns

campos a preencher. Considere a possibilidade de usar papel timbrado, se sua
empresa tiver um, com a marca e o nome.

Tipo de ofcio: de Solicitao, de Comunicao, de Requerimento, Jurdico etc.

Nmero do ofcio: Uma empresa, mesmo pequena, pode precisar emitir um

nmero grande de ofcios por ano. Controlar a numerao e a emisso dos
ofcios pode ser feito em um caderno de papel, bem guardado, ou em um
documento no computador, por exemplo.

Destinatrio: Inclua o nome do destinatrio do ofcio. Em linhas separadas e

imediatamente abaixo, inclua o cargo (por exemplo: Diretor do Departamento,
ou Coordenador de Setor ou Gerente geral) e o nome da empresa ou
instituio.
Assunto: A exemplo do que usado em um e-mail, pode ser interessante
incluir uma linha com o tema tratado. Quanto mais especfico, descritivo e claro
voc for, melhor.

Frmula de tratamento: Antecedido por uma forma de tratamento, inclua o

cargo do destinatrio, j que um ofcio costuma ser encaminhado a algum por
causa do posto que ocupa no um documento pessoal, mas profissional
ou protocolar (como Prezado Senhor Diretor, Cara senhora Secretria-
Executiva, Ilmo. Sr. Administrador Regional).

Contedo do ofcio: Nesta parte do documento, voc vai se identificar e explicar

o que precisa. comum iniciar a correspondncia com uma estrutura comum
tambm em contratos, citando seu nome, nacionalidade, estado civil, profisso,
nmero de documentos (como CPF e RG) e endereo, entre outros. A seguir,
voc inclui sua demanda ou comunicado.

Saudao e despedida: Para encerrar, aposte em frmulas como

Atenciosamente, ou Limitado ao exposto, fique com meus votos de estima e
considerao, ou Seguro de ter o pedido acolhido, agradeo a ateno desde
j.

Local e data: Antes de assinar, inclua a cidade onde est e a data.

Assinatura: A assinatura praxe em ofcios, como forma de tornar o

documento nico.

Identificao: Abaixo de sua assinatura, inclua seu nome completo, cargo e

instituio (se for o caso, como: Scio-diretor da empresa [..] ou Fundador
da [.] etc.)

Seu endereo: Independentemente de seu ofcio ter sido enviado pelos

Correios (com endereo do remetente no envelope) ou entregue pessoalmente,
em mos, til posicionar seu endereo ou meios de contato para facilitar o
prosseguimento de sua demanda, reunindo todas as informaes em um nico
documento.

Assim como no caso de comunicados internos ou memorandos, voc

provavelmente usar um editor de textos no computador para elaborar o
documento. Nesse caso, uma dica usar os recursos de formatao e
espaamento entre linhas e pargrafos para obter o melhor aproveitamento
possvel da folha. Softwares como Microsoft Word, LibreOffice, OpenOffice,
Zoho ou Google Docs possuem recursos e at modelos para facilitar essa
tarefa.
Um ofcio na prtica

Abaixo, confira trs modelos. Leia-os e sinta-se vontade para combinar as

partes de cada modelo que mais lhe agradarem ou que estiverem mais
ajustadas a sua necessidade

1. Ofcio com qualificao

OFCIO DE [tipo de ofcio]

Ofcio n ___/___

A/C sr.(sra.) [nome da pessoa que vai receb-lo]

[cargo ou funo do destinatrio]
[empresa ou rgo do destinatrio]

Assunto: [Tema sobre o qual voc ir tratar]

Prezado(a) sr.(sra.) [cargo ou funo do destinatrio],

Eu, [seu nome], [nacionalidade], [estado civil], [profisso], inscrito no CPF sob o
n [nmero de seu CPF], residente e domiciliado [informar cidade ou
endereo], sirvo-me do presente para solicitar [descreva sua solicitao e a
finalidade pretendida].

[Saudao e despedida],
[localidade], [dia] de [ms] de [ano]

[assinatura]
[seu nome]
2. Ofcio sem qualificao

OFCIO DE [tipo de ofcio]

Ofcio n ___/___

[localidade], [dia] de [ms] de [ano]

A/C sr.(sra.) [nome da pessoa que vai receb-lo]

[cargo ou funo do destinatrio]

[empresa ou rgo do destinatrio]

Assunto: [Tema sobre o qual voc ir tratar]

Caro(a) sr.(sra.) [cargo ou funo do destinatrio],

Considerando [descreva a situao e os motivos que contextualizam ou

embasam sua demanda], solicito ateno e providncias relacionadas a
[detalhes de sua solicitao e a finalidade pretendida].

[Saudao e despedida],

[assinatura]

[seu nome]
3. Ofcio de comunicao

OFCIO DE COMUNICAO

Ofcio n ___/___

A/C sr.(sra.) [nome da pessoa que vai receb-lo]

[cargo ou funo do destinatrio]

[empresa ou rgo do destinatrio]

Assunto: [Tema sobre o qual voc ir tratar]

Prezado(a) sr.(sra.) [cargo ou funo do destinatrio],

Na condio de [seu cargo ou posio em que se apresenta], informo que

[descreva o teor do que voc deseja comunicare a finalidade pretendida, como
o pagamento de um tributo, a reviso de uma multa, o arquivamento de um
processo administrativo].

[Saudao e despedida],

[localidade], [dia] de [ms] de [ano]

[assinatura]

[seu nome]
Concluso sobre como elaborar ofcios

Retomando os principais pontos, considerando a necessidade de uma

empresa, seja para o prefeito, para o Presidente da Repblica, para o
administrador regional ou o secretrio de governo, destacam-se as seguintes
concluses:

Documento formal, que pode seguir formatos e regras especficas que variam
caso a caso.

Cuidados com a linguagem, correo ortogrfica e gramatical

Identificao clara do destinatrio e do tipo de ofcio

Clareza e conciso na demanda ou comunicado

Assinatura e identificao do remetente

Gostou das dicas sobre como fazer um ofcio? Compartilhe! Tem dvidas?
Comente.

ETIQUETAS

comunicao | curadoria | governo

AUTOR

Destino Negocio