PGE-16-00-01 Rev 0 Procedimiento Control de Registros MOD 1

Procedimiento de Gestin Documento:
PGE-16-00-01
Procedimiento para el control de los registros de la
Calidad Revisin: 0 0
E
S
P
A
C
I
O
P
R
A
A
A
R
C
H
I
V
O
Procedimiento para el control

de los registros de la Calidad
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre/Funcin D: Nombre/Funcin: D: Nombre/Funcin: D:
: Ing. Aseg. de la Calidad . Lder de la Calidad. Representante de la Direccin
M: M: M:
Firma: Firma: Firma:
A: A: A:
CR/UO: 2 1 3 6 Impreso el 19/09/17 Tiempo de conservacin: hasta Direccin Pgina 1 de 11

la segunda revisin :
consecutiva del procedimiento. E:\Personales\Juan 2017\Ing. Civil UAP\Calidad
en la Construccin\Clases\Calidad
Cosapi\PGE- 16-00-01 Rev 0.doc
PGE-16-00-01
I. Control de la revisin.
N
Descripcin Pg. Revisado por Fecha Aprobado por Fecha
rev.
0 Emisin
E
S
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C
I
O
P
A
R
A
A
R
C
H
I
V
O

M: M: M:
A: A: A:

PGE-16-00-01
II. Tabla de contenido.
ITEM PAG.
I. Control de la revisin.....................................................2
II. Tabla de contenido........................................................3
1. Propsito.......................................................................4
2. Alcance..........................................................................4
3. Documentos de referencia............................................4
4. Definiciones...................................................................4
5. Desarrollo......................................................................5
E
S 5.1. Identificacin.....................................................................................5
P
A
C 5.2. Clasificacin......................................................................................5
I
O
P
5.3. Mantenimiento...................................................................................5
A
R
A 5.4. Acceso............................................................................................... 5
A
R 5.5. Registros de la Calidad en Sede Central...........................................5
C
H
I
V 5.6. Registros de la Calidad en los Proyectos Civiles Electromecnicos . 5
O
5.7. Archivo inactivo.................................................................................6
6. Modo de aceptacin....................................................................................7
7. Responsabilidad..........................................................................................7
8. Anexos......................................................................................................... 7
8.1. Diagrama de flujo del formato...........................................................8
8.2. Diagrama de flujo del procedimiento.................................................9
8.3. Formato Plan de conservacin de registros, FGE-16-00-01-A.....10
8.4. Formato indice del Dossier del Proyecto, FGE-16-00-01-B..........11

M: M: M:
A: A: A:

PGE-16-00-01
1. Propsito.
Definir los pasos a seguir para identificar, clasificar, mantener y acceder los registros del Sistema de
Aseguramiento de la Calidad.
2. Alcance.
Aplica a la estructura funcional del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de Cosapi y de los Proyectos.
3. Documentos de referencia.
MAC-02-00-01, REV. 0 - Manual de Aseguramiento de la Calidad
PGE-05-00-01, REV. 0 - Procedimiento para acceso, distribucin, recuperacin, conservacin y
registro de cambios de documentos y datos del Sistema de la Calidad.
PLG-05-00-01, REV. 0 - Plan de firmas autorizadas para la elaboracin, revisin y aprobacin de
documentos y datos del Sistema de la Calidad.
4. Definiciones.
Registros de la Calidad
E
S Documento que provee evidencias objetivas de las actividades efectuadas o de los resultados
P
A obtenidos. Si es emitido en la organizacin es un registro interno, y si es emitido por otra
C organizacin es externo.
I
O Dossier de Aseguramiento de la Calidad
P Conjunto de documentos y registros de la Calidad que se implantaron en un determinado Proyecto A Civil
Electromecnico de Ingeniera y/o Construccin. Este dossier est compuesto por el manual, R
A el plan, los procedimientos especficos, las instrucciones de trabajo y los registros de direccin,
A planificacin, calificacin, documentacin, contrato y correcciones.
R
C
Dossier de Ingeniera
H Conjunto de documentos y registros de la Calidad especificados por el Cliente, generados por l o
V I por la Unidad de Negocios de Ingeniera, que fueron empleados para ejecutar actividades de O
construccin. Este dossier est compuesto por: planos, esquemas, criterios de diseo, memorias
descriptivas, memorias de clculo, metrados, especificaciones tcnicas y los registros de ingeniera.
Dossier de Construccin
Conjunto de registros de la Calidad generados durante la construccin del Proyecto Civil
Electromecnico; seleccionados y ordenados con la finalidad de respaldar las actividades de
construccin con vista a las necesidades operacionales del Cliente.
Notas:
1. La seleccin, estructura, orden y mantenimiento de los registros del Sistema de Aseguramiento de
la Calidad de un Proyecto Civil Electromecnico deber ser conforme a la descrita en este
procedimiento a no ser que luego de un mutuo acuerdo con el cliente se haya especificado lo
contrario.
2. La forma de entregar los registros al Cliente, puede influir en la forma como estos registros deben
ser archivados durante la ejecucin del Proyecto. Puede ser necesario, un acuerdo entre la Oficina
Tcnica o el Archivista del Proyecto y el Cliente para establecer la estructura definitiva de los
Dossier del Proyecto.
3. Al finalizar cada Proyecto la Oficina Tcnica o el Archivista del Proyecto enva el conjunto de
Dossier elaborados al Centro de Informacin y Conocimiento que los deriva a las funciones
correspondientes para su anlisis.

M: M: M:
A: A: A:

PGE-16-00-01
5. Desarrollo.
5.1. Identificacin
Los registros de la Calidad son identificados con relacin al procedimiento al cual pertenecen y
siguiendo lo descrito en el Procedimiento para la elaboracin de formatos del Sistema de
Aseguramiento de la Calidad, PGE-02-00-03.
Cada uno de los formatos empleados, presenta un espacio para identificarlo con un nmero, hoja y
revisin (cuando aplique); con la finalidad de reconocer y ordenar las diferentes informaciones
contenidas en el formato. Los nmeros de documentos son asignados en orden ascendente, con el
objetivo de mantener el orden lgico de los registros se puede agregar una letra en la identificacin.
5.2. Clasificacin.
Los registros del Sistema de la Calidad son clasificados siguiendo el patrn del diagrama de redes
para la implantacin del ISO 9001 en GCEC. Dicha clasificacin es por el mdulo de implantacin
al que pertenecen. As los registros se clasifican en: registro de direccin, registro de planificacin,
registro de calificacin, registro de documentacin, registro de contrato, registro de materiales y
servicios, registro de equipos, registro de construccin, registro de ingeniera y registro de
evaluaciones.
E
S
P 5.3. Mantenimiento
A
C
I
Los registros son archivados en las diferentes unidades o reas en las cuales son empleados,
O tomando en consideracin la clasificacin por mdulo, el punto de la norma, el proceso o disciplina,
P el cdigo y nmero del registro, siempre de lo general a lo particular.
A
R
El tiempo para archivar un registro de la Calidad no es mayor de treinta (30) das a partir de su
A fecha de aprobacin.
A
R
C 5.4. Acceso
H
I
V
El acceso a los registros de la Calidad es limitado al personal asignado a cada Unidad. Debido a la
O confidencialidad de los datos contenidos, no es permitido el flujo de registros entre Unidades a
menos que sea solicitado a travs de memorndum o carta, previa aceptacin de la Unidad
emisora.
5.5. Registros de la Calidad en Sede Central

Los tiempos de conservacin de los registros de la Calidad en Sede Central estn descritos en el
Plan de conservacin de registros, formato FGE-16-00-01-A. Donde de definen tiempos en los
que GCEC mantiene el registro en la condicin inactiva.
La condicin inactiva de un registro es determinada por la fecha de vencimiento o superacin de la
informacin o por el uso del sello NO VALIDO CONSERVAR HASTA... estampado por el
responsable del control de documentos.
Los registros externos pertenecientes al Sistema de Aseguramiento de la Calidad, son conservados
en la condicin inactiva por un lapso mnimo de tres (3) aos.
Si por alguna razn una unidad o rea, necesite agrupar registros del Sistema de Aseguramiento
de la Calidad y definir un tiempo de conservacin en la condicin inactiva diferente del tiempo
de conservacin de los registros individualmente, prevalecer el mayor tiempo de conservacin
en la
condicin inactiva.
5.6. Registros de la Calidad en los Proyectos Civiles Electromecnicos

M: M: M:
A: A: A:

PGE-16-00-01
La Oficina Tcnica o el Archivista del Proyecto despus de acordar con el Cliente, define en
conjunto con cada rea del Proyecto involucrada en el Sistema de Aseguramiento de la Calidad, la
identificacin, clasificacin y mantenimiento de estos registros.
Generalmente tenemos dos grandes grupos en los Proyectos:
5.6.1. Registros internos

Administrados por las diversos reas del Proyecto.
5.6.2. Registros externos

Administrados generalmente por la Oficina Tcnica del proyecto.
Bsicamente los registros son archivados por la clasificacin por mdulo, el punto de la norma, el
proceso o disciplina, el cdigo y nmero del registro, siempre de lo general a lo particular, en
orden cronolgico creciente dentro de la unidad de ejecucin e inspeccin (preferiblemente
para los ensayos no destructivos, recomendable diariamente).
Se toma especial atencin para el mantenimiento de las pelculas de RX donde se debe atender
las especificaciones del Cliente y los intereses de GCEC.
El tiempo de conservacin de los registros en los Proyectos, al igual que en Sede Central, debe
E estar definido en el Plan de conservacin de registros.
S
P Corresponde a la Oficina Tcnica o el Archivista del Proyecto, elaborar los Dossier y entregarlos al
A
C Cliente y al Centro de Informacin y Conocimiento.
I
O
5.7. Archivo inactivo
P
A
R GCEC conserva los Dossier por un lapso de diez (10) aos a partir de la fecha de entrega al
A
Centro de Informacin y Conocimiento. Los Dossier son enviados a Sede Central, y luego de su
A anlisis son enviados al Archivo Central.
R
C Cada Dossier esta compuesto por tres partes o subdossier, que son: el subdossier de
H
I Aseguramiento de la Calidad, el subdossier de Ingeniera y el subdossier de Construccin. El
V subdossier de Aseguramiento de la Calidad est compuesto por el Plan de Aseguramiento de la
O
Calidad del Proyecto, los procedimientos especficos e instrucciones de trabajo, as como los
registros de direccin, planificacin, calificacin, documentacin, contrato y evaluacin. El
subdossier de Ingeniera contiene los planos, esquemas, criterios de diseo, memorias
descriptivas, memorias de clculo, metrados, especificaciones tcnicas y registros de ingeniera.
El subdossier de Construccin est compuesto por los registros de materiales y servicios, equipos
y construccin; incluyendo adems otros registros no especificados en el Sistema de
Aseguramiento de la Calidad pero de inters estratgico para el historial del Proyecto.
El anlisis del Dossier del Proyecto es de responsabilidad de Aseguramiento de la Calidad, la
Unidad de Apoyo de Ingeniera y las Unidades de Negocio, de acuerdo a cada subdossier
respectivamente.
El envo de los Dossier por parte de la Oficina Tcnica y el Archivista del Proyecto al Centro de
Informacin y Conocimiento es a travs de memorndum con los respectivos ndices, formato
FGE-16-00-01-B.
La revisin y aprobacin del ndice final de la documentacin conservada en el Archivo Central es
responsabilidad del Centro de Informacin y Conocimiento.
Los Dossier son archivados y colocados en cajas de cartn identificadas como archivo inactivo,
seguidos del UO/CE del Proyecto. La forma de conservacin y el ndice final elaborado, garantiza
la trazabilidad y acceso a la documentacin archivada. El trabajo de colocacin en cajas e
identificacin de los Dossier es de responsabilidad del Archivista del Archivo
Central.

M: M: M:
A: A: A:

PGE-16-00-01
El acceso de personal al Archivo Central es permitido solamente a los Gerentes de las Unidades
de Negocios, al Jefe de Aseguramiento de la Calidad y al Gerente de Administracin y Finanzas..
Salvo la presentacin de un documento de autorizacin por cualquiera de las tres (3) partes.
La llave y los ndices estn custodiados por el Archivador del Archivo Central (Cualquier excepcin
debe ser tratada por memorndum de una de la tres (3) partes antes mencionadas.
La conservacin del container de archivo inactivo es responsabilidad del Archivo Central.
6. Modo de aceptacin
Conforme a lo descrito en este Procedimiento.
7. Responsabilidad
Aseguramiento de la Calidad, es el responsable por la identificacin, clasificacin y mantenimiento y
acceso de los registros de la Calidad correspondientes a la Gerencia General y a las Unidades de
Negocios.
Los Jefes de las Unidades de marketing, recursos humanos y procura son responsables de la
identificacin, clasificacin, mantenimiento y acceso de los registros de la Calidad de sus
E
especialidades.
S La Oficina Tcnica del Proyecto de Construccin es responsable por la identificacin, clasificacin,
P
A mantenimiento y acceso de los registros de la calidad del proyecto.
C
El Archivista del Proyecto de Ingeniera o EPC es responsable por la identificacin, clasificacin,
I
O mantenimiento y acceso de los registros de la calidad del proyecto.
P El Centro de Informacin y Conocimiento es responsable por la elaboracin, revisin y aprobacin del
A
R
ndice final de los Dossier de los Proyectos que son conservados en el Archivo Central.
A El Archivo Central es responsable por la conservacin de los archivos inactivos de los Proyectos.
A
R
C
H
8. Anexos.
I
V 8.1. Diagrama de flujo del formato
O
8.2. Diagrama de flujo del procedimiento
8.3. Formato Plan de conservacin de registros, FGE-16-00-01-A.
8.4. Formato Indice del Dossier del Proyecto, FGE-16-00-01-B.

M: M: M:
A: A: A:

PGE-16-00-01
8.1. Diagrama de flujo del formato
Ingeniero
Supervisor
Tcnico
Operario
Ayudante
4.16 Control de registro de calidad

Item
Anlisis Procedimiento Revisin / Aceptacin Registro
Inicio
1
E
S Analizar procedimiento
P
A
C
I
O
Ejecutar
P
Se entiende proceso? procedimient
o
Si
R
A
No
A
R Llenar formato
C No procede de aceptacin y
H control.
I
V
O
Archivar en
Conforme? Si
Oficina
Tcnica.
No
Elaborar formato con Fin

no concordancias
para su correccin.

M: M: M:
A: A: A:

8.2. Diagrama de flujo del procedimiento.
Ingeniero
Supervisor
Proveedor
Client
e 4.16 Control de los registros de la

calidad
Item Revisin / Aceptacin
Proceso
Inicio
Identificar los
registros de acuerdo
al procedimiento que
pertenecen y
siguiendo lo descrito
en PGE-02- 00-03.
E
S Clasificar los
registros
P de acuerdo al patrn
de
A diagrama de redes
para
C la implantacin ISO
I 9001.
O
P Revisin y firma
A de registro.
R Archivar por
A Archivar en las clasificacin por
distintas unidades mdulo, punto de la
A o reas norma, proceso,
R donde son empleados. cdigo y nmero de
registro. Fin
C
H
I
V
O
Dar acceso solo a

personal
Archivo fsico designado para
(Unidades/Area cada unidad.
s)
No
En Sede Central?
No Termin proyecto?
Si Si
Archivar como
Venci tiempo
Mantener. No DOSSIER del
de
proyecto por 10 aos.
conservacin
Si
Eliminar.
Archivo fsico
(Archivo Central
)
8.3. Formato Plan de conservacin de registros, FGE-16-00-01-A.
E
S
P
A
C
I
O
P
A
R
A
A
R
C
H
I
V
O
8.4. Formato indice del Dossier del Proyecto, FGE-16-00-01-B.
E
S
P
A
C
I
O
P
A
R
A
A
R
C
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O

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II. Tabla de contenido.

II. Tabla de contenido........................................................3

5.7. Archivo inactivo.................................................................................6

8.1. Diagrama de flujo del formato...........................................................8

8.2. Diagrama de flujo del procedimiento.................................................9

8.3. Formato Plan de conservacin de registros, FGE-16-00-01-A.....10

8.4. Formato indice del Dossier del Proyecto, FGE-16-00-01-B..........11

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5.5. Registros de la Calidad en Sede Central

5.6. Registros de la Calidad en los Proyectos Civiles Electromecnicos

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5.6.1. Registros internos

5.6.2. Registros externos

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8.1. Diagrama de flujo del formato

4.16 Control de registro de calidad

Elaborar formato con Fin

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e 4.16 Control de los registros de la

Dar acceso solo a

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