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Tabla de contenido

QUE ES UNA CONSULTA? ........................................................................................... 3

TIPOS DE CONSULTAS .............................................................................................................................................. 4


CREAR UNA CONSULTA ............................................................................................................................................ 4
GENERAR EXPRESIONES .......................................................................................................................................... 6
CONSULTAS DE ACCIN ........................................................................................................................................... 7
Consultas de creacin de tablas ................................................................................................................ 8
Consultas de actualizacin.......................................................................................................................... 8
Consultas de eliminacin ............................................................................................................................. 9
Consultas de parmetros ............................................................................................................................. 9

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Que es una consulta?

Una consulta es un objeto fundamental de una base de datos, que nos permite
formular preguntas al administrador de base de datos (Access) sobre la informacin
almacenada en sus tablas. Esto produce una respuesta.
La respuesta en cuestin no es ni ms ni menos que un conjunto de registros de una
o varias tablas, que luego pueden presentarse en una forma ms vistosa por medio de un
formulario o un informe.
Las consultas representan el mecanismo de interaccin ms sobresaliente que
puede tener con Access. No importa como almacene o presente sus datos; su
recuperacin real slo se produce a travs de las consultas.
Si bien el resultado de la consulta puede tener el aspecto de una tabla, no lo es. Es
un conjunto dinmico ( de actualizacin automtica) de registros que satisfacen los
requisitos de la consulta.
Cuando se cierra una consulta, este grupo de respuestas deja de existir, en cambio
las preguntas planteadas pueden guardarse con un objeto de la base de datos . Esto
significa que si volvemos a ejecutar la misma consulta y los datos de las tablas
involucradas han variado, las respuestas que obtendremos sern diferentes.
El concepto puede resultar ms claro con un ejemplo: vamos al supermercado con
una lista de compras. Hay que comprar tal aceite, 1 Kg. de carne, 2 litros de leche y
comida para el perro.
El supermercado(depsito), concretamente, es una tabla.
La lista de cosas a comprar es una consulta. No nos interesan todos los productos.
Slo queremos aquello que est en la lista.
Lo que compramos porque estaba en la lista cumple un criterio previo. Lo que se
coloc en el carrito es el resultado de la consulta (o conjunto de registros que cumplen
un criterio).

Cando utilizar una consulta

Es til generar una consulta cada vez que se necesite:

Seleccionar campos
Limitar el nmero de registros
Ordenar registros
Hacer preguntas que impliquen datos de varias tablas
Calcular totales
Crear listados
Crear consultas basadas en otras consultas
Crear grficos basados en consultas
Consultar datos procedentes de base de datos externas

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TIPOS DE CONSULTAS

Se pueden identificar tres tipos de consultas:

De seleccin: permiten ver y recuperar los registros de tablas (u otras consultas)


que cumplen con un criterio determinado y sus datos no pueden ser modificados.
Pueden ser el origen para luego generar un formulario o informe.

Referencias cruzadas: tablas con ttulos en filas y columnas (doble entrada).


Constituyen una clase especial de consultas de seleccin, que se usan como base de
diagramas y grficos.

De accin: permiten crear nuevas tablas, o tambin eliminar, aadir o modificar


registros. A diferencias de las consultas de seleccin, las de accin modifican los
datos de las tablas implicadas. Hay diferentes tipos:
Para craecin de tablas: crea una tabla subconjunto de otra.
Datos aadidos: aade registros de una tabla o consulta en otra.
Eliminacin: borra registros segn un criterio determinado.
Actualizacin: modifica los datos segn un determinado criterio, tal como
aumentar los precios de un producto en un 5%.

CREAR UNA CONSULTA

Para crear una consulta nueva:

a) Con la base de datos abierta hacer clic en la pestaa Crear.


Seguidamente pulsar en el botn Diseo de consulta.

b) En el cuadro de dilogo Mostrar tabla,


seleccione la tabla o consulta que se desea
incluir en la nueva consulta y, seguidamente,
haga clic en Agregar. Una vez finalizada la
seleccin, pulsar en el botn Cerrar.

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c) Aparece en la ventana de trabajo, donde se visualizar la/s tabla/s seleccionada:

A partir de ahora se deber seleccionar:


La lista de campos
El tipo de ordenamiento(ascendente o descendente) y por cual campo
el los criterios de seleccin de registros
Y si es necesario, agrupar el listado por algn campo en particular.

Un vez finalizado estos pasos, se puede ver los resultados haciendo clic en botn
(vista hoja de datos) y si esta vista es lo que se espera, habr que cerrar la
ventana, para poder grabar la consulta.

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GENERAR EXPRESIONES

Si la informacin solicitada en una consulta, no se pueda obtener directamente de un


campo de alguna de las tablas, Access permite definir expresiones. Por ejemplo, para
indicar en una consulta que slo desea ver los clientes de la localidad GODOY CRUZ se
puede escribir:

GODOY CRUZ =GODOY CRUZ GODOY CRUZ.

Cualquiera de estas expresiones son comprendidas por Access y la traduce a formato


estndar GODOY CRUZ.

Especificar varios criterios

En la cuadrcula en la que diseamos la consulta, est permitido especificar varios


criterios para uno o varios campos. Para especificar varios criterios en un mismo campo
se utilizan los operadores Y u O.
Si se buscan registros que cumplan dos criterios simultneamente, stos se deben incluir
en la misma lnea de la cuadrcula. Si los registros que se buscan deben cumplir un
criterio o bien otro, stos se deben incluir en lneas distintas.

Registros que contienen valores

Es posible que desee seleccionar los registros que contienen valores para un campo en
concreto. Para ello, se puede usar la expresin Esnulo en el campo en cuestin, para
buscar los registros que contienen algn valor para este campo.
Para seleccionar un grupo de registros que tienen un campo con un dato incluido en una
lista, se usa el operador IN. Por ejemplo con la expresin IN(GODOY
CRUZ;GUAYMALLN;LAS HERAS) se buscaran los registros en los que el campo
departamento contenga el dato Guaymalln, Godoy Cruz o Las Heras.

Incluir clculos en criterios


Dentro de un criterio se pueden incluir operaciones matemticas para especificar rangos
de valores. Por ejemplo, en un campo de tipo FECHA se puede especificar un criterio
para seleccionar las fechas entre la fecha actual y 365 das antes, introduciendo la
siguiente expresin: ENTRE AHORA() Y AHORA()-365.

Crear campos calculados

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En el caso, de que la informacin que se busca no se encuentra en ninguna tabla. Existe la
posibilidad de agregar campos calculados obtenidos a partir de operaciones matemticas
entre campos. Por ejemplo, en una consulta que incluya los campos PRECIO y CANTIDAD
se puede crear el campo PRECIO TOTAL, con la expresin: [PRECIO*[CANTIDAD.

Importante: Cuando se hace referencia un campo en una expresin o criterio, ste debe
estar entre corchetes. Si no es as, Access lo interpretar como un texto y
aparecer un mensaje de error al ejecutar la consulta.

Mostrar parte de un campo de texto y de fecha

En los campos de tipo texto existe la posibilidad de visualizar solamente parte del
mismo. Con las expresiones IZQ, DER y MEDIO se puede seleccionar una parte de la
derecha, izquierda o centro del campo respectivamente.
Disponemos tambin de tres funciones que son tiles para obtener el da, el mes o el ao
cuando por ejemplo necesitamos obtener las ventas en funcin de un da, mes ao
determinado.
Devuelve el n de mes del campo Fecha

CONSULTAS DE ACCIN

A diferencia de las de Seleccin, que recuperan datos de las tablas pero no permiten
modificarlas, las consultas de accin efectan cambios en ellas. Se pueden usar para
crear, aadir, borrar cambiar los datos de las tablas.
Con respecto a la creacin de una consulta de este tipo, el procedimiento es idntico al
que se realiza con las consultas de seleccin. Una vez seleccionados los campos, orden,
criterios, etc., se debe seleccionar el tipo de consulta y completar la informacin
solicitada en cada caso.

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Consultas de creacin de tablas

Este tipo de consultas permite crear nuavas tablas basadas en los registro de otras,
pero todos deben cumplir con un criterio dado. Puede ser til cuando se quiera combinar
la informacin procedente de dos tablas y crear una sola que pueda ser utilizada en
otros programas.

Ejemplo: Crear una tabla con los empleados que ingresaron a partir del 2005

Campos legajo Nombre Apellido Fecha_ingreso


Orden
Mostrar
Criterio >=#1/1/2005#
O

Consultas de actualizacin

Este tipo de consultas cambian los registros ya existentes en las tablas. Son
parecidas a los otros tipos de consultas, excepto en que debe especificarse un nuevo
valor para un campo. Por ejemplo, le ser til cuando quiera actualizar una tabla de
productos con el objeto de incrementar los precios en un determinado porcentaje.

Campos Precio
Actualizar a [precio]*1,05
Orden
Criterio
O

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Consultas de eliminacin

Este tipo de consultas borra registros de una tabla. Puede ahorrar mucho tiempo cuando
se pueda identificar un criterio comn en el grupo de registros a borrar.
Por ejemplo si se desea eliminar los datos personales correspondientes al legajo 16, se
debe hacer una consulta sobre la tabla datos personales:

Campos Datos Personales* Legajo


Eliminar Desde Donde
Criterio 16
O

Consultas de parmetros

Estas consultas son una forma de crear consultas generales y dinmicas, que permiten al
usuario especificar los argumentos o criterios en el momento de la ejecucin. Se pueden
implementar de tal forma de no tener que ingresar palabras completas utilizar rangos
de fechas o nmeros como criterios. Veamos algunos ejemplos:

1) Listar los datos de un empleado ingresando el nro. de legajo:

Campos Apellido Nombre Legajo


Orden
Mostrar
Criterio [Ingrese el legajo]
O
Lo que se escriba entre corchetes se ver como un mensaje

Este modo de trabajar le permite tener una nica consulta para cuando quiera listar los
datos de un empleado.

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2) Otro ejemplo sera el de tener que listar la informacin de algn cliente en
particular. Para no tener que listar el apellido completo, cuando se le solicite el
parmetro, escriba la primera letra R. como resultado se listarn todos los
apellidos que comiencen con esa letra.

Campos Apellido Nombre Telfono


Orden
Mostrar
Criterio Como [Ingrese 1 letra del Apellido] & *
O

3) Otra posibilidad sera solicitar los ingresos entre dos fechas: al ejecutar esta
consulta, solicitar dos fechas. La primera, actuar como limite inferior y la segunda
como lmite superior.

Campos Datos Personales* Fecha de ingreso


Orden
Mostrar
Criterio Entre [Desde] y [Hasta]
O

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