Rotinas Trabalhistas

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Prazos de guarda de documentos trabalhistas

- 2 anos
- 3 anos
- 5 anos
- 10 anos
- 20 anos
- 30 anos

Rotinas

- Acordo de compensao
- Acordos ou Convenes Coletivas
- Agenda trabalhista e previdenciria
- Arquivamento das folhas de Pagamento
- Autnomos
- Clculos Trabalhistas
- Comunicao do Acidente de Trabalho CAT
- Carto de Ponto
- CIPA
- Certido Negativa de Dbito CND (previdencirio)
- Certido negativa de Dbito Trabalhista CNDT
- Contrato de Experincia
- Contribuio sindical dos empregados
- Cooperativas mdicas
- Certificado de Regularidade do FGTS CRF
- Descanso Semanal Remunerado
- Descontos salariais
- Documentao do Empregado
- Emprstimos a empregados
- Equiparao salarial
- Fundo de amparo do Trabalhador FAT
- Frias
- FGTS e INSS
- Ficha de Registro
- GFIP
- Guarda de Documentos Trabalhistas
- Horas Extras
- Horas Noturnas
- Intervalos de Jornadas
- IBF
- Livro de Inspeo do Trabalho
- Normas de Segurana e Sade do Trabalho
- Quadro Horrio de Trabalho
- Programa de Alimentao do Trabalhador PAT
- PCMSO Exames Mdicos
- PPP
-PPRA
-RAIS e CAGED
- Recibos Salariais
- Reclamatrias Trabalhistas
- Resciso de contratos de Trabalho
- Salrio Famlia
- Salrio- maternidade
- Salrios
- Telefonistas e outras categorias diferenciadas
- Terceirizao de atividades
- Trabalho aos domingos e feriados
- Trabalho de Menores
- Trabalho Voluntrio
- Vale Transporte
Prazos de guarda de documentos trabalhistas

As empresas precisam manter seus arquivos de documentos em boa ordem e em locais adequados. Livros, guias, declaraes
e documentos precisam ser guardados, conforme os prazos da tabela abaixo, para atender legislao trabalhista.
Contudo, quando os documentos estiverem vinculados a processos ainda pendentes de julgamentos, as empresas devem
manter tais documentos arquivados at sua deciso definitiva, ainda que esta seja proferida aps o prazo prescricional.

2 anos Pedido de Demisso, Aviso Prvio e Termo de Resciso de Contrato de Trabalho.

3 anos Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).

5 anos Atestado Mdico; Acordo de Compensao de Horas; Acordo de Prorrogao de Horas; Cartes, Fichas ou
Livros Ponto; Comunicao de Dispensa; Termo de Responsabilidade do Imposto de Renda; Eleies da
CIPA; Guias de Recolhimento e Relao de Contribuio Sindical, Assistencial e Confederativa; Mapa Anual
de Acidente do Trabalho; Recibo de Adiantamento e Pagamento de Salrios; Solicitao da 1 Parcela,
Recibo de Adiantamento e Pagamento do 13 Salrio; Solicitao do Abono, Recibo do Abono e do
Pagamento de Frias; Vale Transporte; Cpia do Arquivo Magntico e Recibo de Entrega da RAIS.

10 anos Folha de Pagamento; Recibo e Ficha de Salrio Famlia; Guias de Recolhimento do INSS, Salrio Educao,
PIS/PASEP; Atestado Mdico relativo a afastamento por incapacidade ou salrio-maternidade.

20 anos Exames Mdicos Admissional, Peridico, de Retorno ao Trabalho, Mudana de Funo e Demissional;
Avaliao Clnica e Exames Complementares.
30 anos Documentos relativos ao FGTS.

Prazo Contrato de Trabalho; Livros ou Fichas de Registro de Empregados; Livros de Inspeo do Trabalho; Livros
Indeterminado de Atas da CIPA e RAIS.

Tabela das rotinas Trabalhistas

Rotinas Trabalhistas
Acordo de compensao Verificar se os acordos de compensao de horas (sbados) esto formalizados e
jornada normal previstos em acordo ou conveno coletiva de trabalho.
Acordos ou Convenes Observar exigncias do Acordo ou Conveno Coletiva, tais como a aplicao de
Coletivas reajustes salariais, normas especficas sobre benefcios e outros itens negociados.
Agenda trabalhista e Acompanhar, mensalmente, os recolhimentos e cumprimento das obrigaes
previdenciria trabalhistas e previdencirias.
Arquivamento das folhas de
Sistema eletrnico verificar atendimento da Portaria INSS-DIREP 42/2003.
pagamento

Autnomos
Clculos trabalhistas
Comunicao do Acidente 1 via: ao INSS;
de Trabalho - CAT
Carto ponto
CIPA
Certido Negativa de Dbito
- CND (Previdencirio)
Certido Negativa de Dbito
Trabalhistas - CNDT
Contratao de deficientes
Contrato de Experincia
Contribuio sindical dos
empregados
Cooperativas mdicas
Certificado de Regularidade
do FGTS - CRF
CTPS
Especial cuidado para que a relao de trabalho (autnomo) no seja caracterizada
como relao de emprego (empregado).
Verificar tambm reteno e recolhimento de 11% no pagamento a tais profissionais,
bem como o IRF devido, alm da contribuio por parte da tomadora.
Frias, 13 salrio, DSR, descontos legais, etc.
Verificar se o programa informatizado atende e calcula todas as variveis exigidas.
A emisso da CAT at o primeiro dia til seguinte ao da ocorrncia e, em caso de morte, de
imediato, autoridade competente, sendo:
2 via: ao segurado ou dependente;
3 via: ao sindicato dos trabalhadores; e
4 via: empresa.
Para os estabelecimentos de mais de dez trabalhadores ser obrigatria a anotao da
hora de entrada e de sada. Tal procedimento deve ser observado por todos os
trabalhadores sujeitos ao controle de jornada, independentemente do porte da
empresa, visando resguardar-se em aes trabalhistas (horas extras e outras
reclamaes).
Verificar a obrigatoriedade da semana de preveno de acidentes de trabalho e da
instituio da comisso interna.
Elaborar o Mapa de Riscos Ambientais;
Inspeo Prvia de funcionamento do estabelecimento.
Comprova a regularidade em relao s contribuies previdencirias.
O pedido da certido pode ser efetuado via internet ou em uma unidade de
atendimento da Receita Federal.
Se no houver restries a certido emitida automaticamente.
De acordo com a Lei 12.440/2011 as empresas interessadas em participar das licitaes
e firmar contratos com o Poder Pblico esto obrigadas a apresentar, dentre o rol de
documentos exigidos, a CNDT. O sistema para emisso da certido j se encontra
disponvel no portal do Tribunal Superior do Trabalho, no link Emitir Certido.
Observar a obrigatoriedade de contratao.
Modalidade de contrato por prazo determinado, no poder exceder o limite de 90
(noventa) dias, j incluso neste prazo possvel prorrogao.
Controle do vencimento do contrato.
Em maro de cada ano descontam-se 1/30 do salrio base para o sindicato da categoria
profissional representativa.
Verificar o recolhimento do INSS sobre o pagamento s cooperativas que atuam em
sade.
Comprova a regularidade perante o Fundo de Garantia do Tempo de Servio - FGTS,
sendo emitido exclusivamente pela CAIXA.
O CRF ser fornecido, mediante consulta por meio da Internet, para o empregador que
se encontre regular.
O prazo de anotao e devoluo da CTPS de 48 (quarenta e oito) horas a partir do
seu recebimento, mediante recibo de entrega.
Principais anotaes: Data de Admisso/Demisso, Frias, Contribuio Sindical,
Alteraes Salariais e demais anotaes que se fazem necessrias.
Descanso Semanal
Remunerado
Descontos salariais
Documentao do
empregado
Emprstimos a empregados
Equiparao salarial
Fundo de Amparo do
Trabalhador - FAT
Frias
FGTS e INSS
Ficha de registro
GFIP
Guarda de Documentos
Trabalhistas
Horas extras
Horas noturnas
Intervalos de jornadas
IRF
Livro de Inspeo do
Trabalho
Normas de Segurana e
Sade do Trabalho
Quadro Horrio de Trabalho
Programa de Alimentao
do
Verificar se o DSR est sendo pago para horistas e para os comissionados.
Caso o empregador mantenha convnios e o empregado queira usufruir dos
mesmos, precisa haver autorizao POR ESCRITO do empregado.
Estipular normas para que toda a documentao do empregado, na admisso, seja
realizada de forma completa e o registro seja feito de imediato.
Devem ser contratados por escrito.
Analisar desnveis salariais que poderiam justificar uma ao trabalhista de
equiparao. Para tanto, desenvolva um plano de cargos e salrios com base no ramo
de atividade ou rea territorial em que a empresa atua.
FAT um fundo especial, de natureza contbil-financeira, vinculado ao MTE, destinado
ao custeio do Programa do Seguro-Desemprego, do Abono Salarial e ao financiamento
de Programas de Desenvolvimento Econmico.
A principal fonte de recursos do FAT composta pelas contribuies para o PIS e PASEP.
Verificar e planejar as frias anuais de modo a no incidncia do pagamento de frias
em dobro.
As frias podem ser concedidas em 2 vezes (no mximo e em casos excepcionais) e
cada perodo no pode ser inferior a 10 dias corridos.
Verificar regularidade de recolhimento e correto preenchimento da GFIP/SEFIP.
Sugere-se a obteno de certido negativa a cada 6 meses.
Verificar correto preenchimento e atualizao de dados dos empregados.
Entregar, mensalmente, a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informaes
Previdncia Social.
Respeitar o prazo mnimo de arquivamento.
Especial ateno neste item. As horas extras habituais geram uma srie de novos
direitos e precisam ser analisados, quanto necessidade e dispendiosidade. O
pagamento habitual tambm pode assegurar o direito a indenizao no caso
de supresso das horas.
Trabalhadores que atuam entre 22 horas e 5 horas remunerao adicional mnimo de
20%.
Verificar o perodo mnimo de 1 hora no almoo e 11 horas entre uma jornada e outra.
Verificar a correta reteno na folha de pagamento e recolhimento a Receita Federal.
Declarao de dependentes para Imposto de Renda (admisso, alterao no ms de
janeiro de cada ano) ou quando do nascimento do filho (a).
Verificar a existncia e a disponibilidade em caso de fiscalizao.
Verificar quais as normas so exigveis para a aplicao e treinamento dos empregados.
Verificar existncia, preenchimento e atualidade. Conhea as situaes que
dispensam sua obrigatoriedade.
Para adeso ao PAT, dever adquirir o formulrio oficial nas agncias da Empresa de
Correios e Telgrafos (ECT) e encaminh-lo ao Ministrio do Trabalho e Emprego
Trabalhador - PAT Manter o recibo de postagem e a cpia do formulrio, nas dependncias da empresa,
matriz e filiais, disposio da fiscalizao, ou efetuar sua inscrio via Internet
(www.mte.gov.br).
Obrigatoriedade de elaborao e implementao, por parte de todos os empregadores e
instituies que admitam trabalhadores como empregados, do Programa de Controle
Mdico de Sade Ocupacional - PCMSO.
Admissional;
PCMSO - Exames Mdicos
Peridico;
Retorno ao trabalho;
Mudana de funo;
Demissional.
PPP Entregar na ocasio do desligamento do empregado.
Efetuar sempre que necessrio e pelo menos uma vez ao ano, uma anlise global pra
PPRA fins de avaliao do seu desenvolvimento e realizao dos ajustes necessrios e
estabelecimento de novas metas e prioridades.
RAIS e CAGED Verificar entrega regular de tais informaes junto ao MTE.
Recibos salariais Observar assinaturas nos holerites e respectivo arquivamento mensal.
Acordos: atentar para o recolhimento mensal do INSS (de acordo com o pagamento de
cada parcela) se for o caso.
Reclamatrias trabalhistas
Verificar a possibilidade de realizar conciliao prvia sindical em caso de previso
convencional.
Resciso de contratos de
Atentar para prazo do pagamento rescisrio e homologao sindical.
trabalho
Manuteno das fichas de Salrio Famlia e comprovao de vacinaes peridicas
(Carto da Criana) e matrcula escolar;
Salrio Famlia
Reteno dos documentos necessrios da criana (at 14 anos) para o recebimento do
benefcio.
Salrio-maternidade Observar se as normas do INSS esto sendo atendidas.
Piso Estadual - Verificar se o piso da categoria e do respectivo Estado est sendo
respeitado. O piso estabelecido em conveno prevalece sobre o piso estadual, ainda
Salrios
que aquele seja inferior.
Pisos de categorias diferenciadas.
Telefonistas e outras
Verificar cumprimento do horrio reduzido de trabalho.
categorias diferenciadas

Fiscalizar as condies em que os trabalhadores terceirizados atuam, especialmente em

Terceirizao de atividades
Trabalho aos domingos e
feriados
Trabalho de menores
Trabalho voluntrio
Vale transporte
relao s normas de segurana do trabalho, bem como quanto ao cumprimento das
obrigaes trabalhistas, sob pena de a tomadora ser condenada ao pagamento de
verbas no pagas pelas terceirizadas.
Verificar escala dominical e remunerao extraordinria nos feriados.
Verificar as normas especficas para este grupo de trabalhadores.
Para pessoas que executam atividades administrativas regulares em entidades com
finalidades no lucrativas - estipular termo de adeso.
Verificar a existncia de opo ou no deste benefcio,
O empregado precisa se manifestar por escrito.
 Ajuda de custos, benefcios, entre outros precisam ser reavaliados para que no possam
Verbas extra-salrio
surgir contingncias (incorporao ao salrio).