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INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

INSTITUTO TECNOLGICO DE SALINA CRUZ

ASIGNATURA:
GESTIN DE PROYECTOS

CLAVE:
MEC1011

TRABAJO:
INVESTIGACIN

INTEGRANTES:
ANGULO OLAN CESAR
COYAC SNCHEZ ALEXIS
LPEZ REYES FRANCISCO
TOLENTINO GALLEGOS DAYMARA JASHIVE
ORTEGA GOMEZ VICTOR
NOLASCO AVENDAO KEILA JAMIN

DOCENTE:
MATEOS VICENTE ALEJANDRO

ESPECIALIDAD:
INGENIERA MECNICA

GRUPO: B1 SEMESTRE: 7
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INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

INTRODUCCIN

La administracin de proyectos es la disciplina de gestionar proyectos

exitosamente, la cual puede y debe aplicarse durante el ciclo de vida de cualquier
proyecto. Es la forma de planear, organizar, dirigir y controlar una serie de
actividades realizadas por un grupo de personas que tienen un objetivo especfico;
el cual puede ser (crear, disear, elaborar, mejorar, analizar, etc.) un problema o
cosa.

La posicin del administrador de proyectos es importante porque las organizaciones

modernas son muy complejas como para excluir una administracin efectiva y ms
especfica usando estructuras y relaciones organizacionales tradicionales. Adems,
esta persona provee el liderazgo necesario para que la cadena de proyectos fluya
dentro de la red organizacional.

La Ingeniera de software es una actividad econmica importante, que

est sujeta a restricciones econmicas y a restricciones no tcnicas.
Los proyectos bien administrados a veces fallan. Los proyectos mal
administrados siempre fallan.

Es importante que los nuevos administradores conozcan todos estos aspectos,

debido a que un factor de xito muy importante para las organizaciones y garantiza
que se logren los objetivos del proyecto en el tiempo previsto y con el presupuesto
asignado, y entender que la administracin de los nuevos tiempos tiene que saber
enfrentar los nuevos retos a medida que se organizan y controlan los proyectos
individuales.
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DEFINICIN DE PROYECTO

De acuerdo con la Norma Internacional ISO 10006, el proyecto se puede definir

como aquel proceso nico, que consiste en un conjunto de actividades coordinadas
y controladas con fechas de inicio y finalizacin, llevadas a cabo para lograr un
objetivo conforme con requisitos especficos y requerimientos especficos,
incluyendo las limitaciones de tiempo, coste y recursos.

El Project Management Institute (PMI), referente mundial en metodologas de

direccin de proyectos, establece el proyecto como un esfuerzo de carcter
temporal llevado a cabo con objeto de crear un producto o servicio nico. De esta
manera los proyectos existen para llevar a cabo un producto o servicio que no
exista antes. En este sentido un proyecto es siempre nico. Por ejemplo Ford Motor
Company se encuentra en el sector del diseo y fabricacin de coches. Cada
modelo que Ford disea, construye y prueba se puede considerar como un
proyecto. Los modelos difieren los unos de los otros por sus prestaciones y el
mercado al que estn orientados. Sin embargo una vez se ha diseado, construido
y verificado un modelo y se pasa a la fase de fabricacin en serie podemos hablar
entonces de una operacin.

Por otra parte el estndar PRINCE de gestin de proyectos define un proyecto como
un entorno de gestin que es creado con el objeto de entregar uno o ms productos
de acuerdo a un plan de negocio dado.

FASES DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS.

ANLISIS DE VIABILIDAD DEL PROYECTO

Es la fase inicial de cualquier proyecto y su objetivo es analizar si la empresa debe

o no embarcarse en dicho proyecto, pues en ciertas ocasiones la empresa puede
tener ms problemas que beneficios a la hora de realizar un proyecto.

El anlisis de viabilidad debe incluir al menos las siguientes actividades:

Creacin del registro de seguimiento en la herramienta de gestin de la

empresa.
Anlisis previo del alcance del proyecto.
Anlisis de los riesgos de ejecucin del proyecto.
Anlisis de viabilidad de acuerdo a plazos, coste y calidad.

Si el anlisis de viabilidad es positivo, es decir, no existen motivos iniciales para no

abordar el proyecto, podemos pasar a la 2 fase del proceso.
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2. Planificacin detallada del trabajo a realizar

El objetivo de esta fase es definir con el mximo detalle posible las tareas a realizar
y los recursos necesarios para llevar a buen trmino el proyecto. Un error de clculo
en esta fase puede ser muy daino para la empresa.

Las actividades clave en esta etapa son:

Anlisis del alcance del proyecto.

Realizacin de estimaciones de esfuerzo, costes y recursos.
Definicin del plan de proyecto.
Negociacin del contrato.

Si finalmente el proyecto es aprobado, debe plasmarse en un contrato que recoja

todos los trminos del acuerdo.

3. EJECUCIN DEL PROYECTO

La tercera fase de la gestin de proyectos es donde las empresas despliegan todo

su Know how y donde menos problemas suelen encontrar.

Las actividades principales de esta etapa son:

Establecimiento del entorno de trabajo.

Asignacin de las tareas planificadas a los recursos disponibles.
Ejecucin de las tareas planificadas.
Gestin de las peticiones de cambio.

De forma paralela a esta fase, es necesario realizar un seguimiento y control del

proyecto que velar por el cumplimiento de la planificacin y la calidad del trabajo
realizado. De manera que se detecten las desviaciones antes de que se conviertan
en un problema para el xito del proyecto.

4. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL TRABAJO

Esta etapa, junto a la de planificacin detallada, es una de las ms importantes para

el xito del proyecto.

En esta fase se realizan esencialmente 4 tipo de actividades:

Seguimiento de tareas e hitos planificados.

Gestin de entregables (incluido control de la calidad).
Gestin de incidencias.
Generacin de informes de seguimiento.
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5. CIERRE DEL PROYECTO

El objetivo de esta fase es institucionalizar una etapa de control para verificar que
no quedan cabos sueltos antes de dar por cerrado el proyecto. Esta fase suele
ejecutarse a travs de un checklist o lista de control.

Las tareas clsicas a realizar dentro de esta fase son:

Cierre formal del proyecto por parte de todos los actores involucrados en el
proyecto (stakeholders).
Realizacin del backup del proyecto.
Anlisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales.
Actualizacin de la base de conocimiento con todo lo aprendido.

PLANIFICACIN DE LOS PARAMETROS DE UN PROYECTO.

ALCANCE

El alcance de un proyecto llamado tambin alcance del trabajo es el trabajo que debe
hacerse para que el cliente se convenza de que las entregas (las cosas por hacer),
es decir el producto u objetos tangibles que han de suministrarse) cumplan con los requisitos
o criterios de aceptacin acordados al comenzar el proyecto. Por ejemplo, el alcance
podra ser el trabajo de limpiar el suelo, de construir una casa y de poner la jardinera
ornamental segn las especificaciones hechas por el cliente y aceptadas por el contratista.

ESTRUCTURA

Por estructuracin se entiende la facilidad con que las funciones pueden ser compartimental
izadas y la naturaleza jerrquica de la informacin a tratar. A medida que el grado de
estructuracin aumenta, la posibilidad de estimar con precisin mejora y, por consiguiente, el
riesgo disminuye.

Bajo el concepto de la administracin de proyectos, se asignan representantes de cada uno

de los departamentos funcionales de las divisiones al equipo asignado al proyecto. Cada
miembro del equipo deriva una gua funcional experta y control administrativo del gerente
de departamento. El equipo incluye al siguiente personal clave:
Gerente de Proyectos
Ingeniero de Proyectos
Gerente de Construccin del proyecto
Coordinador de construccin del proyecto
Ingeniero de puesta en marcha del proyecto
Ingeniero de aseguramiento de la calidad del proyecto
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Supervisor de costo y programas del proyecto

Administrador del proyecto
Gerente de aprovisionamiento del proyecto
Asistente del controlador del proyecto
ESPECIFICACIONES

El concepto en la preparacin de planos Y especificaciones es que los planos del

proyecto definen la geometra incluyendo dimensiones, forma y detalles mientras
que las especificaciones complementen esto definiendo aspectos generales,
materiales y la ejecucin necesaria.

Muchos profesionales de la construccin confan en que los planos contienen lo

necesario para ejecutar su proyecto de infraestructura. En el momento en que se
requiere ms informacin o cuando surgen discrepancias, entonces buscan ms
detalles en las especificaciones. Es entonces donde muchas veces aparecen
problemas porque las especificaciones no son adecuadas y, en vez de aclarar la
intencin del diseador, crean complicaciones adicionales.

TIEMPOS, COSTOS Y RECURSOS

La estimacin del tiempo forma parte del proceso de Gestin del Tiempo de la Administracin
de Proyectos. La Gestin del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios para lograr
la conclusin del proyecto a tiempo. Los procesos de Gestin del Tiempo del Proyecto incluyen
lo siguiente:
1.- Definicin de las Actividades: identifica las actividades especficas del cronograma
que deben ser realizadas para producir los diferentes productos entregables del proyecto.

2.- Establecimiento de la Secuencia de las Actividades: identifica y documenta las

dependencias entre las actividades del cronograma.

3.- Estimacin de Recursos de las Actividades: estima el tipo y las cantidades de

recursos necesarios para realizar cada actividad del cronograma.

4.- Estimacin de la Duracin de las Actividades: estima la cantidad de perodos laborables que
sern necesarios para completar cada actividad del cronograma.

5.- Desarrollo del Cronograma: analiza las secuencias de las actividades, la duracin de las
actividades, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el
cronograma del proyecto.6 Control del Cronograma: controla los cambios del cronograma del
proyecto.
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COSTOS
La estimacin de costos de una actividad es una evaluacin cuantitativa de los
costes probables de los recursos necesarios para completar las actividades del
cronograma del proyecto. Este tipo de estimacin puede presentarse en forma de
resumen o en detalle. Los costos se estiman para todos los recursos que se aplican
a la estimacin de costos de la actividad. Esto incluye, entre otros, la mano de obra,
los materiales, los equipos, los servicios, las instalaciones, la tecnologa de la
informacin, y categoras especiales como una asignacin por inflacin o una
reserva para contingencias de costo.

Estimacin por analoga

Determinacin de Tarifas de Costes de Recursos
Estimacin Ascendente
Estimacin Paramtrica
Software de Gestin de Proyectos
Anlisis de Propuestas para Licitaciones

RECURSOS

La estimacin de recursos y costes es una actividad importante que debe llevarse

a cabo con el mayor detalle posible, porque permite al comprador establecer una
aproximacin al coste total y plazos del desarrollo del sistema. Para ello se requiere
experiencia, acceso a una buena informacin histrica y determinacin para confiar
en medidas cuantitativas cuando todo lo que existe son datos cualitativos. Factores
que afectan a esta estimacin: La complejidad del proyecto, cuantificando la misma
en funcin de: Nmero de mdulos y nivel de interrelacin entre los mismos.
Nmero y tipo de las interfaces externas con otros sistemas, programas o datos.
Grado de distribucin y heterogeneidad del entorno de implantacin. Grado de
sofisticacin de las herramientas de desarrollo. Naturaleza de los algoritmos que se
deben disear y programar.
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ACTIVIDADES DEL PROYECTO

La Gestin de Proyectos se refiera a todas las actividades que se realizan para

cumplir con un fin principal definido, en un tiempo establecido utilizando recursos
tanto humanos como materiales y para el cual se debe tener presupuestados los
costos en que se incurrirn.

El objetivo principal de la Gestin de Proyectos es administrar, planificar, coordinar,

seguimiento y control de todas las actividades y los recursos asignados para la
ejecucin del proyecto de una forma que se pueda cumplir con el alcance en el
tiempo establecido y con los costos presupuestados.

En todo proyecto participa un ejecutor o gestor, los beneficiarios finales y los actores
institucionales.

Las reas que son determinaste para el xito de un buen proyecto son: la visibilidad,
desviaciones, frecuencia, toma de decisiones y las tcnicas de seguimiento.
Adems de esto la comunicacin es el proceso esencial de la gestin de proyectos,
desde la etapa de inicio hasta la de cierre, es importante saber bien Qu se
comunica y de que manera? Con que frecuencia y grado de detalle? Todo esto
para dar a conocer de una forma clara las metas y propsitos y lograr que se
cumplan.

Sin importar la dimensin del tamao del proyecto es necesario que cuenten con un
administrador o gestor de proyectos que cuente con habilidades para poder manejar
de manera eficiente las diferentes etapas del proyecto y tomar las medidas
necesarias.
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De acuerdo con el Project Management Institute (PMI) las caractersticas de un

proyecto son:

Un producto, bien o artculo producido, que es cuantificable y que puede ser

un elemento terminado o un componente o un servicio prestado.
La capacidad de prestar un servicio como, por ejemplo, la capacidad de
produccin o de prestacin de servicio de las funciones del negocio, que
respaldan la produccin, la distribucin, etc.
Un resultado que puede ser obtenido de diversas formas: salidas,
documentos, ideas, etc.
La singularidad es una caracterstica importante de los productos o
entregables de un proyecto.
La elaboracin gradual, que es una caracterstica de los proyectos que
acompaa a los conceptos de temporal y nico. Elaboracin gradual
significa desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos.

Las tres restricciones principales o posibilidades de alteracin en los proyectos son

el alcance, tiempo y costos.

Los proyectos se dividen en fase con el objetivo primordial de facilitar la gestin y

mejorar el control de una forma que se pueda mantener alineado con los objetivos
establecidos.

Para poder administrar un proyecto en un contexto de calidad, este deber pasar

por varias fases, al final de las cuales debern definirse los acontecimientos
importantes. Cada etapa se relaciona con una prestacin y una validacin basadas
en un documento especfico.

Las etapas, actividades, o ciclo de vida de la gestin de proyecto son las definidas
a continuacin:

INICIACIN

En esta parte es donde se comienza el proyecto, se identifica una idea, aqu se

redacta la propuesta especfica del proyecto, los objetivos, el alcance, la calidad, se
estima como se llevara a cabo y se hace una evaluacin de los riesgos, adems se
hacen estimaciones de tiempos, costes teniendo en cuenta los recursos humanos
materiales y financieros disponibles. Este proceso es esencial para alcanzar el xito
en un proyecto, porque unos objetivos mal planeados conducirn al fracaso del
proyecto aun cuando la gestin sea adecuada.

En esta etapa se hace la redaccin de la propuesta especfica objeto,

objetivos, alcance, calidad y estima riesgos del proyecto, y describe cmo l se
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INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

llevara a cabo. Incluye tambin estimaciones de costo y tiempo, y efecta

la integracin de todo lo anterior con lo que sigue, y justifica -evaluando
credenciales y circunstancias- por qu el contrato del proyecto se debe dar a una
organizacin o equipo en particular, y bajo que condiciones.

En esta etapa es bueno elaborar la prefactibilidad del proyecto enfocada en los

siguientes aspectos:

Prefactibilidad tcnica;

Prefactibilidad econmica;

Prefactibilidad legal;

Prefactibilidad ambiental.

Esta fase tiene una gran trascendencia para la buena marcha del proyecto y puede
ser esencial, por lo que debe ser espacialmente cuidada. En ocasiones esta parte
es menospreciada lo cual puede llevar el proyecto al fracaso.

PLANIFICACION.

Para que el proyecto tenga xito, antes que todo es necesario planificar con
cuidado.

Esta etapa define el alcance de lo que se quiere hacer esta planificacin debe ser
conciso y expresar de forma precisa

Se realiza la planificacin de todas las actividades necesarias para llevara

a cabo el proyecto, considerando las prioridades del proyecto, los recursos
necesarios, los tiempos esperados para ejecutar cada una de las tareas y
sus funcionalidades.

La planificacin se refiere a la identificacin de actividades, hita y entregable del

proyecto, incluso posibilidades de mitigacin de riesgos.

Existen diferentes herramientas y tcnicas para abordar la planificacin de un buen

proyecto, las cuales permiten definir los tiempos, reas de trabajo y las distintas
etapas del desarrollo del proyecto que permiten definir el curso de accin a seguir
que ser tomado.

Definimos de una forma clara lo que queremos conseguir (objetivos), en que tiempo
lo haremos (cronograma) y el coste que tendr lograrlo (presupuesto).
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INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Aqu se establece como el equipo de trabajo deber satisfacer las restricciones

de prestaciones, la planificacin temporal y el coste. Una planificacin bien
detallada disminuye la aparicin de sorpresas.

La planificacin inteligente es una de las claves del xito de la gestin de proyectos.

EJECUCION.

Se refiere a la implementacin o puesta en marcha del proyecto, consiste en poner

en prctica la planificacin llevada a cabo previamente.

Durante la ejecucin del proyecto, se debe poner nfasis en la comunicacin para

tomar decisiones lo ms rpido posible en caso de que surjan problemas.

Adems, se debern organizar regularmente reuniones para administrar el equipo

del proyecto, es decir discutir regularmente el progreso del proyecto y determinar
las prioridades siguientes.

Se realiza para coordinar los recursos que son necesarios para desarrollar los
procesos planificados.

Esta fase suele implicar contratos de estudios, de asistencia tcnica, de servicios o

de suministros.

Se monitorea el avance real del proyecto para que se pueda adaptar el proyecto a
los cambios contextuales.

Esta etapa representa el conjunto de tareas y actividades que supone la realizacin

del proyecto, es decir el proyecto del que se trate. Responde a las caractersticas
tcnicas especficas de cada tipo de proyecto y se gestionan los recursos de una
forma adecuada para el buen desarrollo de los objetivos propuestos.

CONTROL.

El fin de las actividades de control es asegurar que los objetivos sean alcanzados
en el tiempo y calidad planificada, realizando una buena supervisin y medicin del
rendimiento de los resultados, con el objetivo de que se puedan tomar acciones
correctivas, esto se hace mediante la comparacin entre la planificacin realizada y
los valores incurridos.

Las informaciones de control deben ser proporcionadas de manera oportuna y a

tiempo, sin retrasos para tomar acciones correctivas antes de que sea tarde.

Aqu debe haber un buen liderazgo y buena supervisin por parte del Gestor del
proyecto, puede imprimir reportes revisar el progreso y aplicar mejoras.
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INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Monitorizacin del trabajo realizado analizando de cmo el proceso difiere de lo

planificado e indicando las acciones correctoras necesarias. Incluye el liderazgo,
proporcionando directrices a los recursos humanos, para que realicen su trabajo de
forma efectiva y a tiempo.

Para esto podemos usar varios mtodos de control como son:

DIAGRAMA DE GANTT

La herramienta bsica que se utiliza para realizar la planificacin del trabajo de un

proyecto es el diagrama de Gantt. Es un diagrama de barras que muestra el origen
y el final de las diferentes unidades mnimas de trabajo y los grupos de tareas as
como las dependencias entre unidades mnimas de trabajo (pueden ser fin-
comienzo, fin-fin, comienzo-fin, comienzo-comienzo).

PERT

La tcnica de revisin y evaluacin de programas o PERT es bsicamente un

mtodo para describir, enlazar y analizar todas y cada una de las tareas
involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para
completar cada tarea en funcin de talentos y recursos, e identificar el tiempo
mnimo necesario para completar el proyecto total en funcin de los talentos y
recursos.

CADENA CRTICA

La Gestin de Proyectos por Cadena Crtica (CCPM) es un mtodo que se enfoca

en los recursos requeridos para ejecutar las tareas del proyecto. Tiende a mantener
el uso de los recursos nivelado, pero les pide ms flexibilidad en sus horas de trabajo
y de ser capaces de cambiar rpidamente de tarea o de cadena de tarea para no
retrasar el proyecto entero.

CIERRE

Es la culminacin del proyecto, todo proyecto tiene una existencia temporal, y

finaliza cuando se cumple con lo establecido.

Tambin es llamada fase de puesta en marcha del proyecto.

Cierre es la etapa final de un proyecto en la que ste es revisado, y se llevan a cabo

las valoraciones pertinentes sobre lo planeado y lo ejecutado, as como sus
resultados, en consideracin al logro de los objetivos planteados.
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INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Se realizan las pruebas finales de correccin de la solucin y la verificacin.

En esta fase se deber elaborar un documento de finalizacin donde se describir

cmo se ha llevado cabo el proyecto, los problemas que se han detectado, la
metodologa utilizada, la forma de organizacin, la experiencia ganada, y lo ms
importante, las conclusiones a las que se llega una vez se ha finalizado el proyecto.

MATRIZ DE ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES

ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES EN LOS PROYECTOS

La gestin de recursos humanos en los proyectos consiste en realizar todos los

procesos necesarios para asegurar que se hayan identificado y asignado los
mejores recursos humanos disponibles en la organizacin para llevar a cabo todos
los objetivos del proyecto dentro de las respectivas restricciones de tiempo, alcance
y costo. Sin una clara asignacin de responsabilidades que permita un monitoreo
efectivo del desempeo, pueden fallar los mecanismos de responsabilidad y
rendicin de cuentas dentro del proyecto. Para evitar esto, una de las herramientas
que puede utilizar el lder en la gestin de recursos humanos es la matriz de
asignacin de responsabilidades (MAR).

QU ES LA MATRIZ DE ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES?

La matriz de asignacin de responsabilidades (MAR) o tambin conocida como

RACI (por los diferentes tipos de responsabilidad), es una herramienta de gestin
de proyectos y especficamente de la gestin de recursos humanos que se utiliza
para relacionar entregables o actividades con los recursos del proyecto. La MAR
sirve sobre todo para dar claridad acerca de las responsabilidades de los diferentes
miembros del proyecto sobre las diferentes actividades del mismo. De esta manera
se asegura que cada uno de los componentes del alcance est asignado a un
individuo o equipo de trabajo.

PROPSITO E IMPORTANCIA DE LA MATRIZ DE ASIGNACIN DE

RESPONSABILIDADES

El propsito de la MAR es ilustrar las conexiones que existen entre el trabajo que
debe realizarse y los miembros del equipo de proyecto, asegurando que los
recursos correctos estn asignados al trabajo correcto.
La creacin de una matriz de asignacin de responsabilidades es importante debido
a que provee al lder de proyecto de una herramienta que le permite identificar los
roles, las responsabilidades y los niveles de autoridad para las actividades
especficas del proyecto. De esta manera el lder y el equipo saben con certeza
quin es responsable de cada actividad y as se evita la duplicidad de funciones o
la existencia de actividades que no tengan un responsable.
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INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Sin una clara definicin de roles y responsabilidades el proyecto se vuelve ms

propenso a caer en problemas. Cuando la gente conoce exactamente lo que se
espera de ellos, es ms fcil para ellos completar su trabajo en tiempo, dentro del
presupuesto asignado y el nivel de calidad requerido.

CMO SE CONSTRUYE LA MATRIZ?

Para que el lder de proyecto desarrolle una matriz de asignacin de

responsabilidades es necesario que cuente con la informacin del alcance del
proyecto (EDT), la estimacin de tiempo para cada actividad (cronograma), las
acciones de mitigacin de riesgos y conozca los grupos o unidades que participarn
en el proyecto. Una vez que posea toda esta informacin tendr que identificar los
roles y funciones que jugarn cada uno de los miembros del equipo dentro del
proyecto de modo que pueda asignar a cada uno de stos en la tarea correcta. De
esta manera podr identificar a los responsables de los resultados del proyecto, a
las persona a quines se les debe rendir cuentas, aquellos que son consultados
sobre las actividades de los paquetes de trabajo y aquellos a quienes debe
informarse sobre cualquier cambio o riesgo en el proyecto.

Figura 1. Desarrollo de una matriz de responsabilidades

Entradas Herramientas y Salidas

Tcnicas
- EDT - Identificacin de - Matriz de
- Cronograma roles responsabilidades
- Riesgos - Anlisis de
- Factores funciones y
organizacionales competencias

La matriz elaborada deber conectar el organigrama del proyecto con la EDT, de

modo que asegure que todos y cada uno de los componentes de los paquetes de
trabajo sean asignados a alguna persona dentro del equipo de proyecto.

COMPONENTES
Entre los elementos esenciales que contiene una matriz de responsabilidades se
encuentran:
El cdigo del paquete de trabajo en la EDT.
El nombre del producto o entregable.
El responsable de acuerdo a su funcin:

R = responsable de ejecutar: Es el responsable de llevar a cabo una tarea

determinada. De esta manera, para cada tarea definida en la EDT existe
normalmente un rol responsable de su ejecucin.
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INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

A = Aprueba: Es la persona que asume la responsabilidad final por la

correcta y completa ejecucin de una tarea y recibe informaciones de los
responsables de la ejecucin de la misma.
C = Consultado: Es la persona que no est implicada directamente en la
ejecucin de la tarea pero que proporciona algn tipo de insumo para el
proceso o es consultado para saber su opinin o pedirle consejo.
I = Informado: Es la persona que recibe los resultados de una tarea o se
le informa acerca de los avances del proceso.

Es importante mencionar que no es necesario que se asignen para cada actividad

o entregable los 4 diferentes roles, sin embargo, el rol de responsable y aprobador
s son indispensables para desarrollar una buena matriz de responsabilidades.

CONTROL MEDIANTE GRAFICA DE GANTT.

GRAFICA DE GANTT

Es un mtodo grfico de planeacin y control en la que un proyecto se divide en

distintas actividades y se realizan estimaciones acerca de cunto tiempo requiere
cada una de ellas, as como el total de tiempo necesario para terminar el proyecto
totalmente. En otras palabras, esta grfica muestra las relaciones de tiempo entre
los eventos de un programa y fue desarrollada por Henry L. Gantt.

La grfica de Gantt: es una grfica de barras utilizada para programar recursos

incluyendo los insumos del sistema administrativo, recursos humanos, maquinarias.
En el eje horizontal est el tiempo y en el vertical los recursos.
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INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Esta grfica es de gran utilidad para los gerentes. En primer lugar los gerentes
pueden utilizarla para saber cmo se estn utilizando los recursos, cules de ellos
estn contribuyendo a la productividad y cules no.

A travs de la grfica puede determinarse qu recursos no se utilizan en periodos

especficos y de acuerdo a esto darles otros usos laborales o de produccin, esta
sirve adems para establecer estndares de produccin realistas de los
trabajadores.

La idea de la grfica de Gantt es sencilla. En esencia es una grfica de barras con

el tiempo en el eje horizontal y las actividades a programar en el eje vertical. Las
barras muestran la produccin tanto planificada como real, durante cierto periodo.
Muestra visualmente cuando se supone que deben realizarse las tareas y las
compara contra el avance real de cada cosa. Es una herramienta sencilla pero
importante que permite a los gerentes detallar con facilidad que es lo que falta
hacerse para terminar una tarea o un proyecto, y evaluar si una actividad est
adelantada, a tiempo, atrasada o de acuerdo con el programa.

La grfica consta de dos columnas bsicas de actividades y tiempo (medido en das,

semanas o meses segn requerimientos del usuario)
La representacin grfica de las actividades programa se hace a travs de las
siguientes barras:

La longitud de la barra es proporcional al tiempo de duracin de la actividad

programada.

PASOS EN LA APLICACIN DE LA TCNICA

La elaboracin de Gantt comprende los siguientes pasos:

1. Identificar el programa, proyecto y sus objetivos.

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INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

2. Establecer actividades del programa, los supuestos y limitaciones de recursos.

3. Describir quien ejecutar cada actividad, cmo, con qu recursos y en qu

comento. (Actividades y secuencia).

4. Determinar el tiempo de duracin de cada actividad.

5. Representar las actividades secuencialmente mediante la utilizacin de barras de

tamao proporcional a su duracin.

6. Despus de elaborar el grfico de Gantt, se procede a ejecutar el programa y

controlar las actividades programadas con relacin al cumplimiento de las
actividades ejecutadas.