Anda di halaman 1dari 32

BAB 13

SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

TUJUAN PEMBELAJARAN :
Setelah mempelajari bab ini, Anda harus mampu :
1. Menjelaskan aktivitas bisnis dasar dan operasi pemerosesan informasi terkait yang
dijalankan dalam siklus pengeluaran.
2. Mendiskusikan keputusan penting yang harus dibuat dalam siklus pengeluaran dan
mengidentifikasi informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan tersebut.
3. Mengidentifikasi ancaman utama dalam siklus pengeluaran, dan mengevaluasi
kecukupan berbagai prosedur pengendalian untuk menghadapi ancaman tersebut.

KASUS INTEGRATIF ALPHA OMEGA ELECTRONICS


Meskipun sistem perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning
atau ERP) di Alpha Omega Electronics (AOE) telah memungkinkan perusahaan untuk
memangkas biaya terkait dengan pembelian dan utang. Linda Spurgeon, presiden AOE, yakin
bahwa perbaikan tambahan diperlukan. Dia terutama prihatin mengenai isu yang akhir-akhir
ini diangkat oleh LeRoy Wiliams, wakil presiden manufaktur untuk AOE. LeRoy kecewa karena
beberapa produk yang dijalankan tertunda di pabrik Wichita disebabkan oleh komponen-
komponen yang ada dalam catatan persediaan AOE diindikasikan tidak ada dalam stok
sesungguhnya di tangan. Ada juga penundaan di pabrik Dayton karena pemasok tidak
mengirimkan komponen tepat waktu atau karena mengirimkan produk di bawah standar.
Linda meminta Elizabeth Venko, kontrolir dan Ann Brandt, wakil presiden sistem
informasi AOE, untuk memberikan beberapa rekomendasi mengenai bagaimana sistem ERP
baru AOE dapat membantu menyelesaikan masalah ini. Secara khusus, ia meminta Elizabeth
dan Ann untuk mengatasi isu-isu berikut.
1. Apa yang harus dilakukan untuk memastikan bahwa catatan persediaan AOE terkini
dan akurat untuk menghindari kekurangan komponen yang tidak diharapkan seperti
yang dialami di pabrik Wichita?
2. Bagaimana masalah di pabrik Dayton dapat dihindari di masa depan? Apa yang dapat
dilakukan untuk memastikan pengiriman tepat waktu terhadap komponen
berkualitas?
3. Apakah mungkin untuk mengurangi investasi AOE dalam persediaan bahan baku?
4. Bagaimana sistem informasi dapat menyediakan informasi yang lebih baik untuk
memandu perencanaan dan produksi?
5. Bagaiman TI dapat didunakan untuk merekayasa ulang lebih lanjut aktivitas siklus
pengeluaran?
Sebagaimana yang diungkapkan dalam kasus ini, kekurangan dalam sistem informasi
yang digunakan untuk mendukung aktivitas siklus pengeluaran dapat menciptakan masalah
keuangan yang signifikan bagi sebuah perusahaan. Informasi terkini dan akurat mengenai
persediaan, pemasok dan status pesanan pembelian sangat penting dalam mengelola siklus
pengeluaran secara efektif. Sebagaimana yang anda baca dalam bab ini, pikirkan mengenai
bagaimana menyelesaikan masalah AOE dengan aktivitas siklus pengeluarannya.
Pendahuluan
Siklus pengeluaran Siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi
Serangkaian aktivitas pemerosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta
bisnis dan operasi
pemerosesan informasi pembayaran barang dan jasa (Figur 13-1). Bab ini berfokus pada perolehan bahan baku, barang
terkait yang terus- jadi,perlengkapan dan jasa. Bab 14 dan 15 membahas dua jenis khusus lainnya dari
menerus berhubungan
dengan pembelian serta
pengeluaran : perolehan aktiva tetap dan jasa tenaga kerja.
pembayaran barang dan
jasa. Dalam siklus pengeluaran, pertukaran informasi eksternal utama dengan pemasoknya
(vendor). Di dalam perusahaan, informasi mengenai kebutuhan untuk membeli barang dan
bahan baku mengalir ke siklus pengeluaran dari siklus pendapatan dan produksi, pengendalian
persediaan dan berbagai departemen. Setelah barang dan bahan baku tiba, pemberitahuan
penerimaannya mengalir kembali ke sumber-sumber dari siklus pengeluaran. Data biaya juga
mengalir dari siklus pengeluaran ke buku besar umum dan fungsi pelaporan untuk dimasukkan
dalam laporan keuangan dan berbagai laporan manajemen.

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah ntuk meminimalkan total biaya
perolehan dan pemeliharaan perdsediaan, perlengkapan dan berbagai layanan yang
diperlukan perusahaan untuk berfungsi. Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen harus
membuat keputusan penting sebagai berikut.

Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang harus dimiliki?


Pemasok manakah yang menyediakan kualitas dan layanan terbaik dengan harga
terbaik?
Bagaimana perusahaan dapat mengonsolidasikan pembelian antarunit untuk
mendapatkan harga optimal?
Bagaimana teknologi informasi (TI-information technology) dapat digunakan untuk
meningkatkan efisiensi dan keakuratan fungsi logistik inbound?
Bagaimana perusahaan dapat memelihara kas yang cukup untuk memanfaatkan setiap
diskon yang ditawarkan pemasok?
Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas?
FIGUR 13-1

Diagram Konteks dari


Siklus Pengeluaran
Berbagai Pengendalian
FIGUR 13-2 Siklus Produksi
Departemen Persediaan

Diagram Arus Data

Permintaan Pembelian
Tingkat 0 dari Siklus

Salinan Pesanan
Pengeluaran

Pembelian
1.0
Pemesanan

Siklus
Pesanan Pembelian Persediaan Pemasok Pemasok
Pendapatan

2.0
Pemesanan

Laporan
Penerimaan

Simpanan Persediaan
(Gudang)
Laporan
Penerimaan

3.0
Menyetujui
Faktur
Pemasok

Paket Voucher
Utang Buku
Besar Umum

4.0
Pengeluaran
Kas
Jawaban atas pertanayaanpertanyaan ini mengarah bagaimana sebuah perusahaan
menjalankan empat aktivitas siklus pengeluaran dasar yang digambarkan di Figur 13-2:

1. Memesan bahan baku, perlengkapan dan jasa.


2. Menerima bahan baku, perlengkapan dan jasa.
3. Menyetujui faktor pemasok.
4. Pengeluaran kas.

Bab ini menjelaskan bagaimana sistem informasi sebuah perusahaan mendukung


masing-masing aktivitas tersebut. Kita mulai dengan menjelaskan desain dari sistem informasi
siklus pengeluaran dan pengendalian dasar yang diperlukan untuk memastikan bahwa sistem
tersebut menyediakan manajemen dengan informasi yang andal untuk menilai efisiensi dan
efektifitas operasional. Kita kemudian mendiskusikan secara detail tiap-tiap dari empat
aktivitas siklus pengeluaran dasar. Untuk setiap aktivitas, kita menjelaskan bagaimana
informasi diperlukan untuk menjalankan dan mengelola aktivitas tersebut agar dapat
dikumpulkan, diproses dan disimpan. Kita juga akan menjelaskan pengendalaian yang
diperlukan untuk memastikan bahwa tidak hanya keterandalan dari informasi itu, tetapi juga
pengamanan sumber daya perusahaan.

Sistem Informasi Siklus Pengeluaran


Seperti yang ditunjukkan Tabel 13-1, aktivitas-aktivitas dalam siklus pengeluaran
adalah cerminan dari aktivitas-aktvitas dasar yang dijalankan dalam siklus pendapatan.
Hubungan erat antara aktivitas siklus pengelaran pembeli dan siklus pendapatan penjual
memiliki implikasi penting untuk mendesain sistem informasi akuntansi kedua pihak. Secara
spesifik, dengan menerapkan perkembangan TI baru untuk merekayasa ulang aktivitas siklus
pengeluaran, perusahaan menciptakan peluang bagi para pemasok untuk merekayasa ulang
aktivitas siklus pendapatannya. Sebaliknya, menggunakan TI untuk mendesain ulang siklus
pendapatan sebuah perusahaan dapat menciptakan peluang bagi pelanggan untuk
memodifikasi siklus pengeluarannya sendiri. Faktanya, perubahan dalam operasi satu
perusahaan mungkin mengharuskan perubahan yang sesuai dalam operasi perusahaan lain
dengan siapa ia berbisnis. Sebagai contoh, para produsen mobil besar dan banyak pengecer
besar seperti Walmart, mensyaratkan para pemasok mereka untuk mengirimkan faktur melalui
electronic data interchage (EDI), atau mereka tidak akan berbisnis dengan mereka. Akibatnya,
para pemasok tersebut harus memodifikasi sistem informasi akuntansi mereka untuk
menggabungkan penggunaan EDI.

TABEL 13-1 Perbandingan Aktivitas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran


AKTIVITAS SIKLUS PENDAPATAN AKTIVITAS SIKLUS PENGELUARAN

Entri Pesanan Penjualan - memproses Pemesanan bahan baku, perlengkapan dan


pesanan dari pelanggan jasa mengirimkan pesanan ke pemasok

Pengiriman mengirim barang dagangan atau Penerimaan menerima barang atau jasa dari
jasa ke pelanggan (logistik outbound) pemasok (logistik inbound)
Penagihan mengirimkan faktur ke Memproses faktur meninjau dan
pelanggan menyetujui faktur dari pemasok

Penerimaan Kas memproses pembayaran Pengeluaran kas memproses pembayaran


FIGUR 13-3
dari pelanggan ke pemasok
Ikhtisar Desain Sistem
ERP untuk
Mendukung Siklus Pengendalian
Persediaan Gudang
Pengeluaran
Pesanan
Pemasok Pembelian Permintaan Tanda Terima Pesanan
Pembelian Penerimaan Pembelian
Terbuka

Pembelian
Pesanan
Penerimaan
Pembelia Program Program
n
Entri Pesanan Pembelian Penerimaan Memasukkan
Pembelian Data Penerimaan

Akuntansi
Database,
Program Terintegrasi:
Menyetujui Utang Pemasok, Program
Faktur Pemasok Persediaan,Pesa Membuat
Pengeluaran Pembayaran
nan Pembelian,
Laporan Kas
Treasury
Penerimaan
Faktur
Faktur FEDI

Permintaan Cek
Bank
dan Laporan
Pemasok

Pemasok

Status Status Status


Persediaan Persediaan Persediaan

Berbagai Departemen dan


Manajer

PROSES

Seperti kebanyakan organisasi besar, AOE menggunakan sebuah sistem ERP. Figur 13-3
menunjukkan porsi dari sistem ERP yang mendukung aktivitas bisnis siklus pengeluaran AOE.

Meskipun Figur 13-3 menunjukkan bahwa departemen pengendalian persediaan AOE


memiliki tanggung jawab utama untuk memastikan kuantitas yang cukup atas bahan baku.
Setelah permintaan pembelian telah disetujui, sistem akan mencari file induk persediaan untuk
mengidentifikasi pemasok yang cocok untuk barang tersebut. Sistem tersebut kemudian
menciptakan sebuah pesanan pembelian yang dikirimkan ke pemasok melalui EDI. (jika perlu,
salinan kertas dicetak dan dikirimkan) Departemen penerimaan memiliki akses ke file pesanan
pembeian terbuka, sehingga ia dapat merencanakan dan menverifikasi validitas pengiriman.
Bagian utang diberitahukan pesanan tersebut sehingga dapat merencanakan komitmen
keuangan yang terunda. Departemen yang menghasilkan permintaan pembelian juga
diberitahu bahwa pemintaannya telah disetujui.

Para pemasok besar mengirimkan pemberitahuan elektronik jika pengiriman datang


yang memungkinkan AOE untuk merencanakan dengan memiliki staf yang memadai guna
memproses pengiriman yang datang ke gudangnya. Ketika pengiriman tiba, para pekerja dok
penerimaan menggunakan sistem pemerosesan permintaan untuk memverifikasi bahwa
sebuah pesanan yang diharapkan dari pemasok tersebut. Sebagaian besar pemasok melabeli
kode barang atau RFID (radio frequency identification) produk-produk mereka untuk
menmfasilitasi perhitungan barang. Para pekerja dok penerimaan menginspeksi barang dan
menggunakan sebuah terminal online untuk memasukkan informasi mengenai kuantitas dan
kondisi dari barang yang diterima. Sistem akan mengecek bahwa data ke pesanan pembelian
terbuka, dan setiap ketidaksesuaian dengan segera ditampilkan pada layar sehingga
ketidakcocokan dapat diatasi. Waktu yang tepat atas pengiriman juga dicatat untuk membantu
mengevaluasi kinerja pemasok.

Sebelum transfer barang ke gudang, petugas persediaan menverifikasi perhitungan


barang dan memasukkan data tersebut ke dalam sistem. Bagi para pemasok yang telah
mengirimkan faktur, sistem secara otomatis menjadwalkan sebuah pembayaran berdasarkan
syarat yang disetujui ketika pesanan ditempatkan. Petugas bagian utang memasukkan
informasi dari pemasok yang mengirimkan faktur EDI, dan terkadang faktur kertas. Sistem
tersebut kemudian membandingkn faktur pemasok dengan informasi yang terkandung dalam
pesanan pembelian dan laporan penerimaan untuk memastikan ketepatan dan validitas. Bagi
pembelian perlengkapan atau jasa yang biasanya tidak melibatkan pesanan pembelian dan
laporan penerimaan, faktur dikirimkan ke penyedia yang sesuai untuk persetujuan. Faktur
pemasok sendiri juga dicek untuk keakuratan matematis. Sistem secara otomatis
menjadwalkan faktur untuk pembayaran dengan tanggal jatuh temponya.

AOE, seperti kebanyakan perusahaan, menggunakan pemrosesan batch untuk


membayar pemasoknya. Setiap hari, para bendahara menggunakan sistem pemrosesan inquiry
untuk meninjau faktur yang jatuh tempo dan menyetujui pembayarannya. AOE membuat
pembayaran ke beberapa pemasok yang lebih besar menggunakan financial electronic data
interchange (FEDI), tetapi masih tetap mencetak cek kertas bagi banyak pemasoknya yang
lebih kecil. Ketika sebuah pembayaran electronic funds transfer (EFT) diotorisasi atau sebuah
cek dicetak, sistem tersebut memperbaharui file utang, faktur terbuka dan buku besar umum.
Untuk setiap pemasok, total dari seluruh voucher dijumlahkan dan jumlah tersebut
dikurangkan dari kolom saldo dalam catatan file induk pemasok tersebut. Pesanan pembelian
yang relevan dai laporan penerimaan ditandai untuk menandai bahwa transaksi tersebut
belum dibayar. Faktur yang dibayar kemudian dihapus dari file faktur terbuka. Sebuah nota
pengiriman utang (remmitance advice) disiapkan untuk para pemasok, yang mencantumkan
setiap faktur yang dibayarkan dan jumlah diskon atau potongan yang diambil. Untuk
pembayaran yang dibuat dengan EFT, data pengiriman uang akan menyertai pembayaran EFT
sebagai bagian dari paket FEDI. Untuk pembayaran yang dibuat dengan cek, nota pengiriman
uang tercetak akan menyertai cek yang telah ditandatangani. Setelah seluruh transaksi
pengeluaran telah diproses, sistem tersebut menghasilkan sebuah entri jurnal ringkasan,
mendebit utang dan mengkredit kas, serta posting entri tersebut ke buku besar umum.

Kasir akan meninjau cek tersebut dengan dokumen pendukung dan kemudian
menandatanganinya. Cek-cek tersebut adalah sejumlah tertentu yang juga memerlukan tanda
tangan kedua oleh bendahara atau menajer lain yang berwenang. Kasir tersebut kemudian
mengirimkan cek yang telah ditandatangani dan nota pengiriman uang ke pemasok. Taransaksi
EFT juga dijalankan oleh kasir dan ditinjau oleh bendahara.

Akses mudah terhadap informasi yang baru dan akurat memungkinkan manajer untuk
mengawasi kinerja secara dekat. Meskipun demikian, kualitas terhadap keputusan tergantung
pada keakuratan dari informasi di dalam database. Kita sekarang mendiskusikan ancaman
umum yang terkait dengan aktivitas siklus pengeluaran dan menjelaskan pengendalian yang
dapat menanggulanginya.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Figur 13-3 menunjukkan bahwa seluruh aktivitas siklus pengeluaran tergantung pada
database terintegrasi yang berisi informasi mengenai pemasok, persediaan, dan aktivitas
pembelian. Oleh karena itu, ancaman umum pertama yang tercantum dalam tabel 13-2 adalah
data induk yang tidak akurat atau tidak valid. Kesalahan dalam data induk pemasok dapat
menyebabkan pemesanan dari pemasok yang tidak disetujui, pembelian bahan baku yang
kualitas inferior (rendah), pengiriman yang tidak tepat waktu, pengiriman pembayaran ke
alamat yang salah, dan penipuan pembayaran ke pemasok fiktif. Kesalahan dalam data induk
persediaan dapat menghasilkan penundan produksi dikarenakan kurangnya bahan baku kunci
yang tidak diantisipasi atau pembelian yang tidak perlu dan kelebihan persediaan. Kesalahan
dalam data induk pembelian dapat menghasilkan pembelian yang tidak diotorisasi dan
kegagalan untuk memanfaatkan diskon yang telah dinegosiasi.

Tabel 13-2 menunjukkan bahwa salah satu cara (pengendalian 1.1) untuk
menanggulangi ancaman atas data induk yang tidak akurat atau tidak valid adalah
menggunakan pengendalian integritas pemerosesan data yang dijelaskan di Bab 10. Ini juga
penting untuk membatasi aset data induk siklus pengeluaran dan mengonfigurasi sistem
sehingga hanya pegawai berwenang yang dapat membuat perubahan atas data induk
(pengendalian 1.2). Ini mensyaratkan perubahan konfigurasi dasar atas peran pegawai dalam
sistem ERP untuk secara tepat memisahkan tugas-tugas yang tidak kompatibel. Sebagai
contoh, pertimbangan situasi yang mana seorang petugas utang memasukkan nama pemasok
yang saat ini tidak ada dalam daftar pemasok yang disetujui. Konfigurasi dasar dari banyak
sistem ERP akan menghasilkan sebuah permintaan segera yang petugas ingin membuat sebuah
catatan pemasok baru dan melanggar pemisahan tugas yang tepat dengan mengizinkan orang
yang bertanggung jawab pada pencatatan pembayaran ke pemasok untuk juga mengotorisasi
pembuatan rekening baru. Sama halnya, konfigurasi dasar dari banyak sistem ERP mengizinkan
staf utang untuk tidak hanya membaca harga dari berbagai produk dan saldo terkini atas
pemasok, tetapi juga untuk mengubah nilai dari hal data tersebut. Contoh ini hanyalah
beberapa banyak pengaturan konfigurasi yang perlu ditinjau untuk memastikan pemisahan
tugas yang tepat. Meskipun demikian, karena pengendalian preventif seperti itu tidak pernah
dapat 100 % efektif, tabel 13-2 juga mengindikasikan bahwa sebuah pengendalian detektif
yang penting adalah untuk secara teratur menghasilkan sebuah laporan atas seluruh
perubahan untuk data induk dan meninjaunya untuk menverifikasi bahwa database tetap
akurat (pengendalian 1.3).

Ancaman umum kedua dalam siklus pengeluaran adalah pengungkapan yang tidak
diotorisasi atas informasi sensitif, seperti informasi perbankan mengenai pemasok dan diskon
harga khusus yang ditawarkan oleh pemasok yang dipilih. Tabel 13-2 menunjukkan bahwa
salah satu cara untuk menanggulangi resiko atas ancaman ini adalah untuk mengonfigurasi
sistem tersebut untuk menggunakan pengendalian akses kuat untuk membatasi situasi yang
dapat menampilkan informasi seperti itu (pengendalian 2.1). ini juga penting untuk
mengonfigurasi sistem tersebut guna membatasi kemampuan pegawai untuk menggunakan
kemampuan permintaan yang melekat sistem tersebut pada tabel dan field tertentu. Selama
data sensitif seharusnya dienskripsi (pengendalian 2.2) dalam penyimpanan untuk mencegah
pegawai TI yang tidak memiliki akses terhadap sistem ERP dari penggunaan peralatan sistem
pengoperasian untuk menampilkan informasi sensitif. Infornasi dipertukarkan dengan para
pemasok melalui internet seharusnya juga dienskripsi selama transmisi.

Sebagaimana yang ditunjukkanpada tabel 13-2, ancaman umum ketiga dalam siklus
pengeluaran berkaitan dengan kehilangan atau penghancuran data induk. Cara terbaik untuk
menanggulangi resiko ancaman ini adalah menggunakan backup dan prosedur pemulihan
bencana (pengendalian 3.1) yang didiskusikan di bab 10. Sebuah praktik terbaik adalah
mengimplementasikan sistem ERP sebagai tiga kejadian terpisah. Kejadian yang pertama
disebut sebagai produksi, digunakan untuk memproses aktivitas harian. Kedua digunakan
untuk pengujian dan pengembangan. Kejadian ketiga seharusnya dipertahankan sebagai
backup online terhadap sistem produksi untuk menyediakan pemulihan secara real time.

Kemampuan pelaporan ekstensif sebuah sistem ERP (pengendalian 4.1) dapat


digunakan untuk mengawasi ancaman kinerja yang buruk. Oleh karena persediaan
menunjukkan sebuah

Tabel 13-2 Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pengeluaran


AKTIVITAS ANCAMAN PENGENDALIAN (NOMOR PERTAMA MENGACU PADA
ANCAMAN YANG SESUAI)
Masalah- 1. Data induk yang 1.1 Pengendalian integritas pemrosesan data
masalah tidak akurat atau 1.2 Pembatasan akses terhadap data induk
umum tidak valid 1.3 Tinjauan atas seluruh perubahan terhadap data induk
keseluruhan 2. Pengungkapan 2.1 Pengendalian akses
siklus yang tidak 2.2 Enkripsi
pengeluaran diotorisasi atas 3.1 Backup dan prosedur pemulihan bencana
informasi sensitif 4.1 Laporan manajerial
3. Kehilangan atau 5.1 Sistem persediaan perpektual
penghancuran 5.2 Kode bar atau label RFID
data 5.3 Perhitungan persediaan fisik secara periodik
4. Kinerja yang buruk 6.1 Sistem persediaan perpetual
5. Kekurangan dan 6.2 Tinjauan dan persetujuan permintaan pembelian
Pemesanan kelebihan 6.3 Fungsi pembelian tersentralisasi
persediaan 7.1 Daftar harga
6. Membeli barang 7.2 Penawaran yang kompetitif
yang tidakk 7.3 Tinjauan pesanan pembelian
dibutuhkan 7.4 Anggaran
7. Membeli pada 8.1 Membeli hanya dari pemasok yang telah disetujui
harga yang 8.2 Tinjauan dan persetujuan pembelian dari pemasok baru
melambung 8.3 Menahan manajer pembelian yang bertanggung jawab
8. Membeli barang untuk biaya pengerjaan ulang dan scrap
berkualitas inferior 8.4 Pelacakan dan pemantauan kualitas produk dengan
(rendah) pemasok
9. Pemasok yang 9.1 Meminta pemasok untuk memiliki sertifikasi kualitas
tidak dapat misalnya, ISO 9000
diandalkan 9.2 Mengumpulkan dan mengawasi data kinerja pengiriman
10. Membeli dari pemasok
pemasok yang 10.1Mengurus sebuah daftar pemasok yang disetujui dan
tidak diotorisasi mengonfigurasi sistem untuk mengizinkan pesanan
11. Penyuapan pembelian hanya ke pemasok yang disetujui
(kickbacks) 10.2Tinjauan dan persetujuan atas pembelian dari pemasok
baru
10.3Pengendalian EDI secara spesifik (akses, tinjauan pesanan,
enkripsi, kebijakan
11.1Melarang penerimaan hadiah dari pemasok
11.2Rotasi pekerjaan dan liburan wajib
11.3Mensyaratkan agen pembelian untuk mengungkap
kepentingan keuangan dan pribadi dalam pemasok
11.4Audit pemasok
Penerimaan 12. Menerima barang 12.1Mensyaratkan keberadaan pesanan pembelian yang
yang tidak dipesan disetujui sebelum menerima setiap pengiriman
13. Kesalahan dalam 13.1Tidak menginformasikan pegawai penerimaan mengenai
perhitungan kuantitas yang dipesan
14. Memverifikasi 13.2Mensyaratkan pegawai penerimaan untuk menandatangani
penerimaan jasa laporan penerimaan
15. Pencurian 13.3Insentif
persediaan 13.4Penggunaan kode batang dan label RFID
13.5Konfigurasi sistem ERP untuk menandai diskrepnsi antara
kuantitas dan diterima yang melebihi toleransi ambang
batas untuk penyelidikan
14.1Pengendalian anggaran
14.2Audit
15.1Pembatasan akses fisik atas ke persediaan
15.2Dokumentasi atas seluruh transfer persediaan antara para
pegawai penerimaan dan persediaan
15.3Perhitungan persediaan fisik secara periodik dan
rekonsiliasi untuk mencatat kuantitas
15.4Pemisahan tugas, penyimpanan persediaan versus
penerimaan
Menyetujui 16. Kesalahan dalam 16.1Verifikasi atas keakuratan faktur
Fakur faktur pemasok 16.2Mensyaratkan tanda terima mendetail untuk pembelian
pemasok 17. Kesalahan dalam kartu pengadaan
mem-posting ke 16.3ERS
utang 16.4Pembatasan akses ke data induk pemasok
16.5Verifikasi tagihan biaya pengiriman dan penggunaan
saluran pengiriman yang disetujui
17.1Pengendalian edit entri data
17.2Rekonsiliasi catatan utang yang detail dengan akun kontrol
buku besar umum
Pengeluaran 18. Kegagalan untuk 18.1Pengisian faktur berdasarkan tanggal jatuh tempo untuk
Kas memanfaatkan diskon
diskon bagi 18.2Anggaran arus kas
pembayaran tepat 19.1Mensyaratkan bahwa seluruuh faktur pemasok dicocokan
waktu dengan dokumen pendukung yang diakui baik oleh
19. Membayar untuk penerimaan dan pengendalian persediaan
barang yang tidak 19.2Anggaran (bagi jasa)
diterima 19.3Mensyaratkan tanda terima bagi biaya perjalanan
20. Pembayaran 19.4Penggunaan kartu kredit perusahaan untuk biaya
duplikat perjalanan
21. Pencurian kas 20.1Mensyaratkan sebuah paket voucher yang lengkap untuk
22. Mengecek semua pembayaran
perubahan 20.2Kebijakan untuk membayar hanya dari salinan asli atas
23. Masalah arus kas faktur pemasok
20.3Membatalkan seluruh dokumen pendukung ketika
pembayaran dibuat
21.1Keamanan fisik atas cek kosong dan mesin penandatangan
cek
21.2Akuntansi periodik atas seluruh cek yang dinomori secara
urut oleh kasir
21.3Pengendalian akses terhadap terminal EFT
21.4Penggunaan komputer dan browser yang didedikasikan bagi
perbankan secara online
21.5Blok ACH pada rekening yang tidak digunakan untuk
pembayaran
21.6Pemisahan fungsi penulisan cek dari utang
21.7Mensyaratkan tanda tangan rangkap pada cek yang lebih
besar dari jumlah tertentu
21.8Rekonsiliasi rutin pada rekening bank dengan jumlah yang
dicatat oleh seseorang yang independen atas prosedur
pengeluaran kas
21.9Pembatasan akses terhadap file induk pemasok
21.10Membatasi jumlah pegawai dengan kemampuan untuk
membuat pemasok satu kali dan memproses faktur dari
pemasok satu kali
21.11Menjalankan kas kecil sebagai dana imprest
21.12Audit kejutan atas dana kas kecil
22.1Mesin perlindungan cek
22.2Penggunaan tinta dan kertas khusus
22.3Pengaturan Pembayaran Positif dengan bank
23.1Anggaran arus kas

investasi yang dapat diukur atas modal kerja, laporan yang membantu mengelola persediaan
sangat berharga. Sebuah ukuran kunci untuk mengevaluasi manajemen persediaan adalah
perputaran persediaan, yang merupakan rasio dari harga pokok penjualan dibagi dengan
persediaan ditangan. Pertimbangkan contoh berikut : penjualan tahunan adalah $500 juta, dan
harga pokok penjualan tahunan berjumlah $360 juta. Sebuah rasio perputaran persediaan dari
1 berarti bahwa perusahaan secara efektif menjual pasokan persediaan setahun, mengikat
$360 juta. Meningkatkan rasio perputaran persediaan sampai 3 akan mengurangi investasi
yang tidak menguntungkan menjadi $120 juta, dengan demikian membebaskan $240 juta yang
dapat digunakan untuk tujuan lainnya.

Para akuntan perlu memahami bagaimana aktivitas bisnis dijalankan dalam rangka
untuk mendesain laporan lain yang dapat membantu manajemen mengelola persediaan
dengan lebiih baik. Sebagai contoh, laporan ini berguna untuk mengawasi persentase
permintaan yang dapat diisi dari persediaan di tangan. Untuk barang-barang penting, ini
seharusnya mendekati 100 % untuk menghindari habisnya persediaan (stockout) dan
penundaan dalam mengisi pesanan pelanggan. Bagi sebagian besar barang, meskipun
demikian, tingginya fill rate tersebut tidak diinginkan karena perlunya menjual terlalu banyak
persediaan. Laporan lain dapat membantu manajemen mngidentifikasi kepentingan relatif dari
berbagai barang persediaan. Sebagai contoh, laporan tersebut bisa jadi berguna untuk
mengklasifikasikan barang-barang di berbagai dimensi, seperti frekuensi pembelian, frekuensi
penggunaan atau penjualan ulang, dan kontribusi terhadap profitabilitas. Barang-barang yang
sering dibeli dan digunakan dan yang membuat kontribusi signifikan terhadap profitabilitas
adalah kepentingan yang tinggi dan seharusnya dikelola,sehingga menjaga fill rate yanng
tinggi. Sebaliknya manajemen mungkin ingin mempertimbangkan untuk mengeliminasi barang
barang yang jarang dibeli, jarang digunakan, dan tidak berkontribusi banyak terhadap
porfitabilitas. Sebagaimana yang akan kita lihat dalam bagian selanjutnya, Para akuntan dapat
membantu para manajer dengan mendesain berbagai laporan mendetail dan metrik yang
relevan untuk mengevaluasi setiap aktivitas bisnis dalam siklus pengeluaran.

Memesan Bahan Baku, Perlengkapan, dan Jasa


Aktifitas bisnis utama yang pertama dalam siklus pengeluaran (lingkaran 1.0 dalam
figur 13-2) adalah memesan bahan baku, perlengkapan, atau jasa. Figur 13-4 menunjukkan
bahwa pemesanan ini terlebih dahulu melibatkan untuk mengidentifikasi apa, kapan, dan
berapa banyak yang dibeli , dan kemudian memilih dari pemasok mana untuk membeli.
MENGIDENTIFIKASI APA, KAPAN, DAN BERAPA BANYAK UNTUK PEMBELIAN

Sebagaimana yang ditunjukkan dalam kasus perkenalan, catatan persediaan yang tidak
akurat dapat menciptakan masalah signifikan bagi perusahaan. Oleh karena itu, akuntan dan
sistem profesional perlu memahami praktik terbaik untuk mengelola persediaan.
Economic order quantity
(EOQ)
PROSES pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan adalah menjaga stok yang
ukuran pesanan optimal cukup sehingga produksi dapat berlangsung tanpa gangguan bahkan jika persediaan yang
untuk meminimalkan biaya digunakan lebih besar dari yang diharapkan atau jika pemasok terlambat dalam pengiriman.
pemesanan, penyimpanan, Pendekatan tradisional biasanya disebut sebagai pendekatan economic order quantity
dan kehabisan listrik (kuantitas pesanan ekonomis EOQ) karena pendekatan ini didasarkan pada perhitungan
ukuran pesanan optimal untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan,penyimpanan, dan
kehabisan stok. Biaya pemesanan termasuk biaya terkait dengan pemrosesan transaksi
pembelian. Biaya penyimpanan adlah biaya yang dikaitkan dengan penahanan persediaan.
Biaya kehabisan stok adalah biaya yang dihasilkan dari kekurangan persediaan seperti
penjualan yang hilang atau penundaan produksi.

Aplikasi yang sebenarnya dari pendekatan EOQ berbeda- beda berdasarkan jenis
barang. Untuk barang yang berbiaya tinggi atau penggunaan tinggi, seperti chip dan layar
komputer digunakan AOE, semua tiga jenis biaya disertakan dalam formula. Bagi barang
Reorder point
berbiaya rendah atau penggunaan rendah, seperti sekrup dan pegas yang digunakan AOE
Menentukan tingkat yang untuk merakit produknya,biaya pemesanan dan penyimpanan biasanya diabaikan, dan tujuan
mana saldo persedian dari utamanya adalah untuk memelihara tingkat prsediaan yang cukup. Formula EOQ digunakan
suatu barang harus bereda untuk menghitung berapa banyak untuk memesan. Reorder point ( titik pemesanan ulang)
sebelum pesanan untuk Menentukan kapan untuk memesan. Perusahaan biasanya menetapkan reorder point
mengisi stok dimulai
berdasarkan waktu pengiriman barang dan tingkat yang diinginkan dari stok pengaman (safety
stock) untuk menangani fluktuasi yang tidak diharapkan dalam permintaan

Pendekatan EOQ tradisional terhadap pengendalian persediaan sering menghasilkan


penyimpanan sejumlah besar persediaan. Uang yang diinvestasikan dalam menyimpan
persediaan tidak menghasilkan apapun. Akibatnya , dalam tahun tahun terakhir ini banyak
perusahaan manufaktur besar di AS, termasuk Xerox,Ford,Motorola,NCR,Intel,McDonnell
materials requirements
planning MRP
Douglas, dan Delco Electronics, telah meminimalkan atau bahkan mengeliminasi sejumlah
persediaan ditangan dengan mengadopsi perencaan kebutuhan material (materials
Sebuah requirement planning) atau sistem manajemen persediaan just-in- time
pendekatan untuk
manajemen persediaan Perencanaan kebutuhan material (materials requirements planning MRP) berupaya
yang berupaya untuk
mengurangi tingkat untuk mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi
persediaan yang (Ketepatan) teknik perkiraan untuk menjadwalkan pembelian dengan lebih baik guna
dibutuhkan dengan
meningkatkan akurasi
memenuhi kebutuhan produksi. Sebagai contoh, departemen perencanaan produksi dari
(Ketepatan) teknik sebuah perusahaan menggunakan MRP akan menggunakan perkiraan penjualan untuk
perkiraan untuk menyiapkan jadwal terperinci yang menentukan jumlah masing masing produk jadi untuk
menjadwalkan pembelian
dengan lebih baik guna memproduksi dalam periode waktu tertentu, seperti tiga bulan berikutnya. Jadwal dan
memenuhi kebutuhan spesifikasi teknik ini untuk setiap produk mengidentifikasi kuantitas dari bahan baku, suku
produksi. cadang, dan perlengkapan yang diperlukan dalam produksi dan titik waktu ketika mereka
akan diperlukan. Jadi, sistem MRP mengurangi ketidakpastian mengenai kapan bahan baku
dibutuhkan dan dengan demikian memungkinkan perusahaan untuk menyimpan persediaan
lebih sedikit.

Sistem persediaan just-in-time (JIT inventory system) berupaya untuk meminimalkan,


tetapi tidak mengeliminasi secara total, persediaan barang jadi dengan membeli dan
memproduksi barang hanya sebagai respons terhadap penjualan aktual, bukannya yang
diperkirakan. Akibatnya,sistem JITditandai dengan pengiriman yang sering atas sejumlah kecil
bahan baku, suku cadang, dan perlengkapan secara langsung ke lokasi tertentu yang
memerlukannya saat mereka diperlukan, bukannya pengiriman dalam jumlah yang besar
jarang ke fasilitas pusat penerimaan dan penyimpanan.

Siklus Pendapatan FIGUR 13-4


Diagram Arus Data Tingkat I :
Memesan Bahan Baku,
Perlengkapan, dan Jasa
(dijelaskan dengan
menyertakan ancaman)
1.1 Menentukan
Siklus Pengeluaran Apa yang
dipesan

5 6

Permintaan
Pembelian
Pengendalian
Persediaan dan
Persediaan
Berbagai Departemen

1.2 Memilih
Pemsok
Salinan Pesanan
Pembelian
Departemen Pemasok
7 8 9
Penerimaan
10 11

Pesanan Pesanan
Pembelian Pembelian

Pemasok

Oleh karena itu, pabrik yang menggunakan sistem JIT akan memiliki beberapa dok penerimaan,
masing masing ditugaskan untuk menerima pengiriman barang yang diperlukan di pusat
kerja terdekat. Sebuah perbedaan antara sistem MRP dan JIT adalah penjadwalan produksi.
Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi penjualan yang diperkirakan. Sehingga
membuat kuantitas optimal pada persediaan barang jadi. Sistem JIT menjadwalkan
produksi sebagai respon terhadap permintaan pelanggan, sehingga secara virtual
mengeliminasi persediaan barang jadi, tetapi perlu menyimpan bahan baku dalam jumlah
yanngg cukup dalam rangka untuk menyesuaikan produksi dengan cepat sebagia respons
terhadap permintaan pelanggan. Baik sistem MRp maupun JIT dapat mengurangi biaya daan
meningkatkan efisieni. Memilih antara keduanya tergantung, sebagian. Pada jenis produk ang
dijual perusahaan sistem MRP lebih efektif digunakan dengan produk yang memiliki pola
permintaan yang dapat diprediksi,seperti bahan pokok konsumen. Untuk barang seperti itu,
perusahaan dapat merencanakan pembelian untuk meminimalkan kehabisan stok (dengan
kerugian penjualan yang dihasilkan) sementara secara bersama meminimalkan risiko kelebihan
stok dan biaya yang mengikuti dari menurunkan atau membongkar persedian yang lebih.
Sebaliknyasistem persediaan JIT berguna terutama bagi produk yang relatif memiliki siklus
hidup yang pendek dan pemintaannay tidak dapat diprediksi dengan akurat, seperti mainan
yang dikaitkan dengan film-film tertentu. Dalam kasus seperti itu penting bagi bisnis untuk
mampu meningkat produksi dengan cepat guna memenuhi permintaan yang tidak diantisipasi
untuk menghindari akumulasi persediaan dalam jumlah besar yang harus diturunkan untuk
cuci gudang karena produk tidak lagi dalam permintaan.

Sebuah permintaan untuk membeli barang atau perlengkapn dipicu baik oleh fungsi
pengendalian persedian maupun ketika pegawai memberitahukan kekurangan bahan. Sistem
pengendalian persediaan canggih yang digunakan dalam perusahhan manufaktur besar,
seperti IBM atau ford,secara otomatis menghasilkan permintaan pembelian ketika kuantitas
dari sebuah barang di tangan berada di bawah titik pemesanan kembalinya. Dalam perusahaan
perusahaan kecil, meskipun demikian , para pegawai yang menggunakan barang mencatat
ketika stok menipis dan meminta barang tersebut dipesan ulang. Terlebih lagi bahkan dalam
perusahaan yang lebih besar, para pegawai biasanya mengajukan permintaan untuk memesan
ulang perlengkapan kantor.

Terlepas dari sumbernya, kebutuhan untuk membeli barang atau perlengkapan sering
menghasilkan penciptaan sebuah permintaan pembelian (purchase requisition) yang
mengidentifikasi requisitioner (orang yang mengeluarkan pesanan pembelian);mmenentukan
lokasi pengiriman dan tanggal yang diperlukan; mengidentifikasi nomor barang barang,
deskripsi kuantitas, dan harga diri setiap barang yang diminta; dan mungkin akan menyarankan
seorang pemasok. Orang yang menyetujui permintaan pembelian mengidikasikan nomor
departemen dan nomor rekening kemana pembelian seharusnya dibebankan

Meminimalkan jumlah data yang harus dimasukkan secara manual meningkatkan baik
efisiensi maupun ketepatan. Dengan demikian, pegawai yang memulai permintaan
pembeliaan hanya perlu melengkapi data pemasok (vendor), tanggal yang diperlukan, dan
lokasi (kemana barang dagangan dikirimkan) dan nomor serta kuantitas barang yang diminta
dalam bagian detail. Sistem kemudian menarik informasi relevan lainnya dari file induk terkait.
Hal ini perlu dijalankan; untuk membuat pegawai lebih mudah untuk mempelajari bagaimana
manjalankan tugas pekerjaan baru yang timbul dari promosi atau transfer.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Catatan persediaan yang tidak akurat dapat menyebabkan kehabisan stok yang akan
mengakibatkan pada hilangnya penjualan atau menyimpan persediaan berlebih yang dapat
meningkatkan biaya(ancaman 5). Untuk mengurangi risiko pada masalah ini, metode
persediaan perpetual seharusnya digunakan untuk memastikan bahwa informasi mengenai
stok persediaan selalu terbarui (pengendalian 5.1). meskipun dengan demikian, kesalahan
entri dapat data dapat menyebabkan catatan persediaan perpetual yang tidak akurat karena
pengetik ahli juga mebuat kekeliruan. Oleh karena itu, diperlukan penggunaan teknologi
informasi (pengendaliaan 5.2) untuk mengeliminasi kebutuhan bagi entri data manual agar
dapat meningkatkan ketetapan pencatatan perpetual.

Pemberian kode batang adalah salah satu opsi, tetapi ini bukan yang paling ampuh.
Kesalahan masih dapat terjadi jika pegawai berupaya untuk menghemat waktu dengan
memindai satu barang dan kemudian memasukkan kuantitas secara manual. Sebagai contoh,
sebuah toko grosir memesan 12 jenis dari soda merek pribadi, petugas penerimaan mungkin
memindai hanya satu kaleng dan kemudian memasukkan jumlah yang beli secara manual. Oleh
karena semua rasa pada harga yang sama, jumlah dari pembelian dihitung dengan benar.
Meskipun demikian, catatan persediaan perpetual akan menjadi salah, karena hitungan pasti
dan rasa yang dibeli tidak di catat dengan benar.

Melekatkkan label RFID ke masing-masing produk dapat mengeliminasi masalah yang


baru saja didiskusikan karena pembaca secara otomatis mencatat setiap barang. Teknologi
RFID juga lebih efisien daripada kode batang karena tidak perlu bagi manusia untuk
menyelaraskan kode batang pada produk dengan pembaca. Meskipun demikian, teknologi
RFID lebih mahal dibandingkan kode batang dan tidak dapat digunakan untuk setiap jenis
barang.

Penting juga untuk menghitung persediaan di tangan secara periodik dan menyelidiki
setiap ketidaksesuaian antara hitungan tersebut dan catatan persediaan perpetual
(pengendalian 53 dalam tabel 13-2). Satu satu perhitungan persediaan fisik tahunan umumnya
tidak akan cukup untuk memelihara catatan persediaan secara akurat, terutama bagi sistem
MRP dan JIT. Sebaliknya, analisis biaya ABC seharusnya digunakan untuk mengklasifikasikan
barang berdasakan kepentingannya: barang yang paling penting (barang A) seharusnya
dihitung paling sering. Jika perhitungan interim tersebut dapat mengungkapkan diskrepansi
yang signifikan dengan catatan persediaan,perhitungan komprehensif atas seluruh persediaan
harus segera dilakukan. Pendekatan ini mungkin telah memperingatkan manajemen di pabrik
wichita AOE dalam kasus perkenalan bab mengenai kekurangan komponen kunci dengan lebih
dini untuk menghindari penundaan produksi.

Ancaman lainnya adalah pembeliaan barang yang sangat ini tidak diperlukan. Catatan
persediaan perpetual yang akurat (pengendalian 6.1) memastikan validitas permintaan
pembelian yang dihasilkan sistem pengendalian persediaan secara otomatis. Para penyelia
perlu meninjau dan menyetujui permintaan pembelian (pengendalian 6.2) yang dimulai dari
masing masing pegawai. Sebuah masalah terkait adalah berbagai pembelian barang yang
sama oleh subunit yang berbeda dari perusahaan. Akibatnya, perusahaan mungkin menyimpan
persediaan yang lebih besar dibandingkan dengan persediaan yang diinginkan dan mungkin
akan gagal dalam memanfaatkan diskon volume yang tersedia. Sebuah fungsi pembelian
tersentralisasi pengendaliaan 6.3) menanggulangi ancaman semacam ini.

MEMILIH PEMASOK

Setelah kebutuhan untuk membeli telah diidentifikasi, langkas=h selanjutnya adalah


memilih pemasok. Para agen pembeliaan (terkadang disebut sebagai pembeli) biasanya
menjalankan tugas ini. Dalam perusahaan manufaktur seperti AOE, fungsi pembelian
berkaitan erat dengan siklus produksi. Jadi, seperti yang ditunjukkan figur 12-1, Ryan
McDAniel, kepala departemen pembelian AOE, melaporkan langsung ke LeROy Williams, wakil
presiden manufaktur.

PROSES Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan ketika memilih pemasok:

Harga
Kualitas bahan baku
Keandalan dalam pengiriman

Perlu diperhatikan bahwa mengevaluasi pemasok yang tepat melibatkan lebihdari


sekadar membandingkan harga. Perusahaan juga mengeluarkan biaya, seperti pengerjaan
ulang dan bahan yang tersisa setelah produksi ( scrap), terkait dengan kualitas dari produk
yang dibeli. Ada pula biaya yang terkait dengan kinerja pengiriman pemasok ( seperti masalah
yang dijelaskan dalam kasus perkenalan di pabrik Daytom AOE). Keandalan pemasok sangat
penting terutama bagi perusahaan yang menggunakan sistem JIT karena pengiriman yang
terlambat dapat memberhentikan seluruh sistem.

Setelah pemasok telah dipilih bagi produk, identitas pemasok harus menjadi bagian
dari catatan induk persediaan produk untuk menghndari pengulangan proses pemilihan
pemasok untuk setiap pemesanan selanjutnya. (Dalam beberapa kasus, meski demikian,
seperti pembelian barang berbiaya tinggi dan penggunaan rendah, manajemen mungkin
secara eksplisit ingin mengevaluasi ulang seluruh pemasok potensial setiap kali produk
dipesan). Sebuah daftar pemasok alternatif potensial bagi setiap barang seharusnya juga
dipelihara, untuk mengantisipasi bila pemasok utama kehabisan stok barang yang dibutuhkan.

Pesanan pembeliaan (purchase order) (figur 13-5) adalh dokuen atau formulir
elektronik yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk
tertentu pada harga yang ditentukan. Ini juga merupakan sebuah janji untuk membayar dan
menjadi sebuah kontrak setelah pemasok menerimanya. Pesanan pembeliaan mencakup nama
pemasok dan agen pembeliaan, tanggal pesanan dan pengiriman yang diminta, lokasi
pengiman dan metode pengiriman, serta informasi mengenai barang yang dipesan. Seringkali
beberapa pesanan pembeliaan dihasilkan untuk mengisi satu permintaan pembeliaan,karena
vendor yang berbeda mungkin menjadi pemasok yang ditunjuk untuk berbagai barang yang
diminta. Kuantitas yang dipesan mungkin juga berbeda dari yang diminta, untuk mengizinkan
pembeli mengambil manfaat dari diskon kuantitas.

Banyak perusahaan memelihara persetujuan pembeliaan khusus dengan pemasok


penting. Sebuah pesanan pembelian selimut (blanket purchase order) atau pesanan
menyeluruh adalah sebuah komitmen untuk membeli barang tertentu pada harga yang telah
ditentukan dari pemasok untuk jangka yang telah ditetapkan, seringnya setahun. Pesanan
pembelian selimut mengurangi ketidakpastian dari pembeli mengenai sumber bahan baku
yang dapat diandalkan dan membantu pemasok merencanakan kapasitas dan operasinya
dengan lebih efektif.

Pemicu biaya besar dalam fungsi pembeliaan adalah jumlah pesanan pembelian yang
diproses. Oleh karena itu, menemukan cara untuk mengurangi jumlah pesanan yang diproses
dan mempersingkat langkah langkah yang terlibat dapat menghasilkan penghematan yang
signifikan. Penggunaan EDI adalah salah satu cara untuk meningkatkan proses pembelian.EDI
mengurangi biaya dengan mengeliminasi pekerjaan klerikal yang terkait dengan mencetak dan
mengirimkan dokumen kertas. Waktu antara mengenali kebutuhan untuk memesan kembali
sebuah barang dan selanjutnya menerimanyajuga dapat dikurangi. Akibatnya, risiko dari
kehabisan stok akan berkurang, yang dapat meningkatkan profitabilitas secara signifikan. Di
masa lalu,EDI sangat mahal karena ia menggunakan jaringan dan perangkat lunak hak milik
pihak ketiga. Meskipun demikian, pengembangan standar bagi EDI melalaui internet (EDINET),
seperti protokol AS2 untuk mengamankan pertukaran elektronik atas dokumen, telah
memotong biaya EDI secara drastis. Sebagai contoh,AS2 memungkinkan bagi pengirim untuk
mengkodekan dan penerima dengan benar memecahkan kode (decode) pesanan pembelian
dan dokumen lainnya.

Program vendor managed inventory menyediakan sarana lain untuk mengurangi


pembelian dan biaya persediaan. Sebuah program vendor managed inventory (VMI-
persediaan vendor yang dikelola) secara esensial mengalihdayakan sebagian besar dan
pengendalian persedianan dan fungsi pembelian: para pemasok diberi akses terhadap data
penjualan dan Persediaan dan diotorisasi secara otomatis untuk mengisi kembali persediaan
ketika stok jatuh pada titik pemesanan ulang yang telah ditentukan. Persetujuan ini memotong
biaya penyimpanan dengan mengurangi jumlah persediaan di tangan dan menurunkan biaya
pemrosesan dengan mengeliminasi kebutuhan untuk menghasilkan dan mempertukarkan
pesanan pembeliaan formal.

Pelanggan terbaik ( reverse auction) menyediakan teknik lain untuk mengurangi biaya
yang terkait pembelian. Dalam pelelangan terbalik, para pemasok bersaing dengan dengan
satu sama lain untuk memenuhi permintaan pada harga rendah. Meskipun pelelangan terbalik
dapat menghasilkan penghematan biaya yang signifikan, karena fokus utamanya adalah harga,
pelelangan ini mungkin cocok untuk membeli barang komoditas dibandingkan komponen
penting yang berkualitas, keandalan vendor, dan kinerja pengirimannya sangat penting.

Salah satu cara untuk mengurangi biaya yang terkait pembelian lainnya adalah
melakukan audit pre-award.audit pre- award biasanya digunakan untuk pembelian besar yang
melibatkan tawaran formal oleh pemasok. Auditor internal mengunjungi setiap pemasok
potensial yang telah membuat potongan final dalam proses pembuatan kontrak untuk
memverifikasikan ketepatan tawarannya. Audit pre-award biasanya mengidentifikasi
kesalahan matematis sederhana dalam formula pemberian harga yang rumit dan diskrepansi
lain, ketika dikoreksi, yang dapat memberikan penghematan yang cukup.

FIGUR 13-5 EDI, vendor -managed inventory,pelelana=gan terbalik, dan audit pre-award adalah
Contoh Pesanan
Pembelian (bagian-
teknik teknik untuk mengurangi biaya terkait pembelian bahan baku dan persediaan barang
bagian yang jadi. Perkembangan TI baru dapat juga mengubah bagaimana perusahaan menghitung
ditebalkan telah persediaannya. Secara tradisional, sebagian besar perusahaan telah menggunakan LIFO,
dicetak sebelumnya

Alpha Omega Electonics No. 2463


Alamat 2431 Broadfort Lane Gunakan nomor diatas sebagai referensi pada semua faktur dan
Penagihan: San Fransisco, CA94403 dokumen pengiriman
(314) 467-2341
PESANAN PEMBELIAN
Kepada: Best office supply Dikirimkan ke: AOE, lnc
4567 olive Blvd 1735 Sandy Dt
Dayton, OH 3342-1234 Dayton,OH 33421-2243

Nomor Tanggal pesanan : Nomor permintaan: Pembeli: Syarat:


Vendor: 07/03/2014 89010 Fred Mozart 1/10.n/30
121
F.O.B.: Dikiril melalui: Tanggal pengiriman: catatan
Tujuan Pilihan anda 07/15/2014
Barang Nomor barang Kuantitas deskripsi Harga /unit
1 32047 15 kotak Kertas Xerox 420,berat20,10 kotak rim $33,99
2 80170 5 kotak Moore 2600 countinuos form, 20 lb $31,99
3 81756 20 kotak Kotak CD, berisi 10 $6,49
4 10407 100 CD 700 MB, 1 kotak $19,99

Disetujui oleh: Susan Beethover

FIFO, atau pendekatan rata rata tertimbang untuk menaglokasikan biaya untuk persediaan
dan harga pokok penjualan. Meskipun demikian,RFID menyediakan kemampuan untuk
melacak barang persedian individual. Jadi, RFIDmemungkinkan bagi perusahaan untuk
menghitung biaya yang terkait persediaan aktual secara lebuh akurat dengan beralih ke
metode identifikasi spesifik pada akuntansi untuk persediaan.
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN
Tabel 13-2 mencantumkan lima ancaman untuk menempatkan pesanan dengan
pemasok. Salah satunya (ancaman 7) melibatkan pembelian barang pada harga melambung.
Biaya komponen yang dibeli menunjukkan sebuah porsi substansial dari total biaya beberapa
produk yang di produksi. Oleh karena itu, perusahaan perusahaan berjuang untuk
mengamankan harga terbaik bagi barang barang yang mereka beli. Beberapa produser dapat
membantu memastikan perusahaan tidak membayar terlalu banyak untuk produk tertentu.
Daftar harga bagi barang yang sering dibeli seharusnya disimpan dalam komputer dan
dikonsultasikan ketika pesanan dibuat (pengendalian 7.1). harga dari barang barang berbiaya
rendah dapat langsung ditentukan dari katalog. Tawaran kompetitif dan tertulis seharusnya
diminta untuk produk berbiaya tinggi dan khusus (pengendalian 7.2). Pesanan pembelian
seharusnya ditinjau ( pengendalian 7.3) untuk memaastikan bahwa kebijakan ini telah diikuti.

Anggaran (pengendalian 7.4)nuga membantu dalam pengendalian biaya pembelian.


Pembelian seharusnya dibebenkan ke sebuah rekening yang merupakan tanggung jawab dari
seseorang atau departemen yang menyetujui permintaan. Biaya yang sebenarnya (aktual)
seharusnya dibandingkan secara periodik dengan potongan anggaran. Untuk memfasilitasi
pengendalian, laporan ini harus menekankan steiap penyimpangan yang signifikan dari jumlah
yang dianggarkan untuk penyelidikan lebih lanjut (prinsip dari manajemen dengan
pengecualian)

Dalam upaya untuk mendapatkan harga yang mungkin rendah, ancaman lainnya
adalah membeli produk berkualitas inferior. Produk ini dibawah standar dapat menghasilkan
penundaan produksi yang mahal. Terlebih lagi, biaya scrap dan pengerjaan ulang sering
menghasilkan biaya total produksi lebih tinggi dibandingkan jika ahan baku berkualitas tinggi
dan lebih mahal yang telah dibeli sebelumnya. Melalui pengalaman, para pembeli biasa
mempelajari pemasok mana yang menyediakan barang berkualitas terbaik pada harga yang
kompetitif. Pengetahuan yang informal tersebut harus digabungkan ke dalam prosedur
pengendalian formal sehingga tidak hilang ketika seorang pegawai tertentu meninggalkan
perusahaan. Salah satu praktik terbaik adalah menetapkan daftar pemasok yang disetujui dan
diketahui menyediakan barang dengan kualitas yang dapat diterima (pengendalian 8.1).
Pesanan pembelian seharusnya ditinjau untuk memastikan bahwa hanya para pemasok yang
disetujui ini yang digunakan (pengendalian 8.2). selain itu, sistem informasi akuntansi harus
mengumpulkan data kualitas produk yang detail (pengendalian 8.3). sebagai contoh, AOE
dapat mengukur kualitas dari produk pelanggan dengan melacak sebarapa sering barangnya
gagal melalui inspeksi dalam departemen penerimaan dan jumlah produksi yang harus
dikerjakan ulang atau dibatalkan karena bahan baku dibawah standar. Manajer pembelian
seharusnya secara teratur meninjau data tersebut u untuk memelihara dan merevisi daftar
pemasuk yang disetujui. Akhitnya, manajer pembelian harus diminta pertanggungjawabannya
untuk total biaya pembelian (pengendalian 8.4) yang menyertakan tidak hanya harga
pembelian, tetapi juga biaya kualitas yang berhubungan dengan pengerjaan ulang dan scrap.
Melakukan hal ini mensyaratkan desain sistem untuk melacak biaya terakhir, sehingga dapat
dialokasikankembali ke departemen pembalian.
Sebagaiman yang ditunjukkan dalam kasus perkenalan, masalah potensial lainnya
adalah kiinerja yang tidak dapat diandalkan oleh pemasok (ancaman 9 tabel 13-2). Salah satu
cara untuk mengurangi risiko masalah dengan ketergantungan pemasok adlah mensyaratkan
pemasok tersebut agar memiliki sertifikasi dengan memenuhi standar kualitas internasional.
Seperti ISO 9000 (pengendalian 9.1). meskipun demikian, sistem informasi akuntansi
seharusnya juga didesain untuk menangkap dan melacak informasi mengenai kinerja pemasok
(pengendalain 9.2). sebagai contoh, AOE dapat melacak tanggal pengiriman aktual versus yang
dijajikan. Memang, sistem ERP dapat dikonfigurasikan secara otomatis untuk menghasilkan
laporan pesanan pembelian yang belum dikirimkan dalamperiode waktu yang dijanjikan.
Pembelian dari pemasok yang tidak diotorisasi (ancaman 10) dapat menghasilkan
berbagai masalah. Barang barang mungkin akan berkualitas inferior atau dihargai mahal.
Pembelian mungkin bahkan menyebabkan masalah hukum. Berbagai badan pemerintahan,
seperti office of foreign asset control bureau of industry and security dalam departemen
perdagangan, memelihara daftar individu dan perusahaan dengan siapa itu ilegal untuk
bertransaksi bisnis dengannya. Pemvayaran ke entitas dalam daftar tersebut dapat
menghasilkan denda yang substansial, terkadang, dan pidana penjara. Akibatnya, sistem ERP
harus dikonfigurasikan untuk mencegah penerbitan pesanan pembelian ke pemasok yang tidak
di dalam file induk yang disetujui pengendalian 10.1). seluruh pesanan pembelian seharusnya
ditinjau untuk memastikan bahwa hanya para pemasok yang disetujui yang digunakan
(pengendalian 10.2). ini penting terutama untuk membatasi akses terhadap daftar untuk
semua perubahan yang tidak diotorisasi.
Menggunakan EDI untuk pesanan pembelian memerlukan prosedur pengendalian
tambahan. Akses ke sistem EDI seharusnya dikendalikan dan dibatasi ke personel yang
diotorisasi melalui penggunaan kata sandi (password),ID pengguna, matriks kontrol akses,dan
pengendalian akses fisik. Prosedur untuk memverifikasi dan mengautentifikasi transaksi EDI
juga diperlukan. Sebagian besar sistem EDI diprogram untuk mengirimkan sebuah pengakuan
bagi setiap transaksi, yang menyediakan sebuah pengecekan akurasi yang belum sempurna.
Perlindungan lebih lanjut terhadap masalah transmisi,yang dapat menghasilkan hilangnya
pesanan, disediakan pada waktu menstempel dan penomoran seluruh transaksi EDI.
Perusahaan seharusnya memelihara dan meninjau sebuah log secara periodik atas seluruh
transaksi EDI untuk memastikan bahwa semuanyatelah diproses dan bahwa kebijakan yang
ditetapkan diikuti. Enskripsi dapat memastikan privasi dari transaksi EDI, yang terutama
penting bagi tawaran kompetitif. Tanda tangan digital seharusnya digunakan untuk
memastikan autensitas (keaslian)ndari transaksi.
Berbagai ancaman terkait kebijakan juga timbul dengan EDI,yang masing-masing harus
ditutupi dalam perjannjian perdagangan. Contoh isu ini termasuk sebagai berikut.
Pada titik proses apa pesanan dapat dibatalkan?
Pihak mana yang bertanggung jawab untuk biaya pengiriman kembali jika syarat kontrak
tersebut tidak diikuti?
Pihak mana yang bertanggung jawab untuk kesalahan dalam kode batang,tag RFID, dan
label?
Apa yang terjadi jika kesalahan dala sistem penjualan perusahaan pembelian
menyebabkan kesalahan tambahan dalam jumlah barang yang disediakan pemasok?
Dapatkah pemasok mengirimkan lebih banyak persediaan daripada yang dipesan jika
dengan melakukannya mengurangi total biaya pengiriman karena ini menghasilkan
muatan truk penuh,bukannya sebagian?

Tabel 13-2 menunjukkan bahwa penyuapan (kickbacks), yang merupakan hadiah dari
pemasok ke agen pembelian untuk tujuan mempengaruhi proses pilihan mereka mengenal
pemasok, adalah ancaman yang lainnya. Bagi penyuapan untuk membuat alasan
ekonomi,pemasok harus menemui cara untuk memulihkan uang yang dihabiskan pada
sogokannya. Ini biasanya dicapai dengan harga yang melambung pada pembelian berikkutnya
atau dengan menggantikan barang berkualitas rendah. Bahkan jika tidak ada masalah ini yang
terjadi penyuapan mengganggu objektivitas pembeli.

Untuk memcegah penyuapan, perusahaan harus melarang agen pembelian menerima


segala hadiah (pengendalian 11.1) dari pemasok yang potensial atau yang sudah ada. (pernak-
pernikyang jelas-jelasbernilai rendah mungkin diizinkan).kebijakan ini harusnya menerapkan
tidak hanya terhadap hadiah barang yang berwujud, tetapi juga terhadap jasa. Sebagai contoh,
perencana pertemuan harus diionfirmasikan bahwa ini melawan kebijakan perusahaan untuk
menerima poin pelancong sering dari hotel untuk pemesanan pertemuan perusahaan disana.
Melatih pegawai untuk bagaimana merespons hadiah yang tidak diinginkan dari pemasok
juga penting,karena banyak skema penyuapan dimulai ketika pemaasok yang tidak etis
mengirimkan semacam hadiah apresiasi , biasanya dalam bentuk tunai, kepada pegawai
yang tidak waspada. Setelah pegawai menerima hadiah tersebut pemasok mengancam untuk
mengungkap pembayaran tersebut terhadap ke seorang penyelia kecuali pegawai membuat
pembelian tambahan dari pemasok.

Rotasi pekerjaan (pengendalian11.2) adalah pengendalian penting lainnya untuk


mengurangi risiko atas penyuapan: agen pembelian seharusnya tidak berhadapan dengan
pemasok yang sama terus menerus, karena melakukannya meningkatkan risiko bahwa agen
tersebut mungkin tergoda dengan godaan konstan yang ditawarkan oleh pemasok yang tidak
etis. Jika perusahaan terlalu kecil untuk merotasi tugas pekerjaan antar-agen pembelian yang
berbeda, ia seharusnya secara periodik melakukan sebuah audit yang mendetail terhadap
aktivitas agen pembelian. Agen pembelian juga harus disyaratkan untuk mengambil waktu
berlibur yang dialokasikan setiap tahun, karena banyak penipuan ditemukan ketika pelaku
absen dan tidak mampu untuk terus menutupi aktivitas tudak sah tersebut. Terakhir, agen
pembelian harus disyaratkan untuk menandatangani konflik tahunan atas pernyataan
kepentingan (pengendalian 11.3) mengungkap setiap kepentingan keuangan yang mungkin
mereka miliki dalam pemasok saat ini atau potensial.

Penyuapan sangat sulit dicegah,sehingga pengendalian detektif juga diperlukan. Fokus


13-1 mendiskusikan satu pengendalian deteksi yang efektif: audit pemasok (pengendalian
11.4).

Penerimaan
Aktivitas bisnis besar kedua dalam siklus pengeluaran (lingkaran 2.0 dalm figur 13-2) adalah
penerimaan dan penyimpanan atas barang yang dipesan. Figur 13-6 menunjukkan dua jenis
sebagai proses yang berbeda karena masing-masing dijalankan oleh suatu fungsi organisasi
yang berbeda. Departemen penerimaan bertamggung jawab untuk menerima pengiriman dari
para pemasok. Ia biasanya melapor ke manajer gudang, yang kemudian melapor ke wakil
direktur mannufaktur. Departemen penyimpanan persedian, yang juga melapor ke manajer
gudang, yang bertanggung jawab untuk yang menyimpan barang. Informasi mengenai tanda
terima barang dagangan yang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi pengendalian
persedian untuk mempengaruhi catatan persedian.

PROSES

Ketika pengiriman tiba, seorang petugas penerimaan membandingkan nomor pesanan


pembelian yang direfensikan pada slip pengepakan pemasok dengan pesanan pembelian
terbuka untuk memverifikasi barang yang dipesan. Petugas penerimaan kemudian menghitung
kuantitas atas barang yang dikirimkan. Sebelum melakukan rute persedian ke gudang atau
pabrik, petugas penerimaan juga harus memeriksa setiap pengiriman sebagai tanda-tanda atas
kerusakan yang jelas.

Laporan penerimaan (receiving report) mendokumentasikan detail-detail mengenai


setiap pengiriman,termasuk tanggal terima,pengirim,pemasok,dan nomor pesanan pembelian.
Untuk setiap barang yang diterima, ia menunjukkan nomor barang =, deskripsi,unit ukuran,dan
kuantitas (jumlah). Laporan penerimaan juga berisi ruang untuk mengidentifikasi orang ayng
menerima dan menginspeksi barang serta untuk penjelasan mengenai kualitas barang yang
diterima .
FOKUS 13-1 Audit pemasok: sebuah cara untuk mengendalikan pembalian
Audit pemasok mungkin salah satu dari alat terbaik 4. Biaya hiburan tinggi dalam hal presentase dari
untuk menilai efektifitas dari pengendalian siklus penjualan kotor pemasok tersebut
pengendalian siklus pengeluaran. Audit ini 5. Pemasok mengirimkan faktur ketiga yang
mensyaratkan adanya auditor internal yang diubah atau fiktif
mengunjungi kantor pemasok untuk mengecek 6. Alamat pemasok dalam faktur fiktif.
catatannya. Tujuannya adalah untuk
mengidentifikasi pemasok yang cenderunng terkait
dengan masalahseperti, penyuapan, bendera Audit pemasok dapat menghasilkan pengembalian
merahyang mengidentifikasikan masalah (return) yang substansial. Perusahaan bisa
potensial termasuk: mendapatkan kembbali lebih dari $250.000 untuk
masalah seperti penagihan duplikat. Audit
1. Presentase besar atas penjualan kotor pemasok pemasok juga sering mencakup pelanggaran
adalah untuk perusahaan yang menjalankan terhadap konflik perusahaan dari kebijakan bunga.
audit pemasok Menariknya, banyak pemasok mendukung ide atas
2. Metode penetapan harga pemasok berbeda audit pemasok karena karena proses tersebut
dari praktik industri standar memberi mereka sebuah alasan bagus untuk
3. Pemasok tidak memiliki peralatan yang ia sewa tidak menawarkan agen pembelian menerima
tetapi ia sendiri menyewakan peralatan hadiah atau hiburan.
tersebut dari pihak ketiga

Tiga pengecualian yang mungkin terhadap proses ini adalah (1) menerima kuantitas barang
yang berbeda dari jumlah yang dipesan, (2) menerima barang rusak, atau (3) menerima barang
berkualitas inferior yang gagal inspeksi. Dalam seluruh tiga kasus tersebut, deparyemen pembelian
harus mengatasi situasi dengan pemasok. Biasanya pemasok akan memberi pembeli izin untuk
mengoreksi faktur bagi ketidaksesuaian (diskrepansi) dalam kuantitas.dalam kasus barang rusak atau
kualitas buruk, sebuah dokumen yang disebut memo debit disiapkan seetelah pemasok setuju
mengambil setuju mengambil kembali barang atau memberikan pengurangan harga. Memo debit
(debit memo) mencatat penyesuaian yang diminta. Satu salinan memo debit dikirimkan pemasok,
yang berikutnya membuat dan mengembalikan sebuah memo kredit dalam pengakuan.
Departemenutang diberitahu dan menyesuaikan saldo rekening terutang kepada pemasok tersebut.
Sebuah salinan memo debit menyertai barang ke departemen pengiriman untuk mengotorisasi
returnya ke pemasok.

Menghitung dan mencatat pengiriman persediaan adalah sebuah tugas intensif tenaga kerja.
Salah satu cara bagi perusahaan seperti AOE untuk meningkatkan efisiensi dari proses ini adalah
mensyaratkan pemasok untuk menempel kode batang atau label RFID ke produk-produknya.
Pendekatan tersebut meringkas perhitungan barang diterima tetapi tidak mengeliminasi kebutuhan
untuk menginspeksi kualitas.

EDI dan teknologi satelit menyediakan cara lain uuntuk meningkatkan efisiensi logistik ke
dalam (inbound). Pemberitahuan pengiriman di awal EDI menginformasikan perusahaan Ketika
produk telah dikirimkan. Dengan menggunakan perusahaan pengiriman yang truknya dilengkapi
dengan terminal data yang bertautan dengan satelit, sebuah bisnis dapat melacak lokasi pasti dari
seluruh pengiriman yang datang dan memastikan bahwa staf yang cukup akan berada di sana untuk
membongkar truk. Para pengemudi truk juga dapat diarahkan untuk menarik ke dok pemuatan
tertentu yang paling dekat dengan tempat yang mana barang akan digunakan.
2.1
FIGUR 13-6 Barang & Menerima
Diagram Arus Data Barang
Slip Pengepakan Pesanan
Tingkat I : Penerimaan Pemasok
(dijelaskan dengan Pembelian
menyertakan ancaman) 12 13

14 15
Pemasok
Persediaan Barang & Laporan
Penerimaan
Pemberitahuan
ke Penerimaan
2.2 untuk Barang
Pengendalian Barang & Laporan Transfer barang ke yang dipesan
Persediaan & Penerimaan penyimpanan atau kembali Siklus
Berbagai departemen Pendapatan
Departemen persediaan

Laporan Penerimaan 13 15

Utang

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN


Menerima pengiriman barang yang tidak dipesan (ancaman 12) menghasilkan biaya-biaya yang
terkait dengan pembongkaran, penyimpanan, dan kemudian pengembalian barang-barang tersebut.
Prosedur pengendalian terbaik untuk menanggulangi ancaman ini adalah mengintruksikan
departemen penerimaan untuk menerima hanya pengiriman yang ada dalam pesanan pembelian
yang disetujui (pengendalian 12.1). Itulah mengapa figur 13-6 menunjukkan departemen
penerimaan perlu akses untuk membuka file pesenan pembelian.

Ancaman lain adalah pembuatan kesalahan dengan menghitung barang yang diterima.
Menghitung dengan benar kuantitas yang diterima sangat penting untuk memelihara catatan
persediaan perpetual yang akurat. Ini juga memastikan bahwa perusahaan membayar hanya barang
yang benar-benar diterima. Untuk mendorong petugas penerimaan agar tepat menghitung apa yang
dikirimkan, banyak perusahaan mendesain sistem pemrosesan permintaan sehingga ketika meninjau
pesanan pembelian terbuka, para pekerja dok menerimaan tidak melihat kuantitas yang dipesan
(pengendalian 13.1). (Jika dokumen kertas masih digunakan,field kuantitas yang dipesan digelapkan
dalam salinan departemen penerimaan atas pesanan pembelian). Meskipun demikian, petugas
penerimaan masih mengetahui kuantitas barang yang diharapkan karena pemasok biasanya
menyetakan sebuah slip pengepakan dengan setiap pesanan. Akibatnya, ada godaan untuk hanya
melakukan perbandingan visual kilas atas kuantitas yang diterima dengan yang diindikasikan dalam
slip pengepakan, untuk dengan cepat rute barang ke tempat dimana barang dibutuhkan. Oleh karena
itu, perusahaan harus dengan jelas berkomunikasi pada petugas penerimaan akan pentingnya
menghitung secara cermat dan akurat seluruh pengiriman. Sebuah cara komunikasi efektif adalah
mensyaratkan petugas penerimaan untuk tidak hanya mencatat kuantitas yang diterima, tetapi juga
menandatangani laporan penerimaan atau memasukkan nomor ID pegawainya dalam sistem
(pengendalian 13.2). prosedur seperti itu mengindikasikan sebuah asumsi atas tanggung jawab, yang
biasanya menghasilkan pekerjaan yang lebih rajin. Bebrapa perusahaan juga menawarkan bonus
(pengendalian 13.3) bagi petugas penerimaan untuk menangkap ketidaksesuaian antara slip
pengepakan dan kuantitas aktual yang diterima sebelum orang mengirim pergi. Di manapun layak,
penggun..n kode barang dan lebel RFID (pengendalian 13.4) dapat mengurangi kesalahan yang tidak
disengaja dalam perhitungan secara signifikan. Terakhir, sitem ERP harus dikonfigurasikan secara
otomatis untuk menandai ketidaksamaan antara hitungan penerimaan dan kuantitas pesanan yang
melebihi tingkat toleransi yang telah ditentukan sebelumnya sehingga dengan segera dapat disilidiki
(pengendalian 13.3).

Sejauh ini, diskusi telah memusatka pada pembelian barang persediaan, prosedur-prosedur
yang berbeda diperlukan untuk mengendalikan pembelian jasa, seperti pekerjaan pengecatan dan
pemeliharaan. Tantangan besar dalam area ini adalah menetapkan bahwa jasa ini benar-benar
dijalankan (ancaman 14), yang mungkin sulit. Sebagai contoh, inspeksi visual dapat mengindikasikan
apakah sebuah ruangan telah dicat; ini tidak mengungkap, meski demikian, apakah tembok layak
diberi cat dasar, kecuali inspeksi dilakukan selama proses pengecatan, yang mungkin tidak selalu
memungkinkan.

Salah satu cara untuk mengendalikan pembelian jasa adalah menahan penyelia yang sesuai
agar bertanggung jawab atas seluruh biaya yang dikeluarkan departemen tersebut. Penyelia
tersebut perlu mengakui tanda terima jasa, dan biaya-biaya terkaityang kemudian di bebanka ke
rekening yang ia pertanggungjawabkan. Biaya aktual versus biaya yang dianggarkan seharusnya
secara rutin dibandingkan dan setiap ketidaksesuaian disilidiki (pengendalian 13.4).

Sulit untuk mencegah penagihan yang curang bagi jasa. Oleh karena itu, pengendalian
detektif juga di perlukan. Salah satu tekni yang paling efektif adalah bagi fungsi audit internal untuk
menjalankan tinjauan mendetail secara periodik atas kontrak bagi jasa (pengendalian 14.2),
termasuk audit catatan pemasok, sebagai mana yang didiskusikan di Fokus 13-1.

Pencurian persediaan adalah ancaman yang lainnya. Beberapa prosedur pengendalain dapat
digunakan untuk mengamankan persediaan terhadap kehilangan. Pertama, persediaan seharusnya
disimpan dalam lokasi yang aman dengan akses yang terbatas (pengendalian 15.1). Kedua, sluruh
transfer persediaan dalam perusahaan seharusnya didokumentasikan (pengendalian 15.2). Sebagai
contoh, baik departemen penerimaan maupun departemen simpanan persediaan seharusnya
mengakui transfer barang dari dok penerimaan kedalam persediaan. Sama halnya, baik departemen
simpanan persediaan maupun produksi seharusnya mengakui keluarnya persediaan kedalam
produksi. Dokumentasi tersebut memberikan informasi yang di perlukan dalam menetapkan
akuntabilitas untuk setiap kekurangan persediaan, dengan demikian mendorong pegawai untuk
mengambil perawatan khusus untuk mencatat segala pergerakan persediaan secara akurat. Ketiga,
penting untuk menghitung persediaan ditangan secara periodik dan merekonsiliasi perhitungan
tersebut dengan persediaan (pengendalian 15.3).

Pada akhirnya, pemisahan petugas yang tepat (pengendalian 15.4) dapat lebih membantu
meminimalkan risiko pencurian persediaan. Para pegawai yng bertanggung jawab mengendalikan
akses fisik terhadap persediaan seharusnya tidak dapat menyesuaikan catatan persediaan tanpa
tinjauan dan persetujuan. Tak satu pun dari pegawai yang bertanggung jawab atas penyimpanan
persediaan maupun yang diotorisasi untuk penyesuaian catatan persediaan seharusnya bertanggung
jawab untuk fungsi penerimaan atau pengiriman.

Menyetujui Faktur Pemasok


Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktor pemasok utuk
pembayaran (lingkaran 3.0 dalam figur 13-2).

PROSES

Departemen bagian utang menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran. Sebuah kewajiban hukum
untuk membayar pemasok timbul pada saat barang diterima. Untuk alasan praktis meksi demikian,
sebagian besar perusahaan mencatat utang hanya setelah penerimaan dan persetujuan atas faktur
pemasok. Perbedaan waktu ini biasanya tidak penting bagi pembuatan keputusan harian, tetapi ini
memerlukan pembuatan jurnal penyesuaian yang sesuai untuk menyiapkan laporan keuangan yang
akurat pada akhir periode fiskal.

Ketika faktur pemasok diterima, departemen bagian utanag bertanggung jawab untuk
mencocokkannya dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan yang berkaitan kombinasi
faktur pemasok dan dokumen mendukung yang terkait ini menciptakan apa yang disebut sebagai
paket voucher (voucher package). Setelah memberi persetujuan (approvek) memverifikasi bahwa
perusahaan telah menerima apa yang telah ia pesan, faktur tersebut disetujui untuk pembayaran.

Ada dua cara untuk pemproses faktur pemasok, disebut sebagai sistem nonvoucher dan
voucher. Dalam sebuah sistem nonvoucher (nonvoucher sistem), tiap-tiap faktur yang disetujui
(bersama dengan dokumen pendukung) di-posting kecatatan pemasok individual dalam file utang
dan kemudian disimpan dalam file faktur terbuka. Ketika sebuah cek dituliskan untuk membayar
sebuah faktur, paket voucher dihapus dari file faktur terbuka, faktur ditandai dibayar, dan kemudian
paker voucher disimpan dalam file faktur dibayar. Dalam sebuah sistem voucher (voucher system),
sebuah dokumen tambahan yang disebut sebagai voucher pencairan jga dibuat ketika sebuah faktur
pemasok disetujui untuk pembayaran. Voucher pencairan (disbursemen voucher) mengidentifikasi
pemasok, mencanrumkan faktur yang beredar, dan mengidikasikan jumlah bersih untuk dibayar
setelah dikurangi dengan diskon dan potongan yang berlaku.

Sistem voucher menawarkan tiga manfaat atas sistem nonvoucher. Pertama, sistem tersebut
mengurangi jumlah cek yang perlu ditulis karena beberapa faktur mungkin disertakan dalam satu
voucher pencairan. Kedua, karena voucher pencairan adalah sebuah dokumen yang dihasilkan secara
internal, ia dapat diberi nomor sebelumnya untuk menyederhanakan pelacakan seluruh utang.
Ketiga, karena voucher menyediakan sebuah catatan ekxplisit yang faktur pemasok telah disetujui
untuk pembayaran, voucher tersebut memfasilitasi pemisahan waktu persetujuan faktur dari waktu
pembayaran faktur. Ini mempermudah menjadwalkan kedua aktivitas untuk memaksimalkan
efisiensi.

proses utang, yang mencocokkan faktur pemasok dangan pesanan pembelian dari laporan
penerimaan, adalah kandidat utama untuk otomisasi. Perusahaan global besar dapat memproses
lebih dari jutaan faktur pemasok setiap tahun. Efisiensi pemrosesan dapat ditingkatkan dengan
mensyaratkan kepada pemasok untuk menyerahkan faktur secara elektronik, dengan EDI, dan sistem
secara otomatis mencocokkan faktur-faktur tersebut dengan pesanan pembelian dan laporan
penerimaan yang sesuai. Hanya faktur pemasok yang gagal dalam proses mencocokkan ini yang
perlu di proses secara menual.

Opsi lain adalah mengeliminasi faktur pemaok. Bagaimanapun, bagi pembelian yang banyak
terjadi, perusahaan mengetahui harga barang dan jasa pada waktu mereka dipesan. Dengan
demikian, segera saat tanda terima barang atau jasa diverifikasi, seluruh informasi yang diperlukan
untuk membayar pemasok telah diketahui. Pendekatan tanpa faktur ini disebut sebagai evaluated
receipt settlement (ERS). ERS menggantiak proses pencocokan tiga cara tradisional (faktur pemasok,
laporan penerimaan, dan pesanan pembelian) dengan sebuah pencocokan dua cara atas pesanan
pembelian dan laporan penerimaan (figur 13-7). ERS menghemat waktu dan uang dengan
mengurangi jumlah dokumen yang perlu dicocokkan, karenanya, dan jumlah ketidaksesuaian
potensial. Faktanya, sistem ERS sering dikonfigurasi untuk mengotomatiskan proses pencocokan dua
cara dan secara otomatis menghasilkan pembyaran;tinjauan manual diperlukan hanya ketika ada
ketidaksesuaian antara laporan penerimaan dan pesanan pembelian . ERS juga menhemat waktu dan
biaya pemasok untuk menghasilkan dan melacak faktur. Ini adalah sebuah contoh bagaimana
perbaikan dalam proses siklus pendapatan perusahaan lainnya. Pada akhirnya, sebagaimana yang
ditunjukkan fokus 13-2, perbaikan dramatis sering dapat dihasilkan dari rekayasa ulang proses utang
itu sendiri.

Pembelian non-persediaan untuk perlengkapan mungkin menyediakan peluang besar untuk


meningkatkan efisiensi atas utang dan pengeluaran kas. Pembelian non-persediaan bisanya
mempertanggungjawabkan sebagian besar proporsi dari transaksi utang, tetapi mereprestasikan
persentase kecil dari total nilai dolar seluruh pembelian. Sebagai contoh, survei yang sponsori AICPA
menemukan bahwa lebih 60% dari seluruh faktur yang diproses oleh departemen utang adalah
untuk jumlah dibawah $2.000. kartu pengadaan menyediakan satu cara untuk mengeliminasi
kebutuhan utang bagi untuk memproses bagi banyak faktur kecil tersebut. Kartu pengadaan
(prosuremen cart) adalah kartu kredit perusahaan yang dapat digunakan para pegawai hanya para
pemasok ynag ditunjuk untuk pembeli jeni-jenis barang tertentu. Batas pengeluaran dapat diatur
untuk setiap kartu. Selain itu, nomor rekening untuk setiap kartu pengadaan dapat dipetakan
kerekening buku besar tertentu, seperti perlengkapan kantor. Kartu pengadaan menyederhanakan
utang karena perusahaan menerima satu lapotan bulanan yang merangkum pembelian non-
persediaan berdasarka kategori rekening. Kartu pengadaan juga meningkatkan efisiensi dan proses
pengeluaran kas karena perusahaan hanya membuat satu pembayaran untuk semua pembelian no-
persediaan selama satu periode waktu tertentu, bukannya membuat pembayaran tersupah kepada
sebagai pemasok.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Tabel 13-2 mengindikasikan bahwa satu ancaman adalah kesalahan dalam faktur pemasok, seperti
ketidaksesuaian antara harga yang dicantumkan dan harga aktual yang dibebankan atau salah hitung
dari total jumlah jatuh tempo. Akibatnya, ketepatan matematis dari faktur pemasok harus
diverifikasi (pengendalian 16.1) dan harga sertakuantitas yang dicantumkan disana dibandingkan
dengan yang diindikasikan pada pesanan pembelian dan laporan penerimaan. Untuk pembelian
kartu pengadaan, para pengguna harus disyaratkan untuk menyimpan tanda bukti (pengendalian
16.2) dan memverifikasi ketepatan atas laporan bulanan. Mengadopsi pendekatan ERS
(pengendalian 16.3) mengeliminasi potensi atas kesalahan dalam faktur pemasok karena perusahaan
membayar dengan mencocokkan perhitungan dari apa yang mereka terima dengan harga yang
dicantumkan ketika barang dipesan. Meskipun demikian, penggunaan ERS membuatnya penting
untuk mengendalikan akses terhadap file induk pemasok (pengendalian 16.4) dan mengawasi
seluruh perubahan yang dibuat terhadapnya karena file induk pemasoksekarang berisi informasi
mengenai harga diri berbagai barang yang dibeli. Pada saat entri data mengenai kualitas barang
diterima, sistem tersebut menggunakan harga-harga tersebut untuk menetapkan jumlah yang
dibayarkan ke pemasok. Jadi, perubahan yang tidak diotorisasi atas harga tersebut dapat
menghasilkan lebih bayar ke pemasok.

Bahkan, dengan ERS, biaya pengiriman memerlukan pertimbangan khusus karena


kompleksitas menciptakan berbagai peluang untuk kesalahan terjadi. Cara terbaik untuk mengurangi
ancaman terkain dengan pengiriman adalah menyediakan para staf pembelian dan utang dengan
pelatihan yang cukup mengenai praktikdan terminologi transportasi. Sebagai contoh, jika kontrak
pembelian mengatakan muatan penuh diizinkan, pemasok bertanggung jawab atas biaya
pengiriman. Ketika perusahaan pembelian bertanggung jawab atas biaya pengiriman, menggunakan
sebuah kurir yang ditunjuk untuk seluruh pengiriman yang datang dapat mengurangi biaya. Diskon
hanya akan terwujud, meski demikian, jika para pemasok mematuhi permintaan-permintaan untuk
menggunakan kurir tersebut. Oleh karena itu, sebuah pengendalian detektif yang penting adalah
memiliki audit internal yang secara periodik memverifikasi ketepatan atas tagihan pengiriman dan
faktur untuk memastikan bahwa perusahaan tidak sedang dibebankan untuk biaya transportasi yang
pemasok semestinya bayar (pengendalian 16.5).
Pencocokn Tiga Cara Tradsional Pendekatan Evaluated receipt Settlement (Pencocokan Dua
Cara )
1.Mengirimka
n pesanan 1.Mengirimkan 2. Menerima
pembelian ke Mengirimkan pesanan Barang dan
Mengirimkan
pemasok Salinan pembelian ke Mengisi Laporan
Salinan
Laporan pemasok Penerimaan
pesanan
Penerimaan ke
Pembelian ke Bagian Utang
Bagian Utang 2. Menerima
Barang dan
Mengisi Laporan Mengirimkan
Penerimaan Salinan pesanan Mengirimkan Salinan
Pembelian ke Laporan Penerimaan
Bagian Utang ke Bagian Utang

3. Bagian utang
Menerima faktur
pemasok
Pesanan Pembelian Laporan Penerimaan

Salinan Faktur Salinan Laporan


Pesanan Pembelian Pemasok Penerimaan

3. Menghitung jumlah yang harus


Dibayar = Kuantitas yang diterima
(dari Laporan Penerimaan) Dikalikan
Harga Per Unit (dari Pesanan
4. Apakah Kuantitas pada Faktur Pembelian)
Pemasok = Kuantitas pada Laporan
Penerimaan dan Harga pada Faktur
Pemasok = Harga yang
dicantumkan pada Pesanan
Pembelian ?

Membayar
Pemasok
Tidak Ya

Memanggil
Pemasok dan Mambayar
FIGUR 13-7
Merekonliasi Faktur
Perbandingan Pencocokan
Faktur ke Pemasok Tiga Cara Tradisional untuk
Dokumen Utang dengan Pencocokan
Pendukung Dua Cara Yang Digunakan
oleh Sistem Evaluated Receipt
Settllement (ERS)

Kesalahan dalam mencatat dan posting pembayaran ke pemasok (ancaman 17)menghasilkan


kesalahan tambhan dalam laporan keuangan dan kinerja, pada akhirnya, yang dapat berkontribusi
pada pembuatan keputusan yang buruk. Pengendalian entri data dan pemrosesan untuk memastikan
integritas pemrosesan yang didiskusikan di Bab (pengendalian 17.1) diperlukan untuk mencegah
jenis-jenis maslah ini. Salah satu pengendalian seperti itu adalah untuk membandingkan perbedaan
dalam saldo rekening pemasok dengan total jumlah dari faktur yang diproses-sebelum dan sesudah
pengecekan pemrosesan. Total dari seluruh saldo rekening pemasok (atau voucher yang belum
dibayar) yang harus direkonsiliasi secara periodik dengan jumlah dari akun kontrol utang dalam buku
besar umum (pengendalian 17.2)

PENGELUARAN KAS
Aktivitas final dalam siklus pengeluaran adalah membayar pemasok (lingkaran 4.0 dalam
figur 13-2).

FOKUS 13-2 Menerapkan Prinsip-prinsip Perbaikan Proses Manufaktur untuk Utang Usaha
Medtronic, Inc., sebuah perusahaan teknologi seluruh dokumentasi utang. Mereka kemudian
medis global, sedang mendemontrasikan bahwa mengatur ulang bilik dan meja serta
prinsip-prinsip perbaikan proses awalnya menambahkan gerobak roda baru dan keranjang
dikembangkan untuk meningkatkan aktivitas kertas untuk memotong jarak fisik sebuah
manufaktur yang juga dapat berhasil diadopsi perjalanan faktur pemasok dari 1.464 menjadi 165
untuk memperbaiki fungsi utang. Seperti kaki. Mereka juga memodifikasi proses pemindaian
kebanyakan produsen, Medtronic telah berhasil gambar agar mampu menggabungkan seluruh
menggunakan baik prinsip Six Sigma dan Lean faktur pemasok (faktur untuk pembelian
untuk merampingkan aktivitas arus kerja dan persediaan, dengan pemesanan pembelian terkait,
memperbaiki kualitas produk. Six Sigma adalah dan faktur tanpa pesanan pembelian) kedalam
sebuah filosofi yang berfokus pada perbaikan suatu antrean. Pada hari 5, tim tersebut berjalan-
kualitas dengan mengurangi kesalahan. Analisis jalan ke seluruh departemen melalui proses arus
Lean berupaya untuk meningkatkan efisiensi kerja yang direkayasa ulang.
dengan mengeliminasi kemacetan (bottlenecks) Aplikasi metronik pada teknik perbaikan
dan pengulangan. Medtronic memutuskan untuk proses menghasilkan sebuah peningkatan dramatis
mencoba menerapkan teknik-teknik sama yang dalam efisiensi dan efektifitas dari fungsi utangnya:
digunakan dalam manufaktur ke fungsi utang Waktu yang diperlukan untuk membuka
usahanya. Motivasi awal untuk melakukannya surat dan menyortir, memproses, serta
adalah pandangan bahwa transaksi keuangan, mencatat faktur pemasok menurun dari 3
sama seperti manufaktur sebuah produk, hari menjadi 1 hari
melibatkan pergerakkan sebuah barang (misalnya, Jumlah faktur yang mendiskontokan
faktur pemasok) melalui urutan langkah-langkah. pembayaran tepat waktu diambil
Medtronic mengawali serangkaian poyek meningkat sebesar 15%
lima hari yang intensif, disebut kaizen, untuk Waktu pemrosesan pembayaran dipotong
menerapkan prinsip-prinsip Sig Sigma dan Lean sebesar 50%
untuk meningkatkan utang. Pada hari 1, sebuah
tim terdiri atas para pegawai utang dan ahli Penting untuk mencatat bahwa manfaat-
perbaikan proses manufaktur dengan cermat manfaat ini diperoleh dengan pegawai yang sama
mempelajari bagaimana faktur pemasok diproses, dan telah bekerja dalam utang sebelum upaya
dimulai dari ketika surat pertama dibuka sepanjang rekayasa ulang. Ini menunjukkan bahwa ketika
jalan melalui percetakan hingga pengecekkan perusahaan sedang berusaha untuk meningkatkan
pengiriman. Pada hari 2, tim tersebut mengukur hasil, mereka harus terlebih dahulu berfokus
waktu yang diperlukan untuk menjalankan setiap dalam memperbaiki proses, bukannya mengganti
langkah dari proses dan volume dan saksi yang orang-orang yang menjalankannya.
melalui setiap langkah. Pada hari 3 dan 4, tim
tersebut membuat diagram bagan arus fisik dari

PROSES

Kurir, orang yang melapor ke bendahara, bertanggung jawab untuk membayar pemasok. Hal ini
memisahkan fungsi penyimpanan, yang dijalankan kasir,dari fungsi otorisasi dan pencatatanyang
dijalan kan oleh masing-masing departemen pembelian dan utang. Pembayaran dibuat ketika utang
mengirimkan kasir sebuah paket voucher. Meskipun banyak pembayaran tenis dibuat dengan cek,
menggunakan EFT dan FEDI semakin meningkat.
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Kegagalan untuk memanfaatkan diskon pembelian bagi pembayaran yang tepat waktu (ancaman 18)
dapat menjadi mahal. Sebagai contoh, diskon sebesar 1% untuk membayar dalam 10 hari bukannya
30 hari merepresentasikan penghematan sebesar 18% setiap tahunnya. Pengjuan yang tepat dapat
mengurangi resiko secara signifikan pada ancaman ini. Faktur yang disetujui harus diajukan
berdasarka tanggal jatuh tempo, dan sistem harus didesain untuk melacak tanggal jatuh tempo
faktur dan mencatak sebuah daftar seluruh faktur yang beredar secara periodik (pengendalian 18.1).
sebuah anggaran arus kas (pengendalian 18.2) yang mengindikasikan arus kas masuk yang
diharapkan dan komitmen yang luar biasa juga dapat membantu perusahaan berencana untuk
memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia. Informasi dalam anggaran ini berasal dari sejumlah
sumber. Piutang penyediaan proyeksi penerimaan kas dimas depan. Utang dan file pasanan
pembelian terbuka mengindikasikan jumlah komitmen terkini dan tertunda terhadap pemasok, dan
fungsi sumber daya manusia menyediakan informasi mengenai kebutuhan penggajian.
Ancaman lainnya adalah membayar untuk barang yang tidak diterima. Pengendalian yang
baik untuk mencegah ancaman ini adalah membandingkan kuantitas yang diidikasikan dalam faktur
pemasok dengan kuantitas yang dimasukkan oleh pihak pengendalian persediaan yang menerima
transfer atas barang-barang tersebut dari depertemen penerimaan. Banyak perusahaan
mensyaratkan departemen pengendalian persediaan ntuk verifikasi kuantitas dalam laporan
penerimaan sebelum dapat digunakan untuk mendukung pembayaran faktur pemasok
(pengendalian 19.1). verifikasi bahwa jasa (misalnya, pembersihan atau pengecetan) yang dilakukan
dengan cara ditagih lebih sulit. Oleh karena itu, sebagian besar perusahaan tergantung pada
pengendalian penganggaran dan peninjauan cermat pada biaya departemen (pengendalain 19.2)
untuk mengidikasikan maslah potensial yang memerlukan penyelidikan.
Penggantian pembayarn atas biaya perjalanan dan hiburan pegawai menjamin perhatian
khusus karena ini adlah sebuah area yang mana penipuan sering terjadi dan trend teknologi telah
mempermudah bagi para pegawai untuk menyerahkan klaim palsu. Sebagai contoh, sebagian besar
maskapai sekarang mendorong para pelancong untuk mencetak boarding pass dirumah. Ini
menhemat waktu pelancong pada saat check-in, tetapi juga mengurangi nilai dari boarding pass
sebagai dokumentasi pendukung untuk biaya yang dikliem karena dokumen tersebut dapat
digandakan oleh pelancong atau dicetak, tetapi tidak pernah digunakan. Akibatnya, banyak
perusahaan mansyaratkan para pegawai untuk menyerahkan bukti tambahan, seperti agenda
kofigurasi yang mengidikasikan pengunjung, untuk membuktikan bahwa mereka benar-benar
mengambil pelajaran (pengendaliaan 19.3). ancaman potensial lainnya adalah bagi seorang pegawai
untuk memesan berbagai penerbangan atau hotel, membatalkan semuanya kecuali yang termurah,
tetapi menyerahkan kliam penggantian untuk opsi yang termahal. Cara terbaik untuk mencegah
masalah ini adalah mensyaratka seluruh pegawai untuk menggunakan kartu kredit perusahaan untuk
menjalankan (pengendalian 19.4), karena hal ini mematikan bahwa perusahaan akan menerima jejak
audit lengkap atas seluruh beban dan menkredit ke rekening.
Pembayaran duplikat (ancman 20) dapat terjai untuk berbagai alasan. Ini mungkin menjadi
faktur duplikat uang dikirimkan setelah cek perusahaan telah ada disurat, atau ini mungkin telah
dipisahkan dari dokumen lain dalam paket voucher . Meskipun pemasok biasanya mendeteksi
sebuah pembayaran duplikat dan mengkredit rekening perusahaan, ini dapat memengaruhi
kabutuhan arus kas perusahaan. Selain itu catatan keuangan akan menjadi salah, setidaknya sampai
pembayaran duplikat terdeteksi.
Beberapa prosedur pengendalian yang terkait akan dapat menanggulangi ancaman ini
pertama (pengendalian 20.1), faktur seharusnya disetujui untuk pembayaran hanya saat disertai
dengan paket voucher lengkap (pesanan pembelian dan laporan penerimaan). Kedua, hanya salinan
asli pada faktur harus dibayarkan (pengendalian 20.2). Sebagian besar faktur duplikat yang pemasok
kirimkan dengan jelas mengindikasikan bahwa faktur tersebut bukan yang asli. Pembayaran
seharusnya tidak pernah diotorisasi untuk fotocopi sebuah faktur. Ketiga, ketika cek untuk
membayar faktur yang telah ditandatangani, faktur dan paket voucher harus dibatalkan ditandai
dibayar dengan cara yang akan mencegah pengiriman ulang (pengendalian 20.3). Meskipun ERS
mengeliminasi faktur vendor secara keseluruhan, ini tetap penting untuk menandai seluruh laporan
penerimaan yang dibayarkan untuk menghindari pembayaran duplikat.
Kemungkinan besar ancaman serius yang dikaitkan dengan fungsi pengeluaran kas adalah
pencurian atau penyalahgunaan dana (ancaman 2.1). Dikarenakan kas adalah aset yang mudah dicur,
aset ke kas, cek kosong dan mesin penadatangan cek harus dibatasi (pengendalian 21.1). Cek harus
dinomori secara urut dan secara periodeik dihitung (pengendalian 21.2) oleh kasir.
EFT, baik itu sendiri maupun sebagai bagian dari FEDI, memerlukan prosedur pengendalian
tambahan. Pengendalian akses yang ketat atas seluruh transaksi EFT keluar (pengendalian 21.3)
sangat penting. Kata sandi dan ide pengguna harus digunakan secara spesifik untuk mengidentifikasi
dan mengawasi setiap pegawai yang diotorisasi untuk memulai transaksi EFT. Lokasi dari terminal
asal harus juga dicatat. Transaksi EFT diatas adalah ambang batas yang harus masyaratkan
pesetujuan penyeliaan secara real time. Ada juga batas-batas dalam total jumlah dolar atas transaksi
yang diizinkan per hari per individu. Seluruh transmisi EFT harus dienkripsi untuk mencegah
perubahan. Selain itu, seluruh transaksi EFT harus distempel waktu dan dinomori untuk menfasilitasi
rekonsiliasi lanjutan. Program khusus, disebut Modul Audit tertanam, dapat didesain kedalam sistem
untuk mengawasi seluruh transaksi dan mengidentifikasi setiap karakteristik spesifik yang dimiliki.
Sebuah laporan yang ditandai itu kemudian dapat diberikan ke manajemen dan audit internal untuk
tinjauan, jika perlu, dan penyelidikan yang lebih detail.
Transaksi perbankan secara online memerlukan pengawasan konstan. Deteksi tepat waktu atas
transaksi mencurigakan dan notifikasi segera di bank diperlukan untuk memulihkan dana yang
dicairkan secara curang. Sebuah ancaman serius adalah bahwa perangkat lunak keystroke-logging
dapat menginfeksi komputer yang digunakan untuk perbankan online dan menyediakan para
penjahat dengan surat kepercayaan perbankan milik perusahaan. Cara terbaik untuk menanggulangi
ancaman ini adalah dengan menunjuk sebuah komputer tertentu yang digunakan untuk perbankan
online (pengendalian 21.4), untuk membatasi akses ke komputer itu kebendahara atau siapapun
yang bertanggung jawab atas otorisasi pembayaran, dan hanya menggunakannya untuk perbangkan
online dan bukan aktivitas lainnya. Perusahaan juga harus mempertimbangkan penempatan blok-
blok automated cleaning house (ACH) yang mengintruksikan bank untuk tidak mengizinkan ACH
mendebit (arus kas keluar) dari rekening spesifik. Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan membuat
seluruh pembayaran ke pemasoknya hanya dari rekening pengecekan pengoperasian utamanya,
yang mungkin berharap perusahaan untuk mengilustrasikan bank untuk memblokir seluruh debit
ACH dari rekening bank lain miliknya (pengendalian 21.5).
Pencairan yang curang, terutama penerbitan cek untuk pemasok fiktif, adalah jenis umum
dari penipuan. Pemisahan tugas yang tepat (pengendalian 21.6) dapat secara signifikan mengurangi
resiko atas ancaman ini. Fungsi utang harus mngotorisasi pembayaran termasuk perakitan sebuah
paket voucher, meski demikian, hanya bendahara atau kasir yang harus menandatangani cek. Untuk
memastikan bahwa cek dikirimkan ke penerima yang dikehendaki, kasir harus mengirimkan cek yang
ditandatangani bukannya mengembalikannya ke utang. Kasir tersebut juga harus membatalkan
seluruh dokumen dalam voucher untuk mencegah dikirim ulang untuk mendukung pengeluaran yang
lain. Cek yang melebihi jumlah tertentu seperti $5.000 sampai $10.000, harus memerlukan dua
tanda tangan (pengendalain 21.7) dengan demikian menyediakan tinjauan independen lain atas
pengeluaran. Pada akhirnya seseorang yang tidak berpartisipasi dalam pemrosesan baik penerimaan
atau pengeluaran kas harus merekonsiliasi seluruh rekening bank (pengendalian 21.8). pengendalian
menyediakan sebuah cek independen pada ketepatan dan mencegah seseorang dari
penyalahgunaan kas dan kemudian menyamarkan pencurian dengan menyesuaikan laporan bank.
Akses terhadap daftar pemasok yang disetujui harus dibatasi (pegendalian 21.9) dan setiap
perubahan terhadap daftar tersebut harus dengan cermat ditinjau dan disetujui. Ini terutama
penting untuk membatasi kemampuan untuk membuat pemasok satu kali (pegendalian 21.10) dan
memproses faktur sehingga pegawai yang sama tidak dapat membuat pemasok baru dan
menerbitkan sebuah cek kepada pemasok itu.
Ketika memungkinkan, pengeluaran harus dibuat dengan cek atau EFT. Meskipun demikian,
biasanya lebih nyaman untuk membayar bagi pembelian minor seperti kopi atau pensil secara tunai.
Sebuah dana kas kecil (pegendalian 21.11) dikelola oleh seorang pegawai yang tidak memiliki
tanggung jawab penanganan kas atau akuntansi lain, harus ditetapkan untuk menangani
pengeluaran seperti itu. Dana kas kecil seharusnya diatur sebagai dana imprest. Dana Imprest
(imprest fund) memiliki dua karakteristik : ini diatur pada jumlah tetap seperti $100, dan ini
memerlukan voucher untuk bagi setiap pencairan. Pada setiap waktu penjumlahan kas plus voucher
harus sama dengan saldo dana yang telah ditetapkan. Ketika saldo dana rendah, voucher disajikan
pada utang untuk pengisian kembali (replenishment). Setelah utang mengotorisasi transaksi ini, kasir
kemudian menuliskan sebuah cek untuk mengisi kembali dana kas kecil pada tingkat yang telah
ditentukan. Sebagaimana dengan dokumen pendukung yang digunakan untuk pembelian reguler,
voucher yang digunakan untuk mendukung pengisian dana kas kecil harus dibatalkan pada waktu
dana dipulihkan ke tingkat yang telah ditetapkan.
Operasi dari dana imprest kas kecil secara teknis melanggar prinsip-prinsip pemisahan tugas
karena orang yang sama memiliki hak memelihara kas juga mengotorisasi pencairan dari dana
tersebut dan memelihara sebuah catatan atas saldo dana. Ancaman penyalahgunaan lebih dari
mengimbangi (offset), bagaimanapun, dengan kenyamanan tidak harus memproses pembelian lain-
lain yang kecil melalui siklus pengeluaran normal. Bahkan resiko penyalahgunaan dapat
ditanggulangi dengan memiliki auditor internal membuat hitungan yang tidak diumumkan secara
periodik atas saldo dana dan voucher dan dengan menahan orang yang bertanggung jawab atas
akuntabilitas dana kas kecil untuk setiap kekurangan yang ditemukan selama audit kejutan tersebut
((pegendalian 21.12).
Pencurian juga dapat terjadi melalui perubahan cek (ancaman 22). Mesin perlindungan cek
(pegendalian 22.1) dapat mengurangi resiko ancaman ini dengan mencetak jumlah dalam warna
yang berbeda, biasanya kombinasi tinta merah dan biru. Menggunakan tinta khusus yang mengubah
warna jika diubah dan mencetak cek pada kertas khusus (pegendalian 22.2) yang mengandung tanda
air dapat lebih jauh mengurangi kemungkinan perubahan. Banyak bank juga menyediakan layanan
khusus untuk membantu melindungi perusahaan terhadap cek palsu. Satu layanan sepert itu, disebut
pembayaran positif (pegendalian 22.3), melibatkan pengiriman sebuah daftar harian atas seluruh cek
sah kepada bank, yang kemudian akan menghapus hanya cek yang muncul dalam daftar tersebut.
Pada akhirnya, rekonsiliasi bank adalah sebuah pengendalian detektif yang penting untuk
mengidentifikasi penipuan cek. Jika dilakukan dengan tepat waktu, rekonsiliasi tersebut
mempermudah pemulihan dari bank. Tentunya, banyak bank akan menutupi kerugian cek kosong
hanya jika sebuah perusahaan memberitahu mereka dengan segera setiap cek yang ditemukannya.
Terakhir, penting untuk merencanakan dan mengawasi pengeluaran untuk menghindari
masalah arus kas (ancaman 23). Sebuah anggaran arus kas ((pegendalian 23.1) adalah cara terbaik
untuk menanggulangi ancaman ini.
Ringkasan dan Kesimpulan Kasus
Aktivitas bisnis dasar yang dijalankan dalam termasuk memesan bahan baku, perlengkapan,
dan jasa; menerima bahan baku, perlengkapan dan jasa; menyetujui faktor pemasok untuk
pembayaran; serta membayar barang dan jasa.
Efisiensi dan efektifitas dari aktivitas ini dapat secara signifikan mempengaruhi kinerja
keseluruhan sebuah perusahaan. Sebagai contoh, defisiensi dalam meminta dan memesan
persediaan dan perlengkapan dapat menciptakan kemacetan produksi dan menghasilkan hilangnya
penjualan karena kehabisan stok (stockout) barang-barang yang populer. Masalah dalam prosedur-
prosedur yang terkait dengan penerimaan dan penyimpanan persediaan dapat menyebabkan
pembayaran perusahaan untuk barang-barang yang tidak pernah diterima, menerima pengiriman
dan menimbulkan biaya penyimpanan untuk barang-barang yang tidak dipesan, dan mengalami
pencurian persediaan. Masalah dalam menyetujui faktur pemasok bagi pembayaran dapat
mengakibatkan lebih bayar pemasok atau kegagalan untuk mengambil diskon yang tersedia untuk
pembayaran segera. Kelemahan dalam proses pengeluaran kas dapat menghasilkan penyalahgunaan
kas.
Teknologi informasi dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektifitas dengan aktivitas
siklus pengeluaran yang dijalankan. Secara khusus, EDI, kode batang, RFID, dan EFT daat secara
signifikan mengurangi waktu dan biaya yang terkait dengan pemesanan, penerimaan dan
pembayaran untuk barang. Prosedur pengendalian yang tepat, terutama pemisahan tugas,
diperlukan untuk menanggulangi berbagai ancaman, seperti kesalahan dalam menjalankan aktivitas
siklus pengeluaran dan pencurian persediaan atau kas.
Pada pertemuan eksekutif berikutnya, Ann Brandt dan Elizabeth Venko diperkenalkan
kepada Linda Spurgeon atas rekomendasi mereka untuk meningkatkan aktivitas bisnis siklus
pengeluaran AOE. Ann mengindikasikan bahwa rencana LeRoy Williams untuk menjalankan
perhitungan fisik dengan lebih sering terhadap komponen bahan baku akan meningkatkan ketepatan
database dan mengurangi kemungkinan kehabisan stok masa depan di pabrik Wichita. Ia juga
mendesain sebuah pertanyaan untuk menghasilkan sebuah laporan kinerja pemasok harian yang
akan menekankan segala trend negatif sebelum trend tersebut menjadi jenis masalah yang
mengganggu produksi di pabrik Dayton. Ann juga mengindikasikan bahwa ini akan memungkinkan
untuk menautkan persediaan AOE dan sistem perencanaan produksinya dengan pemasok besar
untuk mengelola tingkat persediaan AOE dengan lebih baik.
Elizabeth Venko menyatakan bahwa ia sedang bekerja untuk meningkatkan jumlah pemasok
yang baik memberi kode batang atau melabeli dengan RFID pengirimannya. Ini akan meningkatkan
baik efisiensi dan ketepatan dari proses penerimaan dan juga ketepatan catatan persediaan AOE,
dengan memberikan kemungkinan pengurangan tambahan dalam biaya penyimpanan persediaan.
Selain itu, Elizabeth ingin mendorong lebih banyak pemasok untuk mengirimkan faktur melalui EDI
atau setuju dengan ERS, yang harus meningkatkan efisiensi dan ketepatan dari pemrosesan faktur
dan mengurangi biaya yang terkait dengan penanganan dan penimpanan faktur kertas. Secara
bersamaan, Elizabeth berencana untuk meningkatkan EFT sedapat mungkin untuk lebih
merampingkan proses pengeluaran kas dan mengurangi biaya yang terkait dengan pemrosesan
pembayaran dengan cek.
Dengan berakhirnya pertemuan ini, LeRoy Williams meminta jika Elizabeth dan Ann dapat
bertemu dengannya untuk mengeksplorsi cara-cara tambahan untuk meningkatkan bagaimana
sistem baru AOE melacak aktivitas manufaktur.
ISTILAH KUNCI

Dana imprest (imprest fund) paket voucher (voucher sistem persediaan just-
Economic order quantity package) in-time (just-in-time
(EOQ) penyuapan (kickback) inventory system)
Evaluated receipt settlement permintaan pembelian sistem voucher (voucher
(ERS) (purchase requisition) system)
Kartu pengadaan pesanan pembelian titik pemesanan ulang
(procurement card) (purchase order) (reorder point)
Laporan penerimaan pesanan pembelian selimut vendor-managed
inventory
(receiving report) (blanket purchase order) (VMI)
Materials requirement siklus pengeluaran voucher pencairan
Planning (MRP) (expenditure cycle) (disbursement
voucher)
Memo debit (debit memo) sistem nonvoucher
(nonvoucher system)

KELOMPOK 6 :

WELLY SURATNI
SITI RAMAYONI
TRIAN R

KELAS C

PRODI AKUNTANSI

SEMESTER 4