Anda di halaman 1dari 10

Tugas Review MSDM Sesi 3

Nama : Resmha Andhika Devi


Nim : 1680611008

Analisis dan Desain Pekerjaan

1. Analisis Aliran Kerja dan Struktur Organisasi


a. Analisis Aliran Kerja

Menurut Hariandja (2002), analisis jabatan secara bebas dapat dikatakan


sebagai pengumpulan, penilaian, dan penyusunan informasi yang sistematis mengenai
tugas-tugas dalam organisasi, yang biasanya dilakukan oleh seorang job analysist. Data
yang dikumpulkan secara rinci dapat meliputi tugas, tanggung jawab, kemampuan
manusia, dan standar unjuk kerja. Pada tugas biasanya mengacu pada berbagai aktivitas
atau kegiatan yang dilakukan seseorang dalam suatu jabatan. Tanggung jawab biasanya
mengacu pada output keseluruhan pekeraan atau kegiatan yang harus dilakukan dalam
suatu pekerjaan. Kemampuan yang dibutuhkan mengacu pasa spesifikasi keahlian yang
dibutuhkan. Sedangkan standar untuk kerja dapat dipakai untuk mengevaluasi kinerja
seperti kehadiran di tempat kerja dan jumlah output yang di hasilkan. Analisa aliran
pekerjaan dapat dibagi menjadi :

Menganalisa output pekerjaan


Dimana dalam output pekerjaan dapat berupa produk dari unit pekerjaan atau jasa.
Menganalisa proses pekerjaan
Merupakan aktivitas-aktivitas anggota dari suatu unit yang terlibat dalam produksi
yang menghasilkan output.
Menganalisa input pekerjaan
Mengidentifikasi input yang digunakan dalam pengembangan hasil unit kerja
dimana input akhir pekerjaan ini adalah keterampilan individu dan usaha-usaha
yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan-pekerjaan.
b. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan suatu struktur dalam suatu bagan organisasi


yang memperlihatkan hubungan pelaporan secara vertikal dan tanggung jawab
fungsional secara horisontal. Struktur organiasis dapat dilihat dalam pandangan sebagai
berikut :

Dimensi-Dimensi Struktur
Terdapat dua dimensi dalam struktur organisasi yaitu sentralisasi dan
departementalisasi. Sentralisasi berkaitan pada tingkatan dimana otoritas pembuatan
keputusan terletak pada bagan organisasi tingkat atas. Sedangkan departementalisasi
mengacu pada tingkatan dimana unit-unit kerja dikelompokkan berdasarkan pada
aliran pekerjaan.

Konfigurasi-Konfigurasi Struktural
Konfigurasi structural dibedakan atas dua jenis yaitu struktur fungsional dan struktur
divisional. Struktur fungsional merupakan penugasan suatu skema departementalisasi
fungsional dengan level sentralisasi yang tinggi secara relative. Sedangkan struktur
divisional mengkombinasikan suatu skema departementalisasi divisional dengan level
sentralisasi yang rendah secara relative.

Struktur dan Sifat dari Pekerjaan


Pekerjaan dalam struktur fungsional perlu untuk dipersempit dan terspesialisasi secara
khusus, dan para individunya diarahkan untuk bekerja mandiri. Pekerjaan dalam
struktur divisional perlu untuk lebih holistic, dengan individu-individu yang bekerja
dalam tim yang diarahkan agar memiliki otoritas pembuatan keputusan yang lebih
besar.

2. Analisis Jabatan
a. Pentingnya Analisis Jabatan
Analisis jabatan dilakukan karena informasi tersebut dapat menjadi landasan
untuk mencocokkan pekerjaan dengan petugas, untuk mengetahui kemungkinan
berbagai hambatan yang ditemui para pelaksana, dan menjadi landasan dalam
pelaksanaan keseluruhan kegiatan MSDM dalam upaya memenuhi fungsinya
(Hariandja, 2002). Sedangkan menurut Werther dan Davis (1993) mengatakan bahwa
yang menjadi landasan utama kegiatan MSDM adalah :
Mengevaluasi bagaimana tantangan lignkungan mempengaruhi pekerjaan
seseorang,
Menghindari persyaratan kerja yang tidak dibutuhkan yang dapat menyebabkan
diskriminasi dalam pekerjaan,
Mengungkapkan elemen-elemen kerja yang dapat membantu atau mengabaikan
kualitas kehidupan kerja,
Merencanakan kebutuhan SDM pada masa yang akan datang,
Mencocokkkan pelamar kerja dengan jabatan yang kosong,
Menentukan pelatihan untuk pegawai baru dan pegawai yang sudah
berpengalaman,
Menentukan rencana-rencana untuk mengembangkan pegawai yang memiliki
potensi,
Menentukan standar kerja yang realistis,
Menempatkan pegawai dalam jabatan di mana mereka dapat menggunakan
keahlian mereka secara efektif,
Memberikan kompensasi kepada pemegang jabatan secara adil.

b. Informasi Analisis Jabatan

Dalam analisa pekerjaan, terdapat dua jenis informasi yang penting untuk
digunakan yakni deskripsi pekerjaam dan spesifikasi pekerjaan. Deskripsi pekerjaan
merupakan daftar dari pekerjaan, tugas-tugas, dan tanggung jawab dari suatu
pekerjaan. Sedangkan spesifikasi pekerjaan merupakan daftar dari pengetahuan, skill,
dan karakteristik-karakteristik lainnya dimana harus dimiliki individu dalam
melakukan pekerjaannya.

Menurut Werther dan Davis (1993), dalam pengumpulan informasi mengenai


jabatan dapat dilakukan dengan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

Mengidentifikasi jabatan yang akan dianalisis.


Mengidentifikasi jabatan bertujuan untuk mengetahui jabatan-jabatan apa yang ada
dalam organisasi tersebut.
Menentukan teknik pengumpulan informasi.
Teknik pengumpulan infromasi dapat dilakukan dengan berbagai cara yakni dengan
membuat kuesioner, interview, mengadakan observasi, panel of expert, dan employee
logs.
Menggunakan kuesioner
Penggunaan kuesioner memungkinkan untuk menanyakan berbagai aspek yang lebih
luas mengenai pekerjaan. Beberapa pertanyaan dalam kuesioner biasanya
menyangkut empat hal seperti identitas jabatan; tugas dan wewenang singkat
pekerjaan; persyaratan fisik dan mental; pengalaman dan pelatihan.

Setelah informasi mengenai jabatan dikumpulkan, informasi tersebut akan


dijadikan landasan untuk menentukan deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan
standar-standar pekerjaan. Menurut Handoko (2008), deskripsi pekerjaan merupakan
suatu pernyataan tertulis mengenai fungsi, tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi
kerja, dan aspek perkerjaan tertentu lainnya. Spesifikasi pekerjaan menunjukkan siapa
yang melakukan pekerjaan itu dan faktor-faktor manusia yang dipersyaratkan seperti
pendidikan, latihan, pengalaman dan persyaratan fisik dan mental. Sedangkan standar
kerja memiliki fungsi sebagai sasaran atau target bagi pelaksanaan kerja karyawan.
Standar kerja juga merupakan kriteria keberhasilan kerja tersebut dinilai atau diukur,
Tanpa standar kerja, tidak ada sistem pengawasan yang dapat mengevaluasikan
pelaksanaan kerja.

C. Metode Analisis Jabatan


Terdapat berbagai metode bagi analisa pekerjaan yakni :
Position Analysis Questionnaire (PAQ), merupakan pertanyaan analisa pekerjaan
yang terstandardisasi. Item-item tersebut dikategorikan dalam enam bagian yakni :
Input informasi, proses mental, output pekerjaan, hubungan dengan individu lain,
konteks pekerjaan, dan karakteristik-karakteristik lainnya.
Task Analysis Inventory, yaitu proses pengidentifikasian tugas-tugas,
pengetahuan, keterampilan dan perilaku yang dibutuhkan yang ditekankan dalam
pelatihan.
Sistem Analisa Pekerjaan Fleishman, merupakan pendekatan yang menegaskan
kemampuan sebagai atribut individual yang dapat bertahan yang bergantung pada
perbedaan-perbedaan dalam kinerja.
The Occupational Information Network (O*NET), biasanya dapat digunakan untuk
:
o Membantu mendapatkan pekerjaan baru bagi pekerja yang berhenti karena tidak
dapat pindah di masa depan.
o Mengidentifikasi jabatan-jabatan yang muncul dalam negara bagian yang
mensyaratkan pengetahuan, keterampilan dan kemampuan.

d. Deskripsi Pekerjaan
Menurut Handoko (2008), deskripsi pekerjaan merupakan suatu pernyataan
tertulis mengenai fungsi, tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja, dan aspek
perkerjaan tertentu lainnya. Dalam suatu deskripsi pekerjaan mencakup identitas
jabatan (kode pekerjaan, lokasi, tanggal penyusunan, penyusun, dan kelas pekerjaan),
ringkasan pekerjaan (menunjukkan apa, bagaimana, dan mengapa pekerjaan itu
dilakukan), wewenang dan tanggung jawab, atasan dan bawahan langsung pemegang
jabatan, dan kondisi kerja (jam kerja, bahaya keamanandan kesehatan, kemungkinan
perjalanan, kondisi fisik tempat kerja, dan aspek-aspek kerja lainnya).

3. Desain Pekerjaan

Desain pekerjaan merupakan fungsi penetapan kegiatan kerja seorang individu atau
kelompok karyawan secara organisasional. Tujuan dari desain pekerjaan ini untuk mengatur
penugasan-penugasan kerja yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi, teknologi,
dan keperilakuan, Desain pekerjaan sangat mempengarui kualitas kehidupan kerja, dimana
hal ini tercermin pada kepuasan individu para pemegang jabatan (Handoko, 2008).

Pendekatan Desain Pekerjaan


Dalam desain pekerjaan terdapat 5 pendekatan yakni :
o Pendekatan Mekanistis
Pendekatan yang memiliki fokus pendekatan dalam mengidentifikasi cara
termudah untuk menyusun pekerjaan yang memaksimalkan efisiensi.
o Scientific management
Merupakan salah satu dari pernyataan-pernyataan yang paling awal dan yang
paling terkenal dari pendekatan mekanistis.
o Pendekatan Motivasional
Pendekatan ini memfokuskan pada karakteristik pekerjaan yang mempengaruhi
pengertian psikologi dan potensi motivasional, dan pandangan variabel attitudinal-
nya sebagai hasil-hasil yang paling penting dari rancangan pekerjaan.
o Pendekatan Biologis
Tujuan dari pendekatan ini adalah untuk meminimalkan hambatan fisik pada
pekerja dengan menyusun lingkungan kerja fisik disekitar cara kerja tubuh
manusia.
o Pendekatan Perceptual Motor
Fokus pendekatan ini adalah pada kapabilitas dan batasan mentalyang beertujuan
untuk merancang pekerjaan dalam cara yang menyakinkan mereka agar tidak
melampaui kapabilitas dan batasan mental individu-individu.

Daftar Pustaka

Handoko, T. Hani. (2008). Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia. Yogyakarta:


BPFE-Yogyakarta.

Hariandja, M. T. E., & Hardiwati, Y. (2002). Manajemen sumber daya manusia. Jakarta:
Grasindo.

Werther, William B dan Davis, K. (1993). Human Resource and Personel Management. New
York: McGraw-Hill.
Tugas Review MSDM Sesi 4
Nama : Resmha Andhika Devi
Nim : 1680611008

Seleksi dan Penempatan Karyawan

1. Standar-standar Metode Seleksi


Seleksi karyawan merupakan proses pemilihan dimana perusahaan-perusahaan
memutuskan orang yang memiliki kuaifikasi yang dibutuhkan untuk mengisi lowongan
pekerjaan di sebuah organisasi (Mathis dan Jackson, 2011). Menurut Stewart dan Brown
(2011), terdapat beberapa standard umum harus dipenuhi pada proses seleksi yakni :

Reability
Merupakan sebuah penilaian sejauh mana sebuah metode seleksi menghasilkan hasil
yang konsisten. Terdapat faktor-faktor yang menentukan keandalan yakni alat ukur
yang digunakan dan metode analisis pengukuran.
Validity
Keabsahan memilih karyawan harus secara akurat dapat memprediksi siapa yang akan
melakukan pekerjaan dengan baik. Validitas yang baik harus mempertimbangkan
semua bukti pendukung terutama hubungan antara teknik penilaian dan prestasi kerja.
Utility
Karakteristik metode seleksi yang baik harus mencerminkan efektivitas biaya.
Biasanya, apabila organisasi menggunakan metode dengan tingkat validitas yang tinggi
maka biaya yang dikeluarkan akan lebih tinggi juga. Oleh karena itu, organisasi
seharusnya menggunakan metode yang memakan biaya yang murah, tetapi juga dapat
menjamin prediksi yang akurat.
Fairness
Karakteristik dari metode seleksi mencerminkan persepsi individu mengenai potensi
dan diskriminasi dalam metode seleksi. Keadilan menyangkut kemungkinan bahwa
orang akan mampu tampil memuaskan dalam pekerjaan, meskipun hasil tes
meramalkan bahwa orang tersebut tidak akan mampu melakukan pekerjaan dengan
baik. Penilaian seringkali bergantung pada nilai-nilai pribadi.
Acceptability
Karakteristik metode seleksi harus mencerminkan keyakinan pelamar tentang
kelayakan metode seleksi. Secara umum, pelamar memiliki reaksi negatif terhadap
teknik penilaian ketika mereka percaya bahwa organisasi tidak perlu.

2. Jenis-jenis Metode Seleksi


Menurut Malayu Hasibuan (2002), terdapat 2 metode yang tepat untuk menyeleksi
para calon karyawan yakni :

Metode Non Ilmiah


Metode ini merupakan metode seleksi yang berdasarkan tradisi lama atau
metode lama. Seleksi yang dilakukan dimana dasar pemilihannya tidak didasarkan
kepada kriteria atau standar ataupun spesifikasi jabatan, tetapi hanya berdasarkan
kepada perkiraaan pengalaman. Seleksi ini menggunakan bahan-bahan pertimbangan
sebagai berikut:

1. Surat lamaran bermaterai atau tidak.


2. Ijazah sekolah dan daftar nilai.
3. Surat keterangan pekerjaan dan pengalaman.
4. Referensi atau rekomendasi dari pihak yang dapat dipercaya.
5. Mengadakan wawancara langsung dengan pelamar yang bersangkutan.

Metode Ilmiah
Seleksi dengan metode ilmiah yang dalam pelaksanaannya berdasarkan kepada
spesifikasi jabatan dan kebutuhan nyata yang akan diisi serta pedoman kepada kriteria
dan standar tertentu. Dalam metode ini berdasarkan ilmu pengetahuan diadakan test
kepada calon karyawan yang mana nilai dan hasil test tersebut sangat berpengaruh
terhadap pengambilan keputusan apakah karyawan tersebut diterima atau ditolak.
Seleksi ini menggunakan bahan-bahan pertimbangan sebagai berikut

1. Seleksi surat lamaran yang masuk.


2. Pengisian formulir lamaran.
3. Pemeriksaan referensi.
4. Wawancara pendahuluan.
5. Test-test pemeriksaan
6. Test psikologi.
7. Persetujuan atasan langsung.
8. Memutuskan diterima atau ditolak.

3. Evaluasi dan Keputusan Penempatan Karyawan


Penempatan karyawan merupakan suatu tindak lanjut dari seleksi dengan
menempatkan calon karyawan yang diterima pada jabatan/pekerjaan yang
membutuhkannya dan sekaligus mendelegasikan authority kepada orang tersebut sehingga
calon karyawan dapat mengerjagak tugas-tugasnya dijabatan bersangkutan (Hasibuan,
1997). Dalam penempatan karyawan, ada beberapa persyaratan yang harus diperhatikan
yakni :

Pendidikan
Pendidikan sangat mendukung untuk memangku suatu jabatan dan diperlukan demi
kelancaran tugas-tugas dan tanggung jawab yang diemban jabatan tersebut.
Kesehatan
Kesehatan diperlukan untuk menjamin kesehatan fisik dan mental sehingga dalam
penempatan kerja bisa disesuaikan anatar bidang pekerjaan dengan kondisi kesehatan
pekerja tersebut.
Pengalaman kerja
Pengalaman kerja memberikan kecenderungan yang bersangkutan memiliki keahlian
dan keterampilan kerja yang relatif tinggi.

Keputusan penerimaan diputuskan oleh atasan langsung atau departemen


personalia, dan keputusan penerimaan ini menandai berakhirnya proses seleksi.
Departemen personalia dapat mempertimbangkan lagi para pelamar yang ditolak untuk
lowongan-lowongan pekerjaan lainnya karena mereka telah melewati berbagai macam
tahap proses seleksi (Dianawati, 2002). Peranan departemen SDM juga dapat memberikan
usulan dan nasehat kepada manajer lini mengenai kebijakan perusahaan dan memberikan
konseling kepada para karyawan, penempatan staf terdiri dari dua cara yaitu: a) karyawan
baru diluar perusahaan dan, b) pengusaha ditempatkan baru bagi karyawan lama. Terdapat
tiga konteks yang penting dari penempatan, yaitu promosi,transfer,dan demosi.
Promosi
Terjadi apabila seorang karyawan dipindahkan dari satu pekerjaan kepekerjaan lain
yang lebih tinggi dalam pembayaran, tanggung jawab dan atau level.
Transfer dan Demosi
Seseorang karyawan dari satu bidang tugas ke bidang tugas lainnya yang tingkatannya
hampir sama baik tingkat gaji, tanggung jawab, maupun tingkat strukturnya. Sedangkan
yang dimaksud dengan demosi adalah karyawan yang dipindahkan dari satu posisi ke
posisi lainnya yang lebih rendah tingkatannya, baik tingkat gaji, tanggung jawab,
maupun tingkat strukturalnya.
Job posting programs
Job posting program memberikan informai kepada karyawan tentang lowongan kerja
dan persyaratannya. Pengumumam tentang lowonga kerja tersebut biasanya
mengundang karyawan yang memenuhi persyaratan untuk melamar diumumkan
melalui bulletin atau surat kabar perusahaan baik itu surat kabar biasa maupun
elektronik.

Daftar Pustaka

Dianawati, Christina. 2002. Hubungan Pelaksanaan Seleksi dengan Kesesuaian Penempatan


Karyawan pada PT. Indofoof Sukses Makmur Tbk. Cabang Jawa Barat. Bandung
: Fakultas Ekonomi Universitas Widyatama

Hasibuan, Malayu. S. P., 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia : Dasar dan Kunci
Keberhasilan, Cet. Kesembilan, Jakarta: PT. Toko Gunung Agung.
Hasibuan, Malayu . Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Penerbit PT
Bumi Aksara,2001.
Mathis, Robert L. dan Jackson, John H. 2011. Human Resource Management. Jakarta :
Salemba Empat.
Stewart, Greg L. dan Brown, Kenneth G. (2011). Human Resource Management 2nd Edition:
Linking Strategy To Practice. United States Of America: John Wiley and Sons, Inc