Anda di halaman 1dari 6

Divisi Sekretaris Umum

Vania Avviantari

A. Arahan Umum
1. Menyediakan layanan administrasi untuk anggota KOKESMA ITB
2. Merancang dan merealisasikan sistem informasi yg mudah diakses oleh pihak yang berhak
3. Menjadikan ruang sekretariat kokesma itb nyaman untuk beraktivitas
4. Menjadikan sistem administrasi KOKESMA ITB lebih teratur

B. Wewenang
1. Melakukan pengawasan dan pengontrolan terhadap mekanisme operasional dan
administrasi KOKESMA ITB secara langsung
2. Memberikan masukan dan evaluasi kepada ketua divisi dan staf divisi KOKESMA ITB atas
program kerja yang telah ditetapkan
3. Menentukan sistem administrasi KOKESMA ITB, termasuk sistem informasi manajemen dan
keanggotaan KOKESMA ITB
4. Menentukan sistem kebijakan terhadap inventaris asset dan media KOKESMA ITB

C. Tanggung Jawab
1. Menetapkan mekanisme kesekretariatan dan kelengkapan organisasi
2. Melaporkan dokumentasi seluruh progam kerja divisi secara tertulis
3. Menjalankan dan mengontrol efektifitas media yang digunakan
4. Menjaga kesesuaian waktu progam kerja tiap divisi
5. Mensinergikan timeline dan progam kerja semua divisi

Rapat Kerja Tahunan KOKESMA ITB 2013


Divisi Sekretaris Umum
Vania Avviantari

D. Analisis SWOT

Strength Weakness
1. Kokesma memiliki badan hukum yang jelas 1. Program kerja rutin yang monoton
2. Kokesma sudah memiliki sistem 2. Data-data yang ada belum terdigitalisasi
administrasi dengan lengkap
3. Sekre yang belum berfungsi secara maksimal
Opportunity Threat
1. Mudahnya akses informasi 1. Kesibukan yang berbeda-beda
2. Mengetahui keberlangsungan divisi lainnya
3. Adanya maganger

Rapat Kerja Tahunan KOKESMA ITB 2013


Divisi Sekretaris Umum
Vania Avviantari

E. Program Kerja
No Progra m Kerja Tujuan Des krips i Waktu PJ Anggaran Pa rame ter
Pencatatan surat masuk mendokumentasikan surat surat masuk maupun keluar dicatat di buku Tent ,rekap 2 ada dokumentasi surat
1 Sandika 40,000
dan keluar masuk dan keluar surat dan didigitalisasi minggu sekali dengan lengkap
Piket sekre (Sekre Bersih meningkatkan kenyamanan
2 membagi jadwal piket perhari untuk tiap divisi sepanjang tahun Ariya 0 sekre bersih
Sekre Ceria) sekre
laporan pertanggungjawaban laporan pertanggungjawaban pengurus semua agenda terbahas,
3 Rapat Anggota Tahunan Jan Akbar 5,000,000
dan pengangkatan pengurus maupun formatur dan pengangkatan pengurus 80% penguin hadir
Rapat Kerja Semester (2 Sosialisasi dan evaluasi 80% penguin dan staf
4 dihadiri oleh pengawas, penguin, maupun staf Feb,Agt Ariya 2,000,000
kali) program kerja selama satu hadir
Rapat Evaluasi Umum (2 80% penguin dan staf
5 Evaluasi keberjalanan proker dihadiri oleh pengawas, penguin, maupun staf Mei,Okt Sandika 2,000,000
kali) hadir
menentukan mahasiswa yang penyebaran surat ke TU tiap faklutas dan
6 Rasionalisasi Anggota Apr,Nov Akbar 0 ada database terbaru
berhak terdaftar sebagai mengupdate database berdasarkan hasilnya
ada standar umum dalam ada template untuk
7 Standardisasi Surat Keluar pembuatan template setiap jenis surat Feb Vania 0
pembuatan setiap jenis surat setiap surat
merekrut anggota baru Mengikuti ketentuan panitia pusat. Konten ada data seluruh anggota
8 Open House Unit Agt Vania 100,000
kokesma dari PSDA KK. baru
mengetahui aset sekre dan pencatatan inventaris dan pengadaan barang
Inventarisasi dan Penataan
9 meningkatkan kenyamanan yang memungkinkan untuk meningkatkan Apr,Sept Ariya 400,000 sekre teratur dan tertib
Sekre
anggota keberjalanan fungsi sekre
Penjadwalan Vania
ada gambaran distribusi proker tidak ada jadwal yang
10 kegiatan/sinergisasi menyusun waktu pelaksanaan proker Setiap bulan bareng 0
pengurus bentrok
kepengurusan penguin

Rapat Kerja Tahunan KOKESMA ITB 2013


Divisi Sekretaris Umum
Vania Avviantari

anggota Kokesma mendapat sesuai data yang ada di KBL maupun Tokema ada daftar SHU yang
11 Perhitungan SHU Anggota Okt Ika 0
SHU dan mengikuti ketentuan yang berlaku harus ditema anggota
sebagai fasilitas dalam
12 Pemilihan Tim Formatur membuat konsep Tent Penguin 0 formatur terpilih
kepengurusan Kokesma
digitalisasi dokumen-dokumen yang ada,
semua data tersimpan dengan Ariya, 70% data berhasil
13 Pengarsipan dokumen termasuk database anggota dan dokumen Tent 0
baik Sandika didigitalisasi
kegiatan baik notulensi, proposal, lpj, maupun
Wadah amandemen AD memfasilitasi perubahan AD AD ART sesuai dengan
14 Tent Penguin
ART Kokesma ART untuk diajukan pada RAT keinginan anggota
transfer ilmu dan pelatihan tentang keadminstrasian,
15 Pelatihan maganger 1 bulan sekali Vania 200,000 80% materi tersampaikan
mempersiapkan kader sekum kesekretariatan, dan informasi
informasi diupdate
memberi informasi melalui twitter, facebook, Sandika,
16 Update media komunikasi dunia maya Tent 100,000 seminggu 3x (media
dsb Ariya
tertentu)
sebagai identitas dan pembuatan kartu anggota bagi anggota baru anggota memiliki kartu
17 Pembuatan kartu anggota Sept Akbar 0
memudahkan anggota kokesma maupun yang belum memliki kartu anggota
menambah koleksi buku dengan membeli atau
18 Pengadaan perpustakaan memfasilitasi anggota Apr Bareng 200,000 ada koleksi buku di sekre
menerima sumbangan
19 Company Profile adanya profil kepengurusan menyusun profil kepengurusan Kokesma ITB Feb-Mar Vania 200,000 ada company profile jadi

Rapat Kerja Tahunan KOKESMA ITB 2013


Divisi Sekretaris Umum
Vania Avviantari

F. Timeline
Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov De c Jan
No Program Kerja
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Pencatatan surat masuk dan keluar
2 Piket sekre (Sekre Bersih Sekre Setiap hari oleh tiap divisi
3 Rapat Anggota Tahunan
4 Rapat Kerja Semester (2 kali)
5 Rapat Evaluasi Umum (2 kali)
6 Rasionalisasi Anggota
7 Standardisasi Surat Keluar
8 Open House Unit
9 Inventarisasi dan Penataan Sekre
10 Penjadwalan kegiatan/sinergisasi
11 Perhitungan SHU Anggota
12 Pemilihan Tim Formatur
13 Pengarsipan dokumen
14 Wadah amandemen AD ART Tentative
15 Pelatihan maganger
16 Update media Tentative
17 Pembuatan kartu anggota
18 Pengadaan perpustakaan
19 Company Profile

Rapat Kerja Tahunan KOKESMA ITB 2013


Divisi Sekretaris Umum
Vania Avviantari

G. Rencana Anggaran Biaya


Anggaran Bulanan
No Program kerja
Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember Januari

1 Pencatatan surat masuk dan keluar 40,000


Piket sekre (Sekre Bersih Sekre
2
Ceria)
3 Rapat Anggota Tahunan 5,000,000
4 Rapat Kerja Semester (2 kali) 1,000,000 1,000,000
5 Rapat Evaluasi Umum (2 kali) 1,000,000 1,000,000
6 Rasionalisasi Anggota
7 Standardisasi Surat Keluar
8 Open House Unit 100,000
9 Inventarisasi dan Penataan Sekre 200,000 200,000
Penjadwalan kegiatan/sinergisasi
10
kepengurusan
11 Perhitungan SHU Anggota
12 Pemilihan Tim Formatur
13 Pengarsipan dokumen
Wadah amandemen AD ART
14
Kokesma
15 Pelatihan maganger 100,000 100,000
16 Update media 100,000
17 Pembuatan kartu anggota
18 Pengadaan perpustakaan 200,000
19 Company Profile 200,000
Total anggaran perbulan 1340000 400000 0 1100000 0 0 1100000 200000 1100000 0 0 5000000
Total anggaran 10240000

Rapat Kerja Tahunan KOKESMA ITB 2013