TATA KEARSIPAN DI SUB BAGIAN TATA USAHA

RSUD Dr. MOEWARDI

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh

Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang Manajemen
Administrasi

Oleh :

Vincentia Elsa

D1509093

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2012
ii
iii
 PERNYATAAN

Nama : Vincentia Elsa

NIM : D1509093

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul

adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas
akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukan dalam daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang
saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta,

Yang Membuat Pernyataan,

Vincentia Elsa

iv
 MOTTO

kegagalan sebagai pengalaman hidup yang paling berharga, lakukan

instropeksi, menerima dengan rendah hati, sabar dan tersenyum.

buat kita tenang dengan kehadirannya sebagai

v
 PERSEMBAHAN

Karya sederhana ini, penulis persembahkan kepada kepada orang-orang

yang tidak pernah lelah mendoakan, mendukung dan memberikan semangat pada

penulis.

Papa dan Mama Tercinta, terima kasih atas kasih sayang dan pengorbananmu
untuk anakmu, semoga anakmu tidak akan mengecewakanmu.
Adik Tersayang dan seluruh keluargaku yang selalu menemani dan menghiburku.
Jurnal yang selalu membantuku dan mendukungku.
Sahabat-sahabatku, Santi, Sinta, Devi Hayu, Aryani, dan Lucya yang selalu
memberikan kebahagiaan dan kebersamaan.
Teman-teman Manajemen Administrasi Kelas A 2009.
Almamaterku, Hidupku dan Masa Depanku.

vi
 KATA PENGANTAR

Segala Puji dan Syukur penulis selalu panjatkan ke hadirat Tuhan Yang
Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis
dapat menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Manajemen yang berjudul :

dengan baik dan lancar tanpa adanya halangan sesuatu apapun.

Tujuan penulisan Tugan Akhir ini adalah untuk memenuhi sebagian
persyaratan dalam memperoleh sebutan Vokation Ahli Madya pada Program
Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas IlmuSosial dan Ilmu Politik,
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Selama penulisan Tugas Akhir ini berlangsung, penulis mendapat banyak
bantuan yang berupa petunjuk, bimbingan maupun arahan dari berbagai pihak.
Berkenaan dengan hal itu pada kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima
kasih kepada yang terhormat :
1. Prof. Drs. Pawito, Ph. D. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan izin
untuk melaksanakan Kuliah Kerja Manajemen.
2. Drs. Sudarto, M. Si selaku Ketua Program Diploma III Manajemen
Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas
Maret Surakarta.
3. Drs. Muchtar Hadi, M.Si selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir yang
telah banyak memberikan pengarahan, bimbingan, masukan, dan nasehat
serta meluangkan waktu sehingga penilis dapat menyelesaikan Tugas
Akhir ini.
4. Dra. Kristina Setyowati, M.Sc. selaku Pembimbing Akademik yang selalu
memberikan pengarahan.
5. Bapak Slamet Gunanto, SKM, Mkes selaku Kepala Bagian Sekretariat
RSUD Dr. Moewardi.

vii
 6. Bapak Sigit Catur Harjanto, SH selaku Kepala Sub Bagian Tata Usaha
RSUD Dr. Moewardi.
7. Ibu Kusmi dan Bapak Giri Aji selaku staf yang telah memberikan
pengarahan serta seluruh staf karyawan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD
Dr. Moewardi.
8. Semua pihak yang tidak bisa disebutkan satu persatu, terima kasih atas
segala bantuannya hingga terselesaikannya Tugas Akhir ini.

Semoga apa yang telah diberikan, baik berupa bantuan Moril dan Spirituil
Beliau-beliau diatas, diberikan balasan yang setimpal dari Tuhan Yang Maha Esa.
Penulis menyadari bahwa dalam pembuatan Tugas Akhir ini banyak
kekurangan dan jauh dari kata sempurna, oleh karena itu saran dan kritik yang
membangun sangat Penulis harapkan demi kesempurnaan penulisan Tugas Akhir
ini.
Penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi Penulis pada
khususnya dan Pembaca pada umumnya.

Surakarta, Juni 2012

Penulis

viii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ..................................................................................... i

PERSETUJUAN ........................................................................................... ii

PENGESAHAN ............................................................................................ iii

PERNYATAAN ............................................................................................. iv

MOTTO ........................................................................................................ v

PERSEMBAHAN ......................................................................................... vi

KATA PENGANTAR .................................................................................. vii

DAFTAR ISI ................................................................................................. ix

DAFTAR TABEL .......................................................................................... xi

ABSTRAK .................................................................................................... xii

ABSTRACK .................................................................................................. xiii

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................. 1

A. Latar Belakang Masalah .................................................................... 1

B. Rumusan Masalah ............................................................................. 3
C. Tujuan Pengamatan ........................................................................... 4
D. Manfaat Pengamatan ......................................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ................................................................... 5

A. Tata Kearsipan ................................................................................... 5

B. Tujuan Kearsipan .............................................................................. 9
C. Faktor Pendukung Tata Kearsipan .................................................... 9
D. Azas Penyelenggaraan Arsip ............................................................. 13
E. Masalah Dalam Bidang Kearsipan .................................................... 15
F. Tata Kerja Kearsipan ......................................................................... 16
G. Metode Pengamatan .......................................................................... 22

ix
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA ................................................................ 26

A. Sejarah RSUD Dr. Moewardi di Surakarta ....................................... 26

B. Identitas RSUD Dr. Moewardi .......................................................... 31
C. Visi, Misi, Tujuan, dan Tugas RSUD Dr. Moewardi ......................... 31
D. Pelayanan Kesehatan ......................................................................... 32
E. Jenis dan Kemampuan Pelayanan RSUD Dr. Moewardi .................. 33
F. Fasilitas umum yang disediakan RSUD Dr. Moewardi .................... 34
G. Struktur Organisasi RSUD Dr. Moewardi ........................................ 35

BAB IV PEMBAHASAN. ............................................................................. 43

A. Tata Kerja Kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi.
1. Penerimaan Surat Masuk ............................................................ 43
2. Penyimpanan arsip ..................................................................... 50
3. Pemeliharaan arsip ..................................................................... 52
4. Penyusutan arsip ......................................................................... 54
5. Pemusnahan arsip ....................................................................... 57
B. Faktor Pendukung Tata Kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr.
Moewardi.
1. Tata Ruang Arsip ....................................................................... 58
2. Fasilitas Kearsipan ..................................................................... 59
3. Pegawai Kearsipan .................................................................... 61

BAB V PENUTUP ......................................................................................... 64

A. Kesimpulan ........................................................................................ 64
B. Saran .................................................................................................. 65

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 67

x
 DAFTAR TABEL

Tabel 4.1 Lembar Disposisi ...................................................................... 48

Tabel 4.2 Daftar Surat Masuk ................................................................... 50

Tabel 4.3 Kolom Buku Ekspedisi Surat Masuk ........................................ 51

Tabel 4.4 Jadwal Retensi Arsip ................................................................ 58

xi
 ABSTRAK

, Tugas Akhir, Program Studi

Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2012.

di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi.

Didalam melakukan pengamatan ini penulis memilih lokasi di Sub Bagian
Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi berdasarkan pertimbangan bahwa penanganan
kearsipan di lokasi tersebut cukup bagus dan menarik untuk diteliti, khususnya
yang bersangkutan dengan masalah tata kearsipan.
Metode pengamatan yang digunakan adalah deskriptif kualitatif yaitu
metode pengamatan yang memberikan gambaran atau melukiskan keadaan obyek
pengamatan pada saat ini berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau bagaimana
semestinya melalui observasi, wawancara dan dokumentasi. Pengamatan ini
bertujuan untuk menggambarkan, memaparkan, menentukan dan menganalisa
data yang ada secara mendalam.
Dari hasil pengamatan dapat diketahui bahwa sistem pengelolaan arsip
yang digunakan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi adalah sistem
satu pintu, artinya semua surat masuk ditangani oleh satu bagian saja yaitu Sub
Bagian Tata Usaha. Untuk penyimpanan arsip pada Sub Bagian Tata Usaha
RSUD Dr. Moewardi menggunakan kode klasifikasi dan indeks (pokok
permasalahan). Pemeliharaan arsip yang digunakan pada kantor ini sudah cukup
baik yaitu pemeliharaan kebersihan tempat penyimpanan arsip, mengatur suhu
dan kelembaban dalam ruang penyimpanan arsip, serta menjaga keamanan arsip.
Sedangkan Penyusutan dan pemusnahan arsip yang diberlakukan di kantor ini
sudah baik karena sesuai dengan ketentuan atau aturan-aturan yang berlaku.
Setelah melakukan penyajian data dan menganalisanya maka dapat
diambil kesimpulan bahwa tata kearsipan pada Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr.
Moewardi sudah baik, ini dapat dilihat tidak adanya kendala atau hambatan yang
cukup berarti yang dialami dalam melaksanakan kegiatan ini. Tetapi terdapat
sedikit kekurangan yaitu ruang penyimpanan arsip yang kurang luas.

xii
 ABSTRACT

Vin
ADMINISTRATION SUBDIVISION OF DR. MOEWARDI LOCAL
Final Project, Administration Management Study
Program, Diploma III Program, Social and Political Sciences Faculty,
Surakarta Sebelas Maret University, 2012.

Archiving System is in Administration Subdivision of Dr. Moewardi Local

General Hospital.
In conducting this observation, the writer chooses Administration
Subdivision of Dr. Moewardi Local General Hospital as the location of research
considering that the archiving management in that location is sufficiently good
and interesting to study, particularly concerning the problem of archiving system.
The observation method used was a descriptive qualitative one, the one
giving description or depicting the condition of research object currently based on
the apparent facts or how they should be through observation, interview, and
documentation. This observation aims to describe, to explain, to determine and to
analyze the data existing in-depth.
From the result of observation, it could be found that the archiving system
used in Administration Subdivision of Dr. Moewardi Local General Hospital is
one-door system, meaning that all mails (letters) coming were handled by one
division, namely the Administration subdivision. To store the archive, the
Administration Subdivision of Dr. Moewardi Local General Hospital used
classification code and index (subject matter). Archive maintenance used in this
office had been sufficiently good including maintaining the cleanliness of archive
storing place, regulating temperature and humidity in archive storing room, as
well as safeguarding the archive. Meanwhile the archive shrinkage and eradication
applied in this office had been good because it had been consistent with the
provisions or rules prevailing.
Having presented the data and analyzed it, it could be concluded that the
archiving system used in Administration Subdivision of Dr. Moewardi Local
General Hospital had been good; it could be seen from the absence of significant
obstacles encountered in this activity implementation. But there was a small
shortage, namely the less wide archive storing room.

xiii
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pada masa sekarang ini, dalam mencapai tujuan yang telah
ditetapkan oleh suatu organisasi pemerintah maupun swasta sangat
diperlukan pengelolaan kegiatan ketatausahaan yang tertib dan teratur.
Salah satu kegiatan di Sub Bagian Tata Usaha yaitu kegiatan kearsipan
yang meliputi penerimaan surat masuk, penyimpanan arsip, pemeliharaan
arsip, penyusutan sampai dengan pemusnahan arsip.

Bagi sebagian banyak orang, arsip dipandang dan dinilai tidak ada
gunanya bahkan hanya menjadi barang bekas yang disimpan di dalam
gudang. Pekerjaan di bidang kearsipan juga dianggap remeh karena tidak
dapat menambah penghasilan yang lebih dan tentunya membutuhkan
waktu yang lama untuk mengerjakannya. Tetapi pada kenyataannya arsip
mempunyai nilai dan arti penting yang perlu untuk diselamatkan karena
merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi
pemerintahan dan untuk pertanggung jawaban kegiatan organisasi yang
bersangkutan. Dalam setiap organisasi pemerintah maupun organisasi
swasta pasti mempunyai arsip yang di dalamnya terkandung serangkaian
dari segala proses kegiatan perkantoran. Arsip merupakan suatu rekaman
dari segala kegiatan dan catatan suatu informasi tentang suatu hal. Arsip
mempunyai manfaat yang besar bagi organisasinya, apabila dapat dikelola
dengan baik dan benar. Bahkan arsip merupakan suatu kekayaan yang
sangat mahal harganya karena dapat digunakan untuk mengungkap
kembali hal-hal yang penting yang pernah ada dan terjadi dalam suatu
organisasi. Arsip sangat berperan penting dalam perjalanan kehidupan
suatu organisasi pemerintah maupun organisasi swasta karena tanpa arsip
tidak mungkin organisasi tersebut bisa berkembang dan berjalan lancar
dalam melaksanakan kegiatan perkantoran, diperlukan usaha untuk

1
 2

menjaga kesejahteraan arsip melalui system yang baik dan prosedur yang
benar.
Dalam suatu organisasi, arsip tidak dapat dipisahkan dari segala
proses kegiatan yang telah dilakukan dalam rangka melaksanakan tugas
dan fungsinya. Arsip akan terus tumbuh dan berkembang secara
akumulatif sesuai dengan kebutuhannya, semakin banyak pula data-data,
berkas, dan catatan yang terkumpul dan disimpan karena masih
mempunyai nilai guna. Untuk mempertahankan keberadaan arsip maka
harus ada usaha penyimpanan arsip dengan baik dan benar agar tidak
muncul masalah menumpuknya arsip-arsip secara tidak terkontrol yang
dapat menghambat kegiatan administrasi dan tugas kedinasan.
Penumpukan arsip terjadi karena disebabkan oleh beberapa faktor seperti
kurangnya Sumber Daya Manusia yang menangani bidang kearsipan,
kurangnya perhatian dari pimpinan, kurangnya dana yang dianggarkan
untuk bidang kearsipan, dan kurangnya peralatan yang menunjang dalam
bidang kearsipan. Arsip-arsip cenderung diabaikan cara pengelolaannya,
karena dipandang tidak perlu disimpan di dalam suatu system. Dalam
kearsipan khususnya penyimpanan arsip tidak hanya menyimpan saja,
tetapi menyangkut penempatan dan penemuan kembali arsip-arsip jika
sewaktu-waktu dibutuhkan. Penataan arsip dikatakan baik apabila waktu
arsip tersebut diperlukan dapat diketemukan dengan mudah, cepat, dan
tepat. Dalam menjamin kelestarian arsip bukan tugas yang mudah karena
semua bahan akan mengalami kerusakan.
Penyimpanan, pemeliharaan, dan perawatan arsip merupakan suatu
hal yang mutlak dalam menjamin kelestarian informasi yang terkandung di
dalam arsip. Dalam suatu organisasi pemerintah maupun organisasi swasta
selalu membutuhkan informasi melalui arsip-arsip yang disimpan tersebut
untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Oleh karena itu,
perlu system dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan agar dapat
menyajikan informasi yang lengkap, cepat, dan benar. Dalam
penyimpanan dan pemeliharaan arsip diperlukan suatu system
 3

penyimpanan arsip agar kelihatan baik dan teratur. Sehingga arsip dapat
menunjang kelancaran setiap kegiatan organisasi dengan didukung
peralatan dan perlengkapan kantor yang memadai. Ditambah lagi dengan
adanya sedikit demi sedikit perubahan lingkungan kerja dari system
perkantoran yang dijalankan secara manual berubah menjadi system
penggunaan komputer sebagai alat bantu manajemen arsip dalam
menyimpan data-data dan informasi dalam arsip agar lebih efisien dan
memudahkan mengontrol arsip-arsip.
System penyimpanan arsip yang tertib dan teratur dapat membantu
pegawai dalam mencari data atau informasi dan menemukan arsip kembali
yang hilang jika sewaktu-waktu dibutuhkan secara lebih efisien. Kearsipan
mempunyai peranan yang sangat penting sebagai alat bantu daya ingat
manusia karena setiap pegawai tidak mungkin mampu mengingat segala
dokumen, catatan, dan segala kegiatan organisasi yang pernah ada dan
terjadi dalam organisasi tersebut. Di dalam bidang kearsipan sangat
dibutuhkan pegawai-pegawai yang memang benar-benar terpilih dan ahli
di bidangnya, dapat menguasai dan mengetahui segala hal tentang
kearsipan, bahwa penting atau tidak arsip tersebut harus disimpan, masih
diperlukan atau tidak arsip tersebut dalam menunjang segala kegiatan
perkantoran, serta harus bersikap jujur dalam menangani pekerjaan
tersebut.
Maka dengan demikian kearsipan mempunyai peranan yang sangat
penting dalam menunjang kelancaran kegiatan ketatausahaan baik dalam
organisasi pemerintah maupun organisasi swasta sebagai sumber data dan
informasi. Setiap organisasi membutuhkan informasi melalui arsip-arsip
yang disimpan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan,
karena tanpa informasi tidak mungkin organisasi tersebut dapat
menjalankan kegiatan perkantoran dengan baik dan benar.
Berdasarkan uraian di atas, penulis sangat tertarik untuk meneliti
lebih dalam tentang BAGIAN TATA
USAHA RSUD Dr. MOEWARDI . Hal-hal yang menarik penulis untuk
 4

meneliti antara lain bagaimana proses penerimaan surat masuk,

penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan dan pemusnahan arsip,
sampai bagaimana proses penemuan arsip kembali.

B. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada latar belakang,
maka perlu dirumuskan permasalahannya agar dapat memperjelas tujuan
dari penelitian. Penulis merumuskan masalah tentang :
1. Bagaimana Tata Kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr.
Moewardi?
2. Apa saja yang menjadi Faktor Pendukung dalam Tata Kearsipan di Sub
Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi?

C. Tujuan Pengamatan
Pengamatan yang dilakukan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr.
Moewardi ini bertujuan sebagai berikut :
1. Tujuan Operasional
Adapun tujuan operasional dari penelitian ini adalah untuk
mengetahui bagaimanakah Tata Kearsipan di Sub Bagian Tata
Usaha RSUD Dr. Moewardi.
2. Tujuan Fungsional
Penulis mempunyai tujuan agar hasilnya nanti dapat bermanfaat
dan berguna bagi semua pihak yang berkepentingan, baik itu
sebagai pengetahuan, masukan dan pertimbangan dalam
melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan pemeliharaan
tata kearsipan.
3. Tujuan Individual
Penelitian ini dilaksanakan sebagai persyaratan untuk memperoleh
gelar Ahli Madya (A.Md) pada fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik, Program DIII Manajemen Administrasi, Universitas
Sebelas Maret, Surakarta.
 5

D. Manfaat Pengamatan
Manfaat pengamatan ini diantaranya :
1. Bagi Penulis
Penulis dapat lebih mengetahui secara mendalam tentang Tata
Kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi.
2. Bagi Instansi
Instansi dapat menerapkan penerimaan surat masuk, penyimpanan
arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan serta pemusnahan arsip dengan
menerapkan teori dari beberapa pendapat ilmuwan dan pemerintah
tentang pelaksanaan tata kearsipan.
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Tata Kearsipan
1. Pengertian Tata
Tata yaitu suatu system atau cara untuk mengatur dan menyusun
sesuatu sesuai dengan kaidah yang ada. Dalam pengertian tersebut
terdapat istilah system. Sedangkan dalam Kamus Umum Bahasa
Indonesia, istilah system mempunyai beberapa pengertian, yaitu:
a. Sekelompok bagian-bagian yang bekerja bersama-sama untuk
melakukan sesuatu maksud.
b. Sekelompok dari pendapat, peristiwa, kepercayaan dan sebagainya
yang disusun dan diatur baik-baik.
c. Cara atau metode yang teratur untuk melakukan sesuatu.

Dalam Kamus Administrasi Perkantoran, system (sistem) adalah

suatu rangkaian prosedur yang telah merupakan suatu kebulatan untuk
melaksanakan sesuatu fungsi.

(Ig. Wursanto,1995:20)

Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa tata

adalah serangkaian system atau cara yang saling berinteraksi satu
sama lain dan saling bekerja sama, yang selanjutnya menimbulkan
saling ketergantungan dalam melakukan sesuatu fungsi kerja masing-
masing untuk mencapai tujuan tertentu.

2. Pengertian Kearsipan
Menurut The Liang Gie dalam buku karangan Sutarto (1992:168),
tu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis
karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat

6
 7

Pengertian arsip yaitu tempat penyimpanan naskah atau dokumen

penting. Menurut Peraturan Presiden RI Ps. 1 No. 19 Tahun 1961 Pasal
1 menjelaskan:
a. Pengertian arsip secara umum ialah wujud tulisan dalam bentuk
corak teknis bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal,
berkelompok, maupun dalam satu kesatuan bentuk fungsi
daripada usaha perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan
kehidupan pada umumnya.
b. Pengertian arsip secara khusus ialah kumpulan surat atau bahan
penolong lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan
dalam administrasi Negara dibuat secara physis atau yuridis
dengan perkembangan organisasi yang disimpan dan dipelihara
selama diperlukan.

Sedangkan menurut Basir Barthos (1990:11-12) yang dimaksud

dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut:

a. Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung

dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung
dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Fungsi Arsip
dinamis yaitu sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai
dan artinya menurutkan fungsinya. Arsip dinamis dapat
dibedakan menjadi:
1.) Arsip Aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus
menerus diperlukan dan dipergunakan dalam
penyelenggaraan administrasi serta masih dikelola oleh unit
pengolah.
2.) Arsip In Aktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan
terus menerus dipergunakan dalam penyelenggaraan
administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.
 8

b. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara

langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan
sehari-hari administrasi Negara. Fungsi Arsip statis yaitu
sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi
khusus sebagai bahan pertanggungjawaban
nasional/pemerintahan. Kriteria arsip statis yaitu:
1.) Memiliki nilai guna kesejarahan.
2.) Informasinya dibutuhkan masyarakat sebagai bahan
penelitian.
3.) Berisi kebijakan.

Sedangkan menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang

Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b,
menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-
Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk
corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan
Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik
dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Dari uraian tentang pengertian-pengertian arsip di atas, maka dapat

diketahui bahwa pengertian kearsipan menurut beberapa para ahli
adalah sebagai berikut :

a. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran

-warkat dalam suatu
tempat penyimpanan secara tertib menurut system, susunan dan
tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-
 9

warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat

(Ig. Wursanto,1995:15-16)
b. Menurut Ig. Wursanto (1995:19)

pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu system

tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan
mudah dan cepat apabila sewaktu-

c. Menurut Thomas Wiyasa (2003:48)

Filing adalah pengaturan dan penyimpanan berkas/warkat atau
record atas dasar system serta prosedur tertentu secara
sistematis dan konsisten. Sehingga sewaktu-waktu
berkas/warkat yang diperlukan dapat ditemukan kembali dalam
waktu relatif

d. Menurut Basir Barthos

-
bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan
mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali

Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber

informasi dan alat pengawas yang sangat diperlukan dalam setiap
organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan,
pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan,
pembuat laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian
setepat-tepatnya. Kearsipan juga mempunyai arti penting sebagai alat
untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka
pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.

3. Pengertian Tata Kearsipan

Setelah mengetahui pengertian dari Tata dan Kearsipan tersebut,
maka selanjutnya akan dibahas mengenai pengertian dari tata
kearsipan menurut Ig. Wursanto (1995:22) adalah:
metode atau cara yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam
 10

pengurusan arsip (penyimpanan, pemeliharaan), sehingga arsip-arsip

dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-

Dari pengertian diatas, maka dapat disimpulkan pengertian tata

kearsipan adalah suatu metode atau cara yang telah direncanakan dan
dipergunakan dalam pengurusan arsip, sehingga arsip-arsip tersebut
dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-
waktu diperlukan dan dibutuhkan. Metode atau cara dalam pengurusan
arsip meliputi: penerimaan surat masuk, penyimpanan arsip,
pemeliharaan arsip, penyusutan dan pemusnahan arsip.

B. Tujuan Kearsipan
Tujuan diadakan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.

C. Faktor Pendukung Tata Kearsipan

1. Tata Ruang Arsip.
Ruangan penyimpanan arsip harus terhindar dari kemungkinan-
kemungkinan serangan api, air, serangga dan lain-lain. Tempat
penyimpanan arsip harus kering, kuat, terang, dan berfentilasi yang
baik. Pancaran sinar matahari tidak boleh langsung masuk ke dalam
ruangan, jendela dan pintu diberi jaring kawat yang halus agar dapat
menyaring udara yang masuk dan untuk menjaring hewan-hewan kecil,
serangga dan lain-lain masuk ke dalam ruangan. Suhu udara dalam
ruangan juga harus diatur kelembabannya, agar dinding, lantai ruangan
penyimpanan tidak berlubang-lubang atau retak. Di samping
memperhatikan hal-hal tersebut di atas, dalam ruangan perlu dipasang
A.C (alat pendingin udara) selama 24 jam terus menerus secara
 11

konstan (tetap) yang berfungsi untuk mengatur kelembaban dan

temperatur udara juga untuk mengurangi banyaknya debu.
2. Fasilitas Kearsipan
Menurut Ig. Wursanto, dalam menyimpan arsip dipergunakan alat-
alat sebagai berikut :
a. Filing Cabinet (lemari arsip)
Filing cabinet dipergunakan untuk menempatkan folder yang telah
diisi naskah-naskah atau dokumen bersama dengan guide-
guidenya. Sangat baik dan dianjurkan untuk mempergunakan filing
cabinet yang terbuat dari logam karena lebih kuat, tahan air dan
panas serta praktis. Kebanyakan laci filing cabinet dilengkapi
dengan pasang gawang yang dipasang di kanan kiri bagian atas
memanjang ke belakang sepanjang lacinya.
b. Guide (penunjuk atau pemisah)
Guide merupakan petunjuk tempat berkas-berkas arsip disimpan
dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas
tersebut. Guide juga merupakan tab (bagian yang menonjol)
diatasnya dengan ukuran sam seperti folder. Tab berguna untuk
menempatkan atau menentukan juduk dan atau kode klasifikasi dan
disusun secara vertical (berdiri).
c. Folder (map)
Folder adalah semacam map tetapi tidak mempunyai daun penutup.
Folder diisi dengan naskah-naskah arsip atau dokumen hingga
bagian terkecil dalam klasifikasi masalah.
d. Rak arsip
Rak untuk menyimpan berkas atau dokumen tidak berbeda dengan
rak untuk menyimpan buku-buku pada perpustakaan, ukurannya
disesuaikan dengan keadaan ruangan yang tersedia. Cara penataan
berkas sama dengan penataan pada filing cabinet, hanya pada rak
susunannya vertical ke samping dari kiri ke kanan. Arsip-arsip
yang disimpan dalam rak diberi kode, arsip yang mempunyai kode
 12

sama dikelompokkan menjadi satu, sehingga penyimpanannya

dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.
e. Tickler file (berkas pengikat)
Alat ini semacam kotak yang dipergunakan untuk menyimpan
kartu-kartu kendali dan kartu-kartu pinjam arsip.
f. Kartu kendali
Pada kartu kendali terdapat kolom-kolom antara lain :
1. Indeks subyek, kode klasifikasi, tanggal terima, nomor urut,
dan kolom masuk/keluar
2. Hal
3. Isi ringkas
4. Lampiran
5. Dari
6. Kepada
7. Tanggal, nomor surat
8. Nama pengolah
9. Tanda tangan
10. Catatan
g. Kartu pinjam arsip
Kartu ini digunakan untuk meminjam arsip. Setiap pejabat yang
memerlukan arsip harus diberi kartu pinjam ini. Kartu ini dibuat
rangkap, masing-masing untuk :
1. Disertakan pada surat yang dipinjam
2. Ditinggal pada penata arsip sebagai pengganti sementara arsip
dipinjam pada berkas pengingat
3. Ukuran Kartu Pinjam Arsip sama dengan ukuran Kartu Kendali
3. Pegawai kearsipan
Jumlah pegawai yang diperlukan dalam bidang kearsipan
ditentukan oleh beberapa faktor, antara lain :
a. Besar kecilnya suatu badan usaha atau organisasi yang
bersangkutan.
 13

b. Azas penyimpanan arsip yang dipergunakan (sentralisasi,

desentralisasi, atau azas campuran)

Semakin besar suatu badan usaha, akan semakin kompleks

kegiatan yang dilakukan, dan cenderung akan semakin banyak jumlah
pegawai yang dilibatkan dalam pengurusan arsip. Akan tetapi jumlah
pegawai kearsipan yang ada di satuan organisasi tentu berbeda dengan
jumlah pegawai kearsipan yang ada di unit atau pusat kearsipan.

The Liang Gie (Ig. Wursanto,1995:40) mengatakan bahwa untuk

menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya
4 syarat, yaitu :

a. Ketelitian
Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan agar
pegawai yang bersangkutan dapat membedakan perkataan-
perkataan, nama-nama atau angka-angka yang sepintas lalu
tampaknya hampir sama.
b. Kecerdasan
Cerdas berarti sempurna perkembangan akal budinya, pandai,
tajam pikiran. Jadi, setiap pegawai kearsipan harus mampu
menggunakan pikirannya dengan baik, mempunyai daya
ingatan yang cukup tajam sehingga tidak mudah lupa.
c. Kecekatan
Kecekatan sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan
karena setiap pegawai kearsipan diharapkan mampu bekerja
dan tangkas serta gesit. Kecekatan harus didukung oleh kondisi
badan atau jasmani yang baik.
d. Kerapian
Setiap pegawai kearsipan harus mampu menciptakan dan
menjaga kerapian, kebersihan dan ketertiban terhadap arsip-
arsip yang disimpan.
 14

D. Azas Penyelenggaraan Arsip

Arsip merupakan salah satu unsur yang dapat menunjang dalam
pengambilan keputusan maka dari itu harus selalu sedia ketika diperlukan,
kecepatan penemuan kembali sangat diutamakan, penemuan kembali akan
dimudahkan dengan penyimpanan arsip yang relatif dekat dengan
pengguna informasi. Menurut Badri Munir Sukoco(2007:9797-99) arsip
dapat disimpan melalui 3 azas dalam penyelenggaraan arsip, yaitu :
1. Azas Sentralisasi
Penyimpanan arsip yang dipusatkan pada suatu unit tersendiri bagi
semua arsip yang terdapat pada organisasi tersebut.
Manfaat penggunaan azas sentralisasi antara lain :
a. Mencegah duplikasi.
b. Menghemat waktu.
c. Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor.
d. Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu.
e. Adanya pelayanan arsip di bawah satu atap.
f. Adanya keseragaman dalam pelayanan bagi semua unit.

Kerugiannya adalah :

a. Kesulitan fisik.
b. Kebocoran informasi.
c. Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan.
d. Adanya ketakutan akan hilangnya arsip.
e. Pemakai tidak langsung memperoleh arsip bila diperlukan.
2. Azas Desentralisasi
Berarti tiap unit kerja menyelenggarakan kegiatan kearsipan tersendiri-
sendiri. Penyimpanan arsip masing-masing unit kerja disimpan oleh
unit kerja yang bersangkutan. Faktor yang mendukung dipilihnya
model ini untuk memudahkan dalam mengontrol, mempunyai akses
yang sangat cepat.
 15

Keuntungannya adalah :
a. Dekat dengan pemakai, sehingga penggunaan arsip di dalam
organisasi dapat langsung diawasi, dan di sisi lain pemakai dapat
langsung memakainya tanpa kehilangan waktu atau tenaga untuk
mendapatkannya.
b. Informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan
di bagian yang bersangkutan.
c. System ini juga akan menghemat waktu dan tenaga dalam
pengangkutan berkas, karena setiap berkas yang relevan dengan
sebuah bagian akan disimpan di bagian yang bersangkutan.

Kerugiannya adalah :

a. Pengawasan relatif sulit untuk dilakukan, karena letak dokumen

yang tersebar di masing-masing bagian dan sangat lazim apabila
masing-masing akan menerapkan standar penyimpanan yang
berbeda-beda.
b. Karena banyak duplikasi atas arsip yang sama, hal itu
mengakibatkan terjadinya duplikasi ruangan, perlengkapan, dan
alat tulis kantor yang menjadikannya kurang efisien.
c. Karena proporsi pekerjaan untuk menyimpan arsip hanya menjadi
salah satu fungsi dari tenaga administrasi, karena ini akan
mengakibatkan layanan yang diterima kurang memuaskan.
d. Kesulitan pemberkasan yang berkaitan dengan arsip yang relevan
dan berkaitan dengan dua bagian atau lebih.
e. Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan.
f. Masing-masing bagian menyimpan arsip sendiri-sendiri sehingga
dokumen yang sama tersebar di berbagai tempat.
3. Azas Kombinasi (Sentralisasi dengan Desentralisasi)
Masing-masing bagian menyimpan arsip sendiri-sendiri di bawah
kontrol system pusat. Pada azas kombinasi, tanggung jawab system
berada pada petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas
 16

pengelolaan arsip sebuah organisasi. Petugas ini akan menyusun dan

mengembangkan jaringan system kontrol dan prosedur operasional
system kearsipan.
Keuntungannya adalah :
a. Adanya system penyimpanan dan temu balik seragam.
b. Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta arsip
yang hilang.
c. Menekan duplikasi arsip.
d. Memungkinkan pengadaan arsip yang terpusat dengan imbas
efisiensi biaya yang lebih baik.
e. Memudahkan kontrol gerakan arsip sesuai dengan jadwal retensi
dan pemusnahan.

Kerugiannya adalah :

a. Karena dokumen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat

yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan arsip yang
dimaksud.
b. Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak
ada.
c. Masalah yang berawal dari system sentralisasi dan desentralisasi
akan dibawa ke system kombinasi, walaupun dapat diminimalisir
apabila pengelolaannya dilakukan secara cermat dan tepat.

E. Masalah-masalah dalam bidang kearsipan

Masalah-masalah dalam bidang Kearsipan menurut Ig. Wursanto
(1995:29) adalah sebagai berikut :
1. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip
apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali, baik oleh pihak
pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh
organisasi lainnya.
 17

2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari system penyimpanan

yang kurang sistematis, system pemeliharaan dan pengamanan
yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip
oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka
waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit
kearsipan.
3. Bertambahnya terus menerus arsip-arsip ke dalam bagian
kearsipan tanpa diikuti dengan penyingkiran dan penyusutan
yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak
mencukupi.
4. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu
kearsipan modern karena para pegawai kearsipan yang tidak
cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak
pimpinan dan dari para ahli kearsipan.
5. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti
perkembangan ilmu kearsipan modern, karena kurangnya dana
yang tersedia, serta karena para pegawai kearsipan yang tidak
cukup.
6. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan
pentingnya arsip-arsip bagi organisasi, sehingga system
penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang
mendapat perhatian yang semestinya.

F. Tata Kerja Kearsipan

Kegiatan yang termasuk dalam tata kerja kearsipan meliputi :
1. Penerimaan dan Pencatatan surat masuk.
Penerimaan semua surat masuk ditangani oleh suatu unit sendiri
yaitu unit kearsipan. Semua surat masuk yang diterima oleh penerima
surat harus segera diteruskan kepada pencatat surat disertai dengan
lembar disposisi kemudian dicatat dalam buku agenda dan diberi
nomor kendali.
 18

2. Penyimpanan.
Penyimpanan yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan system
penyimpanan dan peralatan yang digunakan. Arsip perlu disimpan
karena mempunyai nilai dan kegunaan bagi organisasi yaitu sebagai
sumber informasi, untuk mengetahui kegagalan maupun
keberhasilannya, dan yang paling penting adalah sebagai bahan
evaluasi demi kelangsungan organisasi. Hal yang perlu diperhatikan
dalam penyimpanan arsip adalah lamanya arsip baik secara fisik
maupun informasi, yaitu terhindarnya penggunaan arsip dari orang
yang tidak berhak.
Adapun beberapa system penyimpanan arsip menurut Ig. Wursanto
(1995:49-199), yaitu :
a. System Abjad (alphabetic filing)
Adalah system penyimpanan arsip menurut system abjad.
Penyimpanan arsip menurut abjad berarti arsip yang dihasilkan
atau yang dibuat dan yang diterima oleh suatu kantor/lembaga
yang di dalamnya termuat nama-nama. Abjad yang
dipergunakan adalah abjad huruf pertama dari suatu nama
setelah nama-nama itu diindeks menurut aturan atau ketentuan
yang berlaku untuk masing-masing nama.
b. System Subjek (Subject filing system)
Merupakan tata cara penyimpanan arsip-arsip dengan
mempergunakan pokok masalah sebagai pedoman untuk
mengaturnya. Arsip-arsip disimpan dan diatur menurut pokok
masalah yang terdapat dalam suatu arsip.
c. System Nomor (Numerical filing system)
Adalah tata cara menyusun arsip-arsip dengan mempergunakan
urutan angka-angka sebagai pedoman untuk mengaturnya.
Dalam filing system nomor, setiap surat diberi nomor yang
sudah ditentukan sebagai kode penyimpanannya, dan disimpan
berdasarkan ketentuan nomor yang telah ditentukan itu. Semua
 19

arsip yang menyangkut hal-hal yang saling berkaitan atau erat

hubungannya ditempatkan dalam suatu folder dengan nomor
tersendiri. Filing system nomor disebut juga system kearsipan
tidak langsung atau indirect filing system karena sebelum
menetukan nomor-nomor yang diperlukan terlebih dahulu
harus dibuat daftar kelompok masalah-masalah (daftar
klasifikasi atau indeks), kemudian baru diberikan nomor-nomor
kodenya.
d. System Ilmu Bumi atau Sistem Wilayah (Geograpgical filing
system)
Adalah suatu system penyimpanan arsip berdasarkan
pembagian wilayah atau daerah. Arsip-arsip yang akan
disimpan, penyusunannya diatur menurut satuan wilayah atau
daerah yang menjadi alamat surat. Dalam filing system
wilayah, harus ditentukan lebih dahulu satuan wilayah atau
daerahnya menurut system system ketatanegaraan.
e. System Kronologis (Chronologis filing system)
Adalah penyimpanan arsip-arsip menggunakan urutan tanggal
yang tercantum dalam surat. Tanggal dalam surat tersebut
menunjukan :
1. Waktu surat itu ditandatangani.
2. Mulai berlakunya surat tersebut.
3. Saat dikeluarkan surat bersangkutan.
4. Saat yang menunjukan hari, bulan dan tahun dari
berlangsungnya sesuatu peristiwa atau ditulisnya sesuatu
surat.

3. Pemeliharaan.
Adalah usaha perawatan dan penjagaan arsip-arsip dari segala
kerusakan dan kemusnahan yang datangnya dari arsip itu sendiri
maupun dari luar yang berkenaan dengan tempat penyimpanan arsip
 20

(ruangan) dan peralatan yang digunakan. Kondisi arsip pada umunya

dapat dikelompokan menjadi 3, yaitu :
a. Arsip yang masih baik.
Artinya dalam kondisi yang utuh, bersih, dan belum berubah warna
dan belum berpenyakit. Untuk kondisi arsip yang masih baik,
usaha-usaha pelestarian dapat dilakukan dengan cara pencegahan,
seperti pemeliharaan lingkungan.
b. Arsip yang berpenyakit.
Artinya telah terserang serangga, berjamur, timbul noda hitam,
coklat, dan sejenisnya. Penanganan arsip yang berpenyakit dengan
cara pengobatan, seperti fumigasi, deasidifikasi, dan sebagainya.
c. Arsip yang rusak.
Artinya dalam kondisi dengan berbagai tingkat kerusakan yang
memerlukan perbaikan yang sesuai dengan kerusakannya. Untuk
kondisi arsip yang rusak perlu dilakukan perbaikan atau restorasi.
Restorasi adalah memperbaiki arsip yang sudah rusak, sulit
dipergunakan kembali sehingga arsip tersebut dapat dipergunakan
dan disimpan kembali untuk jangka waktu yang lebih lama lagi.

Hal-hal tersebut merupakan tindakan preventif untuk memperkecil

pengaruh faktor-faktor yang dapat merusak arsip seperti yang telah
diuraikan diatas. Adapun yang perlu mendapatkan perhatian utama
adalah :

a. Gedung atau ruang arsip.

b. Penggunaan rak arsip.
c. Penggunaan system pendingin udara.
d. Penggunaan bahan-bahan kimia.

Tujuan pemeliharaan dan perawatan arsip, yaitu :

a. Menyelamatkan nilai informasi arsip.

b. Menyelamatkan fisik arsip.
 21

c. Mengatasi kendala kekurangan ruang.

d. Mempercepat perolehan informasi, dengan adanya arsip berbasis
komputer, informasi sangat mudah untuk diakses, baik dari jarak
dekat maupun jarak jauh, sehingga pemakaian dokumen menjadi
lebih optimal.

Dengan melakukan pemeliharaan dan perawatan arsip yang baik,

diharapkan bahan-bahan arsip dapat berumur lebih panjang, sehingga
tidak perlu melakukan perbaikan arsip yang membutuhkan waktu dan
dana yang banyak.

4. Penyusutan.
Penyusutan arsip menurut Ig. Wursanto (1995:207) adalah
n
kebutuhannya dan nilai guna arsip tersebut. Arsip-arsip yang tersimpan
tidak selamanya mempunyai nilai kegunaan abadi. Ada arsip-arsip
yang mempunyai nilai sementara kurang dari satu tahun, dua tahun,
tiga tahun dan seterusnya sampai dengan arsip yang mempunyai nilai
abadi. Di samping itu ada arsip-arsip yang tidak perlu disimpan,
setelah dibaca atau setelah habis nilai pakainya terus dibuang atau

Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang

Penyusutan Arsip, yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah
kegiatan pengamanan arsip dengan cara :
a. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit
Kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau
Badan-badan Pemerintahan masing-masing;
b. Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang
berlaku;
c. Menyerahkan arsip-arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada
Arsip Nasional.
 22

Tujuan penyusutan arsip menurut Ig. Wursanto (1995:209), yaitu :

a. Dari segi Administratif.

1.) Menghindari pencampuradukan antara arsip-arsip yang
masih aktif dengan arsip inaktif, serta antara arsip yang
bernilai penting dengan yang tidak penting.
2.) Memudahkan mencari kembali arsip, jika sewaktu-waktu
diperlukan.
3.) Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan,
pemeliharaan, kepegawaian, dan lain-lain.
4.) File aktif akan lebih longgar untuk menampung
bertambahnya arsip yang baru.
5.) Untuk memantapkan jangka hidup arsip dan menempatkan
arsip inaktif yang bernilai berkelanjutan di tempat yang
lebih baik.
6.) Untuk memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai
permanen terlindung dari segala faktor biaya.
7.) Untuk memudahkan pengiriman ke Arsip Nasional.
b. Dari segi Penelitian Ilmiah.
Tujuan penyusutan arsip dilihat dari penelitian ilmiah, ialah
membantu para ilmuwan dalam mengadakan penelitian,
terutama apabila arsip-arsip sudah mencapai masa statis, karena
arsip statis akan menonjol kegunaannya di bidang penelitian
ilmiah.
5. Pemusnahan
Menurut Sutarto (1992:263), yang dimaksud dengan memusnahkan
arsip adalah aktivitas menghancurkan arsip yang telah habis guna.
Pemusnahan dapat dilakukan dengan jalan dirobek, dibakar atau
dihancurkan dengan memakai bahan kimia. Apapun jalan yang dipakai
untuk memusnahkan arsip, satu hal yang penting, yaitu harus sama
 23

sekali tidak dapat terbaca lagi sehingga sudah tidak dapat digunakan
untuk tujuan apapun. Untuk melakukan pemusnahan arsip hendaknya
dibuatkan berita acara. Dalam berita acara harus disebutkan golongan
warkat, jumlahnya, pejabat yang langsung mengurusi arsip, kepala
satuan yang bertanggungjawab, dan atasan yang berkedudukan
setingkat lebih tinggi, waktu pemusnahan.

G. Metode Pengamatan
1. Lokasi Pengamatan.
Lokasi yang dipilih dalam pengamatan ini adalah di Sub Bagian
TataUsaha RSUD Dr. Moewardi yang beralamat di Jl. Kol Soetarto
No. 132 Surakarta.
2. Jenis Pengamatan.
Di dalam penelitian ini untuk penulisan Tugas Akhir berawal dari
pokok permasalahan yaitu untuk mengetahui bagaimana system yang
digunakan di dalam pelaksanaan penyimpanan arsip, perawatan arsip
serta pemusnahan arsip, dimana sifatnya menggali, menelusuri,
menentukan fakta-fakta, masalah-masalah atau kendala yang mungkin
dan sekaligus memberi penjelasan tentang tata kearsipan tersebut.
Maka dapat ditarik kesimpulan bahwa jenis penelitian ini termasuk
jenis penelitian deskriptif kualitatif yaitu metode pengamatan yang
memberikan gambaran atau melukiskan keadaan obyek pengamatan
pada saat ini berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau bagaimana
semestinya. Pengamatan ini bertujuan untuk menggambarkan,
memaparkan, menentukan dan menganalisa data yang ada secara
mendalam.
3. Sumber Data.
Menurut H.B Sutopo (2006:56) sumber data merupakan sumber fakta
atau keterangan berbagai informasi tentang apa saja yang benar-benar
diperlukan dari suatu obyek yang diamati. Sumber data dari tugas
akhir ini adalah :
 24

a. Narasumber atau informan

Jenis sumber data berupa manusia atau biasa disebut responden.
Dalam hal ini narasumber yang dimaksud adalah Pegawai Sub
Bagian Tata Usaha di RSUD Dr. Moewardi.
b. Sumber tertulis
Sumber tertulis dalam penulisan tugas akhir ini yaitu arsip-arsip
dalam kantor kepala, gudang, buku atau modul, dan dokumen
pemerintah pusat.
c. Peristiwa atau kejadian
Data atau informasi dapat dikumpulkan dari peristiwa, aktivitas,
atau perilaku sebagai sumber data yang berkaitan dengan
penelitiannya. Dari pengamatan pada peristiwa tersebut, peneliti
dapat mengetahui proses bagaimana sesuatu terjadi secara lebih
pasti karena menyaksikan sendiri secara langsung. Penulis
cenderung memilih informan yang dapat dipercaya dan dianggap
mengetahui permasalahan yang sedang diamati dengan jelas dan
menangkap kelengkapan data. Informan yang dipilih adalah
petugas yang terlibat secara langsung dalam menangani kearsipan
di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi.
4. Teknik Pengumpulan Data.
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini
berpedoman dari H.B Sutopo (2006:66) adalah :
a. Observasi
Observasi merupakan suatu proses melihat, mengamati untuk
menggali data dari sumber data yang berupa peristiwa, aktivitas,
perilaku, tempat atau lokasi, benda, serta rekaman gambar. Dalam
penelitian ini penulis mengadakan pengamatan secara langsung dan
pencatatan tentang keadaan atau fenomena yang diselidiki dan
dijumpai secara sistematis di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr.
Moewardi.
 25

b. Wawancara
Adalah teknik pengumpulan data yang digunakan peneliti melalui
suatu interaksi untuk mendapatkan keterangan-keterangan lisan
maupun komunikasi langsung dan bertatap muka dengan
responden yang dapat memberikan keterangan, yang di dalamnya
terdapat pertukaran aturan, tanggungjawab, kepercayaan, motif,
dan informasi. Dalam penelitian ini, wawancara bersifat terbuka
serta tidak terstruktur dan ketat dalam suasana formal yang
dilakukan berulang-ulang pada informan yang sama.
c. Dokumen
Teknik pengumpulan data dengan mempelajari dokumen-
dokumen, peraturan-peraturan, laporan-laporan dan literatur
lainnya.
d. Teknik Analisa Data.
Teknik analisa data yang digunakan dalam penelitian ini adalah
teknik analisa data deskriptif yaitu cara penelitian dengan
mengumpulkan, menyusun, menganalisa dan menginterprestasikan
arti suatu data, membuat klasifikasi dengan menetapkan standart,
menetapkan hubungan kedudukan unsur-unsur satu dengan yang
lainnya.
5. Teknik Analisa Data.
Menurut H.B Sutopo (2006:115) teknik analisa data yang dipakai
dalam pengamatan ini adalah teknik analisis data kualitatif yaitu secara
khusus kegiatannya pada dasarnya dilakukan secara induktif, interaktif
dari setiap unit datanya, bersamaan dengan proses pelaksanaan
pengumpulan data dan memproses akhir. Tahapan dalam analisis data
yaitu :
a. Pengumpulan data
Pengumpulan data dilakukan sebelum pengamatan, pada saat
pengamatan, dan di akhir pengamatan.
 26

b. Reduksi data
Proses seleksi, pemfokuskan, penyederhanaan, dan abstraksi dari
semua jenis informan yang tertulis lengkap dalam catatan
lapangan.
c. Sajian data
Suatu rakitan organisasi informasi deskripsi dalam bentuk narasi
lengkap yang untuk selanjutnya memungkinkan simpulan
pengamatan dapat dilakukan dan disusun berdasarkan pokok-
pokok yang terdapat dalam reduksi data, dan disajikan dengan
menggunakan kalimat bahasa yang sistematis.
d. Penarikan kesimpulan dan verifikasi
Kesimpulan merupakan tahap terakhir, yaitu kesimpulan jawaban
dari pertanyaan pengamatan yang diajukan mengungkapkan

merupakan aktivitas pengulangan untuk tujuan pemantapan,

penelusuran data kembali dengan cepat.

Keempat komponen tersebut saling berhubungan dan mendukung

sehingga membantu interaksi dalam proses pengumpulan data
sehingga menjadi siklus penting dalam penyusunan laporan.
Keseluruhan proses tersebut dilakukan sepanjang proses pengamatan
dan dilakukan berulang kali sehingga analisa yang didapat cukup
memuaskan.
 BAB III

DESKRIPSI LEMBAGA

RSUD Dr. Moewardi merupakan rumah sakit milik pemerintah

daerah. Rumah sakit yang berdiri dengan megah ini berada di Jl. Kol.
Sutarto No.132 Surakarta 57126. Luas tanah 49.622 m dan luas bangunan
32.205 m. Bangunan utama terdiri dari 5 lantai dengan klasifikasi kamar
mulai kelas III, II, I utama, VIP B, VIP A, VVIP dengan daya tamping
seluruhnya 680 TT.

Dengan didukung tenaga paramedik 500 orang, para medis non

perawatan 163 orang, non medis 436 orang. Dilengkapi fasilitas
modern kedokteran berbagai jenis gangguan penyakit mulai dari penyakit
dalam, kebidanan, jantung, saraf, tht, kulit dan kelamin, bedah, dan
peralatan canggih lainnya.

A. Sejarah RSUD Dr. Moewardi di Surakarta

Dinamika dan perkembangan Rumah Sakit di Surakarta dibagi
menjadi 3 periode, yaitu :
1. Perkembangan pada masa Kolonial
Di wilayah Karesidenan Surakarta, selain Rumah Sakit
Zending Jebres yang didirikan pada tahun 1912 oleh Yayasan
Kristen yang sampai sekarang terkenal dengan Yayasan Kesehatan
Kristen Untuk Umum (YAKKUM), terdapat rumah sakit lain, yaitu
:
a. Ziekenzorg, yang berkedudukan di Mangkubumen dengan nama
Partikelir Inslandscziekenhuis der Verregniging Ziekenzorg.
Tidak diketahui secara pasti kapan rumah sakit ini didirikan,
namun yang jelas pada tahun 1907 rumah sakit ini sudah
mendapatkan sudah mendapatkan subsidi dari pemerintah
Kolonial.

27
 28

b. Pantirogo, yang merupakan rumah sakit milik pemerintah

keratin Kasunanan Surakarta. Diperkirakan rumah sakit ini
didirikan pada masa pemerintahan Sunan Paku Buwono X.
2. Perkembangan pada masa pendudukan Jepang (1942-1945)
Pada waktu itu rumah sakit Ziekenzorg juga dipakai
sebagai rumah sakit Internering Kamp tetapi pindah ke Jebres
menempati Zending Ziekenhuis yang saat ini bernama Rumah Sakit
Dr. Moewardi. Sedangkan Zending Ziekenhuis harus pindah ke
belakang, dimana didirikan Rehabilitasi Centrum (RC) Prof. Dr.
Soeharso.
3. Perkembangan pada masa Pasca Kemerdekaan
Pasca kemerdekaan, rumah sakit Ziekenzorg digunakan

19 Desember 1948. Rumah sakit ini dijadikan markas bagi tentara

dalam mempertahankan kemerdekaan dari tentara Belanda yang
menduduki wilayah Surakarta. Namun, sesuai dengan SK
Komandan Kesehatan Tentara Jawa pada tanggal 26 November
1948 Nomor: 246/Sek/MBKD/48, rumah sakit tersebut dibubarkan
dan meniadakannya terhitung sejak tanggal 19 Desember 1948.
Oleh karena itu semua anggota tentara yang berada di rumah sakit
itu kemudian didemobilisasi serta membebaskan mereka dari
tugasnya. Dalam SK itu juga diinstruksikan kepada Kepala Rumah
Sakit Tentara Surakarta untuk menyerahkan lembaga pelayanan
kesehatan itu kepada PMI Daerah Surakarta. Pada masa peralihan
itu tidak dapat bertahan lama. PMI menyerahakn kembali kepada
Perhimpunan Bale Kusolo (Partikelir Inslandscziekenhuis der
Vereeniging Ziekenzorg) pada tanggal 1 Februari 1949. Sejak saat
itu rumah sakit ini bernama Rumah Sakit Bale Kusolo dengan
dipimpin oleh Direktur dr. R. Soemarno.
Sementara itu Rumah Sakit Pantirogo pada periode ini
seiring dengan berubahnya orientasi masyarakat pemakainya,
 29

berganti nama menjadi Rumah Sakit Kadipolo. Rumah Sakit

Kadipolo nasibnya serupa dengan Rumah Sakit Zending Jebres
yang kesulitan memenuhi biaya operasionalnya, oleh karena itu
kedua rumah sakit ini diambil alih oleh pemerintah RI untuk
keperluan perjuangan pada masa revolusi.
Pengambilalihan Rumah Sakit Bale Kusolo oleh
pemerintah RI sesuai dengan SK Menteri Kesehatan RI tanggal 2
Maret 1950, No.384/Sekr./D/7, terhitung mulai tanggal 1 Januari
1950, Rumah Sakit Bale Kusolo diambil alih dan dikelola oleh
Pemerintah RI. Surat keputusan ini sekaligus menetapkan nama
Rumah Sakit Bale Kusolo diganti dengan nama Rumah Sakit Pusat
Surakarta dengan dr. Toha sebagai Direktur pertamanya.
(Selanjutnya tanggal 1 Januari 1950 ditetapkan sebagai hari jadi
RSUD Dr. Moewardi)
Sejak saat itu di Surakarta terdapat 3 rumah sakit yang semuanya
dikelola oleh pemerintah, yaitu :
1. Rum
2.
3.

Keberadaan ketiga rumah sakit pemerintah di Surakarta itu, di satu sisi

menimbulkan pertentangan di kalangan masyarakat. Hal tersebut
disebabkan oleh adanya dua rumah sakit di wilayah yang sama namun
keduanya menggunakan nama Surakarta yaitu Rumah Sakit Pusat
Surakarta dan Rumah Sakit Surakarta. Untuk mengakhiri polemik dan
permasalahan yang ada di tengah-tengah masyarakat Surakarta, maka
Inspektur Kepala Jawatan Kesehatan Prov Jateng mengirim surat usulan
kepada Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jateng pada tanggal 15
September 1953 dengan nomor surat : K.23429/KK tentang pergantian
nama Rumah Sakit di Surakarta. Dalam surat tersebut diusulkan adanya
pergantian nama rumah sakit, yaitu :
 30

a. Rumah Sakit Pusat Surakarta menjadi Rumah Sakit Umum

Mangkubumen
b. Rumah Sakit Surakarta menjadi Rumah Sakit Umum Jebres
Pergantian nama itu kemudian dikukuhkan dengan SK Menteri
Kesehatan RI tanggal 9 Juli 1954 Nomor 44751/R.S.
Dengan tidak mengurangi hak, tugas, serta status dan kewajiban-
kewajiban sebagai pelayanan kesehatan kepada masyarakat, dan terjadinya
perubahan otonomi daerah yang menyatakan ketiga rumah sakit yang
berada di Kota Surakarta diserahkan kepada Pemerintah Daerah Swatantra
Tingkat I Jawa Tengah Semarang. Masing-masing rumah sakit berdiri
sendiri, serta bertanggung jawab kepada Pemerintah Daera Swatantra
Tingkat I Jawa Tengah. Di samping menyelenggarakan pelayanan
kesehatan, ketiganya juga menyelenggarakan pendidikan bagi tenaga para
medis, keadaan yang demikian yang dianggap kurang efisien guna
mencapai keseragaman serta efisiensi kerja dalam bidang medis dan
teknis, tata usaha pendidikan, penghematan keuangan negara, maka perlu
diadakan reorganisasi dengan tujuan mempersatukan ketiga rumah sakit
tersebut ke dalam satu unit di bawah satu pimpinan beserta tenaga stafnya.
Dengan memperhatikan usulan dari Kepala Dinas Kesehatan
Rakyat Daerah Swatantra Tingkat I Jawa Tengah tertanggal 19 Februari
1960 No. K.693/UNH, Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah
melalui surat No. H.149/2/3 tertanggal 1 Maret 1960 memutuskan untuk
menyatukan ketiga rumah sakit tersebut ke dalam satu unit organisasi di
bawah seorang
Mulai tanggal 1 Juli 1960 Rumah Sakit Surakarta terdiri atas tiga

dan Rumah Sakit Jebres itu diadakan spesialisasi ataupun unit-unit

pelaksana fungsional, diantaranya :
a. Rumah Sakit Kadipolo disebut juga Rumah Sakit Komplek A, khusus
untuk pelayanan penyakit dalam. Rumah sakit ini terletak di Kampung
Panularan, Kelurahan Panularan, Kecamatan Laweyan, Surakarta.
 31

Rumah sakit ini memiliki luas tanah 24.096 m, dan luas bangunan
5.931 m.
b. Rumah Sakit Mangkubumen disebut juga Rumah Sakit Komplek B,
untuk pelayanan radiologi, kulit dan kelami, gigi, mata, THT,
chirurgie, neurologi dan lain-lain. Rumah sakit ini terletak di Kampung
Mangkubumen, Kelurahan Mengkubumen, Kecamatan Banjarsari,
Surakarta. Rumah Sakit ini memiliki luas tanah 41.740 m dan luas
bangunan 14.106 m.
c. Rumah Sakit Jebres disebut juga Rumah Sakit Komplek C, khusus
untuk pelayanan kebidanan dan penyakit kandungan, kanak-kanak dan
keluarga berencana. Rumah Sakit ini terletak di Kampung Jebres,
Kelurahan Jebres, Kecamatan Jebres, Surakarta ini mempunyai luas
tanah 49.622 m dan luas bangunan 15.868 m.
Mengingat Rumah Sakit Kadipolo pada saat itu dinilai tidak
efisien, maka bulan September 1976 rumah sakit tersebut dipindahkan ke
Rumah Sakit Mangkubumen dan pada akhirnya penggantian ini
dikukuhkan dengan SK Menteri Kesehatan RI tanggal 9 Juli 1954
No.4475/R/S. Dan pada akhirnya Gubernur Jawa Tengah melalui SK No.
445/29684 tanggal 24 Oktober 1988 menetapkan nama Rumah Sakit
Umum Daerah Dr. Moewardi.
RSUD Dr. Moewardi yang merupakan rumah sakit pemerintah
terbesar di Provinsi Jawa Tengah harus menyesuaikan dan mampu menjadi
pusat rujukan wilayah Surakarta dan sekitarnya. Atas pertimbangan
tersebut pada lokas Jebres kemudian didirikan bangunan fisik baru yang
memenuhi standar rumah sakit Kelas B2 Pendidikan. Baru pada tanggal 28
Februari 1997 RSUD Dr. Moewardi lokasi Jebres diresmikan
penggunaannya oleh Presiden Soeharto, dan sejak itulah seluruh kegiatan
rumah sakit Dr. Moewardi menjadi satu lokasi.
 32

B. Identitas RSUD Dr. Moewardi

Nama : RSUD Dr. Moewardi
Pemilik : Pemerintah Provinsi Jawa Tengah
Alamat : Jl. Kol. Sutarto No. 132 Surakarta
Telp (0271) 634634, Fax 637412
Kelas : B2 Pendidikan
Jumlah : 627 tempat tidur
Terdiri dari kelas sesuai penyakit :
- Paviliun Cendana
- Melati (penyakit dalam)
- Mawar (kandungan, bedah, ICCU)
- RGB (kecelakaan)
- Anggrek 2 (stroke)
- Aster (jantung)
Dasar hukum atau landasan operasional :
1. SK-B Menteri Kesehatan No 554 / Menkes / SKB / X / 1981,
Menteri P & K No 0430 / V / 1981 dan Menteri Dalam Negeri No.
3241 A / 1981
2. Perda No. 3 / 1997, tentang struktur organisasi dan tata kerja
RSUD Dr. Moewardi
3. Perda No. 14 / 1999 tentang perubahan RSUD Dr. Moewardi
menjadi RS Unit Swadana

C. Visi, Misi, Tujuan, dan Tugas RSUD Dr. Moewardi

1. Visi

2. Misi
a. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan berstandar
Internasional bermutu prima dan memuaskan secara holistik
dan paripurna.
 33

b. Memberikan pelayanan kesehatan yang profesional, efektif,

efisien, dan terjangkau.
c. Menyelenggarakan pendidikan unggul menjadi wahana
penelitian yang terkemuka dan melaksanakan pengabdian
masyarakat ( Hospital Social Responsibility ) secara
komprehensif.
3. Tujuan
Mengupayakan tercapainya derajat kesehatan masyarakat yang
optimal bagi masyarakat Surakarta dan sekitarnya dengan
menyelenggarakan pelayanan melalui upaya penyembuhan,
penyuluhan kesehatan, dan meringankan penderitaan pasien serta
asuhan keperawatan di samping upaya pencegahan maupun
peningkatan kesehatan sebagai pusat rujukan wilayah Surakarta
dan sekitarnya serta tempat pendidikan dan latihan yang handal
bagi calon dokter, dokter spesialis maupun tenaga kesehatan
lainnya.
4. Tugas RSUD Dr. Moewardi
Melaksanakan upaya pelayanan kesehatan secara berdaya guna dan
berhasil guna dengan mengutamakan upaya penyembuhan dan
kesehatan yang dilaksanakan.

D. Pelayanan Kesehatan
1. Rawat Jalan (perkunjungan)
a. Poli Non Paviliun (pasien rawat jalan perkunjungan)
b. Poli Paviliun / VIP (pasien paviliun perkunjungan)
2. Rawat Darurat (perkunjungan)
3. Rawat Inap
a. III = Utama
b. II = VIP B
c. I = VIP A
= VVIP
 34

d. Rawat Insentif (per hari perawatan)

E. Jenis dan Kemampuan Pelayanan RSUD Dr. Moewardi

1. Instalas Gawat Darurat
a. Kegiatan : buka setiap hari, pelayanan 24 jam, dan 7 hari dalam
seminggu, memberikan pelayanan darurat bedah dan non
bedah.
b. Fasilitas : 2 kamar operasi besar, 2 kamar operasi kecil, 2
resusitasi jantung dan paru, peralatan lengkap untuk kegawatan
bedah dan non bedah.
2. Instalasi Rawat Jalan
Buka sesuai dengan jam kantor
a. Pendaftaran
Senin s/d Kamis : 07.00 14.00
Jumat : 07.00 11.00
Sabtu : 07.00 12.30
b. Poli Paviliun (VIP), pelayanan poli spesialis di Paviliun
Cendana (untuk pasien pribadi dokter / dengan perjanjian)
c. Pelayanan untuk umum : peserta askes, peserta jamsostek, dan
perusahaan kerja sama
d. Jenis Pelayanan
Jenis pelayanan dan kemampuan medis adalah sebagai berikut :
1) 15 klinik spesialis dengan sub spesialisnya
2) Klinik khusus paviliun (pelayanan terpadu dokter terkait)
3) Klinik Geriarti
4) Medical check up

3. Instalasi Rawat Inap

a. Fasilitas
 35

Jumlah bed yang tersedia saat ini sebanyak 680 buah, dengan
rincian :
1) Kelas III : 212 tempat tidur
2) Kelas II : 100 tempat tidur
3) Kelas I : 6 tempat tidur
4) Kelas Utama : 22 tempat tidur
5) Kelas Khusus : 48 tempat tidur
6) VVIP : 4 tempat tidur
7) VIP A : 17 tempat tidur
8) VIP B : 54 tempat tidur
9) Anggrek : 154 tempat tidur
10) Aster : 53 tempat tidur
b. Fasilitas pelayanan rawat inap di selenggarakan untuk beberapa
instalasi adalah :
1) Instalasi rawat inap Paviliun Cendana terdiri dari VVIP,
VIP A, VIP B, dan Kelas Utama
2) Instalasi rawat inap Mawar terdiri dari Kelas I, II, III
3) Instalasi rawat inap Melati
4) Instalasi rawat inap Anggrek
5) Aster

F. Fasilitas umum yang disediakan RSUD Dr. Moewardi

1. Wartel yang berlokasi di rawai inap Melati
2. Anjungan Tunai Mandiri (ATM)
3. Kantin
4. Toko Koperasi, depan gedung Radiologi lantai I
5. Tempat foto copy, di samping ruang informasi gedung A
6. Tempat parkir :
a. Tempat parkir sepeda motor
1) Basement depan poli Cendana
2) Sebelah Utara rawat inap Melati
 36

b. Tempat parkir mobil

1) Depan Gedung radiologi
2) Depan dan samping Gedung Paviliun Cendana
3) Depan Gedung Aster
4) Basement Masjid Ibnu Sina
5) Basement Gedung Anggrek
7. Tempat ibadah, sebelah kiri belakang bangunan komplek RSUD
Dr. Moewardi

G. Struktur Organisasi RSUD Dr. Moewardi

Struktur organisasi RSUD Dr. Moewardi berdasarkan peraturan
daerah Provinsi Jawa Tengah No.8 Th.2008 terdiri dari organisasi
struktural fungsional. Organisasi struktural terdiri dari Staf Direksi dan
Staf Pelaksana Administrasi yang meliputi bagian Sekretariat, bagian
Perencanaan dan Rekam Medik, bagian Anggaran dan Pembendaharaan,
bagian Akuntansi dan Mobilisasi Dana, bagian Pelayanan Medis, Bidang
Penunjang Medis, Bidang Perawatan, serta Pendidikan dan Pelatihan.
Organisasi fungsional merupakan pelaksana teknis yang langsung
berhubungan dengan kegiatan medis yang terdiri dari Staf Medis
Fungsional (SMF) dan instalasi-instalasi tertentu. Untuk lebih jelasnya
dapat dilihat pada gambar struktur organisasi RSUD Dr. Moewardi,
berikut ini :
37
 38

Di dalam organisasi yang berada di RSUD Dr. Moewardi dapat

dilihat pada gambar di atas bahwa susunan teratas adalah Direktur. Di
bawah Direktur terdapat Wakil Direktur. Wadir tersebut dibagi menjadi tiga
bagian,yaitu: Wadir Pelayanan, Wadir Keuangan, dan Wadir Umum.
Penulis melakukan pengamatan pada Bagian Sekretariat di RSUD Dr.
Moewardi, yang berada di bawah naungan Wadir Umum. Di bawah susunan
Wadir Umum terdapat beberapa Bagian, salah satunya adalah Bagian
Sekretariat. Kepala Bagian Sekretariat adalah susunan teratas dalam struktur
jabatan tersebut. Dibawah Kepala Bagian terdapat tiga Sub Bagian, yaitu:
Sub Bagian Tata Usaha, Sub Bagian Rumah Tangga, dan Sub Bagian
Hukum & Humas. Berikut ini adalah struktur yang terdapat di Bagian
Sekretariat :
 39

WAKIL DIREKTUR
UMUM

KA. BAGIAN

SEKRETARIAT

KA. SUB. KA. SUB. BAGIAN KA. SUB BAGIAN

BAGIAN RUMAH TANGGA HUMAS&HUKUM
TATA USAHA

KEARSIPAN PERLENGKAPAN PERATURAN

&EKSPEDISI PERUNDANGAN

SURAT- MENGELOLA
KETERTIBAN&
MENYURAT PERPUSTAKAAN
KEAMANAN
PUBLIKASI&PEMAS
TATA
ARAN SOSIAL
LAKSANA

Sumber RSUD Dr. Moewardi

 40

Bagian Sekretariat adalah Satuan Organisasi Struktural di

lingkungan RSUD Dr. Moewardi, yang bersifat administratif, koordinatif
dan merupakan unsur pembantu pimpinan dalam penyelenggaraan
adminstrasi umum, administrasi ketatausahaan dan ketatalaksanaan
organisasi Rumah Sakit, kerumahtanggaan, dan hukum & humas. Dapat
dilihat bahwa pada Bagian Sekretariat terdapat tiga bagian, yang masing-
masing bagian mempunyai tugas yang berbeda-beda. Uraian tugas dari
masing-masing bagian, yaitu:

1. Sub Bagian Tata Usaha

Pengelolaan administrasi ketatausahaan yang tertib dan teratur,

sangat diperlukan untuk mendukung kelancaran penyelenggaraan
pelayanan administrasi umum di Rumah Sakit oleh karena itu Sub
Bagian Tata Usaha yang merupakan salah satu unsur pelaksana dalam
penyelenggaraan/pengelolaan administrasi ketatausahaan, dalam
kegiatannya senantiasa berusaha untuk memberikan pelayanan di
bidang administrasi ketatausahaan secara terencana dan terarah, yang
didukung dengan sarana dan prasarana serta sumber daya yang
memadai.

Sub Bagian Tata Usaha adalah satuan organisasi struktural di

lingkungan RSUD Dr. Moewardi, yang bersifat administratif,
koordinatif dan merupakan unsur pelaksana dalam penyelenggaraan
administrasi ketatausahaan, yang mempunyai kedudukan dibawah dan
bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Sekretariat. Kepala Sub
Bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok melaksanakan kegiatan
kearsipan dan ekspedisi, surat-menyurat dan penggandaan, organisasi
dan tata laksana.

Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Kepala Sub Bagian Tata

Usaha mempunyai fungsi, yaitu: perencanaan kegiatan, kebutuhan dan
 41

evaluasi pelaksanaan administrasi ketatausahaan Rumah Sakit serta

pemenuhan kebutuhan perlengkapan kantor maupun pegawai;
pengkoordinasian pelaksanaan administrasi ketatausahaan Rumah
Sakit; pengawasan, penilaian, pembinaan ketatausahaan Rumah Sakit;
membuat laporan pelaksanaan ketatausahaan, organisasi dan tata
laksana di Sub Bagian Tata Usaha.

Dalam melaksanakan tugas seperti yang disebutkan diatas, Kepala

Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tanggung jawab dari masing-
masing tugas tersebut. Tanggung jawab Kepala Sub Bagian Tata Usaha
adalah memenuhi prosedur permintaan sumber daya yang diperlukan
untuk melaksanakan tugas; menciptakan suasana kerja yang harmonis;
menegakkan disiplin pegawai; meningkatkan pengetahuan,
ketrampilan dan perilaku pelaksana; memelihara kelancaran tugas;
memberikan layanan administrasi yang terbaik; menjaga kerahasiaan
dokumen Negara yang menjadi tanggung jawab Sub Bagian Tata
Usaha; dan memelihara sarana dan prasarana di Sub Bagian Tata
Usaha.

2. Sub Bagian Rumah Tangga

Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan adalah Satuan

Organisasi Struktural di RSUD Dr. Moewardi Surakarta yang bersifat
administratif, koordinatif dan merupakan unsur pelaksana dalam
penyelenggaraan kegiatan kerumahtanggaan, serta mempunyai
kedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Bagian
Sekretariat. Kepala Sub Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas
pokok mengelola pelaksanaan urusan dalam perlengkapan, ketertiban
dan keamanan di Rumah Sakit.

Untuk melakukan tugas pokok tersebut, Kepala Sub Bagian Rumah

Tangga, mempunyai fungsi, yaitu: merencanakan pelaksanaan dan
pengembangan kerumahtanggaan Rumah Sakit; melaksanakan
 42

kegiatan kerumahtanggaan Rumah Sakit; dan melaksanakan

pembinaan terhadap penyelenggaraan kegiatan kerumahtanggaan
Rumah Sakit.

Dalam melaksanakan tugas seperti yang disebutkan diatas, Kepala

Sub Bagian Rumah Tangga mempunyai tanggung jawab dari masing-
masing tugas tersebut. Tanggung jawab Kepala Sub Bagian Rumah
Tangga adalah kelayakan distribusi tugas bawahan; mantapnya
organisasi dan tatalaksana; menciptakan suasana kerja yang harmonis
antar karyawan; menegakkan disiplin pegawai; meningkatkan
pengetahuan, ketrampilan dan perilaku karyawan; memelihara sarana
dan prasarana (peralatan) di Sub Bagian Rumah Tangga dan
Perlengkapan pada khususnya dan di Rumah Sakit pada umumnya;
menciptakan kebersihan, keamanan dan ketertiban di Rumah Sakit;
dan memperjuangkan kesejahteraan dan pengembangan karier
bawahan.

3. Sub Bagian Humas&Hukum

Sub Bagian Humas&Hukum adalah suatu unit kerja perbantuan

administrasi atau merupakan unsur staf dalam penyelenggaraan Rumah
Sakit dibawah Bagian Sekretariat, dalam tugas kajian hukum/produk-
produk hukum di Rumah Sakit, pelayanan informasi kegiatan Rumah
Sakit, dan pemasaran sosial Rumah Sakit serta penyelenggaraan
perpustakaan.

Sub Bagian Humas&Hukum merupakan satuan organisasi struktural

dalam lingkungan Rumah Sakit penyelenggara kegiatan kajian hukum,
penyelenggara hubungan masyarakat dan pemasaran sosial serta
pengelolaan perpustakaan, mempunyai kedudukan di bawah dan
bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Sekretariat. Kepala Sub
Bagian Humas&Hukum mempunyai tugas pokok mempersiapkan,
menyusun, mengawasi dan mengevaluasi peraturan perundangan dan
 43

kajian hukum, mengelola perpustakaan menyelenggarakan publikasi

dan pemasaran sosial serta penyampaian informasi Rumah Sakit, serta
menyelenggarakan penerbitan bulletin Rumah Sakit.

Untuk melakukan tugas pokok tersebut, Kepala Sub Bagian

Humas&Hukum, mempunyai fungsi, yaitu: sebagai perencanaan
kegiatan serta kebutuhan dalam proses pengembangan organisasi dan
tatalaksana; sebagai pengkoordinasian pelaksanaan kegiatan; dan
sebagai pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan.

Dalam melaksanakan tugas seperti yang disebutkan diatas, Kepala

Sub Bagian Humas&Hukum mempunyai tanggung jawab dari masing-
masing tugas tersebut. Tanggung jawab Kepala Sub Bagian
Humas&Hukum adalah menyelenggarakan komunikasi di lingkungan
Sub Bagian Humas&Hukum; menegakkan disiplin staf; pengamanan
pelaksanaan tugas; kebenaran rencana kegiatan; kelayakan distribusi
tugas kepada bawahan; kebenaran pembagian tugas kepada bawahan;
ketepatan waktu dalam pelaksanaan tugas; kemudahan, kelancaran,
kejelasan kelengkapan dan ketepatan informasi; pengamanan materi
kerja terhadap penggunaan yang dapat merugikan organisasi Rumah
Sakit; kebenaran dan ketepatan dalam pengumpulan bahan
dokumentasi; da pengamanan penyimpanan peralatan kerja di
lingkungan Sub Bagian Humas&Hukum.
 BAB IV

PEMBAHASAN

Berdasarkan tinjauan pustaka yang telah dikemukakan pada bab

sebelumnya, dapat diketahui bahwa tata kearsipan adalah kegiatan mengatur,
mengurus, dan mengelola benda-benda arsip yang dimulai dari kegiatan
penerimaan surat, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan dan
pemusnahan arsip, serta ditambah tata ruang kearsipan, fasilitas kearsipan, dan
pegawai kearsipan sebagai faktor pendukung dalam kearsipan. Setelah penulis
melakukan magang di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi selama satu
bulan, penulis telah melakukan pengamatan, wawancara maupun praktek
langsung dan selanjutnya diperoleh data, informasi, dan pengetahuan tentang Tata
Kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi, yaitu sebagai berikut :

A. Tata Kerja Kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr.

Moewardi
1. Penerimaan Surat Masuk
Dalam melaksanakan kegiatannya Sub Bagian Tata Usaha
RSUD Dr. Moewardi selalu berhubungan dengan Instansi lain. Salah
satu sarana yang digunakan adalah surat. Dalam melaksanakan
pengurusan surat masuk, sistem pengelolaan arsip yang digunakan di
Sub Bagian Tata Usaha adalah sistem satu pintu, artinya semua surat
masuk ditangani oleh satu bagian saja yaitu Sub Bagian Tata Usaha.
Setelah surat masuk diterima, maka langkah selanjutnya yang akan
dilakukan menurut penjelasan dari Bapak Giri Aji, pegawai urusan
umum adalah sebagai berikut :

sedur penanganan surat masuk yang biasanya dilakukan disini

adalah surat masuk yang telah diterima, lalu diperiksa alamatnya
apabila alamatnya salah dikembalikan. Kemudian diserahkan ke
pegawai staf urusan umum untuk melakukan penyortiran surat,

44
 45

penggolongan surat, pembukaan surat dan pengeluaran dari sampul,

pembacaan surat, pengarahan surat, serta pencatatan surat masuk.
Setelah pencatatan, maka surat disampaikan kepada Direktur beserta
lembar disposisi untuk mencatat instruksi setelah itu surat
dikembalikan ke Sub Bagian Tata Usaha untuk mencatat isi dari
lembar disposisi pada buku ekspedisi dan surat kemudian diserahkan
kepada Kepala Seksi ditujukan untuk melakukan tindak lanjut atas
instruksi Direktur. Setelah tindak lanjut maka setiap seksi atau bagian

tanggal 17 Februari 2012)

Pengurusan Penerimaan Surat Masuk di Sub Bagian Tata Usaha

RSUD Dr. Moewardi melalui tahap-tahap sebagai berikut :

Penerimaan Surat Masuk

Penerimaan &
Penyortiran Surat

Pembacaan &
Pendisposisian Surat

Pengagendaan Surat

Pencatatan &
Pendistribusian Surat

Penyimpanan Surat

Sumber : Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi

 46

Adapun tata pengurusan naskah atau surat yang masuk di Sub

Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi adalah sebagai berikut :
a. Penerimaan dan Penyortiran Surat
Penerimaan surat dilakukan di kantor satpam yang ada di
RSUD Dr. Moewardi, lalu petugas satpam menyerahkan surat
tersebut ke Sub Bagian Tata Usaha. Semua surat yang diterima
oleh pegawai Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi lalu
diperiksa kebenaran alamatnya, apabila ada surat yang salah alamat
surat tersebut dikembalikan kepada petugas Pos atau Ekspeditor.
Surat yang sudah benar alamatnya kemudian dikelompokkan
menjadi dua, yaitu surat pribadi dan surat dinas. Surat yang sudah
benar alamatnya lalu diteliti asal surat yang bersifat dinas maupun
pribadi. Surat-surat dinas tersebut dikelompokkan menjadi surat
dinas yang bersifat rahasia, penting, atau biasa berdasarkan instansi
pengirim yang berhubungan dengan kegiatan RSUD Dr.
Moewardi. Surat yang bersifat rahasia tidak boleh dibuka oleh
siapapun kecuali pihak yang dituju, sedangkan surat terbuka yang
terdiri dari surat penting maupun biasa boleh dibuka dan dibaca
oleh petugas.
b. Pembacaan dan Pendisposisian Surat
Setelah diteliti, maka surat selanjutnya dibaca untuk diketahui
isinya, apakah surat tersebut termasuk surat biasa atau penting.
Dengan demikian dapat diketahui surat masuk mana yang dapat
langsung disampaikan kepada Direktur dan surat mana yang dapat
disampaikan kepada kepala Sub Bagian Tata Usaha. Jika surat
tersebut ditujukan kepada Direktur, maka harus disertai lembar
disposisi yang masih kosong sehingga Direktur dapat menuliskan
instruksi pada lembar disposisi tersebut. Sedangkan surat yang
ditujukan kepada Sub Bagian Tata Usaha tidak perlu disertai
dengan lembar disposisi. Berikut adalah contoh lembar disposisi :
 47

Table 4.1

LEMBAR DISPOSISI

Surat dari BKN

Tanggal Surat 02/01/2012 No. Surat 107/PBK-

BKN/II/2012

Tanggal diterima 02/20/2012 No. Agenda 1.094

Perihal Optimalisasi dan evaluasi kinerja aparatur LKPD/Pemda

terkait kompetensi jabatan

No Diteruskan Jam Disposisi

1. Wadir Umum 09.00 Mohon ditindak lanjuti

Sumber : Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi

 48

c. Pengagendaan Surat
Setelah surat disampaikan kepada Direktur, lalu surat tersebut
dikembalikan ke Sub Bagian Tata Usaha untuk diberi kode
klasifikasi dan diagendakan oleh pegawai urusan umum. Di Sub
Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi pencatatan surat tidak
menggunakan buku agenda, tetapi menggunakan sistem komputer
yang menggunakan aplikasi Pengurusan Surat. Dengan majunya
teknologi, Sub Bagian Tata Usaha tidak mempergunakan kartu
kendali lagi dikarenakan berbagai pertimbangan yaitu :

1. Proses penanganannya terlalu rumit

2. Memakan banyak waktu dan tenaga
3. Kurang efisien

Oleh karena itu Sub Bagian Tata Usaha memilih menggantinya

dengan sistem komputer seperti yang dijelaskan oleh Bapak Giri
Aji, pegawai Sub Bagian Tata Usaha sebagai berikut :

Moewardi sudah menggunakan sistem komputer dalam hal

pencatatan surat dikarenakan agar pencatatan surat rapi, tersimpan
dalam keadaan aman, mempermudah pencarian bila diperlukan
sewaktu-waktu, tidak membuang waktu dan tenaga, praktis, efektif,

Bentuk kolom pencatatan surat masuk pada Aplikasi

Pengurusan Surat adalah sebagai berikut :
 49

Table 4.2

Daftar Surat Masuk

NO DARI KLAS/TGL/NOMOR PERIHAL UNIT

URUT PENGOLAH

1. Wadir 045 Notulen WU

Umum membahas
02/01/2012
inspeksi
- keselamatan
radiasi

Sumber : Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi

Keterangan :

a. Nomor urut adalah nomor urut agenda surat.

b. Dari adalah alamat pengirim yang tertera pada surat masuk.
c. Klasifikasi surat adalah kode surat, termasuk surat undangan,
surat permohonan, dll.
d. Tanggal surat adalah tanggal yang tercantum pada surat masuk.
e. Nomor surat adalah nomor yang tercantum pada surat masuk.
f. Perihal adalah hal atau persoalan dari isi surat secara ringkas.
g. Unit pengolah adalah unit atau bagian yang harus mengolah
surat masuk tersebut.

Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah

pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk dimulai
dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam
satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember.

d. Pencatatan dan Pendistribusian Surat

Setelah surat diberi kode klasifikasi dan diagendakan
selanjutnya surat dicatat pada buku ekspedisi. Di Sub Bagian Tata
 50

Usaha memiliki 25 buku ekspedisi sesuai dengan bagian atau seksi

yang ada. Jadi setiap ada surat masuk beserta lembar disposisi yang
telah mendapatkan instruksi dari Direktur, kemudian surat
ditujukan kepada Kepala Seksi atau bagian yang dituju. Kepala
Seksi kemudian menindak lanjuti surat sesuai dengan instruksi dari
Direktur. Adapun kolom buku ekspedisi surat masuk adalah
sebagai berikut :
Tabel 4.3
Kolom Buku Ekspedisi Surat Masuk
No. Asal Nomor & Tgl Perihal Paraf &
Surat Surat Tgl
Terima

1. BKN 107/PBK- Optimalisasi dan

BKN/II/2012 evaluasi kinerja
aparatur
02/01/2012
LKPD/Pemda
terkait
kompetensi
jabatan

Sumber : Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi

Setelah dicatat di buku ekspedisi oleh petugas surat tersebut

juga disertakan lembar disposisi disampaikan kepada unit-unit yang
dituju pada lembar disposisi tersebut untuk ditindak lanjuti oleh
Kepala seksi atau Kepala Bagian. Apabila tidak memerlukan tindak
lanjut, maka surat tersebut diserahkan kembali ke Sub Bagian Tata
Usaha untuk diarsipkan.

e. Penyimpanan Surat
Surat yang telah selesai ditindak lanjuti oleh Kepala Seksi atau
Kepala Sub Bagian Tata Usaha maka surat-surat tersebut disimpan
 51

untuk dijadikan arsip. Surat tersebut dimasukkan ke dalam boxfile

sesuai dengan kode klasifikasi atau indeks (pokok permasalahan)
dan selanjutnya boxfile diletakkan dalam rak arsip.
2. Penyimpanan arsip
Dalam melaksanakan penyimpanan arsip, Sub Bagian Tata
Usaha RSUD Dr. Moewardi menggunakan sistem nomor. Seperti
yang dikemukakan oleh Bapak Giri Aji, pegawai Sub Bagian Tata
Usaha RSUD Dr. Moewardi yang mengurusi kearsipan :

nomor. Sistem nomor ini disesuaikan dengan kode klasifikasi dari

tiap-tiap pokok permasalahan. Selanjutnya arsip disimpan di dalam
boxfile atau rak. Dalam permukaan boxfile diberi kode klasifikasi dan
indeks, supaya sewaktu-waktu arsip dibutuhkan sangat mudah untuk

Dari hal-hal yang telah dikemukakan diatas, maka dapat

disimpulkan bahwa arsip-arsip yang akan disimpan biasanya terlebih
dahulu harus dikelompok-kelompokkan sesuai dengan klasifikasinya.
Setelah dikelompok-kelompokkan arsip tersebut lalu disimpan ke
dalam boxfile yang di permukaannya diberi kode klasifikasi dan
indeks (pokok permasalahan). Misalnya seperti contoh dibawah ini :
000 Umum
005 Undangan
100 Pemerintahan
200 Politik
300 Keamanan
400 Kesejahteraan
500 Perekonomian
600 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan
700 Pengawasan
800 Kepegawaian
900 Keuangan
Sumber : Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi
 52

Sistem penyimpanan arsip yang menggunakan nomor dapat

memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip,
karena nomor dianggap lebih ringkas. Namun, penyimpanan dengan
sistem nomor Kode Klasifikasi juga cukup susah dalam penerapannya,
karena kadang kala para pegawai tidak hafal dengan kode klasifikasi.
Dalam penyimpanan arsip disertai lembar keterangan nomor surat,
tanggal surat, tanggal agenda, alamat surat dan perihal setelah itu
boxfile disusun didalam rak arsip.
Di dalam pengolahan arsip khususnya penyimpanan arsip juga
harus mengontrol keberadaan arsip-arsip tersebut, maka dari itu ada
ketentuan tentang peminjaman arsip pada Sub Bagian Tata Usaha
RSUD Dr. Moewardi. Arsip mempunyai kegunaan untuk mendukung
pengambilan keputusan, bahan referensi dan sebagainya. Pelayanan
peminjaman arsip hanya diijinkan untuk orang yang berwenang, hal-
hal yang perlu diperhatikan didalam peminjaman arsip adalah sebagai
berikut :
a. Mengajukan permohonan peminjaman arsip, dengan mengisi buku
peminjaman arsip yang sudah tersedia di Sub Bagian Tata Usaha
RSUD Dr. Moewardi.
b. Buku peminjaman arsip terdiri dari : tanggal pinjam, perihal surat,
siapa yang meminjam, tanggal pengembalian, tanda tangan
peminjam dan keterangan.
c. Orang yang berhak meminjam arsip harus ada kaitannya dengan
arsip yang dipinjam tersebut, karena kerahasiaan arsip harus benar-
benar dijaga, tidak boleh sembarang orang boleh meminjam arsip
tersebut.

Berdasarkan uraian diatas, penyimpanan arsip dan ketentuan

peminjaman arsip di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi
sudah baik, tetapi masih ada kelemahannya didalam menyusun arsip,
penataannya kurang rapi dikarenakan boxfile yang jumlahnya kurang
 53

banyak dan bahannya kurang bagus, rak arsip kondisinya kurang baik
juga ukurannya kurang besar, ruangan penyimpanan arsip belum
tersedia secara luas. Dalam ketentuan peminjaman arsip tidak diberi
batas waktu peminjaman arsip dan didalam boxfile juga tidak diberi
tanda pengganti arsip yang dipinjam, sehingga yang menjadi alat
kontrol peminjaman arsip hanyalah buku peminjaman arsip yang
tersedia di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi.

3. Pemeliharaan arsip
Didalam suatu organisasi arsip mempunyai peranan yang sangat
penting, sebagai sumber informasi atau alat bukti segala kegiatan
perkantoran yang pernah terjadi dalam organisasi tersebut. Maka
untuk menghindari adanya kerusakan dan hal-hal yang tidak
diinginkan maka perlu dilakukan pemeliharaan arsip, supaya arsip
tersebut terjaga dengan baik, tahan lama dan tidak hilang.
Arsip bagi suatu organisasi dianggap sangat penting sekali,
sehingga harus dilindungi dan dipelihara dengan baik. Pengamanan
dan perlindungan arsip melibatkan seluruh struktur organisasi
sehingga menghabiskan tenaga, waktu dan biaya. Pemeliharaan dan
perlindungan arsip melibatkan banyak orang sekaligus menjamin agar
organisasi tetap berlangsung. Pemeliharaan arsip merupakan bagian
terpenting dari rangkaian tata kearsipan yang sangat berfungsi sebagai
cara untuk menyelamatkan arsip-arsip tersebut.
Berbagai ancaman yang akan datang dan dapat merusak arsip
kemungkinan akan terjadi seperti misalnya kerusakan arsip terjadi
akibat gempa bumi, angin besar, pipa bocor, lumut, jamur, debu,
serangga, binatang pengerat, pencurian dan perusakan yang
disebabkan oleh manusia, itu semua dapat dihindari dengan
pemeliharaan arsip yang benar mulai dari menjaga kebersihannya,
suhu dan kelembaban, serta keamanannya seperti yang dikemukakan
oleh Bapak Giri Aji, pegawai urusan umum sebagai berikut :
 54

dari menjaga kebersihannya, suhu dan kelembaban, serta

Dari keterangan diatas dapat disimpulkan bahwa pemeliharaan

arsip pada Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi adalah
sebagai berikut :
a. Pemeliharaan kebersihan tempat
Pemeliharaan kebersihan tempat arsip berguna untuk menghindari
kerusakan pada arsip seperti diakibatkan karena debu, serangga,
binatang pengerat, jamur dan lumut. Kebersihan tempat dimana
digunakan untuk menyimpan arsip di Sub Bagian Tata Usaha
sudah lumayan rapi dan bersih tetapi masih sedikit ada debu di
sisi-sisi yang tersembunyi karena tempat arsip tidak dibersihkan
setiap hari oleh petugas kebersihan. Dalam lemari-lemari arsip
atau rak arsip juga diberi kapur barus secara berkala dan
mengoleskan obat anti serangga pada lemari atau rak arsip.
b. Suhu dan kelembaban
Suhu dalam ruang penyimpanan arsip di Sub Bagian Tata Usaha
sudah stabil dan kelembabannya juga sudah baik. Tempat yang
sangat lembab identik sekali dengan jamur, lumut, debu, serangga
dan binatang pengerat. Untuk mencegah itu semua, petugas selalu
membuka jendela pada ruangan penyimpanan arsip setiap hari
meskipun kecil tetapi udara di ruang penyimpanan arsip dapat
berganti dan ruangan tidak menjadi lembab dan pengap.
c. Keamanan arsip
Keamanan arsip baik fisik/informasi benar-benar dijaga dari
kemungkinan adanya pembocoran informasi atau pencurian arsip,
untuk itu ketentuan peminjaman arsip hanya boleh dipinjam bagi
orang-orang yang bersangkutan dengan arsip tersebut karena
menyangkut kerahasiaan isi arsip tersebut. Pemeliharaan fisik
arsip mencakup merawat dan mengamankan arsip dengan
 55

memberi kapur barus dan mengoleskan obat anti serangga pada

lemari arsip agar fisik arsip tidak rusak, terjaga dengan baik dan
tahan lama. Dalam area ruang penyimpanan arsip, selain petugas
juga masih boleh masuk sehingga kerahasiaan arsip sangat tidak
terjamin tetapi meskipun seperti itu belum pernah terjadi arsip
hilang, dicuri oleh orang yang tidak bertanggung jawab atau
kerahasiaan arsip tersebut bocor.
Berdasarkan uraian diatas, pemeliharaan arsip yang dilakukan
oleh Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi sudah cukup baik,
tetapi masih ada kelemahan dalam ruangan/tempat penyimpanan arsip
yang kurang luas sehingga masih membutuhkan jendela/ventilasi
udara yang cukup banyak agar kelembaban dan suhu ruangan tetap
terjaga dan selanjutnya tidak merusak arsip, dalam ruangan
penyimpanan arsip juga harus lebih sering dibersihkan agar terhindar
dari debu, lumut, jamur dan serangga yang dapat merusak arsip.
Untuk masalah kerahasiaan informasi arsip juga perlu diperketat
penjagaannya, seharusnya area ruang penyimpanan arsip harus ditutup
bagi selain petugas dan orang yang berkepentingan, setiap orang yang
memasuki area ruang penyimpanan arsip menggunakan tanda-tanda
pengenal khusus, hal tersebut dilakukan untuk menghindari orang-
orang yang tidak berkepentingan ingin mencuri arsip.
4. Penyusutan arsip
Dalam setiap organisasi pemerintah maupun organisasi swasta
pasti mempunyai arsip yang di dalamnya terkandung serangkaian dari
segala proses kegiatan perkantoran yang telah dilakukan dalam rangka
melaksanakan tugas dan fungsinya. Arsip akan terus tumbuh dan
berkembang secara akumulatif sesuai dengan kebutuhannya, semakin
banyak pula data-data, berkas, dan catatan yang terkumpul dan
disimpan karena masih mempunyai nilai guna. Tetapi tidak semua
arsip memiliki nilai guna yang abadi seperti halnya arsip-arsip yang
berada di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi. Maka perlu
 56

dilakukan penyusutan arsip, arti pentingnya dari penyusutan arsip

adalah untuk mengurangi volume arsip yang ada, dengan adanya
program penyusutan arsip selain mencegah untuk terjadinya
penumpukan arsip, juga menjamin ketersediaan arsip yang benar
masih layak disimpan dan dipelihara, dan arsip tidak lagi diperlukan
dapat dimusnahkan berdasarkan ketentuan yang berlaku.
Didalam penyusutan arsip sebelum melakukan pemusnahan
biasanya akan dilakukan penilaian terhadap arsip tersebut untuk
menentukan nilai guna dan jangka waktu arsip dapat dilihat dari
kaidah hukum dan kepentingan operasional lembaga pencipta. Seperti
yang dikemukakan oleh Bapak Giri Aji, pegawai urusan umum adalah
sebagai berikut :

dimusnahkan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA

(Wawancara tanggal 17 Februari 2012)
Berdasarkan uraian singkat diatas berarti didalam penyusutan
arsip yang dilaksanakan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr.
Moewardi sudah baik karena didalam melakukan penyusutan arsip
didasarkan atas ketentuan yang berlaku.
 57

Tabel Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Provinsi Jawa Tengah

NO JENIS/SERI ARSIP JANGKA WAKTU KET

SIMPAN

AKTIF INAKTIF

UK2 UK1

1 2 3 4 5 6

1 UMUM

1.1 LAMBANG DAERAH

1.1.1 Sayembara 2 tahun 1 tahun 1 tahun Permanen

1.1.2 Penetapan penggunaan lambang 2 tahun 4 tahun 1 tahun Permanen

1.1.3 Ketentuan mengenai 2 tahun 4 tahun 1 tahun Permanen

penggunaan lambing

1.2 TANDA JABATAN DAN

PAKAIAN DINAS

1.2.1 Ketentuan mengenai jenis Selama 1 tahun 1 tahun Permanen

pakaian dinas dan tanda jabatan masih
berlaku

1.3 UCAPAN
SELAMAT/TERIMAKASIH

1.3.1 Ucapan terimakasih/selamat, 1 tahun 1 tahun 1 tahun Musnah

mohon diri, bela sungkawa
 58

Tetapi tidak semua arsip bisa dihancurkan, ada pula arsip yang
tidak boleh dimusnahkan seperti yang diuraikan pada JRA diatas
sebelum naskah tersebut diperbarui misalkan mengenai ketentuan
jenis pakaian dinas dan tanda pangkat.
5. Pemusnahan Arsip
Setelah proses penyusutan arsip selesai, langkah selanjutnya
melakukan pemusnahan arsip yang merupakan kegiatan
menghancurkan, meniadakan fisik dan informasi melalui cara-cara
tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi.
Pemusnahan arsip memiliki resiko hukum yang sangat tinggi, karena
arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan lagi.
Kegiatan ini menuntut kesungguhan yang sekecil apapun.
Menurut Bapak Giri Aji di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr.
Moewardi pelaksanaan pemusnahan arsip ditulis dalam berita acara
pemusnahan arsip dan sebelum melaksanakan pemusnahan juga
dilakukan hal-hal sebagai berikut :
Pemeriksaan terhadap arsip, apakah arsip-arsip tersebut benar-benar
telah habis jangka simpanannya, pemeriksaan berpedoman pada JRA.
Lalu melakukan pendaftaran pada arsip yang diusulkan akan
dimusnahkan, sehingga dapat diketahui secara jelas informasi tentang
arsip yang akan dimusnahkan. Kemudian membuat berita acara
pemusnahan arsip. Selanjutnya arsip yang akan dimusnahkan dikirim
dari Unit Kearsipan (Sub Bagian Tata Usaha) ke Lembaga Kearsipan
Provinsi Jawa Tengah (Badan Arsip & Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah) kemudian langsung dimusnahkan dengan cara dibakar,
dicacah atau dibuat bubur.
( Wawancara tanggal 20 Februari 2012)
 59

Berdasarkan uraian diatas, bisa disimpulkan bahwa pelaksanaan

pemusnahan pada Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi sudah
sangat baik sekali, dalam hal ini terlihat dengan adanya proses-proses
yang harus dilaksanakan sebelum arsip tersebut dimusnahkan.

B. Faktor Pendukung Tata Kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD

Dr. Moewardi
Keberhasilan suatu pekerjaan tidak akan terlepas dari peranan sarana
dan prasarana yang menunjang. Demikian juga dengan pekerjaan tata
kearsipan yang juga membutuhkan tata ruang arsip, fasilitas kearsipan dan
pegawai kearsipan untuk menunjang pelaksanaannya.
1. Tata Ruang Arsip
Didalam penyimpanan arsip, tata ruang kearsipan sangat
menentukan sekali dalam menjaga fisik arsipnya tersebut yang
maksudnya arsip dapat terhindar dari bahaya pengerusakan baik yang
diakibatkan oleh serangga, suhu, kebakaran bahkan manusia.
Keadaan ruangan arsip di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr.
Moewardi sudah tertata dengan rapi, tumpukan-tumpukan kertas-kertas
yang sudah tidak terpakai ditata rapi diatas rak arsip meskipun ada
sedikit debu karena tidak setiap hari dibersihkan oleh petugas. Seperti
yang dikatakan oleh Ibu Kusmi :

khusus jadi untuk ruangan umum masih belum terpenuhi, semua

bagian masih dijadikan satu bersama-sama, kecuali untuk arsip in aktif
disimpan di ruangan Sub Bagian Tata Usaha sedangkan untuk arsip
aktif disimpan di ruangan Kepala Seksi/Bagian masing-
(Wawancara tanggal 20 Februari 2012)

Setelah mendengar uraian diatas, seperti yang dikemukakan oleh

pegawai Sub Bagian Tata Usaha dapat disimpulkan bahwa tata ruang
kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi sudah baik.
Meskipun ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip sangat
terbatas, pemeliharaan dan kebersihannya cukup terjaga. Ruangan
penyimpanan ini dibersihkan oleh petugas kebersihan, sehingga
 60

debunya tidak terlalu banyak. Pencahayaan untuk ruangan sudah cukup

baik, karena diruangan tersebut dikelilingi jendela kaca, sehingga sinar
matahari dapat masuk. Ventilasi udara kurang banyak dan pintu selalu
tertutup jadi didalam ruangan sedikit panas.

2. Fasilitas Kearsipan
Di dalam suatu organisasi, fasilitas kearsipan sangat menunjang
sekali didalam kelancaran pelaksanaan penyimpanan arsip yang ada,
maka dari itu diperlukan sarana dan prasarana yang memadai. Karena
setiap hari berkas-berkas arsip tersebut semakin bertambah dan
menumpuk, demikian pula seperti yang ada pada Sub Bagian Tata
Usaha RSUD Dr. Moewardi sangat memperhatikan fasilitas kearsipan,
seperti yang dikemukakan oleh Ibu Kusmi, pegawai Sub Bagian Tata
Usaha :
itas kearsipan yang digunakan pada Sub Bagian Tata
Usaha RSUD Dr. Moewardi dalam pelaksanaan penyimpanan arsip
antara lain : lembar disposisi, folder/boxfile, guide, stopmap, mesin

(Wawancara tanggal 20 Februari 2012)

Maka dari hasil wawancara tersebut, penulis dapat

menyimpulkan fasilitas kearsipan yang digunakan pada Sub Bagian
Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi dalam pelaksanaan penyimpanan
arsip adalah sebagai berikut :
a. Lembar disposisi
Setiap surat masuk yang ada di Sub Bagian Tata Usaha diberi
lembar disposisi yang dipergunakan sebagai alat untuk
menyampaikan instruksi dari Direktur kepada Kepala Seksi/Bagian
berdasarkan dengan isi surat yang bersangkutan.
b. Folder/boxfile
Semua arsip in aktif di Sub Bagian Tata Usaha ditempatkan
didalam folder/boxfile yang terbuat dari karton yang ukurannya
dapat memuat surat ukuran folio.
 61

c. Guide
Dalam boxfile yang tersimpan arsip in aktif diberi (guide) yang
merupakan sekat atau alat yang digunakan sebagai batas/petunjuk
antara pokok masalah dengan rinciannya.
d. Stopmap
Semua arsip yang masih aktif di Sub Bagian Tata Usaha terlebih
dahulu dimasukkan ke dalam stopmap dan selanjutnya disimpan
kedalam filling cabinet.
e. Mesin ketik
Didalam ruangan Sub Bagian Tata Usaha masih terdapat 1 mesin
ketik yang dipergunakan untuk mengetik manual surat-surat yang
selanjutnya akan dijadikan sebagai arsip.
f. Komputer
Dipergunakan sebagai pencatatan arsip/berkas untuk memberi kode
klasifikasi, nomor urutan arsip yang akan disimpan, dan untuk
mengagendakan arsip. Karena semakin majunya teknologi, mulai
tahun 2012 Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi dalam
melakukan pencatatan arsip tidak menggunakan buku agenda,
tetapi melalui sistem komputer yang menggunakan aplikasi
pengurusan surat. Penggunaan sistem komputer agar pencatatan
arsip tertata dengan rapi, tersimpan dalam keadaan aman,
mempermudah pencarian bila sewaktu-waktu diperlukan, tidak
membuang waktu&tenaga, praktis, efektif dan efisien.
g. Printer
Didalam ruangan Sub Bagian Tata Usaha selain terdapat mesin
ketik manual dan komputer juga ada printer yang digunakan untuk
mencetak pencatatan arsip yang disimpan menggunakan aplikasi
komputer, jika ada arsip yang hilang bisa dijadikan pedoman untuk
mencari arsip tersebut yang mungkin ada di ruangan Kepala
Bagian yang lain.
 62

h. Filling cabinet
Didalam ruangan Sub Bagian Tata Usaha terdapat filling cabinet
yang merupakan lemari terdiri atas laci dan terbuat dari besi yang
dipergunakan untuk menyimpan arsip yang masih aktif.
i. Rak arsip
Rak arsip yang ada di ruang arsip Sub Bagian Tata Usaha lumayan
besar yang diatasnya tertata rapi boxfile yang didalamnya
tersimpan arsip in aktif.

Berdasarkan uraian diatas berarti fasilitas kearsipan yang berada

pada Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi sudah baik dan
sudah memenuhi syarat didalam kegiatan kearsipan.

3. Pegawai Kearsipan
Tenaga pegawai kearsipan sangat menentukan sekali didalam
memperlancar suatu kegiatan kearsipan. Sangat dibutuhkan pegawai-
pegawai yang memang benar-benar terpilih dan ahli di bidangnya,
dapat menguasai dan mengetahui segala hal tentang kearsipan, bahwa
penting atau tidak arsip tersebut harus disimpan, masih diperlukan atau
tidak arsip tersebut dalam menunjang segala kegiatan perkantoran,
serta harus bersikap jujur dalam menangani pekerjaan tersebut supaya
kegiatan tersebut dapat berjalan dengan lancar.
Pada Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi sudah
menerapkan hal tersebut sehingga kegiatan kearsipan dapat berjalan
dengan lancar karena pegawai kearsipannya benar-benar orang yang
menguasai dalam bidangnya. Di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr.
Moewardi mempunyai 5 pegawai yang mengurusi tata kearsipan dan
mempunyai tugas masing-masing yaitu :
a. Bapak Erwan.
Bapak Erwan adalah seorang lulusan SMK dan statusnya
sekarang di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi
 63

belum menjadi pegawai negeri sipil (PNS). Di Sub Bagian

Tata Usaha setiap hari beliau bertugas untuk menerima
semua surat masuk, mengecek kelengkapan isi surat, dan
menyerahkan surat-surat masuk tersebut kepada Direktur
disertai dengan lembar disposisi.
b. Bapak Ivan.
Bapak Ivan adalah seorang lulusan SMK dan statusnya
sekarang di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi
belum menjadi pegawai negeri sipil (PNS). Di Sub Bagian
Tata Usaha setiap hari beliau bertugas untuk menerima
kembali surat-surat masuk dari Direktur, mengecek isi dari
lembar disposisi, dan selanjutnya memasukkan data-data
surat masuk tersebut ke dalam system komputer yang
langsung terkirim masuk ke pusat Jawa Tengah.
c. Ibu Fitri.
Ibu Fitri adalah seorang lulusan S1 Ekonomi dari
Universitas Widya Dharma di Klaten dan statusnya sekarang
di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi belum
menjadi pegawai negeri sipil (PNS) tetapi beliau menjabat
sebagai Sekretaris Wakil Direktur Umum. Di Sub Bagian
Tata Usaha setiap hari beliau bertugas untuk mengurusi
pengiriman surat masuk ke Kepala Seksi masing-masing
bagian sesuai dengan instruksi Direktur dalam lembar
disposisi. Setiap pengiriman surat masuk ditulis dalam buku
ekspedisi.
d. Ibu Kusmi.
Ibu Kusmi adalah seorang lulusan S1 Ekonomi salah satu
Perguruan Tinggi Swasta di Yogyakarta dan di Sub Bagian
Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi sudah berstatus sebagai
pegawai negeri sipil (PNS) golongan 3C. Di bidang
kearsipan beliau bertugas untuk mengarsip surat masuk
 64

menurut kode klasifikasi, menjaga keamanan arsip,

memelihara arsip, menangani bagian peminjaman arsip,
melakukan penyusutan arsip, dan menangani masalah
pencarian arsip kembali.
e. Bapak Giri Aji.
Di Sub Bagian Tata Usaha Bapak Giri Aji sudah berstatus
pegawai negeri sipil (PNS) golongan 3C. Di bidang
kearsipan beliau bertugas untuk mengontrol setiap arsip-
arsip yang masuk, memelihara arsip, dan mengurusi
pemusnahan arsip termasuk pembentukan panitia
pemusnahan arsip sampai mengirim arsip-arsip yang akan
dimusnahkan ke Lembaga Kearsipa Provinsi Jawa Tengah.

Setelah membaca uraian tersebut, maka penulis dapat

menyimpulkan bahwa pegawai kearsipan yang berada di Sub Bagian
Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi sudah sangat baik dalam
melaksanakan tugas dan tanggungg jawabnya masing-masing terlihat
dengan lancarnya kegiatan-kegiatan kearsipan yang berjalan dengan
lancar, tertib, dan baik.
 BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan
Berdasarkan dari uraian-uraian bab sebelumnya, maka penulis dapat
mengambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Tata kerja kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr.
Moewardi sudah berjalan dengan baik dan lancar sesuai dengan
ketentuan dan aturan-aturan yang berlaku.
a. Penerimaan surat masuk menggunakan system satu pintu yang
artinya semua surat masuk ditangani oleh satu bagian saja yaitu
Sub Bagian Tata Usaha dengan keuntungan dapat dikontrol
dengan mudah apabila ada surat yang hilang dapat ditemukan
dengan cepat dan menghemat waktu dalam proses penerimaan
surat masuk, pencatatan, hingga penyimpanannya.
b. Penyimpanan arsip dan ketentuan peminjaman arsip sudah
berjalan dengan baik, tata cara penyimpanan arsip
menggunakan kode klasifikasi dari tiap-tiap pokok
permasalahan dengan tujuan apabila dibutuhkan kembali arsip
dapat ditemukan dengan mudah. Dalam ketentuan peminjaman
arsip tidak diberi batas waktu peminjaman dan di dalam boxfile
juga tidak diberi tanda pengganti arsip yang dipinjam.
c. Pemeliharaan arsip sudah cukup baik, hal itu dapat dibuktikan
dari cara pemeliharaan kebersihan tempat yang sudah lumayan
rapi dan bersih, dalam lemari arsip diberi kapur barus secara
berkala dan diolesi obat anti serangga agar tidak merusak arsip.
Suhu dan kelembaban dalam ruangan sudah stabil, petugas
selalu membuka jendela setiap hari agar bisa digunakan untuk
pergantian keluar masuk udara. Keamanan arsip juga sudah
terjaga dengan baik, untuk itu ketentuan peminjaman arsip
hanya boleh dilakukan oleh orang-orang yang bersangkutan

65
 66

langsung dengan arsip tersebut karena menyangkut kerahasiaan

isi arsip.
d. Penyusutan arsip sudah berjalan dengan baik sesuai dengan
ketentuan dan aturan yang berlaku. Di dalam penyusutan arsip
dilakukan dengan penilaian kembali terhadap arsip-arsip
tersebut untuk menentukan nilai guna dan jangka waktu simpan
yang dapat dilihat dari kaidah hukum dan kepentingan
operasional lembaga pencipta.
e. Pemusnahan arsip berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip
(JRA). Selanjutnya dibuat Berita Acara Pemusnahan Arsip dan
pembentukan panitia, lalu arsip dikirim ke Lembaga Kearsipan
Provinsi Jawa Tengah untuk dimusnahkan dengan cara dibakar,
dicacah atau dibuat bubur.
2. Faktor pendukung tata kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD
Dr. Moewardi sudah baik dan dapat memenuhi syarat dalam
membantu kegiatan kearsipan.
a. Tata Ruang Arsip sudah baik, meskipun ruangannya terbatas
tetapi pemeliharaan dan kebersihannya cukup terjaga.
Pencahayaannya sudah cukup baik karena diruangan tersebut
dikelilingi jendela kaca, sehingga sinar matahari dapat masuk.
b. Fasilitas kearsipan yang digunakan sudah memenuhi syarat
didalam kegiatan kearsipan, sehingga dapat memperlancar
didalam pekerjaan kearsipan di kantor tersebut.
c. Pegawai kearsipan sudah sangat baik dalam melaksanakan
tugas dan tanggung jawabnya masing-masing terlihat dengan
lancarnya kegiatan-kegiatan kearsipan yang dapat bejalan
dengan lancar, tertib, dan baik.

B. Saran
Berdasarkan hasil penelitian yang dilaksanakan oleh penulis dan
mendapatkan data-data cukup kemudian menganalisa data tersebut, maka
 67

penulis ingin menyampaikan beberapa saran yang mungkin dapat berguna

untuk Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi didalam pelaksanaan
kearsipan :
1. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis pada waktu
magang bahwa tata ruang didalam penyimpanan arsip di Sub Bagian
Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi kurang luas, setiap hari jumlah
volume arsip terus bertambah sehingga ada sebagian arsip yang tidak
diletakkan diatas rak arsip. Maka penulis menyarankan agar membuat
ruangan arsip yang lebih luas dan menambah jumlah rak arsip, bahan
boxfile juga sebaiknya dibuat dari bahan yang lebih bagus. Ventilasi
udara juga perlu ditambah agar didalam ruangan tidak terlalu panas,
kelembaban dan suhu ruangan tetap terjaga dan selanjutnya tidak
merusak arsip.
2. Untuk masalah kerahasiaan informasi arsip perlu diperketat
penjagaannya, seharusnya area ruang penyimpanan arsip harus ditutup
bagi selain petugas dan orang yang berkepentingan, setiap orang yang
memasuki area ruang penyimpanan arsip menggunakan tanda-tanda
pengenal khusus, hal tersebut dilakukan untuk menghindari orang-
orang yang tidak berkepentingan ingin mencuri arsip.
3. Dalam mengantisipasi arsip yang dipinjam sebaiknya pihak pegawai
kearsipan benar-benar mengecek data si peminjam dengan cermat dan
lengkap, serta diberi batas waktu peminjaman arsip supaya si
peminjam mempunyai rasa tanggung jawab, jika pengembaliannya
melebihi batas waktu bisa diberi sanksi dan didalam boxfile juga
diberi tanda pengganti arsip yang dipinjam, sehingga dapat dikontrol
dengan baik.