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Instructivo de Ingreso y Consulta de

Documentos
Sistema de Gestin Documental
Aconex
P011399-2-CD-INT-00003
Rev. 0
Natalia QUEZADA THIBAUT
Lider Control Documentos Leader Document Control

natalia.quezada@tractebel.engie.com

T + 56 2 2715 8211

Confidential Restricted Public Internal


Junio 2017 Sistema de Gestin Documental Aconex 1
CONTENIDOS

CAPTULO 1 Presentacin General del Sistema

CAPTULO 2 Busqueda de Documentos

Carga de Documentos Opcin I


CAPTULO 3 Cargar nuevos documentos

Carga de Documentos Opcin II


CAPTULO 4 Carga Masiva de Documentos

Junio 2017 Sistema de Gestin Documental Aconex 2


CONTENIDOS

CAPTULO 5 Correos Transmittal

Correos Desde Cero


Cartas
CAPTULO 6 Correspondencia General
Invitacin a Proyecto
Solicitud de Informacin (RFI)

CAPTULO 7 Correos Buscar Correos

Sistema de Gestin Documental Aconex 3


Presentacin General del
Sistema

4
Presentacin general del Sistema
Documentos

Haga clic en el botn


INGRESE

5
Presentacin general del Sistema
Documentos

Seleccione
ESTADOS UNIDOS Y
LATINOAMRICA

6
Presentacin general del Sistema
Documentos

Haga clic en el botn


IR
7
Presentacin general del Sistema
Documentos

Ingrese USUARIO y
CONTRASEA

8
Presentacin general del Sistema
Documentos

9
Presentacin general del Sistema
Correo

10
Presentacin general del Sistema
Configuracin

11
Busqueda de Documentos
Busqueda de Documentos
Paso 1

Haga clic en el botn


REGISTRO DE
DOCUMENTOS

13
Busqueda de Documentos
Paso 2
Complete uno o varios campos de la bsqueda y agregue * para hacer se bsqueda ms efectiva.
Luego haga clic en el botn BUSCAR.

14
Busqueda de Documentos
Paso 3
Haga clic en el icono correspondiente a la accin que desee realizar.

15
Carga de Documentos
Opcin I Cargar nuevos
documentos

16
Carga de Documentos
Opcin I Cargar nuevos documentos - Paso 1

Haga clic en el botn


CARGAR NUEVOS
DOCUMENTOS

17
Carga de Documentos
Opcin I Cargar nuevos documentos - Paso 2
Complete todos los campos del documento, tanto los obligatorios como tambin los que considere
necesarios, para que al momento de la bsqueda esta sea ms efectiva.

Los campos con


asterisco rojo (*)son de
carcter
OBLIGATORIO

18
Carga de Documentos
Opcin I Cargar nuevos documentos - Paso 3
Para localizar el archivo que desea adjuntar, haga clic en seleccionar archivo donde se desplegar una
pequea pantalla donde deber buscar el documento que desea adjuntar, luego presione el botn ABRIR.

19
Carga de Documentos
Opcin I Cargar nuevos documentos - Paso 4
Cuando tengamos completa la metadata vamos a proceder a cargar, para ello haga clic en el botn
CARGAR..

20
Carga de Documentos
Opcin I Cargar nuevos documentos - Paso 5
Cuando tengamos completa la carga vamos a verificar lo realizado. Para ello haga clic en el texto VER EL
DOCUMENTO EN SU REGISTRO.

Haga clic en el texto


para verificar la
existencia del
documento en donde fue
cargado.

21
Carga de Documentos
Opcin II Carga Masiva de
Documentos

22
Carga de Documentos
Opcin II Carga Masiva de Documentos - Paso 1

Haga clic en CARGAR


MLTIPLES
ARCHIVOS.

23
Carga de Documentos
Opcin II Carga Masiva de Documentos - Paso 2

Haga clic en el botn


CARGA MLTIPLES
ARCHIVOS.

24
Carga de Documentos
Opcin II Carga Masiva de Documentos - Paso 3

Haga clic en el
botn
SELECCIONE
SUS
ARCHIVOS.

25
Carga de Documentos
Opcin II Carga Masiva de Documentos - Paso 4

Haga clic en el botn


INICIAR CARGA.

26
Carga de Documentos
Opcin II Carga Masiva de Documentos - Paso 5

Haga clic en el botn


PROCESAMIENTO EN
MASA.

27
Carga de Documentos
Opcin II Carga Masiva de Documentos - Paso 6

Haga clic en el botn


NUEVO PROCESAMIENTO
EN MASA.

28
Carga de Documentos
Opcin II Carga Masiva de Documentos - Paso 7

Haga clic en el botn


PLANTILLA DE
METADATOS.

29
Carga de Documentos
Opcin II Carga Masiva de Documentos - Paso 8

Esta plantilla se elabora


previamente a la ejecucin de
un proceso en masa

30
Carga de Documentos
Opcin II Carga Masiva de Documentos - Paso 9
El campo Ttulo es
completado con el nombre
de archivo de la planilla
creada.

Haga clic en el botn


ARCHIVO DE
METADATOS.

Seleccione su planilla
Excel previamente
trabajada y adjntela.

31
Carga de Documentos
Opcin II Carga Masiva de Documentos - Paso 10

En este cuadro debe


seleccionar Automtico.

Haga clic en el botn


REGLAS.

32
Carga de Documentos
Opcin II Carga Masiva de Documentos - Paso 11

PASO 1: Haga clic en el botn PASO 2: Haga clic en


ARCHIVO DE METADATOS, y adjuntar botn PROBAR,
la planilla que fue trabajada (Aparece archivo de PASO 3: Haga clic en botn
previamente. metadatos). ACTUALIZAR, (Aparece
archivo de Historial, Ej:
BulkImport_Planilla de
metadatas)

33
Carga de Documentos
Opcin II Carga Masiva de Documentos - Paso 11

34
Correos
Transmittal

35
Transmittal
Paso 1

Seleccione Documentos a transmitir

36
Transmittal
Paso 2

Haga clic en el botn TRANSMITIR y


seleccione la opcin crear transmisiones

37
Transmittal
Paso 3
Haga clic en Para:

38
Transmittal
Paso 3

Haga clic en el
botn PARA:

Seleccione receptor
(Para):

Seleccione receptor
Copiado (CC): Haga clic en el
botn CC:

39
Transmittal Haga clic en el
botn ENVIAR
Paso 3

Seleccione Motivo de
emisin
ste debe coincidir con
el tipo de revisin de
los documentos a
emitir, por lo tanto
emita siempre en
Describa Asunto
bloques.

Escriba texto explicativo y firme

40
Correos Desde Cero
Cartas
Correspondencia General
Invitacin a Proyecto
SDI (RFI)

41
Correos Desde Cero
Cartas
Correspondencia General
Invitacin a Proyecto
Solicitud de Informacin (RFI)

42
Correo desde Cero
Paso 1

Haga clic CORREO DESDE CERO.

43
Correo desde Cero
Paso 2

Seleccione el tipo de correo a


enviar.

44
Correo desde Cero
Paso 3

Seleccione Solicitar Respuesta


Seleccione Fecha de respuesta

Describa Asunto

Escriba texto explicativo y firme

45
Correo desde Cero
Paso 4 Haga clic en el botn
ADJUNTAR

46
Haga clic en el botn
Correo desde Cero ADJUNTAR / DOCUMENTO
Paso 5

47
Haga clic en el botn
Correo desde Cero ADJUNTAR / CORREO DE PROYECTO
Paso 6

48
Haga clic en el botn
Correo desde Cero ADJUNTAR / ARCHIVO LOCAL
Paso 7

49
Correo desde Cero Haga clic en el
botn ENVIAR
Paso 8

50
Correo desde Cero
Paso 9

51
Correo desde Cero
Paso 9

52
Correos
Buscar Correos

53
Correos
Buscar Correos

54
Buscar Correos
Paso 1

Correos recibidos por la organizacin.

Correos han sido enviados por la organizacin.

Correos guardados como borrador.

55
Buscar Correos
Paso 2
Para buscar los correos de su organizacin llene uno o varios campos de bsqueda.

56
Sistema de Gestin
Documental
Aconex

MUCHAS GRACIAS

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