Anda di halaman 1dari 9

PROSES

Dua cara dasar untuk memelihara piutang adalah metode faktur terbuka dan saldo maju.
Dua metode tersebut berbeda dalam persyaratan pada saat pelanggan mengirimkan uang
pembayaran, bagaimana pembayaran tersebut diterapkan untuk memperbaharui induk piutang,
dan format dari laporan bulanan yang dikirim ke pelanggan. Dalam metode faktur terbuka (open-
invoice method), pelanggan biasanya membayar berdasarkan setiap faktur. Biasanya, dua salinan
faktur dikirimkan ke pelanggan, yang diminta untuk mengembalikan satu salinan dengan
pembayaran. Salinan ini adalah dokumen yang dapat dikembalikan kembali (turnaround
document) yang disebut sebagai nota pengiriman uang (remittance advice). Pembayaran dari
pelanggan kemudian diterapkan dengan faktur-faktur tertentu. Sebaliknya, dalam metode saldo
maju (balance-forward method), para pelanggan biasanya membayar berdasarkan jumlah yang
ditunjukkan dalam laporan bulanan, bukannya berdasarkan pada setiap faktur. Laporan bulanan
(monthly statement) mencantumkan seluruh transaksi, termasuk penjualan dan pembayaran,
yang terjadi selama sebulan yang lalu dan informasi atas saldo piutang terakhir pelanggan (Figur
12-12). Laporan bulanan biasanya memiliki sebuah bagian yang dapat disobek yang berisi
informasi tercetak sebelumnya, termasuk nama pelanggan, nomor rekening, dan saldo. Para
pelanggan diminta untuk mengembalikan sobekan ini, yang berlaku sebagai nota pengiriman
uang, bersama dengan pembayarannya. Pengiriman uang akan diterapkan dengan total saldo
rekening, bukan dengan faktur-faktur tertentu.

Salah satu keuntungan dari metode faktur terbuka adalah bahwa metode ini kondusif
dalam menawarkan diskon untuk pembayaran awal karena masing-masing faktur akan dapat
ditelusur dan dihitung umurnya. Metode ini juga menghasilkan arus penagihan kas yang lebih
seragam di sepanjang bulan tersebut. Kelemahan dari metode faktur terbuka ini adalah adanya
tambahan kerumitan yang diperlukan untuk memelihara informasi mengenai status dari masing-
masing faktur bagi setiap pelanggan. Akibatnya, metode faktur terbuka biasanya digunakan oleh
bisnis yang pelanggannya memiliki bisnis utama lainnya karena jumlah dari tiap-tiap transaksi
biasanya relatif kecil dan nilai dolar dari transaksi tersebut memiliki nilai yang tinggi.
Perusahaan dengan jumlah pelanggan yang besar membuat pembelian kecil setiap bulan, seperti
perusahaan utilitas, penerbit kartu kredit (misalnya, Citibank), atau jaringan eceran nasional
(misalnya, Sears dan ICPenney) biasanya menggunakan metode saldo maju. Bagi mereka,
metode ini lebih efisien dan mengurangi biaya dengan menghindari kebutuhan untuk memproses
penerimaan kas bagi tiap-tiap penjualan individu. Metode ini juga lebih nyaman bagi pelanggan
untuk melakukan pengiriman uang hanya satu kali dalam sebulan.

Banyak perusahaan yang menggunakan metode saldo maju dalam sebuah proses yang
disebut penagihan siklus untuk menyiapkan dan mengirimkan laporan bulanan ke para
pelanggannya. Dalam penagihan siklus (cycle billing), Iaporan bulanan dipersiapkan bagi subset
pelanggan pada waktu yang berbeda. Sebagai contoh, file induk pelanggan mungkin dibagi ke
dalam empat bagian, dan setiap minggu laporan bulanan akan dipersiapkan untuk seperempat
pelanggan. Penagihan siklus menghasilkan arus penerimaan kas yang lebih seragam di sepanjang
bulan dan mengurangi waktu yang digunakan sistem komputer untuk mencetak laporan bulanan.
Penagihan siklus secara signifikan dapat memengaruhi persyaratan pemrosesan. Pertimbangkan
kasus di sebuah perusahaan utilitas yang melayani beberapa juta pelanggan dalam area
metropolitan yang besar. Iika perusahaan tersebut menyiapkan laporan bulanan untuk seluruh
pelanggannya pada waktu yang sama, dan perusahaan tersebut perlu 10 detik untuk mencetak
masing-masing laporan, printer-nya akan macet selama beberapa hari.

Teknologi pemrosesan gambar dapat memperbaiki lebih lanjut mengenai efektivitas dan
efisiensi pengelolaan rekening pelanggan. Gambar digital dari pengirimanan uang pelanggan dan
faktur dapat disimpan secara elektronik dan kemudian dengan mudah dimuat. dimanipulasi, dan
diintegrasikan dengan gambar dan data lain untuk menghasilkan berbagai jenis output. Dengan
melakukan hal itu, para pegawai dapat dengan cepat mengakses seluruh dokumen yang berkaitan
dengan seorang pelanggan dan mengeliminasi walctu yang dibuang untuk mencari seluruh
lemari file kertas kerja yang hilang. Jika seorang pelanggan memerlukan sebuah salinan duplikat
dari laporan bulanan atau faktur untuk menggantikan dokumen asli yang hilang, dokumen
tersebut dapat dimuat, dicetak, dan difaks sambil pegawai berbincangbincang dengan pelanggan
melalui telepon. Pemrosesan gambar juga dapat membantu mengatasi masalah pelanggan karena
gambar yang sama dapat ditampilkan secara simultan oleh lebih dari satu orang. Jadi, seorang
perwakilan rekening pelanggan (customer account representative) dan manajer kredit dapat
meninjau sesuatu gambar dari sebuah dokumen yang dipertanyakan sambil mendiskusikan
masalah dengan pelanggan pada percakapan telepon. Pemrosesan gambar juga mengurangi ruang
dan biaya yang digunakan dalam penyimpanan dokumen kertas. Penghematan dalam area ini
dapat menjadi substansial: Satu disk optik dapat menyimpan ribuan dokumen, dalam sedikit
ruang.

Penyesuaian rekening pelanggan terkadang diperlukan. Sebagai contoh, rekening


pelanggan mungkin dikreditkan untuk merefleksikan baik retur barang atau potongan yang
diberikan untuk barang rusak. Untuk mengkredit rekening pelanggan atas barang yang diretur,
manajer kredit harus mendapatkan informasi dari bagian penerimaan bahwa barang tersebut
benar-benar diretur dan ditempatkan kembali dalam persediaan. Dengan adanya pemberitahuan
dari departemen penerimaan bahwa barang telah diretur, manajer kredit menerbitkan sebuah
memo kredit (credit memo) (Figur 12-13), yang mengotorisasi kredit atas rekening pelanggan.
Jika kerusakan barang tersebut sedikit, pelanggan mungkin setuju untuk menerimanya dengan
pengurangan harga. Pada kasus semacam ini, manajer kredit akan menerbitkan sebuah memo
kredit untuk merefleksikan jumlah yang hams dikredit ke rekening pelanggan. Sebuah salinan
memo kredit dikirim ke piutang untuk mengotorisasi penyesuaian terhadap saldo rekening
pelanggan; salinan lainnya dikirimkan ke pelanggan. Setelah beberapa kali upaya untuk menagih
pembayaran mengalami kegagalan, mungkin perlu dilakukan penghapusan rekening pelanggan.
Pada kasus tersebut, manajer kredit menerbitkan sebuah memo kredit untuk mengotorisasi
penghapusan tersebut. Meskipun demikian, tidak seperti kasus~kasus yang melibatkan barang
yang rusak atau diretur, sebuah salinan memo kredit digunakan untuk mengotorisasi
penghapusan atas sebuah rekening yang tidak dikirimkan ke pelanggan.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Kesalahan dalam memelihara rekening pelanggan (ancaman 15 dalam Tabel 12 l) dapat


mcngarah pada kerugian penjualan di masa depan dan juga dapat mengindikasikan kemungkinan
pencurian kas. Pengecekan edit entri data yang didiskusikan di Bab 10 dapat meminimalkan
risiko kesalahan dalam pemcliharaan rekening pelanggan (pengendalian 15.1). Sebagai contoh,
pengecekan validitas dan veriflkasi closed-loop dapat memastikan bahwa rckening pelanggan
yang benar tengah diperbarui, dan pengecekan new dapat memasukan bahwa hanya data numerik
yang dimasukkan untuk penjualan dan pemba) aran. Pembayaran pelanggan sering kali diproses
dalam batch sehingga total batch pengendalian 15.2) dapat menyediakan sarana tambahan untuk
mendeteksi kesalahan posting. Secara spesifik, jumlah dari seluruh pembayaran pelanggan yang
diproses harus sama dengan perubahan total dari seluruh saldo rekening pelanggan. Untuk
memastikan bahwa seluruh pengiriman uang diproses, jumlah rekening pelanggan yang
diperbarui harus dibandingkan dengan jumlah cek yang diterima. Rekonsiliasi ini harus
dilakukan oleh seseorang yang udak terlibat dalam pemrosesan transaksi aslinya karena (l) lebih
mudah untuk melihat Kesalahan orang lain dibandingkan kesalahan sendiri, dan (2) hal ini
memberikan sebuah sarana untuk mengidentikaasi kemungkinan kasus penipuan (fraud).
Mengirimkan laporan rekening bulanan kepada setiap pelanggan (pengendalian 15.3)
memberikan sebuah tinjauan independen tambahan atas akurasi dalam posting karena pelanggan
akan mengomplain jika rekeningnya belum sesuai dikreditkan untuk pembayaran yang mereka
kirimkan. Dalam sistern legacy, pengendalian panting lainnya untuk memverifikasi akurasi
perbaruan terhadap piutang yang terdapat di rekonsiliasi catatan piutang buku besar pembantu
dengan buku besar umum pengendalian 15.4). Setelah pembayaran pelanggan diproses, jumlah
dari seluruh saldo rekening tiap-tiap pelanggan (file buku besar pembantu piutang) hams sama
dengan total saldo akun kontrol (rekening pengendalian) piutang dalam buku besar umum. lika
keduanya Udak sama, kemungkinan telah terjadi kesalahan dalam posting, dan seluruh transaksi
yang te dimasukkan harus diperiksa ulang. Dalarn sistem ERP, meskipun demikian, posting ke
akun kontrol buku besar umum dapat terjadi hanya melalui buku besar pembantu dan hanya di
uat oleh sistem itu sendiri. Meskipun hal ini mengeliminasi kemungkinan diskrepansi antara
buku besar pembantu dan umum yang timbul dari kesalahan entri data. kesalahan konfigurasi
mungkin terkadang membolehkan kesalahan tersebut terjadi.

Ancaman 16 yang dicantumkan dalam Tabel 12-1 adalah bahwa seorang pegawai
mungkin menerbitkan memo kredit untuk menghapus saldo rekening untuk seorang teman atau
untuk menutupi pencurian kas atau persediaan. Pemisahan tugas yang tepat (pengendalian 16.1)
dapat mengurangi risiko terhadap ancaman tersebut. Untuk mencegah para pegawai membuat
penjualan kepada teman yang kemudian dihapuskan maka sistem ERP harus dikonfigurasi
sehingga orang yang dapat menerbitkan memo kredit tidak memiliki hak untuk memasukkan
pesanan penjualan atau untuk memelihara piutang pelanggan. Sistem tersebut juga
dikoniigurasikan untuk menyesuaikan semua memo kredit dengan faktur penjualannya. Selain
itu, sistem tersebut harus dikonflgurasikan untuk memblokjr memo kredit yang tidak ada di
dokumen tervalidasi yang barang tersebut telah diretur oleh pelanggan (pengendalian 16.2).
Pemblokiran memaksa tinjauan manajerial spesiflk dan persetujuan kasus yang mana perusahaan
setuju untuk membiarkan pelanggan untuk menyimpan barang dan menerima kredit.

Penerimaan Kas
Langkah terakhir dalam sildus pendapatan adalah penerimaan dan proses pembayaran
dari para pelanggan (lingkaran 4.0 dalam Figur 12-3).

PROSES

Oleh karena kas dan cek pelanggan dapat dicuri dengan mudah, panting untuk
mengambil langkah-langkah yang tepat untuk mengurangi risiko pencurian. Seperti yang
didiskusikan secara lebih lengkap dalam bagian pengendalian, hal ini berarti bahwa fungsi
piutang, yang bertanggung jawab untuk mencatat pengiriman uang pelanggan, tidak harus
memiliki akses fisik terhadap kas atau cek. Sebaliknya, kasir, yang melapor ke bendahara (Figur
12-1), menangani pengiriman uang pelanggan dan menyetorkannya ke bank.

Selanjutnya, apakah fungsi piutang mengidentifikasi sumber dari setiap pengiriman uang
dan faktur yang berlaku harus dikreditkan? Salah satu metode mencakup pengiriman dua salinan
faktur ke pelanggan dan meminta salinan satunya dikembalikan bersama dengan
pembayarannya. Nota pengiriman uang tersebut kemudian diteruskan kc piutang, dan
pembayaran pelanggan benar-benar dikirim ke kasir. Sebuah solusi alternatif adalah dengan
memiliki personel mailroom (bagian surat) untuk menyiapkan daftar pengiriman uang
(remittance list), yang merupakan dokumen untuk mengidentikaasi nama dan jumlah dari semua
pengiriman uang pelanggan, dan mengirimkannya ke bagian piutang. Alternatif lainnya adalah
memfotokopi semua pengiriman uang pelanggan dan mengirimkan salinan piutang sambil
meneruskan pengiriman uang yang sebenarnya ke kasir sebagai setoran.

Mengelola arus kas sangat penting untuk keseluruhan profitabilitas, sebagaimana yang
tcrdapat dalam kasus AOE. Oleh karena itu, perusahaan secara terus-menerus mencari cara untuk
mempercepat penerimaan pembayaran dari pelanggan. Salah satu cara untuk melakukan ini
adalah pelanggan yang mengirimkan pembayaran langsung ke perusahaan dengan menggunakan
perangkat lunak Remote Deposit Capture untuk memindai cek pelanggan dan kemudian
mentransmisikan scbuahjile digital yang dicnkripsi ke bank. Dengan melakukan hal tersebut,
dapat mengeliminasi waktu dan biaya untuk mclakukan setoran fisik ke bank

Cara lain untuk mmnpcrcepat pemrosesan pcmbayaran pelanggan mclibatkan


penggunaan sebuah pengaturan peti uang dengan sebuah bank. Peti uang (lockbox) adalah
sebuah alamat pas yang dituju oleh pelanggan ketika mereka mengirimkan uangnya. Bank yang
terhbat mengambil cek dari kotak Kantor Pos dan menyetorkannya ke rekening perusahaan.
Bank kemudian mengirimkan nota pengiriman kas, sebuah daftar dari seluruh pengiriman kas,
dan fotokopi dari seluruh cek ke perusahaan. Dengan pelanggan mengirimkan pembayaran ke
sebuah peti uang akan mengeliminasi penundaan yang terkait dengan pemrosesan pengiriman
uang pelanggan sebelum menyetorkannya. Arus kas dapat ditingkatkan lebih lanjut dengan
memihh bcberapa bank di negara untuk memelihara peti uang, dengan lokasi yang dipilih untuk
meminimalkan waktu cek pelanggan di dalam surat. Saina halnya, menetapkan pengaturan pen
uang dengan bank asing mengurangi waktu yang diperlukan untuk mengumpulkan pembayaran
dari penjualan kepada pelanggan internasional.

Teknologi informasi dapat menyediakan efisiensi tambahan dalam penggunaan peti uang.
Dalam sebuah pengaturan peti uang elektronik (electronic lockbox), bank secara elektronis
mengirimkan informasi pada perusahaan mengenai nomor rekening pelanggan dan jumlah yang
dikirimkan segera setelah bank menerima dan memindai cek-cek tersebut. Metode ini
memungkinkan perusahaan untuk mulai menerapkan pengiriman uang ke rekening pelanggan
sebelum fotokopi cek diterima perusahaan.

Pengaturan peti uang, meskipun demikian, hanya dapat mengeliminasi penundaan yang
terkait dengan pemrosesan internal kjriman uang yang dikirimkan secara langsung ke
perusahaan. Dengan electronic funds transfer (EFT-transfer dana elektronik), pelanggan dapat
mengirim kiriman uangnya secara elektronik ke bank perusahaan dan dengan demikian menge
1minasi penundaan yang terkait dengan waktu pembayaran di dalam sistem surat. EFT juga
mengurangi ketertinggalan waktu sebelum bank membuat dana yang disetorkan tersedia untuk
perusahaan. EFT biasanya dicapai melalui jaringan Automated Clearing House (ACH) sistem
perbankan.

Meskipun demikian, EFT hanya melibatkan transfer dana. Untuk mengkredit rekening
pelanggan secara benar, perusahaan juga perlu dana tambahan untuk tiap-tiap pengiriman uang,
seperti nomor faktur dan diskon yang diambil. Meskipun setiap bank dapat melakukan EFT
melalui sistem ACH, tidak setiap bank memiliki kemampuan EDI yang diperlukan untuk
mcngolah data pengiriman uang yang terkait. Akibatnya, banyak perusahaan hams memisahkan
komponan-komponen EFT dan EDI dari pemrosesan pembayaran pelanggan, seperti yang
ditunjukkan pada panel atas di Figur 12-14. Hal ini mempersulit pekerjaan perusahaan pen jual
untuk men gkredit rekening pelanggan dengan benar untuk pembayarannya karena informasi
mengenai total jumlah dana yang diterima tiba secara terpisah dari informasi mengenai faktur
yang pembayarannya harus diterapkan. Sama halnya, pekerjaan pelanggan dipersulit dengan
kebutuhan untuk mengirimkan informasi mengenai pembayaran kepada dua pihak yang berbeda.

Financial electronic data interchange (FEDI) mengatasi masalah tersebut dengan


mengintegrasikan pertukaran dana (EFT) dengan pertukaran data pengiriman uang (EDI). Seperti
yang ditunjukkan di panel bawah di Figur 12-14, pelanggan mengirimkan baik data pengiriman
uang maupun instruksi transfer dana secara bersamaan. Sama halnya, penjual menerima kedua
potongan informasi secara bersamaan. Jadi, FEDI melengkapi otomatisasi kedua proses
penagihan dan penerimaan kas. Meskipun demikian, untuk mendapatkan sepenuhnya manfaat
dari FEDI, baik perubahan penjual maupun pelanggannya perlu menggunakan bank yang mampu
menyediakan layanan EDI.

Perusahaan juga dapat mempercepat proses pengumpulan dengan menerima kartu kredit
atau kartu pengadaan (sebuah jenis khusus dari kartu kredit yang akan didiskusikan di Bab 13).
Manfaatnya adalah bahwa penerbit kartu biasanya mentransfer dana dalam dua hari dari
penjualan. Manfaat ini harus dipertimbangkan terhadap biaya dari menerima kartu tersebut, yang
biasanya berkisar dari 2% hingga 4% dari harga jual kotor.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Tujuan utama dari fungsi penerimaan kas adalah untuk mengamankan pengiriman uang
pelanggan. Prosedur pengendalian khusus harus dipergunakan karena kas sangat mudah untuk
dicuri (ancaman l7 dalam Tabs] 12-1). Pemisahan tugas adalah prosedur pengendalian paling
efektif untuk mengurangi risiko atas pencurian tersebut (pengendalian 17.1). Para pegawai yang
memiliki akses flsik terhadap kas seharusnya tidak memiliki tanggung jawab untuk mencatat
atau mengotorisasi segala transaksi yang melibatkan penerimaan ini. Secara spesifik, pasangan
tugas berikut ini harus dipisahkan.

1. Menangani kas atau cek dan mem-posting pengiriman uang ke rekeningpelanggan.


Seseorang yang menjalankan kedua tugas ini dapat melakukan jenis khusus dari
penggelapan yang disebut lapping yang didiskusikan di Bab 5. Oleh karena itu, hanya
data pengiriman uang yang seharusnya dapat dikirim ke departemen piutang, dengan
pembayaran pelanggan dikirimkan ke kasir. Pengaturan seperti itu menetapkan dua
pengecekan pengendalian yang sama-sama independen. Pertama, total kredit pada
piutang yang dicatat oleh departemen akuntansi hams sama dengan total debit pada kas
yang menunjukkan jumlah yang disetorkan kasir. Kedua, salinan atas daftar pengiriman
uang yang dikirimkan ke departemen audit internal dapat diperbandingkan dengan slip
setoran yang divalidasi dan laporan bank untuk memverifikasi bahwa seluruh pengecekan
organisasi yang diterima disetorkan. Terakhir, laporan bulanan yang dikirimkan ke
pelanggan memberikan lapisan pengendah'an lainnya, karena pelanggan akan
memerhatikan kegagalan untuk mengkredit rekening mereka dengan benar pada
pembayaran yang dikirimkan.

2. Menangani kas atau cek dan mengotorisasi memo kredit. Seseorang yang menjalankan
kedua tugas im' dapat menyamarkan pencurian kas dengan membuat sebuah memo kredit
yang sama dengan jumlah yang dicuri.

3. Menangani kas atau cek dan merekonsiliasi Iaporan bank. Sebuah pengendalian detektif
yang penting adalah rekonsiliasi atas laporan rekening bank dengan saldo kas yang
dicatat dalam sistem informasi perusahaan. Dengan rekonsiliasi yang dijalankan oleh
seseorang yang tidak memiliki akses terhadap kas atau pengiriman uang pelanggan
memberikan sebuah pengecekan independen pada kasir dan mencegah manipulasi
laporan bank untuk menyamarkan pencutian kas.

Dalam sistem ERP, peran pegawai harus dikelola dengan benar untuk memisahkan
kombinasi tugas yang tidak kompatibel. Selain itu, sistem harus dikonfigurasi untuk meminta
persetujuan spesifik (khusus) oleh manajer yang sesuai atas transaksi risiko tinggi, seperti
menerbitkan memo kredit tanpa memerlukan retur pada barang dagangan. Secara umum,
penanganan uang dan cek dalam organisasi hams diminimalkan. Metode yang optimal adalah
pengaturan lockbox bank atau penggunaan EFT, FEDI atau kartu kredit untuk pembayaran
pelanggan (pengendalian 17.2), yang secara keseluruhan mengeliminasi akses pegawai terhadap
pembayaran pelanggan. Ketika pelanggan membayar melalui EFT atau FEDI, penjual harus
mendapatkan sebuah universal payment identification code (UPIC-kode identifikasi pembayaran
universal) dari banknya (pengcndalian 17.3). UPIC adalah sebuah nomor yang memungkinkan
pelanggan untuk mengirimkan pembayaran melalui sebuah kredit ACH tanpa memerlukan pihak
penjual untuk membocorkan informasi detail mengenai rekening banknya. Biaya atas pengaturan
ini harus dipertimbangkan terhadap manfaat dari biaya pemrosesan internal yang dikurangkan
dan akses yang lebih cepat terhadap pembayaran pelanggan. Iika pembayaran pelanggan harus
diproses secara internal, dokumentasi segera atas pengiriman uang adalah hal yang krusial,
karena risiko kerugian yang terbesar adalah pada waktu penerimaan pertama. Oleh karena itu,
sebuah daftar semua cek yang diterima harus dipersiapkan segera setelah membuka surat
(pengendallian 17.4). Cek seharusnya juga terbatas dikuasakan pada waktu itu (pengendalian
17.5). Untuk meminimalkan risiko lebih lanjut atas penyalahgunaan kas atau cek yang diterima,
dua orang harus membuka seluruh surat yang masuk (pengendalian 17.6).

Toko eceran dan organisasi yang menerima kas secara langsung dari pelanggan harus
menggunakan mesin kasir yang secara otomatis menghasikan sebuah catatan tertulis dari seluruh
kas yang diterima (pengendalian 17.7). Dalam situasi seperti ini, pelanggan juga dapat
memainkan sebuah peran dalam mengendalikan penerimaan kas. Sebagai contoh, banyak toko
menggunakan tanda untuk menginformasikan pelanggan bahwa pembelian mereka gratis jika
mereka tidak mendapatkan sebuah tanda bukti atau bahwa tanda bukti yang ditandai dengan
bintang merah memberikan diskon. Kebijakan seperti itu mendorong pelanggan untuk
mengamati bahwa para pegawai benar-benar mencatat penjualan tunai dan melakukannya
dengan benar.

Semua pengiriman uang pelanggan harus disetorkan, utuh, ke bank setiap hari
(pengendalian 17.8). Setoran harian mengurangi jumlah kas dan cek yang berisiko dicuri.
Menyetorkan semua pengiriman uang secara utuh, dan tidak menggunakannya untuk
pengeluaran lain-lain, memfasilitasi rekonsiliasi laporan bank dengan catatan penjualan, piutang,
dan penerimaan kas. Sistem ERP harus dikonfigurasikan untuk mensyaratkan bahwa seluruh
transaksi penerimaan kas diproses melalui sebuah daftar rekening bank yang disetujui.
Pada akhirnya, sebagaimana yang diilustrasikan kasus AOE, masalah arus kas adalah
perihal yang serius (ancaman 18 dalam Tabel 12-1). Penggunaan pengaturan lockbox, EFT, kartu
kredit, dan penawaran diskon untuk pembayaran lebih awal dapat mempercepat penerimaan kas
(pengendalian 18.1 dan 18.2). Meskipun demikian, prosedur pengendalian terbaik untuk
mengurangi risiko atas penurunan kas yang tidak diantisipasi adalah menggunakan sebuah
anggaran arus kas (cash flow budget) (pengendalian 18.3). Sebagaimana yang dipertunjukkan
dalam Figur 1215, sebuah anggaran arus kas menyajikan estimasi arus kas masuk (penerimaan
diproyeksikan dari penjualan) dan arus kas keluar (utang yang beredar). Sebuah anggaran arus
kas dapat memperingatkan sebuah organisasi untuk menunda penurunan kas jangka pendek
sehingga memungkinkan untuk mengamankan pinjaman jangka pendek pada tingkat yang
mungkin terbaik. Sebaliknya, sebuah organisasi yang mengetahui surplus dari kas tertunda dapat
mengambil langkah untuk menginvestasikan kelebihan dana tersebut untuk menghasilkan
pengembalian (return) yang mungkin terbaik. Pengawasan yang teratur atas anggaran arus kas
akan membantu AOE dalam menghindari kebutuhan peminjaman jangka pendek pada tarif yang
tidak menguntungkan.

Ringkasan dan Kesimpulan Kasus

Sistem akuntansi sebuah organisasi harus didesain untuk memaksimalkan efxsiensi dan
efektivitas dengan empat aktivitas siklus pendapatan dasar (entri pesanan penjualan, pengiriman,
penagihan, dan penerimaan kas) yang dijalankan. Sistem akuntansi tersebut juga harus
menggabungkan prosedur pengendalian internal yang memadai untuk menanggulangi ancaman
seperti penjualan tidak tertagih, kesalahan penagihan, dan hilangnya atau penyalahgunaan
persediaan dan kas. Prosedur pengendalian juga diperlukan untuk memastikan bahwa informasi
yang disediakan untuk pembuatan keputusan akurat dan lengkap. Pada akhirnya, untuk
memfasilitasi pembuatan keputusan strategis, sistem akuntansi harus didesain untuk
mengakomodasi integrasi atas data yang dihasilkan secara internal dengan data dari sumber
eksternal.

Pada rapat eksekutif berikutnya, Elizabeth merangkum proposal yang dikembangkan oleh
dirinya, Trevor, dan Ann untuk memborikan informasi yang diperlukan agar dapat mengelola
dengan lebih baik hubungan pelanggan dan arus kas. Beberapa rekomendasi tersebut adalah
sebagai berikut.

1. Melengkapi tenaga penjualan dengan tablet berbasis pena berkemampuan nirkabel.


Trevor Whitman, wakil presiden pemasaran, meyakini bahwa AOE akan masih
memerlukan staf penjualannya untuk mengunjungi pelanggan yang ada untuk
mengidentifikasi produk tambahan mana yang secara menguntungkan dapat dilakukan.
Staf penjualan juga akan terus melakukan berbagai cara kc pelanggan prospektif untuk
mencoba membujuknya agar menggunakan produk AOE. Selagi mereka berjalan ke
lorong-lorong toko, para perwakilan penjualan dapat mengecek barang-barang yang perlu
diisi kembali (stok ulang) dan menuliskan kuantitas (jumlah) yang tepat. Ketika pesanan
tersebut lengkap, mereka dapat mengirimkan pesanan kembali kc kantor pusat. Sistem
tersebut dapat mengecek status kredit pelanggan dan ketersediaan persediaan serta
mengoniirmasikan pesanan dalam hitungan menit, termasuk estimasi tanggal pengiriman.
Setelah pelanggan menyetujui pesanan tersebut, sistem dengan segera akan memperbarui
seluruh dokumen yang terkena dampak sehingga informasi terkjni mengenai status
persediaan tersedia bagi perwakilan penjualan lainnya.

2. Meningkatkan enfisensi gudang dan pengiriman dengan menggantikan kode batang


dengan label RFID.

3. Meningkatkan efisiensi proses penagihan dengan meningkatkan jumlah pelanggan yang


setuju untuk berpartisipasi dalam hubungan penjualan tanpa faktur, jika memungkinkan,
dengan menggunakan EDI untuk mentransmisikan faktur ke para pelanggan yang masih
memerlukannya.

4. Dalam upaya untuk meningkatkan layanan pelanggan, secara periodik menyurvei dan
mengawasi kepuasan pelanggan terhadap produk dan ldnerja A013.

5. Meningkatkan efisiensi penerimaan kas dengan mendorong pelanggan untuk


menggunakan EFT, yang lebih disukai, FED] untuk mengirimkan pembayaran.
Mendapatkan UPIC dari bank untuk menghindari keharusan untuk berbagi informasi
rekening bank yang detail dengan pelanggan. Mengembangkan clan mengawasi anggaran
arus kas bulanan untuk mengantisipasi peminjaman jangka pendek.

Linda Spurgeon menyetujui proposal ini. Dia kemudian meminta Elizabeth dan Ann
untuk mengalihkan perhatian mereka untuk mengatasi beberapa masalah yang terkait dengan
aktivitas bisnis siklus pengeluaran AOE.