CONTABILIDAD BASICA I.

UNIDAD-DOCUMENTACION COMERCIAL

I. Unidad: Documentación Comercial

Objetivo

Conocer y brindar información acerca de los conceptos, definiciones, movimientos y

flujos que dicen relación con algunos documentos mercantiles utilizados en la
actualidad tales como: Ordenes de Compra, guías de despacho, factura, cheques, letras
de Cambios, Pagares, etc.

La Orden de Compra
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos
a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de
entrega.

Antes de realizar una Orden de Compra debemos cotizar con los proveedores
obteniendo especificaciones y valores del producto los cuales serán detallados en la
orden de compra, la cual será la autorización al proveedor para entregar los artículos y
presentar una factura.

La Orden de Compra (O/C) es un documento utilizado por las empresas para mantener
el orden y control de los stock de bodega, documento interno, por lo tanto no son
exigido como documentos tributarios.

Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de
compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.
Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:

- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido

- Número de orden de compra
- Nombre y dirección del proveedor
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Términos de entrega y de pago
- Cantidad de artículos solicitados
- Número de catálogo
- Descripción
- Precio unitario y total
- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la
orden
- Firma autorizada

El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de

contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el
departamento de compras.

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Beneficios de la Orden de Compra:

Ayudan a mantener el registro y el control de inventario en las empresas que

tienen un gran volumen de compra y ventas de mercancías.
Este método de compra es un ahorro de tiempo, reduce los errores y es muy
eficiente.
Puede utilizarse como prueba documental cuando existe una controversia en
cuanto a un problema con una compra.
Pueden ser enviadas por fax o por correo electrónico reduciendo el tiempo de
solicitud de los productos.

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La Guía de Despacho

Es el documento que acompaña las mercaderías en el trayecto que existe entre su

lugar de venta y el domicilio de quien la adquiere, la emisión obliga en postergar el
otorgamiento de la factura y cuando no se trasladen bienes que no importan venta.

La guía de despacho no tiene indicación de impuesto por lo tanto no se registra en el

libro de ventas o compras y sirve solo para verificar la existencia de mercaderías en una
empresa cuando se efectúa el inventario, por lo general la guía de despacho la
recepciona el bodeguero de la empresa.

La guía de despacho es un documento muy importante para certificar la propiedad de las

mercaderías, es por ello que Carabineros de Chile exige a los transportistas la exhibición
de estos documentos para evitar el transporte de mercaderías robadas o de dudoso
origen.

La guía de despacho solo contiene indicación de cantidad, artículos y precio unitario,

solo en algunos casos lleva columna total y por lo general no se suma.

La guía de despacho debe contener los siguientes datos:

Nombre y dirección del vendedor.

Numero de RUT del vendedor.

Giro de negocio.

Nombre y Dirección del comprador.

Dirección, es decir, lugar de entrega.

Fecha de envió.

Fecha de entrega.

Detalle completo de la mercadería que se traslada, con indicaciones de unidades,

peso, el nombre y las características de la mercadería.

Algunas características que tienen las guías de despacho:

Sirven de testigo y guía para confeccionar las facturas.

Deben estar timbradas con el sello oficial, por el Servicio de Impuestos internos,
antes de ser enviadas.

En los traslados de bienes para su reparación de un lugar a otro del mismo

emisor que no importen venta podrá omitirse el valor unitario, conocer en forma
clara y detallada el motivo.

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Emisión de una Guía de Despacho

Requisitos de emisión:

Emitirse en Cuadruplicado, debiendo el original y el triplicado acompañar a los

bienes corporales muebles que se trasladan con motivo de una venta, de una
convención asimilada a venta, de una prestación de servicios o por traslados que
no constituyan ventas. El duplicado y cuadruplicado deberá conservarlo el
emisor, en su poder, a objeto de proceder posteriormente a la facturación de la
operación, cuando corresponda. Debe cumplir con los mismos requisitos
señalados para las facturas.

Igualmente deberá indicarse el nombre completo del prestador de servicio y

receptor de los bienes remitidos, cuando se trate de convenciones que no
constituyen venta, además del resto de los antecedentes legales exigidos.

Detalle completo de las especies que se trasladan, con indicación de las

unidades, peso o volumen, nombre y características de las especies y valor
unitario.

En los traslados de bienes corporales muebles que correspondan a envíos que

efectúen los "vendedores" a consignatarios, comisionistas o martilleros, cuando
no importen ventas, será obligatorio para los mandantes consignar en las guías
de despacho, un precio unitario de las especies, aproximado al valor real de los
bienes de que se trate. Pueden totalizarse, pero no indicar separadamente el
Impuesto al Valor Agregado.

En los otros traslados que no importen venta podrá omitirse el valor unitario,
pero habrá de consignarse en forma clara y detallada el motivo del mismo, así
por ejemplo: si se trata de traslado de bienes para su repartición, de una bodega a
otra del propio emisor, para su distribución, etc.

Quienes y en que casos están obligados a emitir guías de despacho.

Los vendedores, cuando postergan la emisión de la factura y cuando disponen el
traslado de bienes corporales muebles, sea por ventas u operaciones que la ley equipara
a ventas. También por operaciones que no sean ventas, como ser el traslado de un activo
fijo para su reparación.
Los prestadores de servicios (afectos a IVA), cuando disponen el traslado de bienes
corporales muebles.

A quienes se deben emitir guías de despacho.

Tenga presente que la guía de despacho es un documento que reemplaza
transitoriamente una factura, cuando se trata de una venta. Además, es un documento
para respaldar todo traslado de bienes corporales muebles. Entonces, se debe emitir una
Guía quien se le esté entregando un bien que se facturará posteriormente, y, además, a
quien retire un bien del local de venta para realizar un traslado, aunque no sea venta.

Momento de emisión de la guía de despacho.

Se debe emitir en el momento del inicio del traslado de los bienes.

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Timbraje y numeración de las Guías de despacho.

Las guías de despacho deben ser timbradas por el Servicio de Impuestos Internos y
tienen una numeración única nacional.

Como se controla la emisión de guías en caso de sucursales y vendedores.

Se controla mediante el libro de control de documentos, donde se anota la fecha y la
numeración de los talonarios que se están enviando.

Ejemplares y destino de ellos.

Original : Se entrega a quien retira el bien para su traslado.

Duplicado : Lo conserva el emisor. Si corresponde, deberá facturar.
Triplicado : También se entrega a quien retira el bien. Es el control tributario.
Cuadruplicado: Cobro ejecutivo: lo conserva el emisor, salvo en el caso de que
la venta sea al contado.

Datos impresos de las guías de despacho.

Igual que en las facturas:

Debe decir “Guía de despacho”

Nombre o razón social del emisor.
Número de Rut.
Domicilio de la casa matriz y sucursales.
Comuna o nombre del lugar.
Giro del negocio.
Teléfono y casilla, si corresponde.
Numeración correlativa única.

Datos que deben ser “llenados” al emitir una guía de despacho.

Identificación del comprador o destinatario de los bienes, con el nombre o razón social,
Rut, giro, comuna y teléfono.

Fecha de emisión de la guía, que debe coincidir con el inicio del traslado. (muy
importante, no se pueden trasladar bienes con guías antiguas.)
Detalle de las especies, indicando número de unidades, peso o volumen si
corresponde, su nombre y/o características y su valor unitario.

¿Cuándo se omite el valor unitario en las guías de despacho?.

Cuando se trata de traslados de mercaderías que no sean ventas. Pero, debe anotarse en
forma clara el motivo del traslado.

Responsabilidad solidaria del transportista que traslada mercaderías sin guía de

despacho.
Si el transportista traslada mercaderías sin guía de despacho y es fiscalizado, debe
identificar al vendedor o prestador de servicios. Si no lo hace, es responsable solidario
de las sanciones. Esto es, las sanciones se le pueden hacer efectivas a él o al vendedor o
prestador de servicios.

¿Se pueden trasladar bienes con guías de despacho del transportista?

No, la guía de despacho la debe emitir el que ordena el traslado.

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Es posible emitir una guía de despacho a nombre de nuestro vendedor cuando no

se tiene claro quien comprará el producto?.
Si, se trata de un traslado de mercaderías que no constituye venta. En la guía debe
quedar claro el motivo del traslado. Si el vendedor realiza una venta, deberá emitir la
guía, boleta o factura que corresponda.

Se debe emitir una guía de despacho por el traslado de mercaderías entre la casa
matriz y las sucursales o entre sucursales?.
Si, se trata de un traslado de mercaderías que no es venta. En la guía debe quedar claro
el motivo del traslado.

Se puede emitir una guía de despacho a nuestro propio nombre cuando se retira
mercadería de la aduana?.
Si, por tratarse de un documento de traslado.

.Que período de validez tiene una guía de despacho?

La fecha de emisión debe ser la misma fecha del inicio del traslado. La guía es válida
por el tiempo de demora razonable entre el inicio del traslado y el lugar de destino de
los bienes. Si la guía es antigua debe hacerse una nueva. De lo contrario puede sufrir
una sanción.

Que pasa si no se factura una guía dentro del plazo legal? (5 primeros días del mes
siguiente)
La sanción es la misma a no haber emitido la factura.

Anulación de una guía de despacho.

Para anular una guía, deben reunirse todos sus ejemplares y poner la palabra “nula”. La
guía de reemplazo debe hacer referencia al documento anulado.

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La Factura

Es un documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial

obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante acreditara la venta de mercaderías u
otros afectos, porque con ella queda concluida la operación.

La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la

prestación de servicios cuando la operación se realice con sujetos del Impuesto General
a las Ventas que tengan derecho al crédito fiscal. Asimismo cuando el comprador o
usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de
operaciones de exportación.

Las facturas sólo se emitirán a favor del adquiriente o usuario que posea número de
Registro Único de Contribuyentes.

Las facturas se confeccionan con los datos consignados en el pedido y en la guía de

despacho.

La obligación de expedir y entregar facturas esta regulada de forma rigorosa.

Las facturas son exigidas por el artículo 52 del decreto Ley Nº 825 de 1974.

Deberán expedir facturas los empresarios y profesionales por las operaciones que
realicen, incluso por las exportaciones, debiendo conservar las mismas.

Las facturas tiene unas dimensiones mínimas 21.5 centímetros de ancho y 15

centímetros de alto. La numeración debe ser correlativa, única nacional.

Ejemplares y destino de ellos.

Original : Se entrega a quien retira el bien para su traslado.

Duplicado : Lo conserva el emisor. Si corresponde, deberá facturar.
Triplicado : También se entrega a quien retira el bien. Es el control tributario.
Cuadruplicado: Cobro ejecutivo: lo conserva el emisor, salvo en el caso de que
la venta sea al contado.

Datos impresos de las Facturas:

Nombre o razón social del emisor.

Número de Rut.
Domicilio de la casa matriz y sucursales.
Comuna o nombre del lugar.

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Giro del negocio.

Teléfono y casilla, si corresponde.
Numeración correlativa única.

Requisitos de Emisión:

Fecha de emisión.

Numeración correlativa.

Nombre completo o razón social y número del rol único tributario del
destinatario.

Domicilio completo del establecimiento.

Giro del negocio.

Detalle de la mercadería, precio unitario y monto de la operación. El detalle de

las mercaderías y el precio unitario se podrán emitir mientras se hallan emitido
oportunamente las correspondientes guías de despacho.

Indicar separadamente la cantidad recargada por concepto de impuesto, cuando

proceda.

Indicar condiciones de venta; al contado, al crédito, mercadería puesta en

bodega del vendedor o del comprador, etc.

Las copias podrán emitirse con papeles y colores o tintas diferentes del original
y no deberán llevar impreso ningún tipo de fondo.

Condiciones Especiales:

Se permite que las facturas dirigidas a un mismo destinatario contengan diversas

operaciones. En este caso deben constar separadamente las contraprestaciones.

Pueden incluirse en una sola factura la totalidad de las operaciones realizadas

para un mismo destinatario durante cada mes tributario.

En las ventas al por menor bastar con poner a continuación del precio la
expresión IVA incluido.

Tipos de Facturas

Factura Electrónica: Es un documento tributario generado electrónicamente, que

reemplaza al documento físico, el cual tiene idéntico valor legal y su emisión debe ser
autorizada previamente por el SII.

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Facturas falsas: Una factura falsa es aquella que falta a la verdad o a la realidad de los
datos contenidos en ella. La falsedad puede ser de tipo material, tales como indicar un
nombre, domicilio, RUT o actividad económica inexistente, o bien registrar una
operación inexistente, entre otras.

Facturas no fidedignas: Son aquellas facturas que, como su nombre lo indica, no son
dignas de fe; vale decir, contienen irregularidades materiales que hacen presumir con
fundamento que no se ajustan a la verdad.

Descripción de la Factura Electrónica

El objetivo de este sistema es otorgarle validez legal tributaria a la factura electrónica

como medio de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes y
reemplazar con ello las facturas de papel que obliga a utilizar la actual normativa. Esto
permite obtener mejoras en los procesos de negocios de los contribuyentes, disminuir
sustantivamente los costos del proceso de facturación y facilita el desarrollo del
comercio electrónico en nuestro país, contribuyendo de esta manera a impulsar la
agenda tecnológica y de modernización del País.

La tecnología de firma digital permite en la actualidad que se intercambien documentos

electrónicos con la plena confianza de los usuarios, acerca de la identidad de los
emisores y la integridad de los datos que contienen. La promulgación de la ley de firma
digital permite que la factura, así como otros actos y contratos firmados por este
mecanismo, sean legalmente válidos y tengan el mismo efecto que los celebrados por
escrito, con la ventaja adicional de la reducción del costo de transacción y la garantía de
mayor eficiencia y productividad.

En Septiembre de 2003 el Servicio de Impuestos Internos declaró abierto el proceso de

masificación de la factura electrónica para todos los contribuyentes. A partir de ese
momento, los contribuyentes pueden postular y certificarse como emisores y receptores
de factura electrónica a través de Internet y obtener la resolución del SII que los autoriza
a operar con documentos tributarios electrónicos.

Seguridad da la Factura Electrónica

La emisión de la factura se hace por un medio mutuamente acordado entre las partes.
No obstante, es obligación del receptor electrónico de verificar la autenticidad del
origen y la integridad del documento recibido, lo que puede hacer fácilmente ya que el
emisor debe enviar una copia de la factura al receptor y otra al SII. El SII asiste en la
seguridad de la parte receptora ya que por medio de ese organismo se puede verificar,
vía Internet o teléfono, que la factura se encuentra firmada por una persona autorizada,
comprobar el número de folio autorizado y los datos relevantes de la factura. De esta
forma el receptor verifica que se trata de un documento autorizado, que el RUT del
emisor corresponde y que el monto coincide. Además, una copia del documento queda
en el SII para su almacenamiento.

Una vez emitido la factura electrónica es posible imprimir la misma en papel simple, ya
que debe contar con el mismo timbre electrónico en código de barra “2d” (PDF417). Es
este código que podrá ser leído en forma automática y que otorgará a la autoridad

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correspondiente todos los datos del documento que se encuentra impreso para su fácil
verificación.

Merito Ejecutivo de la Factura: Cobro Ejecutivo

Desde la entrada en vigencia de la ley, establecida para el 15 de abril de 2005, la deuda

insoluta que consta en la copia cuadruplicado de la factura, puede ser cobrada en un
juicio ejecutivo, sin necesidad de un proceso previo en que se pruebe la existencia de la
obligación. Además, el dominio sobre el saldo insoluto del crédito de que da cuenta
dicha copia (cuadruplicado) podrá ser cedido (transferido) si el emisor de la factura
desea hacer caja antes del vencimiento de las condiciones de pago de la factura, o bien,
entregado en cobranza a un tercero, encontrándose la cesión traslaticia de dominio,
exenta del Impuesto de Timbres y Estampillas.

La ley establece, además, que sus normas serán aplicables a la factura electrónica y crea
un Registro Público Electrónico de Transferencia de Créditos, administrado por el
Servicio de Impuestos Internos, en que se anotará la cesión del crédito contenido en una
factura electrónica. Esta cesión así como su anotación en el Registro Público se
encuentra normado por Decreto N° 93, del Ministerio de Hacienda, del 13 de Abril de
2005 y por Circular N° 23, del 14 de Abril de 2005.

Se puede ceder el saldo insoluto de los créditos de que da cuenta la copia cuadruplicado
de: facturas, facturas de compra, facturas exentas y liquidaciones factura (sólo respecto
de la parte correspondiente a factura), ya sea que se emitan en formato papel o en forma
electrónica.

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El Cheque

El cheque es regulado por la Ley sobre Cuentas Corrientes Bancarias y

Cheques.

Es un título de crédito representativo de dinero, al igual que la letra de cambio y pagaré.

Por ello la ley señala que el cheque dado en pago se sujetará a las reglas generales de la
letra de cambio, salvo las normas especiales que establece la ley que lo regula.

El cheque es definido como “una orden escrita y girada contra un Banco para que éste
pague, a su presentación, el todo o parte de los fondos que el librador pueda disponer en
cuenta corriente”. El librador es el titular de la cuenta corriente o su representante.

Un cheque es un documento bancario, el cual funciona como una “orden de dinero”.

Más exactamente, es un documento el cual nos permite autorizar tanto a instituciones
como personas naturales a realizar un retiro de una cantidad de dinero determinada
desde nuestras cuentas bancarias. Existen una serie de tipos, los cuales detallaremos
luego.

El librador o girador es aquel que emite el cheque. El librado, esto es, aquel a quien se
le da la orden de pagar la suma de dinero consignada en el cheque, es un banco. El
portador o beneficiario es aquel a cuyo nombre o a cuya orden se extiende el cheque.

La ley señala que el cheque es siempre pagadero a vista, agregando que “cualquiera
mención contraria se tendrá por no escrita”. Es decir, el banco debe pagarlo a su
presentación, cualquiera sea la fecha señalada en él. Lo anterior significa que la ley no
protege el denominado “cheque a fecha”.

El cheque puede ser girado al portador, a la orden y nominativo. Esto tiene importancia
para efectos de su transferencia. Así, el cheque al portador se transfiere por la simple
entrega material, por lo cual puede ser cobrado por su tenedor. El cheque a la orden se
transfiere por endoso. El cheque nominativo se transfiere siguiendo trámites de mayor
complejidad, establecidos para la cesión de créditos nominativos.

Un cheque es un documento bancario, el cual funciona como una “orden de dinero”.

Más exactamente, es un documento el cual nos permite autorizar tanto a instituciones
como personas naturales a realizar un retiro de una cantidad de dinero determinada
desde nuestras cuentas bancarias. Existen una serie de tipos, los cuales detallaremos
luego.

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Con la definición más clara, veamos un ejemplo gráfico con sus partes señaladas:

Cheque

1. Cantidad: Es donde indicamos, en números, la cantidad de dinero que

autorizamos a retirar.
2. Fecha: Indicamos aquí la fecha de emisión y/o autorización de cobro.
3. Paguese a la orden de: Indicamos la persona o institución autorizada a
cobrarlo.
4. La suma de: Específicamos ahora, en palabras, la cantidad.
5. Firma: Corresponde a la firma del titular de la cuenta.
6. O al portador: Detalla si el cheque es libre de cobro o de la persona
específicada.
7. Nº de cuenta – Nombre del titular: Información correspondiente al titular de la
cuenta.
8. Código: Este código porta toda la información correspondiente al cheque (nº de
serie – nº de cuenta). Es la que utilizan los lectores de cheques de los bancos
para leerlos.
9. Nº de serie – sucursal: Información correspondiente al nº de serie del cheque en
el talonario y sucursal del banco a la que pertenece la cuenta.

Ahora que hemos visto las partes, analizaremos los tipos de cheques más comunes que
se pueden emitir:

1. Cheque en blanco: Este es el documento que emitimos sin llenar ninguna

información más que la firma. Solo debemos dejar un cheque de esta forma
cuando lo entreguemos a una persona de nuestra absoluta confianza, ya que de lo
contrario, podrán rellenarlo con la cantidad que sea (siempre y cuando nuestra
cuenta y/o línea de credito lo soporte) y cobrarlo en la fecha que el portador
estime conveniente. Debemos evitarlo a toda costa.
2. Cheque abierto: Este es el que llenamos toda la información correspondiente a
la cantidad, fecha y firma, pero dejamos el campo “Paguese a la orden de” sin
llenar. Usualmente se utiliza cuando desconocemos la identidad de la persona o
razón social de la institución que lo cobrará.
3. Cheque nominativo: Este tipo de documento lo emitimos cuando queremos que
solo una persona o institución en particular pueda cobrar el cheque. Para
emitirlo, llenamos toda la información correspondiente a cantidad, fecha, el
campo “Paguese a la orden de” y la firma. A diferencia de los anteriores, aquí
tachamos las palabras “a la orden de” y “o al portador”. Un cheque de este

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tipo, solo podrá cobrarlo la persona o institución indicada en el campo

correspondiente.
4. Cheque cruzado: Es el cheque el cual la intención es que no sea cobrado en
dinero en efectivo, sino que sea depositado en la cuenta de la persona o
institución a quien lo emitimos. Para esto, llenamos el cheque con todos los
datos anteriormente mencionados y realizamos 2 rayas de forma vertical a la
orientación del cheque (por ende cruzado). Si no indicamos un nombre en el
campo correspondiente, este cheque podrá ser depositado en cualquier cuenta.
5. Cheque cruzado y nominativo: Una combinación de los 2 anteriores. Este
cheque solo puede ser depositado, y solo en la cuenta de la persona o institución
que indiquemos.

Algunas imágenes ejemplo de cada tipo:

Cheque en blanco.

Cheque abierto.

Cheque nominativo. .

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Cheque cruzado.

Cheque cruzado y nominativo.

Habiendo visto ejemplos gráficos y explicados de cada ejemplo, vamos con algunos
consejos de llenado:

Cantidad en números: No requiere mayor ciencia. Debemos llenar la cantidad

correspondiente en números, indicando claramente la separación de punto para los
miles. Un buen consejo es al final de la cantidad llenar con un punto y un guión, de esta
forma: ” .- ” . Así evitamos que puedan llenar algún número a continuación.

Fecha: Al igual que la cantidad de números, no requiere mayor ciencia. El día lo

llenamos con número, el mes con letras y el año con números. El único caso „extraño‟
para el tema de los meses se presenta en el mes de Septiembre, el cual muchas personas
lo redactan como “Setiembre”. Los bancos suelen aceptar ambas denominaciones.

Paguese a la orden de: Es necesario llenar con letra clara el nombre de la persona o
institución a quien extendemos el cheque, de lo contrario pueden haber problemas para
cobrarlo.

Cantidad en palabras: Lo mismo. Escribir con letra clara, no saltarse ningún número y
especialmente no omitir la palabra “mil” en el caso que corresponda (Ej: 100.000 =
Cien mil). Si bien es lo ideal escribir bien ortográficamente, los bancos suelen omitir
algunos errores como por ejemplo “Docientos” en vez de “Doscientos”. La palabra
“pesos” no es necesario, ya viene en el cheque. Después de escribir la cantidad, se
recomienda hacer una raya horizontal en el resto del campo, para evitar que se pudieran
escribir más palabras. (Tal como se muestra en la imagen)

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Firma: Esta debe ser clara, y debe corresponder exactamente a la que está en nuestra
identificación, o más específicamente, a la que dejamos registrada en el banco al
momento de abrir la cuenta. Cualquier duda que el banco presente al momento de
confirmar el cheque, no se pagará y será protestado por firma inconforme.

Tachados del nominativo: Es una raya simple y solo deben cubrir las palabras “a la
orden de” y “o al portador”. No es necesario rayar hasta ocultar las palabras, con un
simple tarjado basta y sobra.

Rayas cruzadas: Estas rayas son verticales cruzadas paralelamente a la dirección del
cheque. A pesar de que muchos bancos dejan pasar rayas diagonales cerca de la esquina,
o de medio a medio, esa es la forma correcta de hacerlas.

Reverso del cheque: Lo dejamos para el final, pues si bien no es obligatorio, es de

importancia. En los campos indicados de cada cheque es nuestro deber llenar la
información del titular. Esto es, número de identificación (RUT) y un teléfono de
contacto. Esta información se utiliza para contactar al titular en caso de que haya algún
problema con la emisión del documento. Esta es obligación nuestra y no de la persona a
quien emitamos el cheque, eso es muy importante de recordar.

Algunas consideraciones a tener en cuenta: Detalles que no está demás saber:

1. Los cheques caducan: Estos documentos tienen una fecha de expiración, 60

días si son en la misma plaza, de 90 días a contar de la fecha de emisión del
cheque si son de otra plaza. Una vez pasados el tiempo de validez el cheque
pierde todo su valor. (Nota: Las fechas son puestas por bancos chilenos, en
otros países puede variar).
2. Nunca remarcar: Nada de la información de un cheque, ya sea cantidad,
destinatario, fecha, etc, se debe remarcar. Cualquier tipo de sobremarca
invalidará el cheque, por lo que si algún número o letra no se nota bien, es mejor
dejarlo así. Muchas veces en los bancos luego de recibirlos marcan las letras o
números pendientes.
3. Los cheques a fecha no existen: Así es. Un cheque a fecha es un acuerdo
verbal entre 2 partes, el cual no tiene validez alguna frente a una institución
bancaria. Independiente de que emitamos un cheque con fecha “25 de
Diciembre del 2120″, se puede cobrar desde el mismo momento que lo
emitimos. Las instituciones suelen respetar las fechas, pero no hay que
confiarse, ya que con tanto procesamiento de documentos, se puede pasar.
4. Mantener balanceada y ordenada la chequera: Es obligación nuestra
mantener un orden de nuestros fondos y cheques. Para esto, los libretos de
cheques traen páginas para mantener un registro de los cheques emitidos,
cantidades y un espacio para balancearlo contra los fondos de nuestras cuentas.
Si no mantenemos un orden óptimo, es posible que emitamos cheques que no
podemos cubrir, o que de repente se nos pierda un cheque y no darnos cuenta, o
simplemente no saber quien cobrará algo de nuestra cuenta ni cuando.
5. El código es importante: Ese famoso código que aparece en la parte inferior del
cheque es fundamental, ya que en los bancos pasan nuestros cheques por un
lector, el cual recoge la información a partir de ese código, por lo que si esta
incompleto o corrupto, el cheque quedara inválido (malo, no que no pueda
caminar ni nada de eso). Así que mucho ojo al cortar el cheque desde el libreto.

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LA LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio es un documento de crédito que sirve para respaldar las operaciones
comerciales realizadas a plazos, la letra de cambio una orden de pago escrita, por la cual
una persona llamada deudor o cargo debe pagar a su vencimiento al tenedor del
documento.

La letra de cambio históricamente ha surgido, debido a exigencias económicas, que

necesitaban de un medio acto para satisfacerlas teniendo en cuenta las múltiples
relaciones recíprocas entre los individuos.

Igualmente la letra de cambio es título- valor a la orden, o sea que se puede transferir
mediante endoso; aun cuando no figure la cláusula a la orden, la letra es un documento
circulante, por tanto puede tener una serie continuada de endosos.

Es titulo que origina obligaciones solidarias de todos los que han firmado la letra, frente
al último tenedor; al igual que participa también de las otras características de los demás
títulos- valores.

En la letra de cambio intervienen tres personas: Girador (o librador), Orden (o tenedor)

y Cargo (o librador).

¿Un cliente que documenta su deuda con una Letra de Cambio puede exigir la
tercera copia de la factura (Cuadruplicado Cobro Ejecutivo-Cedible)?

Sí, un cliente que documenta su deuda con una Letra de Cambio puede exigir la tercera
copia obligatoria de factura, puesto que la existencia de una Letra de Cambio es el título
ejecutivo que permite demandar el pago del crédito comercial, por lo que no tiene
justificación que el vendedor se quede con la tercera copia obligatoria de factura.

¿Cuál es la tasa del impuesto que grava a las Letras de Cambio?

De acuerdo al artículo 1°, N° 3) de la Ley de Timbres y Estampillas, 0,1% sobre su

monto por cada mes o fracción que medie entre la emisión del documento y su fecha de
vencimiento, no pudiendo exceder el 1,2% la tasa que en definitiva se aplique.

¿El registro y control de Letras de Cambio y otros documentos debe ser timbrado
y autorizado por el SII?

Sí, el registro y control de Letras de Cambio y otros documentos debe ser timbrado y
autorizado por el SII, según los términos instruidos en la Circular Nº 72, de 1980.

¿Qué requisitos tributarios deben cumplir las letras de cambio?

Las letras de cambio deben cumplir con los requisitos legales y reglamentarios que son
propios para este tipo de documentos. En términos generales, deberán numerarse,
timbrarse y registrarse en el sistema informático de timbraje del SII.

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Qué se entiende por fracción de mes en el cálculo del Impuesto de Timbres y

Estampillas para las letras de cambio?

Una fracción de mes es el exceso de días sobre los meses enteros cuando el plazo que
existe entre la emisión de un documento y su vencimiento excede a un número entero de
meses. Por ejemplo, en un documento emitido el 12 de Enero de 2009, con vencimiento
al 7 de Abril de 2009, tenemos 2 meses al 12 de Marzo de 2009 y la fracción de mes es
del 13 de Marzo al 7 de Abril de 2009.

¿Quién debe pagar el Impuesto de Timbres y Estampillas al emitir una letra de

cambio?

Al ser emitida una letra de cambio, debe pagar el Impuesto de Timbres y Estampillas el
beneficiario o acreedor, pues tiene la calidad de sujeto del impuesto, lo que no impide
que pueda recuperar dicho impuesto de parte del aceptante, según lo dispone el artículo
9° de la Ley de Timbres y Estampillas.

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CONTABILIDAD BASICA I.UNIDAD-DOCUMENTACION COMERCIAL

EL PAGARÉ

Es un título- valor de circulación y aparece como forma impropia del contrato de

cambio que contenía intereses.

Es un documento de crédito al igual que la letra de cambio, con la promesa pura y

simple de pagar una suma de dinero, en un determinado tiempo.

A diferencia de la letra de cambio, que es un documento de orden abstracto, el pagaré es

un título- valor de origen causal, es decir que en documento se podrá pactar los
intereses, puede incluirse la causa que da origen al pagaré, como también podrá
incluirse la garantía con la cual se afianza la obligación.

Es por esta razón seguramente, que el pagaré es más utilizado que la letra de cambio, en
los bancos e instituciones financieras, por cuanto el propio pagaré podrán pactar los
intereses y garantizar la obligación mediante el aval, en otras palabras diremos que es
un título- valor más completo que la letra de cambio.

El cheque es un documento de pago inmediato, a diferencia de la letra de cambio y el

pagaré, que son documentos de crédito.

Orden de pago pura y simple librada al banco, en el cual el librador tiene fondos
depositados en cuenta corriente; o autorización para girar en cuenta corriente con
sobregiro.

Diferencia entre el Pagare y La Letra de Cambio

La diferencia sustancial y más sobresaliente en el pagaré, respecto a la letra de cambio,

es que mientras esta última es de orden abstracto (es decir que no se indica la causa que
la origina ni se pueden pactar los intereses) en el pagaré si se puede indicar la causa que
lo origina pactar los intereses y afianzar la obligación.

Por ello, como ya dijéramos anteriormente, la preferencia que tienen por el pagaré las
instituciones de crédito, como son los bancos, las mutuales, financieras, etc.

¿Las letras de cambio y los pagarés deben cumplir con el requisito de numeración
única nacional?

Sí, las letras de cambio y los pagarés deben cumplir con el requisito de la numeración
única nacional.

Las letras de cambio y los pagarés deben ser timbrados en el SII y llevarse algún
registro de estos documentos?

Sí, las letras de cambio y los pagarés deben ser timbrados por el SII y, además, deberá
llevarse un Libro de Registro y Control de Letras de Cambio y otros documentos.

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