Komunikasi dengan Elektronik

Komunikasi dengan menggunakan media elektronik banyak digunakan oleh organisasi.

Komunikasi dengan elektronik meliputi email, pesan singkat, media sosial, web, dan konferensi
video.
Email
Email menggunakan internet untuk mengirim dan menerima dokumen dan teks yang
dihasilkan komputer. Sebagai alat komunikasi, email memiliki banyak keuntungan. Pesan email
dapat dengan cepat ditulis, diedit, dan disimpan. Email dapat didistribusikan ke satu atau lebih
individu hanya dengan satu klik pada mouse. Bahkan biaya yang dikeluarkan relatif murah.
Namun email memiliki beberapa kekurangan, antara lain:
- Salah menafsirkan pesan. Kita sering sala menafsirkan pesan verbal, tapi potensi untuk
salah menafsirkan pesan email menjadi lebih besar. Jika kita mengirim pesan penting,
pastikan bahwa kita telah membaca kembali pesan tersebut agar lebih jelas. Dan jika
kita merasa kecewa atas dugaan nada yang digunakan oleh orang lain atas pesan yang
dikirimnya, ingatlah bahwa bisa saja kita salah menafsirkan pesannya.
- Mengkomunikasi pesan yang negatif. Ketika perusahaan memiliki informasi negatif
yang akan dikomunikasikan, manajer perlu berpikir secara hati-hati. Email bukan
merupakan cara terbaik untuk menyampaikan pesan. Karyawan juga perlu berhati-hati
dalam menafsirkan pesan negatif via email.
- Terlalu sering menggunakan email. Hampir enam juta email yang dikirim setiap tahun,
dan setiap orang harus menjawab semua pesan tersebut. Beberapa orang, menjadi
sangat berlebihan terhadap email sehingga mereka menyatakan kebangkrutan email.
Walaupun mungkin kita tidak ingin menyatakn kebangkrutan email, kita harus
menggunakan email dengan bijaksana, khususnya ketika berhubungan dengan orang-
orang dalam organisasi yang sudah tenggelam pada banyak pesan email setiap
harinya.
- Kurangnya muatan emosi. Kita cenderung berpikir email merupakan jenis komunikasi
yang steril, namun bukan berarti tidak memiliki emosi. Email sebenarnya sangat
emosional. Seorang CEO mengatakan, Saya sering melihat orang-orang yang tidak
berbicara dengan yang lainnya, perang rumput pecah, dan keluar dari pekerjaan yang
merupakan hasil dari email. Email cenderung memiliki efek yang cepat pada orang-
orang, pengirim menulis pesan dimana mereka tidak nyaman untuk mengatakannya
 secara langsung kepada orang lain. Ekspresi wajah cenderung melunakanna emosi kita,
tapi dalam email, tidak ada wajah yang bisa dilihat, dan banyak dari kita yang secara
langsung mengatakan. Cara yang dapat digunakan dalam menyampaikan emosi salah
satunya yaitu menggunakan emoticon. Ketika orang mengirimkan pesan yang berapi-
api, cobalah untuk tenang dan tidak merespon dengan cara yang sama. Juga ketika
menulis email, usahakan untuk menurunkan kecenderungan untuk menulis pesan yang
bernada tinggi.
- Kepentingan pribadi. Ada dua permasalahan yang berkaitan dengan email. Pertama,
kita harus memperhatikan bahwa email yang kita gunakan, kemungkinan dikontrol.
Kita juga tidak bisa selalu percaya bahwa penerima dari email kita akan menjaga pesan
tetap rahasia. Kedua, kita harus belajar untuk tidak meneruskan pesan dari akun email
perusahaan ke akun email personal atau publik. Akun-akun ini seringnya tidak seaman
akun email perusahan, jadi ketika kita meneruskan pesan perusahaan ke akun-akun
tersebut, bisa saja kita menyalahi kebijakan organisasi atau mengungkapkan data
rahasia dengan tidak sengaja.

Pesan Singkat
Seperti email, pesan singkat juga menggunakan media elektronik. Pesan Singkat (TM/IM)
menggunakan alat komunikasi portable. IM biasanya dikirim dengan menggunakan laptop atau
komputer, sedangkan TM mengirimkan pesan melalui telepon selular atau alat seperti
blackberry. IM dan TM menyajikan media berkomunikasi yang cepat dan murah untuk manajer
agar bisa tetap berhubungan dengan para karyawannya dan para karyawan dengan karyawan
lainnya.
Dengan keuntungan tersebut, IM dan TM tidak akan menggantikan email. Email tetap
menjadi pilihan yang lebih baik untuk menyampaikan pesan panjang yang perlu disimpan. IM
sesuai untuk pesan satu atau dua garis yang akan mengacaukan pesan inbox. Sisi negatifnya,
beberapa pengguna IM/TM menyadari bahwa teknologi tersebut membosankan dan
mengganggu. Kehadirannya yang terus menerus dapat membuat karyawan sulit berkonsentrasi
dan tetap fokus.

Jaringan Perangkat Lunak

 Komunikasi telah bertransformasi lebih dari wilayah jaringan. Kita pasti familiar dengan
penggunaan media sosial website seperti Facebook dan Myspace. Untuk mendapatkan hasil yang
maksimal dari media sosial, sementara menghindari perasaan kecewa dari orang-orang yang
berhubungan, gunakan media sosial hanya untuk hal-hal yang berguna, tidak sebagai sarana
penggunaan setiap hari dan setiap minggu. Juga yang perlu diingat, perusahaan kerja yang
diharapkan mungkin akan memeriksa postingan facebook atau myspace. Faktanya, beberapa
pengusaha mengembangkan perangkat lunak seperti website untuk perusahaan atau individu
yang ingin memeriksa pelamar kerja. Sehingga perlu diingat hal-hal yang diunggah ke media
sosial akan dibaca oleh orang-orang.

Blog
Webblog adalah website mengenai seseorang atau perusahaan yang biasanya diperbaharui
setiap hari. Para ahli mengestimasi bahwa lebih dar 10 juta pekerja Amerika Serikat memiliki
blog, dan hampir 40 juta orang membaca blog. Kelemahan dari blog yaitu banyak bloger
berpendapat bahwa personal blog mereka diluar lingkungan karyawannya, namun jika seseorang
di perusahaan membaca postingan blognya, tidak ada yang menjaga dia untuk menyebarkan
berita pada orang lain, dan karyawan dapat dipecat sebagai hasilnya. Banyak organisasi tidak
mungkin begitu pemaaf terhadap berbagai jenis postingan blog yang mungkin dapat memberikan
efek negatif pada perusahaan. Karyawan juga perlu berhati-hati ketika memposting personal blog
pada saat kerja. Lebih dari tiga perempat atasan secara aktif memonitor bawahannya.

Konferensi Video
Konferensi video memperbolehkan karyawan dalam suatu organisasi melakukan rapar
dengan orang-orang yang berada di lokasi yang berbeda. Suara dan gambar secara langsung
anggota memperbolehkan mereka untuk melihat, mendengar, dan berbicara satu sama lain.
Teknologi konferensi video, dampaknya, mengijinkan karyawan untuk mengadakan rapat yang
interaktif tanpa perlu secara fisik berada di lokasi yang sama.

Manajemen Kemampuan
 Manajemen pengetahuan merupakan proses untuk mengorganisasikan dan
mendistribusikan pengetahuan kolektif suatu organisasi sehingga informasi yang tepat
disampaikan kepada orang yang tepat pada saat yang tepat. Pentingnya manajemen pengetahuan
antara lain:
- Banyak organisasi diman aset intelektual sama pentingnya dengan aset fisik atau
keuangan.
- Ketika individu pergi untuk cuti maka pengetahuan dan pengalaman mereka juga ikut.
- Sistem MP yang dirancang dengan baik akan mengurangi ketidakefektifan dan
membuat organisasi lebih efisien
- Organisasi tersebut perlu mengembangkan sebuah basis data komputer mengenai
informasi yang bersangkutan yang bisa diakses karyawan setiap saat; organisasi perlu
menciptakan sebuah budaya yang mendukung dan menghargai alih informasi serta
mengharuskan mekanisme yang memungkinkan para karyawan yang telah berhasil
mengembangkan keahlian dan wawasan yang berharga untuk membagikannya kepada
orang lain