1.

Sistem orientasi file dengan orientasi database

HIRARKI DATA DALAM SISTEM BERORIENTASI FILE (FILE-ORIENTED)

Penyimpanan dan manajemen data terkomputerisasi membutuhkan prosedur formal yang harus
ditaati. Identitas dan lokasi setiap elemen data harus ditentukan dengan tepat, dan setiap akses
data harus ditangani dengan hati-hati untuk menghindari kerusakan atau kehilangan data.
Walaupun hal tersebut membutuhkan usaha tambahan, tetapi manajemen data yang
terkomputerisasi memberikan keuntungan, yaitu: a) Penyimpanan data rapi dan efisien. b) Data
dapat diakses dengan cepat. Hirarki sistem berorientasi file adalah:

1. Elemen data
Setiap atribut sebuah entitas yang dicatat adalah elemen data. Misalnya, nomor pelanggan,
item persediaan, kode pos.
Untuk menyimpan elemen data, panjang field (field length) yang dibutuhkan harus ditentukan.
Jenis data, yang meliputi karakter, numerik, tanggal, dan row.
Data value: data sebenarnya yang disimpan dalam sebuah field.
2. Record Sebuah record adalah serangkaian elemen data sebuah entitas yang saling
berhubungan. Misalnya, record persediaan terdiri dari elemen data yaitu: kode jenis
persediaan, deskripsi jenis persediaan, dan untuk pengukurannya.
3. File adalah sekumpulan elemen data yang telah diorganisir menjadi record, umumnya berisi
data yang sejenis. Misalnya, file pelanggan berisi record mengenai pelanggan seperti nomor
akun, nama perusahaan, nama penghubung, alamat pengiriman, alamat surat, nomor telepon,
nomor fax.

SISTEM BERORIENTASI FILE (FILE ORIENTED SYSTEMS)

Terdapat berbagai jenis file untuk penyimpanan data, yaitu:
1. Master files, berisi catatan-catatan / record mengenai entitas tertentu, seperti pelanggan,
departemen, dan produk. Dalam akuntansi yang termasuk master file adalah buku besar
(general ledger).
2. Transaction files, berisi record yang relevan dengan kejadian yang sedang dilakukan /
diproses, misalnya penjualan dan pengiriman barang.
3. History files, disebut juga dokumen / arsip (archive file), berisi record yang berkaitan dengan
traksaksi yang telah selesai, misalnya penjualan masa lalu.
4. Reference files, berisi tabel atau daftar data yang dibutuhkan untuk membuat perhitungan atau
memeriksa akurasi data input, seperti tabel harga dan daftar pelanggan.

Pertimbangan dalam perancangan recorddan file

Pertimbangan rancangan record dan file. Ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan
ketika merancang file dan record, yaitu: a) Pengguna, b) Tujuan, c) Bagaimana pengorganisasian
dan aksesnya, c) Berapa lama isi file dipertahankan.

Mendokumentasikan data dalam file oriented system

Dokumentasi data record-level dilakukan melalui record layout yang menggambarkan
masing-masing field dalam record, termasuk jumlah posisi (karakter) dalam field, dan jenis
elemen data.
 Manfaat dan keterbatasan file oriented systems
Perusahaan yang memiliki jumlah data terbatas dan kebutuhan pelaporan serta informasi
terbatas (kecil dan tidak kompleks) dapat menggunakan sistem ini. Terdapat beberapa
keterbatasan sistem berorientasi file yaitu data redundancy, inkonsistensi, program aplikasi
beragam, dan apabila terjadi perubahan struktur data harus mengubah seluruh program yang
memanfaatkan file tersebut.

HIRARKI DATA DALAM SISTEM BERORIENTASI DATA-BASE

1. Data set (segmen data / tabel) adalah sekumpulan record yang berkaitan seperti sebuah file,
bedanya record ini berkaitan dengan data lain dalam data base dan hubungannya didefinisikan
dengan jelas.
2. Data base adalah keseluruhan struktur data termasuk data set dan hubungan antar data. Data
disimpan dalam satu tempat penyimpanan (sentralisasi) yang dimanfaatkan oleh kelompok,
departemen, dan fungsi lain secara bersama-sama. Pengguna data base harus memenuhi standar
agar mempunyai pemahaman yang sama terhadap suatu hal.

Data base systems

Dalam data-base system, data dimanfaatkan bersama-sama. Data lebih diprioritaskan dan
dipandang sebagai asset. Penyimpanan data terintergrasi sehingga disebut data-base oriented
approach. Manajemen data dilakukan melalui data base management system / DBMS yaitu
software khusus yang menyajikan logical view sebagai data pada pengguna dan program
aplikasi. Data dan data base dikelola secara sentral oleh data-base administrator (DBA). Data
base suatu perusahaan secara keseluruhan disebut data warehouse.

Pendokumentasian data dalam data-base system

1. Data dictionary. Kamus data mempermudah pemakai untuk mengakses dan memelihara data.
Kamus data sering disebut metadata atau data tentang data, karena menggambarkan karakteristik
(misalnya: panjang dan jenis data) dan hubungan data. Dalam sistem terkomputerisasi, kamus
data disimpan dalam sistem itu sendiri melalui data-base management software (disebut
integrated data dictionary) atau disimpan terpisah dalam paket software.
2. Entity-relationship diagram (E-R Diagram). E-R Diagram menunjukkan model data konseptual
melalui gambaran entitas dan hubungannya secara grafis. E-R Diagram mudah dibentuk untuk
model kebutuhan informasi dari isi perusahaan atau segmen-segmen dalam perusahaan.

Manfaat dan risiko data-base system

1. Secara radikal dari pendekatan file-oriented, karena karyawan pengembangan sistem
menghadapi kesulitan bekerja dengan teknologi yang belum dikenal sehingga memperpanjang
jadwal dan meningkatkanrasa frustasi.
2. Vulnerability Risiko kehilangan dan kesalahan dalam pemrograman akibat tindakan kebodohan
kecurangan pemakai, atau tindakan destruktif mudah terjadi karena tidak ada pemisahan aplikasi
dan file.
3. Kerumitan dan keluasan hardware dan software yang digunakan. Hardware yang diperlukan
meliputi sebuah processor yang memiliki sejumlah besar memori, tempat penyimpanan, dan
terminal untuk mengakses data. Sedangkan software yang diperlukan adalah DBMS ditambah
dengan program aplikasi untuk melakukan tahap-tahap pemrosesan.
Pengertian File Tradisional & Basis Data

File Tradisional adalah file dimana setiap user mengimplementasikan file yang dibutuhkan untuk
aplikasi khusus sebagai bagian dari pemrograman aplikasinya.

Basis data adalah sekumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file lain
sehingga membentuk suatu bangunan data untuk menginformasikan suatu perusahaan atau
instansi dalam batasan tertentu.

Perbedaan File Manajemen Tradisional & File Manajemen Database

File Manajemen Tradisional :

1. Orientasi program
2. Sering terjadi kerangkapan data
3. Kaku

File Manajemen Basis Data :

1. Orientasi data
2. Terkontrolnya kerangkapan data
3. Luwes

Kelemahan File Tradisional :

1. Timbulnya data rangkap & ketidak konsistenan

2. Data tidak dapat digunakan bersama-sama
3. Kesukaran dalam pengaksesan data
4. Tidak fleksibel
5. Data tidak standar

Kelemahan Basis Data :

1. Storage yang digunakan besar

2. Dibutuhkan tenaga spesialis
3. Softwarenya mahal
4. Kerusakan pada system database dapat mempengaruhi departemen lain yang terkait

2. Online proses dan offline proses

Ketika data dimasukkan dari transaksi individual secara langsung ke dalam sebuah sistem
komputer ketika transaksi-transaksi tersebut terjadi, pendekatan ini disebut On-line Data Entry.
Peralatan secara on-line adalah secara langsung dan terus menerus terhubung dengan sebuah
sistem komputer. Peralatan tersebut seperti Optical Character Recognition (OCR) Scanners,
pembaca pesan (image readers0, dan disk magnet (magnetic disk) yang dapat berfungsi sebagai
peralatan langsung (on-line devices) ketika terhubung dengan sistem. On-line data entry dapat
dikombinasikan dengan Off-line Data Entry.
Pemasukan data secara tidak langsung (Off-line Data Entry), merupakan input data
melalui peralatan yang tidak secara langsung tersambung dengan sebuah komputer. Peralatan
tersebut adalah Key-to-Tape Encoders, Key-to-Disk System, dan Character-recoqnition devices
seperti OCR Readers.
Dalam pendekatan off-line, data transaksi ditangkap pertama kali pada dokumen input
atau dokumen sumber. Dokumen sumber dikumpulkan menjadi satu tumpukan dan kemudian
tumpukan transaksi itu dapat ditraskripsikan kedalam formulir pembaca komputer lewat
peralatan off-line (off-line devices).
PROSES INPUT OFF-LINE
Dalam pendekatan off-line untuk memproses input pertama data ditangkap dalam dokumen
sumber disimpan sebagai kode, dokumen sumber dikumpulkan dalam kelompok seperti transaksi
dalam pengumpulan kemudian, pengumpulan transaksi diterjemahkan dalam format yang dapat
dibaca komputer.
Turnaround dokumen adalah dokumen yang termasuk penyiapan data dan dikembalikan dengan
dalam kelompok eksternal untuk digunakan sebagai masukan dalam sistem komputer.
Turnaround dokumen membaca dengan pengenalan karakter optikal ke dalam sistem komputer

INPUT PROSES ONLINE

Penangkapan data online memperbolehkan proses input edit data, pembenaran kesalahan dan
pengumpulan transaksi.
Masukan data online memperbolehkan berbagai macam prosedur untuk menguraikan :
1. Dokumen sumber tidak selalu dipersiapkan sebelum data transaksi dimasukkan.
2. Masukan data memungkinkan dengan selain kunci, secara manual data mungkin dimasukkan
dengan suara atau light pen.
3. Data mungkin dimasukkan dalam kelompok yang mana merupakan transaksi asalnya.
4. Data memungkinkan ditangkap dan dimasukkan dengan remote dari area lokasi komputer
utama. Kebanyakan masukan data online menggunakan terminal keyboard.
KEUNTUNGAN RELATIF PENDEKATAN PROSES INPUT
Pendekatan data input offline mempunyai dua keuntungan :
1. Secara ekonomi
Pengumpulan hardware dan software lebih mahal daripada hardware dan software dengan
online.
2. Produktif
Penanganan pengumpulan transaksi lebih luas lebih produktif daripada penanganan transaksi
secara lanjutan.
Pendekatan data input online mempunyai tiga keuntungan :
1. Lebih cepat
Kesalahan biasanya dapat diperbaiki secara cepat tanpa harus ditunda.
2. Fleksibel
Transaksi dapat menangkap secara felksibel dimanapun mereka berada.
3. Sederhana
Mereka dapat memasukkan tanpa data transaksi dari dokumen sumber.

4. Perbedaan audit around computer, audit through computer, dan audit with computer:
1. Auditing di sekitar komputer
Pendekatan ini menganggap komputer sebagai black box yang menekankan pada input-output,
dengan asumsi: jika auditor dapat menunjukkan bahwa keluaran adalah hasil yang benar yang
dapat diharapkan dari seperangkat masukan pada sistem pemrosesan, maka operasi
pemrosesan tersebut harus berfungsi secara handal. Teknik ini lebih mudah dan ekonomis
untuk diaplikasikan.
Pendekatan auditing di sekitar komputer dapat diterapkan dengan layak hanya jika 3 kondisi
berikut ini terpenuhi yaitu: Jejak audit lengkap dan terlihat, Operasi pemrosesan relatif
langsung, tidak rumit, dan berjumlah rendah dan dokumentasi lengkap seperti bagan arus data
dan sistem flowchart yang tersedia bagi auditor.
Kelemahan sistem ini adalah tidak memungkinkannya auditor menentukan dengan pasti
bagaimana seluruh transaksi akan ditangani oleh program pemrosesan komputer, khususnya
transaksi yang mengandung kesalahan atau bagian yang dihilangkan.
2. Auditing melalui komputer
Auditing berbasis komputer merupakan pendekatan alternatif dengan membuka kotak hitam
secara langsung, memusatkan pada langkah-langkah pengolahan, mengedit cek dan
memprogramkan cek.
3. Auditing dengan menggunakan komputer
Pendekatan ketiga, melibatkan penggunaan baik mainframe maupun mikrokomputer untuk
menopang dalam melakukan langkah-langkah di dalam program audit terperinci.
Mikrokomputer sedang menjelmakan peristiwa audit sejak mereka dapat melaksanakan
sejumlah fungsi audit seperti uji kendali dan uji substantif.
a. Perangkat lunak mikrokomputer yang membantu audit. Auditor secara rutin membawa
mikrokomputer portable atau laptop yang didalamnya dilengkapi dengan perangkat lunak
pendukung seperti excel, serta program-program khusus akuntansi, audit, dan pajak.
b. Perangkat lunak audit. Perangkat lunak audit digunakan dalam pendekatan audit dengan
komputer yang menguji substantif file dan pencatatan perusahaan. Tipe utama yang digunakan
adalah GAS yang membuat satu atau lebih program yang dapat diaplikasikan pada situasi audit
yang lebih luas di banyak tipe perusahaan. ACL (audit command language) adalah interaktif,
alat analisis data berbasis computer, yang mengijinkan auditor menganalisis file data klien yang
tentunya berperan sebagai atribut sampling, generasi histogram, kualitas pencatatan, pembanding
file, dan mencetak file.
Keuntungan suatu paket GAS yaitu :
1. Mengijinkan auditor untuk mengakses komputer arsip menarik untuk suatu organisasi dan
aplikasi yang luas.
2. Memungkinkan suatu auditor untuk menguji jauh lebih banyak data dibanding bisa diuji
melalui alat-alat manual.
3. Dengan cepat dan dengan teliti melaksanakan berbagai fungsi audit rutin mencakup
pemilihan contoh yang statistik.
4. Mengurangi ketergantungan pada personil bukan auditing untuk melakukan fungsi yang rutin
seperti peringkasan data yang memungkinkan auditor yang memelihara kontrol lebih baik
atas audit.
5. Memerlukan pengetahuan komputer yang minimal pada pihak auditor.
PENGERTIAN AUDIT AROUND THE COMPUTERAudit around the computer masuk ke
dalam kategori audit sistem informasi dan lebih tepatnya masuk ke dalam metode audit. Audit
around the computer dapat dikatakan hanya memeriksa dari sisi user saja pada masukkan dan
keluaranya tanpa memeriksa lebih mendalam terhadap program atau sistemnya, bisa juga
dikatakan bahwa audit around the computer adalah audit yang dipandang dari sudut pandang
black box.
Dalam pengauditannya yaitu auditor menguji keandalan sebuah informasi yang dihasilkan oleh
komputer dengan terlebih dahulu mengkalkulasikan hasil dari sebuah transaksi yang dimasukkan
dalam sistem. Kemudian, kalkulasi tersebut dibandingkan dengan output yang dihasilkan oleh
sistem. Apabila ternyata valid dan akurat, diasumsikan bahwa pengendalian sistem telah efektif
dan sistem telah beroperasi dengan baik.

Audit around the computer dilakukan pada saat:

1. Dokumen sumber tersedia dalam bentuk kertas (bahasa non-mesin), artinya masih kasat
mata dan dilihat secara visual.
2. Dokumen-dokumen disimpan dalam file dengan cara yang mudah ditemukan.
3. Keluaran dapat diperoleh dari daftar yang terinci dan auditor mudah menelusuri setiap
transaksi dari dokumen sumber kepada keluaran dan sebaliknya.

Kelebihan dan Kelemahan dari metode Audit Around The Computer adalah sebagai berikut:
Kelebihan:

1. Proses audit tidak memakan waktu lama karena hanya melakukan audit tidak secara
mendalam.
2. Tidak harus mengetahui seluruh proses penanganan sistem.

Kelemahan:

1. Umumnya database mencakup jumlah data yang banyak dan sulit untuk ditelusuri secara
manual. Tidak membuat auditor memahami sistem komputer lebih baik.
2. Mengabaikan pengendalian sistem, sehingga rawan terhadap kesalahan dan kelemahan
potensial dalam sistem.
3. Lebih berkenaan dengan hal yang lalu daripada audit yang preventif.
4. Kemampuan komputer sebagai fasilitas penunjang audit mubadzir.
5. Tidak mencakup keseluruhan maksud dan tujuan audit.

PENGERTIAN AUDIT THROUGH THE COMPUTER

Audit through the computer adalah dimana auditor selain memeriksa data masukan dan keluaran,
juga melakukan uji coba proses program dan sistemnya atau yang disebut dengan white box,
sehinga auditor merasakan sendiri langkah demi langkah pelaksanaan sistem serta mengetahui
sistem bagaimana sistem dijalankan pada proses tertentu.

Audit through the computer dilakukan pada saat:

 1. Sistem aplikasi komputer memproses input yang cukup besar dan menghasilkan output
yang cukup besar pula, sehingga memperluas audit untuk meneliti keabsahannya.
2. Bagian penting dari struktur pengendalian intern perusahaan terdapat di dalam
komputerisasi yang digunakan.

Kelebihan dan Kelemahan dari metode Audit Through The Computer adalah sebagai berikut:
Kelebihan:

1. Dapat meningkatkan kekuatan pengujian system aplikasi secara efektif.

2. Dapat memeriksa secara langsung logika pemprosesan dan system aplikasi.
3. Kemampuan system dapat menangani perubahan dan kemungkinan kehilangan yang
terjadi pada masa yang akan dating.
4. Auditor memperoleh kemampuan yang besar dan efektif dalam melakukan pengujian
terhadap system computer.
5. Auditor merasa lebih yakin terhadap kebenaran hasil kerjanya.

Kelemahan:

1. Biaya yang dibutuhkan relative tinggi karena jumlaj jam kerja yang banyak untuk dapat
lebih memahami struktur pengendalian intern dari pelaksanaan system aplikasi.
2. Butuh keahlian teknis yang mendalam untuk memahami cara kerja sistem.