Anda di halaman 1dari 11

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN

DATA
No. : SOP/KTU/PC/003
Dokumen
SOP No. : 0
Revisi
Tanggal : 05 Januari 2017
Terbit
Halaman : 1/3
PUSKESMAS drg. Fahmi Nurdin
CIDAHU NIP. 19690513 199903 1 002

1. Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen
yang terkait dengan sistem manajemen Mutu yang digunakan sebagai
acuan dalam kegiatan pengendalian Mutu.
Dokumen level 1 :
Menjelaskan kebijakan dan uraian singkat sistem manajemen
mutu UPTD Puskesmas DTP Cidahu yang memuat ketentuan-
ketentuan / persyaratan-persyaratan / kebijakan-kebijakan yang
digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan semua
kegiatan operasional Puskesmas; dapat berupa Surat Keputusan
Pimpinan.
Dokumen level 2 :
Menjelaskan rincian metode dan cara kerja pelaksanaan
proses/sistem manajemen mutu UPTD Puskesmas DTP Cidahu
yang digunakan sebagai acuan spesifik dalam menjalankan suatu
kegiatan operasional Puskesmas; dapat berupa Pedoman/Manual
dan uraian Tugas Pokok dan Fungsi ;
Dokumen level 3 :
Sebagai penunjang pelaksanaan prosedur pelayanan kesehatan
UPTD Puskesmas DTP Cidahu dapat berupa formulir-formulir,
kerangka acuan, dan Standar operasional prosedur (SOP);
dokumen sistem manajemen Mutu ini yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi
agar dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan.
Dokumen level 4 :
Dokumen dalam proses sistem manajemen mutu yang berupa
rekaman-rekaman sebagai catatan sebagai akibat pelaksanaan
kebijakan, pedoman dan prosedur, distribusi, penyimpanan,
pencarian kembali, dan proses penarikan dokumen yang
kadaluwarsa, maupun formulir-formulir, catatan-catatan hasil
kegiatan serta dokumen lainnya.

2. Tujuan Memastikan seluruh dokumen sistem manajemen Mutu terkendali dan


digunakan sesuai dengan kebutuhan yang ada di Puskesmas Cidahu
Kabupaten Kuningan.

a. Keputusan Kepala Puskesmas Cidahu No. 440/094/


3. Kebijakan
PKM.CDH/I/2017, tgl. 05-01-2017 tentang pengendalian dokumen
dan pengendalian rekaman
4. Referensi 1. Pedoman Penyusunan Dokumen Mutu FKTP, Ditjen Bina Upaya
Kesehatan Dasar Kemenkes, 2014
2. Manual Mutu UPTD Puskesmas DTP Cidahu Kabupaten
Kuningan, 2017
Puskesmas Pengendalian No. Dokumen : No. Revisi Halaman :
Cidahu Dokumen Dan Data SOP/KTU/PC/003 :0 2/3

5. Prosedur 1. Penerbitan dan Persetujuan Dokumen


a. Setiap dokumen yang akan diterbitkan harus diserahkan
kepada Wakil Manajemen Mutu atau Koordinator Pokja
SOP untuk dilakukan peninjauan sebelum diterbitkan.
b. Dokumen baru yang disetujui akan diberikan nomor
dokumen dan status revisi baru sedangkan dokumen lama
yang disetujui hanya diberikan status revisi baru.
c. Kepala Puskesmas akan menandatangani dokumen pada
tempat yang disediakan sebagai tanda persetujuan
penerbitan kemudian dokumen diberi status "Master".
d. Master dokumen tersebut akan disimpan oleh Wakil
Manajemen Mutu, dan kemudian membuat salinannya
sesuai dengan kebutuhan, untuk didistribusikan.
e. Wakil Manajemen Mutu kemudian mencatat nama, dan
kode dokumen yang ada serta nama unit pemegang
salinan dokumen tersebut dalam Daftar Dokumen Internal.

2. Perubahan Dokumen
a. Pengajuan perubahan dokumen yang akan dirubah
sebagian atau seluruhnya harus menyertakan Lembar
Perubahan Dokumen yang mencantumkan nomor, nama
dokumen, alasan perubahan dan nama serta tanda
tangan pihak yang mengajukan permohonan.
b. Draft dokumen baru serta formulir Lembar Perubahan
Dokumen tersebut diserahkan kepada Wakil Manajemen
Mutu untuk ditinjau.
c. Jika permohonan untuk perubahan tersebut disetujui,
maka dilakukan penerbitan dokumen baru dengan
mengikuti prosedur penerbitan dokumen diatas, jika
permohonan tidak disetujui maka akan dikembalikan
kepada pemohon untuk diperbaiki kembali.
d. Wakil Manajemen Mutu akan mencatatkan
perubahan/revisi yang dilakukan pada Lembar Revisi
yang tersedia sebagai bukti terjadinya perubahan
dokumen.

3. Distribusi Dokumen
a. Pendisribusian dokumen dilakukan dengan menggunakan
Lembar Serah Terima Dokumen yang disiapkan oleh
Wakil Manajemen Mutu. Lembar Serah Terima Dokumen
dibuat dua salinan, satu untuk Wakil Manajemen Mutu
satu salinan untuk penerima dokumen.
b. Setiap salinan dokumen yang didistribusikan akan
diberikan status "Tidak Terkendali" atau "Terkendali"
ditentukan tergantung dari kepentingan penggunaannya.
c. Dokumen "Tidak TerKendali" yang telah didistribusikan
tidak akan diperbaharui atau direvisi, jika terjadi
perubahan pada dokumen tersebut.
d. Dokumen Terkendali" yang didistribusikan akan
diperbaharui atau direvisi jika terjadi perubahan pada
Puskesmas Pengendalian No. Dokumen : No. Revisi Halaman :
Cidahu Dokumen Dan Data SOP/KTU/PC/003 :0 3/3

dokumen tersebut.
a. Wakil Manajemen Mutu bertanggung jawab untuk
memastikan salinan dokumen yang resmi diterima oleh
pihak yang dituju dan mencatat pemegang salinan
dokumen tersebut dalam Daftar Dokumen Internal.
b. Semua salinan dokumen lama yang telah dirubah dan
atau tidak berlaku lagi, pada saat yang bersamaan
dengan penyerahan dokumen baru dipastikan tidak
digunakan dan disingkirkan dari tempat penyimpanan dan
penggunaannya, dengan memberikan status
"Kadaluarsa".
5. Prosedur
4. Penomoran/Pengkodean dokumen
a. Setiap dokumen internal dari sistem manajemen Mutu
yang dijalankan memiliki identitas kode/nomor dokumen
sebagai berikut:
Kode Dokumen untuk SOP akan menggunakan tiga
kelompok sebagai berikut : SOP/F - XXX - XXX, dengan
penjelasan :
Kelompok 1 (P/F): menunjukkan pilihan
dokumen : SOP = Standar Prosedur Operasional, F =
Formulir. Khusus Manual Mutu menggunakan kode MM
dan Tugas Pokok dan Fungsi menggunakan = TPF.
Kelompok 2 (XXX) : menunjukkan
singkatan dari Unit/Koordinator yang memiliki Dokumen
tersebut, yaitu :
1) Wakil Manajemen Mutu, Kode : WMM
2) Kepala Puskesmas, Kode: KPS
3) Koordinator Tata Usaha, Kode : KTU
4) Koordinator Pencegahan dan
Pemberantasan Penyakit Kode : PPP
5) Koordinator Kesehatan Keluarga
Kode : KKK
6) Koordinator Pelayanan Kesehatan &
Farmasi Kode: PKF
7) Koordinator Promosi & Kesehatan
Lingkungan Kode : PKL
8) Koordinator Puskesmas Pembantu
Kode: KPT
9) Koordinator Perawatan Rawat Inap
Kode : PRI
10) Koordinator UGD Kode : UGD
11) Koordinator PONED kode : PND
Kelompok 3 (XXX) : menunjukkan nomor unit dokumen
pada bagian tersebut.
b. Dokumen Eksternal yang sudah mempunyai kode
dokumen, tidak akan diberikan kode baru, jika dokumen
belum memiliki nomor, maka akan diberikan kode/nomor
mengikuti aturan tersebut diatas.
c. Dokumen berupa SOP dicatat didalam Daftar SOP
.
6. Unit Terkait Wakil Manajemen Mutu
Pokja SOP
Panja Kehumasan
Tim Mutu
Puskesmas Pengendalian No. Dokumen : No. Revisi Halaman :
Cidahu Dokumen Dan Data SOP/KTU/PC/003 :0 3/3

7. Dokumen 1. Lembar Perubahan dokumen


Terkait 2. Daftar Revisi Dokumen
3. Lembar Serah Terima Dokumen
4. Daftar Dokumen Internal
5. Daftar Dokumen External
6. Daftar Dokumen

8. Rekaman NO YANG DI ISI PERUBAHAN TANGGAL


Historis UBAH MULAI
Perubahan DIBERLAKUKAN
UPTD PUSKESMAS DTP CIDAHU F-WMM O06
KABUPATEN KUNINGAN

LEMBAR PERUBAHAN DOKUMEN

Bersama ini kami ajukan permohonan perubahan dokumen sebagai berikut :

NAMA DOKUMEN :
NOMOR DOKUMEN :
STATUS/NOMOR REVISI : TANGGAL TERBIT :
__________________
BAGIAN/AREA PENGGUNA:

BENTUK PERUBAHAN :

Perubahan / penggantian proses kerja/aktivitas atau dokumen yang


digunakan.
Penambahan proses kerja/aktivitas atau dokumen yang digunakan.
Pengurangan proses kerja/aktivitas atau dokumen yang digunakan.
Dokumentasi dimusnahkan / dokumen tidak digunakan lagi.
Lain-lain :

DASAR PERUBAHAN / ACUAN :

URAIAN PERUBAHAN YANG DILAKUKAN

PEMOHON : DISETUJUI OLEH :

........................................... ...........................................
Wakil Manajemen Mutu Tanggal :
F-WMM O07
UPTD PUSKESMAS DTP CIDAHU
KABUPATEN KUNINGAN

DAFTAR REVISI DOKUMEN

NAMA KODE URAIAN TANGGAL STATUS TANDA


NO
DOKUMEN DOKUMEN REVISI TERBIT REVISI TANGAN

Disusun Tgl : KET.


PANJA SOP
Wakil Manajemen Mutu

Dr. Hj. Dian Mardiani

F-WMM O08
UPTD PUSKESMAS DTP CIDAHU
KABUPATEN KUNINGAN

LEMBAR SERAH TERIMA DOKUMEN

KETERANGAN
NAMA NOMOR TANGGAL NO.
NO TIDAK
DOKUMEN DOKUMEN TERBIT REVISI TERKENDALI
TERKENDALI

DITERIMA OLEH : DISERAHKAN OLEH :

Wakil Manajemen Mutu


Tanggal : Tanggal :
UPTD PUSKESMAS DTP CIDAHU
KABUPATEN KUNINGAN F-WMM O09

DAFTAR DOKUMEN INTERNAL

DISTRIBUSI
STATUS
NO NAMA DOKUMEN KODE DOKUMEN TANGGAL TERBIT TERKENDALI TIDAK
REVISI
TERKENDALI

Disusun Tgl : KET. PANJA SOP


Wakil Manajemen Mutu

Dr. Hj. Dian Mardiani. (.............................)


F-WMM O10

UPTD PUSKESMAS DTP CIDAHU


KABUPATEN KUNINGAN

DAFTAR DOKUMEN EKSTERNAL

STATUS DISTRIBUSI
NO NAMA DOKUMEN KODE DOKUMEN TANGGAL TERBIT
REVISI TERKENDALI TIDAK TERKENDALI

Disusun Tgl : KET. PANJA SOP


Wakil Manajemen Mutu

Dr. Hj. Dian Mardiani. (.............................)


F-WMM O11
UPTD PUSKESMAS DTP CIDAHU
KABUPATEN KUNINGAN

DAFTAR DOKUMEN

DISTRIBUSI/ALOKASI UNIT TERKAIT LOKASI


KODE STATUS TANGGAL
NO NAMA DOKUMEN TERKENDALI TIDAK ELEMEN PENILAIAN
DOKUMEN REVISI TERBIT
TERKENDALI

Disusun Tgl : KET. PANJA SOP


Wakil Manajemen Mutu

Dr. Hj. Dian Mardiani. (.............................)