I.

Jenis-Jenis Pembelian Dairy Product Pada Hotel

A. Pembelian Persediaan

Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan

barang-barang lain, dimana barang-barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk

membantu kelancaran operasional perusahaan. Besar kecilnya persediaan sangat

tergantung pada fasilitas yang dimiliki, jumlah kamar, dan tingkat perputaran persediaan.

Penyimpanan barang persediaan sangat besar pengaruhnya pada ketahanan dan

keawetan barang tersebut, sehingga beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses

penyimpanan adalah:

1) Temperatur ruangan

2) Kebersihan dan kerapihan penyusunan barang

3) Metode penyimpanan barang

4) Sistem ventilasi

Ada beberapa tujuan diadakannya persediaan di hotel, antara lain:

1) Menjaga kontinuitas usaha

2) Mencegah over investment dan barang yang rusak/busuk

3) Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan

4) Membuat perencanaan pembelian yang optimal

5) Menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang

6) Mencegah slow moving item

Barang-barang yang tahan lama seperti material supplies, disimpan di General Store,

sedangkan barang-barang yang mudah rusak dan minuman disimpan di Daily Store.

1
 2

B. Cara pembelian persediaan (bahan makanan)

1) Pembelian bahan makanan dengan sistem kontrak

Ada dua jenis pembelian bahan makanan dengan cara kontrak, yaitu:

a) Kontrak untuk jangka waktu tertentu

Pembelian bahan makanan dengan cara seperti itu mempunyai tujuan, seperti

dalam jangka waktu tertentu (sesuai dengan kontrak), hotel/restoran tidak perlu

sulit-sulit mencari suplier/pemasok lagi, paling tidak selama 6 atau 12 bulan,

tergantung lamanya kontrak. Tujuan yang lain yaitu, tenaga ataupun waktu bisa

dihemat, dan juga akan memudahkan di dalam penatapan harga dan penyusunan

anggaran, hal ini karena jumlah pengeluaran sudah dapat dipastikan. Pembelian

dengan sistem kontrak ini akan lebih menguntungkan lagi bila diutamakan untuk

jenis bahan yang mempunyai harga yang stabil untuk periode-periode tertentu.

b) Kontrak pembelian dalam jumlah tertentu

Mempunyai tujuan diantaranya adalah untuk menjamin kontinuitas pemasok

bahan, dan mempunyai kesiapan persediaan khususnya untuk bahan-bahan yang

penting dan sulit diperoleh. Terutama adalah jenis bahan-bahan yang hanya

tersedia di pasar pada musim-musim tertentu (bahan musiman). Yang perlu

diingat dalam pembeian bahan dengan sistem kontrak ini adalah kontrak

sebaiknya dilakukan secara tertulis, dan kalau perlu dilakukan dihadapan notaris

untuk dijadikan sebagai dokumen legal. Struktur kontrak bisa dibagi menjadi dua

bagian, yaitu: bagian pertama, mencantumkan tentang kondisi umum seperti

jangka waktu kontrak, bagaimana pengiriman barang-barang yang dibeli? Kepada

siapa invoice harus dikirimkan? Bagaimana sistem pembayarannya? Contoh

bahan yang dibeli,dan sebagainya. Sedangkan bagian kedua tentang hal-hal yang
 3

khusus dan spesifik, seperti standar spesifikasi untuk setiap jenis bahan yang

dibeli, atau disebut dengan standard purchased spesification.

2) Pembelian bahan makanan secara harian

Cara pembelian harian ini biasanya dilakukan untuk bahan-bahan makanan yang

tidak tahan lama. Untuk melaksanakan pembelian harian semacam ini, maka

karyawan bagian dapur yang sukup senior harus melakukan inventori setiap harinya,

biasanya dilakukan pada siang hari untuk menghitung berapa bahan-bahan yang

tersisa dan berapa jumlah yang harus dibeli kembali sehingga jumlah yang harus

dibeli kembali sehingga jumlah yang harus dibeli, maka mengajukan order pembelian

melalui chef untuk disetujui.

Untuk mendapatkan bahan-bahan yang sesuai dengan standar yang diperlukan

hotel/restoran, maka bahan-bahan tersebut sebaiknya dibeli melalui pemasok

(supplier) yang sudah direkomendasikan. Oleh sebab itu diperlukan daftar supplier

yang telah diberi rekomendasi untuk memasok barang/bahan bagi hotel/restoran.

3) Pembelian bahan makanan secara kuota mingguan

Cara pembelian bahan makanan secara kuota mingguan, pada umumnya dilakukan

untuk bahan-bahan yang tergolong dalam grocery, hal ini karena pengiriman sekali

dalam seminggu atau sekali dalam dua minggu untuk jenis-jenis bahan makanan

grocery adalah sangat sesuai. Prosedur atau metode pembelian dengan cara

mingguan, sama dengan prosedur pembelian cara harian. Dan yang perlu diketahui

adalah, dalam pembelian cara kuota mingguan ini setelah bagian pembelian

menerima daftar bahan/barang yang harus dibeli dari bagian yang bersangkutan

kemudian bagian pembelian mengirimkan daftar bahan/barang yang akan dibeli

 4

tersebut kepada pemasok(supplier) untuk membuat kuota harga. Setelah bagian

pembelian menerima daftar kuota harga dari masing-masing pemasok (supplier),

kemudian bagian pembelian akan menentukan pemasok (supplier) mana yang akan

memasok bahan/barang yang dibutuhkan untuk minggu yang akan datang tersebut.

Untuk pembelian secara kuota harian, yang pada umumnya untuk bahan-bahan

makanan golongan grocery, maka standar spesifikasinya sulit dirinci secara detail,

maka pada umumnya yang digunakan adalah nama merk, ukuran, berat, dan jumlah.

4) Pembelian bahan makanan secara Cash and Carry

Cara ini biasanya digunakan oleh hotel-hotel kecil-menengah, dimana umunya

bahan/barang yang akan dibeli tidak dalam jumlah yang besar, dan untuk

bahan/barang yang mudah didapat. Pembelian dengan cara ini bisa dilakukan

langsung ke pasar, supermarket atau toko atau tempat-tempat yang sudah dijadikan

langganan oleh restoran karena harganya lebih murah.

Ada beberapa keuntungan yang bila menggunakan pembeilan cara Cash and

Carry, diantaranya:

a) Dapat dibeli di lebih banyak tempat, tidak tergantung hanya pada satu pemasok

saja

b) Harga lebih kompetitif, walaupun bahan/barang yang dibeli dalam jumlah sedikit.

c) Pembeli tahu secara pasti barang/bahan yang akan dibeli beserta harganya hanya

melalui katalog

d) Bila segera dibutuhkan, pembelian bisa dilakukan langsung atau seketika

 5

Sedangkan kerugiannya adalah:

a) Harus menyediakan orang yang ditugaskan untuk membeli beserta

transportasinya.

b) Hotel/restoran harus membayar tunai.

5) Pembelian bahan makanan secara pembayaran pesanan

Pembelian dengan cara pembayaran pesanan ini diperlukan bila hotel /restoran

memerlukan bahan makanan tersebut dalam jumlah yang banyak untuk memenuhi

kebutuhan selama beberapa waktu, hal tersebut juga untuk menjamin kontinuitas

bahan berkaitan dengan keberadaan jenis makanan tertentu yang dicantumkan di

dalam Menu.

II. Bagan Alur Prosedur Pembelian Pada Hotel

A. Bagian yang terlibat

Bagian yang terlibat dalam proses pengadaan bahan adalah:

1) Departemen yang memerlukan barang

2) Gudang (general store/storeroom)

3) Pembelian (purchasing)

4) Penerimaan (receiving)

5) Cost control

6) Account payable (hutang usaha)

 6

B. Dokumen yang digunakan

1) Purchase requisition (PR), formulir yang mencatat permintaan pembelian barang

yang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar persediaan

minimum.

2) Purchase order (PO), formulir yang mencatat pemesanan pemesanan barang untuk

kebutuhan operasional hotel.

3) Memorandum invoice (MI), pencatatan pembelian barang yang diterima dari supplier

sebagai tanda bukti barang tersebut sudah diterima dengan baik.

4) Daily receiving report (DDR), adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang

untuk kebutuhan operasional hotel.

5) Quotation analysis price, merupakan daftar harga dari barang-barang yang akan

dibeli yang digunakan sebagai pembanding.

6) Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang., barang masuk,

barang keluar, serta sisa barang.

7) Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga

satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat

kontrol oleh cost control.

 7

C. Prosedur pembelian persediaan (penjelasan bagan alur pembelian)

1) PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukan

tidak tersedia di gudang, atau PR juga bisa dibuat oleh bagian gudang, jika barang

yang tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. PR pada umumnya

dibuat dalam 3 rangkap yang kemudian didistribusikan pada:

a) Cost control, sebagai alat kontrol

b) Purchasing, sebagai dasar untuk membuat PO

c) Gudang atau departemen yang memerlukan

 8

2) Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuat PO di mana harus

mendapatkan persetujuan dari Accounting Departement Head dan General Manager,

dan didukung dengan quotation analysis price. PO pada umumnya dibuat dalam 5

rangkap yang didistribusikan pada:

a) Supplier untuk ditunjuk

b) Cost control, sebagai kontrol

c) Gudang, sebagai informasi pembelian

d) Account payable, sebagai dasar untuk mencatat hutang

e) Purchasing, sebagai arsip

3) Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah

barang siap, dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel.

4) Penerimaan barang dalam hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah

barang yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan meminta

persetujuan dari:

a) Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya

b) Cost control untuk persetujuan harga

c) Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang

5) MI pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan, tapi ada yang

membuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut:

a) Cost control, sebagai kontrol

b) Gudang, sebagai informasi

c) Purchasing, sebagai arsip

d) Account payable, sebagai dasar mencatat hutang

e) Supplier, sebagai pendukung penagihan

 9

6) Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian

menyimpan barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MI.

7) Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat pembelian

tersebut dalam cardex, dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha.

8) MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material supplies) oleh bagian

penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat daily receiving report.

III. Jurnal Khusus Pembelian Pada Hotel

Proses akuntansi dimulai dari pencatatan bukti transaksi ke dalam jurnal umum,

kemudian posting ke dalam rekening buku besar. Proses tersebut berjalan terus menerus

sepanjang tahun buku. Kegiatan semacam itu dapat dilakukan hanya untuk transaksi

keuangan yang memiliki frekuensi tidak sering terjadi dan jumlah bukti transaksinya pun

tidak banyak. Apabila transaksi yang sejenis memiliki frekuensi dalam kategori sering terjadi

dan jumlah transaksinya banyak, cara posting seperti dikemukakan pada pembahasan jurnal

umum tidak lagi efisien dan kurang praktis. Kondisi ini biasanya terjadi pada perusahaan

besar ataupun satuan usaha yang mulai berkembang pesat.

Oleh karena itu, bertolak dari jurnal umum yang biasanya digunakan untuk

mencatat transaksi sejenis dalam jumlah frekuensi yang cukup sering, dapat dibuatkan jurnal

yang mempunyai bentuk khusus. Jurnal tersebut sering dinamakan jurnal khusus. Transaksi-

transaksi yang dapat dicatat dalam jurnal khusus misalnya transaksi penerimaan kas,

transaksi pengeluaran kas, transaksi penjualan kredit, dan transaksi pembelian kredit. Setelah

pencatatan dalam jurnal khusus tersebut selanjutnya diposting ke dalam rekening buku yang

dilakukan secara periodik, biasanya setiap bulan sekali.

 10

Secara umum jurnal khusus dalam akuntansi terdiri atas:

1) Jurnal penjualan barang dagangan, untuk mencatat transaksi penjualan barang dagangan

yang dilakukan secara kredit.

2) Jurnal pembelian barang dagangan, untuk mencatat transaksi pembelian barang dagangan

yang dilakukan secara kredit.

3) Jurnal penerimaan kas, untuk mencatat semua transaksi penerimaan kas atau uang tunai.

4) Jurnal pengeluaran kas, untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas atau uang tunai.

5) Jurnal umum, untuk mencatat semua transaksi yang tidak dapat dicatat ke dalam keempat

jurnal di atas.