Instructivo Anexo Gastos Personales Enero 2016

INSTRUCTIVO
ANEXO DE GASTOS PERSONALES EN LNEA
ENERO 2016
Anexo de Gastos Personales en Lnea / Instructivo (Versin1.0.0)
Contenido
1. INTRODUCCIN .......................................................................................................... 1
2. ELEMENTOS GENERALES (LLENADO DE CAMPOS) .......................................... 1
2.1. Campos de Texto ..................................................................................................... 1
2.2. Lista de Seleccin .................................................................................................... 1
3. OPCIONES DEL SISTEMA .......................................................................................... 2
3.1. Ingreso al sistema ..................................................................................................... 2
3.2. Elaboracin del anexo de gastos personales en lnea............................................... 3
3.2.1. Registro de dependientes .................................................................................. 3
3.2.2. Generar Anexo.................................................................................................. 7
3.2.3. Anexo de gastos Personales............................................................................ 22
4. GLOSARIO Y TRMINOS......................................................................................... 25
5. ANEXO ........................................................................................................................ 26
Anexo de Gastos Personales en Lnea / Instructivo (Versin1.0.0)

INSTRUCTIVO DEL ANEXO DE GASTOS PERSONALES EN LNEA
1. INTRODUCCIN
El Anexo de Gastos Personales en Lnea es una herramienta destinada a facilitar
el cumplimiento de este deber formal, incorporando nuevas funcionalidades en
lnea que permite elaborar el anexo de forma simplificada por medio del registro
de facturas fsicas y electrnicas. Adicionalmente se facilita la elaboracin del
anexo mediante el almacenamiento temporal que se vaya registrando lo que
permitir al contribuyente elaborar el anexo en cualquier momento.
2. ELEMENTOS GENERALES (LLENADO DE CAMPOS)

En la herramienta existen campos que debern ser llenado de acuerdo al tipo de
informacin solicitada, entre los tipos de campo se cuenta con:
2.1. Campos de Texto

Los campos de texto permiten el ingreso de informacin y en el caso de que el
campo sea obligatorio el sistema presentar una alerta:
2.2. Lista de Seleccin
Lista de datos para seleccionar un solo tem, para ver el listado simplemente
se realiza un clic sobre y el lista aparecer, a continuacin se selecciona el
tem que considere.
Anexo de Gastos Personales en Lnea / Instructivo (Versin1.0.0) 1

3. OPCIONES DEL SISTEMA
3.1. Ingreso al sistema
Para utilizar la herramienta de gastos personales se debe ingresar a Servicios en

Lnea y colocar el nmero de identificacin y la contrasea.
Nota: la contrasea corresponde a un cdigo alfanumrico entregado previamente

por la Administracin la misma que debe ser cambiada por los contribuyentes al
ingresar por primera vez a Servicios en lnea. La clave personal debe contener al
menos 8 caracteres: 4 nmeros y 4 letras.
Una vez que ha ingresado a Servicios en Lnea se debe seleccionar en el men

del lado izquierdo la opcin Anexos:
Posteriormente seleccionar Anexo de Gastos Personales en Lnea

Al seleccionar Anexo de gastos Personales en lnea se mostrarn dos opciones
Registro de dependientes y
Generar Anexo
3.2. Elaboracin del anexo de gastos personales en lnea
3.2.1. Registro de dependientes
En este men registrar todos los dependientes que se encuentren a cargo del
contribuyente, el tipo de identificacin, nmero de identificacin, y Apellidos y
nombres completos.

Tipo de Dependientes: se registrar el tipo de dependiente de acuerdo al listado
que se muestra a continuacin
Por cada dependiente deber seleccionar el tipo de identificacin segn el

siguiente listado:
Cuando se registre la cdula se presentar automticamente los apellidos y

nombres del contribuyente. Cuando seleccione pasaporte se registrar de forma
manual los apellidos y nombres del Dependiente.
Si no est de acuerdo con registrar la informacin de dependiente o los

datos registrados no son correctos deber presionar el botn Cancelar.
Si est de acuerdo con el registro de dependientes y la informacin se

encuentra correcta deber presionar el botn Guardar
El sistema presentar un menjaje informativo:

Adicionalmente la informacin almacenada se presentar en la parte inferior de la
pantalla y cuenta con una opcin para eliminar el registro previamente
almacenado. Si ha eliminado el registro del dependiente el sistema presentar un
mensaje informativo
El sistema presentar mensajes de alerta cuando la informacin registrada no sea

correcta:
El nmero de cdula registrado no es vlido o no consta en la base de la

instutucin correspondiente.
La identificacin del contribuyente que se encuentre autenticado en

Servicios en Lena no puede ser colocada como su propio dependiente.

Si se presiona el botn guardar sin que se haya ingresado la informacin el
sistema presentar un mensaje de advertencia.
Si la identificacin seleccionada al tipo Pasaporte, deber registrar los

apellidos y nombres del dependiente de forma manual y sin caracteres
especiales.
El sistema valida que exista solamente el registro de un dependiente tipo

Conyuge o Conviviente.
El sistema vlida que el registro de un dependiente no se duplique.
Una vez que ha registrado la informacin de los dependientes deber ingresar a la

opcin Generar Anexo
Nota: Las facturas electrnicas de los dependientes registrados se presentarn en

la opcin Generar Anexo

3.2.2. Generar Anexo
Mediante esta opcin el contribuyente podr elaborar el anexo de gastos

personales usando informacin de facturas fsicas por medio del registro
individual, o por medio del uso de plantillas de hojas de clculos o de facturas
electrnicas propias o de sus dependientes previamente registrados.
Al ingresar a esta opcin por primera vez el sistema indicar que no existen
registros:
3.2.2.1. Nuevo anexo

Al presionar el botn Nuevo se presentar la siguiente pantalla de registro de
informacin:

Seleccione el ao: Deber seleccionar el periodo fiscal al que corresponde
el anexo, para ello se presenta un combo de los aos de forma
descendente comenzando desde el ao mas reciente hasta el ao 2008
Calle: se registrar el nombre de la calle principal de su domicilio, no se

aceptan caracteres especiales, el campo es obligatorio.
Numero: se registrar el nmero de casa del domicilio, no se aceptan

caracteres especiales, el campo es obligatorio.

Interseccin: se registrar el nombre de la interseccin de su domicilio, no
se aceptan caracteres especiales, el campo es obligatorio.
Provincia: se seleccionar la provincia correspondiente del listado que

presenta e sistema, el campo es obligatorio.
Cantn: se seleccionar el cantn correspondiente a la provincia

seleccionada. campo es obligatorio.
Telfono: se registrar el nmero de telfono correspondiente, el campo

debe contener nueva caracteres lo dos primeros corresponden al cdigo de
la provincia seleccionada, el campo es opcional.
Cuando se haya registrado la informacin correctamente se deber presionar el

botn Guardar, caso contrario se presionar el botn Cancelar para borrar la
informacin regiitrada.
Cuando se haya guardado la informacin el sistema presentar la pantalla para

editar el anexo con las facturas electrnicas y/o fsicas.

Nota: Las facturas electrnicas se presentarn del contribuyente que se encuentre
en Servicios en Lnea y de los dependientes registrados previamente.
3.2.2.2. Editar Anexo

Cuando se haya registrado los datos de periodo y ubicacin del contribuyente se
proceder a ingresar los datos de las facturas electrnicas y fsicas del
contribuyente como de los dependientes registrados.
Periodo: Se presentar el periodo seleccionado previamente.
Informacin del contribuyente; Editar informacin del contribuyente: al

ingresar a esta opcin se persentar la pantalla con los datos de ubicacin
detallados anteriormente.

3.2.2.3. Facturas Electrnicas
Dentro de Facturas electrnicas existen las facturas electrnicas del contribuyente
y de los dependientes:
3.2.2.3.1. Mis facturas electrnicas:

Al seleccionar esta opcin el sistema mostrar el listado de los proveedores que
hayan emitido las facturas electrnicas a nombre del contribuyente, la informacin
del proveedor se mostrar con el siguiente detalle:
o RUC
o Razon Social
o Total comprobantes
En caso que no se hayan emitido facturas electrnicas para el periodo

seleccionado el sistema presentar un mensaje de advertencia.
Al presionar el botn aceptar el sistema volver a la pantalla de edicin del anexo.
Cuando exista informacin el sistema presentar la informacin con el detalle

descrito anteriormente.

Para seleccionar la factura electrnica emitida por el proveedor se deber
presionar sobre el nmero de RUC, a continuacin se desplegarn las facturas
electrnicas emitidas para que puedan ser utilizadas como deducibles para los
diferentes tipos de gastos.
Adicionalmente, el sistema presentar los siguientes mensaje informativos:
Adicionalmente, el sistema mostrar el valor de deducible utilizado por cada tipo

de gasto.
Cuando se haya superado el monto de deducible por cada ao el sistema alertar

al usuario mediante el cambio de color del tipo de gasto que haya superado el
valor.
El sistema presenta un filtro para consulta de facturas electrnicas por mes.
Cada factura contiene el siguiente detalle
Tipo de comprobante
establecimiento
Punto de emisin,
Secuencial
Subtotal,
Deducible
Fecha de emisin
Acceso a RIDE

Al presionar la opcin RIDE se desplegar el formato de la factura electrnica.
Se mostrarn todas las facturas emitidas en un nmero mximo de 15 facturas por

pgina, el sistema mostrar la cantidad de pginas generadas.
Cada factura contiene una funcin para desplegar expander o contraer la

informacin, se incluye esta funcin para expandir o contraer a todas las facturas
al mismo tiempo con la opcin Expandir todo, Contraer todo:
Al expandir los datos se muestra cada tipo de gasto para que pueda ser utilizado
como deducible por factura:
Los campos de tipo de gasto pueden ser editados de forma muanal, cada tipo de
gasto contiene el icono Copiar que trasladar el valor total de la factura al

tipo de gasto seleccionado sin la necesidad de escribir el valor total del deducible.
Al colocar la informacin de deducible en el cualquier tipo de gasto, el sistema

disminuir el valor del campo Deducible hasta llegar a cero

No se podr colocar un valor de deducible mayor al valor de la factura, el sistema
presentar un mensaje de error:
Nota: cada factura puede sustentar ms de un tipo de gasto.
Cuando se haya terminado de registrar los gastos personales por el proveedor se

presionar el botn aceptar que se encuentra al final de las facturas y el sistema
volver al listado de proveedores para seleccionar otro proveedor, al finalizar el
registro de las facturas electrnicas se deber presionar el botn Aceptar para
volver a la pantalla de edicin del archivo
3.2.2.3.2. Registro de facturas electrnicas de dependientes

El sistema mostrar el listado de facturas electrnicas de los dependientes
registrados anteriormente, el sistema mostrar el tipo de dependiente (conyuge o
conviviente, hijos, discapacitados) y el nombre de cada uno de ellos.
El contribuyente podr utilizar las facturas de sus dependientes como sus

deducibles para su anexo.
Si una factura electrnica se encuentra siendo utilizada por el dueo de la factura

o por otro contribuyente el sistema presentar un mensaje de error:
3.2.2.4. Facturas Fsicas
El contribuyente puede complementar la informacin de su anexo por medio de las

facturas fsicas, para lo cual podr ingresar las facturas de forma individual o
masivamente por medio de una plantilla de una hoja de clculo en Excel.

3.2.2.4.1. Registro de facturas mediante plantilla de Excel
El Servicio de Rentas Internas pone a disposicin del contribuyente una plantilla

para el registo de facturas fsicas de forma masiva por medio de una hoja de
clculo en Excel, para que el sistema pueda importar el archivo la plantilla de
Excel debe ser elaborada en la versin hasta 2003, este formato puede ser
editado en el programa Open Office y para su envo debe ser almacenada con
extensin .xls
La plantilla contiene la siguiente estructura:
1. Detalle de gastos con Proveedor: en esta hoja la plantilla contiene los

siguientes campos
RUC PROVEEDOR, el nmero de ruc deber ser un nmero registrado

en la base de la Administracin, deber contener 13 dgitos y 001 al
final.
CANTIDAD DE COMPROBANTES, se registrar el nmero de
comprobantes del proveedor solo se registrar numero de enteros.
BASE IMPONIBLE, se registrar el valor del deducible sibn considerar
IVA y/o ICE, se podr registrar nmeros enteros y dos decimales.
TIPO DE GASTO, se deber seleccionar el tipo de gasto al que
corresponde las facturas ingresadas, el tipo de gasto se presentar en
combo.

2. Detalle de gastos sin Proveedor:
PENSIONES ALIMENTICIAS, se registrar el valor del deducible por

este concepto el cual incrementar el valor de Gastos Dedicibles por
Alimentacin. En caso de no tener este rubro se deber registrar 0.00.
VALORES NO CUBIERTOS POR ASEGURADORAS, se registrar el

valor del deducible por este concepto el cual incrementar el valor de
Gastos Dedicibles por Salud.
En caso de no tener este rubro se deber registrar 0.00
Consideraciones generales para la elaboracin de la plantila:
La plantilla no debe estar vaca para su importacin, a cotninuacin se detallan los

mensajes que el sistema presenta cuando la plantilla no est correcta:
Mensaje de error con plantillas vacas:
El sistema validar que la plantilla se encuentre llena por fila, si un campo

no se encuentra el sistema presentar un mensaje de error:
No se podr colocar como proveedor a la identificacin del contribuyente

logueado:

Si ha registrado facturas de forma individual, el sistema presentar un
mensaje de advertencia, si presiona el botn aceptar, el sistema eliminar
el registro de las facturas fsicas:
La importacin del archivo permite unicamente a extensiones .xls, en caso

de importar un archivo de otro formato el sistema presentar elo mensaje
de error:
La plantilla agrupar el RUC del proveedor, numero comprobantes, base imopnible

y tipo de gasto en caso que se haya registrado duplicados.
Cuando la plantilla se haya generado correctamente se deber presionar el botn

Seleccionar archivo, al presionar el botn se deber buscar la ubicacin del
archivo en el computador.
Posteriormente se deber presionar el botn Importar, el sistema presentar un

resumen de la informacin del archivo en caso de estar de acuerdo se presionar
el botn Guardar, caso contrario se presionar Cancelar y no se ejecutar la
importacin del archivo.

El sistema permitr editar o eliminar la informacin de los rubros que fueron
importados. Al presionar editar se podr modifcar el RUC del proveedor, nmero
de comprobantes de venta, Total Base Imponible o Tipo de Gasto.
3.2.2.4.2. Registro de Facturas con Proveedor.
Se podr registrar las facturas de forma individual, para ello se deber presionar el
botn Nuevo y se presentar campos para RUC del proveedor, nmero de
comprobantes de venta, Total Base Imponible o Tipo de Gasto.

Cuando se haya registrado la informacin se deber presionar el botn Guardar, el
sistema validar:
No debe existir registros duplicados.

El nmero de RUC debe ser vlido y que no pertenezca al contribuyente.
Los campos no debern estar vacios.
Los campos de base imponible y nmero de comprobantes deben ser
mayores a cero.
3.2.2.4.3. Registro de Facturas sin Proveedor
Mediante esta opcin se podr registrar aquellos valores de deducibles

correspondientes a Pensiones alimenticias y/o Valores no Cubiertos por
Aseguradoras.
Para el registro de informacin se presionar en el enlace denomidado Sin

Proveedor y posteriormente se presionar el botn Nuevo.

Se registrar unicamente los valores correspondientes y se presionar el botn
Guardar.
La informacin podr ser modificada o eliminada con las funciones Editar o

Eliminar, que se encuentran en la opcin operaciones ubicada al lado derecho de
la pantalla.
3.2.2.5. Resumen
Cuando se haya terminado de registrar las facturas fsicas y electrnicas, se podr
consultar un resumen de la informacin registrada por medio del enlace Resumen
del Anexo.
El resumen del anexo contendr la siguiente estructura:
Facturas Electrnicas
Contendr la informacin de las facturas electrnicas usadas para el anexo con el
siguiente detalle:
Proveedor
Identificacin
Nor de comprobantes
Tipo de gasto
Total
Facturas Fsicas
Contendr la informacin de las facturas fsicas usadas para el anexo con el
siguiente detalle:

Con proveedor
o Proveedor
o Identificacin
o Nor de comprobantes
o Tipo de gasto
o Total
Sin proveedor
o Valores No cubiertos por aseguradoras

o Pensiones Alimenticias
o Tipo de gasto
o Total
Total de Gastos Personales
Sumatoria de Gastos de fcaturas electrnicas y fsicas
Cuando se haya verificado la informacin se deber presionar el botn Regresar

para volver a la pantalla de Edicin del anexo.

3.2.2.6. Declaracin de Renta
Se ha colocado una funcin para que el contribuyente registre los gastos que
podrn ser utilizados en la declaracin del Impuesto a la Renta.
Nota: esta informacin es opcional.
Para registrar la informacin se deber presionar el enlace Total de gastos para la

declaracin de renta.
Cuando se haya registrado la informacin y se presionar el botn Guardar, si no

requiere registrar los datos podr volver a la edicin del anexo mediante el botn
Regresar.
Al finalizar el registro de informacin se presionar el botn Regresar, el sistema

presentar la pantalla para el envo del anexo.
3.2.3. Anexo de gastos Personales

En esta pantalla se mostrar las funciones para enviar el anexo, recuperar el taln
resumen, recuperar archivo de errores, o archivo xml adicionalmente mostrar el
estado del anexo.
3.2.3.1. Periodo.
Corresponde al periodo fiscal previamente seleccionado.
3.2.3.2. Estado
Se mostrar el estado del anexo de acuerdo a la fase en que se encuentre:
Borrador: Cuando el anexo se encuentra en elaboracin. La informacin

registrada se almacenar en tablas temporales.
Procesando: este estado se presenta cuando se ha enviado el anexo para

la revisin y validacin del sistema. El proceso de validacin puede ser
ejecutado durante 48 horas posteriores al envo.
Carga definitiva: Estado que se presenta cuando las validaciones del

sistema han terminado y el anexo se encuentra elaborado correctamente.
Recarga Definitiva: este estado se presenta cuando el anexo se ha enviado

en ms de una ocasin y ha cumplido con las respectivas validaciones.
Fallido: Estado que se presenta cuando el anexo no cumple con las

especificaciones o contiene errores.
3.2.3.3. Editar Anexo
Esta opcin permite volver a la pantalla de edicin del anexo para cambiar la
informacin del anexo previo a su envo.
3.2.3.4. Enviar Anexo
Esta opcin permite enviar el anexo que se haya elaborado, al presionar el botn
de envo de anexo el sistema presentar una advertencia para confirmar el envo.

Al presionar el botn cancelar el sistema regresar a la pantalla de Anexo para su
edicin o envo.
Al presionar el botn Aceptar, el sistema presentar la confirmacin de recepcin

del anexo.
Para regresar a la pantalla principal del anexo se deber presionar el botn

Aceptar.
3.2.3.5. Descargar XML
Esta funcin permite descargar el archivo xml nicamente cuando el proceso del
anexo se encuentre finalizado y el estado del Anexo sea Carga definitiva.
3.2.3.6. Descargar Taln de Resumen

Esta funcin permite descargar el taln resumen nicamente cuando el proceso
del anexo se encuentre finalizado y el estado del Anexo sea Carga definitiva.
3.2.3.7. Descargar Archivo de errores

Esta funcin permite descargar el archivo de errores nicamente cuando el
proceso del anexo se encuentre finalizado y el estado del Anexo sea Fallido.
4. GLOSARIO Y TRMINOS
Archivo de errores: archivo que contiene los campos que no fueron

aceptados por el sistema por contener una estructura errnea
Base imponible: Valor deducible sin IVA ni ICE
Dependientes: Cnyuge o conviviente, menores de edad o discapacitados,

que no perciban ingresos gravados y que dependan del contribuyente.
Factura Electrnica: Comprobante de venta emitido electrnicamente.
Proveedor: Persona Natural o jurdica que proporcion el bien o servicio

utilizado para la deduccin gastos personales
RIDE: Representacin Impresa del Documento Electrnico.

5. ANEXO
ANEXO 1: PASOS PARA REALIZAR EL ANEXO

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INSTRUCTIVO

ANEXO DE GASTOS PERSONALES EN LNEA

Anexo de Gastos Personales en Lnea / Instructivo (Versin1.0.0)

2. ELEMENTOS GENERALES (LLENADO DE CAMPOS)

2.1. Campos de Texto

2.2. Lista de Seleccin

Anexo de Gastos Personales en Lnea / Instructivo (Versin1.0.0) 1

3.1. Ingreso al sistema

Para utilizar la herramienta de gastos personales se debe ingresar a Servicios en

Nota: la contrasea corresponde a un cdigo alfanumrico entregado previamente

Una vez que ha ingresado a Servicios en Lnea se debe seleccionar en el men

Posteriormente seleccionar Anexo de Gastos Personales en Lnea

Anexo de Gastos Personales en Lnea / Instructivo (Versin1.0.0) 2

3.2. Elaboracin del anexo de gastos personales en lnea

3.2.1. Registro de dependientes

Anexo de Gastos Personales en Lnea / Instructivo (Versin1.0.0) 3

Por cada dependiente deber seleccionar el tipo de identificacin segn el

Cuando se registre la cdula se presentar automticamente los apellidos y

Si no est de acuerdo con registrar la informacin de dependiente o los

Si est de acuerdo con el registro de dependientes y la informacin se

El sistema presentar un menjaje informativo:

Anexo de Gastos Personales en Lnea / Instructivo (Versin1.0.0) 4

El sistema presentar mensajes de alerta cuando la informacin registrada no sea

El nmero de cdula registrado no es vlido o no consta en la base de la

La identificacin del contribuyente que se encuentre autenticado en

Anexo de Gastos Personales en Lnea / Instructivo (Versin1.0.0) 5

Si la identificacin seleccionada al tipo Pasaporte, deber registrar los

El sistema valida que exista solamente el registro de un dependiente tipo

El sistema vlida que el registro de un dependiente no se duplique.

Una vez que ha registrado la informacin de los dependientes deber ingresar a la

Nota: Las facturas electrnicas de los dependientes registrados se presentarn en

Anexo de Gastos Personales en Lnea / Instructivo (Versin1.0.0) 6

Mediante esta opcin el contribuyente podr elaborar el anexo de gastos

3.2.2.1. Nuevo anexo

Anexo de Gastos Personales en Lnea / Instructivo (Versin1.0.0) 7

Calle: se registrar el nombre de la calle principal de su domicilio, no se

Numero: se registrar el nmero de casa del domicilio, no se aceptan

Anexo de Gastos Personales en Lnea / Instructivo (Versin1.0.0) 8

Provincia: se seleccionar la provincia correspondiente del listado que

Cantn: se seleccionar el cantn correspondiente a la provincia

Telfono: se registrar el nmero de telfono correspondiente, el campo

Cuando se haya registrado la informacin correctamente se deber presionar el

Cuando se haya guardado la informacin el sistema presentar la pantalla para

Anexo de Gastos Personales en Lnea / Instructivo (Versin1.0.0) 9

3.2.2.2. Editar Anexo

Periodo: Se presentar el periodo seleccionado previamente.

Informacin del contribuyente; Editar informacin del contribuyente: al

Anexo de Gastos Personales en Lnea / Instructivo (Versin1.0.0) 10

3.2.2.3.1. Mis facturas electrnicas:

En caso que no se hayan emitido facturas electrnicas para el periodo

Al presionar el botn aceptar el sistema volver a la pantalla de edicin del anexo.

Cuando exista informacin el sistema presentar la informacin con el detalle

Anexo de Gastos Personales en Lnea / Instructivo (Versin1.0.0) 11

Adicionalmente, el sistema presentar los siguientes mensaje informativos:

Adicionalmente, el sistema mostrar el valor de deducible utilizado por cada tipo

Cuando se haya superado el monto de deducible por cada ao el sistema alertar

El sistema presenta un filtro para consulta de facturas electrnicas por mes.

Cada factura contiene el siguiente detalle

Anexo de Gastos Personales en Lnea / Instructivo (Versin1.0.0) 12

Se mostrarn todas las facturas emitidas en un nmero mximo de 15 facturas por

Cada factura contiene una funcin para desplegar expander o contraer la

gasto contiene el icono Copiar que trasladar el valor total de la factura al

Al colocar la informacin de deducible en el cualquier tipo de gasto, el sistema

Anexo de Gastos Personales en Lnea / Instructivo (Versin1.0.0) 13