DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y

SERVICIOS
 Estructura Organizativa

DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN Y
SERVICIOS

DIVISIN DE DIVISIN DE
DIVISIN DE
ORDENAMIENTO DE SERVICIOS
COMPRAS
PAGOS GENERALES

DIVISIN DE DIVISIN DE APOYO

CONTABILIDAD ADMINISTRATIVO
 MISIN

Programar, administrar y controlar la ejecucin del gasto previsto en el Presupuesto de

Ingresos y Gastos para el ejercicio econmico fiscal, a fin de garantizar el uso adecuado de
los recursos asignados a la Alcalda y a las dependencias que la conforman, apegado a la
normativa legal que rige la materia.
DESPACHO DEL DIRECTOR

OBJETIVO Establecer lineamientos y polticas orientadas a promover una gestin

administrativa transparente, eficiente, veraz y oportuna que garantice el
logro de los objetivos establecidos, de acuerdo con la normativa legal que
rige la materia.

FUNCIONES 1. Establece mecanismos de control necesarios para el manejo

transparente de los recursos asignados a la Alcalda.

2. Estructura los expedientes de las Consultas de Precios para las

contrataciones pblicas de bienes y servicios requeridos por la Alcalda
del Municipio Baruta, en estricta ejecucin de la competencia de la
Direccin y de acuerdo a la normativa legal vigente y el presupuesto
asignado a la Direccin; as como la presentacin de los informes de
recomendacin a la Comisin de Contrataciones.

3. Establece las especificaciones tcnicas contenidas en el Pliego de

Contrataciones para las modalidades de Contratacin de Concurso
Cerrado y Concurso Abierto, que estn dentro del mbito de
competencia de la Direccin de Administracin y Servicios.

4. Vela por la correcta y oportuna ejecucin y rendicin en el manejo de

los fondos correspondientes a las unidades ejecutoras que le han sido
asignadas.

5. Presenta a los Organismos Municipales y Nacionales los informes

contables, de gestin financiera y administrativa, y de bienes
municipales (incorporacin y desincorporacin), que le sean
 requeridos en los tiempos previstos.

6. Vela porque se cancelen de manera oportuna los compromisos

contrados por las dependencias que conforman la Alcalda, as como
tambin que los mismos contengan los recaudos exigidos para su
gestin.

7. Dirige de conformidad con lo establecido en las Leyes y Ordenanzas

que rigen la materia, lo relativo a la administracin y control de bienes,
ttulos, dinero y valores que integran la Hacienda Municipal.

8. Programa y controla la adquisicin de bienes muebles, materiales y

equipos requeridos por las dependencias de la Alcalda.

9. Coordina y tramita la contratacin y pago de distintas plizas de

seguro de bienes.

10. Asegura que los contratos de obras y servicios se tramiten de acuerdo

a los lineamientos y normativas vigentes.

11. Dirige y controla el registro contable de las transacciones que realiza la

Alcalda, as como la actualizacin permanente de los mismos.

12. Apoya a las dependencias de la Alcalda responsables del manejo de

fondos en anticipo, a efectos de control y seguimiento.

13. Elabora proyecto de Plan Operativo y Presupuesto Anual, Informe

Trimestral de la Ejecucin Fsica y Financiera, y la Memoria y Cuenta de
la Direccin, de acuerdo a los lineamientos emitidos por la Direccin
de Planificacin, Organizacin y Presupuesto.
14. Vela y supervisa por la ejecucin de los programas y proyectos de la
 Direccin planteados y aprobados, con el objeto de aplicar los
correctivos necesarios para garantizar la efectividad de su gestin.

15. Administra eficientemente los recursos asignados a la Direccin

(humanos, financieros y fsicos), con el objeto de garantizar el uso
adecuado de los mismos.

16. Vigila el cumplimiento de las polticas e instrucciones emanadas por el

Alcalde dentro del mbito de su competencia, a fin de contribuir con
una gestin efectiva que se traduzca en el logro de las metas.

17. Aprueba los manuales de organizacin, descriptivo de cargos y

normas y procedimientos de la Direccin y Divisiones a su cargo.

18. Cualquier otra funcin dentro del mbito de sus competencias, que le
sea asignada por el Director General.
DIVISIN DE ORDENAMIENTO DE PAGOS

OBJETIVO Controlar y tramitar los desembolsos por gastos e inversiones realizados por
las dependencias de la Alcalda, as como analizar y sustentar las
desviaciones que puedan presentarse a nivel de ejecucin del
presupuesto, a fin de garantizar un cierre presupuestario y contable,
mensual y anual, ajustado al funcionamiento y a las transacciones
efectuadas, conforme lo establece la base legal y administrativa que
regula el proceso.

FUNCIONES 1. Verifica y valida que las solicitudes de pago cumplan con los requisitos
administrativos y legales vigentes, a fin de emitir y registrar las rdenes
de pago y procesar su cancelacin oportuna.

2. Verifica, tramita y aprueba en el sistema a nivel presupuestario, todos

los contratos de obras y de servicios que se ejecuten en la Alcalda, con
base en las disposiciones administrativas y legales vigentes en la
materia.

3. Registra en el sistema a nivel presupuestario, las rendiciones de las

rdenes de Pago, Fondos de Anticipo y Avances emitidos.

4. Verifica la ejecucin financiera del presupuestario de gastos, con la

finalidad de darle curso al cierre contable.

5. Genera y desarrolla Indicadores de Gestin, as como elabora y

presenta trimestralmente los informes sobre la ejecucin del
presupuesto de gastos de la Alcalda.

6. Procesa la retencin del I.V.A. (Impuesto al Valor Agregado) e I.S.L.R.

 (Impuesto Sobre la Renta) a los pagos que as lo requieran y mantiene
un adecuado registro de los mismos.

7. Prepara y ordena el pago del I.V.A. (Impuesto al Valor Agregado)

retenido, previa validacin de los datos a travs del portal web del
SENIAT y segn los lineamientos establecidos en la providencia que
regula el proceso.

8. Cualquier otra funcin dentro del mbito de sus competencias, que le

sea asignada por el Director.
DIVISIN DE CONTABILIDAD

OBJETIVO Registrar y clasificar todas las operaciones y transacciones contables de las

diferentes dependencias de la Alcalda del Municipio Baruta, para generar
los estados financieros requeridos para la toma de decisin, en cuanto a la
asignacin y utilizacin de recursos.

FUNCIONES 1. Mantiene actualizado todos los asientos contables que se originen de las
diversas transacciones financieras, as como la informacin requerida en
los diferentes libros de contabilidad respectivos.

2. Lleva el control, registro y seguimiento de los Bienes Municipales que

adquiere y posee la Alcalda en general, as como la incorporacin y
desincorporacin de los mismos.

3. Analiza contablemente en materia fiscal todos los Ingresos y Gastos por

cualquier concepto correspondiente a la Alcalda.

4. Elabora y conforma el Mayor Detallado y el Balance General de

Hacienda Pblica Municipal, debidamente sustentado con sus
respectivos soportes.

5. Cualquier otra funcin dentro del mbito de sus competencias, que le

sea asignada por el Director.
DIVISIN DE SERVICIOS GENERALES

OBJETIVO Coordinar la ptima, oportuna y eficiente ejecucin de los servicios de

mantenimiento, limpieza, mensajera y correspondencia, transporte, equipos
de oficina y contrataciones, de acuerdo a los lineamientos establecidos por
la Direccin de Administracin y Servicios.

FUNCIONES 1. Vela por el mantenimiento, limpieza y buen uso de las instalaciones de la

Alcalda, as como tambin por el mantenimiento preventivo y correctivo
del mobiliario y equipos, garantizando la continuidad de las operaciones
y el cumplimiento de los lineamientos de Seguridad Industrial y la base
legal que rige la materia.

2. Inspecciona peridicamente las instalaciones de la Alcalda, con la

finalidad de diagnosticar oportunamente las necesidades de
mantenimiento que se presenten.

3. Elabora las especificaciones tcnicas de los pliegos de contrataciones de

los procesos inherentes al mantenimiento del edificio sede de la Alcalda
de Baruta.

4. Supervisa y controla los servicios de impresin y fotocopiado.

5. Coordina la contratacin de servicios prestados a la Direccin de

Administracin y Servicios, desde la seleccin de contratistas hasta la
terminacin del servicio.

6. Apoya a las dependencias de la Alcalda para la mudanza y

adecuacin de espacios.
7. Tramita y da seguimiento a las reparaciones menores y mayores de la
 flota vehicular de la Alcalda.

8. Efecta seguimiento a la ejecucin de los contratos suscritos con

empresas, a travs de la verificacin de la realizacin de los trabajos
asignados.

9. Efecta control y seguimiento al registro de las horas extras laboradas por

el personal obrero.

10. Presta asistencia tcnica en las actividades de su competencia.

11. Cualquier otra funcin dentro del mbito de sus competencias, que le
sea asignada por el Director.
DIVISIN DE APOYO ADMINISTRATIVO

OBJETIVO Tramitar el pago de los servicios bsicos y fondos de anticipos de cada

dependencia de la Alcalda y del Municipio, de acuerdo a los lineamientos
establecidos por la Direccin de Administracin y Servicios.

FUNCIONES 1. Tramita, agiliza y lleva el registro de los pagos correspondientes a los

gastos de funcionamientos y de operacin de la Alcalda.

2. Lleva la contabilidad, el control y seguimiento de la rendicin y ejecucin

de los fondos en anticipo de las diferentes dependencias de la Alcalda.

3. Controla y verifica la disponibilidad presupuestaria y la correcta

imputacin en las rdenes de servicios y en los fondos de anticipo.

4. Emite los cheques girados contra los Fondos en Anticipo a favor de los
diferentes proveedores, a travs de rdenes de compras y rdenes de
servicios.

5. Relaciona y tramita los compromisos de ejercicios anteriores pendientes

por pagar.

6. Cualquier otra funcin dentro del mbito de sus competencias, que le

sea asignada por el Director.
DIVISIN DE COMPRAS

OBJETIVO Garantizar el abastecimiento oportuno y adecuado de los materiales e

insumos requeridos por las distintas dependencias de la Alcalda, de
acuerdo a la Formulacin del Plan Operativo y Presupuesto Anual, a travs
de la aplicacin de la base legal establecida en la Ley de Contrataciones
Pblicas para cualquiera de sus modalidades, y los lineamientos emitidos por
la mxima autoridad y la Direccin General.

FUNCIONES 1. Verifica que las requisiciones de materiales estn correctamente

imputadas y que la dependencia requirente tenga disponibilidad
presupuestaria.

2. Mantiene actualizado el registro de proveedores de la Alcalda, a fin de

asegurarse de que sean especialistas en la venta de bienes o materiales
de oficina y que cumplan con los requisitos administrativos y legales
vigentes.

3. Realiza el anlisis de cotizaciones de acuerdo a la cantidad, calidad y

precio de los materiales, aplicando los criterios de seleccin establecidos
en la ley.

4. Elabora, conforma y tramita rdenes de compra, ajustndose a los

niveles administrativos y operativos de aprobacin existentes.

5. Elabora las solicitudes de orden de pago para la cancelacin de los

bienes y servicios contratados, toda vez que se haya completado
satisfactoriamente la adquisicin o prestacin de los mismos,
respectivamente.
6. Cualquier otra funcin dentro del mbito de sus competencias, que le
sea asignada por el Director.