Anda di halaman 1dari 4

PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS

No. Kode : A/II/07/17/2.3.11.4


Terbitan : 01
SPO No. Revisi : 00
Halaman : 1 / 4

Di tetapkan oleh
Kepala Puskesmas
UPTD
PUSKESMAS
Kalanganyar
KALANGANYAR

dr. Yudith Megawe


NIP. 197405292009022003

1. Tujuan Memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan dan pencarian untuk


diberlakukan pelaksanaannya
2. Kebijakan Sebagai pedoman dalam melaksanakan pelaksanaan upaya dan pelayanan
puskesmas yang sesuai dengan langkah langkah dalam SPO.
3. Ruang Lingkup Puskesmas Kalanganyar
4. Definisi Pengendalian dokumen merupakan pedoman didalam pengelolaan dokumen
di Puskesmas.
5. Prosedur 1. Petugas menyiapkan dokumen yang akan diberi nomor kode.
2. Petugas menyiapkan Buku Nomor Kode Dokumen.
3. Petugas memberikan nomor kode pada dokumen sesuai acuan sebagai
berikut:
a. Kode klasifikasi Surat Keputusan (SK):
1) Kesehatan: 440
2) Kepegawaian: 800
3) Bendahara/ Keuangan: 900
b. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan
1) Administrasi Manajemen dengan kode: A.,
a) Bab I, (A/I),
b) Bab II, (A/II),
c) Bab III, (A/ III),
2) Pelayanan Upaya kode : B,
a) Bab IV, (B/ IV),
b) Bab V, (B/ V),
c) Bab VI, (B/ VI),
d) Apabila dari upaya Puskesmas dengan ditambahkan nama
upayanya (contoh upaya KIA= B/IV.KIA, upaya promkes =
B/IV.Promkes, dan lain- lain),
3) Pelayanan Klinis kode : C,
a) Bab VII, (C/ VII),
b) Bab VIII, (C/ VIII),
c) Bab IX, (C/ IX),
4) Standar Prosedur Operasional, disingkat: SPO,
PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS

No. Kode : A/II/07/17/2.3.11.4


Terbitan : 01
SPO No. Revisi : 00
Halaman : 2 / 4
UPTD
PUSKESMAS
KALANGANYAR

5) Daftar tilik disingkat: Dt,


6) Kerangka Acuan disingkat: KA,
7) Surat Keputusan disingkat: SK,
8) Kebijakan disingkat: Kb,
9) Dokumen eksternal disingkat: Dek,
10) Manual Mutu disingkat MM.
11) Pedoman Mutu disingkat PM,
c. Penyimpanan Dokumen / arsip.
1) Dokumen rekam klinik / medik inaktif wajib disimpan sekurang-
kurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien
meninggal, atau pindah tempat, setelah batas waktu sebagaimana
dimaksud diatas dilampaui, rekam klinis dapat dimusnahkan,
kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus disimpan
jangka waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya,
2) Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas
harus dipelihara dan disimpan minimal dua tahun dan pada setiap
resep harus diberi tanda :
a) Umum : untuk resep umum,
b) BPJS : untuk resep yang diterima oleh peserta asuransi
kesehatan,
c) Gratis : untuk resep yang diberikan kepada pasien yang
dibebaskan dari pembiayaan retribusi,
3) Penyimpanan dokumen / arsip perkantoran sesuai dengan
Peraturan Bupati no. 23 tahun 2016 tentang Pedoman Pola
Klasifikasi Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten
Lebak.
4) Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan di masing- masing
kelompok pelayanan, sedangkan di administrasi dan manajemen
(admen) menyimpan master dokumen semua kelompok pelayanan
dan upaya,
d. Sistem penomoran :
1) Surat masuk dan keluar sesuai dengan Peraturan Bupati no. 16
tahun 2015 tentang Tata Naskah di Lingkungan Pemerintah
Kabupaten Lebak.Dan Peraturan Gubernur Banten Nomor 16
Tahun 2016 tentang Standar Operasional Prosedur Pengelolaan
Arsip Dinamis di Lingkungan Pemerintah Provinsi Banten.
2) Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok
pelayanan masing- masing disesuaikan dengan sistem pengkodean
yang telah ditentukan,
PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS

No. Kode : A/II/07/17/2.3.11.4


Terbitan : 01
SPO No. Revisi : 00
Halaman : 3 / 4
UPTD
PUSKESMAS
KALANGANYAR

3) Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengkodean,


4) Urutan penomoran meliputi : Klasifikasi nomor (untuk SK), Kode
pelayanan, Kode dokumen, dan nomor urut dokumen.

Contoh:
a) Untuk penomoran SK :
440 / B / IV.KIA / SK / 005
(440: Kode kesehatan, B: Kode pelayanan upaya, IV.KIA:
Bab IV upaya KIA, SK: Surat Keputusan, 005: nomor urut
SK)
b) Untuk penomoran SPO:
B / IV.KIA / SPO / 005
(B: Kode pelayanan upaya, IV.KIA: Bab IV upaya KIA, SPO:
Standar Prosedur Operasional, 005: nomor urut SPO)

4. Untuk urutan penomoran dokumen Upaya, dimulai dari Upaya Promkes


dilanjutkan Upaya Kesling, Upaya KIA, Upaya Gizi dan Upaya P2.
5. Petugas memasukkan dokumen dalam file yang sesuai dalam jangka
waktu yang telah diatur di atas.
6. Petugas memasukkan nomor kode dokumen dalam Buku Nomor Kode
Dokumen.
6. Diagram Alir
Petugas menyiapkan dokumen
yang akan diberi nomor kode

Petugas memberikan nomor kode


pada dokumen sesuai acuan

Petugas memasukkan dokumen


dalam file

7. Referensi Peraturan Bupati no. 23 tahun 2016 tentang Penyelenggaraan


Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Lebak
8. Dokumen Terkait Dokumen eksternal,
SPO,
SK,
Kerangka acuan,
Daftar tilik,
PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS

No. Kode : A/II/07/17/2.3.11.4


Terbitan : 01
SPO No. Revisi : 00
Halaman : 4 / 4
UPTD
PUSKESMAS
KALANGANYAR

Manual Mutu,
Pedoman Mutu,
Resep
9. Distribusi Admen, penanggung jawab program,
pelaksana pelayanan

10. Rekaman historis perubahan


No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl.mulai
diberlakukan
1 Urutan penomoran, meliputi: Urutan penomoran menjadi: 1 Agustur 2017
kode pelayanan, kode dokumen, Klasifikasi nomor (untuk SK), Kode
bulan, tahun, dan nomor urut pelayanan, Kode dokumen, dan
dokumen nomor urut dokumen

Anda mungkin juga menyukai