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7 Dicas Essenciais para

Aumentar a sua
Produtividade no Excel
7 Dicas Essenciais para Aumentar a sua Produtividade no Excel

NDICE
1 - Introduo

2 - Algumas Teclas de Atalho Interessantes

3 - Potencializando o Uso da rea De Transferncia

4 Conhecendo os Formatos Numricos

5 - Proibir a entrada de Nmeros Negativos

6 - Criando um Atalho para a Calculadora do Windows no Excel

7 - Como Quebrar o Texto Automaticamente no Excel

8 - Entendendo as Mensagens de Erro

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7 Dicas Essenciais para Aumentar a sua Produtividade no Excel

1 - Introduo

No mundo Corporativo atual o Excel uma das ferramentas mais importantes


usadas pelas Empresas.

O Excel usado para realizar anlises financeiras, relatrios, armazenar


nomes e uma infinidade de funes. Muitos sistemas exportam dados para
serem analisados pelo Excel.

Hoje quase mandatrio saber usar o Excel para conseguir uma nova vaga de
emprego, arrumar uma nova promoo ou at mesmo organizar uma empresa.

Neste ebook eu vou passar 7 Dicas Essencias que voc deve conhecer para
aumentar a sua produtividade no Excel.

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2 - Algumas Teclas de Atalho Bem Interessantes

Dentre as teclas de atalho do EXCEL 2016 uma das mais interessantes a tecla ALT
do lado esquerdo da barra de espao.

Para voltar
situao
anterior basta
apertar o ALT
novamente ou a
tecla ESC

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1 - Algumas Teclas de Atalho Bem Interessantes

Exemplo: Se voc apertar a


tecla ALT do lado esquerdo da
barra de espao e
posteriormente a letra K e as
letras BO voc acessar a opo
de alterar o Zoom da pgina.

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Comando Ao
CTRL + 1 Abre o quadro de Formatar Clulas

CTRL + Shift + & Insere uma borda ao redor da


seleo
CTRL + Shift+ ~ Formata como nmero "geral"

CTRL + Shift + $ Formata como moeda

CTRL + Shift + % Formata como porcentagem"

CTRL + Shift + ^ Formata como cientfico"

CTRL + Shift + # Formata como data

CTRL + Shift + @ Formata como hora

CTRL + Shift + ! Formata como nmero

CTRL+PgUp e CTRL+PgDn Permite se movimentar entre as


planilhas de uma pasta de
trabalho

Tente esses
comandos

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Alguns Comandos de
Navegao
Interessantes

1 3
CTRL + SETA para BAIXO CTRL + SETA para DIREITA
Leva o cursor para a ltima linha do Excel. Movimenta o cursor para a ltima coluna do
No caso do 2016 a 1048576. Excel. No 2016 a XFD.

2 4
CTRL+ SETA para CIMA CTRL + SETA para a ESQUERDA
Leva o cursor para a primeira linha do Vai para a primeira coluna do Excel.
Excel.

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1 - Algumas Teclas de Atalho Bem Interessantes

Portanto para se movimentar


para a clula XFD1048576
(ltima linha e ltima coluna)
deve-se apertar as teclas
CTRL+SETA para a DIREITA e
depois CTRL+SETA para baixo,
ou vice-versa.

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Teclas de Funo
F1: Ativa a Ajuda do Excel
F2: Abre a clula selecionada para
a edio
F4: Repete a ltima ao realizada
F5: Abre a caixa IR PARA que
permite se movimentar
rapidamente para uma clula
F7: Inicia a correo automtica
F9: Recalcula a planilha novamente

Tecla F5 Abre o
quadro Ir Para

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3 - Potencializando o Uso da rea de Transferncia

A rea de transferncia um

1 espao de memria reservado pelo


sistema operacional para guardar os
elementos que so copiados ou
recortados.

Alm do Excel, esta rea de

2 transferncia pode ser utilizada


por todos os aplicativos Office
abertos.

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Acesso a rea de
Transferncia

Visualizao do
contedo da rea
de transferncia

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Outra aplicabilidade
interessante da rea de
Transferncia a
possibilidade de colar
todos os elementos
1 copiados para a REA
1 de TRANSFERNCIA de
uma vez.

Colar todos Permite colar


1
todos os elementos copiados

2 Elementos copiados so
2
listados nesta rea

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Abra o menu suspenso da rea de transferncia do Excel. Aps isto


Copiando contedo abra o Word. Copie este contedo, volte ao Excel e observe a rea
de um aplicativo 1 de transferncia novamente.
office para outro Agora cole o contedo que copiou do Word para o Excel. Para isto
basta escolher a opo colar do Excel (ou usar as teclas CTRL + V)

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4 - Conhecendo os Formatos Numricos

Um conjunto de nmeros sem

1 nenhum formato pode ser muito


difcil de entender principalmente
se estes nmeros tm significados
diferentes como dinheiro (moeda),
percentual, frao e etc.

2
Desta forma, para facilitar a
visualizao dos nmeros que
existem os formatos numricos.

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Ao clicarmos no smbolo ao lado da rea de Nmeros


abrimos a aba de formatao de nmeros do quadro
1 Formatar Clulas. Desta forma possvel acessar os
formatos apresentados pelo Excel

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Tambm pode-se acessar


os formatos numricos
atravs da caixa de
combinao na rea
Nmero na barra Pgina
Inicial

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Formato Descrio
Geral Este formato mostra o nmero como foi escrito, sem modificao.
Nmero Usado para estabelecer um nmero fixo de casas decimais (por padro
normalmente dois), adicionar separadores de milhares e determinar como
os nmeros negativos so exibidos.
Moeda Mostra o smbolo da moeda escolhida. Permite especificar um nmero fixo
de casas decimais e como deve mostrar nmeros negativos.
Contbil Este formato semelhante ao das moedas. Pemite alinhar os smbolos de
moeda e pontos decimais e exibio de zeros na forma de traos.
Data Permite escolher entre diferentes formatos de data. Para o Excel a data
1/1/1900 corresponde ao nmero de srie 1, a 2/1/1900, corresponde com
o nmero 2 e assim por diante. Quando um usurio digita um texto que
pode ser identificado como uma data (por exemplo, 12/12/12), o Excel
substitui internamente esse valor pelo nmero correspondente srie da
data. Se mudarmos o formato de data de uma clula para o formato Geral
vemos seu nmero de srie correspondente.

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Formato Descrio
Hora Permite escolher entre diferentes formatos de hora. Internamente o Excel
trata como nmeros decimais de 0 (0:00:00) e 0,999988425925926
(23:59:59), que representam uma frao do dia. Se mudarmos o formato da
hora para um formato de clula Geral vemos seu correspondente nmero
de srie
Porcentagem Exibe o nmero em percentual.
Frao Exibe um nmero como uma frao. Por padro, o Excel ir simplificar a
frao quando possvel. Por exemplo, ele ir converter 75/100 em 3/4
Cientfico Exibe um nmero em notao exponencial, tambm conhecido como
notao cientfica. Se aplicarmos este formato para o nmero 1234567890,
Excel exibe como 1,23 + E09. Isto reduz o tamanho da expresso, que
consiste em duas separadas por um sinal de adio e, neste caso, os meios
devem ser multiplicados por 10 a 1,23 nona potncia (1,23 x 109) partes. O
nmero aps o E representa o expoente ao qual a elevar o nmero 10. Por
padro, o formato Cientfico exibe duas casas decimais aps o ponto
decimal, mas pode ser modificado.

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Formato Descrio
Texto Este formato trata o nmero como se fosse um texto, alinhando-o
esquerda.
Especial Aplica-se ao nmero um dos formatos predefinidos especiais para exibir a
sintaxe de um cdigo postal, um nmero de telefone ou nmero de
segurana social.
Personalizado Esta categoria contm alguns formatos totalmente customizveis e at
mesmo nos permite criar nossos prprios formatos de nmero a partir do
zero, seguindo a sintaxe necessria.

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5 Proibir a entrada de nmeros negativos

H situaes em que necessrio

1 restringir a entrada de dados em


algumas clulas para determinadas
faixas de valores, sejam estes do
tipo data, moeda ou nmero geral.

2
Em nosso exemplo vamos proibir a
entrada de nmeros negativos, mas
possvel usar esta funcionalidade
do Excel para a necessidade de
cada caso.

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Para isso vamos no menu Dados e depois a


1 opo Validao de Dados

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Selecionamos a opo Nmero inteiro no


1 campo Permitir e a opo maior do que no
campo Dados. Aps isto inserimos o Zero no
campo Mnimo.

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Na aba Mensagem de Entrada inserimos a


1 mensagem que aparecer quando o cursor estiver
posicionado na clula para avisar o usurio sobre
a regra.

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Tambm pode-se configurar o Alerta de Erro,


1 ou seja, a mensagem que aparecer caso o valor
inserido no satisfaa a condio permitida. Em
nosso caso o valor dever ser maior que 0.

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Quando o usurio
posicionar o cursor na
clula, a mensagem ser
igual a da figura.

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E tambm o Alerta
quando um valor menor
que zero inserido

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6 Criando um Atalho para a Calculadora do Windows no


Excel

O Excel permite que o usurio

1 personalize a barra de ferramentas


de acesso rpido para incluir
comandos conforme convenincia.

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Dentre os mais de cem


comandos que o Excel
disponibiliza existe um que
abre a Calculadora do
Windows.

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Vamos incluir o
1 cone que abre a
Calculadora do
Windows por
dentro do Excel

Clique na flecha do menu suspenso que aparece


1 no canto superior esquerdo ao ttulo da pasta e
em seguida escolha Mais Comandos.

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Ser aberta uma janela. No lado direito desta


1 janela na opo Escolher comandos em,
selecione Todos os Comandos.

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O uso da Calculadora em
conjunto com o Excel
permite resolver
rapidamente alguns clculos
que no fazem sentido
ficarem registrados na
planilha ou que, por algum
1 motivo, no podem ser
calculados na planilha (ex.
1 Planilhas protegidas).

No quadro role a barra at encontrar e selecionar


1 Calculadora. Clique em Adicionar e depois em
OK.

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7 Como Quebrar o Texto Automaticamente no Excel

Muitas vezes precisamos inserir textos nas clulas

1 que extrapolam o tamanho da clula inicialmente


definido e este texto aparece cortado, quando as
clulas ao lado esto preenchidas.

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Uma opo ajustar o tamanho da


clula cada vez que um texto
inserido de forma que o texto seja
apresentado em sua totalidade, ou, o
que bem melhor, deixar as clulas
configuradas de forma a que o texto
seja quebrado automaticamente
dentre de cada clula quando
necessrio.

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Para pr-definir a
opo de Quebra
automtica de linha..
deve-se

Selecionar a(s) clula(s)


que vamos realizar a
quebra automtica do
texto

Clicar com o boto


direito do mouse e
escolher a opo
Formatar Clulas

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No quadro Formatar
Clulas clicar na aba
(ou tab) Alinhamento

Depois clicar na
opo Quebrar texto
automaticamente

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A partir da o texto que for


inserido nas clulas ser
acomodado automaticamente em
linhas dentro das clulas, no
precisando o usurio se
preocupar em ajust-lo
manualmente.

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8 Entendendo as Mensagens de Erro

De vez em quando o Excel nos mostra contedos


1 inesperados em algumas clulas que so muito
facilmente identificados como mensagens de erro.

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Lista de Mensagens:
########
#NOME?
#VALOR!
#REF!
#NULO!
#DIV/0!
#N/D
#NUM!

Talvez o mais comum seja este #########.


Porm, apesar de parecer que se trata de
uma mensagem de erro, no , pois isto
significa que o contedo da clula maior
que o espao destinado para sua
visualizao portanto, a soluo para este
caso passa por aumentar o tamanho da
coluna ou da linha.

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#NOME?
Quando a frmula est escrita errada.
Exemplos so:
=se(A2>1; sim; no) O correto
=se(A2>1; sim; no)
=Teste O correto somente Teste (para
ficar como texto e no como frmula)

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#VALOR!
Quando h argumentos incorretos na
clula ou no clculo. Exemplos so:
= A1 + A2 e em A1 temos um texto
= SOMA(A;B)
= =se(A2>1; sim; no) O correto o
argumento A2>1 sem aspas.

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#REF!
Esta mensagem bem comum pois ela aparece quando uma
clula ou um intervalo de clulas que compem uma
frmula apagado.
Quando isso ocorre ao clicar na clula com a frmula
mostrado o smbolo #REF! na clula que foi apagada dentro
da frmula e pode-se facilmente consertar esta frmula.

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#NULO!
Esta mensagem aparece normalmente
quando se omite os dois pontos (:) de um
intervalo.
Alguns Exemplos:
= SOMA(A1 A2) omitiu-se os :
= MDIA(A1 A2) omitiu-se os :

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#DIV/0!
Esta mensagem aparece quando se divide
por zero ou por uma clula em branco
Alguns exemplos:
= Mdia(A1:A5) e todas as clulas de A1 a
A5 esto em branco
= 1000 / A1 e o valor de A1 zero

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#N/D
Esta mensagem aparece quando uma frmula de
procura por referncia (PROCV, PROCH, PROC ou
CORRESP) no encontra um determinado valor.
Neste caso o Branco no consta listado na rea de
Preo, assim, quando o PROCV buscou pelo Branco no
o encontrou e gerou a mensagem #N/D de erro.

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#NUM!
Ocorre quando existe valores numricos invlidos em uma frmula ou quando o
resultado retornado pela frmula excede os limites de representao numrica
do Excel. Alguns exemplos so:
=NMSEMANA(-1000) Esta funo espera nmeros positivos obtendo, portanto,
um valor numrico invlido
= POTNCIA(8;500) Esta funo calculou 8 elevado a 500 o que gera um nmero
bastante grande e extrapola os limites de representao numrica do Excel.

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