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Gua Prctica Para la Implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad en Pymes
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN.......................................................................................................... 4
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
DOCUMENTACIN ............................................................................................. 50
PASO 8
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PASO 9
PASO 10
PASO 11
PASO 12
PASO 13
PASO 14
DISEO Y DESARROLLO...................................................................................101
PASO 15
MEDICION Y ANALISIS.......................................................................................110
PASO 16
PASO 17
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INTRODUCCIN.
El desarrollo de este documento tiene como objetivo presentar una metodologa para una
implementacin de manera prctica, sencilla y ordenada, dirigido de manera especial a la
Pequea y Mediana Empresa Pyme- colombiana; quienes se han visto enfrentadas a las
requerimientos del mercado nacional e internacional, cada vez ms exigente en la
elaboracin de sus productos o servicios, para satisfacer las necesidades y expectativas
de los clientes y obtener ventajas que le permitan diferenciarse de la competencia.
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Paso 7. Documentacin
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Revisa tus avances: A travs de esta sencilla tabla, podrs registrar la planeacin,
seguimiento y control que debes tener para llevar a cabo la implementacin
del sistema, y de las tareas adquiridas dentro del paso reseado.
Esperamos que esta gua sea utilidad y estaremos atentos a recibir cualquier sugerencia
para la mejora de esta gua. Si tienes alguna correccin, propuesta u observacin, por
favor enva un correo electrnico a implementasgc17pasos@gmail.com.
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ORGANICMONOS
PRIMERO
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OBJETIVO
LENGUAJE DE CALIDAD
Otros Conceptos
MANOS A LA OBRA
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Para comenzar, puedes solicitar al gerente una reunin de trabajo, en donde presentes
los siguientes temas:
c. Beneficios ms importantes
d. Posibles dificultades
e. Razones de certificacin
h. Recursos
Es importante aclarar que una opcin es designar una persona de la organizacin, quien
deber contar con la formacin mnima para acompaar el desarrollo de la
implementacin del proyecto.
Otra opcin, es contratar externamente a una persona que asuma el rol de Representante
de la Direccin. En grafica 1.1, encuentras el Comparativo entre las ventajas y
desventajas de designar a una persona interna versus una externa.
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VENTAJAS DESVENTAJ AS
VENTAJAS DESVENTAJ AS
May or conocimiento sobre el tema, experiencia y Dif icultad en el acoplamiento con el agente externo por ser
preparacin acadmica adecuada. ajeno a la organizacin.
Menor tiempo en la implementacin. May or costo por los serv icios contratados.
CMO AYUDARNOS
Esta sencilla carta te presenta una opcin del modelo a utilizar para el
nombramiento del representante de la direccin:
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CUMPLIMIENTO
FECHA FECHADE
ITEM TAREA
PROPUESTA CUMPLIMIENTO SI NO
Elaborar presentacin de
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Sensibil izacin al Gerente
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ESTRATEGIA DE LA
CALIDAD
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OBJETIVO
LENGUAJE DE CALIDAD
Recuerda que la poltica debe ser conocida y comprendida por todas las
personas de la organizacin y puede estar incluida dentro del manual de calidad. Ten en
cuenta que proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de
calidad.
MANOS A LA OBRA
Definida por la alta direccin, quien para su elaboracin deber hacerse las
siguientes preguntas:
A qu se dedica mi organizacin?
Cules son las necesidades presentes y futuras?
Qu quiero alcanzar, a dnde quiero llegar?
Quines son mis clientes y mi mercado? qu esperan de mi organizacin?
Cules son mis mtodos trabajo?
Cmo lo quiero lograr? Cmo puedo medir, evaluar y mejorar los avances?
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Planificacin:
La planificacin del sistema de gestin de calidad se realiza con el fin de cumplir los
requisitos exigidos por la NTC ISO 9001:2008, en donde se determinan los procesos
necesarios para el sistema de gestin Paso 2 pensemos procesos.
Objetivos de Calidad:
Los objetivos de calidad tienen que ser coherentes con la poltica de calidad y medibles,
definidos por la alta direccin. Te sugerimos que para la elaboracin de estos objetivos se
tenga en cuenta el principio numero 3 - Participacin del personal ISO 9001:2005.
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CMO AYUDARNOS
Poltica de Calidad:
Organizacin A:
Organizacin B
Somos un equipo de trabajo cuyas acciones diarias las ejecutamos con una elevada
vocacin de servicio a los Clientes en nuestra visin de empresa de categora mundial,
basadas en los siguientes principios:
Organizacin C
Organizacin D
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Nota: Los siguientes ejemplos son tomados de http://www.binasss.sa.cr/seguridad/articulos/PoliticasdeCalidad-
Ejemplos.pdf
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Nuestra poltica de calidad se manifiesta mediante nuestro firme compromiso con los
Clientes de satisfacer plenamente sus requerimientos y expectativas, para ello
garantizamos impulsar una cultura de calidad basada en los principios de honestidad,
liderazgo y desarrollo del recurso humano, solidaridad, compromiso de mejora y
seguridad en nuestras operaciones.
Objetivos de calidad:
CUMPLIMIENTO
FECHA FECHA DE
ITEM TAREA
PROPUESTA CUMPLIMIENTO SI NO
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PENSEMOS EN
PROCESOS
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OBJETIVO
LENGUAJE DE CALIDAD
Tipos de procesos:
Servicios
Software
Hardware
Materiales.
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Otros conceptos:
MANOS A LA OBRA
Para cumplir con las tareas de este punto es necesario ya tener claro cul
es la misin de la organizacin? Se puede tomar como base el organigrama
que tengas diseado. Para realizar este primer punto, te sugerimos preparar
el mapa de procesos, para visualizar grficamente los procesos que
interactan y conforman el SGC en la organizacin.
A. Debes comenzar por hacer un listado en donde se identifiquen los tipos de procesos y
subprocesos (nos puede guiar las reas que tengas definidas); agruparlos de acuerdo a la
correspondencia que tengan teniendo en cuenta las actividades que desarrollan y definir
la jerarqua.
Este mapa que se establezca debe ser continuamente evaluado y debe reflejar el retrato
de lo que realiza la organizacin. Cualquier persona que quiera conocer la organizacin
debe comprender como funcionamos al ver este retrato.
B. Luego puedes continuar identificando las entradas y salidas de cada proceso las
cuales te servirn para reflejar tal informacin en un documento til y de gua llamado
caracterizacin de procesos. Esta ayuda nos permitir ver la relacin con los dems
procesos de la organizacin, de manera sencilla. En la caracterizacin se pueden
identificar: insumos y salidas del proceso (que pueden convertirse en entradas de otro
proceso), los proveedores y clientes, los riesgos y controles.
C. Finalmente, debes establecer por lo menos los procedimientos exigidos por la norma
NTC ISO 9001:2008 6- denominados procedimientos documentados:
1. Control de documentos
2. Control de registros
3. Auditoria Interna
5. Accin Correctiva
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6. Accin Preventiva
En los procedimientos debes mostrar la forma en que se llevan a cabo todas actividades a
realizar para logar el objetivo del proceso. Para esto se puede usar diferentes recursos,
tales como los usados tradicionalmente: Flujogramas (ver cmo ayudarnos), sin embargo,
tambin se pueden usar otras herramientas como los videos o grficas.
ESTRUCTURA DE UN PROCEDIMIENTO
Alcance: Qu incluye/excluye
Anexos: Formatos, tablas con datos, definiciones, identificacin de los cambios, control
de los registros.
ESTRUCTURA DE UN INSTRUCTIVO
Alcance: Qu incluye/excluye
Responsable: Cargo
Anexos: Formatos, tablas con datos, definiciones, identificacin de los cambios, control
de los registros
Debes tener en cuenta que el control de documentos, debe estar orientado a asegurar la
aprobacin y conservacin de los documentos y que debemos controlar los documentos
externos tambin, y evitar la utilizacin de documentos obsoletos.
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CMO AYUDARNOS
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Organizacin A
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Organizacin A
Organizacin B
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Organizacin C
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Fuente: Los autores
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Ejemplos de procedimientos:
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Fuente: www.bublegum.net/portal.cfm
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CUMPLIMIENTO
FECHA FEC HA DE
ITEM TAREA
PROPUESTA CUMPLIMIENTO SI NO
6 procedimientos establecidos y
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definidos
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COMITE DE
CALIDAD
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OBJETIVO
LENGUAJE DE CALIDAD
Otros conceptos
Acta Comit de calidad: Es un documento que resume todas las actividades desarrollas
y acordadas en el comit de calidad. Define las acciones, tareas y trabajos necesarios
para el seguimiento de la calidad en tu organizacin.
MANOS A LA OBRA
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6. Desarrollo de la reunin
7. Conclusiones
8. Compromisos
Cul es la importancia del comit de calidad?
Recuerda, que la citacin a la reunin del comit de calidad la puedes realizar a travs de
correo electrnico, va telefnica, comunicacin escrita, y debes anexar el orden del da.
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Por ltimo, te recomendamos que se realice la aprobacin (firma) del acta de comit por
parte de los asistentes al comit.
CMO AYUDARNOS
Fecha y Hora
Comit Calidad No: Ciudad:
Inicio:
ASISTENTES AL COMIT
1
2
3
4
5
6
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OBSERVACIONES:
I. LECTURA DEL ACTA ANTERIOR
Observaciones :
Modificacin (M) Eliminac in (E) Inclusin (I)
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CJP CI CP SE AMPLIACIN
OBSERVACIONES:
Nu e v o s re g i s tro s d e Pro v e e d o re s Si No Cu a n to s ?
Ob s e rv a c i o n e s :
V. SEGUIMIENTO A LOS COMPROMISOS ESTABLECIDOS EN COMIT ANTERIOR
CL IENTE INTERN O
2
OTRO CL IENTE
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COMITE DE CALIDAD
FECHA FECHA DE CUMPLIMIENTO
ITEM TAREA
PROPUESTA CUMPLIMIENTO SI NO
Realizar la citacion al comite de calidad, por parte de la alta
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direccion.
2 Definir los criterios para la conformacion del comite de calidad
Realizar el seguimiento a todos los procesos de la organizacin.
3 Adicional a esto se definen las acciones a tomar para los hallazgos
encontrados.
Efectuar reuniones peridicamente de forma ordenada, coordinada,
4 en donde se asignen actividades y se verifique el cumplimiento de
las mismas
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DISEO DEL
SISTEMA
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OBJETIVO
LENGUAJE DE CALIDAD
Ciclo PHVA:
Mejora Continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los
requisitos.
MANOS A LA OBRA
Como hemos visto a travs del desarrollo de la gua, en este momento debes
estar pensando en cmo interactuar ms con el SGC; ya tu equipo de
colaboradores ha revisado la documentacin requerida por la norma y han
desarrollado varias sesiones de trabajo al interior de cada proceso para la
identificacin de los mismos, y has definido ya tus procesos, ya sean
estratgicos, misionales y de apoyo. Tambin has identificados tus clientes y
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Gua Prctica Para la Implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad en Pymes
Con lo anterior, podramos decir que, si revisamos lo hecho hasta el momento - hemos
aplicado el PHVA - Planear, Hacer, Verificar y Actuar
Este ciclo de trabajo - base de los sistemas de gestin de la calidad proporciona una
forma sencilla para la aplicacin, validacin y revisin de nuestro sistema de gestin.
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Gua Prctica Para la Implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad en Pymes
Con lo anterior debemos, antes de pasar al siguiente paso de nuestra gua, realizar
verificacin, de los requisitos del sistema exigidos hasta este punto:
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Gua Prctica Para la Implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad en Pymes
Dentro del diseo del sistema gestin y para el tema en referencia no debes olvidar que la
documentacin se debe identificar a travs de la matriz de documentos, donde se hace
referencia al requisito de la norma, y en cuales procedimientos o instructivos se ve
reflejado el cumplimiento. Tu debes garantizar el cumplimento de esto.
Cronogramas de implementacin:
Te sugerimos la elaboracin de un cronograma de implementacin del SGC. Este
documento permitir observar el avance de la implementacin y control del SGC. As
mismo contendr fechas de ejecucin de cada una de las actividades programadas y
servir como documento para la evaluacin. Este documento, define los responsables
para cada una de las tareas programadas. Recuerda, Lograr el cumplimiento del
cronograma garantizar el xito de la implementacin del SGC.
Con la revisin de este cronograma podrs identificar como vas en el proceso de
implementacin y que acciones de correccin si es el caso- debes tomar para continuar
con el objetivo: Implementar el SGC en tu organizacin.
Las auditorias al SGC, se realizan con el objetivo de determinar la adecuacin del sistema
con los requisitos de la NTC ISO 9000. A travs de las mismas se buscan evidencias, y se
emiten los criterios de conformidad o no con lo establecido en la norma.
Existen auditorias internas y externas, las primeras son realizadas por el equipo de
auditores de la calidad de la organizacin, y las externas son realizadas por equipos
auditores externos certificados para ello, y pueden ser solicitados por inters de la
organizacin o de los clientes u organismos certificadores para evaluar el SGC.
CMO AYUDARNOS
Esta grafica te permitir identificar las acciones que debes evaluar dentro
de la revsib de tu mapa de procesos:
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Y alcance de la certificacin
Esto no se debera confundir con el alcance del SGC, el cual es un trmino que se
utiliza comnmente para describir los procesos, los productos (y/o servicios) y los sitios,
departamentos, divisiones, etc. a los cuales la organizacin aplica un SGC formal.
(Nota: Esto no necesariamente incluye todos los procesos, productos, sitios,
departamentos o divisiones, etc. de la organizacin.)
ElEjemplos
alcancede del SGC ???
alcances se debera basar de
Falta hablar enexclusiones se hablar
la naturaleza de los en
productos de la
manual de
organizacin
calidad??? y sus procesos de realizacin, el resultado de la evaluacin del riesgo, las
consideraciones
Cronograma de comerciales y contractuales,
implementacin se realiza o ynolos requisitos
dentro reglamentarios
de este paso???? y legales.
Aunque ISO 9001:2000 es genrica y se aplica a todas las organizaciones
(Independientemente de su tipo, tamao o categora de producto), en algunas
circunstancias algunas organizaciones pueden excluir el cumplimiento de algunos
requisitos especficos de ISO 9001:2000 (de la clusula 7), aunque se les permite
declarar la conformidad con la norma. Esto se debe a que se ha reconocido que no
todos los requisitos de esta clusula de la norma son pertinentes a todas las
organizaciones. ISO 9001:2000 por s sola permite tales situaciones, a travs de la
clusula 1.2, Aplicacin.
Dado que los trminos alcance del SGC y alcance de la certificacin con frecuencia
se intercambian, esto puede originar confusin cuando un cliente o un usuario final trata
de identificar las partes de la organizacin que han sido certificadas frente a ISO 9001,
las lneas de producto o los procesos cubiertos por el SGC o los requisitos de ISO 9001
que han sido excluidos.
Fuente: http://www.icontec.org/BancoMedios/Documentos%20PDF/alcancesgc.pdf
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HERRAMIENTAS
DEL SISTEMA DE
GESTION DE
CALIDAD
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OBJETIVO
LENGUAJE DE CALIDAD
Reto: En el marco de nuestra gua lo definimos como mayor grado de esfuerzo para
lograr nuestros objetivos propuestos
MANOS A LA OBRA
Saber
an si el
la tiempo mximo nomnimo
Alta direccin de la implementacin
est comprometida resulta
con el SGC. Endificicil,
el
ypaso
ms
17 Revisin por la Direccin, encontrars parte de la labor que tiene el gerente, lder o
director de la organizacin.
Ahora, has dado un gran paso, decidir implementar un SGC es toro un reto. Sostener,
mantener y dar continuidad al sistema de gestin est en tus manos y las de todo el
equipo de trabajo de tu organizacin.
Los beneficios entregados por el sistema de gestin, pueden variar y podramos decir:
que los termina definiendo cada gerente al observar los cambios positivos que se
presentan durante y despus de la implementacin.
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Hemos encontrado durante la bibliografa consultada que uno de las causas externas que
influyen a la hora de implementar la entrega el mismo mercado y ms cuando nuestra
organizacin pertenece a gremios y/o cooperativas, asociaciones y/o entidades que
cooperantes ya que existen normas, mtodos o formar de llevar a cabo los procesos
internos que harn que la organizacin se acople a este sistema de direccin.
Revisa y analiza la siguiente frase: Las empresas que logran llevar a la prctica sus
ideas en forma simple, rpida y segura son aquellas que sobrevivirn a los cambios
continuos y a la inestabilidad de los mercados Peter Drucker, escritor (Austria 1909
EE.UU 2005) Te invitamos a continuar con la implementacin de sistema de gestin de
calidad; de ser posible puedas pensar como este autor.
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CMO AYUDARNOS
Dentro de todas las cciones a realizar para lograr alcanzar los objetivos
propuestos te sugerimos:
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Cumplir con los requerimientos de nuestro cliente: Prodcuto y/o servicio, garantas
y todos los compromisos pactados
Fuente: http://images.google.com.co
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Recordemos que dentro del desarrollo de implementacin del sistema, debemos tener
en cuenta los principios, valores y cdigo de tica de nuestra organizacin. El
conocimiento y buen entendimiento de esta normas, permite el desarrollo de
habilidades de trabajo en equipo y liderazgo. Paso No. 9 Organicemos Nuestro
Personal .
Fuente: http://images.google.com.co
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DOCUMENTACIN
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OBJETIVO
LENGUAJE DE CALIDAD
Otros conceptos
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MANOS A LA OBRA
Simplicidad
Crear la propia documentacin
Reflejar la realidad
Preferir leguaje grafico
Descentralizar la documentacin
De fcil distribucin
Fcil disponibilidad
Documentacin revisada y aprobada
Revisar continuamente
Conservar la trazabilidad
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Dentro de los documentos que se deben controlar estn los documentos externos que se
pueden controlar a travs de un formato que desarrolle la organizacin. Por ejemplo
formato FR-C001 Listado Maestro de Documentos y Registros.
Estos documentos deben estar disponibles de acuerdo al punto de uso del documento y
se debe asignar un responsable para su custodia y actualizaciones necesarias.
C. MANUAL DE CALIDAD
En cuanto a metodologa te sugerimos que sea elaborado por captulos, de tal manea que
cuando se requiera actualizar se pueda realizar de manera ms prctica.
La norma NTC ISO 9001:2008 requiere que como mnimo el manual incluya:
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CMO AYUDARNOS
Fuente: http://images.google.com.co
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Capitulo de
Manual de
Calidad
Numeracin Organizacin
de la Norma A NDICE DE CONTENIDO
0 0 Portada
1. Contenido y campo de aplicacin
1.1. ndice de Contenido
1 1 1.2. Campo de Aplicacin del SGC y Exclusiones
2. Informacin de la Empresa
2.1. Descripcin de la Empresa
2.2. Servicios que ofrece
2.3 Clientes
2.4. Misin
2 2 2.5. Visin
3. Instrucciones al usuario del Manual de Calidad
3.1. Administracin del Manual
3.2. Trminos y definiciones
3 3 3.3. Abreviaturas
4. Sistemas de Gestin de Calidad
4.1. Requisitos generales
4.2. Requisitos de la Documentacin
4.2.1. Generalidades
4.2.2. Manual de Calidad
4.2.3. Control de Documentos
4 4 4.2.4. Control de Registros
5. Responsabilidad de la Direccin
5.1 Compromiso de la Direccin
5.2. Enfoque al Cliente
5.3. Poltica de la Calidad
5.4. Planificacin
5.4.1. Objetivos de la Calidad
5.4.2. Planificacin del sistema de gestin de la calidad
5.5. Responsabilidad, autoridad y comunicacin
5.5.1. Responsabilidad y autoridad
5.5.2. Representante de la direccin
5.5.3. Comunicacin interna
5.6. Revisin por la Direccin
5.6.1. Generalidades
5.6.2. Informacin para la revisin
5 5 5.6.3. Resultados de la revisin
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NTC ISO 9001: 2000, Apartado 0.2 Enfoque basado en procesos Numeral
4.1 Requisitos generales
CUMPLIMIENTO
FECHA FECHADE
ITEM TAREA
PROPUESTA CUMPLIMIENTO SI NO
1 Definir requisitosdedocumentacin
Coordinarinformacinconelpaso
3
"pensemosenprocesos"
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RECIBAMOS A
NUESTRA AMIGA
LA CALIDAD
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OBJETIVO
LENGUAJE DE CALIDAD
Otros Conceptos
Sensibilizacin: Concienciacin e influencia sobre una persona para que perciba el valor
o la importancia del tema de calidad.
MANOS A LA OBRA
Una de las primeras tareas que debes elaborar con mucho juicio y paciencia, ser
establecer el cronograma de sensibilizaciones y capacitaciones relacionadas al
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Gua Prctica Para la Implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad en Pymes
La sensibilizacin es una charla corta, tiempo estimado de una hora. Tiene como principal
objetivo, contextualizar a los integrantes de las actividades de calidad. Las capacitaciones
en cambio, son mdulos dedicados a cada grupo de trabajo (preferiblemente por
procesos) que requiere mnimo de dos horas para su interiorizacin.
Aportes
mejorar eltcnicos dedelas
contenido losexperiencias
documentos de
que los colaboradores
se incluyan
en su trabajo
en el SGC Paso No.para
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Documentacin.
Sensibilizar a los colaboradores, con varias finalidades, entre las cuales estn
crear un clima ms propicio y armonioso para la implementacin, mantenimiento y
mejora del SGC
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Gua Prctica Para la Implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad en Pymes
Respecto al capacitador depende en gran parte del presupuesto que se haya destinado
para poder seleccionar a una persona con el suficiente conocimiento, experiencia y sobre
todo capacidad de comunicar y hacer entender lo que trata este maravilloso tema de
calidad. No necesariamente tiene que ser la persona que trabaja el tema de calidad, ni
tampoco alguno de los altos directivos.
A las personas que no se encuentran relacionadas con los temas de calidad y en algun
momento presenten resistencias es importante llegarles de manera ms cercana, y tratar
de involucrarlos en diferentes capacitaciones que les muestre los beneficios de los
cambios, contando adems que sean los multiplicadores con los compaeros, que pasen
de ser personas resistentes a ser maestros, que las personan cumplan con las
indicaciones por respeto, motivacin y conviccin, que pasen de ser Jefes a Facilitadores.
CMO AYUDARNOS
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Gua Prctica Para la Implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad en Pymes
Q u e e s la Ca lida d P a r a q u e s ir ve
ISO 9000
IS O (Organi z ac i n Internac i onal de
Es tandari z ac i n)
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Gua Prctica Para la Implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad en Pymes
IS
SO 9001: I SO 9000: Si stemas
Si stemas d e d e G esti n d e l a
G esti n d e l a cal i d ad Co n cep t o s
cal i d ad - y
Req u is i t o s V o cab u l ar ioo
FAMILIA
ISO
9000
I SO 19011:
I SO 9004: Dir ect r i c e s p ar a
Si stemas d e Au d i tar Si stemas d e
G esti n d e l a l a Cal i d ad y/ o
Cal i d ad - Am biienn t e
Dir ect r i c e s
Red ucci n d e lo s co st o s
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Ganar client es
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Gua Prctica Para la Implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad en Pymes
Etap a I n i ci al
Etap a d e d i ag n o sti co
Etap a d e co n tr o l
C er ti fi caci n
Para la capacitacin, se requiere del ingenio y capacidad del equipo de calidad, para
proporcionar de forma coherente, sencilla y ordenada la informacin que el grupo o
proceso seleccionado requiera.
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CUMPLI MIENTO
FECHA FECHA DE
ITEM TAREA
PROPUESTA CUMPLI MI ENTO SI NO
E laborar c ronogram a de
2 c apac it ac iones "S ens ib iliz ac iones " de
t oda la ent idad
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ORGANICEMOS
NUESTRO
PERSONAL
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OBJETIVO
Establecer lineamientos para definir las competencias necesarias del
personal que interviene y afecta el tema de calidad en la organizacin.
LENGUAJE DE CALIDAD
MANOS A LA OBRA
Seleccin De Personal:
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Compensaciones:
Capacitacin:
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CMO AYUDARNOS
Criterios Puntuacin
Educacin : Ser profesional. 15 puntos
Formacin: Aprobacin curso de auditores internos. 45 puntos
Experiencia: Mnimo un ao en la Entidad. 15 puntos
Habilidades: Comunicacin y redaccin, responsabilidad, compromiso. 25 puntos
Antes de diligenciar el formulario, lea las instrucciones que se encuentran en la parte inferior de ste formato.
Criterios a Evaluar
Educacin Formacin Experiencia Habilidades Resultado
Nombre del Funcionario
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CUMPLIMIENTO
FECHA FECHA DE
ITEM TAREA
PROPUESTA CUMPLIMIENTO SI NO
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QU BRINDAMOS
PRODUCTO Y/O
SERVICIO
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OBJETIVO
LENGUAJE DE CALIDAD
MANOS A LA OBRA
Para la aplicacin
claramente de este
los procesos requerimiento
que de lala realizacin
intervienen en norma debemos, identificar
del producto
Paso No. Pensemos en procesos
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A la hora de pensar en producto y/o servicio debemos atender de forma positiva las
siguientes preguntas: Cmo vamos a atender al cliente?, Cmo vamos a comprar o
contratar servicios? (En el caso de contratar de forma externa un proceso que afecte la
conformidad del producto, debemos asegurarnos de establecer los mecanismos y
criterios necesarios para dar atencin al cliente), y Cmo vamos a disear los
Para dar solicin a los interrogantes planteados y dando alclnce a los requerimientos
de la norma, debemos determinar lo siguiente:
c. Los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los
procesos de realizacin y el producto resultante cumplen los requisitos:
Estos registros, tienen la finalidad de ser usados con fines de trazabilidad (por
ejemplo, saber qu persona control el producto durante los diferentes procesos y/o
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etapas), para presentar evidencias (para su uso interno o externo, como por ejemplo
en auditoras de certificacin y/o para demostrar a un cliente que su producto est
siendo controlado), con una finalidad de comunicacin (por ejemplo para dejar por
escrito todo lo que se ha hecho y que otros miembros de la organizacin (del mismo
proceso de produccin del producto conozcan el estado del proceso), o con el
objetivo de recoger datos para construir indicadores o informes de los resultados para
su anlisis. Paso No. 15 Medicin y Anlisis.
No olvides que la norma nos solicita, que la planificacin debe presentarse de forma
adecuada para la metodologa de operacin de la organizacin. Es decir, que la
planificacin ha de presentar sus resultados de forma que despus sea posible que
las cosas se hagan de la forma que se ha pensado hacerlas.
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ENTRADAS
Verificar a travs
DEL mtodos
PROCESO adecuados
PROCESO 1
PROCESO 2 PRODUCTO
SERVICIO
PROCESO 3
PROCESO (n)
Fuente: Los Autores
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Descripcin:
Proveedor
Grafica 10.3 Ciclo de revisin de la alta direccin para la planificacin del producto
PROCESO (n)
FICHA TECNICA
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COMPRAS Y
PROVEEDORES
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OBJETIVO
LENGUAJE DE CALIDAD
MANOS A LA OBRA
Esto es apenas lgico si queremos garantizarle al cliente que el producto elaborado por
nuestra organizacin colmar sus expectativas (por ejemplo en cuanto a su
funcionamiento).
Para las compras te recomendamos tener en cuenta alguna de las siguientes directrices:
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Cuando se habla de criterios para la seleccin del proveedor generalmente deben estar
incluidos los siguientes tems:
Como la norma nos exige mantener registros de los resultados de estas evaluaciones de
los proveedores, se recomienda elaborar una matriz en alguna aplicacin como Excel
que permita evaluarlos automticamente (Ver Matriz de ejemplo en Como ayudarnos).
En caso de ocurrir diferencias de tipo legal o de otro tipo con algn proveedor, deben
registrarse en la evaluacin para mantener el seguimiento de las relaciones comerciales.
En aquellos casos en que la organizacin adquiera equipos que lleven involucrada una
tecnologa para su manejo o montaje y dentro de la compra est incluida la capacitacin o
asesora de nuestro personal, debemos tambin establecer requisitos (tales como
experiencia y dems).
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Gua Prctica Para la Implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad en Pymes
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CUM PLI M I E N T O
FECH A FECH A DE
ITEM TARE A
PROP U E S T A CUM PL I MI E N T O SI NO
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CONTROL DE LOS
EQUIPOS DE
SEGUIMIENTO Y
MEDICIN
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OBJETIVO
LENGUAJE DE CALIDAD
MANOS A LA OBRA
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Calibrador de galgas
Serafn
Debemos determinar qu seguimiento y medicin hay que realizar para tener evidencias
de que el producto cumple los requisitos. Los equipos que deben someterse al control
exigido por ISO 9001 son precisamente los utilizamos para realizar dichas actividades.
Indica la Norma que, cuando sea necesario asegurarse de la validez de los resultados,
el equipo de medicin debe:
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Todas las mediciones tienen errores, no son exactas. Podemos mejorar el sistema de
medicin utilizando equipos sofisticados, personal altamente cualificado, y trabajar en las
mejores condiciones ambientales, pero an as, nunca sabremos exactamente cul es el
valor real de aquello que medimos. Lo que la ciencia metrolgica s nos puede decir es el
"nivel de error" que podemos esperar en unas condiciones cualquiera.
Nuestro cometido es hacer compatible el nivel de error que estamos dispuestos a asumir
(nuestra tolerancia), con el nivel de error que tiene nuestro sistema de medicin.
Si no es posible realizar la trazabilidad de los patrones que utilizamos con otros de mayor
nivel, por ejemplo, porque hemos diseado nuestro propio equipo de seguimiento y
medicin, y no existen procedimientos ni patrones desarrollados para comprobar su
estado, entonces debemos crear nuestro propio procedimiento de verificacin o
calibracin as como la base utilizada para la verificacin o calibracin. Sobre este te
puedes ilustrar en el apartado Como ayudarnos de este Paso para que te oriente en la
forma de establecerlo.
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Inventario
Hoja de vida
Describa todas las caractersticas que considere relevantes sobre cada equipo en
una hoja de vida. Esta hoja puede estar es cualquier medio soporte, pero siempre
debe estar asociada al equipo o equipos que corresponda. No olvides anotar las
mediciones respectivas y las diferencias que tiene con el patrn. (Ver ejemplo
Como Ayudarnos)
Controles a realizar
Ya hemos dicho que no existe el equipo perfecto. En funcin del uso que se haga de cada
equipo, se deben determinar los lmites que separan un equipo conforme de otro que no
lo es. El resultado de cada verificacin o calibracin debe ser analizado y en base a dicho
criterio, resolver si el equipo es apto o no apto para su uso previsto.
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Para asegurar la conformidad del producto, hay que asegurarse de que los equipos de
medicin (o seguimiento) han sido declarados aptos dentro del sistema. A esto se refiere
ISO 9001:2000 cuando exige la identificacin del estado de calibracin. El mtodo ms
extendido y sencillo para identificar el estado de calibracin es aadir una etiqueta de
conformidad o no conformidad a los equipos que han sido verificados o calibrados. En
esta etiqueta se hace constar el cdigo del dispositivo, la fecha de realizacin del ltimo
control, la fecha prevista para el prximo control, y la palabra APTO indicando que est en
perfectas condiciones para su uso.
Los datos proporcionados directamente por los equipos de seguimiento y medicin no son
los nicos que se utilizan en actividades de seguimiento y medicin. El tratamiento
estadstico de estos datos, su representacin grfica, o el clculo de otras magnitudes
mediante la utilizacin de programas informticos ofrecen resultados imprescindibles para
determinar la conformidad de productos y procesos. Este software, el utilizado en
procesos de seguimiento y medicin, debe ser tambin sometido a un control. ISO 9001
demanda que se confirme la capacidad de estos programas. Esta confirmacin se realiza
probando el software, ya sea una hoja de clculo o un software adquirido a una empresa
especializada. Si nuestro caso es el segundo, bastar con solicitar a la empresa de
software los registros de la validacin del software.
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CODIGO UNICO DE
NOMBRE FUNCIN
IDENTIFICACIN
Torcm etro
J6013 c (50-250 Se utiliza como patrn de referencia para el instrumento EM
EM 006
009
lb. Ft )
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Abajo, encontraras un flujograma que describe las actividades necesarias para calibrar y
comprobar equipos de medicin y su respectiva actualizacin en la hoja de vida.
COMPARACION
TECNICA
Resultados de medida
No Confor me
Conforme
Ajuste
Reparacin
Reforma
Desclalif icacin
Rotulacin de Rotulacin de
Comprobacin Calibracin
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TOLERANCIA ADMISIBLE
DIFERENCIA
MEDICIN PATRON DE COMPARACIN
(VALOR ABS OL U T O )
PROMEDIO DE DIFERENCIA
SI PROXIMA VERIFICACIN: FECHA:
AJUSTE: FECHA:
ACEPTADO:
NO REPARACIN: FECHA:
DESECHO DEL EQUIPO:
OBSERVACIONES:
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CUMPLIMIENTO
FECHA FECHA DE
ITEM TAREA
PROPUESTA CUMPLIMIENTO SI NO
Elaborar el cronograma de
6 calibraciones y verificaciones de los
equipos patrn y de los otros equipos.
Realizar las calibraciones y
7 verificaciones a todos los equipos
identificados.
Identificar en cada equipo el resultado
8 por aprobacin o rechazo de la
conformidad.
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NUESTRO MAYOR
INTERS, LOS
CLIENTES
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OBJETIVO
LENGUAJE DE CALIDAD
MANOS A LA OBRA
Podemos comenzar plantendonos unas preguntas iniciales para definir nuestros tipos
de clientes externos:
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Debemos buscar que los productos y servicios que se entregan cumplan con los
requerimientos exigidos en ley y las siguientes dimensiones:
Adicionalmente se deben crear mecanismos por los cuales se pueda tener una
comunicacin con el cliente para:
Los mecanismos que implemente la organizacin deber ser evaluados con frecuencia
para medir su eficacia.
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Las quejas de los clientes son un indicador habitual de una baja satisfaccin del
cliente, pero la ausencia de las mismas no implica necesariamente una elevada
satisfaccin del cliente.
Incluso cuando los requisitos del cliente se han acordado con el mismo y stos han
sido cumplidos. Esto no asegura necesariamente una elevada satisfaccin del cliente
Aparte de la fidelidad y repeticin, son indicadores del nivel de satisfaccin del cliente
-no medidas objetivas- los siguientes:
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MATRIZ DE REQUISITOS
ORGANIZACIN A
CALIDAD
CUMPLIMIE NT O
PROCESO RELACIONADO AL REGISTROS Y/O EVIDENCIA DEL CUMPLIMI ENT O
CLAUSULAS TERMINOS
REQUISITO SI NO DEL REQUISITO
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CUMPLIMIEN T O
FECHA FECHA DE
IT EM TAREA
PROPUEST A CUMPLI MI EN T O SI NO
Establecer mecanismos de
3
comunicacin con el cliente
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DISEO Y
DESARROLLO
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OBJETIVO
LENGUAJE DE CALIDAD
MANOS A LA OBRA
Si por ejemplo trabajamos para una compaa que ofrece tecnologa minera el proceso
de diseo implicara determinar los requisitos del cliente, los legales y reglamentarios
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y con base en la tecnologa ofertada por nuestra empresa presentar una propuesta de
producto (en este caso seria un paquete tecnolgico integrado por equipos,
capacitacin, asesora etc.) que le permita a las compaas mineras realizar su trabajo
a cabalidad.
La norma propone que este proceso de diseo y desarrollo se realice en cuatro etapas
que son:
1. Planificacin
2. Revisin
3. Verificacin
4. Validacin
Para planificar el diseo y desarrollo se hace necesario establecer las etapas pero a
su vez en cada etapa se debe llevar a cabo una revisin, verificacin y validacin, lo
cual nos permite identificar cualquier falencia y subsanarla antes de pasar a la
siguiente etapa del proceso.
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Gua Prctica Para la Implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad en Pymes
Como ya tenemos claro cuales son los elementos de entrada para el diseo y
desarrollo y que se pueden catalogar como requisitos del producto y los servicios
asociados a este ahora debemos tocar lo relativo a los elementos de salida del diseo
y desarrollo;
Esto es apenas lgico, diseo que no cumpla con los elementos de entrada exigidos
est mal realizado; este cumplimiento se comprobar en las etapas posteriores de
verificacin y revisin.
Aqu nos referimos al hecho de que la informacin suministrada debe ser tan completa
que facilite la compra de materiales, equipos o herramientas requeridas para la
elaboracin del producto, pero tambin que incluya lo requerido para la fabricacin del
producto, plazos de entrega, modo de entrega etc. esta informacin tambin sirve de
base para las etapas posteriores de revisin, verificacin y validacin.
Si bien es cierto, algunos de los criterios (por ejemplo dimensiones) estn incluidas
posiblemente en un plano, es conveniente que para facilitar la comunicacin con
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Gua Prctica Para la Implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad en Pymes
d) especificar las caractersticas del producto que son esenciales para el uso seguro
y correcto.
El mismo diseo va exigiendo con su dinmica las revisiones que sean necesarias en
su momento; ya que el diseo en si es un proceso dinmico que exige proponer,
revisar lo propuesto para ver que se mejora.
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Gua Prctica Para la Implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad en Pymes
producto de estas revisiones, actas de las reuniones que se realicen para ir mejorando
paulatinamente esta parte del sistema de diseo y desarrollo.
A pesar de que se ha realizado una revisin minuciosa del diseo, el verificar aquellas
partes que se consideren criticas y relevantes sobre todo para el funcionamiento o uso
seguro del producto no est dems, por esta razn el sistema exige la etapa de
verificacin de la cual tambin deben quedar registros en cuanto a los resultados
obtenidos y con base a estos resultados levantar las acciones correctivas o
preventivas necesarias para asegurar la revisin adecuada del producto. Te
recomendamos el Paso No. 6 Herramientas del SGC.
Otra accin de validacin puede ser el poner a prueba el primer producto que se
fabrique, as se le podrn hacer los ajustes finales que requiera el diseo antes de
continuar con la elaboracin de los restantes productos.
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Gua Prctica Para la Implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad en Pymes
Para concluir vemos como la parte del sistema de gestin de la calidad que tiene que
ver con el diseo y desarrollo es fundamental ya que permite integrar en un solo
paquete las aspiraciones del cliente y otras personas interesadas y las de la
organizacin.
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Antes de que Julin parta a su trabajo, Elvira le promete en la noche una deliciosa
cena ante lo cual responde Espero que este deliciosa (nico requisito
especificado por Cliente).
Elvira tom la receta y ley el ttulo que deca Delicias de aniversario y vio sus
ingredientes: (inici el proceso de planificacin del diseo).
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Gua Prctica Para la Implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad en Pymes
a duras penas le alcanza para comprar queso por lo que decide adquirirlo, (otra
revisin y cambio en el diseo) al llegar a la seccin de los pltanos solo encuentra
pltano verde el cual no es del agrado de Julin por lo que decide reemplazarlo por
banano maduro (otra revisin y cambio) y comprando los restantes ingredientes
(aceite y sal) regresa a casa a preparar la cena planeando en su mente que para
elaborar el plato que acostumbran cenar a diario (arroz queso y banano maduro) por
los pocos ingresos obtenidos por Julin producto de su trabajo, debe contar con los
utensilios como caldero, cuchillos de cocina, estufa, fsforos etc. (los cuales junto
con el listado de ingredientes comprados por Elvira, se convierten en los
elementos de salida del diseo y desarrollo).
A partir de all y habiendo verificado Elvira que cuenta con todos los elementos
necesario para preparar la comida procede a iniciar dicho proceso.
Haciendo una reflexin vemos como al Elvira no haber tenido en cuenta a otras
instancias (tienda y presupuesto) lo cual comnmente ocurre en las empresas,
conlleva a que en el camino sea necesario la realizacin de cambios en el diseo y
desarrollo por lo que en la vida real en las empresa son fundamentales la ejecucin
de las etapas que propone la norma para as obtener un diseo de calidad.
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CUMP LI M IE N T O
FECHA FECHA DE
ITEM TARE A
PROPUE S T A CUMP L I MI E N T O SI NO
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MEDICIN Y
ANLISIS
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OBJETIVO
LENGUAJE DE CALIDAD
MANOS A LA OBRA
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Anlisis de datos
Son herramientas de anlisis que puedes utilizar para solucionar problemas y toma de
decisiones en tu organizacin, a continuacin te mostraremos algunas tcnicas que
puedes utilizar.
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La aplicacin del Principio de Pareto es muy importante, ya que con base en el, se
pueden saber dnde hay que dirigir los esfuerzos para obtener mejores resultados.
Grafica 15.2 Diagrama de Pareto
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Grafica 15.3 Histograma
Fuente: www.free-logistics.com
Fuente: www.free-logistics.com
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Casi todos los indicadores son nmeros (tantos por ciento), ya que deben ser medibles
y objetivos.
Para todos los indicadores se fija un nivel de aceptacin (un objetivo mnimo).
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Tipos De Indicadores
CMO AYUDARNOS
ETAPA DESCRIPCIN
Analizar las relaciones causa y efecto
Comunicar las relaciones de causa efecto
Aplicacin
Facilitar la solucin de los problemas mediante el
enfoque sntoma causa solucin
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ETAPA DESCRIPCIN
Muestra el sistema como una red de procesos
funcionales, conectados entre si por "tuberas" y
"depsitos" de datos, y permite describir el movimiento
de los datos a travs del sistema.
Aplicacin
Describe lugares de origen y destino de los datos. -
Transformaciones a las que son sometidos los datos. -
Lugares en los que se almacenan los datos dentro del
sistema. - Los canales por donde circulan los datos.
ELECCIN DE NOMBRES SIGNIFICATIVOS -
Etiquetar los procesos para validacin por los usuarios
- Identificar el papel del proceso en el sistema, no
quien lo realiza - Verbos activos y el objeto. - Evitar
Construccin
verbos del tipo: Hacer, manejar, procesar - Elegir los
nombres a partir del vocabulario del usuario - Evitar en
lo posible abreviaturas - Evitar terminologa tcnica:
rutina, procedimiento, subsistema.
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ETAPA DESCRIPCIN
Representar cmo contribuye cada tem al efecto total
Aplicacin en orden de importancia.
Jerarquizar las oportunidades de mejoramiento.
Cuando necesite mostrar la importancia relativa de
Cundo utilizarlo
todos los problemas o condiciones a fin de seleccionar
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AUDITORIAS
INTERNAS
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OBJETIVO
LENGUAJE DE CALIDAD
MANOS A LA OBRA
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Existen dos clases de auditorias, las internas que son la revisin de los procesos de tu
organizacin, por parte de un empleado de tu misma organizacin, y las externas son
la revisin del sistema de gestin por una persona externa. Existen cuatro tipos de
auditorias: De procesos, producto o servicio, registros y del sistema.
Para el desarrollo de este paso, te entregamos una de las formas de llevar a cabo una
auditora:
1. Planificacin y preparacin
2. Ejecucin
3. Presentacin de informes
4. Actividades complementarias
5. Seguimiento y revisin
6. Cierre
Reunin de pre-auditora
Se debe llevar a cabo una reunin entre el lder del equipo auditor y el gerente del
rea a auditar, este reunin se debe realizar, por lo menos una semana antes de
planear la realizacin de la auditoria. Es necesario acordar:
Reunin de apertura
Se debe de reunir el gerente o supervisor del rea por auditar, antes de comenzar la
auditoria. Esta reunin es informal y su propsito es:
La auditoria
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Actividades Complementarias
Seguimiento y revisin
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RECORDEMOS LA NORM A
CUM
FECHA FECHA DE
ITEM TAREA
PROPUESTA CUM PLIM IENTO SI
4 Ac tividades complementares
5 Seguimiento y revision de auditoria.
6 Cierre.
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REVISIN POR LA
DIRECCIN
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OBJETIVO
LENGUAJE DE CALIDAD
Eficiencia: Relacin entre resultado alcanzado y los recursos utilizados
Mejora de la calidad: Accin recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los
requisitos.
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Otros conceptos:
Compromiso: Actitud positiva y responsable por parte del equipo de trabajo para el
logro de los objetivos.
Logro: Relacin entre los resultados obtenidos en una evaluacin y los objetivos
planteados en la misma.
MANOS A LA OBRA
Durante
miembrosladeimplementacin
la organizacin.hemos trabajo
Para este enpaso
ltimo conjunto con todosPaso
en especial los
17 Revisin por La Direccin, T como lder de la organizacin y alta direccin,
inicias la revisin de los resultados generados por toda una articulacin de esfuerzos y
compromisos de la organizacin, es decir, de los que han hecho y seguirn siendo los
motores del SGC.
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Resultado y/o salida del proceso de autoras internas Paso No. 16 Auditoras
Internas, por tanto aqu te recomendamos evaluar peridicamente y por lo menos
una vez al ao, una vez se haya terminado un ciclo completo de auditoras internas, el
Sistema de Gestin de Calidad. Con esto estars evaluando su conveniencia,
adecuacin y su eficacia continua; identificando oportunidades de mejora y los
cambios que sean necesarios en el SGC, incluyendo la poltica de calidad y los
objetivos de calidad.
Como pudimos observar, dentro del desarrollo de los pasos No.13 Nuestro
mayor inters, los clientes, y el Paso No. 15 Medicin y anlisis; la alta
direccin conoce a travs de los resultados obtenidos por la medicin de la
satisfaccin y retroalimentacin del cliente, como est su desempeo y como disear
estrategias y/o metodologas para lograr logar la satisfaccin de nuestro cliente
(Elemento de salida dentro del mapa de procesos que presenta la NTC ISO 9000).
Dentro del informe que has recibido por parte del auditor de calidad, lder de calidad o
delegado para este rol, se deber identificar claramente las acciones correctivas y
preventivas tomadas.
Para este punto te recomendamos elaborar dos cuadros, uno para acciones
correctivas y otro para acciones preventivas en los que se especifique el nmero de
acciones tomadas, los temas tratados, las causas ms frecuentes, los tiempos de
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Gua Prctica Para la Implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad en Pymes
Como sta revisin por la direccin va a ser la primera que realizas te recomendamos
para la prxima revisin resumir las acciones establecidas en el acta de revisin por
la direccin anterior, y analizar si las acciones tomadas fueron desarrolladas y si las
situaciones que las generaron permanecen o fueron superadas por tu organizacin.
Este tem cobra importancia, ya que aqu debemos dejar registrados los cambios
nacientes a partir de las decisiones tomadas dentro de la mejora y/o modificacin del
SGC. Te recomendamos dejar un espacio dentro del acta que permita dejar
consignados todos los eventos, acciones y decisiones tomadas que afecten y/o
mejoren nuestro sistema de gestin de calidad.
As mismo te sugerimos dejar identificado dentro del acta un espacio para que
tenga como funcin identificar y dar a conocer las sugerencias que entregue el
consultor de calidad, lder de calidad y/o delegado para este rol; las cuales debers
evaluar u considerar de ser necesario la aplicacin de las mismas. Rescatamos aqu
que las sugerencias y/o recomendaciones entregadas debern ir encaminadas hacia
la mejora y madurez del sistema de gestin de calidad. No pierdas este horizonte!
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Organizacin,
Fecha: de
ENTRADAS
a)Resultadosdelasauditorias:
Serealizarondosciclosdeauditoras,efectuadas..
b)RetroalimentacindelCliente:
Paraesteefectoseanalizaronlosresultadosdelasreuniones,indicadoresdedesempeoyquejasdelosusuarios..
c)Desempeodelosprocesosyconformidaddelservicio
Paraesteefecto,seanalizaronlastendenciasdelosindicadoresdelosobjetivosdeCalidadydelosprocesos
d)Estadodelasaccionescorrectivasypreventivas:
e)Accionesdeseguimientoderevisionesporladireccinprevias:
Debidoaquelapresenterevisineslaprimera,noaplicaesteliteral.
f)Cambiosquepodranafectarelsistemadegestindelacalidad
Identificarloscambiosqueafectanalsistemadegestindecalidad
g)Recomendacionesparalamejora:
Identificarlasrecomendacionesalsistemadegestindecalidad
De acuerdocon los anlisis expuestos, el fecha ser un ao de consolidacindelSistemade Gestin de Calidad de organizacin.Paraeste efecto,se
tomarnlassiguientesaccionesrelacionadascon:
a)Lamejoradelaeficaciadelsistemadegestindecalidadydesusprocesos:
b)Lamejoradelservicioenrelacinconlosrequisitosdelcliente:
c) Lasnecesidadesderecursos
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BIBLIOGRA FIA
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Gonzlez, Hugo. Qu significa para una organizacin implantar ISO 9000 y cules
son sus beneficios?.
http://site.ebrary.com/lib/bibliotecaustasp/Doc?id=10131227&ppg=1
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