TESIS

T3.2 Marco Terico1

Por:
Marn Horna, Luis Eduardo

Junio 12, 2017

1. Teora de Gestin Documental

La gestin documental es una herramienta que consiste en la organizacin de todo tipo de
documentos para garantizar el correcto uso de los datos y la informacin con el fin de gestionar
adecuadamente gran cantidad de documentos, La gestin de los recursos de informacin facilita
a la organizacin en su totalidad mediante el desarrollo y perfeccionamiento de informacin, la
gestin documental desde el punto de vista de la gestin del conocimiento es un conjunto de
actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y , posteriormente recuperar
adecuadamente la documentacin producida, recibida o retenida por una organizacin en el
desarrollo de sus actividades por falta de consultas personalizadas adecuadas Adems la gestin
documental ofrece una manera eficiente de acceder a todos los documentos con facilidad de
manera que estn controlados y localizados permitiendo optimizar el tiempo de consulta y costos
[1] [2] [3]

La Gestin Documental es la captura, almacenamiento y recuperacin de documentos. Con o sin

una solucin de gestin documental, una empresa puede almacenar y recuperar documentos cada
da. Para muchas organizaciones, este proceso consume mucho tiempo y a menudo se ignoran
las posibilidades de mejorar el proceso. Estos documentos pueden estar en diferentes formatos o
sistemas. Tambin el destino de los documentos pueden ser departamentos distintos, un contrato
tiene que almacenarse en el departamento legal, en cambio un formulario puede ir a un
departamento especfico. En otros casos la documentacin conjunta con referencia al mismo
registro, podra estar dispersa en diferentes departamentos: un contrato en el archivo del
departamento legal, el albarn en el almacn, la aceptacin de la orden en el departamento de
proyectos. De esta forma tenemos diferentes grupos de personas que pueden estar en diferentes
ubicaciones fsicas y que gestionan documentacin relacionada. [4] [5]

Conjunto de conocimientos necesarios para la organizacin, registro, almacenamiento,

recuperacin y difusin de la informacin. Segn la definicin de un sistema de gestin
documental, este realiza la captura y organizacin de todos los documentos para facilitar la tarea
de encontrar la informacin en la empresa. Los documentos en papel son escaneados con destino
el sistema de gestin documental, por parte del responsable gestor documental. Los documentos
son archivados y catalogados por el departamento, proveedor, nmero de pedido o cualquier otro
concepto que tenga sentido para su empresa. A diferencia de las carpetas en un sistema de
archivos, los sistemas de gestin documental archivan los documentos en carpetas electrnicas
que pueden ser indexadas por mltiples datos. Esto ofrece a los usuarios la capacidad de buscar
y recuperar documentos en base a diferentes criterios. [6]

2. Teora de Documentacin
La Documentacin, como cualquier ciencia, establece unas relaciones entre pensamiento,
conocimiento y sociedad, relaciones que se manifiestan en aspectos diferentes que estudiaremos
 aqu en la parte que corresponda a nuestro campo de inters: La ciencia es un fenmeno social y
econmico. La Documentacin tiene por objeto bsico la informacin (elementos de conocimiento
producidos por el hombre) contenida en documentos (vehculos de transmisin y dinamizacin de
ese conocimiento) y, especialmente, el tratamiento de esa informacin para facilitar su difusin a
los usuarios que la necesiten. Si consideramos a la Documentacin como ciencia de la informacin
cientfica, su papel social estar directamente relacionado con el propio de la ciencia, motor social
del conocimiento y del desarrollo. La dimensin que adquiere la Documentacin al extender su
campo de accin a otras reas del conocimiento no estrictamente cientficas (Documentacin
social) reafirman an ms sus caractersticas de fenmeno social. [7] [8]

La documentacin busca las causas ltimas de la comunicacin de la ciencia en todos los procesos
que posibiliten la transmisin ltima de los conocimientos cientficos con el fin de convertirse en
nuevos conocimientos". En este sentido puede considerarse que la Documentacin contribuye al
desarrollo del conocimiento humano en dos sentidos: en primer lugar, en el ya sealado de auxiliar
interdisciplinar de las dems ciencias y, en segundo lugar, en su propio desarrollo y
conceptualizacin, mediante la puesta en escena de nuevos fundamentos cientficos que ayuden
a la comprensin del fenmeno de la transmisin de conocimientos adems de ser un campo
interdisciplinar al que contribuyen distintos saberes cientficos y tcnicos; para su relacin de
contribucin, la que se establece con la tecnologa informtica, , sobre todo en la vertiente
profesional, pero tambin en la investigadora. [9] [10]

Desde un punto de vista conceptual, la Documentacin se sita en el marco terico de las Ciencias
de la Informacin. Es informacin social especializada al actuar sobre reas de especializacin
cientfica, social, profesional o industrial, pero tambin, de forma creciente, es informacin social
general, al socializarse sus productos y ampliar sus reas de accin erigindose como garante de
la conserva de la comunicacin y la cultura. Considerada en sentido estricto la Documentacin
coincide en este contexto con otras actividades como la Biblioteconoma y la Archivstica que, en
un sentido ms generalista y, sin duda, ms pragmtico, forman parte con ella de un mismo tronco
comn ya que las tres se ocupan de un mismo objetivo [11] [12]

3. Teora de Gestin de Archivos

La gestin de archivos es aquella que se encuentra vinculada a la documentacin activa y

semiactiva, con objeto de buscar una correcta gestin administrativa que permita conseguir
eficacia en la creacin, mantenimiento y disposicin de los documentos, dado que el archivo se
define como un instrumento de la administracin que adquiere una funcin jurdica esenciales para
su funcionamiento, dando paso a la archivstica de gestin que es aquella la cual se ocupa de la
evolucin histrica, legislativa y organizativa de los archivos, llevndola a la tcnica, esta aplica
los recursos tecnolgicos que van apareciendo a la conservacin, restauracin y acceso de los
documento; y como metodologa y delimitando los archivos estn basados en el principio de la
procedencia y el complejo entramado especulativo que despliega, pues ampla sus perspectivas
sin ser nicamente un instrumento administrativo, jurdico o histrico, sino la integracin de ellos.
[13]

la gestin documental en archivos es un sistema integral en el que los documentos son

contemplados desde su origen hasta su eliminacin o conservacin, este conjunto de documentos
acumulados, pasan por un proceso natural ya sea por una persona o entidad (pblica o privada),
en el transcurso de su gestin. La organizacin de los archivos son base para tomar decisiones
en la administracin, tales como gestin y control para con los ciudadanos, teniendo como finalidad
disponer de la documentacin, tenindola organizada, con disponibilidad para su uso
administrativo; dada la importancia de la gestin de archivos pueden ser soporte fundamental en
la toma de decisiones, como en el valor que toma en lo patrimonial; por lo que los servidores
 pblicos tienen bajo su responsabilidad el buen uso y manejo de la gestin de archivos tanto en
lo administrativo, legal, fiscal, contable y tcnico. [14]

La gestin documental en archivos como sistemas de informacin son La expansin archivstica y

el desarrollo administrativo que se traducen en una intervencin global de la documentacin
administrativa generada en el conjunto de operaciones y tcnicas, que se ocupa de los
documentos durante su creacin, mantenimiento, utilizacin y disposicin final de todo ello, resulta
una funcin claramente determinada por la insercin del archivo en la toma de decisiones. Es
preciso explicar que un archivo debe estar siempre entre los trminos de ordenacin y
clasificacin. Para distinguir ambos conceptos es necesario que la ordenacin en un archivo sea
la operacin consistente en instalar fsicamente los documentos en los estantes siguiendo un
criterio preestablecido. Es decir, ordenar un expediente es colocar un expediente en el estante en
un orden determinado, alfabtico, sistemtico, cronolgico o numrico. [15]

Bibliografa

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