AUTORA:
Olimar Quintero
i
DEDICATORIA
ii
AGRADECIMIENTO
iii
NDICE GENERAL
Pg.
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
NDICE GENERAL
INTRODUCCIN
CAPTULO I: DIAGNSTICO
1.1. Resea Histrica de la Empresa:
1.1.1. Nombre de la Empresa
1.1.2. Descripcin de la Organizacin, Misin, Visin y Valores
1.1.3. Descripcin de la Estructura Organizativa y
Funcionamiento
1.1.4. Recursos Tecnolgicos
1.2. Anlisis DOFA
1.3. Descripcin de la problemtica encontrada
1.4. Objetivos de la Investigacin
1.4.1. Objetivo General
1.4.2. Objetivos Especficos
BIBLIOGRAFA
ANEXOS
v
INTRODUCCIN
1
PARTE I. PROCESO DE DIAGNSTICO
CAPITULO I
DIAGNSTICO
3
transferencia de PDVSA PETROQUIRIQUIRE, se emita el Contrato de
Compra venta de Hidrocarburos entre PETROQUIRIQUIRE y PDVSA, as
como el registro de Informacin Fiscal (RIF). Ese ao inicia actividades con
la empresa mixta, de la cual PDVSA posee un 60% y REPSOL-YPF un 40%.
Las acciones de PDVSA pertenecen al Estado Venezolano, cuya
representacin es ejercida a travs del Ministerio del Poder Popular para la
Energa y Petrleo (MENPET).
Misin
Objetivos de la empresa
5
JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENTE
PREVENCIN Y CONTROL DE
ASUNTOS PBLICOS
PRDIDAS
CONSULTORA
DESARROLLO JURDICA
AUDITOR
ADMINISTRACIN Y
FINANZAS
GERENCIA DE COMPRAS Y
PROYECTOS DE
AUTOMATIZACIN CONTRATACIONES
EXPLORACIN
INFORMTICA
RECURSOS
HUMANOS
SIAHO
GERENCIA TCNICA
GERENCIA TCNICA Y OPERACIONES
Y OPERACIONES ORIENTE OCCIDENTE
6
1.1.3. Recursos Tecnolgicos
EQUIPOS INFORMATICOS
N de Computadoras de Escritorio en el Departamento: _4_
N de Impresoras en el Departamento: _1_
N de laptops en el Departamento: _2_
SOFTWARE:
Aplicaciones de Gestin:
Aplicaciones de Facturacin: __SAP__
Sistema Operativo: __WINDOWS XP__
Aplicacin de Escritorio/Servicios Informticos: __MICROSOFT OFFICCE 2003,
LOTUS NOTES, ETC.__
Otras Aplicaciones usadas administrativamente: __GADET, SIRET, ETC.__
SISTEMA DE RED:
MODEM/CABLEADO:_X_
ROUTER:___
WI-FI: ___
HERRAMIENTAS
MATERIAL DE PAPELERIA
8
Las Oportunidades son las posibilidades que presenta el mercado, que
solo podrn ser aprovechadas si la empresa cuenta con las fortalezas para
ello.
En tanto que las amenazas estn compuestas por severas condiciones
que pueden afectar el desenvolvimiento de la empresa, llegando en caso
extremo, a su desaparicin.
MATRIZ FODA
MATRIZ FODA FORTALEZAS (F) DEBILIDADES (D)
Elaboracin de Desconocimiento de la
inventarios peridicos cantidad de material
Flexibilidad de la existe en la empresa
gerencia Falta de conocimientos
Disposicin al cambio sobre elaboracin de
del personal tarjetas kardex
Desorden en el almacn
Discrepancias entre las
existencias en el
software contable y las
cantidades en fsico
OPORTUNIDADES (O) ESTRATEGIAS (FO) ESTRATEGIAS (DO)
Presencia de Implementar talleres Realizar un inventario
estudiantes de sobre control interno y clasificacin de los
Contadura como y manejo de materiales existentes
pasantes inventarios en el almacn
AMENAZAS (A) ESTRATEGIAS (FA) ESTRATEGIAS (DA)
Prdida de Incorporar formatos Elaborar formatos para
materiales donde se especifique llevar registros de
Reclamos por la existencia de entrada, salidas,
retardo en la materiales por tipos materiales de poco uso
ejecucin de los especficos Realizar un proceso de
trabajos Ofrecer capacitacin auditora para cotejar la
al personal sobre informacin contenida
cmo llevar un mejor en el software contable
control de los y la existencia en el
materiales almacn
Realizar supervisiones
constantes al almacn
para verificar la
existencia o ausencia
de materiales
9
Estrategias FO: Se realizarn tres (03) talleres con el propsito de
ofrecer informacin relacionada con el control interno y el manejo de
inventarios para fortalecer los conocimientos que posee el personal de
contabilidad y almacn en relacin a la temtica.
Estrategias DO: Se ejecutarn en conjunto con el personal de almacn,
aplicando formatos elaborados para tal fin, con la finalidad de conocer cmo
estn organizados los materiales y determinar las debilidades que dicho
inventario presenta.
Estrategias FA: Se cumplirn con la ejecucin de los talleres antes
mencionados, con la finalidad de ofrecer a los participantes, herramientas
que optimicen su trabajo
Estrategias DA: La primera se llevar a cabo durante el tercer taller.
Estos formatos posibilitarn el cumplimiento de las dos estrategias restantes,
por cuanto ofrecern herramientas al personal de contabilidad y a la gerencia
para verificar la coincidencia de la informacin ofrecida por el almacn con la
existente en el software contable.
13
1.3.1. Objetivo General
14
CAPITULO II
2.1. Antecedentes
18
2.2.1. Control Interno
19
Propsito del control interno: segn Meigs, W. (2014) el propsito del
control interno es:
Segn Meigs (2014) los objetivos del control interno son los siguientes:
Proteger los activos en contra del desperdicio, el fraude y el uso
ineficiente.
Promover la exactitud y la confiabilidad de los registros contables.
Alentar y medir el cumplimiento de las polticas de la empresa.
Evaluar la eficiencia de las operaciones.
Para Hernndez, W. y Ortiz, N. (2015), los dos primeros objetivos
conducen hacia los objetivos especficos del control, que son los siguientes:
20
Integridad; permite asegurar que se registren todas las transacciones
en el perodo al cual corresponden.
Existencia; permiten asegurar que solo se registren operaciones que
afecten la institucin. Los siguientes controles aseguran el
cumplimiento del objetivo de existencia.
Exactitud; en todo intercambio o transaccin, existe una consideracin
acerca de las cantidades que se estn traspasando. Bajo controles
internos adecuados, los registros contables deben ser anotados en los
libros por el valor que realmente representan.
Autorizacin; un adecuado control interno no puede procesar
transacciones que no se encuentren autorizadas por algn funcionario
competente. Este objetivo debe establecer los lmites al inicio,
continuacin o finalizacin de una operacin contable con base en
polticas y procedimientos establecidos.
Custodia; estos objetivos se establecen para tratar de controlar el uso
o disposicin no autorizada de los activos de la empresa.
De lo anteriormente expuesto, se infiere que, una empresa debe regirse
por objetivos, por cuanto ellos proporcionan un sentido de direccin claro, sin
ellos, tanto los individuos como las organizaciones tienden a la confusin, de
la misma manera ayudan a la evaluacin del progreso obtenido, pues un
objetivo claramente establecido, medible y con una fecha especfica,
fcilmente se convierte en un estndar de desempeo, el cual permite a los
individuos evaluar sus progresos.
22
empresa para comerciar con ellos, permitiendo la compra venta o la
fabricacin primero antes de venderlos, en un perodo econmico
determinado. Para Meigs, W. (2014) significa:
23
2.2.3. Control interno de inventarios
24
Se denomina fsico porque se apoya en el conteo fsico real del inventario
al final del ejercicio econmico, por lo cual no se mantiene un registro
continuo del inventario disponible debido al alto costo que representa su
realizacin, es generalmente utilizado para contabilizar la mercanca con
costos unitarios bajos.
En un sistema de inventario peridico, la compra de mercanca se
registra en una cuenta titulada compras. Si existe un inventario inicial de
materiales ste se registra en una cuenta separada llamada inventario de
mercanca. Las compras ms el inventario final de materiales, debe
realizarse un conteo fsico de los materiales todava disponibles al final del
periodo.
Sistema de inventario continuo o perpetuo: al utilizarlo la empresa
mantiene un registro continuo de cada artculo en inventario, de esta forma
los registros muestran las mercancas disponibles en todo momento. Los
registros perpetuos son tiles para preparar estados financieros mensuales,
trimestrales u otros estados intermedios. La empresa puede determinar el
costo del inventario final y el de las mercancas egresadas sin tener un
conteo fsico de ellas.
Este tipo de inventario mantiene un registro continuo de las operaciones
relacionadas con el inventario, porque las cuentas muestran el inventario
disponible ofreciendo un alto grado de control, por cuanto los registros de la
mercanca estn actualizados, permitiendo una mejor toma de decisiones en
lo que se refiere a cantidades a comprar.
En el sistema de inventario perpetuo, la compra se registra en una cuenta
llamada inventario de mercancas. Si existe un inventario inicial de
materiales, tambin debe registrarse como un dbito en la cuenta. Cuando se
egresan los insumos, la cuenta de inventario de mercanca se acredita por la
salida de producto y se carga al costo de ventas. El resultado final es que el
25
saldo de la cuenta de inventario de mercanca y el costo de venta muestra el
costo actualizado de los productos.
Segn Catacora, F. (2013) el control de los inventarios implica un
seguimiento estricto sobre las cantidades que se manejan a travs de las
entradas y salidas del inventario. Para el proceso administrativo de las
cantidades administradas y despachadas, se implantan controles que son
instrumentados a travs de formularios, los cuales controlan las cantidades
recibidas o despachadas a travs de las operaciones de ingreso y salida.
El concepto de control interno, tal como se aplica a los inventarios
requiere la separacin de las responsabilidades de custodia y contabilidad, la
aplicacin de buenos mtodos de direccin de empresas y de
almacenamiento para impedir acumulaciones de existencias, deterioros,
cada en desuso de artculos y prdidas fraudulentas por hurto o
malversacin.
26
Asimismo, en el artculo 289 establece que una de las principales atribuciones
de la Contralora General de la Repblica es ejercer el control, vigilancia,
fiscalizacin de los ingresos, gastos y bienes pblicos, as como las operaciones
relativas a los mismos, sin perjuicio de las facultades que se atribuyen a otros
rganos en el caso de los Estados y Municipios, de conformidad con la ley.
Artculo 290. La ley determinar lo relativo a la organizacin y funcionamiento de
la Contralora General de la Repblica y del sistema nacional de control fiscal.
En relacin al Control Interno, la Ley Orgnica de la Contralora General de la
Repblica Bolivariana de Venezuela (2010) establece en su artculo 35 que:
27
CAPITULO III
32
La tercera fase se realiz, de acuerdo con los resultados obtenidos, del
anlisis de la informacin, en ella se dise el sistema de control interno
para el proceso de inventario en la empresa PETROQUIRIQUIRE C.A. En
esta fase se especifica el propsito, destinatarios, la justificacin de la
propuesta, as como los fundamentos tericos para su sustentacin, los
cuales se incluyeron a manera de presentacin, donde se expusieron las
teoras que la validan.
La cuarta fase corresponde a la ejecucin de la propuesta, en donde se
presentaron con detalle y en secuencia cronolgica las actividades realizadas
conjuntamente con los recursos utilizados, logros obtenidos en cada
actividad.
Finalmente, la quinta fase se refiere a la evaluacin de la propuesta, en
donde se valor tanto el proceso como los resultados. Por tanto, implic
diagnstico, factibilidad, diseo y ejecucin. En ella se detallaron los
siguientes aspectos: a) planeacin del diagnstico; b) metodologa para
determinar la factibilidad; c) el proceso de diseo; d) ejecucin; e) resultados
obtenidos en cada paso atendiendo a los objetivos planteados.
Para Dubs (2012), el proyecto factible es un concepto polismico que no
obstante su diversidad de giros y acepciones, en general se relaciona con un
medio para alcanzar un determinado fin a nivel operativo. Segn esta autora,
desde la perspectiva de la teora de sistemas significa:
33
La utilizacin de esta metodologa permiti el logro de los objetivos de la
investigacin. Entre las principales caractersticas de un proyecto factible, se
pueden sealar las siguientes:
- Se apoya en una evaluacin o anlisis de necesidades, que permite
detectar vacos, situaciones problemticas o carencias de naturaleza
institucional o grupal.
- Centrado principalmente en los resultados, pues tiende a la formulacin
de soluciones, propuestas, programas y polticas.
- Se orienta a eliminar la relacin bipolar entre el ser o situacin
problemtica y el deber ser o contexto deseable.
- Utiliza tcnicas de anlisis de discrepancias y coincidencias.
- En tanto propuesta de modelo operativo para solucionar problemas,
tiene una finalidad de ejecucin inmediata e inaplazable.
35
investigadora asienta o registra los datos referidos por las fuentes de
informacin, en este caso los empleados de contabilidad y almacn de la
empresa PETROQUIRIQUIRE C.A.
Bajo tales perspectivas, en la presente investigacin se utiliz la
modalidad del cuestionario simple, el cual es aquel en el que los encuestados
mediante previa lectura, respondan por escrito sin intervencin directa del
investigador. Segn Hernndez, Fernndez y Baptista (2014), el cuestionario
es un conjunto de tems presentados en forma de afirmaciones, ante los
cuales se pide la opinin de los sujetos a los cuales se les suministra.
Adems, se aplic la matriz de anlisis DOFA, la cual permiti a la
investigadora definir estrategias para aprovechar las fortalezas, revisar
adems de prevenir el efecto de sus debilidades, anticiparse, prepararse
para aprovechar las opciones que se le ofrecen previniendo tambin
oportunamente el efecto de las amenazas.
37
N tems Si No
1 Tiene conocimiento de la cantidad exacta de
materiales que se encuentra en la empresa?
2 Existe una tarjeta kardex (fsica o digital) para cada
tipo de material?
3 Se encuentran clasificados los materiales dentro del
almacn?
4 Los materiales se encuentran en el lugar que se ha
destinado de acuerdo a su tipo?
5 Los materiales de menor utilizacin se encuentran
ubicados en los lugares menos accesibles dentro del
almacn?
6 Existe control de la documentacin que se maneja en
el almacn?
7 El registro contable relacionado con la existencia de
materiales en la empresa, se encuentran actualizados?
8 Se realizan inventarios peridicos de los materiales
existentes en la empresa?
9 Existen discrepancias entre las cantidades de
materiales que se encuentran registrados en el software
contable y los que se encuentran fsicamente en la
empresa?
10 Se lleva un registro de las salidas de materiales que
se efectan a diario en la empresa?
11 Las salidas de materiales coinciden con la facturacin
de la empresa?
12 Las entradas de materiales coinciden con la
facturacin que envan los proveedores?
13 Existe en la empresa un mtodo de valoracin del
inventario?
14 Existe desorganizacin en la empresa respecto al
manejo del inventario?
15 Es necesario implementar un control para el manejo
del inventario en la empresa?
39
Diagnstico de la situacin actual del control interno de inventario
tem N 1: Tiene conocimiento de la cantidad exacta de materiales que
se encuentra en la empresa?
Cuadro N 1. Conocimiento de la cantidad exacta de materiales que
existe en la empresa
Opcin Encuestados Porcentaje (%)
SI 02 33
NO 04 67
TOTAL 06 100
Fuente: (2017)
33%
SI
NO
67%
40
tem N 2: Existe una tarjeta kardex (fsica o digital) para cada tipo de
material?
Cuadro N 2. Existencia de una tarjeta kardex (fsica o digital)
Opcin Encuestados Porcentaje (%)
SI 02 33
NO 04 67
TOTAL 06 100
Fuente: (2017)
33%
SI
NO
67%
41
tem N 3: Se encuentran clasificados los materiales dentro del
almacn?
Cuadro N 3. Clasificacin de los materiales dentro del almacn
Opcin Encuestados Porcentaje (%)
SI 0 0
NO 06 100
TOTAL 06 100
Fuente: (2017)
SI
NO
100%
42
tems N 4: Los materiales se encuentran en el lugar que se ha
destinado de acuerdo a su tipo?
Cuadro N 4. Ubicacin de los materiales en el lugar que se ha
destinado segn su tipo
Opcin Encuestados Porcentaje (%)
SI 02 33
NO 04 67
TOTAL 06 100
Fuente: (2017)
33%
SI
NO
67%
43
tem N 5: Los materiales de menor utilizacin se encuentran ubicados
en los lugares menos accesibles dentro del almacn?
Cuadro N 5. Ubicacin de la mercanca de menor circulacin.
Opcin Encuestados Porcentaje (%)
SI 02 33
NO 04 67
TOTAL 06 100
Fuente: (2017)
33%
SI
NO
67%
44
tem N 6: Existe control de la documentacin que se maneja en el
almacn?
Cuadro N 6. Control de la documentacin que se maneja en el almacn.
Opcin Encuestados Porcentaje (%)
SI 03 50
NO 03 50
TOTAL 06 100
Fuente: (2017)
SI
50% 50%
NO
45
tem N 7: El registro contable relacionado con la existencia de
materiales en la empresa, se encuentra actualizados?
Cuadro N 7. Actualizacin de los registros contables relacionados con
las existencias.
Opcin Encuestados Porcentaje (%)
SI 03 50
NO 03 50
TOTAL 06 100
Fuente: (2017)
SI
50% 50%
NO
46
tem N 8: Se realizan inventarios peridicos de los materiales
existentes en la empresa?
Cuadro N 8. Realizacin de inventarios peridicos de los materiales
existentes en la empresa.
Opcin Encuestados Porcentaje (%)
SI 01 17
NO 05 83
TOTAL 06 100
Fuente: (2017)
17%
SI
NO
83%
47
tem N 9: Existen discrepancias entre las cantidades de materiales que
se encuentran registrados en el software contable y los que se encuentran
fsicamente en la empresa?
Cuadro N 9. Discrepancias entre las cantidades de materiales que se
encuentran registrados en el software contable y lo que se encuentra
fsicamente en la empresa.
Opcin Encuestados Porcentaje (%)
SI 0 0
NO 06 100
TOTAL 06 100
Fuente: (2017)
SI
NO
100%
48
tem N 10: Se lleva un registro de las salidas de materiales que se
efectan a diario en la empresa?
Cuadro N 10. Registro de las salidas de materiales que se efectan a
diario en la empresa.
Opcin Encuestados Porcentaje (%)
SI 01 17
NO 05 83
TOTAL 06 100
Fuente: (2017)
17%
SI
NO
83%
49
tems N 11: Las salidas de materiales coinciden con la facturacin de
la empresa?
Cuadro N 11. Coincidencia de la salida de materiales con la facturacin
de la empresa.
Opcin Encuestados Porcentaje (%)
SI 0 0
NO 06 100
TOTAL 06 100
Fuente: (2017)
SI
NO
100%
50
tem N 12: Las entradas de materiales coinciden con la facturacin que
envan los proveedores?
Cuadro N 12. Coincidencia de las entradas de materiales con la
facturacin que envan los proveedores.
Opcin Encuestados Porcentaje (%)
SI 0 0
NO 06 100
TOTAL 06 100
Fuente: (2017)
SI
NO
100%
51
tem N 13: Existe en la empresa un mtodo de valoracin del
inventario?
Cuadro N 13. Existencia de un mtodo para la valoracin del inventario
Opcin Encuestados Porcentaje (%)
SI 0 0
NO 06 100
TOTAL 06 100
Fuente: (2017)
SI
NO
100%
52
tem N 14: Existe desorganizacin en la empresa respecto al manejo
del inventario?
Cuadro N 14. Desorganizacin de la empresa respecto al manejo del
inventario
Opcin Encuestados Porcentaje (%)
SI 06 100
NO 0 0
TOTAL 06 100
Fuente: (2017)
SI
NO
100%
53
tem N 15: Es necesario implementar un control para el manejo del
inventario en la empresa?
Cuadro N 15. Necesidad de implementar un control para el manejo de
inventario en la empresa
Opcin Encuestados Porcentaje (%)
SI 06 100
NO 0 0
TOTAL 06 100
Fuente: (2017)
SI
NO
100%
54
3.2.4. Desarrollo de los Objetivos Especficos
De acuerdo con los resultados obtenidos, se pudo cumplir con cada uno de los
objetivos especficos. En ese sentido, se obtuvo para el objetivo especfico:
Diagnosticar el control interno que se lleva a cabo en la empresa
PETROQUIRIQUIRE C.A., se determin que la mayora de los encuestados no
tiene conocimiento de la cantidad exacta de materiales que se encuentra en la
empresa, evidencindose que no existe un adecuado control sobre el inventario,
por cuanto no existe una tarjeta Kardex (fsica o digital) para cada tipo de material,
pues estas no se encuentran ubicadas en el lugar que les corresponde de acuerdo a
cada material, lo que dificulta su llenado y control de las cantidades que se
encuentran en el almacn.
Asimismo, se evidenci que no existe un orden de los materiales dentro del
almacn, por lo que es frecuente encontrar dentro del mismo, productos de distinta
categora en un mismo lugar, situacin que provoca compras de materiales aun
cuando se encuentren en existencia, por creer que no haba, cuando en realidad
estn fuera de lugar.
Adems, en el almacn de la empresa existen materiales fuera de lugar para el
cual se destin; trayendo como consecuencia que al momento de buscar un material
este no se encuentre disponible, provocando demoras en la entrega, con el
consecuente retraso en el trabajo. Tampoco existe un ordenamiento de la
mercanca de acuerdo a su rotacin, lo cual aunado a la falta de orden en el
almacn, ocasiona dificultades en la gestin del mismo, tales como encontrar
materiales o reportar si las cantidades estn llegando a su margen mnimo crtico.
Tambin se evidenci que en ocasiones se introducen cdigos en el sistema,
pertenecientes a un determinado material cuando en realidad pertenecen a otro
similar, ocasionando retrasos en el registro y actualizacin de la contabilidad.
En cuanto al objetivo especfico: Describir el proceso de inventario que se
ejecuta en la Empresa PETROQUIRIQUIRE C.A. se determin que existen
deficiencias en la gestin de los documentos relativos a la recepcin y entrega de
materiales, as como el control de las existencias, por lo que justifica el hecho que el
55
personal del almacn en su mayora desconozca cules son las cantidades por
cada rubro que realmente existen en el mismo.
De igual modo, se evidenci que en ocasiones se introducen cdigos en el
sistema, pertenecientes a un determinado material cuando en realidad pertenecen a
otro similar, ocasionando retrasos en el registro y actualizacin de la contabilidad.
Adems, no existe un adecuado control de inventario que permita a la gerencia
determinar la existencia real de los materiales, generando prdidas econmicas al
realizar compras de productos que se encuentran disponibles en el almacn, de los
cuales se conoce su existencia.
Tambin se determin que no existe control de la documentacin que se maneja
en el almacn, ocasionando que los registros documentales no coincidan con lo que
se encuentra en el software informtico, generando desconfianza en los informes
contables relacionados directamente con el inventario. De igual modo, no se lleva un
registro de las salidas de materiales que se efectan a diario en la empresa, por
cuanto la mayora del personal no tiene como poltica registrar las salidas de
material del almacn, razn que justifica la falta de coincidencia de los registros
contables con la documentacin de la empresa.
Esto ocasiona que la salida de materiales no se registre debidamente, bien sea
porque no se realizan de acuerdo con los trabajos realizados o se han introducido
cdigos de materiales errneos. A esto se suma que las entradas de materiales no
coinciden con la facturacin que envan los proveedores porque que se han
cometido errores en la recepcin de materiales, por cuanto se reciben sin la debida
verificacin de toda la documentacin, as como un registro de codificacin errada o
de forma tarda, ocasionando discrepancias entre el departamento de almacn, y el
de contabilidad.
Adems, los resultados sealaron que no existe un mtodo para la valoracin
del inventario, esto ocasiona prdidas a la empresa, pues al no realizarse la
correspondiente valoracin, no es posible determinar si pueden adquirirse nuevos
materiales a un costo igual a los existentes, o si por el contrario, las nuevas
adquisiciones han ocasionado prdidas. Tambin se evidenci que existe
desorganizacin en la empresa respecto al manejo del inventario, pues no se
56
realizan los registros correspondientes en las entradas y salidas de materiales,
deficiente manejo de la documentacin y mala ubicacin de los materiales.
57
CAPITULO IV
4.1. Conclusiones
58
PARTE II: PROCESO DE INTERVENCIN
CAPTULO V
PROPSITO DE LA INTERVENCIN
59
Ofrecer un programa de capacitacin sobre el control interno para mejorar
el proceso de inventario, dirigido al personal que labora en los departamentos
de contabilidad y almacn de la empresa PETROQUIRIQUIRE C.A.
60
contables y monitoreo de operaciones. La aceptacin del mismo,
proporcionar lineamientos precisos y obligatorios en lo sucesivo de cmo
los empleados ejecutarn sus funciones y atribuciones.
Dentro de esta perspectiva, puede afirmarse que esta investigacin es
ambiciosa debido a que est fundamentada en actividades destinadas al
diseo de un sistema de control interno para mejorar el proceso de
inventario, el cual servir adems, para evaluar el desempeo del personal
de los departamentos encargados de ejecutar dicho control.
61
Es posible afirmar que un sistema de control de inventario dentro de toda
empresa debe estar dirigido a garantizar la eficacia de este aspecto
fundamental de la gestin de los diferentes movimientos de los materiales, a
los fines de garantizar una toma de decisiones ajustada a criterios, los cuales
abarquen los aspectos tcnicos, legales y ticos relacionados con lo que
debe ser la gestin de los recursos.
Es de vital importancia para toda empresa considerar la planificacin, el
tema de almacenamiento, el control de movimiento de materiales y la
supervisin, como reas claves en la ejecucin del control y registro de
materiales. A continuacin se analiza cada uno de sus componentes.
Planificacin: en un sistema de control de materiales debe estar
orientada en trminos de actividad continua, en el sentido de que los planes
sean permanentemente revisados y ajustados a la dinmica de la demanda,
as como el movimiento de los materiales. Segn Foulke (2013) debe
realizarse de acuerdo con los siguientes objetivos:
Satisfaccin de la demanda (o consumo) esperada (o) en cada
rengln.
Equilibrar cada partida de inventarios con su demanda (o consumo)
esperada (o) de manera de evitar el agotamiento de algunas y la
sobreinversin en otras de poca salida.
Establecimiento de un cierto margen de seguridad, o nivel de
inventario mnimo, que garantice las estregas y dote de la empresa de
flexibilidad suficiente para planificar sus actividades generales.
En ltima instancia, conjugar los costos de aprovisionamiento y
mantenimiento de los inventarios, con la cuanta de los beneficios que
aporta la empresa.
Los aspectos mencionados se encaminan al desarrollo de un equilibrio
en el flujo de materiales del inventario, de tal manera que se logre mantener
62
una perfecta relacin entre demanda y dotacin de materiales, monto de
inventario y demanda real. La planificacin debe sustentarse, en primer lugar
en diagnsticos que abarquen, tanto las condiciones fsicas para el
almacenamiento como los requerimientos en cada rea, a los fines de
establecer objetivos ajustados a la realidad del manejo de materiales dentro
de ella. Igualmente, debe establecer los planes de inventario para cada
ejercicio, a los fines de prever las estrategias de almacenamiento y control de
movimiento de materiales que sean aplicables.
Almacenamiento: esta parte del proceso de control de materiales tiene
que ver concretamente con la aplicacin de mecanismos a travs de los
cuales se puedan ubicar, identificar y clasificar los materiales en existencia, a
los efectos de determinar con qu se cuenta, as como cules son los
requerimientos de los mismos.
En ese sentido, los objetivos del almacenamiento, son los de maximizar
el uso efectivo del espacio, la adecuada utilizacin de la mano de obra y
equipo, acceso directo, rpido a todos los productos y materiales, movimiento
efectivo de los bienes, mxima proteccin de todos los productos, as como
buen mantenimiento.
El almacn como espacio fsico y representacin de uno de los
procedimientos claves en el control de inventario, cumple diversas funciones,
entre las cuales se pueden destacar la recepcin de bienes desde una
determinada fuente, acopiar, recolectar los materiales para el momento en
que se requieran, preparar el producto hacia el usuario. La operacin de
almacenamiento comprende el control fsico del material, as como el
mantenimiento de registros relativos al material.
El control fsico del material implica el acondicionamiento de espacios
fsicos adecuados para un almacenamiento efectivo. El control de
mantenimiento de registros estara dirigido a verificar las existencias
reflejadas en los registros (formularios, tarjetas y/o sistemas informticos),
63
donde se encuentran los datos relativos a identificacin y clasificacin de los
pedidos recibidos, salida de materiales, as como la determinacin de los
datos.
Control de movimiento de materiales: abarca las actividades que van
desde el momento que stos son recibidos, su flujo a travs de las
operaciones de la entidad hasta su uso en las reas correspondientes. Se
encarga de los movimientos relativos a las solicitudes, distribucin y
devoluciones, ajustes, traslados entre los establecimientos de almacenaje.
Para su ejecucin deben existir los mecanismos de registro, mediante
tarjetas de control de inventario, donde se reflejan los movimientos
sealados. Abarca los siguientes aspectos:
Registro de las solicitudes y devoluciones.
Registro de los movimientos de las existencias.
Clculo de consumos/usos promedios.
Supervisin: permite realizar la evaluacin pertinente de la eficacia del
sistema. Se encarga de llevar a cabo el proceso de fiscalizacin de las
condiciones de almacenamiento, as como de la aplicacin adecuada de los
mtodos de clasificacin, localizacin de los materiales. Debe sustentarse en
los siguientes procedimientos y mecanismos de informacin:
Verificacin de las tarjetas de control de inventario, a efectos de
corroborar si estn los suministros apropiadamente registrados y
actualizados o si se han agotado las existencias en el pasado reciente.
Realizar una inspeccin del rea de almacenamiento, para determinar
si cumple el depsito con todas las normas vigentes.
Confirmar si las existencias estn organizadas de acuerdo con un
sistema determinado.
Verificar el consumo mensual promedio para cada producto para
chequear si hay cambios significativos en el mismo
64
Confirmar si las existencias disponibles estn cercanas a los niveles
establecidos mximo y mnimo.
En resumen, la ejecucin de los procesos de supervisin en el sistema
de control de inventario debe llevarse a cabo de acuerdo a la siguiente
secuencia de actividades:
Inspeccin y revisin del rea de almacenamiento: a travs de esta
actividad se trata de verificar si las condiciones del rea donde se
almacenan los materiales son las ms adecuadas. Las situaciones
irregulares que se detallen en ese registro deben ser notificadas a los
niveles de decisin, con la intencin de establecer los cambios
necesarios y pertinentes. Para la ejecucin de esta supervisin, se
deben aplicar tcnicas e instrumentos como la observacin directa,
entrevistas a las personas encargadas de los almacenes; en los casos
que se requiere, la aplicacin de las auditoras correspondientes.
Revisin de los registros: se trata de verificar si los datos expresados
en ellos se ajustan a la realidad. La ejecucin de esta revisin debe
comprender evaluaciones a la forma como se han manejado los
registros o realizar una muestra de registro para analizar si lo que los
mismos indican se corresponde con los elementos fsicos.
Inspeccin del uso mensual promedio de los materiales: mediante este
procedimiento se trata de verificar si los clculos de los consumos
mensual promedio son correctos. Para ello se debe abordar al
personal involucrado, desarrollar la revisin de los clculos, verificar
los datos con una muestra de consumo real.
Verificacin de niveles de existencias: esta verificacin puede
desarrollarse a travs de la aplicacin de registros correspondientes,
anlisis de las variables involucradas en la determinacin de los
65
niveles mnimos y mximos, as como las contrastacin de los niveles
calculados con los reales.
66
CAPTULO VI
68
6.2.2.2. Inicio del Programa y Aspectos Logsticos
69
Recursos financieros: en esta intervencin fue necesario adquirir un total de:
veinte (20) hojas a un costo de 300 bs cada una, seis (06) lpices a un costo de
2.000 bs cada uno, carpetas manila a un costo de 1.500 bs cada una, diez y ocho
(18) botellas de agua mineral a un costo de 1.000 bs cada una, 18 refrigerios a un
costo de 1.000 bs cada uno. El video beam y la computadora son propiedad de la
investigadora
CUADRO DE PRESUPUESTO FINANCIERO
PRESUPUESTO DE RECURSOS NECESARIOS PARA LA INTERVENCIN
CONCEPTO UNIDAD DE CANTIDAD COSTO COSTO
MEDIDA UNITARIO TOTAL (Bs)
(Bs)
RECURSOS HUMANOS
EMPL.CONTAB. HORAS 18 NO APLICA NO APLICA
1
EMPL. HORAS 18 NO APLICA NO APLICA
CONTAB. 2
EMPL. HORAS 18 NO APLICA NO APLICA
CONTAB. 3
EMPL. HORAS 18 NO APLICA NO APLICA
CONTAB.4
EMPL. HORAS 18 NO APLICA NO APLICA
ALMACEN 1
EMPL. HORAS 18 NO APLICA NO APLICA
ALMACEN 2
RECURSOS MATERIALES
HOJAS UNIDADES 20 300 6.000
LPICES UNIDADES 06 2000 12.000
CARPETAS UNIDADES 06 1500 9.000
MANILA
AGUA MINERAL UNIDADES 18 1000 18.000
REFRIGERIOS UNIDADES 18 1000 18.000
RECURSOS TCNICOS
LAPTOP HORAS 18 NO APLICA NO APLICA
VIDEO BEAM HORAS 18 NO APLICA NO APLICA
TOTALES
63.000
70
6.2.2.3. Formato de Evaluacin de la Intervencin
71
6.2.2.3.2. Evaluacin de la Intervencin
72
CAPTULO VII
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
7.1. CONCLUSIONES
73
7.2. RECOMENDACIONES
74
desincorporacin se lleva a cabo por robo o extravo debe realizarse la
denuncia ante las autoridades policiales competentes.
75
BIBLIOGRAFA
76
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (1999) Gaceta
Oficial N 5.454. Caracas
77
Hernndez, W. y Ortiz, N. (2015) Procedimientos de control interno
de inventario. Bogot: ECOE
78
Salinas, P. (2014) Metodologa de la investigacin cientfica.
Mrida: Universidad de los Andes
79