INTRODUCCIN
Unidad Didctica I. Introduccin
1. Definiciones
11
Unidad Didctica I. Introduccin
Criterios de auditora
Evidencia
Hallazgo de la auditora
Conclusiones de la auditora
Plan de auditora
Alcance de auditora
12
Unidad Didctica I. Introduccin
Programa de auditora
No Conformidad
Incumplimiento de un requisito.
EVIDENCIAS DE LA
AUDITORA
CRITERIOS
Evaluacin ESTABLECIDOS
HALLAZGOS
13
Unidad Didctica I. Introduccin
Es raro que los auditores cuenten con el tiempo suficiente para poder hacer
todo lo necesario, con el fin de realizar una auditora completa y eficaz. A
travs de la investigacin de una muestra de la informacin disponible, siempre
hay un elemento de incertidumbre propio de cualquier tipo de auditora. Esta
incertidumbre constituye una parte fundamental de lo que la organizacin
auditada ha de investigar. Esta investigacin tiene el objetivo de establecer la
magnitud y el alcance de las no conformidades halladas en relacin a su
sistema de gestin y a los requisitos del programa.
14
Unidad Didctica I. Introduccin
Aspectos a recordar
15
UNIDAD DIDCTICA II
SISTEMAS DE GESTIN DE
LA CALIDAD
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
1. Conceptos de calidad
1.1. Qu es la calidad?
19
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
20
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
Tabla 1. Resumen de lo que se entiende por calidad dentro y fuera de una organizacin:
Fuente: elaboracin propia a partir de Gestin de la calidad (E. Griful y M.A. Canela).
21
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
A pesar este cambio de concepto tan radical, esta evolucin no fue brusca sino
gradual, alcanzando un estadio intermedio denominado aseguramiento de la
calidad. De esta forma, es conveniente estudiar y diferenciar estos tres
conceptos de gestin de calidad. El objetivo es poder entender hasta donde
llega la calidad total o TQM (Total Quality Management) que inspira la norma
referencia de este Manual.
22
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
El concepto total aadido al de calidad quiere decir que la calidad del producto
cobra importancia en todas sus fases, desde su concepcin, diseo, fabricacin
hasta su distribucin.
Una empresa consigue fabricar una magnfica cmara digital, con unas
caractersticas tcnicas excepcionales y que proporciona las mejores
prestaciones del mercado a un precio razonable. A pesar de tener este
magnfico producto esta empresa puede, no triunfar, por no disponer de una
adecuada red de distribucin. Tambin puede, no triunfar, por no tratar
debidamente a sus clientes o por tener un diseo deficiente que, por ejemplo,
hace que las acciones de mantenimiento sean costosas y delicadas.
23
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
Tcnicas estadsticas
Control de Calidad y actividades de Producto
carcter operativo
Sistema de Calidad
Aseguramiento de la
(acciones planificadas Producto
Calidad
y sistemticas)
24
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
Con el fin de guiar y ejecutar una organizacin con xito se necesita de una
direccin y control sistemtico y transparente de la misma. Puede conseguirse
el xito empresarial gracias a implementar y mantener, por supuesto, un
sistema de gestin diseado para mejorar continuamente su desempeo
(gracias a considerar las necesidades de todas las partes interesadas). La
gestin de una organizacin, su sistema de gestin, aglutina desde la gestin
de la calidad hasta la de otras disciplinas como la financiera o la ambiental. Si
bien es la gestin de la calidad la que est destinada a ser el centro de la
gestin de la empresa, por su gran ramificacin con todos los departamentos y
actividades de la empresa. De esta forma se integra en la estrategia de la
empresa en cuestin.
Enfoque al cliente.
Liderazgo.
Mejora continua.
25
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
Puede afirmarse que las organizaciones dependen de sus clientes, por lo que,
se han de entender y tener en consideracin tanto sus necesidades actuales
como las futuras. Habrn de satisfacerse sus requisitos, al mismo tiempo que
las organizaciones debern esforzarse para superar las expectativas de los
clientes.
26
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
2.2. Liderazgo
27
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
No puede olvidarse que en una organizacin, tan compleja como una empresa,
la direccin lidera un cambio cualquiera pero que ha de ser aprobado por toda
su estructura. El fracaso est asegurado si se olvida este punto porque, tan
importante es el trabajo del director general de una empresa como el de sus
tcnicos, sobre todo para obtener buenos resultados.
Motivacin.
Divulgacin.
Ambiente de trabajo.
Infraestructuras.
Formacin y educacin.
Reconocimiento.
Itinerarios curriculares.
En definitiva, considerar y trabajar aquellos conceptos que tienen que ver con
la gestin de los recursos humanos de la organizacin.
28
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
2.4.1. Qu es un proceso?
Entradas.
Salidas.
Requisitos de control.
29
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
Ejemplo
30
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
31
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
Fuente: elaboracin propia a partir de La gestin por calidad total en la empresa moderna (J.
Ruiz-Canela).
32
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
Ilustracin 7. PDCA:
Fuente: elaboracin propia a partir de ISO 9000.2000. Estrategias para implantar la norma de
calidad para la mejora continua (Vctor M. Nava- Ana R. Jimnez).
33
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
Fuente: elaboracin propia a partir de En busca de la eficacia del sistema de produccin (F.
Rey).
34
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
35
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
3.1. Concepto
Para lograr el triunfo, para alcanzar esos buenos resultados, las empresas y
organizaciones precisan gestionar tanto sus actividades como sus recursos de
manera ptima. Razn por la que estas empresas y organizaciones se apoyan
en la calidad total.
36
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
Fuente: elaboracin propia a partir de ISO 9000:2000. Estrategias para implantar la norma de
calidad para la mejora continua (Nava y Jimnez).
37
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
Seis Sigma.
38
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
Enfoque en procesos.
39
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
Puede afirmarse que las organizaciones excelentes son aquellas que estn
capacitadas para alcanzar unos resultados sobresalientes para todo su grupo
de inters (clientes, accionistas, sociedad...). Pero estos resultados excelentes
no solo han de darse en un momento determinado, o lo que es lo mismo, este
tipo de organizaciones excelentes han de mantener el nivel de resultados
sobresalientes en el tiempo (mejora continua, innovacin, adaptacin ante
cambios, etc.).
40
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
Fuente: elaboracin propia a partir de Calidad Total. Modelo EFQM de excelencia (M.
Ferrano y J. Granero).
41
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
capacidad perfeccionada para seis (6) sigma, puede o est capacitado para
producir con un mnimo de hasta 3,4 defectos por milln de oportunidades
(DPMO). Esto corresponde a un nivel de calidad del 99,9997 %.
42
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
Comparativa.
Fuente: elaboracin propia a partir de Seis sigma (F. Gmez, J.F. Vilar y M. Tejero).
Todos estos sistemas de gestin de la calidad, sobre todo los dos primeros ISO
9001 y EFQM, estn especialmente diseados con el objetivo de ser capaces
de integrar o asumir bajo su tutela la gestin del Medio Ambiente y la
Prevencin de Riesgos Laborales de la empresa.
43
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
En resumen, la norma internacional ISO 9001 ha sido creada para certificar los
Sistemas de gestin de la calidad de las organizaciones o empresas. Adems,
decir que estos sistemas pueden certificarse a travs de entidades
independientes, llamados Agentes Evaluadores de Conformidad (AEC).
Recientemente esta norma ha sufrido una revisin en la que se han
incorporado notas aclaratorias para entender los requisitos marcados. Es de
destacar que los requisitos en s no han sufrido modificaciones, no se han
incorporando nuevos requisitos ni se ha cambiado el orden de los mismos. Las
revisiones en las normas son peridicas y habituales, no siendo exactas la
periodicidad de estas revisiones (pueden ocurrir cada 5 a 8 aos).
En el caso de la norma ISO 9004 decir que resulta ser una gua para todas
aquellas organizaciones que quieran ir ms all de lo marcado en la norma ISO
9001. Pero no puede utilizarse para certificar una organizacin, a pesar de que
tiene una estructura muy similar a la de norma ISO 9001.
3.4. Beneficios
Se incrementa la productividad.
44
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
Captulo 0. Introduccin.
45
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
Ilustracin 12. Esquema general del sistema de calidad que plantea la norma ISO 9000:
Fuente: elaboracin propia a partir de La gestin por calidad total en la empresa moderna (J.
Ruiz).
Aunque las versiones de las normas ISO 9000 del ao 1994 y del 2000
cohabitaron durante un tiempo esto se acab el 15 de diciembre del 2003. Las
normas de 1994 estn caducadas, por lo que, cualquier certificado que
podamos ver basado en ellas no es vlido.
46
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
es propia de la calidad total y por tanto aplicable a cualquier empresa. Por ello,
slo existe una norma, la ISO 9001.
ISO 9001
ISO 9003
47
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
Fuente: elaboracin propia a partir de los datos de Claver, Llopis y Tar, 1999.
48
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
Evaluacin inicial. Esta fase consta de una doble tarea, por un lado el
estudio exhaustivo de la norma en la que cada empresa basar su modelo de
gestin (generalmente la Norma ISO 9001) y, por otro lado est el estudio de
las necesidades de cambio que requiere la empresa en cuestin. Estos
estudios no han de estar aislados entre s, se requiere cruzarlos para tener un
claro conocimiento sobre qu hay que hacer y dnde, y de esta forma proponer
un plan de accin. Tras la realizacin de este plan de accin queda asignar los
recursos (humanos, materiales y econmicos) necesarios y estimar la duracin
de la implantacin. La consecuencia de esta fase de evaluacin inicial es el
plan del proyecto de implantacin.
49
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
50
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
5.1. Acciones
5.2.1. Concepto
El apartado 5.1 de la Norma ISO 9001 establece que hay aspectos concretos
de la calidad que son responsabilidad directa y no delegable de la direccin de
la empresa. Entre los aspectos prioritarios se encuentra la definicin y
documentacin de la poltica de calidad, puesto que esta poltica ha de
proporcionar una gua de referencia a la hora de determinar y revisar los
objetivos de calidad. La documentacin de la poltica de la calidad de una
empresa radica en ponerla por escrito. Una poltica de calidad bien
documentada debe responder, en una o dos hojas como mximo, a las
preguntas siguientes:
51
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
52
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
Fuente: Stock_xchng.
53
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
Manual de calidad.
Procedimientos operativos.
Instrucciones de trabajo.
54
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
Manual de
calidad
Procedimientos
Instrucciones tcnicas
Registros
Todos estos documentos nombrados son del tipo operativo, puesto que juegan
un papel muy importante a lo largo de todo el proceso de produccin de la
empresa. La diferencia con respecto a los documentos del sistema, es que no
existe la obligacin de reeditar y/o codificar los documentos asegurados por el
sistema, cada empresa puede originar cientos o miles de ellos al ao.
Tras esta definicin y diferenciacin entre los documentos del sistema y los
documentos cubiertos por el sistema, en las siguientes pginas el estudio se
concentrar en los primeros. A pesar de esto, y antes de pasar a su anlisis, se
hace necesaria una advertencia: siempre que los procesos y los medios
operativos evolucionen, toda la documentacin ha de evolucionar al mismo
tiempo. Las cualidades ms importantes de los documentos son la actualidad y
la vigencia, que han de cuidarse mediante modificaciones y nuevas ediciones
de todos los documentos ya obsoletos.
Una vez se haya actualizado cualquier documento, hay que evitar el error de
eliminar los originales ya formalmente obsoletos por una edicin posterior. Se
55
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
Manual de instrucciones.
Revistas.
Libros.
Pginas web,
Otra documentacin.
56
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
de calidad, ya que hay determinadas acciones para las que la norma exige
procedimientos documentados o sencillamente es ms funcional hacer otro tipo
de documento, como los de apoyo: instrucciones, listas de verificacin, pautas,
etc.
5.4.2. Contenido
57
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
Mapa de procesos.
Estar justificados.
58
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
VS
Fuente: Shutterstock.
59
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
60
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
61
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
5.7. Registros
Fuente: Shutterstock.
62
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
Organigrama de la empresa.
63
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
64
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
Fuente: AENOR.
65
Unidad Didctica II. Implantacin y documentacin de un sistema de Calidad
Aspectos a recordar
Esquema de implantacin.
Introduccin a la Certificacin.
66
UNIDAD DIDCTICA III
TIPOLOGAS Y METODOLOGAS
DE AUDITORAS DE CALIDAD
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
1. Tipos de Auditoras
1.1. Cumplimiento
79
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
Auditoras de alto riesgo. Hay algunos casos en los que los efectos de
los fallos son inadmisibles. Por ejemplo, casos como el funcionamiento de
aviones, de submarinos o la propulsin de naves a Marte. En estos casos se
hace imprescindible y necesaria una auditora completa, minuciosa y
meticulosa del producto acabado, siempre con anterioridad a la puesta en
funcionamiento o incluso con anterioridad al traslado hacia su lugar de destino
definitivo. Los auditores comprobarn los registros de las inspecciones
internas, los registros sobre la cualificacin de los trabajadores a bordo, los de
exmenes peridicos del diseo y dems formas de comprobacin.
Las auditoras de cumplimiento han sido planteadas de tal forma que puedan
garantizar que las actividades se han efectuado de forma apropiada. Debido a
la propia naturaleza de este tipo de auditoras, stas se consideran reactivas
(no proactivas). En este caso las reglas no son puestas en tela de juicio, no se
cuestionan, slo se examina su cumplimiento. Del mismo modo que una
inspeccin, estas auditoras se dicen binarias: se pasan o no. Se obedecen las
reglas, se cumplen, o no se obedecen.
80
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
Fuente: Stock_xchng
1.2. Comportamiento
81
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
82
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
Todas aquellas empresas que se han decantado por el uso de este sistema
consideran vital preservar la conformidad del producto final en base a lo que el
cliente demanda. Por ello, estas empresas tambin acostumbran a llevarla a
cabo en la fase de evaluacin de suministros para (una vez conocidas las
deficiencias) aplicar sistemas adicionales de control o inspeccin gracias a
recursos propios del cliente o del proveedor.
83
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
84
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
Confirmar que tanto los operadores como los usuarios del proceso,
poseen los conocimientos oportunos y que aplican de forma correcta las
operaciones especificadas.
Existe una estrecha relacin entre las auditorias de procesos y las de producto,
puesto que, cuando se est efectuando una auditora de proceso, se dedica
parte del tiempo a acciones referidas a la auditora de producto.
85
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
86
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
Al igual que las auditorias de primera parte, los informes de resultado captan
las no conformidades, pudiendo incluir algunas recomendaciones u
observaciones.
87
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
Capacitacin profesional.
Independencia.
Objetividad.
Metodologa especfica.
88
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
A pesar de las mltiples ventajas tambin tiene los inconvenientes que siguen:
89
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
Una de las mayores diferencias entre las auditoras internas y las externas es
la finalidad que la empresa auditada busca. En la primera, el auditado busca
mejorar su sistema de calidad y cumplir con el requisito 8.2.2 de la norma ISO
9001:2008. Y mediante las segundas el auditado busca conseguir el certificado,
ser aceptado como proveedor, homologar un producto o servicio, etc.
2. Auditora de Certificacin
90
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
Fuente: Stock_xchng
91
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
92
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
93
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
La utilidad de ENAC recae sobre los siguientes tres grupos, tiene una triple
vertiente:
En Espaa, las empresas AEC son acreditadas por ENAC segn los siguientes
criterios de:
94
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
Integridad.
95
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
La existencia de normas
Por ello, ha sido creada una entidad, sin nimo de lucro, encargada de
96
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
La certificacin
Proceso por el que la empresa paga un precio, sin que esto suponga el
buen trmino del proceso.
97
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
98
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
99
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
Entre los derechos que le otorga la firma de este contrato, sealar que la
empresa tiene derecho a obtener el documento de certificado, usar el sello
propiedad de la entidad certificadora y ser inscrita en el registro o directorio de
la entidad. Este contrato tiene un perodo de vigencia de tres aos, contando
desde la fecha de su concesin.
Aclarar que los requisitos de la norma han de cumplirse durante todo el tiempo
de vigencia del certificado y no solo para la consecucin de la certificacin. Por
ello se establecen auditoras de seguimiento, para verificar que las condiciones,
circunstancias y requisitos que justificaron la concesin del certificado se
mantienen.
Auditora de seguimiento
Auditora de Renovacin
100
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
101
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
102
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
Equipo auditor.
Jefe auditor.
Fechas.
Horario.
Reunin inaugural
Realizacin de la auditora
Las tcnicas de auditora utilizadas por los auditores externos son: entrevistas,
observacin de las actividades y anlisis de las evidencias. Estas tcnicas se
describen en la Unidad Didctica IV del presente manual. El equipo auditor
suele trabajar en paralelo y pudiendo auditar a la vez distintos departamentos
de la empresa, con su personal oportuno. Para generar los hallazgos de la
auditora finalmente, se evalan las evidencias de la auditoria frente a los
criterios de la misma. Los hallazgos aluden tanto a la conformidad como a la
no conformidad en relacin a los criterios de auditora. Tras concluir la Fase II,
la totalidad del equipo auditor se rene (incluido el auditor jefe) para poner en
comn y discutir los hallazgos encontrados. Es el auditor jefe quien, gracias a
103
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
considerar las aportaciones del equipo auditor, toma todas las decisiones
definitivas relacionadas con la validez y con la gravedad de los hallazgos de la
auditora identificados. El auditor indicar claramente al auditado, durante las
entrevistas de auditora de certificacin, la naturaleza de los posibles hallazgos
de la auditora. Recordar que estas indicaciones tambin se dan en las
auditoras internas de la calidad. Expresndolo de otra forma, al final de cada
auditora todos los auditados han de conocer las deficiencias localizadas, no
debe haber sobresaltos ni en la reunin de clausura ni al recibir el informe de
auditora (que sigue a dicha reunin).
Determinar los contactos y fechas (mes, da, hora) para las entrevistas.
104
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
Reunin de clausura
105
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
Informe de auditora
Decisin de certificacin
Promocionar la certificacin
106
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
107
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
Las series de las Normas Internacionales ISO 9000 e ISO 14000 subrayan la
importancia de las auditorias, se muestran como herramienta de gestin para el
seguimiento, control y verificacin de la ejecucin eficaz de una poltica de
organizacin para la gestin de la calidad (ISO 9000) y/o ambiental (ISO
14000).
108
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
Esta Norma ISO 19011 sustituye a las seis normas que, hasta el 2002,
orientaban las auditoras de las series ISO 9000 (Sistema de Gestin de la
Calidad) e ISO 14000 (Sistemas de Gestin Ambiental). Dichas normas eran:
Es de carcter voluntario.
109
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
OBJETO
OBJETO YY CAMPO
CAMPO DE
DE APLICACIN
APLICACIN
NORMAS
NORMAS PARA
PARA CONSULTA
CONSULTA
TTRMINOS
RMINOS YY DEFINICIONES
DEFINICIONES
PRINCIPIOS
PRINCIPIOS DE
DE AUDITORA
AUDITORA
GESTI N DE
GESTIN DE UN
UN PROGRAMA
PROGRAMA DE
DE AUDITOR A
AUDITORA
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES DE
DE AUDITORA
AUDITORA
COMPETENCIA
COMPETENCIA YY EVALUACI N DE
EVALUACIN DE AUDITORES
AUDITORES
110
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
Conducta tica.
Independencia.
111
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
La Norma ISO 9001 dispone (en su requisito 8.2.2) la necesidad que tiene la
organizacin de disear un programa (normalmente anual) de auditoras
internas en base a:
112
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
4.4.1 Miniauditoras.
Son flexibles
113
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
5. El Informe de Auditora
Objetivos de la auditora.
Criterios de auditora.
114
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
Plan de auditora.
Recomendaciones de mejora.
115
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
116
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
117
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
Las auditoras internas suelen responder a los mtodos de revisin del sistema,
fruto de la mejora continua. La direccin, para revisar el sistema, se apoya en
las auditoras. Por ello, los informes de estas auditoras internas afectan
directamente a dichas revisiones.
Resultados de auditora.
118
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
Desempeo ambiental.
Anlisis de datos.
119
Unidad Didctica III. Tipologas y Metodologas de Auditoras de Calidad
Aspectos a recordar
Miniauditoras.
Informes de auditora.
Tipos de No Conformidades.
120
UNIDAD DIDCTICA IV
AUDITAR LA ISO 9001
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
1. Introduccin
Este dicho originar una batera de preguntas por parte del auditor orientadas a
la documentacin de la empresa y que habrn de demostrarse a continuacin
en la auditora in situ. Esta batera de preguntas es del tipo:
Puedo examinarlo?
Cmo se realiza?
Puede ensermelo?
Ilustracin 23. Las preguntas que hacen los auditores cuando usan el enfoque basado en la
conformidad:
Fuente: elaboracin propia a partir de ISO 9000:2000. Las preguntas del auditor (D. Hoyle y
J. Thompson).
131
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
Ilustracin 20. Las cinco preguntas clave que la empresa debe poder responder:
SABEMOS SI LO CONSEGUIMOS
Fuente: elaboracin propia a partir de ISO 9000:2000. Las preguntas del auditor (D. Hoyle y
J. Thompson).
Este enfoque significa que el auditor utiliza los elementos de la norma vigente
para auditar. En esta circunstancia, un elemento es un sub-apartado de la
norma.
132
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
133
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
Los auditores deben conocer bien la empresa que auditan para saber
dnde es preciso buscar y realizar as una auditora de xito.
As que, este tipo de enfoque aade escaso valor. Raras veces el auditor
descubre problemas que no percibe la empresa, no aporta nada nuevo. Hace
que la auditora sea una simple revisin de documentos y una prdida de
tiempo para, finalmente, corregir problemas menores que tienen escaso
impacto en la eficiencia de la empresa. Este mtodo, se puede usar a modo de
check-list que sirva de guin. Es como una encuesta o entrevista con preguntas
abiertas que sirven de orientacin para seguir formulando otras preguntas.
134
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
Fuente: SHUTTER-MINI
135
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
Y suspende en que:
Los auditores deben conocer la industria que auditan bien, para saber
cmo generar preguntas a partir de los procedimientos y qu es lo que han de
buscar.
136
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
La auditora del enfoque basado en tareas se planifica del mismo modo que las
de por departamentos, aunque puede basarse en conjuntos de reas de trabajo
sin tener en cuenta el departamento al que pertenezcan. La planificacin de
estas auditorias ha de comenzar teniendo en cuenta las ventajas que supone
atender los requisitos del cliente en todas aquellas reas de trabajo que estn
vinculadas a la obtencin de resultados.
El auditor dialoga con un individuo para comprobar que las tareas que realiza
cumplen con los requisitos necesarios para llevarla a cabo. La auditora se
puede iniciar desde una contratacin, un producto o proyecto y un proceso
hasta llegar a su cumplimiento; o puede empezar por el resultado e ir hacia
atrs (pasando por todas las reas de trabajo relevantes) hasta llegar al punto
de partida.
137
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
El auditor investiga que se cumplan los requisitos, pero stos son considerados
como maneras o formas de pero no son los fines en s mismos. El auditor
busca evidencias objetivas de que los procesos son gestionados eficazmente y,
con esto est englobando prcticamente todos los requisitos de la norma ISO
9001. Si la evidencia demuestra que la organizacin satisface a sus clientes y
dems partes interesadas y que est aplicando los ocho principios de gestin
de la calidad de forma que sus resultados son ventajosos, no habr motivo
138
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
139
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
La Norma ISO 9001 consta de estos ocho apartados, de los cuales slo cinco
son obligatorios.
INTRODUCCIN
1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN
2. NORMAS PARA LA CONSULTA
3. TRMINOS Y DEFINICIONES
4. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
6. GESTIN DE RECURSOS
7. REALIZACIN DEL PRODUCTO
8. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA
ANEXOS
140
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
141
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
4.2.1. Generalidades.
Un manual de calidad.
142
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
143
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
Fuente: SHUTTER-MINI
144
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
5.4 Planificacin
145
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
5.6.1. Generalidades.
146
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
Los datos de entrada para esta revisin deben incluir informacin acerca de:
147
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
6.2.1 Generalidades.
6.3. Infraestructura
148
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
Los registros necesarios para proveer evidencia que tanto los procesos
de elaboracin como el producto final satisfacen los requisitos (ver 4.2.4).
149
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
La organizacin revisar los requisitos del producto. Por supuesto, esta revisin
ha de ser antes de que la organizacin se comprometa con el cliente a
suministrarle producto (presentar ofertas, aceptar un contrato u orden, aceptar
cambios a los contratos u rdenes), y tienen que asegurar:
Las diferencias existentes entre los requisitos del contrato o pedido y los
expresados previamente estn resueltas.
En los casos en los que el cliente no facilite una declaracin de los requisitos
documentada, la organizacin debe confirmarlos antes de aceptarlos.
150
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
151
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
Los elementos de entrada relativos a los requisitos del producto deben ser
determinados y mantenerse registrados (ver 4.2.4). stos deben incluir:
Estos elementos deben ser revisados para verificar si son adecuados. Los
requisitos deben estar completos, no ser contradictorios y faltos de
ambigedades.
152
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
153
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
7.4. Compras
154
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
Fuente: Stock_xchng
155
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
Revalidacin.
156
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
La organizacin debe preservar los bienes del cliente mientras estn bajo el
control de la organizacin o estn siendo usados por ella. Debe identificar,
verificar, proteger y salvaguardar los bienes del cliente facilitados para su uso o
incorporacin al producto. Si se pierde, deteriora, contamina o se encuentra en
condiciones inadecuadas para su uso (cualquier bien del cliente) se le deber
comunicar y dejar registros de los hechos.
La organizacin debe crear los procesos que aseguren la coherencia, con los
requisitos de seguimiento y medicin, del ejercicio del seguimiento y la
medicin.
157
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
8.1. Generalidades
158
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
159
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
La salida del producto y/o prestacin del servicio al cliente no debe efectuarse
hasta que todas las actividades planificadas (ver 7.1) se hayan completado
satisfactoriamente, a no ser que se apruebe otra cosa por una autoridad
pertinente y, cuando concierna, por el cliente.
160
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
8.5. Mejoras
161
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
162
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
9. Auditora de requisitos
Ilustracin 27. Las cinco preguntas clave que la organizacin debe poder responder:
SABEMOS SI LO CONSEGUIMOS
Fuente: elaboracin propia a partir de ISO 9000:2000. Las preguntas del auditor (D. Hoyle y
J. Thompson).
163
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
164
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
Requisitos generales de
documentacin (4.2.1)
Infraestructura (6.3)
165
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
166
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
Implementacin de procesos de
mejora (8.5.1)
Fuente: elaboracin propia a partir de ISO 9000:2000 Las preguntas del auditor (D. Hoyle y J.
Thompson).
167
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
168
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
COMPROMISO DE LA
5.1 Gestin y Direccin
DIRECCIN
5.4. PLANIFICACIN
169
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
Competencia, toma de
6.2.2 Gestin de RRHH
conciencia y formacin
PLANIFICACIN DE LA
7.1 Planificacin
REALIZACIN
170
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
7.4. COMPRAS
Control de produccin y
7.5.1 Proceso productivo
prestacin del servicio
CONTROL DE LOS
7.6 DISPOSITIVOS DE Desarrollo de productos
SEGUIMIENTO Y MEDICIN
CONTROL DE PRODUCTO
8.3 Proceso productivo y ventas
NO CONFORME
8.5. MEJORA
Fuente: elaboracin propia a partir de la norma ISO 9000:2005 e ISO 9001:2008 Las
preguntas del auditor (D. Hoyle y J. Thompson).
171
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
Qu fases clave del proceso sirven para implantar los objetivos y los
procesos para alcanzar las metas de la empresa?
172
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
173
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
Cules son las etapas claves del proceso, establecidas para lograr
estos objetivos de marketing?
174
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
175
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
176
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
Cules son las actividades clave del proceso en las que la empresa
promociona sus productos y/o servicios? En qu orden las desarrolla?
Incitado por los requisitos de los clientes, los objetivos de la empresa y los
proyectos e iniciativas, el proceso de gestin financiera es aquel que reconoce,
obtiene, mantiene y gestiona los recursos financieros precisos para cumplir con
los objetivos.
177
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
Cules son las principales etapas del proceso, las establecidas para
lograr los objetivos financieros?
178
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
Cules son las etapas claves del proceso, establecidas para lograr los
objetivos de recursos humanos?
179
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
180
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
181
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
Cules son las etapas clave del proceso, establecidas para lograr los
objetivos de compras?
182
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
183
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
184
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
Qu son las etapas clave del proceso, establecidas para lograr los
objetivos de desarrollo de productos?
185
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
186
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
187
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
188
Unidad Didctica IV. Auditar la ISO 9001
Aspectos a recordar
189
UNIDAD DIDCTICA V
EL AUDITOR
Unidad Didctica V. El Auditor
1. Cualificacin de auditores
Criterios
propios de la
empresa
EARA
201
Unidad Didctica V. El Auditor
Fuente: Stock_xchng
202
Unidad Didctica V. El Auditor
Ningn auditor debe extraer conclusiones sobre la empresa hasta que no haya
realizado una investigacin minuciosa, puesto que puede ocurrir que sea l
quien cometa el error.
La obligacin del auditor siempre es decir lo que percibe, siempre con respeto,
sin inquietarse por lo que puedan decir o pensar de l. Este es su trabajo,
examinar sistemas y no personas. Y la direccin de la empresa auditada tiene
la responsabilidad de asegurar que el sistema funcione conforme con los
requisitos.
203
Unidad Didctica V. El Auditor
Vistas las caractersticas personales que debe tener el auditor, la Norma ISO
19011 determina que stas tienen que ser coherentes con los principios de
auditora que ella define. De esta forma, el auditor debera ser:
204
Unidad Didctica V. El Auditor
Valoracin
(1 al 5)
Cultura 2
Experiencia 2
Comprensin 3
Memoria 3
Aptitudes Intuicin 2
intelectuales Capacidad de juicio 5
Sentido de la organizacin 4
Deteccin de errores 5
Honestidad 3
Autocrtica 5
Sentido de responsabilidad 4
Discrecin 5
Firmeza y entereza 3
Comportamiento Disciplina 4
social Carcter 3
Espritu de equipo 2
Iniciativa 1
Decisin 2
Sociabilidad 2
Espritu de progreso 3
Salud 3
Aptitudes Presencia 2
fsicas Dinamismo 2
Resistencia 3
205
Unidad Didctica V. El Auditor
206
Unidad Didctica V. El Auditor
207
Unidad Didctica V. El Auditor
En lnea con las exigencias de la norma ISO 19011, saber que los
conocimientos genricos y habilidades que deben tener auditores son sobre las
reas siguientes:
208
Unidad Didctica V. El Auditor
209
Unidad Didctica V. El Auditor
210
Unidad Didctica V. El Auditor
Por supuesto, este conocimiento aprendido ha de estar asistido por tal nivel de
formacin previo que certifique un estado razonable de comprensin. Significa
que los auditores han de ser capaces de entender las actividades y procesos
que estn analizando. Este conocimiento tcnico/especfico mnimo puede,
depende de qu casos, llevar a plantearse dos cosas antes de empezar a
preparar una auditora:
211
Unidad Didctica V. El Auditor
Los auditores han de poseer la suficiente educacin que le permita adquirir los
conocimientos y habilidades antes descritas. De esta forma, es conveniente
que el aspirante a auditor tenga cursados los estudios secundarios; en nuestro
sistema de educacin nacional corresponde a bachillerato. Este requisito busca
la fluidez en la lectura y en la redaccin acreditable del candidato, al igual que
su capacidad para expresarse en la lengua nacional (en su falta, debe disponer
siempre de una persona que hable la lengua en cuestin y no est sometida ni
a influencias ni a vnculos ni a intereses que puedan perjudicar a la
independencia y objetividad del proceso).
Fuente: SHUTTER-MINI
212
Unidad Didctica V. El Auditor
2. Tcnicas de Auditoras
213
Unidad Didctica V. El Auditor
214
Unidad Didctica V. El Auditor
Si o No.
Escala numrica.
VENTAJAS
215
Unidad Didctica V. El Auditor
INCONVENIENTES
2.2. Entrevistas
216
Unidad Didctica V. El Auditor
217
Unidad Didctica V. El Auditor
Ya desde La Norma ISO 19011 se considera a las entrevistas como una de las
importantes formas de recoger informacin, e incluye como primordial la
necesidad de ajustar las entrevistas a la situacin y a la persona entrevistada.
Adems el auditor ha de tener en cuenta:
No se entiende una auditora sin la revisin, por parte del auditor, de los
documentos que forman el sistema de gestin de la calidad y, por supuesto, sin
la conformidad de stos con la norma de referencia. Esta parte ya se coment
anteriormente en los enfoques de la auditora de la ISO 9001. Y como ya
hemos indicado con anterioridad, estos documentos del sistema de gestin de
la calidad son:
Manual.
Procedimientos.
Instrucciones de trabajo.
Registros.
Planes y programas.
218
Unidad Didctica V. El Auditor
Los procedimientos han de cumplir con las exigencias que fija la norma
de referencia. De esta forma, todo lo que no se diga en la norma, ser
interpretacin de ella.
Los registros son de gran valor en una auditora, por mostrar la realidad
en relacin a la implantacin de los procedimientos desarrollados.
De todas formas, aunque el auditor debe ser curioso y prestar atencin a todo
lo que pasa a su alrededor, tambin debe procurar no llegar a la indiscrecin.
2.5. Notas
La toma de notas, las anotaciones son una prctica que no le puede faltar a
ningn auditor. Se debe anotar como mnimo:
219
Unidad Didctica V. El Auditor
Asunto:
Convocada por:
Lugar: Fecha:
Convocados:
Nombre Empresa Asistencia
220
Unidad Didctica V. El Auditor
221
Unidad Didctica V. El Auditor
Aspectos a recordar
222