Hotel Fiesta INN

Manual De
Procedimientos

Mayo 2009
 NDICE
I. Objetivo Del Manual
II. Procedimientos
1. Procedimiento de Compra de Productos de Limpieza para las
habitaciones
1.1 Objetivo Del Procedimiento
1.2 Alcance
1.3 Responsabilidades
1.4 Mtodo De Trabajo
Diagrama De Flujo
Formatos

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 OBJETIVO DEL MANUAL
Contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita
inducir al personal de nuevo ingreso en las actividades que se
desarrollan en el Hotel Fiesta INN para mantener as el trabajo y
espritu en equipo y brindar un mayor servicio a nuestros clientes.

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 PROCEDIMIENTOS
1. Procedimiento De Compra De Productos De Limpieza Para Las Habitaciones
1.1 Objetivo Del Procedimiento

Este procedimiento tiene por objeto describir la metodologa que emplea

el Hotel Fiesta INN para la compra de productos utilizados por el mismo
en el desarrollo de su actividad, especialmente los productos de

limpieza.
1.2 Alcance

Este procedimiento es aplicable a la adquisicin de los productos de

limpieza utilizados por el Hotel en cualquiera de las actividades que
tenga que ver con garantizar la limpieza, arreglo y control de las reas
de piso, habitaciones y reas publicas del hotel.

1.3 Responsabilidades

Responsabilidades Del Ama De Llaves:

El ama de llaves se encargar de seleccionar y aprobar los

productos de la mayor calidad para el saneamiento de las

diferentes
Si reas del
los productos hotel.
de limpieza se agotan, es la encargada de realizar
la solicitud de compras necesarias para mantener el inventario de
tiles y equipos de limpieza utilizados por el departamento.

Responsabilidades del Jefe De Compras.

Atender los requerimientos de los productos de limpieza

solicitados por el ama de llaves
Evaluar posibles Proveedores para el Hotel
Verificar el presupuesto.
Apegarse a la normatividad que rige las adquisiciones de bienes y
servicios.
Almacenamiento y proteccin de material.
Informar al Ama De Llaves de cualquier desviacin que se detecte
en los productos adquiridos.

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 1.4 Mtodo De Trabajo
Diagrama De Flujo

Las Camaristas No
Tienen Productos De
Limpieza

Hay
productos de Si Surtir el carrito de
limpieza en la camarista
almacn?

No

Realizar una
Solicitud De
solicitud de compra
Compra (1)
al Jefe de Compras

Solicitud de Solicitud De
Cotizaciones con Cotizacin de

diferentes Proveedores (2)

Revisin, evaluacin y
eleccin de
Proveedor

El Proveedor cumple Seleccionar otro

No
con los requisitos del proveedor de la lista
Hotel?

Si
Sigue el
Diagrama de Se elabora la Orden
Flujo en la
de Compra y se Orden De
sig. Hoja
enva al Proveedor Compra (3)

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 Recepcin de los Nota De Recepcin
Productos y orden de compra
(4)

Estn en buenas No Regresar la mercanca

condiciones los al proveedor
productos?

Nota De Devolucin
Si de Materiales a los
Proveedores 5

Se Almacenan los
Productos Aviso De Entrada
Al Almacn (6)

(1) Solicitud de compras

El Jefe De Compras debe recibir una solicitud de compras, sin la cual no

puede iniciar ningn trmite para efectuarlas.

De tal forma, que la solicitud de compras es un instrumento de control que

adems de amparar la operacin, evita que se efecten compras cuando no es
necesario hacerlas

Dicha solicitud, tiene que estar autorizada por el Jefe De Almacn, y debe
incluir toda la informacin referente al material solicitado:

1. Nombre de la Empresa
2. Nmero de la solicitud
3. Fecha e la que se elabora.
4. Fecha en que se requiere
5. Solicitud
Clave del material
Cantidad
Descripcin

Observacin
6. Firma de la persona que formul ( Ama De Llaves)
7. Firma de la persona que revis ( Jefe De Almacn)
8. Firma de la persona que autoriza ( Jefe De Compras)

Es conveniente, que la solicitud de compras se elabore por triplicado para

darle el siguiente manejo:

1. El srcinal se le enva al Jefe De Compras

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2. Una copia debe guardarla el Ama De Llaves, ello le permitir corroborar
que el material que llega al almacn, es efectivamente el que se solicit.

3. Otra copia se enva al Depto. De Contabilidad

(2) Solicitud de cotizacin a proveedores

Una vez que el Jefe De Compras recibe la solicitud de compras, debidamente

autorizada, puede empezar a hacer los trmites necesarios para efectuar las

compras del material que se le solicit.

El primer trmite consiste en buscar al proveedor que le ofrezca las mejores
condiciones y precios al Hotel. De tal forma que el Jefe De Compras debe
efectuar una investigacin con varios proveedores potenciales para
posteriormente elegir al que ms le convenga.

Con el objeto de llevar un buen registro de los proveedores y para que quede
evidencia por escrito de la investigacin realizada, el Jefe De Compras debe
enviar a cada proveedor un documento conocido como:solicitud de
cotizacin a proveedores. Dicho documento incluye la siguiente informacin:

1. Nmero de solicitud de cotizacin a proveedores.

2. Fecha en la que se elabora.
3. Nombre del proveedor al cual se le pide la cotizacin.
4. Clave del material que se solicita.
5. Descripcin del material solicitado.
6. Cantidad solicitada.
7. Fecha lmite para que el proveedor conteste.
8. Hacer referencia a la solicitud de compras, anotando su nmero y la fecha
en la que se expidi.
9. Firma de la persona autorizada para hacer la solicitud de cotizacin, es
decir, del Jefe De Compras.

La solicitud de cotizacin a proveedores, deber contener el espacio necesario

para que el proveedor conteste lo siguiente:

1. Precio por unidad.

2. Plazo mximo en el que se compromete a entregar la mercanca.
3. Condiciones de pago.
4. Firma de la persona que recibi la solicitud de cotizacin en el
establecimiento del proveedor.

Es de suma el Jefe De Compras

a importancia
quepotenciales enve las solicitudes de
cotizacin los proveedores en aquellas pocas que se consideran
adecuadas para obtener los mejores precios. Asimismo, deber actualizar los
datos y cotizaciones de sus proveedores para poder elegir rpidamente al
proveedor en el momento en el que se le solicite una nueva compra.

Otra de las tareas del Jefe De Compras es negociar descuentos sobre

compras, ya sea, por volumen o bien por pronto pago, dependiendo de las
condiciones y necesidades del Hotel.

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Es conveniente hacer dos formas de solicitud de cotizacin de proveedores:

1. Una de ellas debe de quedar en poder de la persona autorizada para hacer

dicha solicitud, el Jefe De Compras, ello le permitir constatar que la
cotizacin hecha por el proveedor se refiere realmente al material solicitado.
2. La otra forma, se enva a cada uno de los Proveedores potenciales para
que la regresen a ms tardar en la fecha fijada como lmite.

En caso de que el proveedor no conteste, se tomar como no enviada dicha

solicitud y el proveedor no entrar en la seleccin.

(3) Orden de compra

Cuando el Jefe De Compras recibe las contestaciones de las solicitudes de

cotizacin a proveedores enviadas a los proveedores potenciales, se inicia otra
fase del trmite de compras, el cual consiste en elegir a aquel proveedor que
ofrece, en conjunto, las mejores condiciones y precios al negocio.

No est de ms que el Jefe De Compras le pida su opinin a la persona que le

solicit el material para hacer la eleccin del proveedor, en este caso el Ama
De Llaves.

Una vez que se ha seleccionado al proveedor que ofrece las mejores

condiciones y precios, el Jefe De Compras efecta el pedido mediante un
documento conocido como: orden de compra, el cual tiene por objeto
formalizar la operacin de compra.

Los datos que debe contener la orden de compra, son los siguientes:

1. Nombre de la empresa
2. Numero de orden de compra
3. Informacin Del Proveedor
4. Fecha en que se formula
5. Fecha en la que el proveedor deber entregar la mercanca.
6. Clave Del material
7. Cantidad
8. Unidad
9. Descripcin del artculo
10. Precio unitario
11. Importe total
12. IVA Desglosado
13. Total
14. Condiciones de pago.

15.
16. Firma
Firma del
del Jefe De Compras.
Proveedor.

Se deben manejar las siguientes copias:

1. El srcinal se le entregar al Proveedor

2. 1 copia al Jefe de Compras
3. 1 copia al Departamento solicitante (Ama De Llaves)
4. 1 copia al Jefe De Almacn
5. 1 copia al archivo

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(4) Nota de recepcin

Para que el Ayudante de Almacn realice la recepcin de materiales deber

tener una copia de la orden de compra; de lo contrario, y por cuestiones de
control, no se debe recibir material.

No obstante, si llega material al Hotel y el Ayudante De Almacn no tiene en

su poder la orden de compra, debe hablar con el Jefe De Compras antes de
rechazar el pedido y solicitarle que le haga llegar una copia de la orden de

compra.
Las tareas del Ayudante De Almacn consisten en hacer un recuento fsico y
verificar que el material entregado por el Proveedor cumple con las
caractersticas estipuladas en la orden de compra. Asimismo, debe hacer una
inspeccin para detectar la existencia de material daado.

En caso de que la inspeccin realizada por el Ayudante De Almacn sea

totalmente satisfactoria, ste emite una nota de recepcin de materiales.
Dicha nota es el nico documento que queda como evidencia formal de la
entrega del material.

La nota de recepcin se le entrega a la persona que llev el material, contra la

nota de remisin expedida por el proveedor. La nota de recepcin debe
contener la siguiente informacin:

1.5 Nmero de nota de recepcin.

2. Fecha de recepcin.
3. Nombre del proveedor.
4. Fecha en la que se hizo la orden de compra.
5. Nmero de orden de compra.
6. Clave del material.
7. Descripcin del material.
8. Cantidad recibida.
9. Precio unitario.
10. Importe total de la mercanca recibida.
11. Firma de la persona que recibi el material (Ayudante De
Almacn)

La nota de recepcin deber emitirse con tres copias:

Una de ellas, se enva al Jefe De Compras para que quede formalmente

enterado de que la mercanca est en el almacn.

Otra copia se enva al Jefe De Almacn para que registre en su tarjeta de

almacn la entrada de mercanca.
La tercera copia se enva al Depto. De Contabilidad para que realice el pago
correspondiente y para que lleve un control de los costos de produccin.

En caso de tratarse de un proveedor forneo, se debe expedir adems, una

copia al agente aduanal incluyendo las fracciones aduanales aplicables a la
mercanca en cuestin.

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(5) Nota de devolucin de materiales a proveedores

En algunas ocasiones, es necesario regresar al proveedor material daado o en

malas condiciones. En tal situacin, es responsabilidad del Jefe De Compras
efectuar el trmite de devolucin y solicitar al Proveedor que le bonifique el
importe pagado por la mercanca objeto de la devolucin.

La nota de devolucin de materiales a proveedores debe contener los

siguientes datos:

1.6 Nmero
2. Datos de nota de del
generales devolucin.
proveedor.
3. Fecha en la que se efecta la devolucin.
4. Referencia de la nota de recepcin.
5. Clave del material.
6. Descripcin del material.
7. Cantidad.
8. Precio unitario.
9. Importe de la mercanca objeto de la devolucin.
10. Causa de la devolucin.
11. Firma del Jefe de compras.
12. Firma del proveedor o persona autorizada para recibirla.

Con el objeto de que nicamente la persona involucrada en el clculo de los

costos conozca esta informacin, los espacios para el precio unitario y el
importe total permanecen en blanco en todas las copias, al igual que en la
nota de recepcin.

En caso de tratarse de proveedores forneos, se deber aadir:

1.7 El nmero de la nota de remisin expedida por el proveedor.

2. La fecha en la que se elabor la nota de remisin.
3. Transportista encargado de hacer la entrega.

Deben hacerse cuatro copias de dicha nota:

1. Uno de ellas, para el Proveedor.

2. Otra, se enva al Jefe De Almacn, para que haga el registro
correspondiente a la salida de mercanca en sus tarjetas de almacn.
3. Otro ejemplar se enva al Depto. De Contabilidad.
4. El Jefe De Compras, debe mantener en su poder otro ejemplar

(6) Aviso De Entrada Al Almacn

Es un documento que hace el Ayudante De Almacn despus de recibir y

revisar los productos y es de carcter interno para el Hotel, tiene por objeto
hacer constar la entrada de productos al almacn. Debe contener lo siguiente:

1. Nombre o razn social de la Empresa

2. Numero de Aviso
3. Informacin Del Proveedor (Direccin, Telfono, Correo Electrnico)
4. Cantidad
5. Unidad
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 6. Descripcin
7. Precio Unitario
8. Importe total
9. Observaciones
10. Firma del que Formul
11. Firma de quien revis
12. Firma del que Recibi

El Original se manda al Departamento de Contabilidad, una copia al

Proveedor, otra copia al Ama De Llaves y la ultima copia al Almacn.

1.8 Formatos

SOLICITUD DE COMPRA
N de solicitud:
Fecha De Formulacin:
Hotel Fiesta INN
Fecha De
Requerimiento:

Clave Cantidad Descripcin Observaciones

Formul Autoriz

Revis

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 SOLICITUD DE COTIZACIONES A PROVEEDORES
Solicitud De Compra N Fecha Lmite De
Contestacin:

N Fecha: Proveedor:
Plazo De Entrega De
Calve Del Material Descripcin Precio Por Unidad Mercanca

Autoriz Jefe De Compras Del Recibi Solicitud

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 ORDEN DE COMPRA

Orden De Compra Al Proveedor N

Avenida Universidad No. 268 Oaxaca De Jurez, Oaxaca Fecha:

Informacin Del Proveedor Plazo De Entrega Del Pedido

Nombre:
RFC: Fecha De Inicio:
Direccin:
Plazo (Das Hbiles):
Telfono:
Ciudad:
Fecha Max. De Entrega:
Pas:
Cdigo Cantidad Unidad Descripcin Precio Unitario Total

Parcial:
Descuento:
IVA:
Total:
Formul Revis Autoriz

Nota De Recepcin
Nota De Recepcin: Fecha De Recepcin:

Nombre Del Proveedor:

Fecha De La Orden De N De Orden De Compra:
Nota De
Compra:
Recepcin
Clave Descripcin Cantidad Precio Importe

Ayudante De Almacn

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Nota De Devolucin De Materiales A Proveedores

Nota De Devolucin De Materiales A

Proveedores
Proveedor: Fecha De Devolucin:
RFC:
Direccin:
Telfono: N de Nota de recepcin:
Ciudad:
Clave Descripcin Cantidad Precio Unitario Importe

Causa De La Devolucin

Jefe De Compra Proveedor

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 AVISO DE ENTRADA AL ALMACEN

Aviso De Entrada Al Almacn

Proveedor:
Direccin:
Telfono:
Correo Electrnico:
Con Esta Fecha he recibido los sig.
Productos
Precio Importe
Cantidad Unidad Descripcin Observaciones
Unitario Total

Formul Recibi

Revis

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