SUBSECRETARA DE CONTABILIDAD

GUBERNAMENTAL

Manual de Usuario para la elaboracin de

Toma Fsica de Bienes en el Sistema de
Bienes y Existencias.

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 MANUAL DE USUARIO PARA LA ELABORACIN DE
TOMA FSICA DE BIENES EN EL SISTEMA DE
BIENES Y EXISTENCIAS

No est permitida la reproduccin total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisin electrnica
o mecnica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperacin de
informacin, sin autorizacin escrita del MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR.

DERECHOS RESERVADOS
Copyright 2013 primera edicin

MF y logotipo MF son marcas registradas

Documento propiedad de:
MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR.
Repblica del Ecuador.

Edicin: Ministerio de Finanzas del Ecuador

Cubierta: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Composicin y diagramacin: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Estructuracin: Ministerio de Finanzas del Ecuador

Autor: Ing. Gisela Guaa

Modificacin: Ing. Hugo Garca

Ing. Horacio Ayala

Revisado: Econ. Walter Medina

Aprobado: Eco. Magdalena Vicua

Creacin: 02/08/2013
Actualizacin: 23/01/2015

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Contenido

1 ANTECEDENTES ...................................................................................................4

2 BASE LEGAL .........................................................................................................4

3 MBITO DE APLICACIN .....................................................................................5

4 PROCEDIMIENTO ..................................................................................................5
4.1 Toma Fsica - Conciliacin ...............................................................................5
4.1.1 Crear .............................................................................................................7
4.1.2 Modificar........................................................................................................9
4.1.3 Generar Detalle ........................................................................................... 10
4.1.4 Detalle de Bienes ........................................................................................ 11
4.1.5 Marcar con Error ......................................................................................... 12
4.1.6 Conciliacin ................................................................................................. 13
4.1.6.1 Conciliacion Manual.............................................................................. 13
4.1.7 Procesar Novedades ................................................................................... 16
4.1.7.1 Ajuste.................................................................................................... 17
4.1.8 Imprimir ....................................................................................................... 18
4.1.9 Conciliacin a travs de archivo .................................................................. 20
4.2 Toma Fsica Conciliacin por tipo de bien ................................................... 25
4.2.1 Crear ........................................................................................................... 27
4.2.2 Modificar...................................................................................................... 28
4.2.3 Generar Detalle ........................................................................................... 29
4.2.4 Detalle de Bienes ........................................................................................ 30
4.2.5 Marcar con error .......................................................................................... 30
4.2.6 Conciliacin a travs de archivo .................................................................. 31
4.2.7 Imprimir ....................................................................................................... 35

3
 MANUAL DE USUARIO PARA LA ELABORACIN DE
TOMA FSICA DE BIENES EN EL SISTEMA DE
BIENES Y EXISTENCIAS

1 ANTECEDENTES

Con la finalidad de que las Entidades que utilizan el Sistema de Bienes y Existencias
Mdulo de Bienes, puedan realizar su toma fsica, se procede a elaborar el instructivo que
servir de gua para los usuarios del sistema.

2 BASE LEGAL

La Subsecretara de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, ha elaborado el

presente instructivo, en concordancia con los artculos 74 (numeral 6), 152 y 158 del Cdigo
Orgnico de Planificacin y Finanzas Pblicas y NTCG 3.2.5.1 Alcance, que sealan
respectivamente:

Art. 74.- Numeral 6: Dictar las normas, manuales, instructivos, directrices, clasificadores,
catlogos, glosarios y otros instrumentos de cumplimiento obligatorio por parte de las
entidades del sector pblico para el diseo, implantacin y funcionamiento del SINFIP y sus
componentes

Art. 152.- Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las mximas autoridades de
cada entidad u organismo pblico, sern los responsables de velar por el debido
funcionamiento del componente de contabilidad gubernamental y los servidores de las
unidades financieras, de observar la normativa contable .

Artculo 158.- Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas pblicas tiene la facultad
privativa de expedir, actualizar y difundir los principios, normas tcnicas, manuales,
procedimientos, instructivos y ms disposiciones contables, que sern de cumplimiento
obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Pblico no Financiero.

Adems, en las Normas de Control interno para las entidades, organismos del sector pblico
y personas jurdicas de derecho privado que dispongan de Recursos Pblicos, publicadas
mediante ACUERDO Nro. 039-CG del 14 de Diciembre del 2009 en su literal 406-10
Constatacin fsica de existencias y bienes de larga duracin, se prescribe que:

La administracin de cada entidad, emitir los procedimientos necesarios a fin de realizar

constataciones fsicas peridicas de las existencias y bienes de larga duracin. Se efectuarn
constataciones fsicas de las existencias y bienes de larga duracin por lo menos una vez al

4
ao. El personal que interviene en la toma fsica, ser independiente de aquel que tiene a su
cargo el registro y manejo de los conceptos sealados, salvo para efectos de identificacin.

3 MBITO DE APLICACIN

El presente instructivo est dirigido a las Entidades que deben operar el Mdulo Bienes del
Sistema de Bienes y Existencias de conformidad con el marco legal vigente.

4 PROCEDIMIENTO
De acuerdo al Reglamento general sustitutivo del manejo de bienes del Sector pblico la
elaboracin de la toma fsica permite identificar los bienes en mal estado o fuera de uso, para
proceder a la baja, donacin o remate segn corresponda, de acuerdo a las disposiciones
legales vigentes.

4.1 Toma Fsica - Conciliacin

Para iniciar con el proceso de la toma fsica, el usuario de la herramienta informtica debe
ingresar a la siguiente ruta de acceso:

BIENES TOMA FSICA TOMA FSICA Y CONCILIACIN

En la que debe seleccionar su Entidad. Para el ejemplo se ha utilizado la Entidad 130-9999-

0000 Ministerio De Finanzas - Planta Central.

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Una vez que ingresa a la ruta sealada, el sistema presenta una pantalla en blanco si todava
no se han creado registros; caso contrario, presenta los registros de las tomas fsicas
anteriormente creadas en el sistema:

En la parte superior derecha se encuentra la barra de herramientas con un conjunto de

botones con conos especficos los mismos que se utilizan para el proceso. A continuacin su
detalle:

Crear

Modificar

Generar Detalle

Detalle de Bienes

Marcar con Error

Conciliacin Manual

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 Conciliacin a travs de Archivo

Procesar Novedades

Imprimir

Consultar todos los Registros

4.1.1 Crear

El usuario debe presionar el botn Crear y el sistema muestra una pantalla con
diferentes campos a llenar, como se indica a continuacin:

Campo
obligatorio

Campos
NO
obligatorios

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 El primer campo que debe llenarse es, Descripcin: Se ingresa una breve
descripcin de la toma fsica que se realiza.

Cdigo del Bien: Mediante el filtro de seleccin presenta una lista de cdigos de los
bienes que han sido registrados, contabilizados y legalizados en el sistema de
Bienes y Existencias.

ID del Bien: Mediante el filtro de seleccin presenta una lista de bienes los cuales
estn identificados por 12 dgitos propios del catlogo de bienes Ej: 500100280002

Descripcin del Bien: Es la descripcin con la cual se realiz el ingreso del Bien.

Cuenta Contable: Se ingresa las cuentas contables dentro de un rango. Ej: 1410103
a 1410105

Marca: Se registra la marca del bien, ejemplo: CHEVROLET

Modelo: Se ingresa el modelo del bien, ejemplo: GRAND VITARA SZ

Serie: Se ingresa el nmero de serie del bien ejemplo: P6FS76

Estado del Bien: Mediante una lista de valor el usuario selecciona entre las
siguientes opciones: Bueno, Malo o Regular

Origen de Ingreso: Mediante una lista de valores el usuario selecciona si el bien fue
ingresado por: compra, donacin, comodato, dacin de pagos, elaboracin,
expropiacin, reposicin, traspaso a tiempo fijo.

Fecha Ingreso del Bien: Se llena con dos fechas estimadas de ingreso con el
objetivo de obtener una lista de bienes a ser conciliados.

N de Bodega: Presenta una lista de nombres de las bodegas que han sido creadas
en el sistema de bienes. Ej:: GG BIENES DE LARGA DURACIN

Identificacin: Se ingresa el nmero de cdula de identidad del custodio del bien Ej:
176813512

Si bien, no es necesario detallar un filtro para continuar con el proceso de creacin de la

cabecera, es recomendable que se escoja por lo menos uno, caso contrario el sistema
subir, para la toma fsica, todos los bienes de los que dispone la entidad.

Una vez ingresada la informacin en el filtro seleccionado, se procede a confirmar la creacin

de la cabecera de la toma fsica presionando el botn Crear , donde aparecer un

mensaje de Operacin Exitosa si los campos llenados son vlidos, de lo contrario el sistema
verificar cules son los campos a corregir.

8
De requerir borrar la informacin ingresada se presiona el botn Limpiar y cada uno
de los campos queda vaco.

4.1.2 Modificar

El sistema permite al usuario mediante el botn Modificar corregir la informacin

ingresada de cada uno de los filtros, como se indica a continuacin:
CAMPOS MODIFICABLES

Una vez que se haya corregido la informacin, se procede a presionar el botn Modificar

y se guarda la informacin mediante el mensaje de confirmacin Operacin Exitosa.

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4.1.3 Generar Detalle

El sistema mostrar la cabecera de la toma fisica con todos los campos bloqueados, el

usuario presiona el botn Generar Detalle y el sistema emite el mensaje Operacin

Exitosa y la toma fisica cambia de estado Registrado a Generado, por lo tanto no se
podr realizar ningn tipo de correccin, como se indica a continuacin:
CAMPOS BLOQUEADOS

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4.1.4 Detalle de Bienes
Para poder visualizar el listado de bienes a ser conciliados, se selecciona el nmero

de toma fsica y se presiona el botn Detalle de Bienes como se indica en la

siguiente imagen:

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El sistema enlista todos los bienes que fueron especificados en los filtros de la cabecera de la
toma fsica, en la pantalla se puede observar 8 bienes con sus respectivas caracteristicas.

4.1.5 Marcar con Error

Mediante el botn Marcar con Error se podr eliminar una toma fisica siempre que su
estado sea Registrado o Generado.

Cuyo resultado es:

12
Una vez marcado con error el usuario deber generar una nueva toma fsica, conforme al
procedimiento sealado anteriormente.

4.1.6 Conciliacin

Una vez generada la Toma Fsica se puede realizar la Conciliacin, para lo cual, el sistema
presenta dos formas de efectuar ese proceso:

Conciliacin Manual: Permite procesar hasta 100 datos de los bienes ingresados en el
sistema de bienes y existencias, con los cuales se pueden realizar movimientos
contables como: Donacin, Comodato, Enajenacin, entre otros.

Conciliacin a travs de archivo: Permite procesar hasta 10000 datos de los bienes
ingresados en el sistema, con los que se pueden realizar los movimientos contables
de: Donacin, Comodato, Enajenacin, entre otros.

4.1.6.1 Conciliacion Manual

El usuario selecciona su toma fsica y presiona el botn Conciliacin Manual, a

continuacin el sistema presenta la siguiente pantalla:

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El sistema enlista los bienes detallados en la cabecera, con cinco columnas que son:

Id. Bien: Se presentan por defecto los doce dgitos del catlogo de bienes.

Descripcin Bien: Se presenta por defecto el cdigo del bien ms el nombre completo del
bien.

Bodega: Se presenta el nombre de la bodega donde se encuentra fsicamente el bien.

Tipo de ajuste: Este campo es editable, el usuario puede generar novedades, para lo cual se
debe presionar el botn editar y a su vez desmarcar el campo que se encuentra con
visto () y puede ingresar los ajustes que fueron detectados en la toma fsica tales como:
Donacin, Enajenacin, Robo, Comodato, entre otros.

Observaciones: Es un campo editable que permite al usuario ingresar informacin que

justifique los movimientos de ajuste, Ej: Se realiza una donacin mediante oficio MF-DNAP-
1569-2013

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 DESMARCAR
EL CUADRO

En cuanto se han ingresado las novedades debe presionar el botn Guardar para que
sus novedades queden registradas y puedan ser procesadas, como se indica a continuacin:

INFORMACIN
GUARDADA

En donde el botn cambia al botn anterior: .

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Una vez guardadas las novedades de la toma fsica se procede a presionar el botn

Conciliar y el sistema presenta un mensaje de confirmacin Operacin con xito:

A continuacin aparece la pantalla anterior con el cambio de Estado respectivo.

4.1.7 Procesar Novedades

Cuando la toma fsica se encuentre en estado Conciliado, el usuario debe presionar el botn

y el sistema presentar una pantalla con los datos no editables donde confirma el
nmero de registros que han sido ingresados.

Al presionar el botn salir, , se aprecia el visto en la columna Procesado que culmina el

procedimiento.

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4.1.7.1 Ajuste

Procesadas las novedades, se debe generar los ajustes respectivos para iniciar el proceso de
registro y contabilizacin de cada una de ellas, mediante la ruta: Bienes -> Ajustes -> Baja,
Revalorizacin, Enajenacin como se observa a continuacin:

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Seguidamente se dirigir al cono Registrar Comparecientes, en virtud que se ha generado
automticamente el detalle del ajuste; luego se continuar con los procesos de Aprobar
Ajuste; Anexos y Contabilizar.

4.1.8 Imprimir
Para generar el reporte, el usuario debe regresar a la ruta de toma fsica:

A travs de este botn se obtiene los reportes de la toma fsica realizada, los mismo que
pueden obtenerse en formato: PDF, Excel, Archivo CSV, Archivo CSV (Excel), tal como se
presenta a continuacin:

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El sistema por defecto presenta el reporte en formato PDF . En este reporte el usuario
puede observar el listado de todos los bienes que fueron procesados en la toma fsica como
se indica a continuacin:

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4.1.9 Conciliacin a travs de archivo

Para realizar esta conciliacin a travs de archivo, el usuario debe tener la toma fsica en
estado Generado:

y posteriormente debe extraer el reporte en formato Archivo CSV (Excel) como se indica a
continuacin:

Para generar el reporte, el usuario debe seleccionar la toma fsica y posteriormente el cono
Imprimir, a travs del cual se obtiene los reportes de la toma fsica realizada, el mismo que
obligatoriamente debe ser en formato: Archivo CSV (Excel).

Al momento de generar el reporte, en el campo Decimal, y Celdas se debe seleccionar

punto (.) y coma (,) respectivamente, tal como se presenta a continuacin:

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El sistema presenta el documento con opcin de abrir o guardar .El usuario debe guardar el
documento para posteriormente ingresar las novedades que pudieren existir:

Posteriormente, se debe abrir el archivo directamente con Microsoft Excel, con el objetivo de
ingresar las novedades reportadas en la toma fsica, como a continuacin se detalla:

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 Se debe eliminar la
primera fila, una
vez concluido el
ingreso de
novedades.

Novedades

Al registrar las novedades, el usuario debe tomar en cuenta que para detallar cualquier tipo de
novedad, en el campo correspondiente a CONCILIADO, el sistema por defecto
predetermina dicho campo con la letra S, asumiendo que la toma fsica, no presenta ninguna
novedad, sin embargo, de no ser el caso, debe cambiar la letra S por N

En el campo TIPO AJUSTE se deber registrar EGRESO.

En el campo TIPO EGRESO considerar los mismos parmetros, que maneja el sistema
(por ejemplo: Donacin, Comodato, Enajenacin, Robo entre otros.).

En el campo OBSERVACIONES el usuario colocar el comentario que a su criterio creyera

conveniente; finalmente se debe eliminar la primera fila de ttulos del archivo al finalizar este
proceso; deben guardarse los cambios y a continuacin se proceder a cargar el archivo en el

sistema, utilizando el botn Examinar y el botn subir archivo una

vez que se ha escogido el archivo a subir.

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El archivo cargado debe presentarse de la siguiente manera:

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En cuanto la informacin se encuentre registrada en el sistema, se presentar el mensaje
Operacin Exitosa y posteriormente pasar a un estado de CONCILIADO:

El usuario debe procesar las novedades mediante el botn

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Posteriormente se efectuarn los ajustes pertinentes de igual forma como se indica en el
literal 4.1.7.1 Procesar Novedades, a travs de la ruta: Bienes -> Ajustes -> Baja,
Revalorizacin, Enajenacin como se observa a continuacin:

4.2 Toma Fsica Conciliacin por tipo de bien

El objetivo de esta toma fsica es actualizar las caractersticas de los bienes que han sido
ingresados en la entidad y que en el transcurso del tiempo sufrieron mejoras o cambios.

Ej: La entidad compra en el 2010 una silla de madera pero en el ao 2012 la misma silla fue
remodelada con cuero, en este caso deben actualizarse las caractersticas del bien.

Para iniciar con el proceso de Toma Fsica y Conciliacin por tipo de bien, el usuario debe
ingresar a la siguiente ruta de acceso:

BIENES TOMA FSICA TOMA FSICA Y CONCILIACIN POR TIPO DE BIEN

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En tal ruta, el sistema presenta una pantalla en blanco si todava no se han creado registros;
caso contrario, presenta los registros de las tomas fsicas anteriormente creadas en el
sistema.

En la parte superior derecha se encuentra la barra de herramientas con un conjunto de

botones, los mismos que se utilizan para el proceso, a continuacin su detalle:

Crear

Modificar

Generar Detalle

Detalle de Bienes

Marcar con Error

Conciliacin Automtica

Procesar Novedades

Imprimir

Consultar todos los Registros

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4.2.1 Crear

El usuario debe presionar el botn Crear y el sistema muestra una pantalla con
diferentes campos a llenar a manera de filtros, como se indica a continuacin:

Tipo de Bien: Presenta una lista de opciones donde se especifican los diferentes
tipos de bienes. De esta seleccin depender las caractersticas que el usuario
pueda modificar. Ejemplo: Muebles.
Descripcin: Se ingresa una breve descripcin de la toma fsica que se realiza.
Cdigo del Bien: Mediante la lista de valores se presenta una lista de cdigos de los
bienes que han sido registrados, contabilizados y legalizados en el sistema de
Bienes y Existencias.
ID del Bien: Mediante la lista de valores se observa un listado de bienes
identificados por 12 dgitos propios del catlogo de bienes Ej: 500100010013
Descripcin del Bien: Es la descripcin con la cual se realiz el ingreso del Bien.
Cuenta Contable: Se ingresan las cuentas contables dentro de un rango. Ej: Mayor:
141, Subcuenta1: 01, Subscuenta2: 03 hasta la cuenta 141.01.05 separada
igualmente.
Marca: Se registra la marca del bien, Ej: CHEVROLET
Modelo: Se ingresa el modelo del bien, Ej: GRAND VITARA SZ
Serie: Se ingresa el nmero de serie del bien, Ej: P6FS76

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 Estado del Bien: Mediante una lista de valores el usuario selecciona entre las
siguientes opciones: Bueno, Malo o Regular
Origen de Ingreso: Mediante una lista de valores el usuario selecciona si el bien fue
ingresado por: compra, donacin, comodato, dacin de pagos, elaboracin,
expropiacin, reposicin, traspaso a tiempo fijo.
Fecha Ingreso del Bien: Se ingresa dos fechas estimadas de ingreso con el objetivo
de obtener una lista de bienes a ser conciliados.
N de Bodega: Presenta una lista de nombres de las bodegas que han sido creadas
en el sistema de bienes ejemplo: BODEGA DEL EDIFICIO MATRIZ.
Identificacin: Se ingresa el nmero de cdula de identidad del custodio del bien Ej:
176813512

Una vez ingresada la informacin en los filtros, se procede a confirmar la creacin de la

cabecera de la toma fsica presionando el botn Crear , donde aparecer un mensaje de
Operacin Exitosa si los campos llenados son vlidos, de lo contrario el sistema verificar e
indicar cules son los campos a corregir.

De requerir borrar la informacin ingresada se presiona el botn Limpiar y cada uno de

los campos queda vaco.

4.2.2 Modificar

El sistema permite al usuario, mediante el botn Modificar , corregir la informacin

ingresada de cada uno de los filtros, como se indica a continuacin:
CAMPOS MODIFICABLES

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Una vez que se haya corregido la informacin, se procede a presionar el botn modificar y se
guarda la informacin mediante el mensaje de confirmacin Operacin Exitosa.

4.2.3 Generar Detalle

El sistema mostrar la cabecera de la toma fsica con todos los campos bloqueados, el

usuario presiona el botn y el sistema emite el mensaje Operacin Exitosa y la toma

fisica cambia de estado Registrado a Generado, como se aprecia en la imagen:

El estado de la toma fsica cambia de Registrado a Generado, como se observa a

continuacin:

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4.2.4 Detalle de Bienes

Para poder visualizar el listado de bienes a ser conciliados, se selecciona el nmero de toma

fsica y se presiona el botn como se indica en la siguiente imagen:

El sistema enlista todos los bienes que fueron especificados en los filtros de la cabecera de la
toma fsica; en la pantalla se pueden observar 8 bienes con sus respectivas caracteristicas.

4.2.5 Marcar con error

Mediante el botn Marcar con Error se podr eliminar una toma fisica siempre que su
estado sea Registrado o Generado.

En esta opcin el usuario podr modificar la informacin ya que los campos se encuentran
bloqueados:

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4.2.6 Conciliacin a travs de archivo

Para realizar esta conciliacin el usuario debe tener la toma fsica en estado Generado y
posteriormente debe extraer el reporte en formato Archivo CSV (Excel), seleccionando en la
opcin Separadores, para Decimal punto y para Celdas coma, como se indica a
continuacin:

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El sistema presenta el documento con opcin de abrir o guardar; el usuario debe guardar el
documento para posteriormente ingresar las novedades (de existir), como se puede apreciar:

Posteriormente, se debe abrir el archivo directamente con Microsoft Excel, con el objetivo de
ingresar las novedades reportadas en la toma fsica, de esta forma:

La informacin modificable es nicamente para las celdas que cuentan con T.F. (Toma
Fsica), registrada la informacin que se modific, se debe borrar la primera fila (de ttulos),
guardar los cambios y a continuacin proceder a cargar el archivo en el sistema.

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Seguidamente se debe subir el archivo con las modificaciones efectuadas para su conciliacin

a travs de archivo, seleccionando el cono Conciliacin Automtica, a saber:

El archivo cargado correctamente pasar de un estado Generado a Conciliado:

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Posteriormente se debern procesar las novedades mediante le botn , como se indica
en el literal 4.1.7 Procesar Novedades.

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4.2.7 Imprimir
A travs de este botn se obtiene los reportes de la toma fsica realizada, los mismos que
pueden presentarse en formato: PDF, Excel, Archivo CSV, Archivo CSV (Excel), as:

El sistema por defecto presenta el reporte en formato PDF. En este reporte el usuario puede
observar el listado de todos los bienes que fueron procesados en la toma fsica como se
puede observar:

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