BAB 3

ANALISA

1. Proses pendataan barang masuk.

2. Prosedur stok barang.
3. Prosedur pengiriman barang.
4. Proses pembuatan laporan arsip Gudang.

3.1 PROSEDUR

A. PROSES PENDATAAN BARANG MASUK

Penerimaan barang melalui kontainer:

1. Kepala gudang menerima surat jalan dari principal.

2. Kemudian berdasarkan surat jalan, barang yang datang dicatat di buku penerimaan
barang datang.
3. Sebelum barang dibongkar, kepala Gudang dan supir mengecek nomor kontainer,
nomor seal dan kondisi segel sesuai tidak dengan surat jalan. Jika tidak sesuai,
menghubungi manager ekspedisi pusat.
4. Kepala Gudang mengecek barang masuk sesuai buku penerimaan barang datang.
5. Jika barang lengkap dan sesuai , kepala Gudang wajib menandatangani dan
menstempel surat jalan serta mencantumkan tanggal barang diterima.
6. Rekap surat jalan ekspedisi (warna kuning) dikembalikan ke supir dan surat jalan
suplier (warna merah) diserahkan ke kepala admin.
7. Kepala admin menginput data barang datang dan mencetak receipt.
8. Print out receipt diserahkan ke kepala gudang.
9. Jika ada perbedaan, kepala gudang lapor ke kepala admin. Jika tidak, kepala gudang
lapor ke kepala admin lalu kepala admin melakukan posting receipt.
Penerimaan barang melalui truk :

1. kepala Gudang dan supir mengecek nomor polisi truk, untuk mengecek kecocokan
data surat jalan dari principal.
2. barang yang datang dicatat di buku penerimaan barang datang.
3. Barang dibongkar, jika data lengkap dan sesuai dengan surat jalan, kepala Gudang
wajib menandatangani dan menstempel surat jalan serta mencantumkan tanggal
barang diterima.
4. Rekap surat jalan ekspedisi (warna merah) dikembalikan ke supir dan surat jalan
suplier (warna kuning) diserahkan ke kepala admin.
B. PROSEDUR STOK BARANG
1. Stok barang diawali dengan pendataan pengecekan kondisi barang oleh kepala
gudang, apabila ada barang yang rusak maka helper segera mengevakuasi barang di
gudang rusak agar tidak menjalar ke barang lainnya.
2. Setelah itu memeriksa kondisi tempat penyimpanan, mana daerah yang kering dan
bersih dengan sirkulasi yang baik.
3. Proses penempatan barang diletakkan diatas pallet sesuai dengan jenis barang.
Kemudian proses pemberian label pada barang.

C. PROSEDUR PENGIRIMAN BARANG

1. Pengiriman barang dari Gudang ke toko, kepala Gudang menerima PICK (draft
order) dari bagian admin.
2. Kepala Gudang mengelompokkan PICK per area sesuai rute pengiriman.
3. Helper menyiapkan barang sesuai PICK. Jika ada kekurangan fisik barang, maka
kepala Gudang melapor ke bagian admin, sedangkan telemarketing menghubungi
pihak toko untuk konfirmasi perubahan barang sesuai keinginan toko.
4. Bagian admin harus merevisi Sales Order (SO) dan mencetak PICK baru.
5. Setelah barang sesuai PICK, bagian admin mencetak Surat Jalan Proforma Invoice
(faktur copy).
6. Setelah kepala Gudang menerima Surat Jalan dan Proforma Invoice, kepala Gudang
mengecek dan menandatangani sesuai nomor surat jalan.
7. Kepala Gudang menghitung jumlah muatan sesuai kapasitas truk sebelum proses
muat barang. Setelah barang sampai di toko, pemilik toko mengecek,
menandatangani dan membubuhkan stempel di surat jalan. Warna putih dan merah
dikembalikan ke supir, warna hijau untuk pemilik toko. Supir menyerahkan surat
jalan kembali ke kepala Gudang.
8. Lalu mencocokkan dengan SMI (Surat Muat Internal). Kemudian surat jalan warna
putih diserahkan ke bagian admin, dan warna merah untuk arsip Gudang.
D. PROSES PEMBUATAN LAPORAN ARSIP GUDANG

3.2 ANALISA DATA (INPUT)

A. PROSES PENDATAAN BARANG MASUK

- Tanggal barang masuk,

- ID barang,
- Nama barang,
- Tipe barang,
- Jumlah barang,
- Berat barang,
- Warna barang.

B. PROSEDUR STOK BARANG

- Jenis barang
- Ukuran luas gudang,
- Panjang gudang dan lebar gudang.

C. PROSEDUR PENGIRIMAN BARANG

- Draf Order
-

D. PROSES PEMBUATAN LAPORAN ARSIP GUDANG

3.3 ANALISA INFORMASI

A. PROSES PENDATAAN BARANG MASUK
B. PROSEDUR STOK BARANG
C. PROSEDUR PENGIRIMAN BARANG
- Surat jalan
 D. PROSES PEMBUATAN LAPORAN ARSIP GUDANG

KESIMPULAN ANALISIS

Berdasarkan hasil penelitian analisa kebutuhan Gudang PT Tirtakencana Tatawarna yang

telah dilakukan dengan metode observasi dan wawancara, maka dapat disimpulkan sebagai
berikut:
1. Proses kegiatan bongkar barang bagian Gudang PT Tirtakencana Tatawarna sudah
berjalan dengan baik, namun terkadang karena banyaknya jumlah barang yang datang
membuat proses pendataan dan bongkar muat barang membutuhkan waktu yang lama
sehingga karyawan membutuhkan waktu tambahan kereja (lembur).
2. Sebagian prosedure kegiatan di Gudang yang meliputi proses penerimaan barang, stok
penyimpanan barang dan pengiriman barang serta pembuatan laporan arsip gudang
dilakukan secara manual.
3. Sistem keamanan Gudang yang cukup baik dengan pemakaian CCTV di setiap sudut
area Gudang.