Nama : Elvina Arraffi Widyanti

Kelas : 2B D3 AB

NIM : 155211041

1. Hasil akhir manajemen kantor berwujud pelayanan informasi pada berbagai pihak.
Berikan 10 contoh informasi yang dihasilkan kantor!

1) Laporan Keuangan: Laporan arus kas, laporan neraca, dan laporan balance sheet.
2) Laporan Kegiatan perusahaan
3) Laporan Produksi
4) Laporan Investasi
5) Laporan Penjualan
6) Struktur Organisasi perusahaan
7) Surat-surat: surat penawaran, surat permintaan, surat pesanan, dan surat bisnis lainnya.
8) Formulir
9) Dokumen tertulis: jadwal, tabel, peta, grafik, gambar.
10) Arsip

2. Menurut Anda, tepatkah istilah Tata Usaha diterjemahkan menjadi sebagai kegiatan
catat mencatat? Kenapa? Beri 3 alasan!

Tepat karena:

a) Apabila ditinjau dari pengertiannya:

- Dalam Kamus Bahasa Indonesia: "Tata Usaha" ialah penyelenggaraan tulis menulis
(keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya.
- Dalam arti sempit, "Tata Usaha" juga dapat diartikan sebagai kegiatan untuk mengadakan
pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan, sehingga keterangan-keterangan
tersebut dapat digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan suatu
organisasi yang bersangkutan dan juga oleh siapa saja yang membutuhkannya.
 b) Juga karena dominan kegiatan tata usaha melibatkan proses catat mencatat seperti menurut
Waworuntu dalam Saiman (1991; 17):
- Korespondensi dan lapangan kegiatan ini berhubungan dengan pencatatan relasi atau
kemitraan kerja organisasi ataupun kantor sampai pada persiapan hal-hal yang harus
dilaporkan kepada pimpinan.
- Tata hubungan yang berhubungan dengan proses surat menyurat, penerimaan dan
pengiriman telepon serta faximile.
- Pencatatan dan perhitungan, kegiatan ini berhubungan dengan data-data laporan, data
statistik, dan lain lain.
- Kearsipan, hal ini penting dalam rangka penyimpanan surat-surat atau dokumen yang
dinilai penting dan berkaitan dengan kegiatan kantor/organisasi.

c) Menurut saya, jika dibandingkan dengan kegiatan administrasi, maka kegiatan administrasi
akan lebih luas cakupannya. Administrasi dalam arti luas adalah sebuah rangkaian kegiatan
sistematis yang dilakukan oleh kelompok manusia untuk saling bekerja sama untuk
mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Berdasarkan definisi tersebut
dapat disimpulkan bahwa tata usaha adalah sebagai aktivitas administrasi dimana suatu
kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan dengan
secara efektif dan efisien dengan menggunakan sarana dan prasarana sehingga itu dapat
dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagiyang membutuhkan.

3. Peranan kantor bersifat operatif, komunikatif dan hubungan antar sesama. Berikan 3
contoh untuk masing-masingnya!

A. Bersifat operatif:
Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional guna membantu pelaksanaan perkerjaan pokok
untuk mencapai tujuan organisasi.
Membuat daftar hadir atau absensi para karyawan.
Menggunakan sarana dan prasarana untuk menghasilkan pelayanan seperti membuat
surat dengan menggunakan computer, scanner, printer.
Membuat grafik, surat, laporan yang menghasilkan informasi sebagaimana kegiatan
perkantoran secara umum.
 B. Bersifat Komunikatif
Segala kegiatan kantor yang berhubungan dengan komunikasi agar tujuan dapat terlaksana dan
tidak terjadinya kesalahpahaman. Terdiri dari:
rapat briefing
musyawarah
pertemuan
wawancara
konfrensi, korespondensi.

C. Hubungan antar sesama

Peranan kantor dalam hubungan antar sesama yaitu orang kantor harus memberikan pelayanan
pada semua pihak dan lini organisasi (lower, middle, atau top) pihak karyawan/pegawai dan
masyarakat yang membutukan informasi. Contoh:
Dapat menjaga hubungan antara atasan dengan bawahan (contoh: Manager dengan
staff atau dengan office boy tidak ada pandangan sebelah mata).
Memberikan informasi yang terkait (sesuai kewenangan kantor) untuk masyarakat.
(contoh: Memberikan keterangan kepada konsumen bahan pembuat produk yang
bersangkutan).
Seperti kegiatan antara konsumen dan produsen (Marketing) yang bernegosiasi harga
Mengumumkan atau memberi edaran mengenai informasi baik itu kepada masyarakat
ataupun karyawan.

4. Peran kantor diantaranya melancarkan kehidupan organisasi. Uraikan dan beri contoh!
Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan
organisasi sebagai suatu keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan, dan
sumber dokumen. Dalam penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kantor, perlu adanya pencatatan
yang cermat dan pengurusan/pengelolaan dokumen secara tertib, guna penilaian atau penyusunan
program perkembangan organisasi yang lebih lanjut.
 Peran kantor juga melibatkan seorang pemimpin. Pemimpin memerlukan informasi yang
bersifat umum, memberikan kepadanya kesempatan untuk mengetahui secara keseluruhan apakah
yang terjadi dalam organisasinya. Ia tidak hanya memakai informasi itu untuk perencanaan,
pengorganisasian, atau pengawasan, tetapi juga memakainya dalam kebijaksanaan mengambil
keputusan dan menggariskan cara kerja serta mengetahui apa yang terjadi.

Berdasarkan uraian diatas, keterangan-keterangan tersebut penting dan diperlukan untuk

bahan penilaian, pengambilan keputusan atau penyusunan program bagi perkembangan organisasi.
Maka jelaslah bahwa pekerjaan kantor meliputi pembuatan/pencatatan informasi yang mendukung
terwujudnya kelancaran kehidupan suatu organisasi

Contohnya banyak organisasi baik di lingkungan pemerintah maupun swasta, dalam

menyelenggarakan kegiatannya kurang atau tidak melakukan pencatatan-pencatatan secara cermat
dan lengkap. Begitu juga dalam penyimpanan dan pemeliharaan dokumen-dokumen yang berisi
keterangan-keterangan penting. Apabila itu terjadi, maka tentu akan menyulitkan dalam kehidupan
organisasi apabila dibutuhkan dokumen-dokumen tersebut sehingga akan menghambat kelancaran
kehidupan organisasi tersebut.

5. Ciri kegiatan kantor diantaranya dilaksanakan semua pihak. Jelaskan maksud statemen
tersebut + beri contoh real.

Artinya pekerjaan kantor dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi
sampai karyawan yang paling bawah sekalipun, serta berarti bahwa kegiatan kantor dalam
pelaksanaanya adalah saling berkaitan satu sama lain. Jika salah satu pihak/bagian tidak terlibat
dalam kegiatan kantor maka akan berdampak pula pada bagian lain. Dengan terlibatnya semua
pihak maka akan terciptanya harmonisasi antar bagian sehingga membantu organisasi untuk
mewujudkan segala visi dan misinya.

Contoh real: Antara tugas manajer dan karyawan

Seorang manajer, tugasnya adalah menggerakkan karyawan untuk bekerja sebaik mungkin,
juga seorang karyawan bertugas untuk melakukan segala instruksi yang diberikan oleh
manajernya. Jika salah satunya tidak mendukung atau tidak terlibat maka bisa dibayangkan
kegiatan kantor tidak akan berjalan semestinya dan malah akan terhambat. Yang sebaiknya adalah
seorang manajer melibatkan karyawannya untuk melakukan pekerjaan kantor dengan membantu
 tugasnya untuk terwujudnya cita-cita perusahaan, begitu pula sebaliknya seorang karyawan
terhadap manajernya. Sehingga akan tumbuh harmonisasi antar bagian/pihak perusahaan tersebut.

6. Carilah 10 pekerjaan kantor yang bersifat managerial dan jelaskan dengan ringkas. Anda
bisa melihat atau bertanya ke para manajer kantor yang ada di POLBAN.

1) Kegiatan administrasi di tiap-tiap jurusan: mengatur seluruh kegiatan yang dilakukan di

jurusan seperti mengurus absensi, kearsipan, penjadwalan kuliah.
2) Kegiatan perpustakaan: merekapitulasi data peminjaman dan pengembalian buku
3) Direktur Polban
4) Ketua Jurusan
5) Kepala bagian administrasi
6) Ketua program studi
7) Koperasi: mengatur simpan pinjam
8) Pembantu Direktur bidang akademik
9) Ketua MKU
10) Ketua bidang laboratorium

7. Mempelajari tingkah laku pegawai diperlukan oleh manajer kantor agar terjadi efisiensi.
Tolong jelaskan pernyataan tersebut dengan ringkas.

Efisiensi menurut Peter Drucker adalah melakukan pekerjaan dengan benar (doing thing
right) dan efektivitas adalah melakukan pekerjaan yang benar (doing the right thing).

Pegawai /karyawan adalah salah satu perantara perusahaan untuk mewujudkan segala visi
dan misi perusahaan. Oleh karena itu segala tingkah laku pegawai sangat berpengaruh pada
kehidupan organisasi. Efisiensi berarti melakukan pekerjaan dengan benar, bisa dibayangkan jika
seorang pegawai bertingkah laku seenaknya dengan membuat terus kesalahan, itu akan berjalan
tidak efisien karena Ia harus mengulang pekerjaannya dan pastinya membutuhkan biaya
operasional yang lebih banyak, terlebih juga harus menggunakan waktu yang lebih. Juga tingkah
laku menentukan cara kerja seseorang, misalnya saja jika ada pegawai yang bermalas-malasan
dalam melaksanakan tugasnya maka itu akan menghambat perusahaan untuk mencapai segala
tujuannya.
8. Ada 12 persyaratan manajer kantor dari Gie (2000). Urutkanlah dari yang paling penting
sampai tidak penting, berikan penjelasan kenapa anda mengurutkan demikian.

1. Managerial Training (latihan menejerial)

Tujuannya ialah mendapatkan manajer yang memahami kondisi bisnis perusahaan tersebut.
Karena seorang manajer kantor adalah seseorang yang mengetahui betul kondisi perusahaan
yang sebenarnya, selain itu dalam managerial training ini juga bisa dilihat berbagai
kualifikasi dan potensi terpendam yang dimiliki seorang calon manajer.
2. Executive ablitiy (kemampuan pejabat pimpinan)
Setelah mengetahui kualifikasi apa saja yang dimiliki seorang calon manajer adalah seorang
manajer harus memiliki jiwa kepemimpinan karena sesuai tugas dan posisi manajer adalah
membawahi para bawahannya yakni kemampuan membangkitkan gairah, memberikan
inspirasi serta membimbing semua bawahannya dengan menghasilkan apa yang terbaik dari
orang-orangnya maupun membuat mereka bekerja sama sebagai tim yang terpadu.
3. Sales ability (kemampuan menjual gagasan)
Setelah berjiwa kepemimpinan selanjutnya adalah kemampuan untuk menjual gagasan
sehingga timbul kepercayaan dari tiap-tiap elemen terutama para bawahannya. Sehingga akan
lebih mudah bagi manajer untuk meluapkan segala gagasannya jika gagasan-gagasan
sebelumnya dapat diterima oleh pihak yang bersangkutan.
4. Co-operativess (kemampuan bekerjasama)
Setelah memenuhi segala persyaratan yang bersangkutan dengan diri pribadi (calon manajer)
saatnya melibatkan segala elemen yakni dengan kemampuan bekerjasama, karena dengan
bekerjasama dapat memudahkan organisasi untuk mewujudkan tujuan-tujuannya.
5. Curiousity (keingintahuan)
Setelah terciptanya iklim kerjasama pada suatu organisasi tersebut maka waktunya untuk
menimbulkan rasa keingintahuan baik terhadap segala permasalahan yang ada maupun
terhadap segala elemen/komponen yang bersangkutan.
6. An open attitude (suatu sikap terbuka)
Selain manajer yang memiliki rasa keingintahuan terhadap segala hal, kebalikannya seorang
manajer harus memiliki sikap terbuka dengan membuka mind-set terhadap segala hal yang
bersifat informatif maupun pelayanan, juga dengan membuka diri terhadap segala pihak yang
 bersangkutan baik dalam hal pertanyaan maupun dengan menerima segala kritik dan saran
yang diberikan.
7. Abilitty to express oneself (kemampuan mengungkap diri)
Jika seorang manajer telah mampu memiliki sikap terbuka maka dengan segala prosesnya
kemampuan untuk mengungkap diri akan mengikuti. Seperti mengutarakan segala
ide/gagasan, segala kekurangan, serta hal-hal yang dianggap perlu disampaikan.
8. Creativeness (kreativitas)
Kreativitas sangat dibutuhkan bagi seorang manajer, karena dalam pelaksanaanya seorang
manajer dituntut untuk bisa menyelesaikan segala permasalahan yang ada dengan
menciptakan solusi-solusi baru. Selain itu kreatif dalam menciptakan ide/gagasan baru juga
dapat menciptakan hal-hal baru yang dapat mendukung terwujudnya segala tujuan
perusahaan.
9. Sound judgement (pertimbangan sehat)
Seorang manajer harus bisa menimbang segala sesuatu apakah hal tersebut lebih banyak
keuntungannya bagi perusahaan atau malah sebaliknya.
10. Emotional control (pengendalian emosi)
Dalam pelaksanaan tugas seorang manajer pasti dibutuhkan kontrol emosi karena ketika
dalam situasi di bawah tekanan seorang manajer harus bisa memecahkan masalah dengan
tenang sehingga keputusan yang diambil tidak berdasarkan emosi atau amarah.
11. Patience (kesabaran)
Kesabaran akan muncul dengan sendirinya jika seorang manajer mampu mengendalikan
emosi pada dirinya.
12. A practical background (memiliki latar belakang praktek)
Selain memenuhi human skill seorang manajer juga harus memiliki latar belakang
kemampuan yang kuat karena seorang pemimpin akan menjadi role model bagi para
bawahannya serta yang harus dimiliki adalah kompetensi karena itu menentukan keberhasilan
kantor.
Dengan demikian saya mengurutkan hal-hal diatas berdasarkan urutan dari conceptual
skill, human skill hingga technical skill karena conceptual skill menurut saya adalah dasar dari
kemampuan seorang manajer selanjutnya diikuti dengan human skill dan technical skill
karena technical skill dapat dilatih melalui training atau semacamnya.
9. Human skill diperlukan pada semua lapisan pekerjaan kantor. Jelaskan cara
membentuk/melatih diri agar human skill terbentuk!

Human Skill adalah kemampuan dalam berinteraksi secara baik dengan orang. Human skill ini
sendiri terdiri dari kemampuan untuk memotivasi, membangun sebuah kepercayaan, serta
bagaimana berkomunikasi secara baik dengan yang lain. Menurut saya, human skill akan terbentuk
dengan membiasakannya pada kehidupan sehari-hari sebagai alat pelatihan diri. Adapun cara
utnuk membentuk human skill tersebut:

Jauhkan persepsi negatif karena hal ini dapat membantu kita untuk berpikir dahulu sebelum
menyertakan emosi. Serta agar tidak banyak pertimbangan karena terlalu memikirkan
kemungkinan-kemungkinan terburuk yang mungkin akan terjadi.
Selalu ingin belajar dan menerima pesan dengan baik dengan cara mendengarkan. Karena
dengan mendengarkan kita dapat menyerap berbagai ilmu dan informasi yang akan berguna
untuk diri kita sendiri.
Menekan ego pribadi, dengan cara ini kita dapat memahami orang lain yang berbeda pendapat
dengan kita dan kita tidak boleh memaksakan kehendak.
Perbanyak belajar karena pengetahuan mempunyai peran penting dalam komunikasi dan juga
membangun hubungan.
Memperhatikan bahasa non-verbal. Bahasa merupakan alat yang penting dalam komunikasi.
Sering terjadi kesalahan akibat kesalahpahaman dari bahasa yang kita gunakan. Karena itu
kita harus lebih berhati-hati dalam menggunakan bahasa.
Memperbanyak bertemu dengan orang-orang baru akan melatih dan mengembangkan
interpersonal skill.

10. Hal-hal utama apa yang membedakan tugas manajer kantor dengan supervisor kantor:
Dapatkah keduanya dijalankan oleh satu orang? Kenapa?

Hal-hal yang membedakan antara manajer kantor dengan supervisor yaitu:

Supervisor Manajer Kantor

Bertanggung jawab pada tugas harian Bertanggung jawab atas kesusksesan
karyawan dalam sebuah departemen departemen secara keseluruhan
 Bertanggung jawab mengarahkan tugas dan Bertanggung jawab mengarahkan tugas dan
target setiap karyawannya target departemen
Berada di lower manager pada tingkatan Berada di middle manager pada tingkatan
manajemen kantor manajemen kantor
Menetapkan tujuan-tujuan. Mencapai tujuan-tujuan.
Membuat perencanaan. Mengimplementasikan perencanaan.

Tidak menjadwalkan pekerjaan orang lain. Memberi jadwal pekerja.

Mengantisipasi masalah. Menyelesaikan masalah yang terjadi.

Merencanakan penempatan posisi supervisor. Memperkerjakan pekerja sesuai kebutuhan.

Mengetahui seluruh bidang fungsional. Mengetahui bidangnya masing-masing.
Tidak dapat menggantikan ketidakhadiran Dapat menggantikan ketidakhadiran.
anggota staff.
Mendelegasikan pelatihan. Melatih.
Cukup banyak menggunakan waktu untuk Lebih banyak menggunakan waktu untuk
koordinasi antar departemen. koordinasi internal departemen.

Bertemu dengan orang-orang diluar Jarang bertemu dengan orang-orang diluar

organisasi. organisasi.
Memiliki tugas-tugas seremonial, seperti Tidak memiliki kewajiban-kewajiban
berpidato, dan terlibat dalam acara seremonial.
kemasyarakatan.

Sehingga antara tugas/kegiatan supervisor dan manajer kantor tidak dapat dijalankan oleh satu
orang, karena tanggungjawab, cakupan serta tugas kerjanya jelas berbeda.