PROSEDUR PENGADAAN BARANG/JASA

TUJUAN

Penetapan prosedur pengadaan barang/ jasa ini bertujuan untuk memberikan arahan kepada petugas
rumah sakit tentang alur dokumen transaksi yang terkait dengan:
1. Pengadaan barang/ jasa yang pembiayaannya tidak dibebankan pada APBN/ D;
2. Pengadaan barang/ jasa yang pembiayaannya sebagian atau seluruhnya dibebankan pada APBN/
D;
3. Pengadaan barang/ jasa yang sebagian atau seluruhnya dibiayai dari pinjaman/ hibah luar negeri
(PHLN) yang sesuai atau tidak bertentangan dengan pedoman dan ketentuan pengadaan barang/
jasa dari pemberi pinjaman/ hibah bersangkutan;
4. Pengadaan barang/ jasa untuk investasi yang pembiayaannya sebagian atau seluruhnya
dibebankan pada APBN/ D.

Pengadaan barang/ jasa di atas mengacu pada Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2010 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, termasuk aturan perubahan dan
pelaksanaannya. Prosedur yang diuraikan dalam bab ini tidak dibahas secara detil karena rinciannya
tetap harus mengacu pada Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2010 dan perubahannya.

RUANG LINGKUP

Ruang lingkup prosedur pengadaan barang/ jasa ini mencakup

1. Persiapan pengadaan barang/ jasa
2. Proses pengadaan barang/ jasa yang memerlukan penyedia barang/jasa
3. Pelaksanaan pengadaan barang/ jasa dengan swakelola
4. Pencatatan & pelunasan utang

UNIT TERKAIT
Perbendahraan &

Pengguna barang / jasa

Sekretaris Pengadaan
Sub Bag
Tangga / Inst Farmasi

Sub Bag Anggaran &

penerimaan barang
Sub Bag Akuntansi

Tim Pemeriksaan /
Mobilisasi Dana
Sub Bag Rumah

Jenis prosedur
Panitia P3U

Bendahara
Verifikasi

1. Persiapan pengadaan barang/jasa √ √ √ √

2. Proses pengadaan barang/jasa yang
memerlukan penyedia barang dan jasa √
3. Pelaksanaan kontrak pengadaan jasa
pemborong/jasa konsultan √ √
4. Pelaksanaan kontrak pengadaan
√ √
barang
5. Pencatatan & Pelunasan Utang Usaha √ √ √ √
BAGAN ALUR

1. Persiapan Pengadaan Barang/Jasa

2. Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konsultansi – Seleksi Umum/Terbatas/Langsung
3. Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Lainnya – Pelelangan Umum/Terbatas
4. Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Lainnya – Pemilihan/Penunjukkan Langsung
5. Pelaksanaan Kontrak untuk Jasa Pemborong
6. Pelaksanaan Kontrak – Pengadaan Jasa Lainnya dan Barang
7. Pencatatan & Pelunasan Utang
PROSEDUR

A. Prosedur Pembelian / Pengadaan Barang

Pada saat Persiapan Pengadaan Barang / Jasa

 Sub Bag Rumah Tangga & Perlengkapan / Inst Farmasi
1) Siapkan Daftar Permintaan Barang (DPB)
2) DPB didistribusikan ke bagian dan ruangan
3) Mengumpulkan DPB dari bagian / ruangan
4) Mengoreksi DPB bersama Bagian Anggaran
5) Jika belum siap, DPB dikoreksi sampai bernilai wajar
6) Jika DPB sudah wajar, menyiapkan Rencana Bisnis Anggaran (RBA) tahunan dan entry ke
database
7) Mendiskusikan RBA dengan pihak terkait dan menyesuaikan dengan APBN/D
8) Jika RBA sudah sesuai dengan rencana strategi APBN/APBD kemudian menyiapkan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) rangkap 4 dan meminta pengesahan Biro
Keuangan Pemerintah Kabupaten
9) Mengirim DPA lembar 1 ke Pemerintah Kabupaten, lembar 2 diarsip, lembar 3 diserahkan
ke Direktur Bidang RS dan lembar 4 diserahkan ke Pengguna Barang dan Jasa

Pengguna barang dan Jasa

10) Menerima DPA lembar ke 4 dari Bagian Perencanaan & Catatan Medis
11) Menyiapkan daftar kebutuhan barang / jasa (DKBJ) & Verbal sesuai dengan DPA
12) Minta otorisasi Kabag Umum
13) Menyerahkan DKBJ & Verbal ke Sub Bag Anggaran & Mobilisasi Dana
14) Mengarsip DPA lembar 4

Sub Bag Perencanaan Program dan Anggaran

15) Menerima DKBJ & Verbal dari pengguna barang/jasa
16) Verifikasi nilai anggaran apakah melebihi anggaran
17) Minta otorisasi Kabag Keuangan & Direktur rumah sakit
18) Serahkan DKBJ & Verbal ke panitia pengadaan

Panitia P3U (Panitia Pengadaan / Pekerjaan Unit)

19) Menerima DKBJ & Verbal dari Sub Bag Anggaran
20) Menyiapkan perencanaan pengadaan barang / jasa (PPBJ)
a) Jika Swakelola,
(1) Menyiapkan kerangka acuan verja (KAK)
(2) Menyusun jadwal pelaksanaan swakelola
(3) Menyusun rencana biaya pekerjaan / kegiatan
b) Jika tidak swakelola :
(1) Tentukan paket pengadaan
(2) Menyusun jadwal pelaksanaan pengadaan
(3) Menyiapkan rincian biaya untuk proses pengadaan
(4) Menetapkan sistem pengadaan yang dilaksanakan oeh penyedia barang / jasa
(5) Menyusun Dokumen Pengadaan Barang / jasa (DPBJ)

Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konsultansi

Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konsutansi – Seleksi Umum/Terbatas/Langsung

Panitia P3U
21) Membuat pengumuman prakualifikasi.
22) Menerima dokumen prakualifikasi dan lakukan penilaian kualifikasi
23) Lakukan penetapan hasil prakualifikasi
24) Membuat pengumuman hasil prakualifikasi
 25) Membuat undangan konsultan yang masuk daftar prakualifikasi dan beri penjelasan
(aanwijzing)
26) Menerima dokumen penawaran
27) Melakukan evaluasi administrasi dan evaluasi teknis
28) Menetapkan peringkat teknis
29) Membuat pengumuman peringkat teknis
30) Menerima sanggahan penyedia jasa
31) Membuka penawaran harga dan buat Berita Acara (BA)
32) Melakukan klarifikasi & negosiasi dan buat laporannya

Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konsultansi – Penunjukan Langsung

Panitia P3U
33) Mengirimkan undangan
34) Menerima dan evaluasi dokumen prakualifikasi
35) Memberi penjelasan (aanwijzing)
36) Menerima dokumen penawaran
37) Melakukan evaluasi dokumen penawaran dan evaluasi penawaran sesuai dengan
Kerangka Acuan Kerja (KAK)
38) Melakukan klarifikasi dan negosiasi teknis dan biaya.
39) Membuat berita acara
40) Menetapkan penyedia jasa konsultansi

2. Pada saat proses pengadaan barang / jasa

1. Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa – Pelelangan Umum/Terbatas

Panitia P3U
1) Membuat pengumuman secara luas
2) Menerima pendaftaran dan melakukan penilaian kualifikasi
3) Menyusun daftar peserta lelang dan mengirim undangan aanwijzing
4) Memberi penjelasan lelang (aanwijzing) dan membuat berita acara penjelasan (BAP)
5) Melakukan dokumen penawaran dan melakukan evaluasi
6) Melakukan verifikasi calon pemenang dan pemenang cadangan
7) Membuat berita acara hasil pelelangan (BAHP)
8) Menetapkan pemenang lelang
9) Membuat pengumuman pemenang lelang
10) Menerima sanggahan peserta lelang
11) Menerbitkan surat penunjukan penyedia barang/jasa (SPPBJ)
12) Menandatangani kontrak

2. Pelaksanaan Pengadaan Barang / Jasa Pemilihan / Penunjukan Langsung

Panitia P3U
1) Melakukan Prakualifikasi
a) Jika pemilihan langsung,
(1) Membuat pengumumam prakualifikasi
(2) Membuat undangan dan permintaan penawaran
(3) Melakukan evaluasi dan menetapkan pemenang
b) Jika bukan pemilihan langsung,
(1) Membuat surat permintaan penawaran dan negosiasi harga
(2) Menetapkan penunjukan langsung
2) Menerima sanggahan dari pemenang
 3) Menerbitkan surat penunjukan penyedia barang / jasa (SPPBJ)
4) Menandatangani kontrak

3. Pelaksanaan Kontrak

1. Pelaksanaan Kontrak – Jasa Pemborong

Panitia P3U
1) Menerbitkan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK)
2) Melakukan rapat persiapan pelaksanaan kontrak
3) Mendokumentasikan kegiatan pelaksanaan projek
4) Menerima laporan hasil pekerjaan
a) Jika membutuhkan perpanjangan waktu
(1) Melakukan evaluasi usulan perpanjangan waktu
(2) Membuat adendum kontrak rangkap 2
(3) Menyerahkan adendum kontrak lembar 2 ke penyedia jasa
(4) Mengarsip adendum kontrak lembar 1
5) Melakukan serah terima hasil pekerjaan dan membuat berta acara (BA) rangkap 2
6) Menyerahkan BA lembar 2 ke penyedia jasa
7) Mengarsip BA lembar 1

2. Pelaksanaan Kontrak – Pengadaan jasa lainnya dan barang

1) Pengguna Jasa
a) Membuat persiapan pelaksanaan kontrak bersama penyedia jasa.
b) Melakukan pemeriksaan personil dan peralatan
c) Membuat Berita Acara (BA)

2) Pengguna Barang
a) Menerbitkan Surat Pesanan atau Purchase Order (PO)
b) Menerima informasi pengiriman
c) Menerima barang pesanan, teliti / periksa barang dan buat berita acara serah
terima barang
d) Melakukan uji coba barang dan buat berita acara uji coba

B. Prosedur Pencatatan Utang Usaha

Sekretaris Pengadaan

1. Menyiapkan Berita Acara (BA) dan tagihan rekanan serta dokumen pendukung lainnya.
2. Mengirimkan BA beserta tagihan dan dokumen pendukung ke Sub Bag Perbendaharaan &
Verifikasi

Sub Bag Verifikasi Internal

3. Menerima BA dan Tagihan serta dokumen pendukungnya dari Sekretaris Pengadaan
4. Verifikasi tagihan
5. Mengirimkan tagihan yang telah diverifikasi ke Sub Bag Akuntansi
6. Menerima kembali BA dan Tagihan serta dokumen pendukungnya dari Sub Bag Akuntansi
7. Siapkan pembayaran untuk tagihan yang jatuh tempo
8. Meminta otorisasi tagihan ke Ka.Bag Keuangan, Bendahara, Direktur rumah sakit
9. Mengirimkan BA dan Tagihan serta dokumen pendukung ke Bendahara
 Sub Bag Akuntansi

10. Menerima BA dan Tagihan rekanan serta dokumen pendukung dari Sub Bag Perbendaharaan
& Verifikasi
11. Entry tagihan ke Database
12. Mengirimkan BA dan Tagihan serta dokumen pendukungnya ke Sub Bag Pebendaharaan &
Verifikasi
13. Menerima Fc Cek dan fc tagihan dari Bendahara
14. Entry Pembayaran ke Database
15. Mengarsip Fc Cek dan fc tagihan.

Bendahara Pengeluaran

16. Menerima BA dan Tagihan serta dokumen pendukung dari Sub Bag Perbendaharaan &
Verifikasi
17. Membuat Cek dan minta otorisasi Direktur rumah sakit
18. Memfoto kopi Cek
19. Memberikan Cek ke Rekanan/Vendor
20. Mencatat Pengeluaran ke Buku Kas Keluar
21. Mengarsip BA, Surat Tagihan, dan dokumen pendukung
22. Mengrimkan Fc Cek dan Fc tagihan ke Sub Bag Akuntansi

FORMULIR

1. Daftar Permintaan Barang

2. Verbal Pembelian/Pemeliharaan
3. Rencana Bisnis Anggaran
4. Dokumen Pelaksanaan Anggaran
5. Kerangka Acuan Kerja
6. Daftar Kebutuhan Barang/Jasa
7. Dokumen Paket Pengadaan
8. Surat penunjukan penyedia barang / jasa
9. Surat Perintah Mulai Kerja
10. Surat pesanan (SP) / Purchase Order (PO)
11. Berita Acara Serah Terima Barang
12. Berita Acara Uji Coba
13. Berita Acara serah terima hasil pekerjaan
14. Berita Acara Pembukaan Penawaran Harga
15. Berita Acara Hasil Klarifikasi dan Negosiasi