Abstrak

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah terdapat

pengaruh Sistem Informasi Sumber daya manusia terhadap Perencanaan Sumber
Daya Manusia dalam konteks ke-Indonesiaan. Penelitian ini dilakukan oleh Dr.
Shikha N. Khera dan Ms. Karishma Gulati [2012], menyatakan bahwa HRIS
memberikan pengaruh positf pada perencanaan sumber daya manusia di
perusahaan. Dalam konteks ke-Indonesiaan, penelitian yang dilakukan sejalan
dengan hasil penelitian yang dilakukan oleh oleh Dr. Shikha N. Khera dan Ms.
Karishma Gulati [2012], HRIS memberikan pengaruh positif pada perencanaan
karyawan di PT. Telekomunikasi Indonesia dan Sekretariat Jenderal Departemen
Energi dan Sumber Daya Mineral. Namun penerapan HRIS di Indonesia masih
terbatas pada karyawan di dalam perusahaan blm sampai pada tahap rekrutmen
dan seleksi.

PENDAHULUAN

Pengertian paling mendasar tentang HRIS (Human Resources Managemen

System) adalah sistem yang digunakan untuk memperoleh, menyimpan,
memanipulasi, menganalisis, mengambil dan mendistribusikan informasi yang
bersangkutan dengan organisasi sumber daya manusia. Hal ini sering dianggap
sebagai layanan yang diberikan kepada organisasi dalam bentuk informasi
(Tannenbaum,1990).
Penggunaan HRIS tergantung pada beberapa faktor seperti yang digambarkan oleh
Broderick dan Boudreau (1992) bahwa penggunaan sistem HRIS ditentukan oleh
strategi sumber daya manusia, membacanya sebagai sebuah proses yang sesuai
antara strategi yang berbeda dan praktek sistem yang berbeda.

Perencanaan sumber daya manusia atau Human Resource Planning (HRP)

umumnya diabaikan dalam sebagian besar organisasi bahkan HRP tidak diakui
(Vareta, 2010). Cherian (2011) mendefinisikan HRP sebagai proses peramalan
permintaan dan penawaran sumber daya manusia dengan merekrut karyawan yang

1
benar, dan memiliki keterampilan yang tepat (sesuai job) sesuai kebutuhan
organisasi.

Perencanaan sumber daya manusia merupakan suatu proses

menterjemahkan strategi bisnis menjadi kebutuhan sumber daya manusia baik
kualitatif maupun kuantitatif melalui tahapan tertentu. Pengertian dan Strategi
Perencanaan SDM Mondy & Noe (1995) mendefinisikan Perencanan SDM sebagai
proses yang secara sistematis mengkaji keadaan sumberdaya manusia untuk
memastikan bahwa jumlah dan kualitas dengan ketrampilan yang tepat, akan
tersedia pada saat mereka dibutuhkan”. Kemudian Eric Vetter dalam Jackson &
Schuler (1990) dan Schuler & Walker (1990) mendefinisikan Perencanaan sumber
daya manusia (HR Planning) sebagai; proses manajemen dalam menentukan
pergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisinya saat ini menuju posisi
yang diinginkan di masa depan. Dari konsep tersebut, perencanaan sumber daya
manusia dipandang sebagai proses linear, dengan menggunakan data dan proses
masa lalu (short-term) sebagai pedoman perencanaan di masa depan (long-term).

Tulisan ini, lebih lanjut akan menguraikan tentang analisis kegiatan HRIS
yang membantu dalam perencanaan sumber daya manusia dan kegiatan strategis
manajer SDM, pelatihan dan pengembangan karyawan perencanaan suksesi,
pelacakan pemohon dalam rekrutmen dan seleksi, dan perencanaan tenaga kerja.
Kemudian di bagian akhir tulisan, akan diungkapkan pengaruh HRIS terhadap HRP
yang diterapkan dalam konteks ke-Indonesiaan.

2
 RINGKASAN JURNAL

Di awal jurnal, Dr. Shikha N. Khera dan Ms. Karishma Gulati mengungkapkan
fakta dalam pendahuluan jurnal tentang perkembangan HRIS dengan mengutip
hasil penelitian Siriwal Tevavichulada (1997) bahwa awalnya HRIS diperuntukkan
untuk mengatur karyawan karena fungsinya untuk menyimpan dan mengelola
departemen sumber daya manusia tapi sekarang HRIS tidak terbatas pada
penyimpanan saja, tetapi mencakup berbagai bidang yang terkait dengan karyawan
seperti perencanaan tenaga kerja, permintaan tenaga kerja dan pasokan
peramalan, deskripsi pekerjaan untuk pekerjaan dan pelamar, rekrutmen dan
seleksi, pelatihan dan pengembangan, negosiasi, manajemen keluhan dll (Kenneth
A. Kovach dan Charles E. Cathcart (1999).

Dr. Shikha N. Khera dan Ms. Karishma Gulati mengatakan sumber daya
manusia adalah aset untuk setiap organisasi dan khususnya organisasi TI di mana
karyawan bertindak sebagai gudang bakat. Karena pentingnya sumber daya
manusia, perencanaan sumber daya manusia (HRP) juga harus menjadi pusat
perhatian. Untuk memanfaatkan karyawan se efisiensi mungkin. Sehingga sangat
penting untuk memiliki gambaran lengkap tentang karyawan serta pekerjaan yang
tersedia. Kadang-kadang karyawan bisa menjadi warisan bagi organisasi tetapi tidak
dapat melakukan hal yang terbaik untuk perusahaan dengan posisi pekerjaan saat
ini. Kedua, peningkatan dan kekurangan karyawan juga mempengaruhi keadaan
perusahaan. HRP dapat membantu perusahaan untuk mengatasi tantangan
tersebut. Tidak hanya itu, penilaian kinerja perlu dikelola dengan baik agar dapat
menjadi faktor puncak untuk memotivasi karyawan dalam organisasi dan HRP
membantu dalam hal ini juga dengan menganalisis karyawan. Melakukan hal ini
secara manual sangatlah kompleks dan HRIS dapat menyelesaikan masalah ini.

Penelitian ini bekerja berfokus pada kontribusi HRIS di HRP. Aspek yang paling
menantang dalam pembahasan makalah penelitian ini adalah isu menyeluruh
tentang peran HRIS di HRP di tengah kelebihan dan aplikasi strategis.

3
 PERAN PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA DALAM
PERUSAHAAN

Handoko (1992) menyatakan perencanaan sumberdaya manusia meliputi

penentuan jabatan-jabatan yang harus diisi, kemampuan yang dibutuhkan
karyawan untuk melaksanakan tugas tersebut, jumlah karyawan yang dibutuhkan,
pemahaman pasar tenaga kerja, dan pertimbangan kondisi permintaan dan
penawaran sumberdaya manusia. Werther dan Davis (1993) menyatakan
perencanaan sumber daya manusia adalah prakiraan yang sistematis dari organisasi
untuk melihat masa depan tentang penawaran dan permintaan tenaga kerja
dengan menentukan jumlah dan tipe tenaga kerja yang dibutuhkan, dimana bagian
sumber daya manusia dapat merencanakan langkah-langkah penarikan, seleksi,
perencanaan kader dan aktivitas sumber daya manusia lainnya, dan Mondy dan
Noe (1990) menyebutkan perencanaan sumberdaya manusia merupakan suatu
proses yang secara sistematis
memeriksa kembali persyaratan-persyaratan sumber daya manusia untuk
memastikan bahwa jumlah pegawai yang dibutuhkan dengan skill yang disyaratkan,
tersedia pada saat diperlukan. lni merupakan proses memadukan ketersediaan
sumber daya manusia di dalam dan diluar perusahaan dengan antisipasi lowongan
kerja dari perusahaan dalam suatu waktu atau periode.
Dengan demikian pada dasarnya perencanaan sumberdaya manusia adalah
menentukan tentang kualitas dan kuantitas sumberdaya manusia yang dibutuhkan
oleh organisasi atau dapat dikatakan perencanaan sumberdaya manusia
merupakan suatu proses didalam mencari orang yang tepat yang disiapkan pada
tempat yang tepat dan pada waktu yang tepat (The Right Man in The Right Place
and The Right Time).

4
 TUJUAN PENELITIAN

Untuk mengeksplorasi kontribusi keseluruhan HRIS dalam perencanaan

sumber daya manusia.

METHODOLOGI PENELITIAN
Populasi Penelitian dan Metode Pengumpulan data

Populasi penelitian terdiri dari 127 responden dari atas 7 perusahaan IT di

India telah diambil untuk membedakan peran HRIS dalam perencanaan tenaga
kerja di perusahaan mereka. Desain penelitian yang digunakan adalah eksplorasi.
Data untuk penelitian ini diperoleh terutama dari sumber primer dan sumber-
sumber sekunder. Sumber primer meliputi karyawan dari organisasi TI yang mengisi
kuesioner diarahkan untuk penelitian. Data juga dikumpulkan dari sumber-sumber
sekunder termasuk internet, website dll. Teknik yang digunakan adalah survei dan
wawancara, dan untuk analisa data digunakan SPSS paket statistik. Eksplorasi
makalah penelitian bertujuan untuk mengeksplorasi peran HRIS dalam
perencanaan sumber daya manusia dalam organisasi TI.

5
 HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Tabel 1: Korelasi antara berbagai tahapan dan sub-tahapan Perencanaan Sumber

Daya Manusia dan Penerapan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia untuk
Perencanaan Sumber Daya Manusia

Variabel Dependen

Penerapan Sistem Informasi

Variabel Independen
Sumber Daya Manusia untuk
Perencanaan Sumber Daya Manusia

HRIS menganalisa deskripsi setiap pekerjaan 0,568

HRIS mengatur berbagai keterampilan
karyawan (kemampuan, kapasitas, kualifikasi 0,537
dan tujuan karir).
HRIS mengatur hubungan antara individu
yang mendaftar(pelamar) dengan 0,184
ketersediaan bakat di perusahaan
HRIS menghilangkan pelamar yang tidak
sesuai dan berfokus pada kandidat yang 0,252
menjanjikan.
HRIS menempatkan karyawan di tempat yang
0,347
tepat dan waktu yang tepat
HRIS subsistem perekrutan
0,207
diimplementasikan dengan tepat

Semua nilai korelasi yang signifikan pada tabel di atas menafsirkan bahwa
HRIS membantu dalam semua tahap HRP termasuk menganalisis deskripsi
pekerjaan, mengatur berbagai keterampilan karyawan dan mengatur hubungan
antara individu yang mendaftar(pelamar) dengan ketersediaan bakat,
menghilangkan pelamar yang tidak cocok dan berfokus pada kandidat yang
menjanjikan, pelaksanaan subsistem perekrutan yang tepat dan menempatkan
karyawan di tempat yang tepat dan waktu yang tepat

6
Studi ini mengkonfirmasikan bahwa dengan menerapkan HRIS, organisasi TI dapat
memiliki kendali penuh atas organisasi mereka. HRIS membantu organisasi dalam
perencanaan sumber daya manusia baik secara kuantitatif maupun kualitatif.
Menjadi sumber informasi untuk sumber daya manusia, dapat menyimpan banyak
data tentang karyawan, selain itu membantu dalam mengidentifikasi posisi
pekerjaan untuk karyawan. Tidak hanya itu tetapi juga dapat mengidentifikasi
apakah orang tersebut berapa pada posisi tertentu yang cocok untuk pekerjaan
atau tidak.

7
 KESIMPULAN

Penelitian ini fokus utamanya adalah pada keuntungan lain yang diperoleh
dari HRIS. Penelitian ini sangat bermanfaat karena studi yang membahas hubungan
antara HRIS dengan HRP sangat jarang. Penelitian ini mengidentifikasi keuntungan
HRIS tidak hanya dari sisi pengolahan SDM namun juga mencakup strategi
perusahaan dalam mengatur SDM. Hasil penelitian menunjukkan keuntungan lain
HRIS meliputi, :

1. Keputusan mengenai SDM lebih sehat, pengawasan dan kontrol terhadap

tenaga kerja dapat ditingkatkan.
2. HRIS membantu dalam mengurangi berbagai biaya seperti biaya tenaga
kerja, biaya perekrutan dll karena sistem komputerisasi.
3. HRIS mengerahkan kegiatan strategis yang luar biasa oleh manajer SDM.
Kegiatan ini mencakup pelatihan dan pengembangan manajemen,
perencanaan suksesi (identifikasi posisi kunci dan kebutuhan mereka),
pelacakan pemohon rekrutmen dan seleksi dan perencanaan tenaga kerja,
informasi kepegawaian dan identifikasi (kehadiran pelacakan, dll),
perencanaan gaji, analisis absensi, analisis omset dan penjadwalan kerja.
4. HRIS juga membantu dalam pelacakan kehadiran karyawan untuk
mengetahui keteraturan dan pengabdian mereka bagi organisasi. Hal ini
tidak hanya membantu dalam perencanaan gaji tetapi manajemen kinerja
juga.

Pada intinya, dapat disimpulkan bahwa HRIS adalah alat yang sangat baik untuk
perencanaan sumber daya manusia, meskipun ada tindakan-tindakan yang tidak
sepenuhnya dapat dilakukan oleh HRIS.

8
 PENERAPAN HRIS TERHADAP HRP DI INDONESIA

Dalam penerapannya HRIS di Indonesia juga berpengaruh positif terhadap

perencanaan SDM. Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Wiwiek Irmawati
[2010] menyatakan bahwa SIPEG berpengaruh positif dan signifikan terhadap
perencanaan SDM. SIPEG memberikan efek baik kepada pengembangan pegawai
maupun kepada penilaian kinerja. Perencanaan SDM menggunakan data terkini
dan akurat sebagaimana dihasilkan oleh SIPEG, sehingga diperoleh SDM yang sesuai
dengan kebutuhan organisasi.

Selain itu penelitian yang dilakukan Eka Kadharpa Utama Dewayani [2011]
menyatakan penerapan HRIS pada PT. TELEKOMUNIKASI INDONESIA, TBK telah
sesuai dengan tujuan perusahaan. Penerapan HRIS berpengaruh terhadap
employee empowerment di perusahaan. Beberapa proses dan metode dalam HRM
practice dapat dilakukan secara online sehingga mendukung kelancaran aktifitas
pekerjaan karyawan. Penerapan HRIS memberikan kemudahan dalam melakukan
knowledge sharing sehingga setiap karyawan dapat mengakses semua knowledge
yang dibutuhkan pada setiap saat.

Dari penelitian yang ada penggunaan HRIS di Indonesia masih terbatas pada
perencanaan karyawan, belum sampai pada tahap rekrutmen dan seleksi
karyawan.

DAFTAR PUSTAKA
Dr. Shikha N. Khera, Ms. Karishma Gulati. 2012. “Human Resource Information
System and its impact on Human Resource Planning: A perceptual analysis of
Information Technology companies”. India