Anda di halaman 1dari 9

Manajemen Klaim

MENAJEMEN KLAIM PADA PROYEK KONSTRUKSI

Proyek infrastruktur semakin hariu semakin komplek, sehubungan dengan adanya


standar standar baru yang dipakai, teknologi semakin canggih dan keinginan pemilik
bangunan yang senantiasa melakukan penambahan atau perubahan lingkup pekerjaan.
Suksesnya sebuah proyek sangat tergantung dari pada kerja sama antara pihak pihak yang
terlibat didalamnya, yaitu pemilik bangunan, kontraktor dan perencana proyek. Pihak pihak
tersebut mempunyai kepentingan dan tujuan yang berbeda yang pada akhirnya dapat
menimbulkan konflik kepentingan atau perselisihan pada saat perencanaan dan pelaksanaan
proyek.
Klaim adalah permasalahan yang dapat menimbulkan perselisihan dan permohonan
akan tambahan uang, tambahan waktu pelaksanaan. Klaim berlanjut dengan pembuatan
dokumen yang formal yang diajukan oleh kontraktor kepada pemilik bangunan. Hal ini akan
menjadi dasar dalam mempertimbangkan klaim potensial sedini mungkin. Setiap klaim
petensial hendaknya dibicarakan dan diamati oleh perencana atau pemilik bangunan.

1. Definisi Klaim Konstruksi

Klaim konstruksi, menurut Yasin (2004), adalah klaim yang timbul dari atau
sehubungan dengan pelaksanaan suatu pekerjaan jasa konstruksi antara pengguna jasa dan
penyedia jasa atau antara penyedia jasa utama dengan sub- penyedia jasa atau pemasok
bahan atau antara pihak luar dengan pengguna/penyedia jasa yang biasanya mengenai
permintaan tambahan waktu, biaya, atau kompensasi lain. Di Indonesia hampir tidak ada
kontrak konstruksi yang memuat klausula mengenai klaim, kecuali kontrak-kontrak yang
mengacu pada sistem kontrak konstruksi international seperti FIDIC, JCT, atau SIA.

2. Jenis – Jenis Klaim

Pada umumnya klaim konstruksi dibedakan dalam dua bentuk, yaitu: klaim dalam
bentuk keterlambatan waktu penyelesaian kontruksi dan juga klaim dalam bentuk
pembengkakan biaya untuk konstruksi. Tela dan Saleh (2007) membagi jenis klaim dalam 4
jenis, antara lain :

Manajemen Proyek Infrastruktur


Manajemen Klaim

a. Klaim tambahan biaya dan waktu


Klaim jenis ini biasanya mengenai permintaan tambahan waktu dan tambahan biaya.
Diantara beberapa jenis klaim, dua jenis klaim ini yang sering timbul akibat keterlambatan
penyelesaian pekerjaan.
b. Klaim biaya tak langsung (overhead)
Penyedia jasa yang terlambat menyelesaikan suatu pekerjaan karena sebab- sebab dari
pengguna jasa, meminta tambahan biaya overhead dengan alasan biaya ini bertambah
karena pekerjaan belum selesai.
c. Klaim tambahan waktu (tanpa tambahan biaya)
Penyedia jasa hanya diberikan tambahan waktu pelaksanaan tanpa tambahan biaya
karena lasan-alasan tertentu.
d. Klaim kompensasi lain
Dalam beberapa kondisi, penyedia jasa selain mendapatkan tambahan waktu juga
mendapatkan kompensasi lain.

Berry et al. (1990) membagi jenis klaim dalam empat kategori utama,yaitu :
a. Klaim atas kerugian karena disebabkan oleh perubahan kontrak yang dilakukan pemilik
b. Klaim atas tambahan elemen nilai kontrak
c. Klaim yang dibuat karena perubahan kerja
d. Klaim karena penangguhan proyek

Perubahan kontrak dalam proyek konstruksi biasanya terjadi karena konsultan


perencana atau owner sendiri melakukan perubahan desain atau rencana kerja yang telah
disepakati sebelumnya. Hal ini mengakibatkan kontraktor pelaksana harus merubah atau
bahkan mengganti hasil pekerjaan sebelumnya.
Bentuk klaim yang diajukan oleh kontraktor kepada pemilik bangunan pada umumnya
adalah klaim biaya atau waktu. Klaim biaya pada pekerja kontruksi terdiri dari biaya langsung
dan biaya tidak langsung. Klaim waktu dapat dilihat dari jadwal proyek yang seringkali
menggunakan teknik Critical Path Method. Klaim juga dapat terjadi karena penambahan biaya
akibat adanya penambahan elemen nilai kontrak dari nilai kontrak sebelumnya. Hal ini
menyebabkan pembengkakan biaya yang harus diderita kontraktor pelaksana.
Perubahan pekerjaan pada umumnya berupa perubahan metode pekerjaan.
Terkadang metode pekerjaan yang diterapkan kontraktor pelaksana tidak sesuai dengan
keinginan perencana atau owner. Oleh karena itu, kontraktor harus menerapkan metode yang

Manajemen Proyek Infrastruktur


Manajemen Klaim

baru untuk proyek konstruksi. Penghentian pekerjaan proyek atau penangguhan proyek juga
sering terjadi dalam suatu proyek konstruksi. Berbagai penyebab penangguhan ini seperti
penundaan pembayaran dapat menyebabkan terhentinya proses pekerjaan dalam proyek
konstruksi.

3. Faktor – faktor Penyebab Klaim

Klaim secara umum dihasilkan dari empat faktor yaitu dokumen kontrak, tindakan
yang merupakan bagian dari kontrak yang mencakup pemilik, perencana, kontraktor dan
pemasok, pertimbangan tentang keadaan memaksa dan karakteristik proyek. Berdasarkan
literatur berupa penelitian terdahulu maupun yang berasal dari textbook teridentifikasi
sebanyak 27 (dua puluh tujuh) faktor-faktor yang diyakini sebagai penyebab klaim biaya dan
waktu pada proyek konstruksi sebagai berikut.

3.1. Manajemen Pemilik Bangunan


 Pemilik proyek terlambat menyetujui tes laboratorium
 Keterlambatan pemilik proyek menyetujui shop drawing
 Percepatan maupun perlambatan penyelesaian pekerjaan
 Keterlambatan pemilik proyek mengesahkan dokumen change order
 Keterlambatan pembayaran oleh pemilik proyek
 Perubahan metode pelaksanaan atas permintaan pemilik proyek
 Pemanfaatan proyek oleh pemilik bangunan sebelum penyelesaian proyek
 Larangan metode-metode kerja tertentu
 Inspeksi dan penolakan yang tidak benar
 Penangguhan / penghentian sementara pekerjaan
 Perubahan jadual yang diperintahkan pemilik proyek

3.2. Perencanaan Proyek


 Perubahan desain akibat desain yang cacat atau tidak lengkap
 Sasaran waktu penyelesaian yang tidak realistis
 Pekerjaan tambah
 Rancangan spesifikasi yang cacat
 Gambar rencana yang tidak mungkin dilaksanakan di lapangan
 Perubahan lingkup pekerjaan

Manajemen Proyek Infrastruktur


Manajemen Klaim

3.3. Manajemen Kontrak


 Bahasa kontrak yang mendua arti dan penafsiran kontrak yang berbeda

3.4. Birokrasi
 Kegagalan dalam membuat kesepakatan harga akibat permintaan perubahan
pekerjaan
 Perubahan kebijakan pemerintah

3.5. Kondisi lapangan


 Kegagalan menyediakan atau merubah jalan masuk ke lapangan
 Kesalahan kerja atau kerusakan yang dilakukan kontraktor sebelumnya
 Perbedaan kondisi lapangan dengan kontrak

3.6. Material
 Material di spesifikasi tidak ada di pasaran
 Kenaikan harga material dan upah

3.7. Kondisi eksternal


 Kondisi cuaca yang di luar kebiasaan (seperti: hujan yang turun berhari-hari
tanpa henti)
 Bencana alam (Badai, topan, angin ribut)

Secara garis besar nya klaim dari kontraktor kepada pemilik bangunan dapat
disebabkan oleh beberapa factor. Antara lain :
 Keterlambatan pekerjaan yang oleh pemilik bangunan. Keterlambtan ini disebut
compensable delay yang terjadi alasan keterlambatan tidak tertulis dalam kontrak.
 Perubahan jadwal yang diperintahkan oleh pemilik bangunan.
 Perubahan atau modifikasi isi kontrak yang bersifat informal yang berasal dari perencana
atau pemilik bangunan.
 Perbedaan kondisi lapangan.
 Perubahan kondisi cuaca diluar musim yang terdokumentasi.
 Kegagalan dalam membuat kesepakatan harga akibat perubahan order pekerjaan.
 Konflik dalam perancangan dan spefikasi produk yang sudah tidak diproduksi lagi

Manajemen Proyek Infrastruktur


Manajemen Klaim

 Kontrak yang tersendat-sendat, perubahan penting, pekerjaan di luar lingkup kontrak,


penggunaan proyek sebelum penyerahan total, dan kegagalan pembayaran dari pihak
pemilik bangunan

4. Pengajuan Klaim

Jika kontraktor ingin mengajukan klaim maka beberapa tahapan yang harus
diperhatikan adalah persiapan pengajuan klaim, metode analisis klaim, dan penyebab
kegagalan klaim.

4.1. Persiapan pengajuan klaim


Klaim yang diajukan harus logis dan memenuhi persyaratan sebagai berikut :
 Pada bagian awal ditetapkan secara detail, pihak – pihak yang terkait, tanggal
terjadinya peristiwa dan informasi yang sesuai.
 Penjelasan peristiwa penyebab klaim dan akibatnya
 Analisa fakta – fakta yang terjadi di lapangan yang menjadi dasar klaim, disertai
dengan referensi dan pasal pasal yang tercantum dalam kontrak
 Perhitungan dampak biaya berdasarkan rincian biaya actual langsung dan tidak
langsung
 Penentuan klaim yang menuntut tambahan waktu berdasarkan analisa lintasan
waktu krisis dan non krisis

4.2. Metode analisis klaim


Pihak yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan klaim dan memberikan
keputusan akhir harus secara jelas dicantumkan dalam kontrak.Pemilik bangunan
harus mengecek dan memutuskan apakah konsultan desain juga bertanggung jawab
atas peristiwa penyebab klaim tersebut, misalnya hal-hal yang berhubungan dengan
kecurangan, dan ketidak sempurnaan desain, yang disebabkan oleh konsultan desain
tersebut.
Analisa yang digunakan adalah submodel notice requirements, submodel yang sesuai
dengan pengajuan kalim, dan metode perhitungan biaya dan waktu yang diklaim.
Submodel notice requirementsnenetapkan suatu kondisi dimana kontraktor akan
kehilangan haknya jika terjadi hal- hal sebagai berikut :
 Engineer tidak memberitahukan secara formal peristiwa penyebab klaim

Manajemen Proyek Infrastruktur


Manajemen Klaim

 Kontraktor tidak mengajukan pemberitahuan yang disertai durasi terjadinya


peristiwa
 Kontraktor tidak merinci biaya dan waktu yang diklaim
 Pemilik bangunan memiliki prasangka di balik pemberitahuan tersebut
Submodel yang sesuai dengan pengajuan klaim meliputi perubahan order yang
dilakukan secara lisan, perbedaan kondisi lapangan, ketidak sempurnaan spesifikasi,
dankonflik interpretasi. Metode perhitungan biaya dan waktu yang diklaim dapat
menggunakan beberapa metode kuantitatif antara lain Critical Path Method,
Productivity-loss estimation, Simulation technique, dan Estimating cost items.

4.3. Penyebab kegagalan klaim :


Ada kalanya klaim yang sudah disiapkan mengalami kegagalan, karena :
 Permohonan pengajuan klaim terlambat
 Kontraktor tidak mengikuti prosedur kontrak
 Kurang akuratnya rekaman data yang dibutuhkan
 Klaim yang diajukan tidak mempunyai dasar yang kuat
 Informasi yang dibutuhkan untuk menguji kebenaran klaim tidak tersedia

5. Metode Penyelesaian Klaim

Perselisihan yang terjadi antar pihak-pihak yang terlibat dalam suatu proyek
konstruksi, bila tidak terselesaikan dapat mengakibatkan timbulnya klaim. Untuk itu sebisa
mungkin pihak-pihak yang terkait dalam suatu proyek konstruksi meminimalisir kemungkinan
terjadinya klaim tersebut. Menurut Saleh, Nursyam (2007), ada beberapa cara
mengantisipasi terjadinya klaim, antara lain: dokumentasi, pengetahuan tentang kontrak,
gambaran yang jelas tentang perubahan order, rencana dan penjadwalan.
Dokumentasi yang baik, lengkap, dan baik dapat digunakan sebagai dasar acuan
untuk mengetahui perkembangan pekerjaan dalam proyek. Dokumen kontrak harus dibaca
dan dipahami dengan baik oleh kontraktor pelaksana agar proyek konstruksi dapat berjalan
lancar. Pengetahuan yang baik tentang dokumen kontrak juga dapat menghindari kesalahan
intrepetasi kontraktor terhadap kontrak. Perubahan order dalam proyek konstruksi
mencakup beberapa hal, diantaranya perubahan pada harga yang telah disepakati,
perubahan jadwal penyelesaian, dan perubahan pada rencana dan spesifikasi dalam
proyek. Perubahan order yang jelas dan dipahami oleh pihak yang terkait dapat membantu

Manajemen Proyek Infrastruktur


Manajemen Klaim

dalam proses pengambilan keputusan untuk menghindari terjadinya klaim. Rencana dan
penjadwalan yang baik dan terarah mutlak diperlukan dalam suatu proyek konstruksi.
Rencana dan penjadwalan yang baik sangat bermanfaat untuk mewujudkan suatu proyek
yang ekonomis dan selesai tepat waktu, sehingga tidak terjadi klaim akibat keterlambatan
waktu dan pembengkakan biaya.
Meskipun timbulnya klaim dalam suatu proyek konstruksi dapat dihindari atau
diantisipasi, tetapi pada kenyataannya masih seringkali ditemui perselisihan dalam proyek
konstruksi yang menyebabkan terjadinya klaim. Untuk itu perlu adanya langkah
penyelesaian permasalahan klaim ini. Perlu adanya forum penyelesaian yang lebih formal
dalam mengatasi permasalahan tersebut. Menurut Eilen dan Imelda ada 6 (enam) metode
penyelesaian yang umum digunakan dalam industri konstruksi, antara lain :

5.1. Negosiasi
Pihak-pihak yang berselisih mencari penyelesaian perselisihan tanpa campur
tangan pihak lain. Keputusan akhir sifatnya tidak mengikat (Barrie, Paulson,1992).

5.2. Mediasi
Pihak-pihak yang berselisih menggunakan mediator (pihak ketiga) untuk
menyelesaikan perselisihan dimana pihak ketiga ini bersifat netral. Keputusan akhir
sifatnya tidak mengikat (Barrie, Paulson,1992).

5.3. Arbitrasi
Penyelesaian perselisihan yang dibentuk melalui kontrak dimana pihak-pihak yang
berselisih menunjuk arbitrator dari badan arbitrase dalam menyelesaikan
perselisihan. Keputusan akhir sifatnya mengikat. Arbitrasi ini merupakan alternatif
yang lebih cepat dan murah untuk menyelesaikan klaim namun memiliki banyak
kerugian, biasanya disebabkan karena proses yang lambat (berkaitan dengan
kesibukan jadwal arbitrator) (Patterson, 1997).

5.4. Litigasi
Perselisihan akan dibawa ke pengadilan, dimana masing - masing pihak
akan diwakili oleh pengacaranya (Barrie, Paulson,1992). Sebelum itu, diberikan
waktu bagi pihak- pihak yang bertikai untuk menganalisa situasi dan menyiapkan
kasusnya. Biaya peradilan yang besar dan penantian keputusan dalam jangka

Manajemen Proyek Infrastruktur


Manajemen Klaim

waktu yang lama disamping keinginan kontraktor untuk menjalin hubungan yang
baik dengan pemilik, menyebabkan alternatif ini jarang digunakan (Muller, 1990;
Treacy, 1995).

5.5. Mini Trial


Penyelesaian perselisihan dimana pihak yang berselisih diwakili oleh
masing- masing manajer proyek dan adanya pihak ketiga (neutral panel).

5.6. Dispute review boards


Penyelesaian perselisihan dimana masing-masing pihak yang berselisih memilih
satu perwakilan lalu perwakilan tersebut memilih pihak ketiga (three member panel).
Keputusan akhir sifatnya tidak mengikat. Metode-metode penyelesaian tersebut
memiliki keunggulan dan kelemahan masing-masing. Tidak semua perselisihan
dalam suatu proyek konstruksi dapat diselesaikan dengan metode yang sama, ada
beberapa kasus yang memerlukan metode penyelesaian tertentu. Adalah keputusan
dari masing-masing pihak yang terkait dalam perselisihan untuk menentukan mana
metode yang dirasa paling tepat dalam menyelesaikan perselisihan.

Untuk mengendalikan resiko dan menghindari klaim, dapat dilakukan beberapa cara,
yaitu :
 Pihak yang terkait mempelajari kontrak sebaik – baiknya
 Asuransi
 Memeriksa program kerja pelaksanaan kontruksi sebelum masa penawaran
 Memilih tim kontruksi yang kompeten
 Menerapkan sistim informasi manajemen untuk mengenali permasalahan yang potensial.

Manajemen Proyek Infrastruktur


9