Anda di halaman 1dari 5

Ringkasan Materi :

“Berbagi pengetahuan dalam organisasi berbasis proyek:


“Mengatasi keterbatasan informasi”
Mata Kuliah Manajemen Proyek
Semester Gasal 2017/2018

Dosen Pengampu:
Anjar Priyono, S.E., M.Si., Ph.D.

Disusun Oleh :

(Nur Fikriya Syah)


15311227

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA
YOGYAKARTA
2017
Berbagi pengetahuan dalam organisasi berbasis proyek:

“Mengatasi keterbatasan informasi”

Organisasi berbasis proyek (PBO) saat ini meluas di hampir semua sektor kegiatan. Jenis
organisasi menimbulkan masalah yang kompleks untuk informasi dan manajemen
pengetahuan karena pemikiran yang berbeda-beda dan kurangnya keseragaman struktur
organisasi, proses, praktek, dan teknologi. Belum efektifnya berbagi pengetahuan dari waktu
ke waktu, antara tim proyek, mungkin merupakan isu yang paling menonjol dalam proyek.
Hal ini sangat mempengaruhi pembelajaran organisasi, yang tampaknya kurang memberikan
nilai kepada proyek. Oleh karena itu, pengetahuan yang relevan terjebak dalam “keterbatasan
informasi” di luar jangkauan bagi organisasi.

Sebuah organisasi yang terus menerus meningkatkan pengetahuan adalah lebih siap untuk
menghadapi ketidakpastian lingkungan organisasi seperti dinamika pasar, siklus ekonomi,
eskalasi teknologi, dan kebutuhan sosial agar tetap berkesinambungan dan mempertahankan
dalam kompetitif. Dalam organisasi berbasis proyek (PBO), dalam berbagi pengetahuan tetap
menjadi tantangan (Bartsch, Ebers, & Maurer, 2013). Tantangan dari PBO adalah untuk
memastikan proses yang efektif dalam berbagi pengetahuan dan integrasi perusahaan di
antara proyek-proyek, untuk menghindari risiko mengulangi kesalahan masa lalu (Pemsel &
Wiewiora, 2013).

Dengan kata lain, PBO perlu memanfaatkan apa yang dipelajari dalam setiap proyek dalam
rangka untuk terus meningkatkan kinerja organisasi. Hambatan berasal dari sifat relatif diri
yang terkandung, dan keterbatasan tugas proyek sehingga membuat sulit untuk mengadopsi
dan menyebarkan informasi yang efektif dan pengetahuan dalam mengelola strategi
(Bresnen, Edelman, Newell, Scarbrough, & Swan, 2003).

Masalah berbagi pengetahuan dari PBO berasal dari apa yang kita sebut “batasan
informasi”. Pelaksanaan proyek menghasilkan informasi pada kecepatan tinggi, formal,
dokumen resmi untuk informal yang tidak terstruktur pada catatan pribadi atau kelompok
(Caniëls & Bakens, 2012; Prencipe & Tell, 2001). Informasi ini biasanya terstruktur dan
terorganisir sesuai dengan kebutuhan langsung dari manajemen proyek, yang benar-benar
bermakna dalam konteks operasional dan proyek sosial. Setelah proyek berakhir, konteksnya
tersebar dan sehingga kebermaknaan informasi mendatang terstruktur dan terorganisir. Di sisi
lain, sistem sosial proyek juga tersebar pada akhir proyek, yang berarti bahwa hubungan
sosial tim tidak aktif lagi.
Dengan memperkuat modal sosial, organisasi dapat membantu mengatasi hambatan yang
berasal dari kurangnya dari kesempatan tim proyek, motivasi dan kemampuan untuk
membuat pengetahuan berbasis proyek yang tersedia untuk organisasi secara keseluruhan
(Bartsch et al., 2013) .

Hubungan antara manajemen informasi, berbagi pengetahuan dan pembelajaran organisasi


dalam PBO perlu lebih dipahami. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk memahami secara
rinci hubungan antara cara informasi dikelola dalam sebuah proyek dan bagaimana tindakan
orang antar dan berbagi pengetahuan antara proyek. Temuan menunjukkan bahwa strategi
manajemen informasi proyek dalam perusahaan, menyeimbangkan kodifikasi pengetahuan
dengan personalisasi, merupakan solusi yang layak untuk mengatasi masalah berbagi
pengetahuan di PBO.

Sebuah proyek didefinisikan sebagai usaha sementara menggabungkan pekerjaan


heterogen profesional dilakukan untuk membuatproduk unik, jasa atau hasil (Project
Management Institute, 2008). Karakteristik utama dari proyek adalah: saling ketergantungan
yang signifikan dari berbagai jenis pengetahuan, keterampilan, dan kompleksitas. Proyek
menjadi lebih kompleks, membutuhkan integrasi mitra difus dalam fisik yang terpisah dan
dari berbagai latar belakang budaya, dan presisi, ketepatan waktu dan kesesuaian makna
dikomunikasikan menjadi semakin penting dan menantang (Jackson & Klobas, 2008).

Informasi perusahaan dapat terwujud dalam beberapa jenis seperti dokumen, catatan, video
dan audio. Informasi secara konseptual dapat dipisahkan dari tepi pengetahuan dan data.
Menerapkan EIM di PBO dapat membantu meningkatkan komunikasi di antara proyek-
proyek dalam memberikan informasi lebih lanjut dan baik untuk manajer proyek dan tim
(Reich, 2007). Namun demikian, mengembangkan atau menerapkan strategi EIM di PBO
adalah sebuah tantangan. Konteks proyek pasti menambah kompleksitas produksi dan
penggunaan informasi: heterogenitas tim (orang-orang dengan latar belakang yang berbeda
dan budaya informasi dan perilaku), kendala sulit bagi rencana anggaran dan tugas.

Strategi EIM di PBO seharusnya tidak hanya mendukung kebutuhan proyek tertentu dan
memberikan kontribusi untuk kinerja proyek yang lebih baik, tetapi juga dan bagian depan
untuk memfasilitasi penciptaan pengetahuan dan diseminasi antara contoh proyek (Fong,
2003). Setelah proyek selesai, pengetahuan diciptakan kemudian harus ditransfer ke
organisasi secara keseluruhan, untuk tujuan pembelajaran organisasi, dan memberikan
kontribusi dengan cara ini untuk pengetahuan-dasar umum di seluruh proyek.
Untuk mengaktifkan berbagi pengetahuan secara efektif di seluruh proyek, keseluruhan
mekanisme dalam berbagi pengetahuan dapat digunakan. Definisi mekanisme berbagi
pengetahuan, di PBO sebagai “mekanisme formal dan informal untuk berbagi,
mengintegrasikan, menafsirkan dan menerapkan tahu-apa, tahu-bagaimana, dan tahu-
mengapa tertanam dalam perorangan- perorangan dan kelompok yang akan membantu dalam
kinerja tugas proyek”(Boh, 2007). Mengembangkan EIM dan berbagi pengetahuan strategi
ini kemudian penting untuk tujuan pembelajaran organisasi di organisasi berbasis proyek.

Kegiatan proyek, yang dirumuskan dalam tugas proyek, dikembangkan di dalam


lingkungan kolaboratif yang kuat dengan menggunakan audio dan konferensi video (Skype
sebagian besar) untuk pertemuan mingguan di antara semua mitra, dan mengembangkan
tugas proyek dengan alat kolaborasi seperti Google Drive, Dropbox, forum diskusi dan juga
sebuah platform Wiki, yang disediakan oleh salah satu mitra.

Biasanya orang yang bekerja di proyek di unit lebih terbuka terhadap gagasan untuk
berbicara dengan seseorang secara langsung dan dengan menggunakan mekanisme
perundang-undangan yang khas, Pembagian pengetahuan di unit ini pada dasarnya dilakukan
melalui kontak pribadi dan langsung, baik dalam pertemuan atau percakapan informal, dan
bahkan ketika orang menggunakan kembali informasi proyek sebelumnya seperti proposal
atau template dokumen, mereka biasanya menemukannya melalui arahan pribadi.

Kebutuhan utama untuk mencari informasi proyek adalah untuk mengetahui beberapa
pengalaman masa lalu untuk masalah atau area tertentu dimana seseorang sedang
mengerjakannya saat ini.

Dengan menggunakan mekanisme personalisasi, bagaimanapun, merupakan masalah


utama yang merupakan fakta bahwa sangat sulit untuk mencari informasi proyek masa lalu
yang bermanfaat dan dapat digunakan kembali (misalnya, anggaran, pelajaran atau template).
Sebagian besar waktu mereka bahkan tidak tahu harus mulai dari mana, karena kurangnya
platform atau repositori terpusat. Dalam sebuah proyek, yang biasanya yang dilakukan adalah
menyimpan semua dokumentasi yang dibuat di dalam folder di laptop, "Dropboxes" atau
server institusi.

Aspek penting lainnya adalah sebagian besar masyarakat bahkan tidak menyadari proyek
mana yang sedang berlangsung saat itu, atau siapa ahli di bidang tertentu. Oleh karena itu,
mereka pertama-tama perlu mengetahui apakah ada proyek yang secara khusus terkait dengan
apa yang ingin mereka ketahui, dan kemudian mereka berkomunikasi dengan anggota tim
mereka untuk memperjelas keraguan mereka. Jadi, ketika membahas tentang pengetahuan
proyek, orang-orang pertama menggunakan jaringan kontak pribadi mereka di dalam
institusi, dan baru setelah kontak pertama ini, mereka dapat menggunakan beberapa informasi
penting yang mendukung.

Penciptaan pengetahuan di PBO terjadi pada saat pertama, selama pelaksanaan proyek, dan
di saat pengetahuan yang tercipta harus disebarluaskan ke seluruh organisasi, diharapkan
dapat meningkatkan kemampuan organisasi. Dalam sebuah proyek, strategi EIM memiliki
tujuan utama untuk memastikan bahwa informasi proyek mudah dibuat, diatur dan diakses
oleh anggotanya yang menghadapi kekhasan proyek dari temporer, cepat dan keunikan.
Strategi semacam itu membahas pengetahuan dan kebutuhan yang eksplisit dan terkodifikasi
untuk mendukung berbagi pengetahuan.