Anda di halaman 1dari 5

FORMULIR ANALISIS JABATAN

1. Nama Jabatan : Pengadministrasi Umum / arsiparis


2. Kode Jabatan :-
3. Unit Organisasi
a. Eselon I :
b. Eselon II : Kepala Dinas Kelautan Perikanan dan Peternakan Kabupaten
Batang
c. Eselon III : Sekretaris
d. Eselon IV : Kasubag. Umum dan Kepegawaian

4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :

Sekretaris

Kasubag. Umpeg Kasubag. Keu &


Prog.
Pengadminstrasi Umum

5. Ringkasan Tugas Jabatan :


Mengadministrasi surat dengan menerima, membaca, mencatat, mengangenda,
mendistribusikan surat masuk dan memintakan tandatangan konsep surat, mengendali
dan memberi nomor, serta menyimpan arsip dan menyediakan ATK.
(Keterangan : Ringkasan tugas merupakan ikhtisar dari keseluruhan uraian tuga jabatan
yang ada dan disusun dalam satu kalimat. Ringkasan tugas dirumuskan dari tugas yang
paling inti atau paling esensi dalam jabatan yang bersangkutan).

6. Rincian Tugas Jabatan :


a. menerima, membaca, mencatat, surat-surat masuk untuk diteruskan kepada yang
menangani dan dokumen kedinasan;
Tahapan :
1) Menerima surat, membaca, mencatat surat-surat masuk
2) Memberi lembar disposisi
3) Menulis di papan kegiatan
b. mengagenda dan memberi nomor surat masuk dengan kartu kendali agar mudah
pelacakannya
Tahapan :
1) Mengagenda, memberi nomor surat masuk
2) Dicatat di buku kendali
3) diajukan ke Kepala Dinas dan Sekretaris
c. mendistribusikan surat masuk sesuai dengan disposisi pimpinan agar ditangani lebih
lanjut;
Tahapan :
1) Surat dicatat di buku besar surat masuk

[1]
2) Menyortir surat sesuai dengan disposisi
3) Didistribusikan sesuai dengan disposisi Kepala Dinas/Sekretris
4) Digandakan apabila diperlukan
d. memintakan tanda tangan konsep surat keluar pada pimpinan dengan mencatat pada
buku asmanan;
Tahapan :
1) Melabel dan menyiapkan surat
2) Memintakan tanda tangan pimpinan
3) Meneruskan surat kepada yang menangani
e. memberi nomor surat keluar dengan sistem kode kearsipan yang telah ditentukan
agar mudah pelacakannya;
Tahapan :
1) Mencatat nomor surat keluar sesuai dengan kode klasifikasi penomeran dan
urutan nomer
2) Diteruskan kepada yang menangani
3) Digandakan/difoocopy apabila diperlukan
f. menata arsip aktif sesuai dengan klasifikasi dan nomor surat supaya mudah
menemukan kembali;
Tahapan :
1) Menyiapkan surat/dokumen
2) Menyiapkan outner, dimasukkan ke otner sesuai dengan klasifikasi surat
3) Ditata dialmari
g. mengajukan permintaan ATK untuk kepentingan administrasi sesuai dengan
kebutuhan;
Tahapan :
1) Meminta data kebutuhan ATK
2) Merekap kebutuhan ATK
3) Mengajukan permintaan ATK
4) Menyimpan sementara
h. mengirimkan surat keluar;
Tahapan :
1) Mengirimkan surat sesuai dengan alamat dimaksud
i. Melaksanakaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh ataan baik tertulis maupun
lisan.
Tahapan :
1) Mempelajari tugas
2) Menjalankan tugas
3) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas
dst
(Keterangan : merupakan uraian tugas berisi gambaran tentang apa yang dikerjakan,
mengapa harus dikerjakan, dan bagaimana cara mengerjakannya)

7. Bahan Kerja :
No Bahan Kerja Penggunaan dalam tugas
1. Surat, Pelaksanaan tugas
2. Arsip Sebagai dokumen
3. SOP untuk dipelajari sebagai petunjuk kerja

[2]
4. Disposisi atasan/perintah atasan untuk dipelajari sebagai petunjuk kerja
5. Aturan perundang-undangan terkait untuk dipelajari sebagai petunjuk kerja
6.
( Keterangan : merupakan sesuatu yang diolah/diproses dalam pelaksanaan tugas
jabatan untuk memperoleh hasil kerja)

8. Perangkat/Alat Kerja :
No Alat Kerja Digunakan dalam tugas
1. ATK Untuk menunjang pelaksanaan tugas
2. Telepon/fax Untuk menunjang pelaksanaan tugas
3.
(Keterangan : alat yang digunakan untuk memproses dan tidak terkait dengan hasil
kerja, contoh : ATK)

9. Hasil Kerja :
No Hasil Kerja Satuan
1. Surat masuk Dokumen
2. Surat keluar Dokumen
3. Arsip dokumen
4.
5.
(Keterangan : Hasil kerja dapat berupa Benda, Data/Informasi dan Jasa. Jika hasilnya
benda langsung disebutkan bendanya. Jika hasilnya data langsung disebut
data/dokumen…....; jika hasilnya Jasa maka kalimat kerja dirubah menjadi kata sifat
dgn ciri Ter......)

10. Tanggung Jawab :


1. Kelancaran proses surat masuk dan keluar
2. Kerapihan dokumen
(Keterangan : merupakan segala sesuatu yang harus dipertanggungjawabkan dalam
pelaksanaan tugas. Kata Kunci Tanggungjawab: keakuratan, kelancaran, kerahasiaan,
kebenaran, kesesuaian,ketepatan, keselamatan, kerapihan, keamanan, kualitas, kuntitas,
keutuhan, kelengkapan, keefektifan, kelayakan, keindahan, keharmonisan dll)

11. Wewenang :
1. Memelihara surat-surat dan dokumen
(Keterangan : merupakan Hak/kekuasaan untuk mengambil sikap/tindakan dalam
rangka pelaksanaan tugas. Kata Kunci Wewenang terdiri dari: meminta, menolak,
memberikan, memutuskan, mengeluarkan, menggunakan, menentukan, menetapkan,
menegur, memotifasi, menilai dll)

12. Korelasi Jabatan :


No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal
1. Kasubag. Umpeg Dinas Kelautan Koordinasi dan laporan
Perikanan dan
Peternakan

[3]
2. Kepala Dinas Dinas Kelautan Koordinasi dan laporan
Perikanan dan
Peternakan
3. Kepla Bidang Dinas Kelautan Pendistribusian surat
Perikanan dan
Peternakan
4. Instansi lain Kabupaten Batang Surat keluar
(Keterangan : hubungan kerja yang dibutuhkan sesuai dengan tugas yang diampu dan
bukan mewakili pimpinan)

13. Kondisi Lingkungan Kerja :


No Aspek Keterangan
1. Tempat kerja Nyaman
2. Suhu Sejuk
3. Udara Sejuk
4. Keadaan ruangan Cukup
5. Letak Cukup
6. Penerangan Cukup
7. Suara Tenang
8. Keadaan tempat kerja Bersih
9. Getaran -
(Keterangan : Keadaan tempat bekerja yang ideal untuk jabatan ini)

14. Resiko Bahaya :


No Bahaya Fisik/Mental Penyebab
1. - -
(Keterangan : penyakit, kecelakaan fisik atau tewas yang dapat ditimbulkan sebagai
akibat melaksanakan tugas)

15. Syarat Jabatan :


a. Pangkat/Golru : Pengatur Muda / II/a
b. Pendidikan : .SLTA
c. Diklat
1) Penjenjangan : -
2) Teknis :
a) Diklat Prajabatan
b) Bimtek Kearsipan

d. Pengalaman Kerja :
1) Mengetahui adminstrasi kearsipan.
2) ........................
e. Pengetahuan Kerja :
1) .Pengetahuan umum dan administrasi surat menyurat

f. Keterampilan Kerja :
1) Komunikasi dan koordinasi

[4]
2) Menata arsip
g. Bakat Kerja :
Ketelitian
Verbal

h. Temperamen :

i. Minat Kerja :
Konvensional

j. Upaya Fisik :
Berdiri
Duduk

k. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : Laki-laki/Perempuan
2) Umur : Tidak dipersyaratkan
3) Tinggi Badan : Tidak dipersyaratkan
4) Berat Badan : Tidak dipersyaratkan
5) Postur Badan : Tidak dipersyaratkan
6) Penampilan : Tidak dipersyaratkan
l. Fungsi Pekerjaan :
1) Data : -
2) Orang : Melayani, menerima instruksi
3) Benda : .................................

16. Prestasi Kerja yang Diharapkan :


Volume
No Hasil Kerja Waktu penyelesaian (menit)
(setahun)
1. Surat masuk 60 240
2. Surat keluar 60 240
3. Arsip 120 48
4.
5.
6.
7.
8.

17. Butir Informasi Lain : .................................

[5]