PEMERINTAH KABUPATEN BIAK NUMFOR

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH

Jl. Sriwijaya Ridge I Telp 0981-21294, 21558 - Fax. 0981-22747 Biak

KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BIAK

NOMOR:

TENTANG
PEMBENTUKAN UNIT REKAM MEDIS
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BIAK

DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BIAK

Menimbang : a. bahwa pelayanan rekam medis merupakan bagian dari unit pelayanan Rumah
Sakit yang bertujuan merekam data dan informasi pasien yang berguna bagi
tindakan medis pada Rumah Sakit.
b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksu pada huruf a, perlu
menerbitkan Keputusan Direktur Rumah Sakit.
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a, dan b,
perlu menerbitkan Keputusan Direktur Rumah Sakit.

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 9 Tahun 1960 ayat (4) tentang Pokok-Pokok

Kesehatan (Lembaran Negara Negara Republik Indonesia Tahun 1960 Nomor
1313).
2. Undang-undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 5063).
3. Undang-undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit ( Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 153, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5072).
4. Keputusan Presiden Nomor 40 tahun 2001 tentang Pedoman Kelembagaan
dan Pengelolaan Rumah Sakit Daerah.
5. Peraturan Presiden Nomor 9 tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi,
Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementrian Negara Republik Indonesia
sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 62 Tahun 2006.
6. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 159b/Menkes/Per/II/1988 tentang
Rumah Sakit sebagaimana telah diubah terakhir dengan Keputusan Menteri
Kesehatan Nomor 191/Menkes-Kessos/SK/II/2001 tenatng Perubahan
Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 157/Menkes/SK/III/1999 tentang
Perubahan Kedua atas Peraturan Menteri KEsehatan Nomor
159b/Menkes/Per/II/1998 tentang Rumah Sakit.
7. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1575/Menkes/Per/IX/2005 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Departemen Kesehatan sebagaimana telah diubah
dengan peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1259/Menkes/Per/XII/2007
tentang perubahan pertama atas Peraturan Menteri Kesehatan Nomor
175/Menkes/Per/IX/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen
KEsehatan;
8. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 355/Menkes/Per/V/2006 tentang
Pedoman Pelembagaan Organisasi Unit Pelaksana Teknis.
9. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
436/Menkes/SK/VI/1993 tanggal 3 Juni 1993, tentang Berlakunya Standar
Pelayanan Rumah Sakit dan Standar Pelayanan Medis di Rumah Sakit.
10. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1333 tahun 1999 tentang Standar
Pelayanan Rumah Sakit;
 PEMERINTAH KABUPATEN BIAK NUMFOR
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
Jl. Sriwijaya Ridge I Telp 0981-21294, 21558 - Fax. 0981-22747 Biak

11. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1045 tahun 2006 tentang Pedoman
Organisasi Rumah Sakit di Lingkungan Departemen Kesehatan;
12. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 749a/Menkes/III/2008 tentang
Penyelenggaraan Rekam Medis sebagaimana diubah terakhir dengan
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/Menkes/III/2008 tentang
Penyelenggaraan Rekam Medis.

MEMUTUSKAN
Menetapkan :

KESATU : Keputusan Direktur RSUD Biak Tentang Pembentukan Unit Rekam Medis
Rumah Sakit Umum Biak.

KEDUA : Membentuk Unit Rekam Medis yang memiliki Struktur Organisasi dan
mempunyai Uraian Tugas Pokok dan Fungsi sebagaimana tercantum di dalm
lampiran keputusan ini.

KETIGA : Unit Rekam Medis sebagaimana dimaksud pada Diktum KESATU bertugas
untuk:
a. menyelenggarakan praktik rekam medis rumah sakit sesuai dengan Buku
Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis RSUD Biak;
b. menyeleggarakan praktik rekam medis rumah sakit sesuai dengan Standar
Prosedur Operasi Rekam Medis RSUD Biak; dan
c. menerapkan tindakan-tindakan ke arah perbaikan dari penyelenggaraan
rekam medis yang sesuai dengan Standar Pelayanan Minimal Kemenkes RI.

KEEMPAT : Struktur Organisasi dan Uraian Tugas sebagaimana dimaksud pada

Diktum KESATU merupakan hirarki pembagian tugas dan tanggung
jawab sesuai kepangkatan dan golongan.

KELIMA : Dalam menjalankan tugas Unit Rekam Medis bertanggung jawab

kepada Direktur melalui Komite Medis seusai dengan Struktur
Organisasi RSUD Biak.

KEENAM : Keputusan ini berlaku sejak ditetapkan dengan ketentuan apabila

dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam Surat Keputusan ini, maka
akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Biak
Pada tanggal 30 Januari 2017
DIREKTUR

dr. Eddy L. Rumbarar

NIP. 19690312 200112 1 003

Tembusan Kepada Yth:

1. Bupati Kab.Biak Numfor di Biak,
2. Kepala BAPPEDA Kab.Biak Numfor di Biak,
 PEMERINTAH KABUPATEN BIAK NUMFOR
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
Jl. Sriwijaya Ridge I Telp 0981-21294, 21558 - Fax. 0981-22747 Biak

3. Kepala Inspektorat Kab.Biak Numfor di Biak,

4. Kepala BPKAD Kab.Biak Numfor di Biak,
5. Kepala Bagian Administrasi Pembangunan Setda Kab.Biak Numfor di Biak,
6. Para Kepala Bidang di lingkungan RSUD Biak.
 PEMERINTAH KABUPATEN BIAK NUMFOR
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
Jl. Sriwijaya Ridge I Telp 0981-21294, 21558 - Fax. 0981-22747 Biak

Lampiran
Keputusan Direktur RSUD BIAK
Nomor : ///
Tanggal :
Tentang : Struktur Organisasi dan Uraian Tugas URM RSUD Biak

STRUKTUR ORGANISASI DAN URAIAN TUPOKSI

UNIT REKAM MEDIS
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BIAK

STRUKTUR ORGANISASI UNIT

Kepala URM : dr.Rulland O. V. Kbarek
Sekretaris URM : Novita Randongkir,SKM
Loket :
Penanggung Jawab : Narnina Riris Bakara, SKM
Anggota : Novita Randongkir, SKM
Damaris G. Kaisepo
Fenny Yarangga
Dora Wamafma, Amd.RMIK
Betty Dessy Korwa
Nova Helma Kafiar, SKM
Agustha Mandowen, S.Sos
Wihelmina Wakum, Amd.RMIK

Berkas dan laporan :

Penanggung Jawab : Novita Randongkir, SKM
Anggota : Narnina Riris Bakara, SKM
Damaris G. Kaisepo
Fenny Yarangga
Betty Dessy Korwa
Nova Helma Kafiar, SKM
 PEMERINTAH KABUPATEN BIAK NUMFOR
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
Jl. Sriwijaya Ridge I Telp 0981-21294, 21558 - Fax. 0981-22747 Biak

Penyimpanan dan Gudang :

Penanggung Jawab : Fransico Wayoi
Anggota : Renansje M. Tarumasely
Mardiah
Julmin Latuni
Agustina Kbarek
 PEMERINTAH KABUPATEN BIAK NUMFOR
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
Jl. Sriwijaya Ridge I Telp 0981-21294, 21558 - Fax. 0981-22747 Biak

URAIAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI (TUPOKSI)

I. Kepala Unit Rekam Medis

Tugas : - membuat program kerja serta mengelola sistem pelayanan Rekam Medis
secara keseluruhan,
- mengatur pertemuan rutin untuk proses evaluasi dan peningkatan mutu
pelayanan Rekam Medis RSUD Biak.
- Mengelola ketenagaan termasuk orientasi dan peningkatan kualitas SDM
dalam unit Rekam Medis RSUD Biak,
- Mengatur ketersediaan berkas-berkas Rekam Medik untuk siap pakai,
- Melakukan pengumpulan laporan dan menganalisanya sesuai dengan
prosedur yang ditetapkan,
- Mengatur pelayanan SMPK dan VeR serta pengolahan seluruh data Rekam
Medis untuk keperluan internal dan eksternal baik untuk data statistic
maupun penelitian.

II. Sekretaris URM

Tugas : - Membuat konsep, mengetik, mendistribusi, dan mendokumentasikan surat,
naskah, dan sebagainya.
- Menyusun dan mengorganisasi arsip surat/dokumen masuk dan keluar URM.
- Mencatat kegiatan pertemuan yang dilakukan oleh Unit Rekam Medis
(notulensi),
- Mengorganisasi berkas dan laporan yang masuk untuk ditindaklanjuti oleh
Kepala URM,
- Melakukan pemantaun pelaksanaan program peningkatan mutu melalui
KLPCM (Ketidaklengkapan Catatan Medis), dan
- Bersama Kepala URM didukung oleh Komite Rekam Medis
mensosialisasikan Standar Operasional Prosedur Rekam Medis (termasuk
SIM-RS) untuk mencapai penggunaan BRM dan RME yang terpadu dan
memberikan hasil yang maksimal serta signifikan bagi keperluan RSUD
Biak.

III. Loket (Admission)

Tugas :
- n
IV. Berkas dan Laporan (Assembling – Coding - Indexing)
V. Penyimpanan dan Gudang (Filling)

LAMPIRAN I
KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BIAK
NOMOR : 068/A/13/I/2017
TANGGAL : 30 Januari 2017
TENTANG : KEBIJAKAN PELAYANAN REKAM MEDIS

KEBIJAKAN PELAYANAN REKAM MEDIS

PADA RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BIAK

Kebijakan Umum:
 PEMERINTAH KABUPATEN BIAK NUMFOR
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
Jl. Sriwijaya Ridge I Telp 0981-21294, 21558 - Fax. 0981-22747 Biak

1. Peralatan di Unit Rekam Medis harus selalu dilakukan pemeliharaan sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
2. Pelayanan di Unit Rekam Medis harus selalu berorientasi kepada mutu dan
keselamatan pasien.
3. Semua petugas Unit Rekam Medis wajib memiliki kompetensi sesuai dengan
ketentuan yang berlaku dan meningkatkan kompetensinya melalui pelatihan yang
sudah diprogramkan.
4. Dalam melaksanakan tugasnya setiap petugas wajib mematuhi ketentuan dalam K3
(Keselamatan dan Kesehatan Kerja), termasuk penggunaan alat pelindung diri
(APD), serta selalu mengacu pada pencegahan dan pengendalian infeksi.
5. Setiap petugas harus bekerja sesuai dengan standar profesi, standar prosedur
operasional yang berlaku, etika profesi, etiket, menghormati hak pasien, dan
mengutamakan keselamatan pasien.
6. Pelayanan Unit Rekam Medis dilaksanakan dalam 24 jam tetapi shift malam
dilaksanakan dengan On-Call.
7. Penyediaan tenaga mengacu kepada pola ketenagaan.
8. Pelaksanakan koordinasi dan evaluasi wajib dilaksanakan rapat rutin minimal tiga
bulan sekali.
9. Setiap bulan wajib membuat laporan internal dan eksternal.
10. Data rekam medis merupakan bagian penting daripada laporan kinerja RSUD
Biak.

Kebijakan Khusus:

1. Setiap pasien yang masuk ke RSUD Biak harus terdaftar melalui Tempat Pendaftaran
Pasien (TPP) baik Rawat Jalan maupun pendaftaran Gawat Darurat.
2. Setiap pasien RSUD Biak dibuatkan berkas rekam medis dan memiliki satu nomor
rekam medis.
3. Penomoran rekam medis menggunakan sistem penomoran cara unit (Unit Numbering
System).
4. Seluruh hasil pemeriksaan pelayanan penunjang wajib ditempelkan pada lembar rekam
medis yang telah ditetapkan.
5. Jika terjadi berkas rekam medis pasien tidak ditemukan atau hilang maka diberikan
waktu toleransi pencarian tidak lebih dari 15 menit, dan jika masih belum dapat
ditemukan maka dibuatkan print-out riwayat kunjungan pasien dan dibuatkan berkas
rekam medis yang baru tetapi masih tetap menggunakan nomor rekam medis pasien
yang lama, dan jika setelah itu berkas yang lama ditemukan maka isi kedua berkas
tersebut harus digabungkan dalam satu map/berkas.
6. Jika ditemukan pasien mempunyai dua atau lebih nomor rekam medis maka nomor yang
dipergunakan adalah nomor yang mempunyai kunjungan terbanyak dan nomor lainnya
dihapus sehingga pasien mendapat satu nomor rekam medis dan isi dari dokumen
digabung ke dalam nomor dokumen rekam medis yang dipakai.
7. Berkas rekam medis pasien transfer antar ruangan mengikuti tujuan transfer pasien dan
yang bertanggungjawab terhadap berkas rekam medis pasien adalah perawat jaga di
kedua ruangan yang melakukan transfer pasien dengan langsung melakukan serah terima
pasien sekaligus berkas rekam medisnya.
8. Semua profesi tenaga kesehatan yang memberikan pelayanan kepada pasien (Dokter,
Dokter Gigi, Perawat dan Tenaga Kesehatan Lain yang terlibat) diwajibkan menulis
seluruh pelayanan yang diberikan pada lembar rekam medis yang sudah ditentukan
secara jelas dan lengkap serta dilengkapi dengan tanda tangan / paraf, jam, tanggal dan
nama petugas tersebut.
 PEMERINTAH KABUPATEN BIAK NUMFOR
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
Jl. Sriwijaya Ridge I Telp 0981-21294, 21558 - Fax. 0981-22747 Biak

9. Isi rekam medis yang salah boleh di koreksi dengan cara dicoret sekali dan masih bisa
dibaca, tetapi tidak boleh dihapus / tip-Ex.
10. Penulisan singkatan, symbol dan definisi pada isi rekam medis hanya boleh
menggunakan daftar singkatan, symbol dan definisi yang diperbolehkan.
11. Kode diagnosis dan tindakan pada berkas rekam medis menggunakan standar koding
yang telah ditentukan yaitu International Statistical Classification of Diseases and
Related Health Problems Tenth Revision (ICD-10) untuk tindakan, dan International
Statistical Classification of Diseases Ninth Revision Clinical Modification (ICD-9CM)
untuk tindakan.
12. Rekam medis bersifat rahasia, sehingga pengelolaannya dan penyimpanannya harus
dapat dijaga kerahasiaan isi dokumen rekam medis tersebut.
13. Seluruh pelayanan dokumen rekam medis dilaksanakan oleh petugas rekam medis.
14. Selain petugas rekam medis dilarang masuk ke ruang penyimpanan berkas rekam medis
demi keamanan dan kerahasiaan berkas rekam medis.
15. Seluruh pelayanan rekam medis wajib berorientasi pada kepuasan pelanggan.
16. Kepala ruang Rawat Inap bertanggung jawab atas keamanan, kerahasiaan dan
pengembalian berkas rekam medis pasien rawat inap.
17. Setiap pasien yang pulang rawat inap dibuatkan Ringkasan Perawatan Pasien (Resume).
18. Penyimpanan rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap disimpan dalam satu
tempat (sentralisasi).
19. Rekam medis wajib disimpan minimal dalam waktu 5 tahun, karena keterbatasan rak
penyimpanan maka rekam medis dalam waktu 3 tahun disimpan pada rak aktif dan 2
tahun disimpan dalam rak stasis.
20. Rekam medis pasien yang tidak pernah melakukan kunjungan selama 5 tahun
(disesuaikan dengan kapasitas rak) dihitung dari tanggal kunjungan terakhir disimpan
sebagai dokumen inaktif.
21. Rekam Medis pasien yang sudah inaktif dan tidak mempunyai nilai guna wajib
dimusnahkan sesuai prosedur yang berlaku.
22. Bagi pasien yang memerlukan data rekam medis pribadinya, dapat diberikan berupa
resume atau ringkasan perawatan pasien, hasil pemeriksaan dan riwayat pelayanan yang
telah diberikan.
23. Permintaan rekam medis hanya bisa diberikan untuk kepentingan pengobatan pasien &
untuk kepentingan lain harus sesuai aturan & peminjaman menggunakan bon
peminjaman.
24. Pada pemberian informasi isi rekam medis untuk kepentingan yang berkaitan dengan
hukum (Pro Justitia) harus seijin Pimpinan Rumah Sakit (Direktur).
25. Peminjaman dokumen rekam medis untuk pendidikan, penelitian, audit kasus, asuransi,
atau kepentingan lain di luar kepentingan hukum (Pro Justitia) harus seizin Direktur
melalui Kepala Unit Rekam Medis sesuai prosedur yanq telah ditetapkan.
26. Unit Rekam Medis bertanggung jawab atas tersedianya informasi kegiatan pelayanan dan
indikator rumah sakit yang telah ditetapkan.
27. Unit Rekam Medis bertanggung jawab atas laporan berkala yang telah ditetapkan, baik
untuk kepentingan eksternal maupun internal.
28. Unit Rekam Medis RSUD Biak dapat menerima kegiatan magang mahasiswa terkait.
29. Untuk evaluasi internal pelayanan rekam medis dan audit rekam medis dibentuk
Tim/Komite Rekam Medis.
30. Dalam meningkatkan kualitas Rekam Medis maka Berkas Rekam Medis wajib di review
setiap hari dengan sampel yang memadai.
31. Evaluasi terhadap kebijakan dan prosedur dilakukan tiap tiga tahun.

Ditetapkan di Biak
 PEMERINTAH KABUPATEN BIAK NUMFOR
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
Jl. Sriwijaya Ridge I Telp 0981-21294, 21558 - Fax. 0981-22747 Biak

Pada tanggal, 30 Januari 2017

Direktur

dr. Eddy L. Rumbarar

NIP. 19690312 200112 1 003