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transcrito por qualquer processo seja ele qual for sem autorização
dos titulares do direito. Os infractores são passíveis de
procedimento judicial.
Índice

Capítulo 1: Apresentação ...............................................................1


Sumário.......................................................................................2
Notas ao formador ........................................................................4
Objectivos gerais ..........................................................................4
Enquadramento do módulo .............................................................4
Público alvo da formação................................................................4
Área de actividade/Zonas geográficas ..............................................5
Recursos......................................................................................5
Funcionamento do módulo..............................................................6
Simbologia ...................................................................................7

Capítulo 2: Compras ......................................................................8


Introdução ...................................................................................9
O comprador .............................................................................. 10
Diferentes formas de compra ........................................................ 11
A natureza das compras ............................................................... 12
Individuais, retalhistas independentes e feirantes ............................ 13
Grossista ................................................................................... 13
Grandes armazéns independentes e fábricas ................................... 13
As centrais de compras ................................................................ 14
A função do serviço de compras .................................................... 15
Qual é a função exacta do serviço de compras? ............................... 16
Relações internas e externas do serviço de
compras .................................................................................... 19
Relações Externas ....................................................................... 19
Relações Internas........................................................................ 19
A Organização das compras .......................................................... 21
Fases da compra ......................................................................... 22
Registo de necessidades de compra ............................................... 24
Procura do fornecedor................................................................. 24
Escolha do fornecedor .................................................................. 25
Realização do pedido .................................................................. 25
Recepção e controlo das mercadorias ............................................. 26
Apoio às fases de compra ............................................................. 26
A documentação poderá assumir três tipos: .................................... 26

Capítulo 3: Gestão de Stocks ........................................................ 29


Os Stocks................................................................................... 30
Vantagens e inconvenientes dos stocks .......................................... 31
Tipos de stocks ........................................................................... 31
A gestão material de stocks .......................................................... 33
Objectivos.................................................................................. 33
Implantação do armazém ............................................................. 33
Instalações................................................................................. 34
Arrumação do armazém ............................................................... 34
A movimentação ......................................................................... 35
Documentação............................................................................ 36
Recepção ................................................................................... 37
Conservação e Entrega ................................................................ 37
Ficha de armazém ....................................................................... 37
Guia de Entrada .......................................................................... 38
Guia de Saída ............................................................................. 39
A gestão económica de stocks....................................................... 40
Objectivos.................................................................................. 40
Custo dos Stocks......................................................................... 40
Stock de segurança ..................................................................... 41
Gráfico em dentes de serra........................................................... 42
Quantidade económica de encomenda ............................................ 43
Análise ABC................................................................................ 44
Gestão administrativa dos stocks................................................... 46
Objectivos.................................................................................. 46
Nomenclatura dos artigos em stock ............................................... 46
Colaboração da informática........................................................... 48

Capítulo 4: Fichas de Trabalho ...................................................... 49


Ficha nº 1 .................................................................................. 50
Natureza das compras ................................................................. 50
Ficha nº 2 .................................................................................. 52
Formas das Compras ................................................................... 52
Ficha nº 3 .................................................................................. 53
Função do serviço de compras....................................................... 53
Ficha nº 4 .................................................................................. 54
Fases da Compra ........................................................................ 54
Ficha nº 5 .................................................................................. 55
Noção e importância dos Stocks .................................................... 55
Ficha nº 6 .................................................................................. 57
Gestão material de stocks ............................................................ 57
Ficha nº 7 .................................................................................. 59
A gestão económica dos stocks ..................................................... 59
Ficha nº 8 .................................................................................. 63
Movimento de armazém ............................................................... 63

Capítulo nº 5: Conclusão .............................................................. 65


Bibliografia ................................................................................. 66
Participantes .............................................................................. 68
Índice de tabelas
Tabela 1: Fases/Documentos ........................................................ 27
Tabela 2: Resumo Geral de Documentos......................................... 28
Índice de figuras

Figura 1: Serviço de Compras .........................................................9

Figura 2: O comprador ................................................................. 10

Figura 3: Natureza das compras .................................................... 11

Figura 4: Função das Compras ..................................................... 15

Figura 5: Ponto de Aprovisionamento ............................................. 16

Figura 6: Organização das Compras ............................................... 21

Figura 7: A Encomenda ................................................................ 25

Figura 8: Liquidação / Pagamento.................................................. 28

Figura 9: Rotação de Stocks ......................................................... 32

Figura 10: Noção de armazém ...................................................... 33

Figura 11: Movimentação no armazém ........................................... 36

Figura 13: Guia de Entrada........................................................... 38

Figura 14: Guia de saída .............................................................. 39

Figura 15: Ruptura Stocks / Stock Segurança.................................. 41

Figura 16: Curva em dentes de serra ............................................. 42

Figura 17: Fórmula nº encomendas/ano ......................................... 43

Figura 18: Fórmula quantidade económica ...................................... 43


Figura 19: Curva ABC .................................................................. 45

Figura 20: O Activo ..................................................................... 46

Figura 21: Noção de nomenclatura ................................................ 47

Figura 22: Código de Barras ......................................................... 47


Capítulo 1: Apresentação

Introdução
Sumário

Notas ao formador
Capítulo 1: Apresentação

Sumário
Uma correcta política de compras é fundamental a qualquer empresa
que pretenda maximizar os seus lucros. No entanto, não é possível
traçar um bom plano de compras sem uma eficaz gestão de stocks. Com
efeito, a empresa deve ser capaz de satisfazer atempadamente as
necessidades dos seus clientes, sem correr o risco de se afundar em
“monos”.

Neste sentido, as Compras e Gestão de Stocks são uma peça


fundamental na gestão global da empresa, e este manual destina-se a
apoiar os formadores na formação de futuros micro empresários, uma
vez que os materiais de apoio existentes são dispersos e estão
elaborados numa linguagem muito técnica.

Assim, o objectivo foi fazer a compilação das matérias já existentes e


transforma-las numa linguagem simples e acessível para este tipo de
público.

Este Manual é um guia que pretende constituir um conjunto de recursos


(textos, fichas de trabalho, transparências, ...) que apoiem a
planificação das sessões do formador.

O seu conteúdo foi dividido em duas partes: 1-Compras e 2-Gestão de


Stocks. com vista à formação, que, no entanto, estão intimamente
ligadas. Também não pode ser descurada a interligação com a área da
documentação.

Disponibilizam-se os seguintes instrumentos de formação:

• Itinerário Temático

• Desenvolvimento Temático

• Fichas de trabalho

• Transparências

• Bibliografia

2
Capítulo 1: Apresentação

Para a elaboração deste trabalho as autoras recorreram a diversa


bibliografia da área específica em causa, tendo contado, também, com a
colaboração do I.E.F.P. - Centro de Formação Profissional de Braga.

3
Capítulo 1: Apresentação

Notas ao formador
Este módulo foi concebido tendo em atenção os seguintes objectivos e
condições:

Objectivos gerais
• Apetrechar os formadores de recursos pedagógicos adequados e
motivadores, na área de Compras e Gestão de Stocks.

• Reforçar a dinâmica da concepção, planeamento e avaliação das


sessões de formação

• Proporcionar acesso a documentação técnica em linguagem simples


e acessível, adequada ao público alvo, de suporte ao
desenvolvimento da formação.

Enquadramento do módulo
Qualquer formação de futuros empreendedores aborda os aspectos
fundamentais relacionados com a gestão da empresa, como é o caso
das compras e da gestão dos stocks.

O presente módulo insere-se neste âmbito, uma vez que comprar bem
e gerir correctamente os stocks é fundamental para o sucesso da
iniciativa empresarial.

Público alvo da formação


Empreendedores (e/ou seus quadros técnicos), que vão iniciar a sua
actividade profissional com um pequeno negócio (ou que já o possuem),
mas que:

• não têm bases de formação mínima nesta área

• maioritariamente, possuem baixa escolaridade

4
Capítulo 1: Apresentação

• com pouca ou deficiente experiência profissional nos temas a


abordar

Área de actividade/Zonas geográficas


Áreas de actividade

Este módulo foi pensado de forma a poder adaptar-se a qualquer área


de actividade que o futuro empreendedor tenha em mente e aplica-se a
todo o tipo de empresas.

O manual apresenta exemplos de diferentes situações, por forma a


permitir ao formador utilizar as que, em cada momento, forem mais
oportunas.

Zonas geográficas

Não se destacam zonas geográficas mais necessitadas, atendendo a que


o tecido empresarial português se caracteriza pela predominância de
micro e pequenas/médias empresas.

No entanto, salientamos o facto de fora dos grandes centros urbanos o


nível de escolaridade ser menor, pelo que a concepção do manual teve
este aspecto em consideração.

Recursos
O formador dispõe de recursos tradicionais e de recursos informáticos,
de forma a tirar o melhor partido do que dispõe em função das
condições da sala de formação:

• Recursos tradicionais:

• Manual de Desenvolvimento Temático para apoio à preparação e


desenvolvimento das sessões de formação, permitindo a
elaboração de documentação simples, de fácil compreensão e em
linguagem acessível, de apoio ao formando

• Conjunto de transparências, a imprimir de acordo com as


necessidades, para utilização de retroprojector, ilustrativas dos
diversos temas abordados e devidamente assinaladas no contexto
do manual

5
Capítulo 1: Apresentação

• Recursos informáticos:

• Transparências elaboradas em Powerpoint, que permitirão a


projecção a partir do PC

Funcionamento do módulo
O módulo é composto por:

Itinerário Temático:

produto em suporte de papel, elaborado em MICROSOFT WORD,


contendo texto e enquadramento matricial, articulado com os restantes
produtos.

Esta matriz comporta os objectivos gerais do módulo, os temas


abordados, objectivos específicos e respectivos conteúdos e
metodologias recomendadas, estando, ainda, assinalados os recursos
didácticos disponíveis para os diversos temas.

Manual de Desenvolvimento Temático:

para cada conjunto tema/conteúdos do Itinerário, procedeu-se ao


desenvolvimento técnico, elaborado em MICROSOFT WORD.

O formador encontra a informação compilada de forma simples, directa


e acessível, sempre que possível ilustrada com quadros, tabelas, figuras,
de forma a melhorar a sua própria produção de materiais de apoio à
formação que está a preparar.

Fichas de Trabalho:

Para cada capítulo foram elaboradas uma ou mais Fichas de Trabalho,


que pretendem dar o lamiré para a produção deste tipo de
instrumentos, estando assinaladas pelo respectivo símbolo na margem
direita. Estas fichas têm o duplo objectivo formativo e de avaliação.

Transparências:

sempre que oportuno, produziram-se transparências (elaboradas em


MICROSOFT POWERPOINT), as quais estão também devidamente

6
Capítulo 1: Apresentação

assinalados na margem direita, por forma a permitir uma rápida


identificação.

Estes elementos têm sempre uma ligação, ou seja, no Itinerário


Temático o formador dispõe de informação sobre os objectivos e
conteúdos necessários à prossecução dos mesmos; identificado neste
recurso o tema, encontrará o seu desenvolvimento no Manual; neste,
estão sempre assinalados, na margem direita, os suportes didácticos
criados.

Bibliografia:

No final do módulo, dispõe de informação sobre a bibliografia utilizada,


com a finalidade de facilitar o trabalho de organização das sessões de
formação.

Simbologia

Desenvolvimento Temático

Fichas de Trabalho/Estudo de Casos

Transparências

Diálogo Formador / Formando

Discussão Turma

Trabalho Equipa

Computador / Apresentação multimédia

7
Capítulo 2: Compras

As compras
Introdução

Diferentes formas de compras

A função do serviço de compras

Relações Internas e externas do serviço de


compras

Organização das compras


Capítulo 2: Compras

Introdução
As empresas têm de realizar um conjunto de acções a fim de se
abastecerem dos bens e serviços indispensáveis ao seu funcionamento.

As compras são uma das áreas de actividade da empresa e têm por fim
a procura nos mercados interno e externo das possibilidades de compra
de bens e serviços que satisfaçam as necessidades nas melhores
condições e ao menor custo.

Para se fazer uma compra é necessário contactar os fornecedores, logo


é importante ter em atenção os seguintes aspectos:

• a quem comprar
Transparência 1
• em que condições comprar

• o momento a comprar

• o preço

Figura 1: Serviço de Compras

Nota:

O Serviço de Compras só decide, depois de


receber os pedidos de outros serviços da
empresa, onde os bens/serviços estão em
falta.

9
Capítulo 2: Compras

O comprador
Quando falamos de compras é necessário ter em conta o comprador, a
pessoa que se propõe comprar um determinado bem ou serviço.

Em linhas gerais o comprador deverá:

• ter uma boa formação geral e técnica;

• ser honesto, sorridente, afável e optimista; (estas qualidades


ajudam a constituir a sua personalidade, a qual será muito útil nas
discussões e fará com que nunca se sinta em posição de
inferioridade);

• ser discreto e paciente;

• não perder de vista que o comprador "faz" o fornecedor, e não ter


nunca o menor complexo de inferioridade perante os fornecedores,
qualquer que seja a importância relativa das empresas com quem
está a negociar;

• pensar sempre que o comprador está numa posição vantajosa


relativamente ao vendedor, pois é ao primeiro que pertence a
decisão final;

• possuir algumas noções de direito comercial relacionadas com os


contratos.

Figura 2: O comprador

Não podemos afirmar que se nasce


comprador, mas é possível formar um
comprador; no fundo, é uma questão de
formação profissional!

10
Capítulo 2: Compras

Diferentes formas de compra


Os métodos e meios para comprar variam consoante os produtos ou
artigos comprados se destinam a ser transformados (no caso das
matérias-primas), revendidos (mercadorias) ou consumidos
(consumíveis).

Figura 3: Natureza das compras

Matérias-primas:

Bens que se destinam a ser transformados num produto final.

Exemplos:
Fábrica de confecções: compra TECIDOS para
fabricar calças
Fábrica de esferográficas: compra PLÁSTICO
para produzir esferográficas

Mercadorias:

Bens que se destinam a ser vendidos exactamente como se


compraram.

Exemplos:
Hipermercado: compra CALÇAS e
ESFEROGRÁFICAS para as vender

Consumíveis:

Bens que se destinam a ser utilizados pela própria empresa.

Exemplos:
Compra de esferográficas para uso no
escritório

11
Capítulo 2: Compras

A natureza das compras

Compras agrupadas São compras que passam por centrais.


Exemplo:
Central de Compras do Estado

Compras não agrupadas São compras efectuadas por


comerciantes ou empresas, com vista à
revenda ou transformação.

Compras correntes São as compras do dia a dia, para


manter a empresa em funcionamento.
Exemplos:
mercadorias
material de escritório

Compras excepcionais São compras que se fazem raramente.


Exemplo:
máquinas
instalações

Compras intermitentes São as compras que se fazem


periodicamente.
Exemplo:
Reaprovisionamento de
stocks

Compras técnicas Compras que se fazem segundo as


orientações dos técnicos.
Exemplo: Transparência 2
compra de um gerador de
corrente para empresa que
comercializa congelados

Ficha de Trabalho 1

12
Capítulo 2: Compras

Assim, as compras podem ser:

• Individuais, retalhistas independentes, feirantes, etc.

• Grossistas

• Grandes armazéns independentes e fábricas

• As centrais de compras

Individuais, retalhistas independentes e feirantes

A característica destas formas de comprar é a sua forma individual:


• o particular compra para se alimentar, vestir, distrair;

• o pequeno comerciante (retalhista independente) e o feirante


compram para manter o seu negócio; é o comerciante que
compra e o método praticado é o intuitivo.

Grossista

A característica desta forma de compras é comprar em quantidade ao


produtor par vender ao comerciante/feirante. Neste caso já é necessário
o apoio de uma organização devido ao numero de artigos e ao volume
de compras.

Grandes armazéns independentes e fábricas

Reencontramos aqui o tipo anterior, mas em maior escala, dado:

• haver maior diversidade de artigos;

• haver maior volume;

• ser necessário comprar mais vezes porque se escoam mais


depressa.

Neste caso a função baseia-se em métodos mais evoluídos e emprega


meios mais aperfeiçoados e dispendiosos. Aplica-se a grandes empresas
e ao Estado.

13
Capítulo 2: Compras

As centrais de compras

Esta forma de compra aplica-se a agrupamentos:


• pontos de venda - armazéns com muitas sucursais

• ou utilizadores - indústrias semelhantes

• e ainda ao Estado.

Transparência 3

Ficha de Trabalho 2

14
Capítulo 2: Compras

A função do serviço de compras


As empresas para funcionarem necessitam de comprar bens e serviços.

Assim

A empresa comercial

Compra as mercadorias atendendo às


necessidades e preferência dos seus
clientes (actuais ou futuros) visto que
só assim realizará vendas.

A empresa industrial

Adquire as matérias-primas e subsidiárias em fornecedores que lhe


merecem crédito no que respeita a preços, à quantidade, à qualidade e
a prazos.

Figura 4: Função das Compras

Matérias-subsidiárias:

Bens que contribuem para o produto final, mas que não sofrem
qualquer transformação.

Exemplos:
Cola, nas marcenarias
Linhas, nas confecções

Transparência 4

15
Capítulo 2: Compras

Qual é a função exacta do serviço de compras?

1 Comprar o quê?

O que a empresa precisa em qualidade e quantidade: produtos, artigos,


serviços ....

É necessário conhecer bem os programas de venda e as características


dos produtos.

2 Porquê comprar?

Para satisfazer as actividades comerciais da empresa.

3 Quando?

Este é um dos pontos mais delicados, exige uma verdadeira ciência das
compras. A solução é saber calcular o ponto de aprovisionamento, para
poder satisfazer sempre a procura, mas não ficar com artigos parados
muito tempo.

Exemplo: produtos alimentares podem perder validade

Figura 5: Ponto de Aprovisionamento

Ponto de Aprovisionamento:

Data ideal para reabastecimento

4 Quanto?

Depende de tipo:

• de empresa - se é industrial ou comercial

• da produção dos fornecedores

• da capacidade de armazenagem da empresa.

16
Capítulo 2: Compras

5 A quem?

É preciso conhecer o mercado, os fornecedores, estar atento aos


descontos, bónus, promoções...

6 Onde?

Tem de ter em atenção:

• a posição geográfica dos diferentes fornecedores

• os seus meios e condições de transporte

• preços e condições de pagamento

• prazos de entrega

7 Como?

Esta é a arte do comprador. Para comprar bem é necessário saber o que


se quer e agir de forma a consegui-lo.

Transparência 5

Neste sentido, a sua função é:

• Fazer uma análise de mercado em função das necessidades,


relativamente a:

• escolha de fornecedores;

• preço;

• prazos de entrega;

• qualidade do produto ou serviço;

• Comprar os bens e/ou serviços para satisfazer as necessidades


dos serviços requisitantes:

• com a melhor relação qualidade/preço;

• com os melhores prazos de entrega.

17
Capítulo 2: Compras

• Manter relações estreitas com os fornecedores, de forma a:

• conseguir condições vantajosas para a empresa. (descontos,


bónus, promoções,...)

• criar uma boa imagem da empresa perante as outras


empresas.

• Estar sempre atento à entrada de novos produtos no mercado


pelos quais os consumidores se sentem atraídos.

Transparência 6

Ficha de Trabalho 3

18
Capítulo 2: Compras

Relações internas e externas do


serviço de compras
Para cumprir a sua missão, o comprador tem necessidade de
estabelecer relações externas e internas, com pessoas e ambientes
muito diferentes:

• vendedores

• chefes de empresa

• agentes comerciais

• técnicos, funcionários

• transportadoras

• ...

Relações Externas
Constituem um dos aspectos mais importantes do serviço de compras.

Relações externas são aquelas que se estabelecem com pessoas e/ou


outras empresas, com vista à compra. É a procura ou confirmação do
núcleo de fornecedores.

A procura do mercado começa muitas vezes com o contacto do


fornecedor, seguido da visita dum seu vendedor, e é nesta fase que o
comprador começa a organizar a sua documentação sobre a possível
compra.

Relações Internas
São as que se estabelecem dentro da própria empresa e que, quando
bem organizadas, permitem um bom planeamento das compras.

19
Capítulo 2: Compras

Em pequenas e médias empresas, os serviços internos são aqueles que


mantêm relações frequentes com os fornecedores de mercadorias.

Dependendo da dimensão e actividade da empresa, assim se organizam


diversos departamentos; no entanto, mais ou menos dividido, tem que
haver:

• Serviço de vendas

• Serviço de armazém

• Serviço de compras

• Serviço de contabilidade

Estes departamentos têm que articular muito bem, dado que:

• O serviço de vendas quer e deve vender muito

• O serviço de armazém tem que garantir a existência de


produtos para venda e a sua manutenção em bom estado de
conservação

• O serviço de compras tem que comprar no momento oportuno


todos os produtos que garantam a satisfação das necessidades
das vendas, sem, contudo, deixar acumular quantidades
desnecessárias

• O serviço de contabilidade tem que garantir o registo actualizado


de compras e vendas, de forma a que os respectivos pagamentos
sejam sempre cumpridos, evitando conflitos legais quer com
clientes, quer com fornecedores.

Assim, quem vende tem que prever com antecedência as tendências do


mercado, a fim de comunicar as necessidades ao armazém. Este, por
sua vez, controlando as existências, comunica as necessidade de
compra ao respectivo departamento, o qual providenciará a aquisição
atempada dos produtos necessários.

Daqui se verifica a necessidade das relações internas do serviço de


compras. Transparência 7

20
Capítulo 2: Compras

A Organização das compras


Para vender, a empresa necessita de efectuar:

Máquinas e
Equipamentos
C
O
Utensílios
M
P
R Material de
Expediente
A
S
Mercadorias

Transparência 8

Figura 6: Organização das Compras

As médias e grandes empresas têm um serviço de compras


independente, onde estão centralizadas todas as compras,
responsabilizando-se pela sua realização nas melhores condições e ao
melhor preço.

Nas pequenas empresas é ao comerciante que cabe a organização das


tarefas relacionadas com as compras. Esta organização deve ter em
atenção as diversas fases da compra, pois que cada fase exige
procedimentos adequados.

É importante que o comerciante não esqueça:

• a necessidade do serviço de compras

• as fases que envolvem uma compra

21
Capítulo 2: Compras

• a necessidade de apoio às fases da compra

Relativamente às tarefas, destacamos:

8 Procura do fornecedor:

• Pesquisa de empresas que reunam condições para fornecerem os


produtos/serviços pretendidos

9 Escolha do fornecedor

• Dos possíveis fornecedores identificados na fase anterior, optar


por aquele que melhor satisfaça as exigências determinadas

10 Efectivação do pedido

• Encomenda dos produtos/serviços ao fornecedor seleccionado

11 Recepção e controlo das mercadorias

• Dar entrada dos produtos, verificando se estão conforme a


encomenda

Transparência 9

Fases da compra

1ª Fase: Constatação da necessidade

dos serviços/pessoas que a sentem.

2ª Fase: Procura de fornecedores

Verificar se há contactos anteriores com fornecedores dos


produtos em falta

Estabelecer contactos com outros possíveis fornecedores e

22
Capítulo 2: Compras

analisar as respectivas propostas, a fim de escolher as mais vantajosas


para a empresa.

3ª fase: Negociação e comunicação

Negociar com o fornecedor todas as condições.

4ª fase: Realização da compra

Fazer a compra com base num contrato que poderá ser:

• pontual

Exemplos:

• compra de um equipamento

• compra de um produto especial, em determinada época


do ano (amêndoas na Páscoa, p.e.)

• periódico

Exemplos:

• compra diária de bolos, num salão de chá

• compra semanal de refrigerantes, num café

5ª fase: Procedimentos administrativos

• Informar o serviço de recepção sobre os produtos e


quantidades pedidas

• Informar a contabilidade sobre preços e condições


negociadas

Transparência 10

Quando se trata de uma pequena empresa, é o Ficha de Trabalho 4


comerciante que, por intuição, desencadeia todas estas
fases

23
Capítulo 2: Compras

Registo de necessidades de compra


O trabalho da compra começa com o pedido ao serviço de compras de
um determinado bem.

Este pedido é formalizado por um documento interno. É o documento


o registo de necessidades.

Procura do fornecedor

A procura do fornecedor pode efectuar-se de diversas formas:

• entrevistas a vendedores

• visitas a feiras e exposições

• contactos com fabricantes e concorrentes

É pois, muito importante, a criação de um registo de informação


específica e permanentemente actualizado sobre os fornecedores,
recorrendo para o efeito aos tradicionais ficheiros, com suporte
informático ou não.

Transparência 11

24
Capítulo 2: Compras

Escolha do fornecedor

Pedir propostas de fornecimento aos fornecedores escolhidos.

Comparar as respostas, tendo em atenção: qualidade, descontos, prazos


de entrega, assistência pós-venda...

Realização do pedido

Escolhido o fornecedor, o serviço de compras emite um documento


(nota de encomenda, requisição, ...) em várias vias:

Figura 7: A Encomenda

Triplicado
Serviço de controlo

Duplicado

Original Serviço de recepção

Fornecedor Transparência 12 a 14

25
Capítulo 2: Compras

Recepção e controlo das mercadorias

A mercadoria chega à empresa acompanhada por um documento


emitido pelo vendedor – a guia de remessa/guia de transporte.

Nesta fase é importante:

1 Verificar o estado da mercadoria (se não estiver em boas condições,


devolve-se)

2 Verificar se a guia de remessa coincide com a nota de encomenda


(verificar se as quantidades e qualidades são as mencionadas na
guia de remessa)

3 Armazenar a mercadoria

4 Enviar a guia de remessa para o serviço de controlo.

Transparência 15

Apoio às fases de compra

A compra pressupõe sempre um suporte documental, isto é, um


conjunto de documentos que fornecem as informações necessárias à sua
realização.

A documentação poderá assumir três tipos:

• Documento base

• Os que servem para se registarem os dados da compra

• Documento de apoio

• Os que fornecem dados para a compra

• Documento de movimentação

• Os que acompanham a movimentação dos produtos

26
Capítulo 2: Compras

No quadro seguinte faz-se a identificação entre fase da compra e


respectivos documentos:

Documentos Documentos
Base de Apoio

Mapa de Registo de
1ª Fase Lista de Produtos
Necessidades

Lista de Fornecedores
Propostas Contactos anteriores
2ª Fase
Orçamentos Ficheiros de Fornecedores
Tabelas de Preços

3ª Fase Mapas comparativos Propostas recebidas

Proposta do Fornecedor
4ª Fase Nota de Encomenda
escolhido

Cópias da Nota de
5ª Fase Nota de Encomenda
Encomenda
Transparência 16
Tabela 1: Fases/Documentos

Confirmada a encomenda, o fornecedor procede à entrega dos produtos,


que dão entrada na empresa acompanhados do respectivo documento
(que pode ser uma Guia de Remessa ou Guia de Transporte) e que deve
ser conferida sempre com a Nota de Encomenda.

É com base nestas Guias que, de seguida, o fornecedor procede à


liquidação dos produtos vendidos, enviando a respectiva Factura.

Ao recebê-la, os serviços de contabilidade conferem com a Guia,


procedem aos registos necessários e emitem o pagamento.

Sempre que se paga, é preciso exigir o respectivo Recibo.

27
Capítulo 2: Compras

Documentos Documentos de Documentos de


de Apoio Movimentação Liquidação/Pagamento

Contratos elaborados Nota de Venda Factura


com fornecedores
Guia de Remessa Factura-Recibo
Negociações
Guia de Transporte Venda-a-Dinheiro
anteriores
Guia de Devolução Nota de Débito
Preçários da
concorrência (Shopping Venda-a-Dinheiro Nota de Crédito
na concorrência)
Recibo
Tabelas de preços dos
fornecedores
Listagem dos produtos
comercializados
Ficheiros de
Fornecedores

Tabela 2: Resumo Geral de Documentos

Figura 8: Liquidação / Pagamento

Liquidação:

Acto de determinar o valor líquido a pagar pelos produtos

Pagamento:

Acto de entregar ao fornecedor o valor líquido dos


produtos

28
Capítulo 3: Gestão de Stocks

A Gestão de Stocks
Os stocks

A gestão material dos stocks

A gestão económica dos stocks

A gestão administrativa dos stocks

Colaboração da informática
Capítulo 3: Gestão de Stocks

Os Stocks
Não é possível traçar um bom plano de compras
sem uma eficaz gestão de stocks. Com efeito, a
empresa deve ser capaz de satisfazer
atempadamente as necessidades dos clientes, sem
correr o risco de se afundar em "monos".

Conceito de Stock
Stocks são todos os artigos que se encontram em armazém para serem
utilizados numa fase posterior.

Para se poder abastecer a empresa de tudo o que precisa para a sua


actividade é necessária a constituição de stocks. Transparência 17

As quantidades em stock devem ser adequadas às necessidades e à


medida que se vai gastando deve repor-se.

O seu escoamento tem que ser compensado por aprovisionamentos que


vão repor os stocks nos níveis desejados.

A importância dos stocks


Os stocks são necessários, pois sem stocks não seria possível:

• utilizar racionalmente a capacidade produtiva

• produzir de forma económica os artigos vendidos

• satisfazer as encomendas nos prazos considerados aceitáveis Transparência 18


para os clientes

Mas por outro lado, não podem ser em excesso, pois produtos em
armazém:

• custam dinheiro

• podem-se estragar ou perder validade

30
Capítulo 3: Gestão de Stocks

• podem passar de moda

Assim, bons aprovisionamentos trazem vantagens económicas às


empresas, mas stocks em excesso podem conduzi-las à catástrofe.

Vantagens e inconvenientes dos stocks


A constituição de stocks é vantajosa pois permite:

• evitar a ruptura (quando não há produto para satisfazer as


encomendas)

• assegurar o consumo regular de um produto, apesar da sua


produção ser irregular

• aproveitar oportunidades

• fazer face a imprevistos de consumo e de entrega

Mas apesar da sua utilidade, todo o stock que exceda as necessidades,


torna-se inútil ocasionando custos desnecessários.

Assim, a existência de stocks pode acarretar algumas desvantagens,


tais como:

• fragilidade e validade de certos produtos

• improdutividade do material não vendido

• capital imobilizado

• custos com a armazenagem Transparência 19

Tipos de stocks
De uma maneira geral, nos armazéns existe uma variedade de artigos,
que pela sua natureza, rotação ou importância para os utilizadores, se
caracterizam da seguinte forma:

31
Capítulo 3: Gestão de Stocks

1 Stock permanente/activo - é constituído pelos artigos que têm um


consumo regular e aprovisionamentos periódicos.

2 Stock afectado - é constituído pelos artigos que estão destinados a


determinados trabalhos.

3 Stock de excedentes ou monos - é constituído por artigos


desactualizados, que já não têm qualquer saída.

4 Stock em transito - é constituído pelos artigos que se encontram


em armazém por períodos de tempo muito curtos.

5 Stock de segurança - é constituído pelos activos que farão face a


imprevistos de consumo e/ou de entrega

Rotação de Stocks:

Número de vezes que, num determinado período, é Transparência 20


necessário renovar o stock de um produto

Ficha de Trabalho 5
Figura 9: Rotação de Stocks

32
Capítulo 3: Gestão de Stocks

A gestão material de stocks

Objectivos

A gestão material de stocks é constituída por um conjunto de


actividades que visam:

• possibilitar uma fácil recepção, conferência, arrumação e entrega


dos bens em armazém

• proteger os bens evitando roubos e estragos

• armazenar os bens no menor espaço possível, facilitando o seu


acesso e movimentação

• planear os armazéns de acordo com as necessidades de cada tipo


de bens e ao mesmo tempo prevenir os acidentes.

Transparência 21
Implantação do armazém

Figura 10: Noção de armazém

Os armazéns são recintos onde os bens se encontram


guardados até serem utilizados.

Assim, o local do armazém deve obedecer às seguintes condições:

• estar situado próximo dos utilizadores

• possuir fáceis acessos

• estar situado fora dos centros urbanos


33
Capítulo 3: Gestão de Stocks

• ser servido por uma rede de estradas que permita a passagem de


camiões de diversos tamanhos

• possuir boas áreas para estacionamento

Transparência 22

Instalações

As instalações devem:

• ser amplas de forma a facilitar a circulação

• possuir portões de entrada suficientemente largos de modo a


facilitar todas as manobras dos diferentes veículos ou cargas

• ser concebidas de acordo com as regras de higiene e segurança,


evitando piso escorregadio, pilares, traves, tubos, afunilamentos,
degraus

• possuir sinalizações de forma visível de todos os obstáculos à


circulação

• ter detectores e extintores de incêndio

Transparência 23

Arrumação do armazém

Como os armazém são locais onde os artigos se encontram guardados


até serem utilizados, é aconselhável que estes se encontrem
devidamente arrumados, pois tal permitirá:

• um melhor aproveitamento de espaços

• maior facilidade de contagem/verificação Transparência 24

• diminuição de perdas e estragos

34
Capítulo 3: Gestão de Stocks

• maior rapidez na preparação dos pedidos

Assim, é vantajoso adoptar em plano de arrumação que se baseie num


dos métodos seguintes:

1 os artigos são arrumados sempre no mesmo local

Segundo este método, os artigos são arrumados sempre no mesmo


local, ou seja a cada artigo corresponde sempre um local certo.

Vantagem:

• permite uma maior rapidez na preparação dos pedidos

Inconveniente:

• existe uma grande superfície normalmente pouco utilizada,


devido às grandes variações de artigos em armazém, pois
atingem o máximo nos dias de reaprovisionamento, diminuindo
constantemente nos dias seguintes

2 Os artigos são arrumados onde existe local

Os artigos são colocados onde existe espaço disponível, tornando-se


então necessário a existência de um ficheiro que facilite o acesso aos
artigos.

Vantagem:

• aproveita os melhores espaços

Inconveniente:

• não há local fixo para cada artigo Transparência 25

A movimentação

Nos armazéns de grande dimensão a movimentação dos artigos


torna-se por vezes difícil, sobretudo quando os artigos a movimentar
são muito variáveis em volume, peso e dimensão.

De forma a facilitar todas estas movimentações, existe no mercado uma


grande variedade de máquinas adaptadas a cada situação.

35
Capítulo 3: Gestão de Stocks

Conforme a natureza dos artigos e a actividade dos armazéns,


utilizam-se:

Figura 11: Movimentação no armazém

Grandes armazéns

• gruas sobre carris


• gruas automotrizes
• pontes
• guindastes
• empilhadores

Armazéns Médios e
Pequenos

• empilhadores
• tubagens
• porta paletes
• carrinhos de mão

Transparência 26

Documentação

A gestão material dos stocks pode estar


informatizada; neste caso, quase não precisa de
documentação, a informação está sempre
disponível.

No entanto, quando este serviço não está


informatizado, além dos documentos de entrada
e saída, é necessário criar um ficheiro de armazém, de forma a se
poderem registar as entradas e saídas de produtos.

Desde que se actualize sistematicamente este ficheiro é possível saber,


a qualquer momento o que existe em armazém e em que quantidades.

36
Capítulo 3: Gestão de Stocks

O pessoal que trabalha no armazém desempenha fundamentalmente


duas funções, às quais correspondem documentos específicos:

Recepção

o armazém é informado da encomenda e chegada das


mercadorias através da Nota de Encomenda e da Guia de
Remessa. (Capítulo 2 – Realização do pedido)

Conservação e Entrega

os documentos a utilizar são fundamentalmente a nota


de saída (ou Guia de Remessa/Transporte) e Ficha de
Armazém.

Quer a Nota de Encomenda, quer a Guia de Remessa foram objecto de


estudo no capítulo “Compras”, pelo que agora debruçamo-nos sobre:

Ficha de armazém

Documento que serve para registar a entrada e saída de


um produto, bem como permite conhecer, a qualquer
momento, as quantidades e o preço desse produto.

Figura 12: Ficha de Armazém

Transparência 27

37
Capítulo 3: Gestão de Stocks

Exemplo:

FICHA DE ARMAZÉM
Critério:

Data Entradas Saídas Existências


Descrição
Mês Dia Quant. P.Un. Valor Quant. P.Un. Valor Quant. P.Un. Valor

Os registos de entradas e saídas efectuam-se nestas fichas através dos


seguintes documentos:

Guia de Entrada
Transparência 28

Encomenda n.º ____


Guia de entrada n.º ___

Data: __/__/__

Quantidade
Refª Descrição Existência
Recebida Entrada

Recepção Armazém Stocks Compras Contabilidade

__/__/__ ___/___/___ __/__/__ __/__/__ __/__/__

Figura 13: Guia de Entrada

38
Capítulo 3: Gestão de Stocks

Transparência 29
Guia de Saída

Ficha de Trabalho 6

Guia de saída n.º ___ Requisição n.º ____


Data: __/__/__

Quantidade
Refª Descrição Existência
Recebida Saída

Armazém Stocks Compras Contabilidade

__/__/__ ___/___/___ __/__/__ __/__/__ __/__/__

Figura 14: Guia de saída

39
Capítulo 3: Gestão de Stocks

A gestão económica de stocks

Objectivos

A gestão económica dos stocks visa:

• minimizar o custo dos artigos à saída do armazém;


Transparência 30
• assegurar a continuidade do fornecimento aos utilizadores;

• permitir o investimento em actividades mais rentáveis,


evitando o excesso de investimentos em stocks.

Custo dos Stocks

Possuir artigos em armazém ocasiona custos e o custo desses artigos à


saída do armazém é composto por:

1 Custo de aquisição

• é o preço pago ao fornecedor pelos artigos recebidos

2 Custo de posse de stock

• são todos os custos necessários à existência de artigos em


armazém e compreende as despesas relativas a:

• rendas ou amortizações do armazém

• iluminação aquecimento, seguros e conservação

• ordenados e encargos com o pessoal de armazém

• juros do capital imobilizado em stock

• desvalorização, estragos e quebra de stocks

40
Capítulo 3: Gestão de Stocks

3 Custo de realização de encomenda

• Compreende os custos necessários a ter que se efectuar uma


encomenda e é composto por:

• gestão administrativa dos stock

• funcionamento do departamento de compras

• recepção e controlo dos artigos


Transparência 31
• deslocações dos compradores

Stock de segurança

O espaço de tempo que decorre desde o momento em que se realiza


uma encomenda e o momento em que essa encomenda se encontra
disponível na empresa para poder ser utilizada, chama-se prazo de
entrega. A sua maior ou menor variação depende essencialmente do
cumprimento dos prazos de entrega por parte dos fornecedores e da
procura final da clientela.

Assim a empresa tem que se prevenir de forma a evitar ruptura de stock


e prejuízos daí resultantes para o funcionamento normal da empresa.

Figura 15: Ruptura Stocks / Stock Segurança

Ruptura de Stocks:

Quando não há produto para satisfazer as necessidades

Stock de Segurança:
Transparência 32
Quantidade necessária à satisfação das necessidades,
durante o prazo de entrega

41
Capítulo 3: Gestão de Stocks

A função dos stocks de segurança é de prevenção contra variações dos


prazos de entrega e imprevisões de consumos; mas de maneira a que
a empresa não suporte custos superiores àqueles que se verificariam
se houvesse a referida ruptura de stocks.

Gráfico em dentes de serra

O nível de stock de um artigo em armazém atinge o máximo com o


reaprovisionamento, diminuindo gradualmente com os consumos. A
representação gráfica da evolução do stock entre duas entregas
denomina-se "curva em dentes de serra" tal como representado na
figura:

GRÁFICOEM
GRÁFICO EMDENTES
DENTESDE
DESERRA
SERRA

600
600

500
500

400
Quantidades

400
Quantidades

300
300

200
200
Consumo Anual previsto 2000
100
100Tempo de realização da encomenda 30

0
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Meses/ano
Pe Meses/ano
Transparência 33

Figura 16: Curva em dentes de serra

Pe = Ponto de Encomenda

Data em que se deve efectuar a encomenda, para evitar


rupturas

42
Capítulo 3: Gestão de Stocks

Para a elaboração deste gráfico é necessário recolher os seguintes


dados:

• Quantidade de artigos por encomenda

• Consumo anual previsto

• Tempo de realização da encomenda (prazos de entrega)

A partir destes dados obtem-se o

Consumo anual previsto


Número de Encomendas por ano =
Quantidade de artigos por encomenda

Figura 17: Fórmula nº encomendas/ano

Quantidade económica de encomenda

Como os custos totais anuais relativos à realização de encomenda e aos


custos de posse de stocks variam em sentido inverso, existe uma
quantidade para a qual será mínimo o custo total dos artigos para a
empresa. Esta quantidade denomina-se quantidade económica ou lote
económico.

A determinação da quantidade económica pode ser feita através da


seguinte formula:


2x N x D
Qe =
P

Em que:

Qe = Quantidade económica de encomenda

N = Consumo anual previsto


Transparência 34
D = Custo de realização de encomenda

P = custo de posse de stock por unidade de encomenda

Figura 18: Fórmula quantidade económica

43
Capítulo 3: Gestão de Stocks

Exemplo:

A empresa “X” dedica-se a comercialização de resmas de papel A4,


tendo-se registado os seguintes elementos referentes a este artigo:

• preço de aquisição - 800$00/unidade

• consumo anual previsto - 1000 unidades

• custo de posse - 10$00/unidade

• custo de realização de encomenda - 200$00

Então, aplicando a fórmula:

√ √ 40 000
2x1000 x 200$
Qe = 10$ = = 200

Concluímos que a Quantidade Económica deste produto é:

Qe = 200 unidades

Assim a quantidade económica ou lote económico é o mínimo de artigos


que se deve encomendar de cada vez, de forma a minimizar o custo
total dos artigos à saída do armazém.

Análise ABC

Muitas empresas possuem em armazém um número elevado de artigos


diferentes e o seu controlo constante torna-se difícil e caro.

Acontece porém que na maior parte dos armazéns das empresas se


verifica o seguinte:

• Aproximadamente 10% dos artigos em armazém são responsáveis


por cerca de 70% dos capitais investidos em stocks

• Cerca de 70% dos artigos em armazém são responsáveis por


investimentos em stocks de aproximadamente 10%

44
Capítulo 3: Gestão de Stocks

Esta grande variedade de artigos não precisa toda do mesmo tipo de


gestão. Devem ser constituídos 3 grupos, de acordo com a
percentagem de artigos e os capitais neles investidos. Esta situação
pode ser verificada através de uma representação gráfica que tem o
nome de "Curva ABC".

CURVA ABC

100
% acumulada valor anual

80

60

40

20

% acumulada nº artigos
Transparência 35

Figura 19: Curva ABC

Da análise do gráfico retira-se o seguinte:


Ficha de Trabalho 7
1 Os artigos pertencentes ao grupo A, em que 10% de artigos são
responsáveis por 70% dos investimentos em stock, necessitam de
uma gestão vigilante e frequente.

2 Os artigos pertencentes ao grupo B, em que 20% dos artigos


ocasionam 20% dos investimentos em stocks, carecem de uma
gestão mais leve e menos frequente que os do grupo A.

3 A gestão dos artigos que pertencem ao grupo C, onde 70% dos


artigos representam 10 % dos investimentos em stocks deve ser
feita de uma forma menos rigorosa e muito pouco frequente.

45
Capítulo 3: Gestão de Stocks

Gestão administrativa dos stocks

Objectivos

Os stocks são elementos pertencentes ao activo das empresas e em


muitos casos têm um valor bastante elevado, necessitando dum
suporte informativo do movimento dos stocks, que permita conhecer em
qualquer momento:

• as quantidades dos artigos entrados e saídos dos armazém da


empresa

• as quantidades existentes de cada artigo nos armazéns

Figura 20: O Activo

Activo:

Conjunto de bens (entre os quais os produtos em


armazém) e direitos da empresa

A gestão administrativa dos stocks é importante pois permite conhecer:

• as quantidades dos artigos em armazém

• o valor das perdas e estragos dos artigos em armazém


Transparência 36
• o momento em que se deve fazer uma nova encomenda

Nomenclatura dos artigos em stock

Uma empresa necessita possuir em cada momento informações sobre


a quantidade e valor dos artigos em armazém, estando essa informação
registada em documentos específicos.

Para que esta informação seja eficiente a adaptada à empresa, é


fundamental a existência de uma linguagem comum entre os

46
Capítulo 3: Gestão de Stocks

utilizadores dos artigos e os responsáveis da gestão e do


aprovisionamento. A essa linguagem chama-se "nomenclatura".

Figura 21: Noção de nomenclatura

Nomenclatura:
é um conjunto de termos ou símbolos que definem com
precisão os artigos utilizados pela empresa,
convenientemente registados e ordenados segundo critérios
adequados.

Uma nomenclatura tem por base um trabalho de classificação, que


consiste na determinação de categorias ou grupos, pelos quais devem
ser distribuídos os artigos, ou seja, aproximar os artigos parecidos e
separar os diferentes.

A classificação pode ser:

• Alfabética
Transparência 37
• Numérica

• Alfanumérica

Após a classificação, deve-se designar cada artigo por um símbolo de


forma a facilitar a sua utilização podendo ser usadas letras ou
algarismos.

Com o desenvolvimento de meios informáticos de apoio à gestão de


stocks, apareceram os “Códigos de Barras”, que hoje em dia são
utilizados por quase todas as empresas, em quase todos os produtos.

O código de barras só se pode usar em empresas que tenham terminais


informatizados nos pontos de venda, e que estejam ligados a
equipamentos ópticos que fazem a leitura do código.

Figura 22: Código de Barras


Código de Barras:
é um conjunto de barras negras que se encontra no
produto, para o identificar.

47
Capítulo 3: Gestão de Stocks

Colaboração da informática

Terão as empresas de se informatizar?

Esta pergunta tê-la-ão feito os empresários há 10 ou 15 anos atrás.


Hoje em dia essa questão não se coloca dada a evidente necessidade da
informática na gestão das empresas.

A informática, através das suas várias aplicações, é utilizada como


ferramenta indispensável na gestão propriamente dita dos stocks:

• calculando

• custos de stocks

• lotes económicos

• pontos de encomenda

• permitindo

• evitar trabalho manual e susceptível de erro

• o processamento de requisições, notas de encomenda, etc.

Ficha de Trabalho 8

48
Capítulo 4: Fichas de Trabalho

Fichas de Trabalho
Ficha nº 1

Ficha nº 2

Ficha nº 3

Ficha nº 4

Ficha nº 5

Ficha nº 6

Ficha nº 7
Capítulo 4: Fichas de Trabalho

Ficha nº 1

Natureza das compras

4 O comprador é a pessoa que compra os bens ou serviços na


empresa. Para ser comprador é necessário ter algumas qualidades
pessoais.

Quais são?

...........................................................................................

...........................................................................................

...........................................................................................

...........................................................................................

...........................................................................................

...........................................................................................

...........................................................................................

...........................................................................................

...........................................................................................

...........................................................................................

...........................................................................................

...........................................................................................

...........................................................................................

...........................................................................................

50
Capítulo 4: Fichas de Trabalho

5 O Sr. Rui Fernandes é comerciante em nome individual. No âmbito


da sua actividade comercial, comprou a semana passada o conjunto
de bens mencionados na coluna 1.

Indique na coluna 2 a natureza das compras efectuadas:

Coluna 1 Coluna 2

Mercadoria para revenda ..............................................

1 Computador para o escritório ..............................................

1 caixa de envelopes A4 ..............................................

1 Manual de informática ..............................................

2 frascos limpa-vidros ..............................................

51
Capítulo 4: Fichas de Trabalho

Ficha nº 2

Formas das Compras

Analise as informações constantes na Coluna 1 do quadro abaixo e faça


corresponder a forma de compra correcta, unindo com um traço ao
elemento correspondente da Coluna 2:

Coluna 1 Coluna 2

A D. Emília foi ao super mercado


comprar legumes para a sopa.

O Sr. Nuno compra mercadoria •Grossista


em grandes quantidades para
vender a comerciantes.
• Fábrica
A D. Claúdia é vendedora
ambulante
• Individuais
O Sr. José Manuel compra
grandes quantidades de madeira
para a sua fábrica de cadeiras. • Feirante

A empresa Decorações do Lar,


S.A. com sede em Braga tem • Grossistas
filiais em Guimarães, Barcelos e
Porto. A filial de Barcelos precisa
de comprar duas cadeiras; para • Centrais de compras
tal tem de enviar o pedido para a
sede.

52
Capítulo 4: Fichas de Trabalho

Ficha nº 3

Função do serviço de compras

“Sem um serviço de compras eficaz as empresas não funcionam.”

Comente a frase, à luz das funções do serviço de compras, referindo a


importância das suas relações internas e externas

.....................................................................................................

.....................................................................................................

.....................................................................................................

.....................................................................................................

.....................................................................................................

.....................................................................................................

.....................................................................................................

.....................................................................................................

.....................................................................................................

.....................................................................................................

.....................................................................................................

.....................................................................................................

53
Capítulo 4: Fichas de Trabalho

Ficha nº 4

Fases da Compra

Dada a importância das compras na empresa, qualquer acto de compra


exige atenção e procedimentos adequados, que se desenvolvem por
fases distintas.

Identifique as fases das compras e descreva-as resumidamente:

.....................................................................................................

.....................................................................................................

.....................................................................................................

.....................................................................................................

.....................................................................................................

.....................................................................................................

.....................................................................................................

.....................................................................................................

.....................................................................................................

.....................................................................................................

.....................................................................................................

.....................................................................................................

.....................................................................................................

.....................................................................................................

54
Capítulo 4: Fichas de Trabalho

Ficha nº 5

Noção e importância dos Stocks

Papelaria Reisanes, Lda. é uma empresa que se dedica à


comercialização de material de escritório, possuindo um stock razoável
de mercadoria diversificada.

6 Dê uma noção de stock.

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

7 Justifique a importância que os stocks assumem numa empresa.

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

8 Refira as vantagens e os inconvenientes dos stocks.

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

55
Capítulo 4: Fichas de Trabalho

9 Caracterize as diferentes espécies de stocks.

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

56
Capítulo 4: Fichas de Trabalho

Ficha nº 6

Gestão material de stocks

O armazém da empresa Reisanes, Lda. ocupa uma área de cerca de 100


m2, localizado numa rua secundária de pouco movimento e fácil acesso.

Está convenientemente equipado, de acordo com as necessidades e


espaço disponível, evitando assim aos seus proprietários custos
desnecessários provocados por roubos, estragos ou acidentes com os
seus trabalhadores.

Analise o texto acima, com base no qual deve responder às seguintes


questões:

10 Que dados permitem concluir que estamos a falar da gestão material


dos stocks?

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

11 Refira os objectivos da gestão material de stocks:

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

57
Capítulo 4: Fichas de Trabalho

12 Que factores foram considerados aquando da implantação deste


armazém?

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

13 Que medidas de segurança teriam sido tomadas para que os


proprietários estejam tão sossegados quanto a acidentes, estragos e
roubos?

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

14 Caracterize os métodos de arrumação dos armazéns e mencione as


suas vantagens e inconvenientes.

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

15 Existem diversos tipos de equipamento de movimentação e


arrumação. Com base nos dados do caso acima referido, que
equipamento terá este armazém?

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

58
Capítulo 4: Fichas de Trabalho

Ficha nº 7

A gestão económica dos stocks

Com este exercício pretende-se trabalhar os aspectos mais


fundamentais da gestão económica dos stocks, dada a sua importância
no sucesso da empresa.

Assim, o formando deverá responder às questões propostas, de forma


sucinta e objectiva:

16 Refira os objectivos de gestão económica de stocks.

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

17 Indique e caracterize os diferentes custos dos stocks.

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

18 Dê a noção de stock de segurança.

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

59
Capítulo 4: Fichas de Trabalho

19 Justifique a importância do stock de segurança.

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

20 Defina lote económico.

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

21 Explique o significado da seguinte afirmação "o lote económico de


compra para o artigo M é de 200 unidades".

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

22 A empresa Reisanes, Lda. necessita de adquirir anualmente 30 000


unidades do artigo M, e encomenda 5000 artigos de cada vez. Quais
os efeitos nos custos de posse de stock, e nos custos de realização,
se encomendasse 7500 artigos de cada vez.

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

60
Capítulo 4: Fichas de Trabalho

23 A empresa X negoceia entre 450 artigos diferentes. Após análise aos


seus artigos em armazém obtiveram-se as seguintes informações:

• 50 artigos são responsáveis de custos de aquisição de 200.000


contos;

• 95 artigos são responsáveis por custos de aquisição no valor de


45.000 contos;

• Os restantes artigos são responsáveis por custos de aquisição de


20.000 contos.

23.1 Construa a curva ABC da empresa X.

23.2 Faça os comentários que entender sobre a gestão de stocks


que a empresa deve adoptar.

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

24 Considere os seguintes dados referentes à aquisição de resmas de


papel pela empresa Reisanes, Lda.:

• Preço de aquisição 500$00/Unidade

• Consumo anual previsto 800 unidades

61
Capítulo 4: Fichas de Trabalho

• Custo de posse 10$00/unidade

• Custo de realização de encomenda 250$00

24.1 Determine a quantidade económica.

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

...............................................................................................

24.2 Represente o gráfico em dentes de serra

62
Capítulo 4: Fichas de Trabalho

Ficha nº 8

Movimento de armazém

A empresa Reisanes, Lda., durante o mês passado, realizou as


seguintes operações referentes a resmas de papel A4 – RR/80:

Dia 2 - Existências em armazém de 30 resmas a 650$00/unidade.

Dia 5 - O Sr. Emanuel, responsável do serviço de compras, emitiu uma


ficha de pedido de material ao serviço de compras especificando o
material em falta:

Código Material Quant.


RR/80 Resmas Papel A4 600

Local de entrega : Loja do comprador


Data Limite de recepção: dia 20

Depois de receber o pedido, o serviço de compras procura o fornecedor


e escolhe a casa do Papel de Manuela Àlvares, pois é a que tem
melhores preços, respeita os prazos de entrega e dá facilidade de
pagamento.

Morada: Parque Industrial - Pav. Nº 450

BRAGA

Contribuinte: 123 800 900

Telefone: 253 600 700

Fax: 253 600 709

Responsável Sr. Manuel Àlvares

Horário de atendimento 9:00 h às 20:00 h

63
Capítulo 4: Fichas de Trabalho

Após acordados os prazos de pagamento é feita a encomenda.

Dia 10 - É emitida a nota de encomenda nº 200, com o código do


artigo, a descrição e o preço unitário.

PTE Euros

RR/80 690$00; 3,44

Prazo de entrega: 15 dias

Local de entrega: Loja do comprador

Transporte: carro do vendedor

Pagamento: desconto comercial de 5% e cheque a 15 dias

Dia 15 - Recebeu o material encomendado e conferiu a guia de


remessa (documento que acompanha o material) pela nota de
encomenda.

Dia 17 - Guia de saída n.º 14 referente à venda de 50 resmas de papel


a 820$00/unidade, acrescido do IVA a 17%.

Dia 30 - Foi paga a mercadoria ao fornecedor .

PEDIDOS:

Preencha todos os documentos necessários a esta compra.

• pedido de material

• ficha do fornecedor

• nota de encomenda

• guia de remessa

• guia de saída

• ficha de armazém

64
Capítulo nº 5: Conclusão

Conclusão
Bibliografia

Participantes
Capítulo 5: Conclusão

Bibliografia

• Prática de Compras na Empresa

• Bernarténé, H.

• Editorial Pórtico

• Manual de Armazenagem Moderna

• Krippendorff, Herbert

• Editorial Pórtico

• Técnica de Aprovisionamento

• Anderlini, Giuseppe F.M.

• Editorial Pórtico

• Gestão de Aprovisionamento

• Braga, Miguel

• Editorial Presença - 1991

• A Gestão de Stocks

• Zermati, Pierre

• Editorial Presença - 1993

66
Capítulo 5: Conclusão

• Aprovisionamento, Gestão de Stocks, Compras e Recepção

• Instituto Nacional de Investigação Industrial - 1979

• A Empresa

• Maria do Rosário Teixeira e Aires Lousâ

• Porto Editora - 1987

• Organização e Administração de Empresas

• Helder Viegas da Silva e Maria Adelaide Matos

• Texto Editora - 1989

• Organização e Administração de Empresas

• Costa, Maria Fernanda Assis

• Plátano Editora

67
Capítulo 5: Conclusão

Participantes
Participaram neste trabalho as formadoras abaixo referidas, que
cederam os respectivos direitos de propriedade e autoria:

Emília Sofia Machado Pereira Reis

Manuela Maria Anes Álvares

68
AS COMPRAS A NATUREZA DAS COMPRAS

As compras têm por fim a procura • COMPRAS AGRUPADAS


nos mercados interno e externo da
possibilidade de abastecer a
empresa de tudo o que necessita • COMPRAS NÃO AGRUPADAS
para funcionar.

• COMPRAS CORRENTES
Para COMPRAR é preciso saber:

• COMPRAS EXCEPCIONAIS
onde
a quem
• COMPRAS INTERMITENTES
quando
como • COMPRAS TÉCNICAS

a que preço

1 Compras e Gestão de Stocks 2

FORMAS DE COMPRAS FUNÇÃO DO SERVIÇO DE COMPRAS

A Empresa Comercial
• Individuais, retalhistas
independentes Compra para vender
Para consumo próprio ou para
vender directamente ao público

• Grossistas
Para revenda, aos retalhistas

A Empresa Industrial
• Grandes armazéns
independentes e fábricas Compra para transformar,
antes de vender

• Centrais de compras
A sede compra para todas as filiais

3 4

COMPRAR: FUNÇÃO DO SERVIÇO DE COMPRAS

• O QUÊ?
1. Fazer uma análise de mercado, em
.................................................................................................................................................... função das necessidades da
empresa
• PORQUÊ?
....................................................................................................................................................

2. Comprar os bens e/ou serviços


• QUANDO? para satisfazer as necessidades da
.................................................................................................................................................... empresa

• QUANTO?
....................................................................................................................................................
3. Manter relações estreitas com os
• A QUEM? fornecedores, a fim de conseguir
melhores condições
....................................................................................................................................................

• ONDE?
4. Ter sempre em atenção a entrada
....................................................................................................................................................
de novos produtos no mercado

• COMO?
....................................................................................................................................................

5 6

1
RELAÇÕES INTERNAS E EXTERNAS AS COMPRAS DA EMPRESA

Relações que se estabelecem com


pessoas e/ou outras empresas, Máquinas e
com vista à compra Equipamentos

C
O Utensílios
RELAÇÕES EXTERNAS
M
P
RELAÇÕES INTERNAS R Material de
Expediente
A
S
Mercadorias
Relações que se estabelecem
dentro da empresa, com vista ao
bom planeamento das compras

7 8

TAREFAS DAS COMPRAS FASES DA COMPRA

1. Procura do Fornecedor 1. Constatação da Necessidade

2. Escolha do Fornecedor 2. Procura de Fornecedores

3. Negociação e Comunicação

3. Efectivação do Pedido
4. Realização da Compra

4. Recepção e Controlo dos


Produtos 5. Procedimentos Administrativos

9 10

ORGANIZAÇÃO DAS COMPRA Realização da Compra

Realização do Pedido
Faltas de Produtos

Emissão de
NOTA DE ENCOMENDA
Procura de Fornecedor

Triplicado
CONTROLO
Duplicado

Original RECEPÇÃO

Ficheiros
Actualizados FORNECEDOR

11 12

2
NOTA DE ENCOMENDA REQUISIÇÃO

Noção: Noção:
É um documento comercial, emitido pelo É um documento comercial, emitido pelo
comprador através do qual o comprador comprador, que este utiliza para
dá a conhecer ao fornecedor (vendedor) levantar de imediato as mercadorias no
os produtos que quer comprar e em que armazém do vendedor.
condições.

Elementos: Elementos:

• Timbre do comprador • Identificação do comprador


• Identificação do vendedor • Identificação do vendedor
• Nome e número • Nome e número
• Data de emissão • Data de emissão
• Descrição dos produtos • Descrição dos produtos
• Quantidades • Quantidades
• Condições pretendidas • Condições acordadas
• Assinatura do comprador • Assinatura do comprador

13 14

GUIA DE REMESSA DOCUMENTOS DE APOIO

Noção:
DOCUMENTOS DOCUMENTOS
É um documento comercial, emitido pelo BASE DE APOIO
vendedor (fornecedor) e que acompanha
os produtos, para entrega ao comprador. 1ª Listas de
Mapa de Registo
FASE
de Necessidades Produtos
Elementos:
Lista, Contacto e
2ª Propostas e
Ficheiro de
• Timbre do vendedor FASE Orçamentos Fornecedores

• Identificação do comprador Tabelas de Preço

• Nome e número
3ª Mapas Propostas
FASE Comparativos
• Data de emissão Recebidas
• Descrição dos produtos
Proposta do
• Quantidades Fornecedor
4ª Nota de
• Preços unitários FASE Encomenda escolhido
• Meio de transporte e local
de entrega

Cópias da Nota Nota de
• Assinatura do fornecedor FASE
de Encomenda Encomenda

15 16

OS STOCKS IMPORTÂNCIA DOS STOCKS

Stocks são todos os artigos que Os Stocks permitem:


se encontram em armazém, num
dado momento, para serem
• utilizar racionalmente a capacidade
utilizados numa fase posterior. produtiva
• produzir de forma económica os
A empresa pode ter Stocks de: artigos vendidos
• satisfazer as encomendas nos prazos

Consumíveis Contudo, os Stocks:


Stocks
(para garantir o seu funcionamento)
• custam dinheiro
Matéria-prima, subsidiária e
produto acabado • podem estragar-se ou perder a
(se é uma empresa industrial) validade
• podem perder de moda
Mercadorias
(se é uma empresa comercial)

17 18

3
“PRÓS” E “CONTRAS” DOS STOCKS TIPOS DE STOCKS

Vantagens (pró
(prós):
s) 1. Stock permanente/activo
• evitam rupturas
• asseguram o consumo regular do
produto 2. Stock afectado
• aproveitam-se oportunidades
• faz-se face a imprevistos de consumo
e entrega
3. Stock de excedentes

Desvantagens (contras):
(contras)
• fragilidade e validade de certos 4. Stock em trânsito
produtos
• improdutividade do material não
vendido
• capital imobilizado 5. Stock de segurança
• custos com a armazenagem

19 20

OS STOCKS-GESTÃO MATERIAL OS STOCKS-GESTÃO MATERIAL

É constituída por um conjunto de Os armazé


armazéns são recintos onde os
acções que visam: bens se encontram guardados até
serem utilizados. Assim, devem:

possibilitar uma fácil recepção,


conferência, arrumação e envio
dos bens em armazém estar situados próximo dos
utilizadores
proteger os bens evitando roubos e
estragos possuir fáceis acessos

armazenar os bens no menor estar situados fora dos centros


espaço possível, facilitando o seu urbanos
acesso e movimentação; ser servidos por uma rede de
planear os armazéns de acordo estradas que permita a passagem
com as necessidades de cada tipo de camiões de diversos tamanhos
de bens e ao mesmo tempo possuir boas áreas de
prevenir. estacionamento

21 22

OS STOCKS-GESTÃO MATERIAL OS STOCKS-GESTÃO MATERIAL

As instalaç
instalações do armazém Arrumação do armazém é
devem: fundamental pois:

ser amplas de forma a facilitarem a permite um melhor aproveitamento


circulação de espaços
possuir portões de entrada largos,
facilita a contagem e verificações
que possibilitem as manobras dos
diferentes veículos ou cargas
diminui as perdas e estragos
estar de acordo com as regras de
higiene e segurança (evitar piso acelera a preparação dos pedidos
escorregadio, pilares, traves,
tubos, afunilamentos, degraus, ...)
ter todos os obstáculos sinalizados
ter detectores e extintores de
incêndios

23 24

4
OS STOCKS-GESTÃO MATERIAL OS STOCKS-GESTÃO MATERIAL

Métodos de arrumação: Movimentaç


Movimentação dos produtos:

Artigos são arrumados sempre


Grandes armazéns
no mesmo local
gruas sobre carris
☺ Vantagem
gruas automotrizes
maior rapidez na satisfação do pedido
pontes
Inconveniente
existência de superfícies pouco guindastes
aproveitadas empilhadores

Artigos não são arrumados Pequenos/Médios


sempre no mesmo local armazéns
☺ Vantagem empilhadores
aproveita melhor os espaços tubagens
Inconveniente porta paletes
não há local fixo para os artigos carrinhos de mão

25 26

OS STOCKS-GESTÃO MATERIAL OS STOCKS-GESTÃO MATERIAL

Guia de Entrada
Entradas/Saídas (Guia de Remessa Fornecedor)

Registo na Entrada
FICHA DE ARMAZÉM

27 28

OS STOCKS-GESTÃO MATERIAL OS STOCKS-GESTÃO ECONÓMICA

Guia de Saída
(Guia de Remessa) É constituída por um conjunto de
acções que visam:

Saída

minimizar os custos dos produtos à


saída do armazém
assegurar a continuidade do
fornecimento aos utilizadores
permitir o investimento em
actividades mais rentáveis,
evitando o excesso de investimento
em stocks

29 30

5
OS STOCKS-GESTÃO ECONÓMICA OS STOCKS-GESTÃO ECONÓMICA

TIPOS DE CUSTOS De SEGURANÇA:


Quantidade necessária à satisfação
das necessidades, durante o prazo
de entrega
$ Custo de Aquisição

$ Custo de Posse de Stock STOCKS

$ Custo de Realização de Encomenda


RUPTURA:
Quando não há produtos para
satisfazer as necessidades

31 32

OS STOCKS-GESTÃO ECONÓMICA OS STOCKS-GESTÃO ECONÓMICA

QUANTIDADE ECONÓMICA DE
ENCOMENDA

2xNxD
Qe = P

Em que:
que

Qe = Quantidade económica de encomenda


O nível de stock de um produto varia N = Consumo anual previsto
ao longo do tempo: D = Custo de realização de encomenda
P = custo de posse de stock por unidade de
> aumenta com o aprovisionamento encomenda

< diminui com os consumos.

33 34

OS STOCKS-GESTÃO ECONÓMICA OS STOCKS-GESTÃO ADMINISTRATIVA

CURVA ABC É constituída por um conjunto de


100
acções que visam:
% acum ulada valor anual

80

60

40

conhecer em qualquer momento as


20

0
quantidades dos produtos entrados
e saídos
% acumulada nº artigos

conhecer em qualquer momento as


• 10% dos artigos em armazém são quantidades existentes de cada
responsáveis por cerca de 70% dos produto
capitais investidos
o valor das perdas e estragos dos
• 20% dos artigos em armazém produtos em armazém
ocasionam 20% de investimentos o momento em que se deve fazer
em stocks uma nova encomenda
(reaprovisionamento)
• 70% dos artigos em armazém são
responsáveis por cerca de 10% do
investimento em stocks

35 36

6
OS STOCKS-GESTÃO ADMINISTRATIVA

Conjunto de termos ou símbolos


que definem com precisão os
artigos utilizados pela empresa,
devidamente registados e
ordenados segundo critérios
adequados

Nomenclatura

Alfabética
Numérica
Alfanumérica
Código de Barras

37

7
Sub-Projecto de Gestão: Formação de Formadores de Gestão de Micro e Pequenas Empresas

MÓDULO TEMÁTICO COMPRAS E GESTÃO DE STOCKS DURAÇÃO HORAS


JECTIVOS GERAIS Identificar a importância da função Compra na empresa, de modo a efectuar compras RECURSOS TÉCNICO PEDAGÓGICOS
dos bens necessários à empresa de forma eficiente e eficaz.
Fornecer instrumentos de gestão de stocks adequada à capacidade de resposta
imediata à solicitações do cliente, evitando ruptura e ou excedentes. TEXTOS DE APOIO
DIÁLOGO
FORMANDO/FORMADOR
TRABALHO
DE EQUIPA
DISCUSSÃO
DE TURMA
COMPUTADOR TRANSPARÊNCIAS FICHAS DE TRABALHO

OBJECTIVOS CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS METODOLOGIA RECUR. TECNICO-PEDAG.

1. Compras
• Indicar as características do comprador
• Caracterizar as diferentes formas de compra 1.1. Introdução • Método expositivo
• Descrever as funções do serviço de compras 1.2. O Comprador
• Demonstrar a importância das relações internas 1.3. Diferentes formas de compras
e externas de um serviço de compras
1.4. A função do serviço de compras
• Referir diferentes fases de compra
• Justificar a necessidade de um serviço de 1.5. Relações internas e externas do serviço de • Projecção de transparências
compras compras
• Referir o objectivo da pesquisa do fornecedor 1.5 A organização das compras
• Mencionar os diferentes factores a ter em conta 1.5.1. Fases de compra • Exploração e análise de
na selecção do fornecedor, identificando as casos
1.5.2. Registo de Necessidades de compra
vantagens e inconvenientes da escolha de um
único fornecedor 1.5.3. Procura do fornecedor
• Indicar os documentos que podem ser utilizados 1.5.4. Escolha do fornecedor
na efectivação do pedido 1.5.5. Realização do pedido
• Demonstrar a importância da recepção e • Análise critica de textos de
1.5.6. Recepção e controlo das mercadorias apoio
controlo das mercadorias
1.5.7. Apoio às fases de compra
• Distinguir recepção quantitativa de recepção
qualitativa

1/3
Sub-Projecto de Gestão: Formação de Formadores de Gestão de Micro e Pequenas Empresas

OBJECTIVOS CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS METODOLOGIA RECUR. TECNICO-PEDAG.

2. Gestão de stocks
• Definir Stock 2.1. Os Stocks • Método expositivo
2.1.1. Conceito de stocks
• Indicar vantagens e inconvenientes dos stocks 2.1.2. Importância dos stocks
2.1.3. Vantagens e inconvenientes dos stocks
• Caracterizar as diferentes espécies de stocks 2.1.4. Tipos de stocks
• Projecção de transparências

• Referir os objectivos da gestão material de 2.2. A Gestão Material dos stocks • Exploração e análise de
stocks 2.2.1. Objectivos casos
• Mencionar os factores a ter em conta a quando 2.2.2. Implantação do armazém
da implantação do armazém 2.2.3. Instalações • Análise critica de textos de
• Indicar regras de segurança e higiene nas 2.2.4. Arrumação do armazém apoio
instalações interiores 2.2.5 A movimentação
• Mencionar as tarefas de ordenação do armazém 2.2.6 Documentação • Exploração pedagógica de
• Descrever vantagens e inconvenientes dos material audiovisual
diferentes métodos de arrumação utilizados
• Referir os diferentes tipos de equipamento de • Distribuição de fichas de
arrumação e movimentação trabalho

• Indicar os objectivos da gestão económica dos 2.3. A Gestão Económica dos Stocks • Método expositivo
stocks
• Identificar os diferentes custos dos stocks 2.3.1. Objectivos
• Dar a noção de stocks de Segurança 2.3.2. Custo dos stocks
• Justificar a importância de stock de segurança 2.3.3. Stock de segurança
• Elaborar gráficos em dente de serra 2.3.4. Gráfico em dente de serra
• Definir lote económico 2.3.5. Quantidade económica de encomenda
• Calcular lotes económicos

2/3
Sub-Projecto de Gestão: Formação de Formadores de Gestão de Micro e Pequenas Empresas

OBJECTIVOS CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS METODOLOGIA RECUR. TECNICO-PEDAG.

• Método expositivo
• Elaborar a curva ABC 2.3.6. Análise ABC
• Analisar a curva ABC • Projecção de transparências
• Caracterizar os métodos de gestão económica
de stocks • Exploração e análise de
• Referir as vantagens e inconvenientes dos casos
métodos de gestão económica de stocks

• Referir os objectivos da gestão administrativa de 2.4. Gestão administrativa dos stocks • Análise critica de textos de
stocks apoio
• Explicar a importância de gestão administrativa 2.4.1. Objectivos
de stocks 2.4.2. Nomenclatura dos artigos em stock
• Definir nomenclatura de artigos
• Indicar os elementos da nomenclatura dos • Exploração pedagógica de
artigos material audiovisual
• Referir as etapas para estabelecimento de uma
nomenclatura de aprovisionamento
• Mencionar os diferentes sistemas de • Trabalhar todos os
classificação documentos de apoio
• Identificar os diferentes documentos de apoio à
função
• Distribuição de fichas de
trabalho

• Tomar consciência da importância e eficácia da 2.5. Colaboração da informática • Utilização do computador


utilização da informática como suporte ao para demonstração de um
departamento utilitário de stocks

3/3